XÂY DỰNG THƯ VIỆN s ổ TẠI ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘIThS.. Cụ thể: 1 Phó Giám đốc Thư viện Tạ Q uang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội... 130 HỘI THẢO PHÁT TRIỂN THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ ở VIỆT
Trang 1XÂY DỰNG THƯ VIỆN s ổ TẠI ĐẠI HỌC BÁCH KHOA HÀ NỘI
ThS Nguyễn Thị Thu Thủy1 - Hồ Thị Lợi, Lê Thị Quyên
Tóm tắt: Quá trình xây dựng thư viện sô'của Thư viện Tạ Quang Bửu trường Đại học Bách khoa Hà Nội và một sô'kinh nghiệm
T ừ khóa:77?w viện sô) phần mềm Dspace; thư viện Tạ Quang Bửu
MỞ ĐẨU
C uộc cách m ạn g về công n g h ệ th ô n g tin đ ã làm th ay đ ổ i các th ư v iện từ tru y ền th ố n g san g h iện đại Xây d ự n g th ư v iện số là xu h ư ớ n g tấ t y ếu , là m o n g
m u ố n của m ỗi th ư viện Tuy n h iên , đ ể có đ ư ợ c m ộ t th ư v iện số h o ạ t đ ộ n g có h iệ u quả, p h á t h u y đ ư ợ c th ế m ạ n h củ a m ìn h , các th ư v iện cần có k ế h o ạ ch sát th ự c,
lự a ch ọ n bư ớ c đi p h ù hợ p T ro n g xây d ự n g và p h á t triể n th ư v iện số, việc b iên
m ụ c tài liệu số n h ằ m tạo lập k h o tư liệu số hoá là n h iệ m v ụ q u a n trọ n g h à n g đ ầ u Giải q u y ế t các n h iệm v ụ n ày đòi hỏi th ư viện p h ải có sự k h ảo sát, p h â n tích, lập
k ế h o ạch chi tiết T h ư v iện trư ờ n g Đ ại học Bách k h o a (ĐHBK) H à N ội đ ã b ắt tay
v ào n g h iê n cứu và triể n k h ai xây d ự n g th ư v iện số từ n ă m 2004 v à đ ã đ ạ t đ ư ợ c
n h ữ n g k ết q u ả n h ấ t đ ịn h Bài v iế t n à y chia sẻ n h ữ n g k in h n g h iệm về q u á trìn h xâv d ự n g th ư v iện số tại th ư v iện trư ờ n g ĐHBK H à N ội
1 CẤU TRÚC CÁC Bộ SƯU TẬP
T hư viện ĐHBK H à N ội th àn h lập n h ó m n g h iên cứu xây d ự n g th ư viện số vào
n ăm 2004 N hóm bao gồm các kĩ sư công nghệ th ô n g tin và các cán bộ có chuyên m ôn
th ư viện N hóm đ ã n g h iên cứu m ộ t số p h ần m ềm tro n g nư ớ c và quốc tế, tuy n h iên
có tập tru n g n g h iên cứu n h iều n h ấ t đ ến 02 p h ầ n m ềm T hư viện số m ã n g u ồ n mở, bao gồm: D space và G reen Stone T rong quá trìn h n g h iên cứu nhóm đã tiến hành cài
đ ặt và chạy th ử n g h iệm m ộ t thời gian cả hai p h ầ n m ềm này Sau khi h ọ p xem xét các khía cạnh, T hư viện Bách khoa đ ã lựa chọn D space là p h ầ n m ềm chính thức đ ể xây
d ụ n g th ư viện số Cho tới nay, T hư viện ĐHBK H à N ội đã cài đ ặ t u p d a te nhiều p h iên
b ản của p h ần m ềm Dspace Cụ thể:
1 Phó Giám đốc Thư viện Tạ Q uang Bửu - Trường Đại học Bách Khoa Hà Nội
Trang 2HỘI THẢO PHÁT TRIỀN THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ ở VIỆT NAM ĐÁP ỨNG YÊU CẨU CÁCH MANG CỒNG NGHIỆP 4.0 1 2 9
- 2004: D spaceversion 1.1
- 2005: D spaceversion 1.3
- 2007: D spaceversion 1.4
- 2009: D spaceversion 1.5
- 2010: D spaceversion 1.6
- 2013: D spaceversion 1.8
- 2016: D spaceversion 3.6
- 2018: D spaceversion 6.3 (phiên bản m ới n h ất cập n h ật tháng 6/2018)
H ìn h 1: M inh họa tran g th ư viện số của T hư viện Tạ Q uang Bừu
HmluỄin
I sách dơn VỊ cùa th ư viện
■§ !■§ I**
T ai liệu mơi c ặ p n h õ p X e m n h iề u n h á t D o w n lo a d n h iề u n h ắt
X
C ơ s ò d ữ néu trự c tuyến
( h IC S I P R O Q U E S ĩ
C E N T R A L
e b ra ry Ê ẽ R A K r
S C I E N C E
O IR Ê C T
C ơ S ớ D ử L IÊ U
D U N G TH Ư
1 UcanrvttntốKháe 1
rnưviẹ.N s o INH rf VÁ o v A n ly
VNU:
(t ã l THựVIEN s o DAI HỌC
• Địa chỉ website:
http://dlib.hust.edu.vn
- Cơ sở d ữ liệu (CSDL) trong th ư viện số của th ư viện ĐHBK H à N ội được chia
th àn h 3 đơ n vị tư ơ n g đ ư ơ n g với 3 loại h ìn h tài liệu đó là: Bài giảng điện tử; Luận án tiến sỹ; Luận v ăn thạc sỹ
Trang 3130 HỘI THẢO PHÁT TRIỂN THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ ở VIỆT NAM ĐÁP ỨNG YÊU CẨU CÁCH MẠNG CÕNG NGHIỆP 4.0
Sơ đồ 1: Minh họa cấu trúc các bộ sứu tập của Thư viện Tạ Quang Bửu
P h ần này đư ợ c cấu trúc theo trìn h tự từ chung đ ến riêng, từ tổng q uát đ ế n chi tiết, từ ngoài vào tro n g theo th ứ bậc Trong đó, m ỗi m ột loại h ìn h có các bộ sư u tập được chia theo chuyên n g à n h (tư ơ ng ú n g với các K hoa/V iện chuyên n g àn h trong trường) Các bộ sư u tập được p h â n chia theo cấu trúc: M ản g /v ấn đề lớn; tiếp đó là các m ụ c/v ấn đề nhỏ; m ỗi m ục n ày lại chia nhỏ d ần theo cấu trúc hình cây: Cây - cành, C ành -n h án h to, N h á n h to -n h án h nhỏ, N h án h n h ỏ -n h án h n h ỏ hơn C ù n g với các p h â n chia này là các điểm liên kết: đ ảm bảo các m ối q u an hệ n h iều chiều giữ a các
n h á n h củng n h ư giữa n h á n h với các cành Cách tổ chức n h ư vậy nhằm tạo th u ậ n tiện cho ngư ờ i d ù n g tro n g khai thác th ô n g tin Cụ thế:
Trang 4HỒI THẢO PHÁT TRIỂN THƯ VIỆN ĐIÊN TỬ ở VIÊT NAM ĐÁP ỨNG YÉU CẨU CÁCH MẠNG CÕNG NGHIỆP 4.0 1 3 1
Hình 2 : Minh họa vể cấu trúc cơ sở dữ liệu
L u ậ n á n tiế n s ĩ : [3 4 4 ]
C o lle c tio n s in this co m m unity
Ts-Cỏng nghệ thòng tin [13]
Ts-Co' khi [32]
D is c o v e r Ts-Cơ khi động ỉực [32]
e
ô
Ts-Kinh té vá quân ly [24]
- [11]
0
Ts-Vật liệu [52]
Ts-Vật lý Kỳ thuật [13]
Ts-Điến tứ viễn thổna Í24l
Với cấu trúc p h ân chia n h ư vậy, người d ù n g tín có thê tiếp cận tới tô hợp các CSDL qua d an h m ục các CSDL được sắp xếp theo chủ đề Bên trong mỗi đơn vị là các
bộ sưu tập được chia theo ngành đào tạo của trường Tên các bộ sưu tập được đánh ký hiệu rất rõ ràng, có bổ sung thêm ph ần prefix của mỗi bộ su n tập Ví dụ: Bg - là bộ su n tập bài giảng điện tử, Ts - là các bộ sưu tập Luận án Tiến sĩ, Ths - là các bộ su n tập Luận văn thạc sĩ Việc đ án h prefix này sẽ giúp b ạn đọc và cả cán bộ th ư viện nhận diện m ột cách chính xác từ ng bộ sư u tập mà m ình cần tham chiếu tới N gười d ù n g tin có th ể tiếp cận các cơ sở d ữ liệu này đ ể khai thác thông tin theo các cấp độ khác nhau: từ thư m ục tới toàn văn, khai thác riêng rẽ từ ng CSDL hay khai thác theo nhóm CSDL, Mức độ khai thác đến đ âu tuỳ thuộc vào khả năng của hệ thống và đặc biệt là sự cho phép của
cơ q u an chủ q u ản với các lệ phí tương ứng H iện nay, Thư viện Tạ Q uang Bửu đã lên
k ế hoạch xây d ụ n g việc khai thác này đ an g chờ phê du y ệt từ Ban Giám hiệu
T hư viện số của T hư viện Tạ Q u an g Bửu cũng có p h ần liên kết tới các n g u ồ n tài nguyên thông tin bên ngoài
Trang 51 3 2 HỘI THÀO PHÁT TRIỂN THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ ờ VIỆT NAM ĐÁP ỨNG YÊU CẨU CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4 0
Hình 3 : Minh họa vê liên kết ngoài
Car s ở d ữ liệu trực tuyên
CEN TRAL
à
SC IEN CE DIRECT
C ác ttiu' vién số khác
VIÊN KINH TE VA QUAN LY
ĐHQG-HA NCM
Q t h u v ỉ e n s o h ọ c v i ẹ n
BAO Chi ẽ TUYỂN TRUYÊN
T T T H Ó r - G T I N H Ọ C L l Ẹ U
DAI HOC DÁ NANG
M ức độ khai thác của n g ư ờ i d ù n g tin đến đ âu còn p h ụ thuộc vào sự hợ p tác của các cơ quan khác Có n h ữ n g th ô n g tin được khai thác m iễn phí, n h ư n g củng có
n h ữ n g thông tin cần p h ải đ ư ợ c cấp quyền khai thác hoặc phải trả phí
2 BIÊN MỤC TÀI LIỆU s ổ Đ Ế TẠO LẬP KHO TƯ LIỆU s ô HÓA
Lựa chọn tài liệu
Việc lựa chọn tài liệu đ ể đ ư a vào số hoá toàn v ăn th ư ờ n g được qu y ết đ ịn h sau khi đ ã xem xét m ộ t số tiêu chí sau:
- Tiêu chí tìn h trạn g b ản q u y ền của tài liệu
- Tiêu chí m ức độ sử d ụ n g
- Tiêu chí n ộ i d u n g tài liệu
- Theo tiêu chí kinh tế
Với điều kiện thực tiễn tại T hư viện Tạ Q uang Bửu và đối chiếu với các tiêu chí lựa chọn trên, T hư viện lựa chọn n g u ồ n tài liệu luận án tiến sĩ và luận văn thạc sĩ, bài giảng điện từ của giảng viên, cán bộ nghiên cứu và học viên của trư òng đ ể xây d ự n g
T hư viện số Trong suốt thời gian từ năm 2004 đến nay, Thư viện đã kiên trì thực hiện công tác SỐ hoá các tài liệu có giá trị sử d ụ n g lớn và có tần suất sử d ụ n g cao Đ ó là cả
Trang 6HỘI THẢO PHÁT TRIỀN TH Ư VIỆN ĐIỆN TỬ Ở V IỆT NAM ĐÁP ỨNG YÊU CẨU CÁCH MẠNG CÔNG NGHIỆP 4.0 1 3 3
m ột quá trình bao gồm nhiều công đoạn: lựa chọn tài liệu đê số hoá toàn văn, định dạng, tạo bookm ark, biên mục, lưu trữ và cho phép khai thác nội du n g của các tài liệu
SỐ hoá toàn văn Có ba p hư ơ ng thức tạo lập tài liệu số được sử dụ n g rộng rãi là:
- Tạo lập tài liệu SỐ thông qua xử lý các file văn bản
- SỐ hoá b ằ n g m áy Scanner
- Tạo các file tài liệu số d ạn g đa p h ư ơ n g tiện (các ph im khoa học)
H iện nay T h ư viện Tạ Q uang Bửu đ an g tạo lập tài liệu số theo hai p h ư ơ n g thứ c
là tạo lập tài liệu số thông qua xử lý các file văn bản và số hoá bằng m áy scanner Tuy nhiên, tro n g hai p h ư ơ n g thức trên thì th ư viện chủ yếu sử d ụ n g p h ư ơ n g thức
th ứ nhất Lý d o là vì th ư viện đã có các file d ạn g văn bản chỉ cần tiến h àn h chuyển
d ạn g file
Qua trình tạo ỉập tài liệu s ố
socooo 4ỈCOOO
10:000
iVXttO
JOOOOO
ivxtoữ
:o:ooo : voai
; 0:000 SX-OD
B ^oci u,'Cn
■ Ijc1 b ậ t\ đọc
• I JỌt UI liệu
nârn 2007 nếm 2Ỡ1Ỉ nam 2015 nam 201?
Ả n h : B i ể u d ố lư ợ t p h ụ c v ụ íỊia i íí o ạ n 2 0 0 7 , 2 0 1 ỉ , 2 0 1 5 Víĩ 2 0 1 7
Q uá trìn h tạo lập tài liệu số thông qua xử lý các file văn b ản tại T hư viện T rường
Đ ại học Bách k h o a H à N ội n h ư sau v í d ụ về cơ sở d ữ liệu lu ận văn:
Môi m ột tài liệu L uận văn được đ ư a lên th ư viện số sẽ bao gồm 2 file chính:
L uận văn và tóm tắt lu ậ n văn, tên file chính là m ã số Barcode của L uận văn được
lư u dưới d ạn g file PDF
VD
N ội d u n g chính: 1 2 3 4 5 6 p d f
• Nội d u n g chính của L uận v ăn sẽ bao gồm đ ầy đ ủ từ bìa đ ến P hụ lục (nếu có) theo th ứ tự n h ư sau:
Trang 7134 HỘI THẢO PHÁT TRIỂN THƯ VIÊN ĐIÊN TỬ ở VIẼT NAM ĐÁP ỨNG YÊU CẨU CÁCH MẠNG CÕNG NGHIỆP 4.0
Bìa
-> Lời cam đ o an
-> Lời cảm ơn
-> M ục lục
-> D anh m ục viết tắt
-> D anh m ục b ản g biểu, hìn h vẽ
-> Lời nói đ ầu
-> Các chư ơ ng (I, II, II)
-> Kết lu ận
-> D anh m ục tài liệu tham khảo
-> Phụ lục (nếu có)
• Đ ể đ ư a tài liệu lên tran g th ư viện số sẽ bao gồm hai việc: C h u ẩn hóa tài liệu
và biên m ục tài liệu đã đ ư ợ c chuẩn hóa trên tran g th ư viện số
a) Chuẩn hóa
C h u ẩn hóa tài liệu b ao gồm 3 bước:
Bước 1 C huyên đổi định dạng file
Sử d ụ n g công cụ là p h â n m ém A d o b e A crobat P ro fessio n al XI hoặc công cụ
k hác (có hỗ trợ e d it file PDF n h ư : in sert, d elete, replace page ) đê chuyển đổi tất
cả địn h d ạn g file các đ ịn h d ạ n g khác sang đ ịn h d ạ n g PDF
Phương pháv: M ở file cần chuyển -> Save as types chọn PDF
Bước 2 Edit file
- C hèn thêm tran g n ế u nội d u n g chính của tài liệu chưa đủ (ví d ụ thiếu bìa,
m ục lục, thiếu tài liệu th am khảo) hoặc d ù n g đ ể nối các chương n ếu tài liệu đ an g là các phần, chư ơ ng đ an g riêng lẻ
- Xóa tran g n ếu lu ận v ăn có tran g trắng, trù n g trang
- Đổi chỗ tran g n ếu lu ận văn sai th ứ tự từ n g p h ầ n
- Phươnọ pháp:
Đối vói A d o b e A crobat XI: C họn Page T hum bnais -> C họn tran g cần chèn trước hoặc sau -> Click Insert pages -> C họn chèn Before/After
Note: Làm tư ơ n g tự đối với các lu ận văn cần D elete page or Replace page
Trang 8HỘI THÀO PHÁT TRIỀN THƯ VIỆN ĐIÊN TỬ ở VIỆT NAM ĐÁP ỨNG YÊU CẨU CÁCH MẠNG CỐNG NGHIỆP 4.0 1 3 5
Bước 3 Đ á n h d ấu nội d u n g tài liệ u (B ookm ark)
- Bookmark tài liệu theo thứ tự sau:
M ục lục
Lời nói đ ầu
C hư ơ ng 1
C h ư o n g 2
C h u o n g 3
C hư ơ ng
K ế t lu ậ n
Tài liệu tham khảo
P h ụ lục (nếu có)
- Phương pháp: Click chuột p h ải vào từ ng p h ầ n tài liệu cần bookm ark -> chọn
B o okm ark-> gõ tên title
H oặc Bôi đen title từ ng p h ần cần bookm ark -> C họn A d d bookm ark
Bước 4 Save file đã chuẩn hóa.
T hư viện Tạ Q u an g tìừ u sư d ụ n g khố m ầu biên m ục D ublin Core cho việc biên
m ụ c tài liệu số D ublin Core có 02 cấp độ m ô tả, cấp độ đơ n giản gồm 15 yếu tố siêu
d ữ liệu và cấp độ m ở rộng là việc phái sinh m ột số yếu tố thuộc cấp độ đơ n giản
n h ằ m tạo ra độ chính xác trong việc tru y cập đ ến các yếu tố siêu d ữ liệu Q uy trình
cụ th ể n h ư sau:
M ờ websites:
http ://d lib h u st.ed u v n -> đ ể biên m ục
Q uy trìn h biên m ục
Bước 1.
Đ ăng n h ậ p vào web DLIB b ằn g u ser nam e và pass của m ình
Bước 2
Click T rang cá n h ân -> C họn Thêm tài liệu m ới -> Tại cửa sổ Bộ Sưu tập: Chọn
Bộ sư u tập m ìn h cần biên m ục -> Click Tiếp
Bước 3
Trang 91 3 6 HỘI THÀO PHÁT TRIỀN THƯ VIỆN ĐIỆN TỬ ở VIÊT NAM ĐÁP ỨNG YÊU CẤU CÁCH MANG CÔNG NGHIỆP 4.0
- N h ập thông tin vào các Trường:
- N h a n đề:
- Tác giả
- N gư ời h ư ớ n g dẫn: T rư ờ n g h ợ p c ó hơ n 1 N g HD chọn n ú t T hêm
- Tóm tắt
- P h ụ chú: ghi: L uận v ăn thạc sĩ Kỹ thuật/K hoa học - C huyên n g à n h
- N hà xuất bản: Đã m ặc đ ịn h
- N ăm xuất bản
- P h ân loại
- C hủ đề
- Barcode
- N gôn ngữ:
- Loại hình: Thesis
C họn Tiếp theo
Bước 4
- Click vào C họn tệp tin đ ín h kèm tới tài liệu
- C họn file L uận v ăn đ ã chuẩn hóa trên Ổ cứng
->Đ ế mô tả tệp tin tại ô D escription gõ N ội d u n g chính hoặc Tóm tắt
- Đ ể tải thêm tệp chọn T hêm tệp tin và tiếp tục m ô tả tệp tin n h ư trên
- Kiểm tra th ô n g tin tài liệu ĩân cuối
C họn Tiếp th e o ->Đ ồng ý
3 MỘT VÀI KINH NGHIỆM XÂY DựNG THƯ VIỆN sổ
Trên cơ sở đ ã n g h iên cứu các vấn đề lí lu ận về th ư viện số cũng n h ư thực tiễn triển khai xây d ự n g và khai thác th ư viện số tại đơ n vị m ình, T hư v iện trư ờ n g Đại học Bách khoa H à N ội đã tổng kết đư ợ c m ột số kinh nghiệm đ ế tiến h àn h xây d ự n g
th ư viện số n h ư sau:
• Nghiên cứu và lập kếhoạch
Giai đoan 1: Lập k ế hoạch triển khai xây d ự n g th ư viện số, k ế hoạch triển khai
p hải xác đ ịn h rõ:
Trang 10HỘI THẢO PHÁT TRIỂN THƯ VIỆN ĐIÊN TỬ ở VIỆT NAM 0Á P ỨNG YÊU CẤU CÁCH MANG CỒNG NGHIỆP 4.0 1 3 7
- Thời gian: Thời gian bắt đ ầu triển khai và thời gian cụ thê cho từ n g giai đoạn thực hiện
- Địa điểm : P h ò n g / Ban chức n ăn g nào trong đơ n vị đảm trách thực hiện chính
- N h â n sự: N h â n sự cụ thê cho từ ng nhóm công việc liên quan
- Phương án thực hiện: Xác định rõ nguồn kinh phí (nếu có), m áy móc thiết bị, nguồn tài nguyên thư viện số, đối tác.v.v đ ể lựa chọn phần m ềm phù họp vói đơn vị mình
- Kiếm tra v à đ á n h giá: Tiến h àn h h ọ p đ ể thảo luận, đ á n h giá các p h ư ơ n g án và lựa chọn p h ư ơ n g án tối ư u nhất
Giai đoan 2: Triển khai các n h ó m công việc
- N h ó m Q u ản trị thông tin số có nhiệm vụ:
■S Thiết k ế giao diện
s Xây d ự n g cây th ư m ục cơ sở d ữ liệu
s Tạo form m ẫu biên m ục riêng cho từng loại hình tài liệu theo chuẩn nghiệp vụ
s Q u ản trị, p h â n quyền người d ù n g và p h â n quyền đ ơ n vị/ bộ sưu tập / tài liệu
- N h ó m D ữ liệu tài nguyên số có nhiệm vụ:
s Thu th ập n g u ồ n tài nguyên điện tử nội sinh
s Lựa chọn tài liệu số hóa
s C huẩn h ó a tài liệu
s Biên m ục tài liệu và tải tệp đ ín h kèm lên trang T hư viện số
s Xem xét v ấn đề b ản quyền
- N hóm C h ăm sóc khách h àn g có nhiệm vụ:
s Xây d ự n g chính sách tru y cập cho tù n g đối tượng ngư ờ i d ù n g cụ thể
s Q uy trìn h p h ụ c vụ
s Phí dịch v ụ và các vấn đề liên quan.
s Q u ản g bá tran g T hư viện số và h ư ớ n g d ẫ n ngư ờ i d ù n g sử dụng.
• X ây dựng cấu trúc các đơn vị và Bộ sưu tập của thư viện sô'
Tùy thuộc v ào đặc thù n g u ồ n tài nguyên số của m ỗi th ư viện, các th ư viện sẽ lựa chọn m ô h ìn h cấu trúc cây th ư m ục (cấu trúc các đ ơ n vị và bộ sư u tập) p h ù hợ p cho
th ư viện số của cơ q u a n m ình
Bên cạnh đó, việc xây d ự n g cấu trúc các bộ sư u tập này cũng cần chú ý đ ến "tính
m ở" của hệ th ố n g - đ iều đó tư ơ n g đ ư ơ n g với việc b ạn có th ể b ổ sung thêm vào hệ