Quản lý dự án Xây Dựng Cửa Hàng Linh Kiện Phụ Tùng Ô TÔ đưa ra các vấn đề mục tiêu xây dựng nên một cửa hàng linh kiện và các biểu đồ tải lượng công việc, tính toán ngày thực hiện công việc.1.Giới thiệu1.1Tổng quan về Cửa HàngCửa Hàng Linh Kiện được tạo ra bởi Anh Huy và đây cũng là một cửa hàng cá nhân đầu tư ,anh là một người có kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh bán lẻ và sỉ linh kiện ô tô. Hàng hóa chủ yếu là những hãng có thương hiệu và được cửa hàng nhập từ nước ngoài với nhiều hãng khác nhau như BMW, MAZDA TOYOTA, KIA, FORD, CHERVOLET,...và một số gói dộ body của nhiều dòng xe khác nhau.1.2Tổng quan về dự ánVới chiến lược kinh doanh của anh, Cửa hàng sẽ có mặt tại khu vực Tỉnh Phú Yên Thành Phố Tuy Hòa, và trong tương lai cửa hàng sẽ được mở rộng ra các khu vực lân cận. Thành Phố Tuy Hòa là một khu vực nằm trong kế hoạch của anh.
Trang 1QUẢN LÝ DỰ ÁN
GVHD: NGUYỄN THỊ NHƯ QUỲNH
LỚP : AE17A1
NHÓM SVTH:
LÊ VĂN HUY
NGUYỄN MINH HIẾU
NGUYỄN NGỌC PHÚ
BÙI TẤN VINH
NGUYỄN MINH HUY PHẠM MINH TRUYỀN PHAN HỮU TUYẾN
VÕ ĐÌNH THẮNG
Đà Nẵng, Ngày 18 Tháng 03 Năm 2021
XÂY DỰNG CỬA HÀNG LINH KIỆN PHỤ
TÙNG Ô TÔ
Trang 2Mục lục
1 Giới thiệu
1.1 Tổng quan về Cửa Hàng
1.2 Tổng quan về dự án
2 Mục tiêu dự án
3 Quy mô, phạm vi dự án
3.1 Nguồn vốn đầu tư
3.2 Khảo sát mặt bằng
3.3 Mô hình xây dựng
3.4 Các loại linh kiện kinh doanh
3.5 Thiết lập quan hệ với nhà cung cấp
3.6 Nhân sự
3.7 Chi phí
3.8 Thời gian:
4 Các giả định
5 Các ràng buộc
6 Các loại trừ
7 Dự án có liên quan
8 Cơ cấu công việc (WBS)
9 Tiến độ dự án
10 Ma trận phân công trách nhiệm(RAM)
11 Trách nhiệm và mối quan hệ giữa các bộ phận trong dự án(RACI)
12 Phương án kiểm soát dự án
13 Sơ đồ tổ chức dự án
14 Quản lý rủi ro
Trang 315 Liên lạc, giao tiếp và quản lý thông tin dự án
15.1 Liên lạc, giao tiếp
15.2 Quản lý thông tin
16 Mức độ thành công của dự án
16.1 Quản lý quy mô
16.2 Quản lý chi phí
16.3 Quản lý tiến dộ
16.4 Quản lý chất lượng
17 Những nội dung cần cải thiện đối với dự án
18 Hình ảnh một số linh kiện gắn tren xe khách
19 Các bài học kinh nghiệm
Trang 41 Giới thiệu
1.1Tổng quan về Cửa Hàng
Cửa Hàng Linh Kiện được tạo ra bởi Anh Huy và đây cũng là một cửa hàng
cá nhân đầu tư ,anh là một người có kinh nghiệm trong hoạt động kinh doanh bán
lẻ và sỉ linh kiện ô tô Hàng hóa chủ yếu là những hãng có thương hiệu và được cửahàng nhập từ nước ngoài với nhiều hãng khác nhau như BMW, MAZDATOYOTA, KIA, FORD, CHERVOLET, và một số gói dộ body của nhiều dòng xekhác nhau
1.2Tổng quan về dự án
Với chiến lược kinh doanh của anh, Cửa hàng sẽ có mặt tại khu vực TỉnhPhú Yên Thành Phố Tuy Hòa, và trong tương lai cửa hàng sẽ được mở rộng ra cáckhu vực lân cận Thành Phố Tuy Hòa là một khu vực nằm trong kế hoạch của anh
Trang 51.3 Lý do hình thành dự án
Hiện nay tại khu vực Tuy Hòa có mức tiêu thụ, sử dụng xe ô tô khá nhiều vìvậy Kinh doanh tại đây là môt hình thức đem lại khá nhiều lợi nhuận, đặc biệt Khuvực này hiện nay cũng đang được chú ý quan tâm và cũng là một phân khúc tiềmnăng, để khẳng định vị thế và chiến lược của anh, Dự án “ Xây Dựng Cửa HàngLinh Kiện Phụ Tùng Ô Tô” được tiến hành
2 Mục tiêu dự án
Hình thành hình ảnh cửa hàng linh kiện theo một cách hiện đại với nhiềumáy móc để phục vụ cho công việc và nó sẽ làm nền cho những cửa hàng tương tựsau này ở các khu vực khác
3 Quy mô, phạm vi dự án
Tên dự án: “Xây Dựng Cửa Hàng Linh Kiện Phụ Tùng Ô Tô”
3.1 Nguồn vốn đầu tư
Cửa hàng linh kiện bán lẻ và sỉ được đầu tư kinh doanh bằng nguồn vốn củariêng cá nhân anh Huy bỏ ra là 600 triệu đầu tư cho cửa hàng linh kiện này
3.2 Khảo sát mặt bằng
Vấn đề chọn mặt bằng thì chủ đầu tư đã chọn chọn mặt bằng và vị trí thuậntiện trong quá trình cửa hàng hoạt động được thuận tiện tối ưu, Sau khi chọn đượcmặt bằng chủ đầu tư đã tìm kiếm kỹ sư xây dựng để đưa ra ý tưởng thiết kế CửaHàng
Trang 63.3 Mô hình xây dựng
Cửa Hàng có diện tích chiều rộng 11m và diện tích chiều dài 28m được thiết
kế đơn giản và dễ quan sát tạo cảm giác dễ chịu cho quý khách mỗi khi ghé qua, dễdàng chọn lựa các phụ kiện cần mua
3.4 Các loại linh kiện kinh doanh
Sản phẩm chính của dự án là các linh kiện trên ô tô của nhiều dòng xe khácnhau
3.5 Thiết lập quan hệ với nhà cung cấp
Về Vấn đề tìm kiếm nguồn hàng và nhập hàng vào cửa hàng do bênmarketing và nhân viên bán hàng sẽ liên hệ với các nhà cung cấp tùy vào từng loạimặt hàng Sau đó ký hợp đồng với điều khoản phù hợp
Trang 7Nghành Hàng Điệu KhoảnGhế da, Lót sàn Nhận hàng khi hoàn thành kệ
Bộ đèn trước sau Nhận hàng khi hoàn thành kệMâm, Lốp Nhận hàng khi hoàn thành kệNhớt, lọc nhớt,gió Nhận hàng khi hoàn thành kệGói body Nhận hàng khi hoàn thành kệ
3.6 Nhân sự
Chủ đầu tư sẽ có trách nhiệm chính trong việc xúc tiến kế hoạch và liên hệtìm kiếm tuyển nhân viên và đào tạo nhân viên
Dự kiến nhu cầu nhân lực là 8 người bao gồm các bộ phận sau:
a Chuyên viên điện ( 2 người )
b Chuyên viên Nội Thất ( 1 người )
c Nhân viên marketing, sale (1 người): Liên hệ nhà cung cấp, thiết kế quầy kệ
và lên kế hoạch nhập hàng.
d Nhân viên bán hàng (1 người)
e Nhân viên theo dõi hàng hóa ( 1 người ): chịu trách nhiệm theo dõi hàng hóa nhập xuất trong kho, hỗ trợ NV sale.
e Nhân viên IT ( 1 người ): chịu trách nhiệm thiết kế phần mềm bán hàng, hỗ trợ bộ phận sale thiết kế Cửa Hàng bán hàng.
f Trưởng nhóm dự án ( 1 người ): theo dõi tổng thể kế hoạch
3.7 Chi phí
Chủ Đầu tư có trách nhiệm trong việc phân bổ nguồn vốn của dự án( tổngvốn là 600 triệu )
Trang 8Chi phí phân bổ theo các hạng mục như sau:
o Chi Lương : 60 triệu
o Chi phí thuê mặt bằng: 20 triệu / tháng
o Chi phí quầy kệ: 10 triệu
o Hệ thống camera: 9 triệu
o Chi phí hàng hóa ban đầu: 217 triệu
o Dự phòng :10 % tổng chi phí các hạng mục( 150 triệu)
o Chi phí thiết bị máy móc: 115 triệu
o Chi phí thiết kế Cửa Hàng 134 triệu
- Về phần Trưởng dụ án sẽ chịu trách nhiệm lập kế hoạch, quản lý và báocáo, giải thích những sai lệch chi phí và báo cáo lại cho chủ đầu tư biết các lựachọn để đạt được hiệu quả trong việc sử dụng ngân sách dự án Tất cả quyền và cácquyết định về ngân sách, bao gồm cả các thay đổi ngân sách dưới mức Ngân sáchđược duyệt thuộc về Trưởng Dự Án
Trang 9Cửa Hàng Linh Kiện
Bộ Đèn
Mâm Lốp
Nhớt, Lọc nhớt,gió
9 triệu Máy móc
Trang 103.8Thời gian:
Thời gian thực hiện của dự án: 3 tháng
Thời điểm bắt đầu: đầu tháng 3/ 2021
Các mốc thời gian chính như sau:
A Lập ban quản lý dự án 01/03/2021
B Lập bản kế hoạch thực hiện 02/03/2021
C Lập bản kinh phí 02/03/2021
D Mặt bằng kinh doanh 11/03/2021
E Thiết kế và thi công shop 16/03/2021
F Điều tra thị trường 15/03/2021
- Nhu cầu, sở thích của khách hàng trong khu vực ít thay đổi so với biến động củathị trường
Trang 11- Nguồn vốn có giới hạn là 450 triệu đồng, phải tính toán kỹ lưỡng việc triển khaisửa chữa, trang trí, mua sắm các vật dụng, máy móc thiết bị…v.v… thật chính xác
- Các yêu cầu trong kinh doanh : Cửa Hàng
Cửa Hàng được phép hoạt động trong vòng 4 tháng từ ngày triển khai dựán
Các sản phẩm nhập vào Cửa Hàng đều phải được kiểm tra và có giấy chứng, Biênlai hóa đơn
Chất lượng phục vụ: chuẩn bị tuyển dụng trước ngày dự kiến khai trươngtối thiểu là 01 tháng; đào tạo huấn luyện để có 01 đội ngũ nhân viên năng nổ, vui
vẻ, sẵn sàng đáp ứng các nhu cầu phục vụ khách hàng một cách nhanh chóng, tạocảm giác thoải mái dễ chịu cho khách hàng
6 Các loại trừ
Trong dự án Cửa Hàng không có các loại trừ, cần bổ sung các loại trừ nhưsau:
Trang 12- Nhà cung cấp chỉ cung cấp phần cứng: thiết bị máy tính, camera …, không cungứng phần mềm quản lý có bản quyền
- Dự án không bao gồm các bước tiếp theo như mở rộng quy mô, phát triển các CửaHàng khác
- Dự án chưa tính cho những phát sinh đột xuất như chỉ số lạm phát tăng cao, làmchi phí vật tư bị tăng lên
- Các thiên tai, hoả hoạn, quy định thay đổi bất ngờ làm chậm trễ tiến độ của dự án
7 Dự án có liên quan
Trong dự án Cửa Hàng không có các dự án có liên quan, cần bổ sung nhưsau:
- Dự án phát triển Cửa Hàng tại khu vực Tỉnh Phú Yên – Thành Phố Tuy Hòa
- Các dự án phát triển các thương hiệu như Toyota, Mazda, Ford
8 Cơ cấu công việc( WBS)
Ký hiệu Công việc
E Thiết kế và thi công cửa hàng
E2 Gửi nhà cung cấp lần 1
E4 Gửi nhà cung cấp lần 2
Trang 13E5 Lên kế hoạch thiết kế mặt bằngE6 Liên hệ bên thi công
E7 Đặt hàng thiết bị, máy móc, đồ liên quan
Trang 14Công việc Thời gian Bắt đầu Kết thúc
Côngviệctrước
Lập ban quản lý dự án 1 days 01/03/21 01/03/21
Lập bản kinh phí 6 days 02/03/21 08/03/21 1Lập bản kế hoạch thực hiện 8 days 02/03/21 10/03/21 1
Mặt bằng kinh doanh 4 days 11/03/21 15/03/21 3
Đàm phán hợp đồng 3 days 11/03/21 13/03/21 3
Ký hợp đồng thuê mặt bằng 1 days 15/03/21 15/03/21 5
Thiết kế và thi công cửa hàng 51 days 16/03/21 14/05/21 6
Lên thiết kế cơ bản 7 days 16/03/21 23/03/21 6Gửi nhà cung cấp lần 1 2 days 24/03/21 25/03/21 8Lên thiết kế 3D 3 days 26/03/21 29/03/21 9Gửi nhà cung cấp lần 2 2 days 30/03/21 31/03/21 10Lên kế hoạch thiết kế mặt bằng 2 days 01/04/21 03/04/21 11Liên hệ bên thi công 2 days 05/04/21 06/04/21 12Đặt hàng thiết bị, máy móc, đồ liên
Thi công mặt bằng 30 days 08/04/21 12/05/21 14Nghiệm thu 2 days 13/05/21 14/05/21 15Điều tra thị trường 7 days 15/03/21 22/03/21 5
Nhà cung cấp 8 days 23/03/21 31/03/21 17
Đàm phán hợp đồng với nhà cung cấp 7 days 23/03/21 30/03/21 17
Ký hợp đồng hợp tác 1 days 31/03/21 31/03/21 19
Hàng hóa 6 days 01/04/21 08/04/21 20
Lên bản đặt hàng dự kiến 3 days 01/04/21 05/04/21 20
Trang 15Đàm phán đơn hàng 2 days 06/04/21 07/04/21 22Đặt hàng lần 1 1 days 08/04/21 08/04/21 23
Nhân sự 16 days 23/03/21 10/04/21 17
Lên kế hoạch đào tạo 7 days 23/03/21 30/03/21 17
Đào tạo 7 days 31/03/21 08/04/21 26Đánh giá 2 days 09/04/21 10/04/21 27
IT 46 days 23/03/21 15/05/21 17
Thiết kế phần mềm bán hàng 30 days 23/03/21 27/04/21 17
Thử nghiệm 14 days 28/04/21 13/05/21 30Đào tạo sử dụng 2 days 14/05/21 15/05/21 31Kiểm tra 13 days 17/05/21 31/05/21 32
Khai trương 1 days 01/06/21 01/06/21 33
Kết thúc 0 days 02/06/21 02/06/21 34
Trang 1710 Ma trận phân công trách nhiệm( RAM)
Công việc
Nhân viên thực hiện Bộ phận liên quan Trưởn
g dự án
Marketi ng
Sal e
Bán hàng
I T
The o dõi
Ch ủ Đầ u Tư
Phòn g
N sự
Phòn g KD
Phòn g K.toá n
Bên ngo ài
Trang 181: Thực hiện 2: Hỗ trợ 3: Tư vấn 4: Được thông báo 5: Được chấp thuận
Công việc
Bên có trách nhiệm (R)
Chịu trách nhiệm trước (A)
Phối hợp với (C) Báo tin
cho (I) Lập ban quản lý dự
P Nhân sự, P Kinh
doanh HĐTVLập bản kế hoạch
Lập bản kinh phí Dự án CĐT Kinh doanh, Kế toán CĐT
Nhà cung cấp Dự án CĐT Bên ngoài CĐT
Hàng hóa Dự án CĐT Kinh doanh, Kế toán CĐT
Trang 19Kiểm tra Dự án CĐT
Nhân sự, Kinh doanh, Kế toán Tất cả
Khai trương Dự án CĐT
Nhân sự, Kinh doanh, Kế toán Tất cả
- Bám sát Ma trận phân công trách nhiệm để giám sát việc thực hiện theo kếhoạch, phát hiện sớm việc chậm tiến độ, sai mục tiêu Được thực hiện hàng ngày,tuần và đánh giá khi chuyển qua công việc khác
- Lập phương án dự phòng cho Kế hoạch Nhân sự (do các vị trí Kỹ sư Tin học,nhân viên marketing chỉ có 1 người nên việc nghỉ đột suất, nghỉ việc sẽ ảnh hưởngđến tiến độ, chất lượng dự án )
- CV Marketing, Kỹ sư Tin học thực hiện Báo cáo công việc hàng ngày choTrưởng nhóm Trưởng dự án bám sát Kế hoạch và Kiểm soát chặt chẽ về mặtThời gian, Chi phí
- Kinh phí cấp cho Dự án được chi theo tiến độ Công việc và giao cho Nhân viênchuyên trách Lập kế hoạch và chi theo Ngân sách Dự án:
- Chi phí Hậu cần: In ấn tài liệu, bảng câu hỏi, do nhân viên marketing phụtrách
- Linh, phụ kiện điện tử: Kỹ sư tin học phụ trách
- Đây là dự án đầu tiên ở khu trung tâm TP Tuy Hòa, quy mô dự án tương đối lớn
và thời gian thực hiện ngắn nên việc ghi chép, theo dõi đơn giản trên Excel Chỉbáo cáo quan trọng mới in ra và lưu trữ
- Cuối tuần hoặc kết thúc một Công việc chính Dự án hợp để họp và kiểm tra việcthực hiện trong tuần/ Công việc, phát hiện sự sai lệch và đưa ra phương án điềuchỉnh kịp thời Do dự án tương đối đơn giản trong công việc, việc lập kế hoạch và
Trang 20giám sát thực hiện tốt nên không sảy ra tình trạng: Chậm tiến độ, Vượt chi phí,
Chất lượng
- Tiêu chí giới hạn sai lệch các tiêu chí của Dự án đã được quy định như sau:
Chi phí
Chi phí thực tế vượt Ngân sách <=5 % Điều tra tìm nguyên nhân.
Chi phí thực tế vượt Ngân sách 10% 5 % Kiểm tra lại toàn bộ chi phí
Chi phí thực tế vượt Ngân sách >10 % Dừng Dự án
Thời gian
Thời gian thực hiện thực tế vượt Kế hoạch <= 5 %
Điều tra tìm nguyên nhân.
Tăng ca để bù vào thời gian trễ, bảo đảm việc thực hiện đúng tiến độ.
Thời gian thực hiện thực tế vượt Kế hoạch > 10 %
Điều tra tìm nguyên nhân.
Xem xét lại Toàn bộ dự án, xây dựng phương
án đuổi kịp tiến độ ban đầu nếu Chi phí không vượt Ngân sách và Tính khả thi Kỹ thuật là đúng đắn.
13.Sơ đồ tổ chức dự án
Trang 2114 Quản lý rủi ro
- Dự án này là mẫu dự án đầu tay của chủ đầu tư, nhưng trong quá trình thựchiện có thể xảy ra một số rủi ro sau:
- Về mặt nhân sự: Nhân viên nghỉ việc đột suất: Ốm đau, việc riêng
- Tính bảo mật thông tin về: Ý tưởng, các đối tác cung cấp Nguyên vật liệuđầu vào,…
- Sau khi nhận được đề cử từ Phòng IT, Kinh doanh Bộ phận Nhân sự sẽlàm việc với từng cá nhân và đưa ra một số ràng buộc về công việc của Dự án
+ Ký Cam kết tính bảo mật
Trưởng nhóm Dự án
NV
Marketing NV sale
NV bán hàng
Kỹ sư tin học NV Theo Dõi
Trang 22+ Không nghỉ việc trong quá trình thực hiện Dự án (trừ trường hợp bất khảkháng)
+ Tuyên bố chính sách Lương, Thưởng khi thực hiện Dự án
+ Mức bồi thường thiệt hại nếu phá vỡ cam kết
+ Lập các Cam kết thành Văn bản, các bên tham gia phải ký xác nhận tráchnhiệm
- Nguyên vật liệu đầu vào: Tìm nhà cung cấp có uy tín, ký kết hợp đồng đểràng buộc về Giá cả, Chất lượng, Thời gian đảm bảo đúng tiến độ, chất lượng vàchi phí cho dự án
- Nhân viên theo dõi hàng hóa phải bám sát kho hàng để việc đặt hàngnhanh, hàng hóa ko hết hạn để việc bán hàng liên tục
15 Liên lạc, giao tiếp và quản lý thông tin dự án
15.1 Liên lạc, giao tiếp
- Trưởng dự án là người đứng đầu Dự án, làm đầu mối liên hệ khi cần traođổi, kiểm tra công việc
- Các hình thức trao đổi thông tin giữa các thành viên trong dự án:
- Các văn bản như: Kế hoạch, Báo cáo, Biên bản
+ Điện thoại
+ Chat : zalo, messign
- Họp hàng tuần vào thứ sáng thứ 6 để các thành viên Báo cáo, Trao đổi côngviệc
- Họp với các Bộ phận khác có liên quan đến quá trình thực hiện Dự án
- Do qui mô của Dự án nhỏ nên không có Điều lệ Dự án
Trang 23 Các nhân viêc thuộc dự án thực hiện điều lệ của Cửa Hàng.
Các chính sách được hưởng theo thỏa thuận, hợp đồng trong giai đoạn
Dự án đang triển khai
- Dùng các công cụ có chi phí thấp để Giới thiệu và Quảng cáo cho nhữngphụ kiện mới, thăm dò thị trường như: Email, Internet, facebook, zalo tới kháchhàng tiềm năng
15.2 Quản lý thông tin
- Các thông tin và giao tiếp của các bên tham gia dự án được thực hiện vớiyêu cầu nhanh chóng, chính xác và phải được xác nhận của các bên Thông tinđược lưu trữ một cách hệ thống, giúp việc trích lục được nhanh chóng
- Hồ sơ Dự án lưu trữ theo đúng trình tự Thời gian và Phân loại như sau:
Văn bản, giấy tờ giao dịch, ấn phẩm liên quan đến dự án
Hồ sơ tài chính: Các hợp đồng với đối tác cung cấp Vật tư, Thiết bị, , Cácchứng từ thu – chi, Hồ sơ tạm ứng, thanh quyết toán chi phí của Dự án
Các hồ sơ khác liên quan tới chất lượng của Dự án
- Quản lý chi phí (giảm thiểu tối đa chi phí)
- Quản lý tiến độ (thực hiện dự án)
- Quản lý chất lượng (sự thõa mãn và hài lòng của khách hàng đối với phụkiện được gắn trên xe)
Trang 2416.1 Quản lý quy mô
Cửa Hàng Linh Kiện khá thành công trong việc quản lý quy mô, thực tế CửaHàng đã hoàn thành đúng tiến độ và đang hoạt động khá hiệu quả, các công việcđược yêu cầu trong phần báo cáo quy mô đã được thực hiện Tuy nhiên để hiệu quảtốt hơn, Cửa Hàng cần xem xét lại về việc đã sử dụng nguồn nhân sự hiệu quảchưa?
Dự án Cửa Hàng đã thực hiện khá tốt trong công tác quản lý chi phí Nhìn vềtổng thể, chi phí dự kiến thấp hơn chi phí theo kế hoạch mặc dù vậy dự án chỉ sửdụng 40% khoản dự phòng, tiết kiệm cho chủ đầu tư 90 triệu đồng
Cửa Hàng Linh Kiện mặc dù tại thời điểm tuần thứ 6, tiến độ dự án có chậmhơn so với dự kiến là 1 tuần, tuy nhiên việc kiểm soát tiến độ thi công của dự án đãkịp thời và kết quả là dự án đã hoàn thành đúng thời gian khai trương Thực tế là dự
án đã hoàn thành đúng tiến độ và đi vào hoạt động đúng như dự kiến Điều nàychính là mấu chốt thành công của dự án vì đã giảm được những rủi ro mà dự án đãhoạch định
Thiết kế của Cửa Hàng được lên kế hoạch kỹ Lưỡng nên luôn trong tìnhtrạng tốt nhất, bên cạnh đó thỏa mãn nhu cầu của khách hàng cũng như nhà cungcấp