Một số biện pháp nhằm nâng cao hiệu quả công tác văn thư trong trường học

Mục đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những khó khăn vướng nêu trên, mặt khác còn giúp cho tất cả nhân viên văn phòng nhận thức sâu sắc tầm quan trọng của công tác văn thư lưu trữ trong hoạt động của nhà trường.

­ T  ch c gi i quy t công văn đi.ổ ứ ả ế

­ Công tác b o qu n t t h  s  và l u tr  văn b n trong trả ả ố ồ ơ ư ữ ả ường h c.ọ

­ Qu n lý h  s  h c sinh, s  đăng b , h  s  chuy n đi ­ đ n. ả ồ ơ ọ ổ ộ ồ ơ ể ế

­ H  s  cán b , công ch c ­ viên ch c.ồ ơ ộ ứ ứ

­ Qu n lý s  d ng con d u.ả ử ụ ấ

III. K T QU  Đ T ĐẾ Ả Ạ ƯỢC

IV. K T LU N, KHUY N NGHẾ Ậ Ế Ị

V. TÀI LI U THAM KH OỆ Ả

I. Đ T V N Đ :Ặ Ấ Ề

1. T m quan tr ng c a v n đ  đầ ọ ủ ấ ề ược nghiên c u:ứ

Trong công cu c đ i m i c a đ t nộ ổ ớ ủ ấ ước, các ngành, các lĩnh v c ho tự ạ  

đ ng có nh ng đóng góp nh t đ nh và luôn có s  c i ti n đ  vộ ữ ấ ị ự ả ế ể ươ ớ ựn t i s  hoàn thi n. Hoà vào xu th  đó nh ng năm g n đây nghi p v  công tác Văn th  cóệ ế ữ ầ ệ ụ ư  

nh ng bữ ước phát tri n phong phú và đa d ng đáp  ng yêu c u c a n n c iể ạ ứ ầ ủ ề ả  cách hành chính. 

Công tác Văn th  là ho t đ ng b o đ m thông tin b ng văn b n ph c vư ạ ộ ả ả ằ ả ụ ụ cho lãnh đ o, ch  đ o, ki m tra qu n lí đi u hành công vi c c a các c  quanạ ỉ ạ ể ả ề ệ ủ ơ  

Đ ng, các c  quan Nhà nả ơ ước, các t  ch c kinh t , t  ch c chính tr  xã h i,…ổ ứ ế ổ ứ ị ộ

đ m b o cung c p k p th i, chính xác. Đ ng th i, công tác Văn th  đả ả ấ ị ờ ồ ờ ư ược xác 

đ nh là m t m t ho t đ ng c a b  máy qu n lý nói chung và chi m m t ph nị ộ ặ ạ ộ ủ ộ ả ế ộ ầ  

l n n i dung ho t đ ng c a văn phòng,  nh hớ ộ ạ ộ ủ ả ưởng tr c ti p t i ho t đ ngự ế ớ ạ ộ  

qu n lý c a m t c  quan, là m t m t xích quan tr ng trong gu ng máy ho tả ủ ộ ơ ộ ắ ọ ồ ạ  

đ ng lãnh đ o, ch  đ o, qu n lý đi u hành. Hi u qu  ho t đ ng qu n lý c aộ ạ ỉ ạ ả ề ệ ả ạ ộ ả ủ  

c  quan, t  ch c cao hay th p ph  thu c vào m t ph n c a công tác này cóơ ổ ứ ấ ụ ộ ộ ầ ủ  

được làm t t hay không? ố

2. Nh ng th c tr ng liên quan đ n v n đ : ữ ự ạ ế ấ ề

Vì đây là m t công tác v a mang tính nghi p v , k  thu t và liên quanộ ừ ệ ụ ỹ ậ  nhi u cán b , công ch c, viên ch c. Làm t t công tác Văn th  s  góp ph nề ộ ứ ứ ố ư ẽ ầ  

gi i quy t công vi c c  quan, đ n v  đả ế ệ ơ ơ ị ược nhanh chóng, chính xác, năng xu t,ấ  

ch t lấ ượng, đúng ch  đ , gi  bí m t c a Đ ng và Nhà nế ộ ữ ậ ủ ả ước, h n ch  đạ ế ượ  c

b nh quan liêu gi y t  và vi c l i d ng văn b n Nhà nệ ấ ờ ệ ợ ụ ả ước đ  làm nh ngể ữ  

vi c trái pháp lu t góp ph n l n vào vi c thúc đ y s  phát tri n kinh t  vàệ ậ ầ ớ ệ ẩ ự ể ế  

b o v  đ t nả ệ ấ ướ ủc c a m i Qu c gia. ỗ ố

N m b t đắ ắ ượ ầc t m quan tr ng đó, Đ ng và Nhà nọ ả ước ta nhi u năm quaề  

đã không ng ng c i cách n n Hành chính qu c gia trong đó có công tác Vănừ ả ề ố  

th  đư ượ ậc t p trung đ i m i và sáng t o h n. Vì v y, đ  làm t t công tác Vănổ ớ ạ ơ ậ ể ố  

th  đòi h i ph i n m v ng ki n th c lý lu n và phư ỏ ả ắ ữ ế ứ ậ ương pháp ti n hành cácế  chuyên môn nghi p v  nh  so n th o văn b n, qu n lý văn b n, l p h  sệ ụ ư ạ ả ả ả ả ậ ồ ơ 

hi n hành. Hi n nay có nhi u c  quan, đ n v  s  d ng phệ ệ ề ơ ơ ị ử ụ ương ti n này trongệ  

ho t đ ng qu n lý và đi u hành c a đ n v  mình. Công tác l u tr  ra đ i là doạ ộ ả ề ủ ơ ị ư ữ ờ  đòi h i khách quan đ i v i vi c b o qu n và t  ch c s  d ng tài li u. Nhàỏ ố ớ ệ ả ả ổ ứ ử ụ ệ  

nước ta luôn coi công tác này là m t ngành ho t đ ng trong công tác qu n lýộ ạ ộ ả  nhà nước đ ng th i là m t m t xích không th  thi u đồ ờ ộ ắ ể ế ược trong b  máy qu nộ ả  

lý c a mình. Ngày nay, nh ng yêu c u m i c a công tác qu n lý nhà nủ ữ ầ ớ ủ ả ướ  c,

qu n lý xã h i, công tác l u tr  c n đả ộ ư ữ ầ ược xem xét t  nh ng yêu c u b o đ mừ ữ ầ ả ả  

thông tin cho ho t đ ng qu n lý, b i thông tin trong tài li u l u tr  là lo iạ ộ ả ở ệ ư ữ ạ  thông tin có tính d  báo cao, ự

Đ n nay đế ượ ực s  ch  đ o sâu sát c a Phòng GD&ĐT qu n Long Biên,ỉ ạ ủ ậ  

s  quan tâm c a Ban Giám hi u nhà trự ủ ệ ường và s  tìm tòi h c h i, sáng t oự ọ ỏ ạ  

c a b n thân trong th i gian th c hi n nhi m v  đủ ả ờ ự ệ ệ ụ ược phân công, công tác văn th  l u tr  c a nhà trư ư ữ ủ ường đã có nhi u ti n b  đáng k  ề ế ộ ể

     3. Lý do ch n đ  tài:ọ ề

Qua nhi u năm th c hi n nhi m v  công tác văn th  l u tr  trong nhàề ự ệ ệ ụ ư ư ữ  

trường, tôi nh n th y công tác văn th  là công tác nh m đ m b o thông tinậ ấ ư ằ ả ả  văn b n, ph c v  ho t đ ng qu n lý, đi u hành c a c  quan, t  ch c. N iả ụ ụ ạ ộ ả ề ủ ơ ổ ứ ộ  dung công tác này bao g m các vi c v  so n th o, ban hành văn b n; qu n lýồ ệ ề ạ ả ả ả  văn b n và các tài li u khác hình thành trong quá trình ho t đ ng c a c  quan;ả ệ ạ ộ ủ ơ  

l p h  s  hi n hành, giao n p h  s  vào l u tr ; và qu n lý, s  d ng con d uậ ồ ơ ệ ộ ồ ơ ư ữ ả ử ụ ấ  trong văn th  ư

Công tác l u tr  là m t trong nh ng nhi m v  c  b n c a c  quan, tư ữ ộ ữ ệ ụ ơ ả ủ ơ ổ 

ch c nh m l a ch n, l u gi , t  ch c m t cách khoa h c các h  s , tài li uứ ằ ự ọ ư ữ ổ ứ ộ ọ ồ ơ ệ  

đ  ph c v  yêu c u khai thác, s  d ng c a c  quan và xã h i. N i dung côngể ụ ụ ầ ử ụ ủ ơ ộ ộ  tác l u tr  bao g m các vi c v  thu th p, b o qu n và t  ch c s  d ng tàiư ữ ồ ệ ề ậ ả ả ổ ứ ử ụ  

li u hình thành trong quá trình ho t đ ng c a c  quan, đ n v  ệ ạ ộ ủ ơ ơ ị

Gi a công tác văn th  và l u tr  không có s  tách bi t mà có m i quanữ ư ư ữ ự ệ ố  

h  ch t ch , thúc đ y v i nhau. M i quan h  này th  hi n qua s  liên t cệ ặ ẽ ẩ ớ ố ệ ể ệ ự ụ  trong quá trình t  so n th o, ban hành, qu n lý văn b n đ n l u tr  hi n hànhừ ạ ả ả ả ế ư ữ ệ  

và đ a vào l u tr  l ch s  Khi so n th o văn b n, vi c tìm hi u các thông tin,ư ư ữ ị ử ạ ả ả ệ ể  các tài li u đã x  lý trệ ử ước đó là r t quan tr ng đ  hình thành nên văn b n. Cácấ ọ ể ả  tài li u đệ ượ ưc l u tr  t t s  là ngu n cung c p nh ng thông tin có giá tr  phápữ ố ẽ ồ ấ ữ ị  

lý, chính xác và k p th i nh t cho ngị ờ ấ ười so n th o văn b n. ạ ả ả

Trên th c t  công vi c c a m t c  quan đự ế ệ ủ ộ ơ ược ti n hành nhanh hayế  

ch m, thi t th c hay quan liêu là do công văn, gi y t  có làm t t hay không,ậ ế ự ấ ờ ố  

do vi c gi  gìn h  s , tài li u có đệ ữ ồ ơ ệ ược c n th n hay không. Nh  v y, th cẩ ậ ư ậ ự  

hi n t t công tác l u tr  s  góp ph n thúc đ y th c hi n t t công tác văn th ệ ố ư ữ ẽ ầ ẩ ự ệ ố ư  

Ngượ ạc l i, th c hi n t t công tác văn th  cũng s  góp ph n th c hi n t tự ệ ố ư ẽ ầ ự ệ ố  công tác l u tr  C  th  là vi c qu n lý văn b n và l p h  s  hi n hành cóư ữ ụ ể ệ ả ả ậ ồ ơ ệ  

nh h ng quan tr ng đ n vi c th c hi n t t công tác l u tr  Có th  xem

công tác l p h  s  nh  là c u n i gi a công tác văn th  v i công tác l u tr ậ ồ ơ ư ầ ố ữ ư ớ ư ữ  

N u h  s  đế ồ ơ ượ ậc l p khoa h c s  ti t ki m th i gian, công s c và t o đi uọ ẽ ế ệ ờ ứ ạ ề  

ki n thu n l i đ  công tác l u tr  phát tri n, t  đó t ng bệ ậ ợ ể ư ữ ể ừ ừ ước phát huy giá trị 

c a tài li u l u tr  ủ ệ ư ữ

Trong ho t đ ng qu n lý hành chính nhà nạ ộ ả ước hi n nay, trên m i lĩnhệ ọ  

g n li n v i văn b n, cũng có nghĩa là g n li n vi c so n th o, ban hành vàắ ề ớ ả ắ ề ệ ạ ả  

t  ch c s  d ng văn b n nói riêng, v i công tác văn th  và l u tr  nói chung.ổ ứ ử ụ ả ớ ư ư ữ  

Do đó, vai trò c a công tác văn th  và l u tr  đ i v i ho t đ ng c a nhàủ ư ư ữ ố ớ ạ ộ ủ  

trường là r t quan tr ng, th  hi n   nh ng đi m sau: ấ ọ ể ệ ở ữ ể

­ Công tác l u tr  có vai trò quan tr ng đ i v i vi c xây d ng th  chư ữ ọ ố ớ ệ ự ể ế hành chính nhà nước, góp ph n nâng cao ch t lầ ấ ượng, hi u qu , hi u l c c aệ ả ệ ự ủ  hệ

th ng th  ch  hành chính. ố ể ế

­ Làm t t công tác l u tr  góp ph n thúc đ y công tác văn th  và hànhố ư ữ ầ ẩ ư  chính văn phòng đ t hi u qu ; nâng cao hi u qu  ho t đ ng c a n n hànhạ ệ ả ệ ả ạ ộ ủ ề  chính nhà nước, c a ngành; thúc đ y nhanh quá trình th c hi n công cu c c iủ ẩ ự ệ ộ ả  cách hành chính. 

­ Tài li u l u tr  góp ph n quan tr ng trong vi c b o v  pháp lu t, b oệ ư ữ ầ ọ ệ ả ệ ậ ả  

v  th  ch  n n hành chính nhà nệ ể ế ề ước và quy n l i chính đáng c a công dân,ề ợ ủ  góp ph n tăng cầ ường pháp ch  xã h i ch  nghĩa. ế ộ ủ

­ Tài li u l u tr  có ý nghĩa quan tr ng trong nghiên c u khoa h c qu nệ ư ữ ọ ứ ọ ả  

lý, ngày càng nâng cao trình đ  qu n lý nhà nộ ả ước. 

­ Góp ph n b o v  bí m t nh ng thông tin có liên quan đ n c  quan, tầ ả ệ ậ ữ ế ơ ổ 

ch c, doanh nghi p và các bí m t Qu c gia. ứ ệ ậ ố

T  đó, có th  th y đừ ể ấ ược n u quan tâm làm t t công tác văn th  và l uế ố ư ư  

tr  s  góp ph n b o đ m cho các ho t đ ng c a n n hành chính nhà nữ ẽ ầ ả ả ạ ộ ủ ề ướ  c

được thông su t. Nh  đó góp ph n nâng cao hi u qu  qu n lý hành chính nhàố ờ ầ ệ ả ả  

nước và thúc đ y nhanh chóng công cu c c i cách hành chính hi n nay. M iẩ ộ ả ệ ỗ  

c  quan hành chính nhà nơ ước c n ph i có m t nh n th c đúng đ n v  v  tríầ ả ộ ậ ứ ắ ề ị  

và vai trò c a công tác văn th , l u tr  đ  có th  đ a ra nh ng bi n pháp phùủ ư ư ữ ể ể ư ữ ệ  

h p nh m đ a công tác văn th , l u tr  t i c  quan, đ n v  mình đi vào nợ ằ ư ư ư ữ ạ ơ ơ ị ề 

n p và góp ph n tích c c nâng cao hi u l c, hi u qu  qu n lý c a nhàế ầ ự ệ ự ệ ả ả ủ  

trường. 

Qua nhi u năm làm công tác văn th  ­ L u tr  tôi m nh d n vi t sángề ư ư ữ ạ ạ ế  

ki n kinh nghi m “ế ệ M t s  bi n pháp nh m nâng cao hi u qu  công tácộ ố ệ ằ ệ ả  văn th  trong trư ường h cọ ”. Nh m trao đ i v i đ ng nghi p làm công tácằ ổ ớ ồ ệ  văn th  ­ L u tr    các trư ư ữ ở ường h c v  nh ng kinh nghi m mà tôi đã tích luọ ề ữ ệ ỹ 

được qua th c ti n nhi u năm làm công tác Văn th  ­ L u tr  ự ễ ề ư ư ữ

4. Ph m vi và đ i tạ ố ượng nghiên c uứ :

 m t đ n v  hành chính s  nghi p, dù   lĩnh v c nào thì cũng ph i

c n có m t b  ph n văn th  ­ l u tr  Th c t  công tác văn th  ­ l u tr  ầ ộ ộ ậ ư ư ữ ự ế ư ư ữ ở nhi u đ n v  ch a đề ơ ị ư ược quan tâm đúng m c mà ch  coi đây là công vi c đ nứ ỉ ệ ơ  thu n. Ngầ ười ta ch a th y đư ấ ược v  trí, ý nghĩa và t m quan tr ng c a công tácị ầ ọ ủ  văn th ­l u tr  trong văn phòng các c  quan đ n v  Cán b  viên ch c vănư ư ữ ơ ơ ị ộ ứ  

phòng ch a đư ược đào t o c  b n, do đó ki n th c chuyên môn, nghi p vạ ơ ả ế ứ ệ ụ 

ch a đáp  ng đư ứ ược yêu c u đòi h i c a s  nghi p đ i m i công tác văn th  ­ầ ỏ ủ ự ệ ổ ớ ư  

v n đ  này. Ngấ ề ười ph  trách tr c ti p công vi c còn th   , không n m h tụ ự ế ệ ờ ơ ắ ế  

được các k  năng đ  gi i quy t công vi c nên d n đ n tính chính xác khôngỹ ể ả ế ệ ẫ ế  cao và không có hi u qu  t i  u nh t. ệ ả ố ư ấ

Đ  có m t văn b n mang tính chính xác cao, đòi h i ngể ộ ả ỏ ười ph  tráchụ  công tác văn th  c n ph i có nh ng k  năng v  xây d ng văn b n, c n n mư ầ ả ữ ỹ ề ự ả ầ ắ  

được các phương pháp so n th o văn b n v a đ y đ  n i dung v a đúng thạ ả ả ừ ầ ủ ộ ừ ể 

th c c a m i lo i văn b n c  th  do Nhà nứ ủ ỗ ạ ả ụ ể ước quy đ nh. ị

Đ  ph c v  t t công tác nghiên c u, qu n lý, gi ng d y và h c t p thìể ụ ụ ố ứ ả ả ạ ọ ậ  

vi c tìm ki m văn b n đã l u tr  đòi h i c n ph i nhanh chóng, chính xác.ệ ế ả ư ữ ỏ ầ ả  

M c đích c a đ  tài nh m giúp nhân viên văn th  tháo g  nh ng khó khănụ ủ ề ằ ư ỡ ữ  

vướng nêu trên, m t khác còn giúp cho t t c  nhân viên văn phòng nh n th cặ ấ ả ậ ứ  sâu s c t m quan tr ng c a công tác văn th  l u tr  trong ho t đ ng c a nhàắ ầ ọ ủ ư ư ữ ạ ộ ủ  

trường. 

II. GI I QUY T V N Đ :Ả Ế Ấ Ề

1 C  s  lý lu n:ơ ở ậ

Công tác văn thư: Là ho t đ ng đ m b o thông tin b ng văn b n ph cạ ộ ả ả ằ ả ụ  

v  cho vi c lãnh đ o, ch  đ o, qu n lý, đi u hành công vi c c a c  quan đ nụ ệ ạ ỉ ạ ả ề ệ ủ ơ ơ  

v  Công tác văn th  bao g m nh ng n i dung: So n th o và ban hành vănị ư ồ ữ ộ ạ ả  

b n, qu n lý văn b n và các tài li u khác hình thành trong quá trình ho t đ ngả ả ả ệ ạ ộ  

c a c  quan, đ n v , qu n lý và s  d ng con d u. Trong quá trình th c hi nủ ơ ơ ị ả ử ụ ấ ự ệ  các n i dung công vi c công tác văn th    các c  quan ph i đ m b o các yêuộ ệ ư ở ơ ả ả ả  

c u: Nhanh chóng, chính xác, bí m t, hi n đ i.ầ ậ ệ ạ

Công tác l u trư ữ: Là quá trình ho t đ ng nghi p v  nh m thu th p,ạ ộ ệ ụ ằ ậ  

b o qu n an toàn và s  d ng có hi u qu  tài li u l u tr  Công tác l u trả ả ử ụ ệ ả ệ ư ữ ư ữ bao g m nh ng n i dung: Thu th p tài li u và l p h  s  hi n hành, phân lo iồ ữ ộ ậ ệ ậ ồ ơ ệ ạ  tài li u l u tr , đánh giá tài li u l u tr , ch nh lý tài li u l u tr , thu th p bệ ư ữ ệ ư ữ ỉ ệ ư ữ ậ ổ sung tài li u l u tr , b o qu n b o v  tài li u l u tr , t  ch c s  d ng tàiệ ư ữ ả ả ả ệ ệ ư ữ ổ ứ ử ụ  

li u l u tr  Trong quá trình th c hi n các n i dung công vi c công tác l u trệ ư ữ ự ệ ộ ệ ư ữ  các c  quan ph i đ m b o: Tính khoa h c, tính c  m t

Đ  có m t văn b n mang tính chính xác cao, đòi h i ngể ộ ả ỏ ười ph  tráchụ  

các phương pháp so n th o văn b n v a đ y đ  n i dung, v a đúng th  th cạ ả ả ừ ầ ủ ộ ừ ể ứ  

c a m i lo i văn b n c  th  do Nhà nủ ỗ ạ ả ụ ể ước quy đ nh.ị

Để ph cụ  vụ tốt công  tác nghiên  cứu,  quản  lý, gi nả g  dạy và  học tập  thì việc tìm kiếm văn bản đã lưu trữ đòi hỏi cần phải nhanh chóng, chính xác

M cụ  đích của đề tài nhằm giúp nhân viên văn thư tháo gỡ những  khó khăn 

vư ngớ  m c ắ nêu trên

2. C  s  th c ti n (th c tr ng v n đ ):ơ ở ự ễ ự ạ ấ ề

       a. Đ c đi m tình hình chung  ặ ể  

Công tác văn th  là m t lĩnh v c ho t đ ng không th  thi u trong ho tư ộ ự ạ ộ ể ế ạ  

đ ng qu n lý c a t t c  các c  quan, t  ch c nh m đ m b o thông tin b ngộ ả ủ ấ ả ơ ổ ứ ằ ả ả ằ  văn b n ph c v  k p th i cho vi c lãnh đ o, qu n lý đi u hành công vi c, choả ụ ụ ị ờ ệ ạ ả ề ệ  

vi c th c hi n ch c năng, nhi m v  c a m i c  quan, t  ch c. ệ ự ệ ứ ệ ụ ủ ỗ ơ ổ ứ

V i vai trò nh  v y, công tác văn th  có  nh hớ ư ậ ư ả ưởng tr c ti p t i vi cự ế ớ ệ  

gi i quy t công vi c h ng ngày, t i ch t lả ế ệ ằ ớ ấ ượng và hi u qu  ho t đ ng c aệ ả ạ ộ ủ  

m i c  quan, t  ch c. Trong th i gian qua, công tác văn th  đã đ t đỗ ơ ổ ứ ờ ư ạ ượ  c

nh ng k t qu  nh t đ nh th  hi n trên phữ ế ả ấ ị ể ệ ương di n qu n lý và t  ch c th cệ ả ổ ứ ự  

hi n nh  sau:ệ ư

Nh n th c đậ ứ ược vai trò, ý nghĩa và tác d ng c a công tác văn th  trongụ ủ ư  

ho t đ ng c a b  máy qu n lý nhà nạ ộ ủ ộ ả ước nói chung, c a m i c  quan t  ch củ ỗ ơ ổ ứ  nói riêng, Nhà nước đã quan tâm đ n vi c ban hành các văn b n đ  qu n lý,ế ệ ả ể ả  

ch  đ o công tác này. ỉ ạ

Ban hành Quy đ nh công tác văn th , l u tr  các c p và các ngành; Quyị ư ư ữ ấ  

đ nh v  qu n lý văn b n đ n, qu n lý văn b n đi; l p h  s  và qu n lý h  sị ề ả ả ế ả ả ậ ồ ơ ả ồ ơ tài   li u   l u   tr   c   quan;   qu n   lý   và   s   d ng   con   d u   c a   c   quan…ệ ư ữ ơ ả ử ụ ấ ủ ơCùng v i vi c ban hành văn b n qu n lý, ch  đ o công tác văn th  thì t  ch cớ ệ ả ả ỉ ạ ư ổ ứ  văn th  đư ược quan tâm ki n toàn   các ngành, các c p. Tuy nhiên:ệ ở ấ

Bên c nh nh ng k t qu  đã đ t đạ ữ ế ả ạ ược, vi c th c hi n công tác văn thệ ự ệ ư trong th i gian qua đã b c l  nh ng h n ch  c n đờ ộ ộ ữ ạ ế ầ ược quan tâm kh c ph c,ắ ụ  

­ Vi c l p h  s  và n p vào l u tr  c  quan ch a đệ ậ ồ ơ ộ ư ữ ơ ư ược th c hi n tri tự ệ ệ  

đ , khoa h c.ể ọ

­ Vi c  ng d ng công ngh  thông tin trong công tác văn th  còn nhi uệ ứ ụ ệ ư ề  

h n ch  và b t c p, ch a đ ng nh t.ạ ế ấ ậ ư ồ ấ

b. Thu n l i ậ ợ

Công tác văn th ­l u tr  có đ y đ  h  th ng văn b n mang tính phápư ư ữ ầ ủ ệ ố ả  

lý. Các văn b n đ n đ u đả ế ề ược chuy n tr c ti p vào h p th  đi n t  c aể ự ế ộ ư ệ ử ủ  

Trường.  Đượ ực s  quan tâm ch  đ o tr c ti p c a Phòng Giáo d c và Đào t oỉ ạ ự ế ủ ụ ạ  

qu n Long  Biên và Ban giám hi u nhà trậ ệ ường

Đ ng, Chính quy n, ban ngành, đoàn th  và nhân dân r t quan tâm đ nả ề ể ấ ế  giáo d c, có tinh th n đoàn k t và h p tác v i nhà trụ ầ ế ợ ớ ường. Đ i ngũ giáo viênộ  năng đ ng, nhi t tình, có năng l c chuyên môn t t, có ý th c, hoàn thànhộ ệ ự ố ứ  nhi m v  c a mình v i tinh th n trách nhi m cao.ệ ụ ủ ớ ầ ệ

C  s  v t ch t đáp  ng đ y đ  và k p th i cho công tác qu n lý, d yơ ở ậ ấ ứ ầ ủ ị ờ ả ạ  

h c và các ho t đ ng khác.ọ ạ ộ

c. Khó khăn

Vi c giao, nh n văn b n, công văn và l u tr  ch  y u b ng hình th cệ ậ ả ư ữ ủ ế ằ ứ  

th  công, s p x p ch a đủ ắ ế ư ược đ ng nh t hình th c.ồ ấ ứ

S  lố ượng h  s  s n sinh ra trong m t năm h c tồ ơ ả ộ ọ ương đ i l n nh ngố ớ ư  

ch a th ng nh t đư ố ấ ược hình th c l u gi a vi c th c hi n l u h  s  trong côngứ ư ữ ệ ự ệ ư ồ ơ  tác ki m đ nh ch t lể ị ấ ượng và vi c th c hi n l u gi  h  s  theo Ngh  đ nh sệ ự ệ ư ữ ồ ơ ị ị ố 01/2013/NĐ­CP ngày 03/01/2013 c a Chính ph  quy đ nh chi ti t thi hành m tủ ủ ị ế ộ  

s  đi u c a Lu t L u trố ề ủ ậ ư ữ. 

Chính nh ng v n đ  ch ng chéo, b c xúc trên thúc đ y tôi tìm gi iữ ấ ề ồ ứ ẩ ả  pháp th c hi n m t cách nhanh chóng, khoa h c, hi u qu  đ  hoàn thành t tự ệ ộ ọ ệ ả ể ố  nhi m v  đệ ụ ược giao

3. Các bi n pháp ti n hành:ệ ế

* Bi n pháp 1: Công tác v n đ ng tuyên truy n: ệ ậ ộ ề

Đây là m t trong nh ng bi n pháp r t quan tr ng, giúp Cán B , Giáoộ ữ ệ ấ ọ ộ  viên, Nhân viên trong nhà trường hi u rõ, cũng nh  hi u đúng v  công tác Vănể ư ể ề  

th  ­ L u tr  trong trư ư ữ ường h c.ọ

B n thân Tôi đã luôn ch  đ ng báo cáo cũng nh  xin ý ki n ch  đ o c aả ủ ộ ư ế ỉ ạ ủ  Chi b , Ban Giám Hi u nhà trộ ệ ường, t o đi u ki n đ  Tôi đạ ề ệ ể ược tri n khai n iể ộ  dung tuyên truy n k t h p trong các bu i h p H i đ ng nhà trề ế ợ ổ ọ ộ ồ ường

Tuyên truy n, ph  bi n sâu r ng các quy đ nh c a pháp lu t v  công tácề ổ ế ộ ị ủ ậ ề  văn th , l u tr  đ n toàn th  Cán B , Giáo viên, Nhân viên trong trư ư ữ ế ể ộ ường để 

nh n th c đúng đ n v  vai trò, ý th c trách nhi m trong công tác văn th , l uậ ứ ắ ề ứ ệ ư ư  

tr ữ  Lu t L u tr , Ngh  đ nh s  01/2013/NĐ­CP ngày 03/01/2013 c a Chínhậ ư ữ ị ị ố ủ  

ph  quy đ nh chi ti t thi hành m t s  đi u c a Lu t L u tr  và các văn b nủ ị ế ộ ố ề ủ ậ ư ữ ả  quy ph m pháp lu t v  công tác văn th , l u tr  ạ ậ ề ư ư ữ

Hình  nh tuyên truy n, ph  bi n văn b n ch  đ o quy đ nh ả ề ổ ế ả ỉ ạ ị

v  công tác văn th  ­ l u tr ề ư ư ữ

Hướng d n, tuyên truy n, ph  bi n các văn b n dẫ ề ổ ế ả ưới Lu t c a B  N iậ ủ ộ ộ  

v , C c Văn th  và L u tr  Nhà Nụ ụ ư ư ữ ướ Ủc,  y Ban Nhân Dân Thành Ph , UBNDố  

Qu n v  công tác văn th , l u tr ậ ề ư ư ữ

Qua đó m i đ ng chí Cán B , Giáo viên, Nhân viên trong trỗ ồ ộ ường đã hi uể  

và n m đắ ược nh ng n i dung c  b n nh t v  công tác Văn th  ­ L u trữ ộ ơ ả ấ ề ư ư ữ cũng là n i dung công vi c hàng ngày mà b n thân Tôi đang th c hi n.ộ ệ ả ự ệ

Đ y m nh vi c  ng d ng công ngh  thông tin vào công tác văn th , l uẩ ạ ệ ứ ụ ệ ư ư  

tr  nh  đ u t  thêm trang thi t b , phữ ư ầ ư ế ị ương ti n ph c v  cho công tác văn th ,ệ ụ ụ ư  

l u tr  đi n t  đ  đ a vào khai thác s  d ng thu n ti n, đa d ng hóa các lo iư ữ ệ ử ể ư ử ụ ậ ệ ạ ạ  hình s  d ng tài li u m t cách hi u qu , nh m phát huy giá tr  tài li u l uử ụ ệ ộ ệ ả ằ ị ệ ư  

tr ữ

Nhà trường cũng xác đ nh đị ượ ầc t m quan tr ng c a công tác, nên đã k pọ ủ ị  

th i đ u t  đ y đ  trang thi t b  ph c cho cho công tác văn th  ­ L u tr  v iờ ầ ư ầ ủ ế ị ụ ư ư ữ ớ  

02 máy tính (trong đó 01 máy ch  đ  x  d ng cài đ t các ph n m m qu n lýỉ ể ử ụ ặ ầ ề ả  quan tr ng); Bàn làm vi c; 04 t  l u h  s  l u tr ; Có đi u hòa đ m b o choọ ệ ủ ư ồ ơ ư ữ ề ả ả  

vi c b o qu n, l u gi  h  s  không b   m m c, m i m t.ệ ả ả ư ữ ồ ơ ị ẩ ố ố ọ

* Bi n pháp 2: Gi i quy t chi ti t, c  th  t ng công vi c trong côngệ ả ế ế ụ ể ừ ệ  tác Văn th  ­ L u tr  trong trư ư ữ ường h c:ọ

Các bi n pháp đánh máy so n th o m t văn b n đúng yêu c u, đ y đệ ạ ả ộ ả ầ ầ ủ 

n i dung, chính xác cao đ  trình ký. Ngộ ể ười làm công tác văn th  mu n hoànư ố  thành t t nhi m v  đố ệ ụ ược giao nói chung, so n th o đạ ả ược m t văn b n đúngộ ả  yêu c u, đ y đ  n i dung, chính xác đ  trình ký nói riêng c n ph i th c hi nầ ầ ủ ộ ể ầ ả ự ệ  

t t m t s  n i dung sau: ố ộ ố ộ

­ Thường xuyên h c t p nâng cao trình đ  chuyên môn nghi p v , đ cọ ậ ộ ệ ụ ặ  

bi t là c p nh t thông tin, ki n th c qua m ng Internet, tìm ki m đ y đ , k pệ ậ ậ ế ứ ạ ế ầ ủ ị  

th i các văn b n m i nh t ph c v  chuyên môn nghi p v  lĩnh v c mìnhờ ả ớ ấ ụ ụ ệ ụ ự  công tác. 

­ Thông t  s  01/2011/TT­BNV ngày 19/01/2011 c a B  N i v  hư ố ủ ộ ộ ụ ướ  ng

d n v  th  th c và k  thu t trình bày văn b n hành chính. T  vi c đã hi u vàẫ ề ể ứ ỹ ậ ả ừ ệ ể  

th c hi n đúng theo Thông t  01/2011/TT­BNV. ự ệ ư

Đ i v i m i văn b n c a các b  ph n trong nhà trố ớ ỗ ả ủ ộ ậ ường đượ ảc s n sinh ra 

đ u ph i qua b  ph n văn phòng, Tôi đ u xem và s a th  th c, k  thu t trìnhề ả ộ ậ ề ử ể ứ ỹ ậ  bày r i m i in ra ký nháy vào văn b n đó trồ ớ ả ước khi mang đi trình ký. Chính vì 

v y mà văn b n c a nhà trậ ả ủ ường luôn mang tính th ng nh t v  n i dung cũngố ấ ề ộ  

nh  hình th c, văn phong văn b n luôn đ m b o theo hư ứ ả ả ả ướng d n trong Thôngẫ  

t  01 c a B  N i V ư ủ ộ ộ ụ

Đ  giúp các b  ph n cũng nh  m i đ ng chí Cán B , Giáo viên, Nhânể ộ ậ ư ỗ ồ ộ  viên nhà trường cùng n m đắ ược n i dung c a Thông t  này đ  cùng th cộ ủ ư ể ự  

hi n cho đ ng nh t. B n thân Tôi cũng đã xin ý ki n ch  đ o c a Ban Giámệ ồ ấ ả ế ỉ ạ ủ  

Hi u nhà trệ ường cho phép được tuyên truy n r ng h n t i toàn th  nhàề ộ ơ ớ ể  

trường, v i m c đích đ  m i b  ph n đ u n m đớ ụ ể ỗ ộ ậ ề ắ ược k  thu t trình bày vănỹ ậ  

b n theo Thông t  hả ư ướng d n m i nh t, s  không còn tình tr ng văn b n saiẫ ớ ấ ẽ ạ ả  

th  th c cũng nh  k  thu t hình thành trong nhà trể ứ ư ỹ ậ ường

Hình  nh tri n khai t p hu n v  k  thu t trình bày văn b n theo ả ể ậ ấ ề ỹ ậ ả

Thông t  01/2011/TT­BNV.ư

­ Luôn tìm hi u, n m rõ đ y đ  thông tin v  m i ho t đ ng c a nhàể ắ ầ ủ ề ọ ạ ộ ủ  

trường, nh t là v  lĩnh v c mình ph  trách đ  thu n l i trong so n th o vănấ ề ự ụ ể ậ ợ ạ ả  

Nh ng năm g n đây v i s  phát tri n c a công ngh  thông tin các đ nữ ầ ớ ự ể ủ ệ ơ  

v  trao đ i văn b n qua h p th  đi n t , đây là phị ổ ả ộ ư ệ ử ương ti n v a nhanh và dệ ừ ễ 

l u tr  Vì v y, hàng ngày văn th  vào h p th  l y văn b n v  đ a vào thư ữ ậ ư ộ ư ấ ả ề ư ư 

m c văn b n đ n đã t o theo t ng năm, tháng đ  l u tr  sau đó in ra vào sụ ả ế ạ ừ ể ư ữ ổ theo dõi văn b n đ n và trình Hi u trả ế ệ ưởng phê chuy n cho các b  ph n, đ ngể ộ ậ ồ  

th i th  m c này đờ ư ụ ược chia s  r ng đ  khi chuy n văn b n cho các b  ph nẻ ộ ể ể ả ộ ậ  

có th  vào th  m c này và l y văn b n v  th c hi n công vi c. Đây làể ư ụ ấ ả ề ự ệ ệ  

phương pháp l u tr  văn b n đ n v a khoa h c l i tra c u nhanh, ti p ki mư ữ ả ế ừ ọ ạ ứ ế ệ  

được gi y cho đ n v  ấ ơ ị

Khi có công văn chuy n đ n tôi là ngể ế ườ ựi tr c ti p ti p nh n và đăng kýế ế ậ  vào s  công văn đ n và có theo dõi công văn đ n t  ngu n nào (N i g i côngổ ế ế ừ ồ ơ ử  văn). Ki m tra s  b  có ph i đúng công văn g i cho đ n v  mình không vàể ơ ộ ả ử ơ ị  phân lo i h  s , (ghi vào s ). ạ ồ ơ ổ

Liên k t tên lo i và trích y u n i dung v i t p tin (file) văn b n tế ạ ế ộ ớ ệ ả ương  ngứ  trong th  m c ch a văn b n đã nh n.ư ụ ứ ả ậ

­ Mu n tìm m t văn b n, ta m  File “So van ban den”, trong file đã đố ộ ả ở ể 

đường d n văn b n lúc này ta ch  vi c nh n phím Ctrl + nháy vào liên k t đẫ ả ỉ ệ ấ ế ể 

m  file văn b n c n tìm và có th  in  n khi c n thi t đ  ph c v  nhu c uở ả ầ ể ấ ầ ế ể ụ ụ ầ  khai thác, s  d ng. Đây là bi n pháp c  b n đã và đang th c th c hi n trongử ụ ệ ơ ả ự ự ệ  

th i gian qua, góp ph n nâng cao hi u qu  công tác văn phòng nói chung vàờ ầ ệ ả  công tác văn th  l u tr  nói riêng.ư ư ữ

Công văn đ n có th  chia thành 4 lo i: Lo i nguyên t c; Lo i côngế ể ạ ạ ắ ạ  

vi c; Lo i tác nghi p; Lo i tham kh o. Sau đó, đóng d u đ n và ghi vào sệ ạ ệ ạ ả ấ ế ổ công văn đ n (đây là vi c làm c n thi t đ  xác đ nh công văn đã qua b  ph nế ệ ầ ế ể ị ộ ậ  văn th , bi t đư ế ược ngày công văn đ n, giúp cho vi c tìm ki m sau này đế ệ ế ượ  c

­ L u tr  h  s  theo ch  đ ư ữ ồ ơ ủ ề

+ Tên ch  đ  c n đ t c  th  không chung chung (Có th  t o l p trênủ ề ầ ặ ụ ể ể ạ ậ  máy)

­ L u tr  h  s  theo đ a danh.ư ữ ồ ơ ị

+ C n thuy t l p h  s  gi ng nh  ch  đ  c n có cách tra c u theo tên,ầ ế ậ ồ ơ ố ư ủ ề ầ ứ  chủ

đ  đ  d  truy tìm.ề ể ễ

­ L u tr  h  s  theo s , mã s ư ữ ồ ơ ố ố

+ H  th ng l u tr  s  liên t c tăng d n.ệ ố ư ữ ố ụ ầ

­ L u tr  s p x p h  s  theo th i gian.ư ữ ắ ế ồ ơ ờ

+ Phương pháp này d  phân lo i thu n l i cho vi c tìm ki m nó mangễ ạ ậ ợ ệ ế  

l i b o m t nào đó.ạ ả ậ

Sau đó vào s  công văn đ n.ổ ế

Th c t  thì m i h ng năm, phòng N i V  Qu n có t  ch c t p hu nự ế ỗ ằ ộ ụ ậ ổ ứ ậ ấ  

v  công tác văn th  ­ l u tr , qua đó m i m t l n t p hu n là m t l n đúc rútề ư ư ữ ỗ ộ ầ ậ ấ ộ ầ  

được m t s  kinh nghi m, quan tr ng là phù h p v i t ng đ n v  th c hi n.ộ ố ệ ọ ợ ớ ừ ơ ị ự ệ

Đ i v i các đ n v  trố ớ ơ ị ường h c thọ ường thì s  lố ượng văn b n đ n làả ế  không nhi u nên có th  ch n hình th c l u theo tháng là h p lý và d  t  tìmề ể ọ ứ ư ợ ễ ả  

nh t. V y nên Tôi luôn áp d ng l u theo hình th c này.ấ ậ ụ ư ứ

Tôi m  bìa h  s  theo t ng tháng, v i m i văn b n đ n đở ồ ơ ừ ớ ỗ ả ế ược in ra, tôi 

s  đóng d u đ n, vào s  và l u vào bìa h  s  c a tháng đó, đ n ngày cu iẽ ấ ế ổ ư ồ ơ ủ ế ố  cùng c a tháng s  đủ ẽ ược khép h  s  và m  h  s  cho tháng ti p theo.ồ ơ ở ồ ơ ế

Tương  ng v i vi c đó, s  hình thành m t h p l u gi  văn b n đ nứ ớ ệ ẽ ộ ộ ư ữ ả ế  

g m: 01 quy n văn b n đ n theo quy đ nh và bìa k p văn b n đ n đã đồ ể ả ế ị ẹ ả ế ượ  cvào s  l u t  tháng 01 đ n tháng 12 c a năm đó.ổ ư ừ ế ủ

Hình  nh H  s  l u văn b n đ n c aả ồ ơ ư ả ế ủ  nhà trường

 T  ch c gi i quy t công văn đi.ổ ứ ả ế

Công văn đi là các văn b n, báo cáo, thông báo, k  ho ch, công văn đả ế ạ ề ngh , T  trình, Quy t đ nh… đị ờ ế ị ược nhà trường phát hành ra trong quá trình 

th c hi n ch c năng, nhi m v  c a mình và đự ệ ứ ệ ụ ủ ược g i đ n các c  quan đ nử ế ơ ơ  

v , cá nhân trong và ngoài c  quan. B i v y mà Tôi đã th c hi n c  b n cácị ơ ở ậ ự ệ ơ ả  yêu c u v  vi c qu n lý văn b n đi theo đúng quy đ nh.ầ ề ệ ả ả ị

Cũng nh  cách qu n lý văn b n đ n, thì văn b n đi Tôi cũng đã hìnhư ả ả ế ả  thành 1 h p l u gi  văn b n đi, bên trong g m có: S  đăng ký văn b n đi vàộ ư ữ ả ồ ổ ả  các bìa k p t ng lo i văn b n đi đẹ ừ ạ ả ược chia c  th  thành t ng lo i Báo cáo, kụ ể ừ ạ ế 

ho ch, Quy t đ nh, T  trình, Công văn, Thông báo…  khác nhau, ph c v  choạ ế ị ờ ụ ụ  

vi c l u tr  cũng nh  tr tìm r t thu n ti n và khoa h c.ệ ư ữ ư ấ ậ ệ ọ