Theo xu hướng chung của thế giới các thư viện điện tử ngày càng phổ biến không nằm ngoài xu hướng Trường Đại học Văn hóa Hà Nội cùng cần có một số thư viện số để đáp ứng nhu cầu của cán
Trang 1Danh sách Nhóm 6
1 Nguyễn Văn Đạo
2 Nguyễn Thị Hà
3 Nguyễn Văn Điệp
4 Hoàng Văn Hai
5 Nguyễn Việt Tú
6 Nguyễn Ngọc Nam
DỰ ÁN SỐ HÓA LUẬN VĂN LUẬN ÁN TẠI TRƯỜNG ĐẠI HỌC VĂN HÓA HÀ NỘI
Trang 2Tóm tắt tổng quan
1 Cơ quan thực hiện dự án: Thông tin 1
2 Chức năng
Thực việc công việc số hóa,thay đổi phương thức tiệp cận thông tin của người dùng tin
3 Nhiệm vụ
Số hóa luận văn luận án khóa luận tại trường ĐHVHHN từ 2008-nay
4 Vấn đề cần giải quyết (vì sao phải số hóa?)
Qua quá trình khảo sát thực tế cho thấy rằng phần lớn LV LA KHTN tại trường ĐHVHHN còn ở dạng TL truyền thống, gây khó khăn cho
GV-SV trong quá trình tiếp cận Vì vậy cần phải số hóa chúng
5 Mục đích
Xây dựng CSDL dưới dạng số nhằm phục vụ cho TVS trường ĐHVHHN
6 Mục tiêu
- Xây dựng bộ sưu tập Luận văn luận án khóa luận tốt nghiệp tại trường ĐHVHHN từ 2008-nay ( khoảng 4000 tài liệu )
- Số hóa Bộ sư tập
7 Kết quả
- Đưa LV LA KLTN về dạng chuẩn của TVS
8 Hoạt động
-Thu thập luận văn, luận án, khóa luận tốt nghiệp
- Xây dựng cơ sở vật chất, nguồn nhân lực
- Thực hiện số hóa tài liệu( khoảng 4000 tài liệu)
9 Địa điểm
- Trường Đại học Văn Hóa Hà Nội
10 Khó khăn thách thức
- Thiếu Tài liệu và gặp khó khăn khi thu thập tài liệu
Trang 3- Hệ thống máy tính lỗi thời chưa đáp ứng được công việc
11 Yêu cầu tài trợ
- Kinh phí xây dựng và duy trì cơ sở vật chất, nguồn nhân lực
Bối cảnh:
Thế giới: Khi mà hiện tượng bùng nổ thông tin đang diễn ra mạnh mẽ, thế giới đang bước vào nền kinh tế tri thức đòi hỏi các ngành nghề phải ứng dụng công nghệ thông tin, tự động hóa Không nằm ngoài xu hướng đó ngành thư viện thông tin cũng có những bước chuyển biến tự động hóa hoạt động thư viện, thư viện số đã trở thành xu hướng chung của ngành thư viện Trong nước: Trong những năm gần đây, cách tìm kiếm thu thập thông tin
đã thay đổi Người dùng tin không cần phải ra khỏi nhà mà có thể tiếp cận thông tin có sẵn trực tuyến thông qua cổng số, CSDL Theo xu hướng chung của thế giới các thư viện điện tử ngày càng phổ biến không nằm ngoài xu hướng Trường Đại học Văn hóa Hà Nội cùng cần có một số thư viện số để đáp ứng nhu cầu của cán bộ giảng viên và sinh viên
3 Mô tả dự án
Mục đích của dự án: Xây dựng CSDL dưới dạng số nhằm phục vụ
cho TVS trường ĐHVHHN
Mục tiêu của dự án :
- Xây dựng bộ sưu tập Luận văn luận án khóa luận tốt nghiệp tại trường ĐHVHHN từ 2008-nay ( khoảng 4000 tài liệu ): Tiến hành thu thập tài liệu theo những tiêu chí nhất định Sau đó phân loại và sắp xếp chúng
- Số hóa Bộ sưu tập : Áp dụng các công nghệ để số hóa tài liệu về dạng phù hợp phục vụ công tác xây dựng Thư viện Số
Kết quả đạt được :
Chuyển đổi thành công khoảng 4000 tài liệu ( Luận văn Luận án Khóa luận tốt nghiệp ) về dạng số nhằm phục vụ công tác xây dựng Thư viện số
Những hoạt động của dự án :
Trang 4Thu thập nguồn tài liệu để xây dựng bộ sưu tập Luận Văn Luận Án -Khóa luận tốt nghiệp
- Phân loại và sắp xếp
- Tiến hành số hóa
Tính sáng tạo của dự án :
- Phục vụ trực tiếp cho nhu cầu của Giảng viên - cán bộ nghiên cứu - Sinh viên trường Đại học Văn hóa Hà Nội
- Giúp Giảng viên - Cán bộ nghiên cứu - Sinh viên dễ dàng tiếp cận nguồn tài liệu
- Huy động được tối đa nguồn lực trong trường, đặc biệt là các sinh viên năm
4 Khoa TV_TT được đào tạo một cách bài bản, chuyên nghiệp
- Phương thức thực hiện : ứng dụng được nhiều công nghệ mới và tiên tiến
Kết quả mong đợi và tác động dự án:
- Khoảng 300 Giảng viên và gần 8000 sinh viên ( hệ chính quy và hệ vừa học vừa làm ) được hưởng lợi trực tiếp từ dự án : Tiếp cận dễ dàng tới nguồn tài liệu
đã được số hóa
- Thay đổi nhận thức trong cách tìm và sử dụng thông tin
- Phục vụ hiệu quả cho phương thức đào tạo tín chỉ tại trường Đại Học Văn hóa Hà Nội
Khả năng tài chính :
Nguồn tài chính ổn định để xây dựng và phát triển thư viện số, được cung cấp bởi Trường Đại học Văn hóa Hà Nội
Khó khăn thách thức :
- Tài liệu thiếu và chưa đồng bộ
- Hệ thống máy tính lỗi thời chưa đáp ứng được nhu cầu
Trang 5Kế hoạch thực hiện dự án
Để thực hiện dự án cần trải qua hai bước :
Bước 1 : Xây dựng Cơ sở vật chất, nguồn nhân lực
Bước 2 : Thực hiện công việc thu thập và xử lý Luận Văn Luận Án -Khóa luận tốt nghiệp
Bước 1 : Xây dựng Cơ sở vật chất, nguồn nhân lực
Để phục vụ cho công tác số hóa tài liệu phục vụ xây dựng Thư Viện Số :
1 Về Cơ sở vật chất :
- Hệ thống máy chủ lớn thực hiện việc quản trị và các dịch vụ khác nhau: Máy chủ Web, Máy chủ FPT, Mail, các Máy chủ lưu, bảo trì dữ liệu; Máy chủ Firewall, Máy chủ cho các ứng dụng khác :
Số lượng : 1 máy
- Hệ thống máy trạm : Phục vụ cho công tác xử lý, cập nhật và khai thác thông tin
Số lượng : 5 máy
- Hệ thống Sao chụp : thiết bị BookScan APT 1200 và phần mềm BookScanEditor
Số lượng : 1 máy
- Máy in : In ấn các báo cáo và văn bản, có khả năng in màu
Số lượng : 1 máy
- Hệ thống mạng Internet tốc độ cao phục vụ cho việc cập nhật và quản trị
Cơ sở Dữ liệu
- Phần mềm : Gồm Hệ điều hành cho 1 máy chủ và 5 máy trạm Hệ thống phần mềm để phục vụ công tác số hóa và lưu trữ tài liệu
- Khu vực xử lý Tài liệu : Sử dụng một phòng tại Tầng 3 Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Văn hóa Hà Nội, với diện tích là 50m2 Phòng được trang bị đầy đủ hệ thống bao gồm :
+ Hệ thống chiếu sáng ( 8 bóng đèn huỳnh quang )
+ Hệ thống làm mát ( gồm 2 điều hòa và 2 quạt trần )
Trang 6+ Hệ thống bàn ghế ( gồm 8 bộ bàn ghế )
+ Hệ thống giá xếp đĩa CD-ROM (2 giá) và tủ đựng tài liệu ( 3 tủ )
2 Nguồn nhân lực
- 1 quản trị viên
- 5 cán bộ thư viện hoặc sinh viên chuyên ngành thư viện ( năm thứ 4 ) Bước 2:
2.1 Thu thập Luận Văn - Luận Án - Khóa luận tốt nghiệp tại trường Đại học Văn Hóa Hà Nội từ 2008 đến nay
2.1.1 Chúng ta không thể số hoá tất cả hệ thống Luận văn - Luận Án - Khóa luận Tốt nghiệp, do đó trước khi thực hiện số hóa nguồn tài liệu, chúng ta phải đưa ra các tiêu chí để làm căn cứ lựa chọn những tài liệu nào cần thiết đưa vào
bộ sưu tập Có những tiêu chí mà chúng ta phải quan tâm như sau:
- Tiêu chí tình trạng bản quyền của tài liệu:
Vấn đề bản quyền thực sự đang là rào cản làm nhụt chí những người có tâm huyết với công việc số hoá tài liệu thư viện Sở dĩ như vậy là vì chúng ta chưa thực sự nắm vững những quy định cụ thể của Luật bản quyền (Luật sở hữu trí tuệ) Các cơ quan chức năng nhà nước cũng chưa có những văn bản dưới luật để hướng dẫn thi hành
Theo Luật sở hữu trí tuệ của Việt nam ban hành năm 2005 thì tại điều 25 khoản (a) và (đ) có quy định: Những trường hợp sử dụng tác phẩm đã công bố không phải xin phép, không phải trả tiền nhuận bút, thù lao:cụ thể như sau: a) Tự sao chép một bản nhằm mục đích nghiên cứu khoa học, giảng dạy cá nhân;
đ) Sao chép tác phẩm để lưu trữ trong thư viện với mục đích nghiên cứu;
- Theo tiêu chí nhóm người dùng mà thư viện xác định mức độ ưu tiên phục vụ:
+ Cán bộ lãnh đạo trường Đại học Văn hóa Hà Nội
+ Giảng viên, cán bộ nghiên cứu trường Đại học Văn hóa Hà Nội
+ Cán bộ kỹ thuật
Trang 7+ Sinh viên trường Đại học Văn hóa Hà Nội
+ Các đối tượng khác
- Theo tiêu chí nội dung tài liệu: Trên cơ sở xác định nhóm người dùng mục tiêu mà thư viện lựa chọn các chủ đề tài liệu theo nội dung tài liệu phục vụ; tài liệu phục vụ phát triển giáo trình, bài giảng; tài liệu có tần suất sử dụng cao
- Theo tiêu chí điều kiện bảo quản hiện tại: Tùy tình hình cụ thể của từng thư viện trong tình trạng điều kiện bảo quản kêt hợp với nội dung tài liệu mà quyết định lựa chọn tài liệu đưa vào Ví dụ: ưu tiên cho các tài liệu in trên giấy ròn, dễ rách, có hóa chất bảo quản
- Theo tiêu chí các loại tài liệu đặc biệt: Tài liệu độc bản, tài liệu quý hiếm, thời gian xuất bản (Luận án tiến sỹ, tài liệu cổ, tài liệu cẩm nang chuyên ngành)
…
2.2.2 Phương thức thu thập tài liệu
Luận văn - Luận Án - Khóa luận Tốt nghiệp tại trường Đại học Văn hóa Hà Nội chủ yếu được lưu trữ và bảo quản dưới hai hình thức chính, đó là :
- Dưới dạng bản in : Với dạng tài liệu này chúng ta cần đến trực tiếp Trung tâm Thông tin Thư viện của trường để nhận Việc tiếp nhận tài liệu đã có sự cho phép của Trường Đại Học Văn hóa Hà Nội
- Dưới dạng CD-ROM : Các Luận văn - Luận án - Khóa luận Tốt nghiệp được lưu trữ trên các đĩa CD-ROM Với dạng tài liệu này chúng ta cần đến trực tiếp
“Trung tâm Thông tin Thư viện trường Đại học Văn hóa Hà Nội” và các Khoa chủ quản
2.2.3 Phân loại và Sắp xếp Tài liệu
Sau khi tiếp nhận hệ thống Tài liệu từ Trường Đại học Văn hóa Hà Nội thì tiến hành phân loại và sắp xếp
Các bước tiến hành phân loại :
1 Phân loại loại hình tài liệu : Phân loại thành hai dạng chính là : Dạng bản in
và Dạng CD-ROM Việc phân loại này nhằm phục vụ cho việc xử lý sau này
Trang 82 Phân loại hệ thống tài liệu thành 3 chủ đề : Luận văn - Luận Án - Khóa luận Tốt nghiệp
3 Tại mỗi chủ đề, phân loại hệ thống tài liệu theo các Khoa
4 Trong hệ thống tài liệu ở mỗi Khoa, chúng ta phân loại theo Năm
2.2.4 Tiến hành Số hóa Tài liệu
Vì nguồn tài liệu đầu vào được chia làm 2 dạng nên chúng ta có 2 phương thức số hóa tương ứng với mỗi dạng
1 Tiến hành số hóa với dạng tài liệu bản in :
Đây là những tài liệu không có bản mềm mà chỉ được in và đóng thành quyển Do vậy ta sử dụng hệ thống sao chụp để chuyển tài liệu về dạng số
Với công nghệ hiện nay chỉ mất vài giờ đồng hồ là cho ra một sản phẩm tài liệu số đảm bảo chất lượng tốt, sắc nét, hình ảnh đẹp, giống 100% bản gốc và đặc biệt còn cho phép tự động tạo các siêu dữ liệu mô tả và siêu dữ liệu cấu trúc của tài liệu ở định dạng XML Hiện nay ở Việt nam đã có các thiết bị số hóa tài liệu của công nghệ KIRTAS APT 1200, công nghệ này cùng với thiết bị BookScan APT 1200 có thể giúp các thư viện có thể số hóa nguồn tài liệu với số lượng lớn, giá cả hợp lý và đảm bảo chất lượng, thiết bị nhận dạng quang học OCR Đặc biệt là công nghệ KIRTAS APT 1200 có một phần mềm biên tập BookScan Editor cho phép tự động biên tập, tạo siêu dữ liệu theo yêu cầu; BookScan APT 1200 không làm hư hỏng tài liệu gốc do không phải tháo gáy tài liệu đối với tài liệu có độ dày trang khi thực hiện Scan
2 Tiến hành số hóa với các tài liệu ở dạng CD-ROM
Luận văn - Luận án - Khóa luận Tốt nghiệp được lưu lại ở dạng mềm, với định dạng “.doc” hoặc “.docx” hoặc “.pdf” Sau đó được cơ quan chủ quản tiến hành lưu trữ trên CD-ROM
Bước 1 Định dạng dữ liệu fulltext
1.1 Copy và kiểm tra file DL gốc
a) Kiểm tra file dữ liệu gốc:
b1- Yêu cầu file gốc: đầy đủ, không lỗi
Trang 9- Đầy đủ: Trang bìa; Mục lục; Các chương, phần nối tiếp liền
mạch; Phụ lục (nếu có); Tóm tắt (nếu có)
- Không lỗi: Chữ nghĩa và hình ảnh rõ ràng
b2- Nếu file gốc thiếu hoặc lỗi (không sửa được) => loại
b3- Chú ý: Ghi lại danh mục ký hiệu tất cả các đĩa lỗi + kiểu lỗi (để theo dõi và thống kê)
b) Copy dữ liệu từ đĩa CD hoặc đĩa mềm vào ổ cứng phục vụ cho quá trình convert
c) Scan virus dữ liệu đã copy
d) Dữ liệu mỗi đĩa được lưu vào 1 thư mục với tên thư mục = BarcodeID của
LV đó
(BarcodeID là số barcode dán trên đĩa ≡ số barcode của bản in = 12 ký tự, nếu trên đĩa chưa có barcode phải tra cứu trong OPAC để lấy barcodeID của bản
in LV đó)
e) Chuẩn Font sử dụng: giữ nguyên font bản gốc
Bước 1.2 Convert về định dạng PDF (với Adobe Acrobat Professional 6.0)
a) Yêu cầu về chất lượng file fulltext Luận văn cho biên mục Dspace tại TV TQB:
- Chuẩn file: file.PDF
- Số lượng file: Một LV có thể gồm 2 file: 1 file chính văn + 1 tóm tắt (nếu có)
o File chính văn:
File chính văn hoàn chỉnh gồm có: Trang bìa; Mục lục; Các
chương, phần nối tiếp liền mạch; Phụ lục (nếu có);
Tên file: BarcodeID.PDF
o File Tóm tắt (nếu có): Tên file BarcodeID-TT.PDF
- File chính văn có đánh bookmark theo các chương – phần lớn
- Nội dung file phải liền mạch và không bị lỗi font chữ
Trang 10- Không thiếu và không thừa trang (kể cả trang trắng)
b) Quy trình convert:
b1- Mở 1 file DL gốc (thông thường là Word, Excel) bằng trình duyệt tương thích (Word, Excel)
b2- Kiểm tra file DL gốc theo các yêu cầu mục 1.1.c
b3- Chọn in file (File\Print hoặc Ctrl + P) với máy in Adobe PDF
b4- Chọn thư mục và tên file lưu:
- Chọn Thư mục là thư mục chứa file DL gốc (= tên barcode ID
của bản in);
- Tên file: mặc định tên file DL gốc (khác phần mở rộng = PDF)
Máy sẽ tự động chuyển file.doc (file.xls,…) sang file.PDF
Kết thúc quá trình convert tự động 1 file, file đó sẽ được tự động open bằng trình duyệt Adobe Acrobat Professional
b5- Nếu 1 LV có nhiều file riêng lẻ: Lặp lại các bước từ b1÷b4 để convert từng file thành phần
b6- Nối các file PDF (nếu cần): Trong trường hợp nội dung chính văn được chia thành nhiều file riêng lẻ cần nối các file đó lại (theo đúng thứ tự)
để tạo thành 1 file chính văn hoàn chỉnh:
Vd: 1 Luận văn có 3 chương, 1 trang bìa và 1 phụ lục được lưu thành 5 file Sau khi convert toàn bộ sang PDF, ta có 5 file tương ứng Nối 5 file này thành 1 file chính văn đầy đủ
- Mở file PDF định dùng làm file chính văn đầy đủ (nên chọn file đầu tiên hoặc file lớn nhất)
- Hiển thị dạng Page view bằng cách chọn tab Pages tại menu bên trái
- Sử dụng tính năng Insert của Adobe Acrobat để nối các file lại với
nhau: Options\Insert Pages…
- Chọn file cần Insert
- Chọn vị trí cần Insert
Stt Vị trí muốn chèn Location Page
Trang 11Chèn vào vị trí đầu tiên của file
(chèn vào trước trang thứ nhất hiện thời)
Before First
2
Chèn vào vị trí cuối cùng của file
(chèn vào sau trang cuối cùng hiện thời)
After Last
Chèn vào vị trí bất kỳ trong file Vd: chèn
vào vị trí trang số 11/40 trang => 2 cách:a
- Chèn vào sau trang số 10: After Page = 10
3
- Chèn vào trước trang số 11: Before Page = 11
b7- Xóa bỏ các trang thừa:
- Lựa chọn trang (pages) cần xóa
- Sử dụng tính năng Delete của Adobe Acrobat để xóa bỏ các trang thừa: Options\Dalete Pages…
b8- Một số thao tác khác (trong Option)
- Options\Extract Pages… trích xuất (một số) trang PDF
- Options\Replace Pages… thay thế (một số) trang PDF
- Options\Crop Pages… cắt xén (một số) trang PDF
- Options\Rotate Pages… quay/ đổi hướng (một số) trang PDF
b9- Đổi tên file (nếu cần):
Đổi tên file chính văn về dạng BarcodeID.PDF (vd:
000000123456.PDF) và file phụ lục BarcodeID-TT.PDF bằng cách:
- Nếu file cần đổi tên đang mở: Sử dụng tính năng Save as (File\Save as) tên file mới.PDF
- Nếu file cần đổi tên đang đóng: Sử dụng tính năng Rename (Chọn
Trang 12file cần đổi tên, kích chuột phải vào tên file đó, chọn Rename)
tên file mới.PDF
b10- Kiểm tra file.PDF theo các yêu cầu mục 1.2.a
Bước 3 Tạo Bookmark trong file PDF
c) Yêu cầu: chỉ tạo bookmark 1cấp (theo các mục lớn: Chương – Phần) d) Thao tác:
b1- Mở file PDF bằng trình duyệt Adobe Acrobat Professional
b2- Bật (sáng) tính năng Select Text trên thanh công cụ
b3- Bôi đen dòng text cần tạo bookmark
b4- Click chuột phải (vào vùng bôi đen) và chọn add bookmark
Bookmark được tạo thành chính là nội dung dòng text đã lựa chọn:
b5- Chỉnh sửa nội dung Bookmark (nếu cần) và Enter OK
b6- Thao tác tương tự (từ b3÷b5) để tạo các bookmark khác theo thứ tự văn bản
b7- Khi cần chèn 1 bookmark vào giữa 2 bookmark đã được tạo sẵn: ta chọn bookmark đứng trước bookmark cần chèn (bookmark được chọn sẽ
có màu xanh), rồi thao các bước từ b3÷b5 để tạo bookmark cần chèn
vd: cần chèn bookmark Chương 2 vào giữa Chương 1 và Chương 3:
- Chọn bookmark Chương 1 (đánh dấu – màu xanh)
- Thao tác các bước từ b3÷b5 để tạo bookmark Chương 2
Hoạt động Kết quả dự kiến Thời gian(tháng) Ghi chú