Bài giảng kế toán doanh nghiệp vận tải

Dựa vào căn cứ và đặc điểm này để xác định biên chế bộ máy kế toán, tổ chức công tác kế toán theo các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán, bố trí kế toán viên thực hiện từng phần công v

vụ vận tải, kế toán doanh thu, kết quả kinh doanh dịch vụ vận tải và báo cáo kế toán doanh nghiệp vận tải Sau mỗi chương đều có phần câu hỏi ôn tập và/hoặc bài tập thực hành Nội dung các chương gồm những kiến thức cơ bản, hiện đại, chọn lọc, đảm bảo tính khoa học, tính liên thông, phù hợp thực tiễn, bám sát Luật Kế toán, Chuẩn mực Kế toán và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành Các thuật ngữ trong bài giảng đã được Việt hóa theo truyền thống Kế toán Việt Nam Bài giảng Kế toán doanh nghiệp vận tải sử dụng hệ thống tài khoản kế toán dùng cho các doanh nghiệp theo thông tư số 200/2014/TT- BTC ngày 22 tháng 12 năm 2014 để minh họa cho phần lý luận cũng như bài tập thực hành Nhằm đáp ứng mong muốn của người học cũng như người dạy có bài giảng phù hợp với chương trình quy định, Bộ môn Kế toán - Kiểm toán, Khoa Tài chính -

Kế toán đã tổ chức biên soạn Bài giảng Kế toán doanh nghiệp vận tải để làm nguồn học liệu phục vụ công tác nghiên cứu, giảng dạy và học tập cho giảng viên và sinh viên Ngành Kế toán của Học viện Công nghệ Bưu chính Viễn thông

Để bài giảng được hữu ích phục vụ cho hoạt động giảng dạy và học tập, tác giả mong nhận được những góp ý xây dựng của độc giả

Xin chân thành cảm ơn!

Hà Nội, tháng 12 năm 2017

TÁC GIẢ

PTIT

3

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN 6

DOANH NGHIỆP VẬN TẢI 6

1.1 Đặc điểm, phân loại hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải 6

1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh vận tải 6

1.1.2 Phân loại hoạt động kinh doanh vận tải 7

1.2 Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp vận tải 8

1.2.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp vận tải 8

1.2.2 Căn cứ, nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp vận tải 8

1.2.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp vận tải 9

CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN CHI PHÍ VÀ GIÁ THÀNH DỊCH VỤ VẬN TẢI 37

2.1 Khái niệm, phân loại chi phí và giá thành dịch vụ vận tải 37

2.1.1 Khái niệm về chi phí và giá thành dịch vụ vận tải 37

2.1.2 Phân loại chi phí, giá thành dịch vụ vận tải 37

2.2 Yêu cầu quản lý, nhiệm vụ kế toán chi phí và giá thành dịch vụ vận tải 50

2.2.1 Yêu cầu quản lý chi phí và giá thành dịch vụ vận tải 50

2.2.2 Nhiệm vụ kế toán chi phí và giá thành dịch vụ vận tải 53

2.3 Kế toán chi phí dịch vụ vận tải 53

2.3.1 Đối tượng, phương pháp tập hợp chi phí dịch vụ vận tải 53

2.3.2 Phương pháp kế toán tập hợp chi phí dịch vụ vận tải 55

2.4 Kế toán giá thành dịch vụ vận tải 66

2.4.1 Đối tượng, phương pháp tính giá thành dịch vụ vận tải 66

2.4.2 Phương pháp kế toán giá thành dịch vụ vận tải 67

CHƯƠNG 3: KẾ TOÁN DOANH THU 78

VÀ KẾT QUẢ KINH DOANH DỊCH VỤ VẬN TẢI 78

3.1 Khái niệm, phân loại doanh thu và kết quả kinh doanh dịch vụ vận tải 78

3.1.1 Khái niệm doanh thu, kết quả kinh doanh dịch vụ vận tải 78

3.1.2 Phân loại doanh thu, kết quả kinh doanh dịch vụ vận tải 78

3.2 Yêu cầu quản lý, nhiệm vụ kế toán doanh thu và kết quả kinh doanh dịch vụ vận tải 80

3.2.1 Yêu cầu quản lý doanh thu và kết quả kinh doanh dịch vụ vận tải 80

3.2.2 Nhiệm vụ kế toán doanh thu và kết quả kinh doanh dịch vụ vận tải 81

3.3 Kế toán doanh thu và kết quả kinh doanh dịch vụ vận tải 81

3.3.1 Ghi nhận doanh thu và xác định kết quả kinh doanh dịch vụ vận tải 81

3.3.2 Phương pháp kế toán doanh thu dịch vụ vận tải 82

3.3.3 Phương pháp kế toán kết quả kinh doanh dịch vụ vận tải 85

CHƯƠNG 4: BÁO CÁO KẾ TOÁN TRONG DOANH NGHIỆP VẬN TẢI 97

4.1 Hệ thống báo cáo kế toán trong doanh nghiệp vận tải 97

4.2 Báo cáo tài chính 97

4.2.1 Nội dung kết cấu và phương pháp lập bảng cân đối kế toán 97

4.2.2 Nội dung kết cấu và phương pháp lập báo cáo kết quả kinh doanh 120

4.2.3 Nội dung kết cấu và phương pháp lập báo cáo lưu chuyển tiền tệ 128

4.3 Báo cáo kế toán quản trị 146

4.3.1 Nội dung kết cấu và phương pháp lập báo cáo chi phí dịch vụ vận tải 146

4.3.2 Nội dung kết cấu và phương pháp lập báo cáo giá thành dịch vụ vận tải 148

4.3.3 Nội dung kết cấu và phương pháp lập báo cáo doanh thu, kết quả kinh doanh dịch vụ vận tải 151

PHỤ LỤC 154

TÀI LIỆU THAM KHẢO 163

PTIT

4

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

GTGT Giá trị gia tăng

WTO Tổ chức thương mại thế giới

TKĐƯ Tài khoản đối ứng

BHXH Bảo hiểm xã hội

BHYT Bảo hiểm y tế

KPCĐ Kinh phí công đoàn

PTIT

5

DANH MỤC SƠ ĐỒ

Sơ đồ 1.1 Mối quan hệ giữa các sổ kế toán

Sơ đồ 1.2 Trình tự ghi sổ bằng máy vi tính

Sơ đồ 1.3 Trình tự hệ thống hóa thông tin bằng máy vi tính

PTIT

6

CHƯƠNG 1: NHỮNG VẤN ĐỀ CHUNG VỀ KẾ TOÁN

DOANH NGHIỆP VẬN TẢI 1.1 Đặc điểm, phân loại hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải

1.1.1 Đặc điểm hoạt động kinh doanh vận tải

Vận tải là hoạt động có mục đích của con người nhằm di chuyển hàng hóa, hành khách trong không gian để thỏa mãn nhu cầu của con người Doanh nghiệp vận tải là doanh nghiệp kinh doanh trong lĩnh vực vận tải Hoạt động vận tải là một quá trình thay đổi (di chuyển) vị trí của hàng hóa, hành khách trong không gian và thời gian cụ thể nhằm thỏa mãn nhu cầu nào đó của con người Hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải có đặc điểm như sau:

- Tính vô hình, tính đặc biệt: sản phẩm dịch vụ vận tải không có hình thái vật chất

cụ thể nên khách hàng khó hình dung và khó đánh giá chất lượng của dịch vụ, đồng thời sản phẩm dịch vụ vận tải không thể dự trữ, đo đếm hay dùng thử trước khi quyết định mua như đối với hàng hóa sản phẩm thông thường

Tính đặc biệt được thể hiện bởi quá trình cung cấp dịch vụ được tiến hành sau quá trình bán hàng Nghĩa là khi các doanh nghiệp vận tải bán vé thu tiền hoặc khách hàng (hành khách) chấp nhận trả tiền cho doanh nghiệp vận tải thì các đơn vị này mới phục vụ khách hàng

- Quá trình sản xuất dịch vụ vận tải gắn liền với tiêu thụ dịch vụ vận tải: quá trình

cung cấp dịch vụ vận tải và tiêu thụ dịch vụ vận tải luôn xẩy ra đồng thời, không có sự tách biệt về thời gian và không gian giữ hai quá trình này Do đó nếu căn cứ vào quá sản xuất thì ngành vận tải được xếp vào ngành sản xuất vật chất; nếu căn cứ vào quá trình tiêu thụ thì ngành vận tải xếp vào ngành dịch vụ Theo xu thế chung, người ta xếp vận tải thuộc nhóm ngành dịch vụ, thuộc nhóm khu vực ba theo phân loại của WTO

- Hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải có sự kết hợp của nhiều bộ phận cấu thành

như phòng bán vé của nhà xe, nhà ga, sân bay, bến cảng, bến cảng, bến bãi, bộ phận sửa chữa, phục vụ… trong đó có những bộ phận mà ở đó chủ yếu phát sinh chi phí như trong kinh doanh dịch vụ vận tải đường sắt gồm: xí nghiệp sửa chữa, duy tu, xí nghiệp vận dụng toa xe, tín hiệu Ngược lại có những bộ phận chủ yếu phát sinh doanh thu rất lớn như phòng bán vé của bến xe, nhà ga, sân bay, bến cảng…

- Hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải phụ thuộc nhiều vào điều kiện tự nhiên của tuyến khai thác, điều kiện địa hình, luồng tuyến, thời tiết Việc khai thác vận chuyển phụ thuộc khá lớn vào cơ sở hạ tầng, đường sá, cầu, phà, bến cảng, nhà ga …

- Hoạt động kinh doanh vận tại được quản lý qua nhiều khâu khác nhau như giao dịch, hợp đồng vận chuyển hàng hóa, hành khách, thanh toán các hợp đồng, lập kế hoạch điều vận và kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch vận chuyển Kế hoạch tác nghiệp của doanh nghiệp vận tải phải cụ thể hóa cho từng ngày, tuần, tháng, định kỳ ngắn…., lái xe

và phương tiện làm việc chủ yếu ở bên ngoài doanh nghiệp vận tải Do đó, quá trình quản

PTIT

- Việc hạch toán ở một số dịch vụ vận tải mang tính chất hạch toán toàn ngành như vận tải đường sắt …

1.1.2 Phân loại hoạt động kinh doanh vận tải

Có nhiều quan điểm khác nhau về phân loại hoạt động kinh doanh vận tải,

Một là, theo tính chất của hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải, hoạt động kinh

doanh vận tải gồm:

- Kinh doanh vận tải nội bộ: là việc kinh doanh vận chuyển hàng hóa và/hoặc hành khách trong nội bộ doanh nghiệp vận tải có phân cấp quản lý tài chính nhăm di chuyển nguyên liệu, nhiên liệu, vật liệu, thành phẩm, bán thành phẩm, con người… phục vụ cho quá trình sản xuất kinh doanh cho doanh nghiệp vận tải

- Kinh doanh vận tải công cộng: là việc kinh doanh vận tải hàng hóa hoặc/và hành khách ngoài doanh nghiệp vận tải để thu tiền cước dịch vụ vận tải và tìm kiếm lợi nhuận

- Kinh doanh vận tải bán công cộng: là việc kinh doanh vận tải hàng hóa và/hoặc hành khách trong và ngoài doanh nghiệp vận tải để phục vụ quá trình sản xuất kinh doanh vận tải, thu tiền cước dịch vụ vận tải và tìm kiếm lợi nhuận

Hai là, theo phương thức (hình thức) thực hiện quá trình vận tải, hoạt động kinh

doanh vận tải gồm:

- Vận tải đường bộ (vận tải ô tô);

- Vận tải đường thủy (vận tải đường biển, thủy nội địa);

- Vận tải đường sắt;

- Vận tải đường không (vận tải máy bay);

- Vận tải khác

Ba là, theo đối tượng kinh doanh vận tải, hoạt động kinh doanh vận tải gồm:

- Kinh doanh vận tải hành khách;

- Kinh doanh vận tải hàng hóa

Bốn là, theo cách thức tổ chức quá kinh doanh dịch vụ vận tải, hoạt động kinh

doanh vận tải bao gồm:

- Kinh doanh vận tải đơn (Unimodal Transport): là quá trình kinh doanh vận tải hành khách và/hoặc hàng hóa được vận chuyển từ nơi đi (xuất phát) tới nơi đến (kết thúc) chỉ bằng một phương thức vận tải duy nhất

PTIT

8

- Kinh doanh vận tải đa phương thức (Multimodal Transport): là quá trình kinh doanh vận tải hàng hóa và/hoặc hành khách từ nơi đi tới nơi đến được thực hiện bằng ít nhất hai phương thức vận tải nhưng chỉ sử dụng một hợp đồng vận tải duy nhất và chỉ một người chịu trách nhiệm trong quá trình vận tải đó

- Kinh doanh vận tải đứt đoạn (Segmented Transport): là quá trình kinh doanh vận tải được thực hiện bằng hai hay nhiều phương thức kinh doanh vận tải, nhưng phải sử dụng hai hay nhiều hợp đồng vận tải do hai hay nhiều người chịu trách nhiệm

Tóm lại, hoạt động kinh doanh vận tải được phân loại theo nhiều tiêu thức khác

nhau như theo tính chất, phương thức, đối tượng, cách thức tổ chức, …

Nhưng dưới góc độ của kế toán doanh nghiệp vận tải, hoạt động kinh doanh vận tải được phân loại thành:

Loại hình vận tải đường bộ (ô tô): Kinh doanh vận tải hành khách bằng xe ô tô theo tuyến cố định, kinh doanh vận tải hành khách bằng xe buýt, kinh doanh vận tải hành khách bằng xe taxi, kinh doanh vận tải hành khách theo hợp đồng và kinh doanh vận tải hàng hóa bằng xe ô tô

Loại hình vận tải bằng đường sắt (tàu hỏa): Kinh doanh kết cấu hạ tầng đường sắt, kinh doanh xếp, dỡ hàng hóa tại ga, bãi hàng có đường sắt, kinh doanh lưu kho, bảo quản hàng hóa tại ga đường sắt; kinh doanh sản xuất, lắp ráp, hoán cải, phục hồi phương tiện giao thông đường sắt, kinh doanh dịch vụ đại lý vận tải đường sắt, kinh doanh dịch vụ giao nhận hàng hóa

Loại hình vận tải bằng đường thủy (tàu thủy, phà, xà lan…): vận tải biển nội địa, vận tải biển quốc tế, vận tải đường sông (vận tải thủy nội địa)

Loại hình vận tải bằng đường hàng không (máy bay): vận tải hàng không nội địa, vận tải hàng không quốc tế

1.2 Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp vận tải

1.2.1 Nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp vận tải

Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ các quy định của pháp luật về giao thông vận tải, về kế toán, phù hợp với yêu cầu quản lý vĩ mô của nhà nước

Tổ chức công tác kế toán phải tuân thủ luật, các chuẩn mực và chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành

Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với đặc điểm hoạt động, đặc điểm tổ chức quản lý, quy mô và địa bàn hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải

Tổ chức công tác kế toán phải phù hợp với trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ cán bộ quản lý, cán bộ kế toán trong doanh nghiệp vận tải

Tổ chức công tác kế toán phải đảm bảo tính khả thi, có hiệu lực và hiệu quả

1.2.2 Căn cứ, nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp vận tải

Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp vận tải cần phải dựa trên các căn cứ sau đây:

PTIT

9

- Căn cứ chế độ quản lý kinh tế tài chính hiện hành nói chung và chế độ kế toán doanh nghiệp và doanh nghiệp vận tải;

- Căn cứ nội dung, tính chất và mục đích hoạt động của doanh nghiệp vận tải;

- Căn cứ theo quy mô, địa bàn hoạt động của doanh nghiệp vận tải;

- Căn cứ theo mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ trong doanh nghiệp vận tải;

- Căn cứ khả năng, trình độ chuyên môn nghiệp vụ của đội ngũ nhân viên kế toán hiện có trong doanh nghiệp vận tải;

- Căn cứ mức độ trang bị và sử dụng phương tiện kỹ thuật tính toán hiện có của doanh nghiệp vận tải

Nhiệm vụ tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp vận tải gồm:

- Tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công việc tài chính, kế toán và thống kê trong doanh nghiệp vận tải Tuỳ theo khối lượng công việc và biên chế bộ máy

kế toán để xác định mô hình bộ máy kế toán và phân công nhiệm vụ cho từng bộ phận kế toán hoặc từng nhân viên kế toán

- Tổ chức thực hiện công việc kế toán theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành, chế độ kế toán doanh nghiệp vận tải nói riêng, phù hợp với hoạt động của doanh nghiệp vận tải

- Tổ chức sổ kế toán hoặc sử dụng máy vi tính để ghi nhận, hệ thống hoá - xử lý

và cung cấp thông tin kế toán theo hình thức kế toán thích hợp, đảm bảo những yêu cầu thông tin kế toán của doanh nghiệp vận tải theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành

- Xác định rõ mối quan hệ giữa các bộ phận trong bộ máy kế toán, mối quan hệ giữa bộ máy kế toán với các bộ phận chức năng khác có liên quan đến công tác kế toán, tài chính và thống kê trong doanh nghiệp vận tải

- Tổ chức hướng dẫn mọi người lao động nắm được các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính phát sinh ở doanh nghiệp vận tải

1.2.3 Nội dung tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp vận tải

1.2.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Mỗi doanh nghiệp vận tải nói chung khi thành lập, đi vào hoạt động, có tư cách pháp nhân đều phải tổ chức bộ máy kế toán để thực hiện toàn bộ công tác tài chính, kế toán và thống kê Theo cơ chế tổ chức quản lý hiện nay, công tác kế toán, công tác tài chính và thống kê được tổ chức thống nhất do phòng kế toán thực hiện Các doanh nghiệp vận tải khác nhau về quy mô, phạm vi hoạt động, quy trình hoạt động kinh doanh cũng khác nhau Do vậy, nội dung công việc kế toán khác nhau nên không có mô hình bộ máy kế toán thích hợp cho mọi doanh nghiệp vận tải Tổ chức bộ máy kế toán và tổ chức liên kết những nhân viên kế toán có trình độ chuyên môn thích hợp để thực hiện được toàn bộ công tác kế toán, tài chính và thống kê Để có thể xây dựng được mô hình bộ máy kế toán ở doanh nghiệp vận tải được khoa học, hợp lý cần phải dựa các căn cứ sau:

PTIT

10

- Đặc điểm quy trình hoạt động kinh doanh, quy mô và phạm vi hoạt động kinh doanh vận tải Dựa vào căn cứ và đặc điểm này để xác định biên chế bộ máy kế toán, tổ chức công tác kế toán theo các bộ phận kế toán trong bộ máy kế toán, bố trí kế toán viên thực hiện từng phần công việc kế toán phù hợp với khả năng và trình độ chuyên môn;

- Mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính: Dựa vào căn cứ này để lựa chọn hình thức tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp vận tải, tổ chức đơn vị kế toán doanh nghiệp vận tải 1 cấp hay 2 cấp (đơn vị kế toán cấp cơ sở và các đơn vị kế toán phụ thuộc), chẳng hạn như Tổng công ty Đường Sắt Việt Nam tổ chức theo ba cấp (Tổng công ty, các công ty và xí nghiệp thành viên);

- Khả năng và trình độ đội ngũ nhân viên kế toán hiện có: Dựa vào căn cứ này để lựa chọn hình thức kế toán thích hợp nhằm thực hiện việc ghi chép và hệ thống hoá thông tin kế toán ở doanh nghiệp vận tải cũng như đảm bảo được công tác tài chính, công tác thống kê và thuận lợi cho việc phân công nhiệm vụ cho các nhân viên kế toán trong bộ máy kế toán ở doanh nghiệp vận tải;

- Dựa vào mức độ trang bị và khả năng sử dụng các phương tiện kỹ thuật tính toán (máy vi tính) ở doanh nghiệp vận tải để tổ chức sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán

Trong thực tế tồn tại ba hình thức tổ chức công tác kế toán: Hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung, tổ chức công tác kế toán phân tán, tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán

Thứ nhất, hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung:

Theo hình thức này, ở doanh nghiệp vận tải chỉ lập duy nhất một phòng kế toán (đơn vị kế toán cấp cơ sở) để thực hiện toàn bộ công tác kế toán, công tác tài chính và công tác thống kê Còn ở các đơn vị trực thuộc, các bộ phận trực thuộc đều không có tổ chức kế toán riêng, mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán (trong thực tế còn gọi là nhân viên thống kê) làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để hàng ngày hoặc định kỳ ngắn (3 ngày, 5 ngày ) lập bảng kê chuyển chứng từ về phòng kế toán Trong điều kiện cho phép, kế toán trưởng có thể phân công cho những nhân viên hạch toán ở các đơn vị trực thuộc tiến hành một số phần công việc kế toán ngay tại các đơn vị trực thuộc mà các công việc này đã được đơn vị chính phân cấp cho các đơn vị trực thuộc chẳng hạn như: Ghi chép theo dõi khoản tiền ứng trước để các đơn

vị trực thuộc có thể chi trả ngay ở các đơn vị trực thuộc, ghi chép kế toán chi tiết doanh thu, chi phí…

Các nhân viên kế toán được phân công ghi chép theo từng phần công việc kế toán, định kỳ (cuối tháng, cuối quý) lập bảng kê hoặc báo cáo đơn giản để chuyển số liệu hoặc

để thanh toán với đơn vị chính Như vậy toàn bộ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong toàn doanh nghiệp vận tải đều được ghi chép, hệ thống hoá thông tin tập trung ở phòng

kế toán của doanh nghiệp vận tải

- Ưu điểm của hình thức này: Tập trung hoá công tác kế toán, cung cấp thông tin

kế toán kịp thời phục vụ cho quản lý kinh tế tài chính tập trung ở doanh nghiệp vận tải; thuận tiện cho việc phân công lao động trong phòng kế toán, thuận tiện cho việc sử dụng

PTIT

11

các phương tiện kỹ thuật tính toán (máy vi tính) vào công tác kế toán, tài chính, thống kê, thích hợp với các doanh nghiệp vận tải có quy mô vừa và nhỏ

- Nhược điểm của hình thức này: Hạn chế việc kiểm tra tại chỗ của các nhân viên

kế toán đối với các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở các đơn vị trực thuộc; không cung cấp thông tin kế toán kịp thời cho cán bộ quản lý ở các đơn vị trực thuộc, tiến độ lập báo cáo kế toán định kỳ của doanh nghiệp vận tải có thể chậm nếu như việc tổ chức luân chuyển chứng từ ban đầu không tốt hoặc địa bàn hoạt động của các đơn vị trực thuộc ở xa trụ sở chính của các doanh nghiệp vận tải

Thứ hai, hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán:

Với hình thức tổ chức công tác kế toán này, trong doanh nghiệp vận tải (trụ sở chính) tổ chức phòng kế toán trung tâm (đơn vị kế toán cấp cơ sở) còn ở các đơn vị trực thuộc đều được phân cấp quản lý kinh tế tài chính và đều có tổ chức kế toán riêng (các đơn vị kế toán phụ thuộc) Như vậy hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán sử dụng thích hợp với những đơn vị lớn có nhiều đơn vị trực thuộc và đã phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ Trong trường hợp này, công việc kế toán, tài chính, thống kê trong toàn doanh nghiệp vận tải được phân công, phân cấp như sau:

- Phòng kế toán trung tâm có nhiệm vụ: Xây dựng và quản lý kế hoạch tài chính của toàn doanh nghiệp vận tải; cấp phát, quản lý vốn và kinh phí đối với đơn vị trực thuộc; thực hiện các phần hành công việc kế toán phát sinh ở tại doanh nghiệp vận tải (trụ

sở chính) và lập báo cáo kế toán về các phần hành công việc kế toán này; hướng dẫn và kiểm tra công tác kế toán, tài chính, thống kê ở các đơn vị trực thuộc; thu nhận, kiểm tra các báo cáo kế toán, thống kê của các đơn vị trực thuộc nộp lên và tổng hợp chung với báo cáo công việc kế toán ở doanh nghiệp vận tải (trụ sở chính) để lập được các báo cáo kế toán, thống kê toàn doanh nghiệp vận tải

- Các đơn vị kế toán phụ thuộc có nhiệm vụ: Tổ chức thực hiện toàn bộ công tác

kế toán, tài chính, thống kê ở tại đơn vị mình dưới sự chỉ đạo của kế toán trưởng đơn vị này; lập báo cáo kế toán định kỳ bắt buộc và các báo cáo kế toán nội bộ theo yêu cầu của đơn vị chính và gửi các báo cáo kế toán về phòng kế toán trung tâm

Ưu và nhược điểm của hình thức tổ chức công tác kế toán phân tán:

- Ưu điểm: Phù hợp với trình độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ, tăng cường kiểm tra, giám sát trực tiếp của các kế toán viên tại chỗ đối với các hoạt động kinh

tế tài chính ở các đơn vị trực thuộc, cung cấp thông tin kế toán kịp thời phục vụ cho điều hành và quản lý hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị trực thuộc

- Nhược điểm: Không cung cấp thông tin kế toán kịp thời về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính và chưa đáp ứng được yêu cầu tập trung hoá quản lý kinh tế tài chính của doanh nghiệp vận tải Kế toán trưởng không kiểm tra, kiểm soát được kịp thời toàn

bộ công tác kế toán, tài chính, thống kê trong toàn doanh nghiệp vận tải

Thứ ba, hình thức tổ chức công tác kế toán vừa tập trung vừa phân tán:

Theo hình thức tổ chức công tác kế toán này, ở doanh nghiệp vận tải (trụ sở chính) thành lập phòng kế trung tâm; ở các đơn vị trực thuộc lớn, nếu quản lý tốt thì được phân

PTIT

12

cấp quản lý kinh tế tài chính ở mức độ cao và cho tổ chức kế toán riêng; còn ở các đơn vị trực thuộc nhỏ, trình độ quản lý còn hạn chế thì không được phân cấp ở mức độ cao, không có tổ chức kế toán riêng, mà chỉ bố trí nhân viên hạch toán làm nhiệm vụ hướng dẫn hạch toán ban đầu, thu nhận và kiểm tra chứng từ ban đầu để định kỳ chuyển chứng

từ về phòng kế toán trung tâm để kiểm tra và ghi sổ kế toán Thực chất hình thức tổ chức công tác kế toán này là sự kết hợp của hai hình thức tổ chức công tác kế toán tập trung và phân tán trên đây cho phù hợp với đặc điểm tổ chức kinh doanh, phù hợp với trình độ quản lý và mức độ phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ doanh nghiệp vận tải

1.2.3.2 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán

Thông tin kế toán là thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình kinh doanh vận tải; thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tác động đến tài sản của doanh nghiệp vận tải Các thông tin này đều phải được ghi nhận, phản ánh vào các chứng từ kế toán sử dụng để làm căn cứ ghi sổ Việc thu nhận thông tin

về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong các chứng từ kế toán sử dụng

là công việc khởi đầu của quy trình kế toán, có ý nghĩa quyết định đến tính khách quan, trung thực của số liệu kế toán và báo cáo kế toán Bởi vì, chứng từ kế toán sử dụng là căn

cứ để ghi chép và hệ thống hoá thông tin kế toán; chứng từ kế toán sử dụng còn là căn cứ không thể thiếu được để phục vụ cho công tác kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính ở các doanh nghiệp vận tải Do đó, việc thu nhận thông tin kế toán phản ánh vào chứng từ kế toán sử dụng cần phải đảm bảo các yêu cầu:

- Ghi nhận, phản ánh đúng nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính đã phát sinh

và thực sự hoàn thành theo địa điểm và thời gian phát sinh của chúng vào các bản chứng

từ kế toán sử dụng nhằm đảm bảo tính thực tế và khách quan về hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp vận tải;

- Ghi nhận phản ánh rõ tên và địa chỉ của những người thực hiện các nghiệp vụ kinh

tế tài chính phát sinh phản ánh trong các chứng từ kế toán sử dụng để có thể kiểm tra, xác định trách nhiệm vật chất của họ trong việc thực hiện các nghiệp vụ này khi cần thiết

- Phản ánh đầy đủ các chỉ tiêu số lượng hiện vật và số tiền mà các nghiệp vụ kinh

tế tài chính phát sinh tác động đến tài sản của doanh nghiệp vận tải, cách tính toán xác định các chỉ tiêu này

Các chứng từ kế toán sử dụng về các nghiệp vụ kinh tế nội sinh phát sinh trong quá trình xử lý thông tin kế toán cũng phải ghi rõ căn cứ để tính toán các chỉ tiêu và cách tính các chỉ tiêu để nhằm kiểm tra tính hợp lý, độ tin cậy của những chỉ tiêu này Kế toán viên ở doanh nghiệp vận tải bắt buộc phải lập các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế nội sinh để làm căn cứ ghi sổ kế toán

- Việc ghi nhận, phản ánh thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ kế toán sử dụng phải đảm bảo tính kịp thời, tổ chức luân chuyển chứng từ kịp thời để kế toán có thể kiểm tra và ghi sổ kế toán kịp thời Hiệu lực của thông tin kế toán chỉ được phát huy khi thông tin được ghi nhận và cung cấp kịp thời phục vụ cho

PTIT

Tổ chức thu nhận thông tin từ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh vào chứng từ kế toán sử dụng Một trong những đặc trưng của hạch toán kế toán là ghi chép, hệ thống hoá và xử lý thông tin kế toán phải căn cứ vào chứng từ kế toán sử dụng

Chứng từ kế toán sử dụng vừa là căn cứ để ghi sổ kế toán vừa là bằng chứng pháp

lý của số liệu kế toán Tổ chức thu nhận, phản ánh thông tin kế toán vào các bản chứng từ

kế toán sử dụng là một nội dung công việc quan trọng của việc tổ chức công tác kế toán của doanh nghiệp vận tải Theo nội dung và tính chất của nghiệp vụ, các nghiệp vụ kinh

tế tài chính phát sinh ở các doanh nghiệp vận tải được phân chia thành hai loại:

+ Nghiệp vụ ban đầu (nghiệp vụ kinh tế ngoại sinh) là những nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tác động đến tài sản của đơn vị và kéo theo sự trao đổi;

+ Nghiệp vụ xử lý thông tin (nghiệp vụ kinh tế nội sinh) là những nghiệp vụ kinh

tế tài chính phát sinh trong quá trình xử lý thông tin kế toán, tác động đến tài sản và không kéo theo sự trao đổi

Các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tác động đến tài sản của doanh nghiệp vận tải phát sinh ở tất cả các bộ phận, mọi người lao động đều có liên quan đến việc thực hiện các nghiệp vụ này Vì vậy, phải tổ chức hạch toán ban đầu ở tất cả các bộ phận để có thể thu nhận, phản ánh nội dung thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ ban đầu Hạch toán ban đầu là công việc khởi đầu của quy trình kế toán nhưng không hoàn toàn do các nhân viên kế toán tiến hành, mà do người lao động ở các

bộ phận công tác thực hiện với sự hướng dẫn của phòng Kế toán Chẳng hạn như việc chấm công lao động ở các bộ phận trong doanh nghiệp vận tải, việc ghi chép nghiệp vụ bán

lẻ hàng hoá ở các quầy hàng, việc đưa vật liệu vào sử dụng ở các bộ phận

Những thông tin hạch toán ban đầu đều là thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở doanh nghiệp vận tải, là những thông tin kế toán phải thu nhận để ghi chép phản ánh Vì vậy, phòng kế toán phải cùng với các bộ phận khác trong doanh nghiệp vận tải phối hợp tổ chức hạch toán ban đầu ở từng bộ phận Nội dung công việc chủ yếu của tổ chức hạch toán ban đầu, gồm:

- Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ thích hợp với từng loại nghiệp vụ kinh

tế tài chính phát sinh để có thể ghi nhận được đầy đủ, chính xác nội dung thông tin về các nghiệp vụ đó, phù hợp với yêu cầu thu nhận thông tin kế toán;

- Quy định người chịu trách nhiệm ghi nhận thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh vào chứng từ ban đầu ở từng bộ phận; hướng dẫn cách ghi nhận thông tin

PTIT

14

vào chứng từ ban đầu nhằm đảm bảo ghi đúng và ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ để

có thể kiểm tra, kiểm soát được nội dung các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ;

- Phân công kế toán viên chịu trách nhiệm thu nhận và kiểm tra các chứng từ ban đầu để phòng kế toán nhận được toàn bộ thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong doanh nghiệp vận tải Tính trung thực của thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong các chứng từ ban đầu có ý nghĩa quyết định đến tính trung thực của số liệu kế toán Vì vậy, tổ chức tốt hạch toán ban đầu nhằm bảo đảm ghi nhận được thông tin trung thực về các nghiệp vụ ban đầu Vai trò của nhân viên kế toán trong việc hướng dẫn, kiểm tra việc ghi nhận thông tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ ban đầu là cần thiết để nhằm hạn chế sự thiếu trung thực của việc ghi nhận thông tin vào chứng từ ban đầu

Tổ chức thực hiện nghiệp vụ nội sinh:

Khác với hạch toán ban đầu, các nghiệp vụ nội sinh phát sinh trong quá trình xử lý thông tin kế toán do các kế toán viên trực tiếp thực hiện trên cơ sở số liệu thông tin kế toán đã được hệ thống hoá từ các chứng từ ban đầu hoặc phải tính toán, xác định một số khoản mục chi phí kinh doanh trong kỳ phải chịu trên cơ sở dự toán, kế hoạch chi phí

Các nghiệp vụ này thường được tiến hành vào cuối tháng, cuối quý, trước khi khoá

sổ kế toán như: Phân bổ các khoản chi phí trả trước, trích trước …; tiến hành phân bổ chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cho từng hoạt động kinh doanh cụ thể, cho từng đối tượng chịu chi phí, tính toán xác định kết quả hoạt động ở doanh nghiệp vận tải

Nội dung công việc chủ yếu trong việc tổ chức thực hiện nghiệp vụ kinh tế nội sinh:

- Quy định việc sử dụng các mẫu chứng từ thích hợp đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế nội sinh để ghi nhận và làm căn cứ để tiến hành ghi sổ kế toán trước khi khoá sổ

Các mẫu chứng từ đó thường được gọi là các bảng kê, bảng phân bổ, bảng tổng hợp và phân bổ, như:

+ Bảng kê chi phí trả trước phân bổ vào chi phí kinh doanh trong kỳ;

+ Bảng kê trích trước chi phí phải trả tính vào chi phí kinh doanh trong kỳ;

+ Bảng kê tập hợp và phân bổ chi phí sản xuất chung;

+ Bảng kê tập hợp và phân bổ chi phí quản lý doanh nghiệp;

+ Bảng phân bổ tiền lương và các khoản trích theo lương;

+ Bảng kê tập hợp và phân bổ khấu hao tài sản cố định;

+ Bảng kê tập hợp và phân bổ tiền ăn ca…

Các bảng này thực chất là các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế nội sinh Một số mẫu bảng đã được quy định trong chế độ kế toán (chế độ chứng từ và chế

độ sổ kế toán), các đơn vị phải xây dựng mẫu chứng từ phản ánh nghiệp vụ kinh tế nội sinh cho phù hợp với cách tính toán các chỉ tiêu về các nghiệp vụ này Các chứng từ về các nghiệp vụ kinh tế nội sinh cũng cần có đầy đủ các yếu tố cơ bản của chứng từ kế toán

PTIT

15

- Phân công từng bộ phận kế toán, từng nhân viên kế toán thực hiện từng nghiệp

vụ xử lý thông tin kế toán phù hợp với chức năng và nhiệm vụ Vì các nghiệp vụ này có ảnh hưởng lớn đến tính pháp lý, độ tin cậy của số liệu thông tin kế toán và kết quả cuối cùng của các hoạt động ở doanh nghiệp vận tải;

- Trong quá trình thực hiện các nghiệp vụ kinh tế nội sinh cần phải tuân thủ các chuẩn mực kế toán đã quy định và các nguyên tắc kế toán đã được thừa nhận, tránh chủ quan, tuỳ tiện

Tổ chức luân chuyển chứng từ kế toán sử dụng: Các chứng từ kế toán sử dụng ban đầu được lập ở các bộ phận trong doanh nghiệp vận tải hoặc do các đơn vị khác lập về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tác động đến tài sản của doanh nghiệp vận tải, cũng như các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ kinh tế nội sinh, từ khi lập hoặc nhận được chúng, bảo quản, lưu trữ thường luân chuyển qua nhiều bộ phận chức năng trong doanh nghiệp vận tải, qua các bộ phận kế toán trong phòng kế toán để thực hiện các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ hoặc để kiểm tra ghi nhận các thông tin về các nghiệp vụ này theo chức năng và nhiệm vụ của từng bộ phận trong doanh nghiệp vận tải

Chứng từ kế toán sử dụng vừa là vật mang tin vừa là phương tiện truyền tin Vì vậy ở mỗi doanh nghiệp vận tải cần phải xây dựng các chương trình (kế hoạch) luân chuyển chứng từ kế toán sử dụng thích ứng đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở doanh nghiệp vận tải

Trong từng chương trình luân chuyển chứng từ cần quy định rõ trình tự luân chuyển của chứng từ khi lập hoặc nhận được (đối với chứng từ nhận được từ bên ngoài) phải tuần tự luân chuyển qua bộ phận nào, thời gian thực hiện hoặc kiểm tra nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở từng bộ phận để chứng từ kế toán sử dụng luân chuyển kịp thời Chỉ có như vậy kế toán mới có thể thu nhận thông tin, hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán được kịp thời, phục vụ tốt cho yêu cầu quản lý kinh tế tài chính ở doanh nghiệp vận tải

Để tổ chức khoa học và hợp lý việc luân chuyển chứng từ kế toán sử dụng ở doanh nghiệp vận tải cần phải quy định rõ chức trách, nhiệm vụ của từng bộ phận, của từng cán

bộ, nhân viên trong doanh nghiệp vận tải đối với từng loại nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh thường xuyên; từ đó xây dựng các chương trình luân chuyển chứng từ cho từng loại nghiệp vụ phù hợp với đặc điểm tổ chức quản lý ở đơn vị để nhằm hạn chế những thủ tục không cần thiết

Chứng từ kế toán sử dụng là phương tiện truyền tin về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình luân chuyển chứng từ giúp cho các bộ phận chức năng có liên quan đến nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh, kiểm tra được nội dung của thông tin phản ánh trong chứng từ theo chức trách, nhiệm vụ của mình Chẳng hạn như lãnh đạo đơn vị và kế toán trưởng phải kiểm tra việc nhập, xuất tài sản đối với bên ngoài, phòng tổ chức phải kiểm tra ngày công lao động của cán bộ công nhân viên, kiểm tra thang bậc lương của cán bộ công nhân viên

PTIT

Bất kỳ nhân viên kế toán nào được phân công ghi sổ kế toán, bắt buộc phải tiến hành kiểm tra chứng từ kế toán sử dụng nhằm đảm bảo tính thực tế, tính hợp pháp, hợp lý của nội dung nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh và đặc biệt là để đảm bảo tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng phản ánh trong chứng từ Việc ghi sổ kế toán để hệ thống hóa và cung cấp thông tin từ các chứng từ kế toán sử dụng phải chính xác, không được phép có sai số là một đặc trưng của khoa học kế toán Cho nên kiểm tra chặt chẽ tính chính xác của các chỉ tiêu số lượng phản ánh trong chứng từ kế toán sử dụng là điều kiện tiên quyết để đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán Nội dung công việc kiểm tra thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ kế toán trước khi ghi sổ bao gồm:

- Kiểm tra tính thực tế của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở doanh nghiệp vận tải nhằm loại trừ việc giả mạo chứng từ để tham ô hoặc thanh toán khống;

- Kiểm tra tính hợp pháp của nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo tuân thủ các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính hiện hành, hạn chế những hành vi vi phạm làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp vận tải;

- Kiểm tra tính hợp lý của nghiệp vụ kinh tế tài chính phản ánh trong chứng từ, tính hợp lý đòi hỏi nội dung thông tin về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phải phù hợp với kế hoạch, phù hợp với dự toán, phù hợp với định mức kinh tế kỹ thuật, phù hợp với quy định về thanh toán, quy định về tín dụng, phù hợp với giá cả thị trường nhằm hạn chế những hành vi tham ô, lãng phí của những người thực hiện;

- Kiểm tra tính trung thực của các chỉ tiêu số lượng hiện vật và giá trị, số lượng tổng hợp và số lượng chi tiết mà nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tác động đến tài sản của doanh nghiệp vận tải để nhằm hạn chế những hành vi gian dối của những người thực hiện;

- Kiểm tra việc tính toán các chỉ tiêu giá trị phản ánh trong chứng từ nhằm đảm bảo tính chính xác của số liệu kế toán;

- Kiểm tra việc ghi đầy đủ các yếu tố của chứng từ nhằm đảm bảo tính pháp lý của chứng từ kế toán sử dụng, thuận tiện cho việc kiểm tra, kiểm soát được hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp vận tải Mọi hành vi tiêu cực trong hoạt động kinh tế tài chính ở

PTIT

17

các doanh nghiệp vận tải đều thể hiện trong các chứng từ kế toán sử dụng Vì thế chỉ khi nào doanh nghiệp vận tải tiến hành kiểm tra chứng từ kế toán sử dụng mới có thể phát hiện được những hành vi tiêu cực này Do đó, các chứng từ kế toán sử dụng phải ghi đầy

đủ các yếu tố của chứng từ mới xác định rõ người chịu trách nhiệm vật chất về nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh phản ánh trong chứng từ

Muốn tổ chức tốt việc kiểm tra chứng từ ban đầu về các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh tác động đến tài sản của doanh nghiệp vận tải, đòi hỏi cán bộ quản lý ở doanh nghiệp vận tải nói chung và các nhân viên kế toán nói riêng cần phải nắm chắc các chế độ, thể lệ về quản lý kinh tế tài chính hiện hành, kỷ luật thu, nộp, thanh toán, tín dụng, các định mức kinh tế kỹ thuật có liên quan và thường xuyên nắm được giá cả thị trường có liên quan đến các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở doanh nghiệp vận tải

Hiện nay, các doanh nghiệp vận tải sử dụng chế độ chứng từ kế toán sử dụng do

Bộ Tài chính phát hành, bao gồm hệ thống chứng từ kế toán sử dụng thống nhất bắt buộc

và hệ thống chứng từ kế toán sử dụng hướng dẫn và thực hiện các quy định về chứng từ theo Luật kế toán hiện hành

Hệ thống chứng từ kế toán sử dụng bắt buộc là hệ thống chứng từ kế toán sử dụng phản ánh các quan hệ kinh tế giữa các pháp nhân, hoặc có yêu cầu quản lý chặt chẽ, mang tính chất phổ biến rộng rãi Đối với hệ thống chứng từ này, Nhà nước tiêu chuẩn hoá về quy cách, mẫu biểu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp lập và áp dụng thống nhất trong tất cả các lĩnh vực và các thành phần kinh tế

Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn là những chứng từ sử dụng trong nội bộ doanh nghiệp vận tải, Nhà nước hướng dẫn các chỉ tiêu đặc trưng để các ngành, các thành phần kinh tế trên cơ sở đó vận dụng vào tuỳ từng trường hợp cụ thể, thích hợp Các ngành, các lĩnh vực có thể thêm, bớt một số chỉ tiêu hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho phù hợp đảm bảo tính pháp lý cần thiết của chứng từ Nội dung của hệ thống chứng từ kế toán gồm 5 chỉ tiêu:

- Chỉ tiêu về lao động tiền lương;

1.2.3.3 Tổ chức vận dụng tài khoản kế toán

Tài khoản kế toán sử dụng là các trang sổ kế toán (các bảng kê) được mở để ghi chép phản ánh một cách thường xuyên, liên tục, có hệ thống nhằm phản ánh được tình hình và sự biến động của từng chỉ tiêu kinh tế tài chính, phản ánh tài sản và sự vận động

PTIT

18

của tài sản ở doanh nghiệp vận tải Các chỉ tiêu kinh tế tài chính này bao gồm các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp và các chỉ tiêu kinh tế tài chính chi tiết Do vậy, tài khoản cũng được phân chia thành nhiều cấp: Tài khoản cấp 1 được mở để ghi phản ánh tình hình và

sự biến động của các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp, còn gọi là tài khoản tổng hợp; tài khoản chi tiết được mở theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính chi tiết nhằm cụ thể hoá chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp

Tuỳ theo mức độ cũng như yêu cầu cụ thể hoá chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp,

mà tài khoản chi tiết được mở nhiều cấp khác nhau (tài khoản cấp 2, cấp 3, cấp 4 )

Danh mục tài khoản cấp 1 dùng để ghi chép phản ánh được toàn bộ tài sản và sự vận động của tài sản ở doanh nghiệp vận tải Thông thường các doanh nghiệp vận tải không tự xây dựng hệ thống tài khoản kế toán sử dụng, mà chỉ căn cứ vào các hệ thống tài khoản kế toán sử dụng đã được xây dựng cho từng lĩnh vực hoạt động kinh tế tài chính để xác định danh mục các tài khoản kế toán sử dụng đơn vị cần sử dụng đủ để phản ánh toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp vận tải của mình

Hiện nay, Nhà nước ta ban hành chế độ kế toán thống nhất, trong đó có hệ thống tài khoản kế toán sử dụng thống nhất và nhiều hệ thống tài khoản kế toán sử dụng thống nhất đối với từng loại hình doanh nghiệp vận tải Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng cho doanh nghiệp bao gồm các tài khoản cấp 1, và các tài khoản cấp 2 Các doanh nghiệp, công ty, Tổng công ty căn cứ vào hệ thống tài khoản kế toán sử dụng quy định trong chế

độ kế toán doanh nghiệp, tiến hành nghiên cứu, vận dụng và chi tiết hoá hệ thống tài khoản kế toán sử dụng phù hợp với đặc điểm sản xuất, kinh doanh, yêu cầu quản lý của từng ngành và từng đơn vị, nhưng phải phù hợp với nội dung, kết cấu và phương pháp hạch toán của các tài khoản tổng hợp tương ứng Trường hợp doanh nghiệp, công ty, Tổng công ty cần bổ sung tài khoản cấp 1, cấp 2 hoặc sửa đổi tài khoản cấp 1, cấp 2 về tên, ký hiệu, nội dung và phương pháp hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đặc thù phải được sự chấp thuận bằng văn bản của Bộ Tài chính trước khi thực hiện Các doanh nghiệp, công ty, Tổng công ty có thể mở thêm các tài khoản cấp 2 và các tài khoản cấp 3 đối với những tài khoản không có quy định tài khoản cấp 2, tài khoản cấp 3 tại danh mục

Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng cho doanh nghiệp đã quy định

Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng cho doanh nghiệp theo Thông tư số 200/2014/TT - BTC ngày 22/12/2014 của Bộ trưởng Bộ Tài chính (Phụ lục 01)

Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng cho doanh nghiệp hiện hành bao gồm 76 tài khoản cấp 1 được chia thành 9 loại (từ loại 1 đến loại 9) Một số tài khoản trong bảng còn quy định các tài khoản cấp 2 cần thiết nhằm cung cấp thông tin kế toán chi tiết nhằm đáp ứng yêu cầu quản lý kinh tế tài chính vi mô và quản trị kinh doanh Các tài khoản chi tiết do doanh nghiệp vận tải tự mở theo yêu cầu quản lý kinh tế tài chính nội bộ doanh nghiệp vận tải

Cách đánh số hiệu tài khoản: Tài khoản cấp 1 mã hoá bằng 3 chữ số: Chữ số đầu chỉ loại tài khoản, chữ số thứ 2 chỉ nhóm tài khoản trong loại, chữ số thứ 3 chỉ thứ tự tài khoản trong nhóm Xây dựng hệ thống tài khoản kế toán sử dụng chi tiết để hệ thống hoá

PTIT

19

thông tin kế toán chi tiết; việc hệ thống hoá thông tin kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp phản ánh ở các tài khoản cấp 1 nhằm cung cấp thông tin kế toán phục vụ quản lý kinh tế tài chính vĩ mô là chủ yếu, song ở đơn vị còn cần phải hệ thống hoá thông tin kế toán một cách chi tiết, cụ thể hoá các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp nhằm đáp ứng những yêu cầu quản lý kinh tế tài chính nội bộ Khả năng mở tài khoản kế toán sử dụng chi tiết là vô hạn, song mở tài khoản chi tiết đến giới hạn nào thì cần phải xem xét chi phí hạch toán bỏ ra với lợi ích thu được Nếu chi phí hạch toán lớn, mà lợi ích thu được không đủ trang trải thì không nên sử dụng tài khoản chi tiết để hệ thống hoá thông tin kế toán, mà sử dụng các phương pháp khác ngoài hạch toán như: Sử dụng các phương pháp toán, phương pháp tổ chức kinh doanh, phương pháp thống kê kinh nghiệm, phương pháp nghiệp vụ

Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng chi tiết cần xây dựng ở các doanh nghiệp vận tải tuỳ thuộc vào yêu cầu quản lý kinh tế tài chính nội bộ Các tài khoản chi tiết được mở

để hệ thống hoá thông tin chi tiết cho chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp phản ánh ở tài khoản cấp 1 nào được gọi là sổ kế toán chi tiết của tài khoản cấp 1 đó Như vậy, xây dựng hệ thống tài khoản kế toán sử dụng chi tiết là xây dựng hệ thống sổ chi tiết cần phải

mở Sổ kế toán chi tiết ở các doanh nghiệp vận tải rất nhiều và đa dạng Trong chế độ sổ

kế toán Nhà nước ban hành chỉ quy định kết cấu mẫu sổ kế toán tổng hợp theo từng hình thức kế toán sử dụng, còn kết cấu mẫu sổ kế toán chi tiết thì không quy định hết được Vì vậy, các doanh nghiệp vận tải phải tự xây dựng kết cấu mẫu sổ kế toán chi tiết để sử dụng

ở đơn vị mình phù hợp với yêu cầu quản lý kinh tế tài chính nội bộ doanh nghiệp vận tải

Các loại sổ kế toán chi tiết với các kết cấu mẫu sổ thường sử dụng ở doanh nghiệp vận tải bao gồm:

- Sổ chi tiết các tài khoản vật liệu, dụng cụ (TK 152, 153…) theo từng kho hàng, từng mặt hàng Kết cấu trang sổ tài khoản kế toán sử dụng chi tiết như sau:

THẺ CHI TIẾT HÀNG TỒN KHO

Kho số 01:

Tên hàng: Vật liệu A Mã hiệu: X35

Đơn vị tính hiện vật: kg Tháng … Năm …

Đơn vị tiền tệ: VNĐ

Chứng từ

Diễn giải

Số Ngày Số

lượng

Đơn giá

Số tiền

Số lượng

Đơn giá

Số tiền

Số lượng

Đơn giá

Số tiền Tháng 1

20

THẺ CHI TIẾT TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Bộ phận sử dụng:

Tên, mã hiệu TSCĐ: Số hiệu TSCĐ:

Nước sản xuất: Nơi sản xuất :

Năm đưa vào sử dụng:

Đình chỉ sử dụng TSCĐ ngày tháng năm

Lý do đình chỉ:

Số hiệu chứng từ Nguyên giá TSCĐ Giá trị hao mòn TSCĐ Ngày, tháng, năm Diễn giải Nguyên giá Năm Giá trị hao mòn Cộng dồn ……

Cộng

- Sổ chi tiết nợ phải thu (mở cho các tài khoản 131, 136, 138) để theo dõi chi tiết thanh toán với từng khách nợ, thời hạn thanh toán

Kết cấu mẫu sổ chi tiết các tài khoản này có dạng như sau:

PTIT

21

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 131- PHẢI THU CỦA KHÁCH HÀNG

Tháng … Năm … Tên khách hàng:

Địa chỉ: Điện thoại:

Đơn vị tính:

Chứng từ

Diễn giải Nợ phải thu Nợ đã thu Nợ còn phải thu

Số Ngày Số tiền Thời hạn Số tiền Ngày thu Số tiền Hạn trả

Cộng

- Sổ chi tiết nợ phải trả, các khoản vay (mở cho các tài khoản 331, 335, 336, 338,

341, 343, 344) theo từng chủ nợ để theo dõi chi tiết thanh toán với từng chủ nợ và thời hạn thanh toán Kết cấu mẫu trang sổ kế toán chi tiết các tài khoản này có dạng như sau:

SỔ CHI TIẾT TÀI KHOẢN 331- PHẢI TRẢ CHO NGƯỜI BÁN

Diễn giải Nợ phải trả Nợ đã trả Nợ còn phải trả

Số Ngày Số tiền Thời hạn Số tiền Ngày trả Số tiền Hạn trả

Số tiền

Theo khoản mục chi phí

Số Ngày Khoản

mục…

Khoản mục…

Khoản mục…

Khoản mục…

Khoản mục…

Cộng

- Nếu doanh nghiệp vận tải có phân cấp quản lý kinh tế tài chính cho từng bộ phận như: Phân cấp “ doanh thu” cho từng chi nhánh, bộ phận, từng địa điểm kinh doanh, phân cấp quản lý chi phí kinh doanh cho từng bộ phận Phòng kế toán của doanh nghiệp vận tải cũng phải mở sổ kế toán chi tiết phản ánh doanh thu, chi phí theo từng bộ phận đã phân công

Kết cấu mẫu sổ tài khoản chi tiết có thể minh hoạ như sau:

SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG VÀ CUNG CẤP DỊCH VỤ (TK5113)

kế toán chi tiết vừa ghi số tiền, vừa ghi số lượng hiện vật và thời gian lao động để chi tiết hoá và minh hoạ cho phần kế toán tổng hợp

Việc ghi chép kế toán và hệ thống hóa thông tin kế toán ở các tài khoản kế chi tiết không những phục vụ yêu cầu quản lý chặt chẽ tài sản của đơn vị, xác định rõ trách nhiệm vật chất của những người được phân công bảo quản, quản lý và sử dụng tài sản; phục vụ yêu cầu phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ, phục vụ yêu cầu quản trị kinh

PTIT

1.3.3.4 Tổ chức vận dụng hình thức kế toán sử dụng

Hình thức kế toán là hình thức tổ chức sổ kế toán trong đó quy định rõ số lượng, kết cấu, mối quan hệ giữa các sổ, trình tự ghi sổ được sử dụng để ghi chép hệ thống hoá thông tin kế toán Vì vậy, người ta phải tổ chức sổ kế toán, xây dựng kết cấu các mẫu sổ phù hợp với trình tự và phương pháp hệ thống hoá thông tin kế toán

Trong quá trình hình thành khoa học kế toán, người ta đã xây dựng các phương án

tổ chức sổ kế toán để ghi chép hệ thống hoá thông tin kế toán trong công tác kế toán ở doanh nghiệp vận tải Các phương án tổ chức sổ kế toán được gọi là các hình thức kế toán Theo chế độ kế toán hiện hành, các doanh nghiệp vận tải có thể lựa chọn sử dụng các hình thức kế toán sau: Nhật ký - Sổ cái; Nhật ký chung; Chứng từ ghi sổ; Nhật ký - Chứng từ; Kế toán máy

Theo mức độ phản ánh các chỉ tiêu kinh tế tài chính, sổ kế toán trong doanh nghiệp vận tải được chia làm hai loại:

+ Sổ kế toán tổng hợp: Dùng để ghi chép kế toán tổng hợp, hệ thống hoá thông tin

kế toán theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp trong báo cáo tài chính;

+ Sổ kế toán chi tiết: Dùng để ghi chép kế toán chi tiết nhằm cụ thể hoá các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp, phục vụ yêu cầu quản lý kinh tế tài chính nội bộ, minh hoạ cho phần kế toán tổng hợp; đảm bảo kiểm tra được tính thực tế và tính chính xác của thông tin kế toán Trong các hình thức kế toán khác nhau, kết cấu và nội dung phản ánh mẫu các sổ kế toán tổng hợp cũng khác nhau; nhưng nội dung, kết cấu các sổ kế toán chi tiết thì tương tự nhau Theo trình tự ghi chép kế toán, sổ kế toán được chia làm hai loại:

+ Sổ ghi theo trật tự thời gian các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở doanh nghiệp vận tải (sổ Nhật ký)

+ Sổ ghi phân loại các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh theo hệ thống các chỉ tiêu kinh tế tài chính, biểu thị tài sản và sự vận động của tài sản trong quá trình hoạt động kinh doanh; sử dụng kinh phí Sổ này còn được gọi là sổ tài khoản (Sổ cái, sổ chi tiết)

Theo hình thức tổ chức sổ, sổ kế toán được chia thành hai loại: Sổ đóng thành quyển và sổ tờ rời;

Sổ kế toán vừa là phương tiện ghi chép hệ thống hoá thông tin kế toán ở doanh nghiệp vận tải, vừa là phương tiện lưu giữ số liệu và đăng ký các chứng từ kế toán sử dụng, là căn cứ để tiến hành kiểm tra kế toán, kiểm tra hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp vận tải Vì vậy, sử dụng hình thức tổ chức sổ kế toán hoặc sử dụng máy vi tính để ghi nhận và hệ thống hoá thông tin kế toán đều bắt buộc phải thực hiện những yêu

PTIT

24

cầu của thông tin kế toán và đảm bảo kiểm tra được việc thực hiện các yêu cầu này trong công tác kế toán Mối quan hệ giữa các sổ kế toán và cách kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán có thể được minh họa khái quát qua sơ đồ 1.1:

Sơ đồ 1.1: Mối quan hệ giữa các sổ kế toán

Để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán tổng hợp, cuối tháng, cuối quý, kế toán viên lập bảng đối chiếu số phát sinh (bảng cân đối tài khoản) Nội dung kiểm tra đảm bảo quan hệ cân bằng sau:

Tổng số phát sinh bên Nợ

các tài khoản cấp 1 =

Tổng số phát sinh bên Có các tài khoản cấp 1 =

Tổng số tiền ghi theo trật tự thời gian

Để kiểm tra tính chính xác của việc ghi chép kế toán chi tiết, cuối tháng kế toán viên phải lập các bảng chi tiết số phát sinh (bảng tổng hợp chi tiết) theo từng loại tài khoản cấp 1 có mở chi tiết để đối chiếu số liệu ghi chép ở tài khoản cấp 1

Hiện nay, hình thức kế toán máy được đa số các doanh nghiệp vận tải lựa chọn Đặc trưng cơ bản của hình thức kế toán trên máy vi tính:

+ Công việc kế toán được thực hiện theo một chương trình phần mềm kế toán trên máy vi tính Phần mềm kế toán được thiết kế theo nguyên tắc của một trong bốn hình thức kế toán hoặc kết hợp các hình thức kế toán quy định trên đây

+ Phần mềm kế toán không hiển thị đầy đủ quy trình ghi sổ kế toán, nhưng phải in được đầy đủ sổ kế toán và báo cáo tài chính theo quy định Các loại sổ của hình thức kế toán trên máy vi tính được thiết kế theo hình thức kế toán nào sẽ có các loại sổ của hình thức kế toán đó nhưng không hoàn toàn giống mẫu sổ kế toán ghi bằng tay Trình tự ghi

sổ theo hình thức kế toán trên máy vi tính như sơ đồ 1.2 sau:

Ghi chú:

Ghi chép, hệ thống hoá thông tin kế toán từ chứng từ

kế toán sử dụng Kiểm tra đối chiếu số liệu

kế toán Ghi cuối tháng

Chứng từ kế toán sử dụng

Sổ ghi theo trật tự thời gian (nhật ký)

Sổ ghi phân loại theo hệ thống

(Sổ cái)

Các sổ kế toán chi tiết

Bảng tổng hợp chi tiết

PTIT

(2) Cuối tháng (hoặc bất kỳ vào thời điểm cần thiết nào), kế toán thực hiện các thao tác khoá sổ (cộng sổ) và lập báo cáo tài chính Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo chính xác, trung thực theo thông tin đã được nhập trong kỳ Người làm kế toán có thể kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ kế toán với báo cáo tài chính sau khi đã in ra giấy, thực hiện các thao tác để in báo cáo tài chính theo quy định, đóng thành quyển và thực hiện các thủ tục pháp lý quy định về sổ kế toán ghi bằng tay

1.3.4.5 Tổ chức lập các báo cáo kế toán

Thông tin kế toán là thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính ở các đơn vị nói chung và ở các doanh nghiệp vận tải nói riêng Thông tin kế toán là thông tin cần thiết và hữu ích, phục vụ cho rất nhiều đối tượng cần sử dụng thông tin kế toán theo mục đích và lợi ích riêng Các đối tượng cần sử dụng thông tin kế toán gồm:

- Những người quản lý ở doanh nghiệp vận tải như: Chủ doanh nghiệp, Hội đồng quản trị, Ban giám đốc và các bộ phận quản lý khác cần sử dụng thông tin kế toán để điều hành và quản lý hoạt động kinh tế tài chính; kiểm tra được các biện pháp quản lý đang áp dụng; phân tích, đánh giá được kết quả của hoạt động kinh tế tài chính và đề ra các quyết định kinh tế cần thiết

- Tập thể lao động trong doanh nghiệp vận tải cần nắm được thông tin kế toán để biết được hiệu quả hoạt động kinh doanh, sử dụng kinh phí, mức thu nhập và các quyền lợi khác của người lao động và tham gia giám sát hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp vận tải

- Các cơ quan quản lý kinh tế tài chính của Nhà nước cần sử dụng thông tin kế toán của các đơn vị để quản lý, kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế, tài chính ở các đơn

Báo cáo tài chính

và báo cáo kế toán quản trị

PTIT

- Các đối tượng khác ngoài doanh nghiệp vận tải có quan hệ lợi ích kinh tế như: Các nhà đầu tư, các nhà tài chính, các ngân hàng, các đại lý, các bạn hàng cũng cần thông tin

kế toán của đơn vị để có những quyết định kinh tế tài chính và có quan hệ kinh tế với đơn

vị vì lợi ích riêng của mình Mục đích sử dụng thông tin kế toán của các đối tượng cần sử dụng thông tin kế toán khác nhau, vì vậy yêu cầu của thông tin kế toán cần sử dụng cũng khác nhau:

cụ thể trong báo cáo kế toán nội bộ (báo cáo kế toán quản trị)

Các tổ chức đoàn thể và

tập thể lao động trong

doanh nghiệp vận tải

Các chỉ tiêu về kết cấu vốn, cấu thành nguồn vốn, số hiện có

và tình hình sử dụng các quỹ, tình hình biên chế và lao động, kết quả hoạt động kinh tế tài chính, mức thu nhập của người lao động trong doanh nghiệp vận tải

Các cơ quan quản lý kinh

tế tài chính của nhà nước,

cơ quan chủ quản, cơ

quan thống kê

Thông tin về toàn bộ hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp vận tải theo các chỉ tiêu kinh tế tài chính tổng hợp trong báo cáo tài chính và các báo cáo khác theo yêu cầu của các cơ quan này

PTIT

27

doanh nghiệp vận tải Hiệu quả của việc sử dụng thông tin kế toán phụ thuộc vào chất lượng thông tin được cung cấp Để đảm bảo được chất lượng thông tin kế toán cho các đối tượng sử dụng thông tin thì thông tin kế toán do các doanh nghiệp vận tải cung cấp cần phải đáp ứng được những yêu cầu cụ thể sau:

- Thông tin kế toán phải phản ánh được thực tế, khách quan tình hình tài sản hiện

có của doanh nghiệp vận tải

- Thông tin kế toán phải phản ánh đúng thực tế về hoạt động kinh tế tài chính của doanh nghiệp vận tải

- Các chỉ tiêu báo cáo trong doanh nghiệp vận tải phải đảm bảo đúng thực tế, chính xác và có thể tin cậy được

- Chỉ tiêu báo cáo phải rõ ràng, dễ hiểu tạo thuận lợi cho người sử dụng thông tin Nghiêm cấm mọi hành vi xuyên tạc, làm sai lệch thông tin kế toán, vì mọi hành vi này đều có thể dẫn đến hậu quả thiệt hại cho người sử dụng thông tin và làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp cung cấp thông tin kế toán

Báo cáo kế toán là phương tiện để cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho các đối tượng sử dụng thông tin kế toán của doanh nghiệp vận tải Báo cáo kế toán gồm nhiều loại, vì vậy cần phải phân loại các báo cáo kế toán để tổ chức lập và nộp báo cáo kế toán hoặc cung cấp thông tin kế toán kịp thời, đáp ứng những yêu cầu sử dụng thông tin kế toán Báo cáo kế toán được phân loại theo nhiều tiêu thức khác nhau:

Theo quy định trong chế độ kế toán, báo cáo kế toán được chia thành hai loại:

- Báo cáo kế toán bắt buộc là các báo cáo kế toán định kỳ bắt buộc các doanh nghiệp phải lập (gọi chung là báo cáo tài chính) và nộp theo các địa chỉ quy định nhằm cung cấp thông tin kế toán phục vụ quản lý kinh tế tài chính vĩ mô, phục vụ cho việc kiểm tra, kiểm soát hoạt động kinh tế tài chính ở các doanh nghiệp vận tải, cũng như phục vụ cho việc quản lý và phân tích hoạt động kinh tế tài chính ở doanh nghiệp vận tải

- Báo cáo kế toán không bắt buộc là các báo cáo kế toán không thuộc loại phải lập

và nộp theo các địa chỉ quy định, song các doanh nghiệp vận tải vẫn phải lập theo yêu cầu của ngành và yêu cầu quản lý kinh tế tài chính nội bộ doanh nghiệp vận tải (các báo cáo kế toán quản trị)

Những công việc cần làm để tổ chức tốt việc lập các báo cáo kế toán:

- Xây dựng các mẫu báo cáo kế toán nội bộ doanh nghiệp vận tải;

- Phân công từng bộ phận kế toán, từng kế toán viên chịu trách nhiệm lập từng loại báo cáo kế toán cụ thể Quy định rõ thời hạn lập từng loại báo cáo kế toán cụ thể

- Kiểm tra báo cáo kế toán trước khi nộp hoặc báo cáo cho người sử dụng thông tin kế toán nhằm đảm bảo chất lượng của thông tin báo cáo, cụ thể là:

+ Số liệu báo cáo phải hoàn toàn phù hợp với số liệu trong sổ kế toán;

+ Kiểm tra tính chính xác của việc ghi sổ kế toán khi lập các báo cáo kế toán định kỳ; + Đôn đốc việc thực hiện nghiêm chỉnh chế độ kiểm kê định kỳ đối với TSCĐ, vật liệu, dụng cụ, ở doanh nghiệp vận tải; kiểm kê hàng ngày đối với tiền mặt tồn quỹ;

PTIT

28

+ Tiến hành đối chiếu, xác minh thường xuyên các khoản tiền gửi ngân hàng, tiền gửi kho bạc, các khoản tiền vay, các khoản nợ phải thu, tạm ứng, nợ phải trả;

+ Kiểm tra việc sử dụng các phương pháp tính toán, việc vận dụng các nguyên tắc

kế toán trong quá trình xử lý thông tin của các bộ phận kế toán, của các nhân viên kế toán nhằm đảm bảo tính hợp lý và có thể tin cậy được của thông tin kế toán

Trong các doanh nghiệp vận tải thường có hai loại báo cáo kế toán: Báo cáo kế toán bắt buộc và báo cáo kế toán nội bộ

Báo cáo kế toán bắt buộc ở doanh nghiệp bao gồm: Bảng cân đối kế toán; Báo cáo kết quả kinh doanh; Báo cáo lưu chuyển tiền tệ; Thuyết minh báo cáo tài chính

Báo cáo kế toán nội bộ ở các doanh nghiệp vận tải được lập theo yêu cầu quản lý kinh tế, tài chính nội bộ ngành và nội bộ doanh nghiệp vận tải, bao gồm cả báo cáo kế toán định kỳ và báo cáo kế toán nhanh Báo cáo kế toán nội bộ được phân thành ba loại sau: Báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản lý của từng loại vốn, từng loại nguồn vốn; báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ; báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản trị kinh doanh ở doanh nghiệp vận tải Trong chế độ báo cáo kế toán dùng cho các doanh nghiệp không đề cập đến kết cấu và nội dung phản ánh của các báo cáo kế toán nội bộ, vì vậy các ngành, các doanh nghiệp nói chung và doanh nghiệp nói riêng phải xác định kết cấu và nội dung phản ánh các loại báo cáo cho phù hợp yêu cầu quản lý kinh tế tài chính nội bộ của doanh nghiệp vận tải

- Báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu quản lý của từng loại vốn, từng loại nguồn vốn: Mục đích của các báo cáo này nhằm cung cấp thông tin giúp những người quản lý nắm chắc và quản lý được chặt chẽ tài sản; kiểm tra được tình hình và hiệu quả sử dụng vốn kinh doanh, sử dụng các nguồn vốn kinh doanh, ngăn ngừa được những hành vi làm tổn hại đến tài sản của doanh nghiệp vận tải Các báo cáo này được xây dựng dựa vào các căn cứ sau:

+ Căn cứ vào quan hệ cân đối của từng loại vốn hoặc từng loại nguồn vốn luân chuyển trong kỳ Quan hệ cân đối này được biểu thị bằng phương trình sau:

Vốn (nguồn vốn)

hiện có đầu kỳ +

Vốn(nguồn vốn) tăng trong kỳ =

Vốn(nguồn vốn) giảm trong kỳ +

Vốn (nguồn vốn) hiện có cuối kỳ + Căn cứ vào yêu cầu thông tin chi tiết về vốn hoặc nguồn vốn tăng, giảm cụ thể trong kỳ (nhóm tài sản cố định, nhóm hàng, mặt hàng, từng chủ nợ , khách nợ ) Căn cứ để lập được các báo cáo kế toán này là các bảng tổng hợp số liệu chi tiết (Bảng chi tiết số phát sinh) của từng tài khoản cấp 1 có mở chi tiết Mẫu báo cáo có thể được minh hoạ như sau:

PTIT

Nguyên giá tài sản cố định giảm trong kỳ

Nguyên giá tài sản cố định cuối kỳ I- TSCĐHH

Quỹ giảm trong kỳ

Quỹ hiện có cuối kỳ

1 Quỹ đầu tư phát triển

2 Quỹ khen thưởng

3 Quỹ phúc lợi

Tổng cộng

- Báo cáo kế toán phục vụ yêu cầu phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ:

Để phát huy tính tự chủ và tính sáng tạo của người lao động trong doanh nghiệp vận tải và thực hiện nguyên tắc phân phối theo lao động, các doanh nghiệp vận tải có thể tiến hành phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ doanh nghiệp vận tải Tuỳ thuộc vào công việc và khả năng, trình độ quản lý của người lao động ở từng bộ phận trong doanh nghiệp vận tải để xác định các chỉ tiêu có thể phân cấp như phân cấp về doanh thu theo từng địa điểm kinh doanh, phân cấp về quản lý chi phí kinh doanh cho từng bộ phận chức năng trong doanh nghiệp vận tải Mức độ phân cấp cao nhất là phân cấp quản lý cả quá trình kinh doanh, tính lãi (lỗ) riêng theo từng bộ phận được phân cấp Khi đã phân cấp quản lý kinh tế tài chính nội bộ thì trong công tác kế toán phải tiến hành ghi chép, hệ thống hoá thông tin kế toán theo các chỉ tiêu đã được phân cấp và phải lập các báo cáo kế toán phản ánh và cung cấp thông tin về việc thực hiện các chỉ tiêu đã phân cấp cho từng

bộ phận trong doanh nghiệp vận tải Căn cứ để xây dựng báo cáo kế toán loại này:

+ Căn cứ vào các chỉ tiêu kinh tế tài chính phân cấp cho các bộ phận, doanh nghiệp vận tải trực thuộc;

+ Căn cứ vào chỉ tiêu số lượng cụ thể đã phân cấp (số kế hoạch) để giúp người sử dụng thông tin đánh giá được việc thực hiện các chỉ tiêu đã phân cấp cụ thể trong kỳ kế toán;

Căn cứ để lập các báo cáo kế toán nội bộ loại này cũng là các Bảng tổng hợp chi tiết đã mở cho các tài khoản cấp 1 phản ánh các chỉ tiêu kinh tế tài chính đã phân cấp cho các bộ phận, đơn vị trực thuộc trong doanh nghiệp vận tải Các mẫu báo cáo kế toán loại này gồm: Báo cáo kết quả kinh doanh theo từng bộ phận vận tải trực thuộc; Báo cáo kết quả kinh doanh theo từng bộ phận vận tải trực thuộc

PTIT

32

BÁO CÁO DOANH THU BÁN HÀNG

Quý năm (hoặc tháng… năm…)

Thực hiện

% thực hiện

Kế hoạch

Thực hiện

% thực hiện

Kế hoạch

Thực hiện

% thực hiện

BÁO CÁO KẾT QUẢ KINH DOANH

Quý năm Đơn vị tính:

Thực hiện

% thực hiện

Kế hoạch

Thực hiện

% thực hiện

Kế hoạch

Thực hiện

% thực hiện

1.3.3.6 Tổ chức công việc kế toán trong điều kiện ứng dụng tin học

Công nghệ thông tin ngày càng phát triển đòi hỏi các doanh nghiệp vận tải phải sử dụng máy vi tính vào việc thu nhận và hệ thống hoá thông tin kế toán ở doanh nghiệp vận tải để có thể cung cấp thông tin kế toán phục vụ cho điều hành và quản lý hoạt động kinh

tế tài chính nhanh, nhạy, kịp thời Để sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán cần giải quyết những vấn để cơ bản sau:

- Nắm chắc chức năng của máy vi tính trong công tác kế toán ở doanh nghiệp vận tải, máy vi tính chỉ là phương tiện tính toán, ghi nhận và hệ thống hoá thông tin kế toán,

có khả năng lưu trữ các thông tin, dữ liệu cần thiết với khối lượng lớn, có thể in các tài liệu, các bảng, biểu, các sổ kế toán và báo cáo kế toán theo trình tự đã được thiết kế trong chương trình kế toán trên máy vi tính;

- Tổ chức trang bị máy, trang bị kiến thức tin học cho các kế toán viên để có thể sử dụng máy tính thành thạo, vận hành được các chương trình kế toán trên máy;

- Tổ chức mã hoá các đối tượng kế toán cụ thể ở doanh nghiệp vận tải theo ngôn ngữ của máy Đối tượng cụ thể của hạch toán rất nhiều và đa dạng, vì vậy ở doanh nghiệp vận tải phải xây dựng hệ thống mã hoá các đối tượng kế toán theo những nguyên tắc nhất

PTIT

34

định, sao cho đơn giản, dễ nhớ và dễ khai thác trên máy Sử dụng chương trình kế toán trên máy hiện nay, hầu hết các doanh nghiệp vận tải sử dụng máy vi tính vào công tác kế toán đều sử dụng các chương trình kế toán trên máy do các chuyên gia lập trình xây dựng, đã được lưu hành Các chương trình kế toán trên máy hầu như đều được thiết kế dựa vào hình thức kế toán Nhật ký chung hoặc hình thức kế toán Chứng từ ghi sổ, song chưa có chương trình kế toán nào có thể sử dụng cho mọi đơn vị, nên vẫn là các chương trình cá biệt chỉ thích hợp đối với từng loại hình hoạt động kinh tế tài chính, từng lĩnh vực hoạt động kinh tế tài chính Sử dụng máy vi tính để thu nhận - hệ thống hoá thông tin

kế toán thay cho việc ghi sổ kế toán cũng là một phương án tổ chức thu nhận - hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán Hạch toán là công việc do con người tiến hành vì lợi ích của mình, việc xử lý thông tin kế toán là công việc của kế toán viên, máy vi tính chỉ

là công cụ để tính toán, ghi chép và hệ thống hoá thông tin kế toán mà thôi Để đảm bảo được yêu cầu cơ bản của thông tin kế toán và quy trình kế toán trong điều kiện sử dụng máy, có thể khái quát trình tự hệ thống hoá và cung cấp thông tin kế toán theo sơ đồ 1.3: Trình tự hệ thống hoá thông tin kế toán trong điều kiện sử dụng tin học:

PTIT

có mở chi tiết

Bảng cân đối tài khoản hoàn

chỉnh

Chứng từ gốc hoặc bảng tổng hợp chứng từ gốc

cấp 1

Hệ thống hoá thông tin theo trật tự thời gian của chúng

In nhật ký

Hệ thống hoá thông tin kế toán theo các chỉ tiêu tài chính cụ thể theo yêu cầu quản lý nội bộ đơn

nghiệp vụ kinh tế nội sinh phát sinh khi xử lý thông tin

kế toán

PTIT

36

CÂU HỎI ÔN TẬP

Câu 1 Hãy phân tích ảnh hưởng của đặc điểm hoạt động kinh doanh vận tải tới công tác

kế toán trong doanh nghiệp vận tải

Câu 2 Hoạt động kinh doanh vận tải được phân loại thế nào?

Câu 3 Hãy phân tích các nguyên tắc tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp vận tải Câu 4 Tổ chức công tác kế toán trong doanh nghiệp vận tải phải căn cứ vào đâu? Thực hiện những nhiệm vụ gì?

Câu 5 Tổ chức vận dụng chứng từ kế toán trong doanh nghiệp vận tải gồm những nội dung cụ thể gì?

Câu 6 Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán trong doanh nghiệp vận tải thực hiện thế nào?

Câu 7 Tổ chức vận dụng các hình thức kế toán trong doanh nghiệp vận tải gồm những nội dung gì?

Câu 8 Tổ chức lập các báo cáo kế toán trong doanh nghiệp vận tải thực hiện thế nào? Câu 9 Phân tích nội dung công việc tổ chức bộ máy kế toán trong doanh nghiệp vận tải

PTIT

37

CHƯƠNG 2: KẾ TOÁN CHI PHÍ VÀ GIÁ THÀNH DỊCH VỤ VẬN TẢI 2.1 Khái niệm, phân loại chi phí và giá thành dịch vụ vận tải

2.1.1 Khái niệm về chi phí và giá thành dịch vụ vận tải

Trong chuẩn mực kế toán Việt Nam số 01 (VAS 01): Chi phí là tổng giá trị các khoản làm giảm lợi ích kinh tế trong kỳ kế toán dưới hình thức các khoản tiền chi ra, các khoản khấu trừ tài sản hoặc phát sinh các khoản nợ dẫn đến làm giảm vốn chủ sở hữu, không bao gồm phân phối cho cổ đông hoặc chủ sở hữu

“Chi phí vận tải là toàn bộ các khoản chi mà doanh nghiệp vận tải phải tiêu dùng trong một kỳ kinh doanh để thực hiện quá trình kinh doanh tạo ra sản phẩm vận

tải” [1, tr 63]

Các khái niệm về chi phí cũng như chi phí vận tải trên đây chỉ khác nhau về cách diễn đạt và đều phản ánh được bản chất của chi phí dịch vụ vận tải như sau:

Chi phí dịch vụ vận tải là biểu hiện bằng giá trị của toán bộ hao phí lao động

sống, lao động vật hóa và hao phí khác phát sinh trong hoạt động kinh doanh vận tải

Quá trình kinh doanh dịch vụ vận tải luôn tồn tại hai mặt đối lập nhau nhưng có quan hệ mật thiết với nhau đó là doanh nghiệp vận tải đã bỏ ra các khoản chi phí và kết quả thu được là dịch vụ vậ tải hoàn thành Do đó, doanh nghiệp vận tải phải hạch toán được các chi phí đã chi ra và tính được phần chi phí dịch vụ vận tải nằm trong dịch vụ hoàn thành

Như vậy, giá thành dịch vụ vận tải được hiểu là khoản chi phí của dịch vụ vận

tải đã hoàn thành Giá thành dịch vụ vận tải còn là chỉ tiêu kinh tế tổng hợp phản ánh chất lượng hoạt động kinh doanh dịch vụ vận tải, kết quả sử dụng lao động, vật tư, tiền vốn, tài sản cố định… trong quá trình kinh doanh dịch vụ vận tải của doanh nghiệp vận tải

Giá thành dịch vụ vận tải cũng là cơ sở để xác định giá bán dịch vụ vận tải, đảm bảo bù đắp chi phí và có lợi nhuận

2.1.2 Phân loại chi phí, giá thành dịch vụ vận tải

2.1.2.1 Phân loại chi phí dịch vụ vận tải

Mỗi loại hình dịch vụ vận tải có đặc thù khác nhau nên chí phí dịch vụ vận tải cũng khác nhau

2.1.2.1.1 Phân loại chi phí dịch vụ vận tải đường bộ (ô tô)

Có nhiêu tiêu thức phân loại chi phí vận tải đường bộ như phân loại theo yếu tố chi phí, theo công dụng chi phí, theo quá trình tập hợp chi phí, theo mối quan hệ với doanh thu vận tải, theo nội dung chi phí

Một là, theo yếu tố chi phí, chi phí vận tải đường bộ gồm:

- Chi phí khấu hao TSCĐ

- Chi phí nhiên liệu

- Chi phí vật liệu, dụng cụ

- Chi phí tiền lương

PTIT

38

- Chi phí về các khoản trích theo tiền lương

- Chi phí dịch vụ mua ngoài

- Chi phí khác

Tác dụng của cách phân loại này là giúp doanh nghiệp vận tải ô tô có căn cứ để lập kế hoạch chi phí dịch vụ vận tải

Hai là, theo công dụng của chi phí, chi phí vận tải đường bộ gồm:

- Tiền lương lái xe, phụ xe, tiền ăn ca, phụ cấp;

- Các khoản trích theo tiền lương;

- Nhiên liệu;

- Vật liệu;

- Chi phí săm lốp

- Chi phí công cụ, đồ dùng;

- Chi phí khấu hao phương tiện vận tải

- Chi phí sửa chữa phương tiện vận tải

- Chi phí dịch vụ mua ngoài (tiền điện, nước, điện thoại, …);

- Chi phí khác (lệ phí giao thông, chi phí quản lý …)

Phân loại theo công dụng giúp cho doanh nghiệp vận tải quản lý chi phí vận tải theo từng khoản mục, phục vụ công tác kiểm tra, kiểm soát chi phí, xác định mức bội chi, lãng phí và có giải pháp khắc phục

Ba là, theo quá trình tập hợp chi phí, chi phí vận tải đường bộ được phân loại

Tác dụng của cách phân loại này là giúp doanh nghiệp vận tải phân bổ đúng các khoản chi phí chung cho đội tượng chịu chi phí, đảm bảo kế toán chi phí vật tải được hạch toán hợp lý

Bốn là, theo mối quan hệ với doanh thu vận tải, chi phí vận tải đường bộ được

phân loại như sau:

- Chi phí cố định: là những khoản chi phí không thay đổi hoặc thay đổi không đáng kể khi có sự biến đổi của doanh thu nhưng tỷ suất chi phí tính cho một 1000 đồng doanh thu thì thay đổi theo chiều nghịch, chẳng hạn như chi phí khấu hao phương tiện theo phương pháp đường thẳng

- Chi phí biến đổi: là những khoản chi phí thay đổi tỷ lệ thuận với tổng doanh thu vận tải nhưng tỷ suất phí tính cho 1000 đồng doanh thu lại không thay đổi, chẳng hạn như chi phí nhiên liệu

PTIT

- Chi phí nhiên liệu trực tiếp

- Chi phí nhân công trực tiếp

- Chi phí sản xuất chung

Cách phân loại này giúp cho doanh nghiệp vận tải ô tô xác định đúng đắn các khoản chi phí đã phát sinh theo chế độ kế toán doanh nghiệp hiện hành quy định

Sáu là, phân loại chi phí vận tải theo địa điểm phát sinh, chi phí dịch vụ vận tải

đường bộ:

- Chi phí phát sinh ở xe, đội xe

- Chi phí phát sinh ở bộ phận bảo dưỡng

- Chi phí phát sinh ở bộ phận dịch vụ hỗi trợ

- Chi phí phát sinh ở phòng ban…

Tác dụng của cách phân loại này giúp cho việc hạch toán nội bộ trong doanh nghiệp vận tải

2.1.2.1.2 Phân loại chi phí dịch vụ vận tải đường sắt (tàu hỏa, tàu điện)

Chi phí dịch vụ vận tải đường sắt được phân loại theo khoản mục chi, theo nội dung kinh tế, theo mục đích và công dụng của chi phí,…

Một là, theo khoản mục chi (KMC), chi phí dịch vụ vận tải đường sắt gồm 56

khoản mục và được chia làm hai phần:

- Phần A, chi phí sản xuất gồm 22 KMC, cụ thể như sau:

KMC 01: Công tác đón gửi tàu ở ga (lương, vật liệu, dịch vụ mua ngoài, chi khác) KMC 02, công tác dồn tàu ở ga (lương, vật liệu, dịch vụ mua ngoài, chi khác): 02a: Ga dọc đường

02b: Ga hàng hóa

02c: Ga khu đoạn, ga lập tàu

02d: Hành khách tàu Thống nhất ở tất cả các ga

KMC 03: Công tác hàng hóa (lương, vật liệu, chi khác)

KMC 04, công tác hành khách, hành lý ở ga (lương, vật liệu, dịch vụ mua ngoài, chi khác):

04a: Tàu Thống nhất

04b: Tàu địa phương

04c: Công tác giao tiếp ở ga biên giới

KMC 05, công tác tiếp thị (chi khác):

PTIT

40

05a: Hàng hóa

05b: Hành khác

KMC 06, công tác kiểm tra kỹ thuật, chỉnh bị toa xe (lương, vật liệu):

06a: Tại các trạm khám xe dọc đường tàu Thống nhất

06b: Tại các trạm khám xe dọc đường tàu địa phương

06c: Tại ga lập, giải thể tàu Thống nhất

06d: Tại ga lập, giải thể tàu địa phương

KMC 07: Công tác kiểm tra và tu bổ toa xe hàng (lương, vật liệu)

KMC 08, công tác làm dầu, bơm mỡ, khám và sửa chữa bộ phận hãm (lương và vật liệu):

08a: Toa xe hàng

08b: Toa xe khách tàu Thống nhất

08c: Toa xe khách tàu địa phương

KMC 09, công tác cấp nước lên toa xe khách (lương, vật liệu, dịch vụ mua ngoài): 09a: Toa xe khách tàu Thống nhất

09b: Toa xe khách tàu địa phương

KMC 10, công tác chạy máy phát điện lên tàu (lương, nhiên liệu, vật liệu, chi khác):

10a: Tàu hàng

10b: Tàu Thống nhất

10c: Tàu địa phương

KMC11, công tác phục vụ chạy tàu hàng, tàu khách (lương, vật liệu, dụ vụ mua ngoài, chi khác):

11a: Tàu hàng (11a1: tàu khu đoạn, cắt móc, 11a2: tàu hàng Bắc – Nam)

11b: Tàu khách (11b1: tàu khách Thống nhất, 11b2: tàu khách địa phương, 11b3: tàu liên vận quốc tế)

KMC 12: Công tác phục vụ ăn uống trên tàu (lương, vật liệu, chi khác)

KMC 13: Công tác cứu viện (lương, chi khác)

KMC 14, sửa chữa nhỏ thường xuyên (lương, vật liệu, dịch vụ mua ngoài):

14a: Xe hàng

14b: Xe khách tàu Thống nhất

14c: Xe khách tàu địa phương

KMC 15: Công tác chỉnh bị, kiểm tra giữa kỳ, cấp nhiên liệu, cấp nước lên tàu (lương, vật liệu, dịch vụ mua ngoài, chi khác)

KMC 16, công tác lái máy (lương, vật liệu, chi khác):

16a: Tàu hàng

PTIT