Xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại văn phòng bộ nội vụ lào (tt)

Trong các cơ quan hiện nay, tài liệu lưu trữ có những vai trò sau: - Cung cấp chính xác các thông tin giúp cơ quan đề ra các chủ chương, chính sách, các biện pháp công tác phù hợp với ph

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

-

Khanlaya PHOMMAVONGSA

XÂY DỰNG HỆ THỐNG QUẢN LÝ TÀI LIỆU

ĐIỆN TỬ TẠI VĂN PHÒNG BỘ NỘI VỤ LÀO

CHUYÊN NGÀNH: KHOA HỌC MÁY TÍNH

MÃ SỐ: 8.48.01.01

TÓM TẮT LUẬN VĂN THẠC SĨ

Hà Nội – 2018

Luận văn được hoàn thành tại:

HỌC VIỆN CÔNG NGHỆ BƯU CHÍNH VIỄN THÔNG

Luận văn sẽ được bảo vệ trước Hội đồng chấm luận văn thạc sĩ tại

Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Vào lúc: 09 giờ 40 ngày 14 tháng 07 năm 2018

Có thể tìm hiểu luận văn tại:

- Thư viện của Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Chúng ta đang sống trong kỷ nguyên của nền kinh tế tri thức với sự ra đời

và phát triển mạnh mẽ của Internet mà qua đó mọi người có thể dễ dàng tìm kiếm, khai thác và trao đổi thông tin Làm thế nào để chúng ta có thể lưu trữ tài liệu cũng như quản lý, khai thác, trao đổi tài liệu khi số lượng tài liệu xuất hiện liên tục và ngày càng nhiều? Đây là câu hỏi lớn đang đặt ra cho các nhà quản

lý

Trong hoạt động quản lý hàng ngày của cơ quan, có thể nói rằng, tài liệu lưu trữ luôn luôn được hình thành trong quá trình hoạt động của bất kỳ một cơ quan nào Trong các cơ quan hiện nay, tài liệu lưu trữ có những vai trò sau:

- Cung cấp chính xác các thông tin giúp cơ quan đề ra các chủ chương, chính sách, các biện pháp công tác phù hợp với pháp luật, phù hợp với thực tiễn và mang tính khả thi cao

- Cung cấp thông tin, số liệu, giúp cơ quan xây dựng chương trình kế hoạch công tác ngắn hạn, dài hạn

- Cung cấp số liệu giúp cơ quan sơ kết, tổng kết tình hình hoạt động qua các giai đoạn khác nhau

- Giúp cơ quan giải quyết vấn đề về chế độ chính sách đối với cán bộ, nhân viên

- Giúp các cơ quan giải quyết các nhu cầu chính đáng của công dân như các nhu cầu về đất đai, nhà ở, tư pháp, hộ tịch …

Do đó, một hệ thống lưu trữ và quản lý tài liệu có ý nghĩa khoa học và thực tiễn rất lớn đối với một tổ chức, cơ quan, cá nhân …

Hiện nay, việc quản lý tài liệu tại văn phòng Bộ Nội Vụ Lào là dưới dạng giấy tờ khá phức tạp Khi khối lượng lưu trữ và số lượng tài liệu mà tăng lên mỗi ngày, thì sự nhầm lẫn mất mát các văn bản là rất dễ xảy ra Ngoài ra

việc tìm kiếm tài liệu lưu trữ là rất khó khăn Do vậy việc nghiên cứu để triển khai hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại văn phòng Bộ Nội Vụ Lào nói riêng và các cơ quan doanh nghiệp của Lào nói chung là hết sức cần thiết

Từ những lý do trên em chọn đề tài : “Xây dựng hệ thố uả t ệu

đ ện tử tạ vă phò Bộ Nội Vụ ” trong luận văn tốt nghiệp của mình

2 Tổng quan về vấn dề nghiên cứu

 Tìm hiểu phần lý thuyết về ứng dung công nghệ thông tin trong

việc xây dựng hệ thống quản lý tài liệu điện tử nói chung

 Phân tích thiết kế hệ thống phần tích các luồng dữ liệu và mỗi quan

hệ, thiết kế cơ sở dữ liệu, các giải pháp phần cứng lựa chọn hệ điều hành, hệ quản trị CSDL, giải pháp quản lý và bảo mất của hệ thống

quản lý tài liệu điện tử

 Xây dừng và thử nghiệm hệ thống quản lý tài liệu điện tử tài văn

phòng Bộ Nội Vụ Lào với các chức năng cơ bản

3 Mục đích h ê cứu

Phân tích thiết kế một hệ thống quản lý tài liệu điện tử nói chung và tạo lập

và thử nghiệm một số chức năng hệ thống quản lý tài liệu điện tứ áp dụng tại văn phòng Bộ Nội Vụ Lào

4 Đố tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng : - Hệ thống quản lý tài liệu điện tử

- Phát hiển ứng dụng một hệ thống tin trực tuyến trên Web

 Phạm vi: - Hoạt động của hệ thống quản lý tài liệu điện tử

- Thiết kế và triển khai thử nghiệm hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại văn phòng Bộ Nội Vụ Lào

5 Phươ pháp h ê cứu

 Đọc tài liệu thu thập thong tin về nội dung, yêu cầu của hệ thống quản

lý tài liệu điện tử

 Phân tích thiết kế hệ thống

 Thử nghiệm hệ thống quản lý tài liệu điện tử tại văn phòng Bộ Nội Vụ

Lào

6 Nội dung: Luận văn gồm có 3 chương chính

Chương 1: Tổng quan về hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Chương 2: Thiết kế hệ thống quản lý tài liệu điện tử

Chương 3: Xây dựng thử nghiệm hệ thống quan lý tài liệu tại văn phòng Bộ Nội

Vụ Lào

Mặc dù có rất nhiều cố gắng để hoàn thành luận văn của mình tuy vậy do thời gian và khả năng tiếng viết còn hạn chế nên luận văn không tránh khỏi những hạn chế

Kính mong các thầy cô và đồng nghiệp cảm thông và góp ý

Xin chân thành cảm ơn

CHƯƠNG 1: TỔNG QUAN VỀ HỆ THỐNG QUẢN

Ý TÀI IỆU ĐIỆN TỬ

1.1 Giới thiệu chung

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử được hiểu ở nghĩa rộng là một hệ thống quan lý điều hành tác nghiệp, giúp truyền tải thong tin trong cơ quan đơn vị được nhanh chóng , giúp việc xử lý phê duyệt văn bản kịp thời, tra cứu thong tin lưu trữ chính xác đảm bảo an toàn bảo mật và giá trì pháp lý Hệ thống lưu trữ tài liệu dưới dạng các kiểu dữ liệu: PDF, TIFF, JPEG, MS:office Sử dụng CSDL chung và làm việc trên, nền website (HTTP) của các cơ quan hoặc các tố chức Ví vậy hệ thống có thể đặt kết hợp và việc sử dụng (Mail Septem) nhận-gữi tài liệu thông qua internet để giảm chi phí

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử có thể làm việc với dữ liệu có kích cỡ lớn và giúp cho người quản lý viên dùng ít thời gian để tìm kiếm tài liệu, hệ thống đã thiết kế giống như hệ thống cũ làm cho người dùng có thể học và hiểu được dễ dạng Hệ thống cần lưu trữ được tài liệu trật tự khoa học có thể tìm kiếm dễ dàng cũng như phải đảm bảo an toàn an ninh tránh các mới de dọa có thể xẩy ra

Hiện nay, việc truyền tải thông tin, hầu hết dưới dạng file điện tử Điều này sẽ cần một cách để quản lý tốt tài liệu trong hệ thống và theo chuẩn mực quản lý được quy định thống nhất

1.2 Những lợi ích của hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử

Để xây dựng được hệ thống quản lý tài liệu điện tử cần phải chuẩn hoá thông tin, chuẩn hoá quy trình làm việc chuyên nghiệp nhằm giảm thời gian và tiết kiệm chi phí trong quá trình hoạt động Ngoài những khoản tiết kiệm về chi phí giấy tờ có thể định lượng được bằng con số, còn có nhiều các lợi ích vô hình khác rất có giá trị được xác định thông qua quá trình khai thác Đó chính là tài sản thông tin sẵn sàng cho mọi thành viên trong tổ chức khai thác một cách

dễ dàng và tiện lợi phục vụ cho quá trình ra quyết định một cách nhanh chóng, chính xác

Hơn nữa việc ứng dụng hệ thống quản lý tài liệu điện tử là tiết kiệm thời gian và chi phí được thể hiện như:

 Giảm bớt thời gian để tìm kiếm thông tin

 Quy trình an toàn và giảm việc lặp lại trong các công việc giao tiếp

 Giảm bớt thời gian quản lý và điều hành

 Giảm bớt chi phí in ấn và giấy tờ

 Giảm chi phí về nguồn lực

 Các tài liệu quan trọng được quản lý an toàn hơn

1.3 Mục tiêu xây dựng hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử

- Xây dựng hệ thống các kho công văn điện tử tập trung, khắc phục tình trạng tản mạn, thất lạc, sai lệch thông tin Cung cấp thông tin về văn bản

và hồ sơ công việc phục vụ y u cầu của lãnh đạo, cán bộ quản lý và cán

bộ chuy n môn nhanh chóng, chính xác, đầy đủ và kịp thời

- Xây dựng hệ thống quản lý, xử lý và phát hành công văn, văn bản, hỗ trợ khả năng phân luồng công việc, phân quyền cho từng cá nhân, đơn vị

- Hệ thống quản lý tài liệu điện tử có thể cung cấp cho người dùng khả năng làm việc từ xa, người sử dụng có thể truy cập tại bất kỳ địa điểm nào có kết nối Internet

- Xây dựng một văn phòng không giấy tờ, giúp lãnh đạo có thể trao đổi với nhân vi n, phòng ban trong cơ quan nhanh chóng, kịp thời

- Xây dựng hệ thống trao đổi thông tin điều hành giúp cán bộ, chuyên viên trong cơ quan có thể trao đổi thông tin trực tiếp

- Thống nhất và tin học hóa các quy trình hoạt động tác nghiệp, các hình thức tiếp nhận, lưu trữ, trao đổi, tìm kiếm, xử lý thông tin ang đến cho người sử dụng hầu hết các tiện ích của mạng máy tính nhưng với cách tiếp cận tự nhi n nhất giúp giải quyết công việc tại cơ quan, nâng cao

chất lượng và hiệu quả của công tác điều hành của lãnh đạo cơ quan, các hoạt động tác nghiệp của cán bộ và chuy n vi n trong cơ quan

- Nâng cao trình độ ứng dụng và sử dụng các công cụ CNTT, tạo tác phong làm việc hiện đại, hiệu quả trong môi trường mạng và sử dụng thông tin điện tử, tạo sự thay đổi tích cực trong các quy trình xử lý thông tin, xử lý công việc của lãnh đạo, cán bộ chuy n vi n trong cơ quan, góp phần thực hiện cải cách hành chính

- Tạo môi trường trao đổi ý kiến, thảo luận, chia sẻ thông tin rộng rãi, nhanh chóng, đầy đủ, kịp thời góp phần rất tích cực trong việc phát triển văn hóa doanh nghiệp Mọi người sẽ giao tiếp với nhau, hiểu biết, gần gũi nhau hơn, lãnh đạo có thể truyền đạt được ý chí của mình cho các nhân viên dễ dàng hơn

1.4 Quá trình quản lý tài liệu đ ện tử

Quá trình quản lý tài liệu điện tử được hiểu là sự quản lý Văn bản từ khi tạo lập tới việc phê duyệt, sử dụng, lưu trữ và tiêu hủy khi hết hạn

a) Tạo lập các tài liệu điện tử

Tạo lập các tài liệu điện tử là quá trình lấy tài liệu từ một máy quét hoặc

sử dụng văn bản từ Microsoft office hoặc sử dụng bất kỳ phương pháp nào khác

để ra được các Files tài liệu điện tử; Tạo lập các tài liệu điện tử có thể được trích dẫn từ các tài liệu lưu trữ trong hệ thống quản lý tài liệu điện tử (được gọi

là tái chế) hoặc có thể từ văn bản do cơ quan khác cung cấp

b) Quản lý tài liệu điện tử

Tài liệu điện tử được tạo ra sẽ được quản lý từ việc đăng ký tài liệu Các tài liệu của cơ quan cần phải được có người trách nhiệm phê duyệt trước khi đưa vào hệ thống, bao gồm kiểm soát về mặt an ninh và quản lý văn bản ứng dụng c) Phê duyệt tài liệu điện tử

Các bước phê duyệt tài liệu điện tử của cơ quan quản lý hàng đầu uỷ quyền phê duyệt Bằng cách chấp thuận điện tử, có thể sử dụng chữ ký, hoặc

xác thực điện tử khác Đây là một phương pháp xác thực đảm bảo tính an ninh,

an toàn của hệ thống

d) Sử dụng tài liệu điện tử

Việc sử dụng các tài liệu điện tử là quan trọng Kiểm soát quá trình tài liệu điện tử, văn bản có thể được nhận - gửi định dạng điện tử như: thông tin điện tử, thư điện tử hoặc gửi đến các phương tiện truyền thông khác một cách

an toàn Qua đó tài liệu được gửi đến đúng người nhận một cách chính xác, nhanh chóng

e) Lưu trữ tài liệu

Tài liệu điện tử được lưu trữ định dạng trên hệ thống Client -Server; Webserver và có thể được đọc bởi Web Browser (Internet Explorer, Firefox, Google Chrome…)

Tài liệu lưu trữ vào hệ cơ sở dữ liệu Điều này sẽ giúp đảm bảo rằng các tài liệu được lưu trữ an toàn Có thể được tái chế và có thể tìm thấy nó dễ dàng

+ Tài liệu chung (Public Document) là các tài liệu được sử dụng trong các văn phòng trên các hoạt động chung của cơ quan

1.5 Quản trị và bảo mật hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử

Chi tiết về việc quản lý tài liệu điện tử do cơ quan, tổ chức quy định và thống nhất Tuy vậy, nó là đặc biệt quan trọng để hướng dẫn việc thực hiện các khuyến nghị và thủ tục của hệ thống Hệ thống có thể gán quyền của người sử

dụng gồm 3 nhóm như: Người quản trị (Administrator), Người biên tập (Redactor) và Người dùng (User) như:

a) Người quản trị (Administrator) có thể làm việc bất cứ nơi nào trong hệ

thống, thiết lập quyền truy cập vào hệ thống cho người sử dụng để quản

lý tài liệu điện tử như: upload, chỉnh sửa, xóa và tìm kiếm tài liệu

b) Người biên tập (Redactor) được giao quyền như thế nào là do Người

quản trị xác nhận như: Quyền truy nhập, quyền đọc, quyền tạo văn bản (upload, chỉnh sửa, xóa) cũng như lưu trữ và tìm kiếm tài liệu

c) Người dùng (User) sử dụng các chức năng tìm kiếm, download các tài

liệu

1.6 Mô hình kiến trúc phần cứng của hệ thống quản lý Tài liệu đ ện

tử

Hình 1.1: Cấu trúc của hệ thống phần cứng [10]

 Máy chủ WebServer: dịch vụ Web Application cho người dùng

 Máy chủ Database Server: lưu trữ cơ sở dữ liệu

 Máy con (Computer Client): hoạt động như một liên kết giữa máy mẹ và người dùng máy tính để người dùng Login vào dữ liệu qua mạng Internet

1.7 Các công cụ sử dụ để phát triển hệ thống

 Phần cứng

 Laptop Lenovo Thinkpad T450

 Processor: Core i5-5300U 2.9 Ghz

cơ quan, doanh nghiệp

Trong chường 2, chúng ta sẽ tìm hiểu về giải pháp thết kế hệ thống quản lý tài liệu điện tử

CHƯƠNG 2: THIẾT KẾ HỆ THỐNG QUẢN Ý TÀI IỆU

ĐIỆN TỬ

2.1 Giới thiệu

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử mang lại sự thống nhất trong quản lý hồ

sơ, tài liệu của cơ quan doanh nghiệp, theo đúng chức năng sử dụng, cung cấp thông tin nhanh chóng, hiệu quả một cách tức thời hỗ trợ người sử dụng

Hình 2.1: Chức ă uả t ệu [2, tr.19]

Các chức ă chí h:

 Quản lý nhóm tài liệu

 Phân quyền truy cập thư mục theo người dùng

 Th m, sửa, xóa tài liệu

 Tìm kiếm tài liệu

 Chia sẻ tài liệu giữa các phòng, ban

2.2 Thiết kế hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử

2.2.1 Giới thiệu chung

Hệ thống quản lý tài liệu điện tử được thiết kế sao cho quy trình làm việc giống như quản lý tài liệu bằng giấy, qua đó, người dùng có thể hiểu và sử dụng dễ dàng hơn

Hệ thống có xác định phân loại các tài liệu trước khi lưu trữ tài liệu trong tập tin hoặc nộp tủ (tài liệu) Để người dùng có thể sử dụng nó một cách dễ dàng và không cần phải hiểu hệ thống mới Những điều gì đã thay đổi là hình thức chuyển đổi từ quản lý tài liệu bằng tay ( anual) sang văn bản điện tử (ứng dụng máy tính) Thông tin được lưu trữ trong định dạng tập tin trong một cơ sở

dữ liệu trên một hệ thống máy tính Qua đó công tác tìm kiếm thông tin được dễ dàng hơn

Các tài liệu được xem thông qua một trình duyệt Web Browser với các hệ thống quản lý văn bản điện tử tr n Web page như: tài liệu đã được lưu trữ trong cùng một vị trí làm cho các cá nhân liên quan có quyền truy cập vào cùng một tài liệu mà không cần phải lo lắng về các loại tài liệu khác nhau hay lo lắng rằng tài liệu sẽ bị mất

Ngoài ra, các tài liệu chỉ là một trung tâm điều khiển duy nhất làm giảm gánh nặng quản lý tài liệu trong cơ quan xuống Giảm sử dụng giấy vì thông tin

ở định dạng điện tử và được lưu trữ trên một máy chủ Web cũng như thông tin được thể hiện thông qua màn hình máy tính ngay lập tức

2.2.1.1 Thu thập dữ liệu

2.2.1.2 Phân tích dữ liệu đầu vào

2.2.1.3.Phân tích Output và Yêu cầu hệ thống

2.2.2 Thiết kế hệ thống quản lý tài liệu đ ện tử

2.2.2.1 Biểu đồ phân cấp chức ă

Hình 2.5: Sơ đồ phâ rã tí h ă của hệ thống

2.2.2.2 Quy trình làm việc của hệ thống

Hệ thống quản lý văn bản điện tử thông qua mạng nội bộ về nguyên tắc được cài đặt thông qua mạng nội bộ và trên công nghệ Web Application (Web base Application), sử dụng cấu trúc mạng của cơ quan để tăng hiệu suất làm việc tốt hơn có phạm vi như sau:

- Hệ thống có thể xác định cấu trúc của tài liệu, xác định loại tập tin dữ liệu

và thiết lập quyền truy cập vào hệ thống bằng người quản trị

- Có thể tìm kiếm các dữ liệu cần thiết từ các cơ sở dữ liệu được

- Giảm sử dụng văn bản giấy tờ

- Tài liệu có thể lưu trữ được bằng upload qua mạng

Về sơ đồ hệ thống và trách nhiệm của đối tượng người dùng được trình bày như hình 2.6