Trần Thị Qúy Khoa Thông tin - T hu viện Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQG H à N ội Đ ặ t v ấn đề Trong bối cảnh thành tựu khoa học công nshệ thôna tin, truyền thôns và xu hướng hội nhập quốc tế ngà
Trang 1Thực trạng và giải pháp đôi mới mô hình tổ chức quản lý và phrơìig thức hoạt động th í viện Việt Nam
H Ư Ớ N G ĐÉN T R IÉ T LÝ QUẢN T R Ị C H Ấ T L Ư Ợ N G TO À N D ĨỆN
C H O V IỆ C Ứ N G DỤNG B ộ T IÊ U C H U Ả N Q U Ó C TÉ ’’IS O 9001 - 20 0 0 ”
T R O N G CÁ C CO QUAN T H Ô N G T IN , T H Ư V IỆN V IỆ T NAM
PGS.TS Trần Thị Qúy
Khoa Thông tin - T hu viện Trường ĐHKHXH&NV, ĐHQG H à N ội
Đ ặ t v ấn đề
Trong bối cảnh thành tựu khoa học công nshệ thôna tin, truyền thôns và xu hướng hội nhập quốc tế ngày càng phát triển mạnh mẽ, mọi hoạt động của các tổ chức/cơ quan đang rất cần phải hướna đến sự chuẩn hoá quốc tế để dễ dàng trong việc quản trị nhàm đảm bảo chất lượng đầu ra, duy trì và phát triển năns lực của mình trong sự cạnh tranh ngày càng gay gắt, vì vậy đối với các cơ quan thông tin - thư viện (T T - TV) trên thế giới nói chung và của V iệt Nam nói riênơ chắc chắn không năm neoài xu hướns này
Việc quản trị các cơ quan TT - TV V iệt N am cần phải hướng đến áp dụng cặp đôi triết lý “Quản trị chất lượng toàn diện” trons việc thực hiện “tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000” Do vậy, tác giả bài báo muốn làm rõ triết lý “Quản trị chất lượng toàn diện” là gì và tại sao lại theo “tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000” và đưa ra một sô giải pháp áp dụng cho các cơ quan thông tin, thư viện Việt Nam
2 Những khái niệm cơ bản
Khái niệm “Quản trị - managemet ", “Chất lượng - quality" và ”Quản trị chất lượng toàn diện - Total Quality M anagem ent - T O M ” có nhiều cách hiểu khác
nhau tùy thuộc cách tiêp cận Với nhừna đối tượng, môi trường đánh giá, sử dụna sản phẩm, dịch vụ khác nhau thì chất lượng có những yêu cầu và ý nghĩa khác nhau Dưới cách tiếp cận cho hoạt động TT - TV ta có thể nghiên cứu một số quan điếm tương đồng như sau: Theo từ điển tiếng Việt, ’'Quản trị” là quản lý và điều hành công việc thường ngày” Theo Từ điển giải nghĩa Thư viện học & tin học A nh
Trang 2Thfc trạng và giải pháp đôi mới mô hình tỏ chức quàn lý và phương thức hoạt động thư viện Việt Nam
- Việt ’’Quản trị - là m ột quả trình p h ổ i hợp toàn bộ tài nguyên của một tổ chức nhằm thực hiện những mục tiêu mong muốn của tổ chức đó, bằng cách thi hành những chức năng có liên hệ với nhau như là hoạch định, tổ chức, bo trí nhân viên, điều hành và kiểm s o á t” Theo Mary Parker Follett ’’Quản trị là nghệ thuật đạt được mục đích thông qua người kh á c’’ Theo xu hướng này, James Stoner và Stephen Robbins cho ràna ''Quản trị là tiến trình hoạch định, tổ chức, lãnh đạo và kiếm soát những hoạt động cùa các thành viên trong tổ chức và sử dụng tất cà các nguồn lục khác của tổ chức nhằm nhằm đạt đirợc mục tiêu đã đề ra N hư vậy, có thể hiểu quản trị là một dạng tương tác đặc biệt của con người với môi trường xung quanh nhằm đạt được mục tiêu của tổ chức trên cơ sở sử dụng các nguồn lực Quá trình quản trị là m ột tập hợp các hoạt động định hướng có mục tiêu như xác định mục tiêu; Xây dựng chiến lược, sách lược, chính sách; Lập kế hoạch; Tổ chức thực hiện; Kiểm tra và Điều chỉnh
Khái niệm "chất lượng" cũng có nhiều cách hiểu khác nhau N ăm 1988,
Garvin đã phân ioại cách tiếp cận định nghĩa thành năm nhóm: Cảm nhận “tiên nghiêm Dựa trên sản phâm ; Hướng về người sử dụng; Dựa trên hoạt động sản xuất; Dựa trên giá trị Với ý nghĩa này Chất lượng là sự vượt trội so với tiêu chuẩn
và yêu cầu đề ra đồng thời còn đảm bảo tính ô n định; S ự p h ù hợp với mục tiêu; Có hiệu quả và hiệu suất cao; Có sự thay đoi vê chât ỉượng Chât lượng có tính tuyệt
đổi, tính tương đối, như một quá trình và như inột văn hoá Theo từ điển tiếng Việt
’’chất lượng" là các tạo nên phẩm chất, giả trị của một con người, một sự vật, sự việc” Theo V iện tiêu chuẩn Anh Quốc (British Standards Institution - BSI) “Chất lưọmg là toàn bộ các đặc ì rung cũng nhu tỉnh chất của một sán phẩm hoặc một dịch vụ giúp nó có khả năng đáp ímg những yêu cầu được xác định rõ hoặc ngầm
h iểu ” Theo Tổ chức tiêu chuẩn quốc tế (International Organization for Standardization - ISO) cho rằng ”Chất licọmg là khả năng của tập hợp các đặc tính của một sản phẩm, hệ thong hay quá trình đê đáp ứng các yêu câu của khách hàng
và các bên có liên q u a n ”
v ề khái niệm "Quan trị chất lượng toàn diện - Total Quality M anagem ent - TQM ”, Jean M ontaigne và Gilbert Stora cho ràng TQM là sự kết hợp ba từ T
Trang 3Tỉĩực trạng và giải pháp đối mới mô hình tô chícc quản lý và phirơng thức hoạt động thư viện Việt Nam
(Total): tức bao eồm tất cả các cône việc và các thành viên đều có trách nhiệm đảm bảo chất lư ợns mọi hoạt động Q (Quality): nhấn mạnh đến chất lượng quản trị ảnh hưởng đến chất lượng sản phẩm/dịch vụ Chất lượng sản phẩm/dịch vụ thể hiện qua Hiệu năng; Độ tin cậy; An toàn; Giá cả hợp lý; Đáp ứng m ona đợi của naười sử dụng sản phẩm /dịch vụ M (Management): Quản trị cần Lập kế hoạch; Tổ chức thực hiện Lãnh đạo; Chỉ đạo; Kiểm soát, Điều chỉnh quá trình nhàm đảm bảo các
hoạt động từ đầu vào đến đẩu ra của tổ chức đều p h ả i thông qua tiêu chuẩn hoá chất lượ ng và quy trình hoá hoạt động để đảm bảo ch ất lượng TQM là một triết
lý vê quản trị chất lượng chứ khônơ phải là các tiêu chuẩn về hệ thốnơ quản trị chất
lượng Vì vậy, T Q M là triết lý quản trị m à các cơ qua n T T - T V cần p h ả i hướng
tới cùng với việc áp dụng tiêu chuẩn quốc tế ISO 9001 - 2000 nhằm hướng đến
mục tiêu không chỉ đạt “chuẩn mực” mà còn tiến gần hơn tới sự ”xuất sắc - trên chuẩn m ực” như kết quả mong đợi của tổ chức ở các nước phát triển đã đạt được khi áp dụns
3 C ơ sở khách quan để triển khai ứng dụng Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 trong quản trị hoạt động thông tin - thư viện ở Việt Nam
- Tiêu chuẩn ISO 9001: 2000 dam bảo kiểm soát được hoạt động của cơ quan TT - TV có hiệu lực Giúp quản trị vận hành cơ qua luôn ổn định, đảm bào đạt chất lượng cao trong mọi điều kiện khi có biến đổi nguồn lực Cán bộ TT - TV có ý thức kỷ luật lao độna tốt, làm việc có khoa học hơn thôns qua việc quy định rõ trách nhiệm, quyền lợi của mỗi vị trí công việc Giúp cơ quan TT - TV đạt được mục tiêu cuối cùng là thỏa mãn tối đa nhu cầu của naười dùng tin và qua đó tác động tích cực đến sự phát triển của xã hội
- Tiêu chuẩn ISO đã được ứ n s đụng khá nhiều trên thế giới trong lĩnh vực
TT - TV Cụ thể như n h ỏ m các tiêu chuẩn liên quan đến công tác biên m ục có
ISO 214:1976: Tiêu chuẩn trình bày hướns dẫn cho việc chuẩn bị và trình bày tóm tắt các tài liệu; ISO 8:1977: Tư liệu - Trình bày xuất bản phẩm định kỳ; ISO 5122:1979: T ư liệu - Tờ tóm tắt trons xuất bản phẩm nhiều kỳ ISO 7154:1983: Tư liệu - Nguyên tắc sắp xếp thư mục ISO 5123: 1984: T ư liệu - Phần đầu đề cho vi
phiếu của sách và xuất bản phẩm nhiều kỳ ISO 5963:1985: Tư liệu - Phươns pháp
Trang 4Thực trạng và giãi pháp đôi mới mỏ hình tỏ chức quàn lý và plnivng thức hoạt động thư viện Việt Nam
khảo sát tài liệu, xác định chú đề và lựa chọn các thuật nsữ chỉ mục; ISO 5964:1985: Tư liệu - Hướng dẫn xây (lima và phát triển các từ điển, rù’ chuẩn đa ngữ; ISO 6357:1985: Tư liệu - Nhan đề trên gáy sách và xuất bản phẩm khác ISO 7275: 1985: Tư liệu - Trình bày thông tin nhan đề của tùng thư; ISO 215:1986: Tư liệu - Trình bày các thôna tin về sự đóng góp cho xuất bản phẩm định kỳ và xuất bản phẩm nhiều kỳ; ISO 7144:1986: Tư liệu - Trình bàv luận án và các tài liệu tương tự; ISO 1086:1991: Thông tin và tư liệu (TT&TL) - Tờ nhan đề của sách ISO 832:1994: TT&TL - Mô tả thư mục và tham chiếu - Quy tắc viết tắt các thuật
n sừ thư mục ISO 999: 1996: TT&TL - N hữne hướne dẫn cho nội dung, tổ chức và trình bày các bảng tra chỉ mục; ISO 7220:1996: TT &TL - Trình bày mục lục các tiêu chuẩn; ISO 4:1997: TT&TL - Quy định viết tắt các từ trong nhan đề và các nhan đề ấn phẩm; ISO 5127:2001: TT&TL - Từ vựng; ISO 2709:2008: TT&TL định dạng trao đổi thông tin; ISO 15836:2009: TT&TL - Các yếu tố siêu dữ liệu Dublin Core ISO 690:2010: TT&TL - hướng các tham chiếu thư mục và trích dẫn
nguồn tin N h ó m các tiêu chuẩn trình bày d ữ liệu trong các hệ thống đã có ISO
6630:1986: Tư liệu - Các ký tự kiểm soát thư mục; ISO 8879:1986: X ử lý thông tin
- văn bản và các hệ thống vãn phòng - Ngôn ngữ đánh dấu tổng quát chuẩn hoá; ISO 12083:1994: TT&TL - chuẩn bị và đánh dấu bản thảo diện tử; ISO 10754:1996: TT&TL mở rộng bộ ký tự mã hoá chữ cái Kiril đối với các ngôn ngữ không thuộc họ Kiril để trao đổi thông tin thư mục; ISO 25577:2008: TT&TL - Các yêu cầu cho một khổ mẫu trao đổi dựa trên ngôn ngữ đánh dấu mở rộng XM L; ISO 8459:2009: TT&TL - Danh mục yếu tố dữ liệu thư mục cho việc sử dụng trong trao đổi dừ liệu và câu hỏi; ISO 21047:2009: TT&TL - Mã văn bản theo tiêu chuẩn quốc tế; ISO 28560 - 1:2011: TT&TL - Định danh bàng sóng Radio trong thư viện
- Phần 1: Các yếu tố dừ liệu và hướng dẫn chung thực hiện; ISO 28560 - 2:2011: TT&TL - Định danh bàng sóng Radio trong thư viện - Phần 2: Mã hoá các yếu tố
dử liệu RFID dựa ưên quy tắc ISO/IEC 15962; ISO 28560 - 3:201 1: TT&TL - Định danh bằng sóne Radio trong thư viện - Phần 3: c ố định độ dài mã hoá)
Nhóm tiêu chuẩn liên kết các cơ quan TT - TV đã có ISO 10160:1997: TTATL - Liên kết các hệ thống mở Xác định các dịch vụ mượn liên thư viện; ISO 10160
-148
Trang 5Thực trạng và giàipháp đôi mới mô hình tô chức qiiàn lý và phương thức hoạt động thư viện Việt Nam
1:1997: TT &TL - Liên kết các hệ thống m ờ - Đặc trưng của giao thức ứng dụng mượn liên thư viện - Phần 1: Đặc trưns giao thức; ISO 10160 - 2:1997: TT&TL - Liên kết các hệ thốna mờ - Đặc trưng của giao thức úng dụng mượn liên thư viện - Phần 1: Xác nhận ứng dụns giao thức; ISO 23950:1998: TT& TL - Tra cứu thông tin (Z39.50) - Xác định các dịch vụ ứns dụng và giao thức; ISO 17933:2000: Trao đổi tài liệu điện tử (GEDI) - ISO 2146:2010: TT và TL - đăng ký dịch vụ cho các thư viện và các tổ chức liên quan; ISO 15511:2009: TT& TL - Chỉ số tiêu chuẩn quốc tế đối với thư viện và các tổ chức liên quan (ISIL) ISO /TR 28118:2009: TT
&TL - Các chỉ sổ thực hiện đổi với thư viện Quốc gia; ISO 20775/2009: TT&TL -
Giản đồ thôns tin về vổn tư liệu N h ó m các tiêu chuẩn về m ộ t số lĩnh vực khác đã
có ISO/TR 13028:2010: TT& TL - Hướng dẫn thực hiện số hoá hồ sơ; ISO 15489 - 1:2001: TT &TL - Quản lý hồ sơ - Phần 1: Đại cương; ISO 15489 - 2:2001: TT&TL - Quản lý hồ sơ - Phần 2: Hướng dẫn; ISO 9706:1994: TT&TL - Giấy tài liệu - Yêu cầu độ bền vĩnh cửu; ISO 11799:2003: TT&TL - Yêu cầu kho tư liệu đối với tài liệu lưu trữ và tài liệu thư viện
- Bộ tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 đã được chuyển thành TCVN ISO 9001:2000 nhàm thoa mâm naày càng cao yêu câu của khách hàng, nâng cao hiệu lực, hiệu quả của tổ chức
- ISO 9001 - 2000 đã được chuyển thành TCV N như: TCVN ISO 9001:2000 quy định nhữns vêu cầu cơ bản của Hệ thốne quản lý chất lượns đối với một tổ chức; TCVN ISO 9001:2000 hướng dẫn cải tiến việc thực hiện hệ thống quản lý chất lượnơ theo tiêu c h u ẩn
- Hệ thống các văn bản pháp quy trong lĩnh vực TT - TV đều hướng đến việc thực hiện các Tiêu chuẩn quốc tế như Pháp lệnh thư viện; Quyết định số: 144/2006/QĐ-TTg về việc áp dụna hệ thống quản lý chất lượng TCVN ISO 9001 -
2000 vào hoạt động của các cơ quan quản lý hành chính N hà nước (trong đó có cơ quan TT - TV); Luật Tiêu chuẩn và Quy chuẩn kỹ thuật năm 2006; Luật KH&CN năm 2013; Nghị định số 11/2014/NĐ-CP về hoạt động thône tin KH&CN; Quv hoạch phát triển nsanh TV VN đến 2010 và tầm nhìn 2020;
149
Trang 6Thực trạng và giải pháp đôi mới mô hình íô chícc quàn lý và phiíong thức hoạt động thư viện Việt Nơm
- Thư viện điện tử/thư viện số có khả năng tạo ra các sản phẩm & dịch vụ
thông tin có giá trị gia tăng cao, sẵn sàng cung cấp theo nhu cầu khác nhau của người sử dụng do vậy cần phải được quản lý chất lượng một cách nghiêm túc trên
cơ sở tiêu chuẩn khoa học phù họp
- Áp dụng Tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 vào các cơ quan TT - TV mang lại rất nhiều lợi ích: Xác định được đúng nhiệm vụ cho từng cán bộ và phương thức dẫn đến hoàn thành tốt nhiệm vụ; Ngăn chặn được nhiều sai sót nhờ sự tự kiểm soát được các hoạt động của nhân lực để luôn nâng cao tinh thần trách nhiệm; Chỉ dẫn cách lập văn bản hoạt động của cơ quan TT - TV một cách rõ ràn s là cơ sở đê giáo dục và đào tạo nguồn nhân lực cải tiến việc thực hiện m ột cách có hệ thống; Cung cấp đầy đủ dữ liệu để minh chứng được chất lượne hoạt động TT - TV được kiểm soát đảm bảo chất lượng tối đa cũng như quá trình tạo ra sản phẩm hay cung cấp dịch vụ nhằm cải tiến chất lượng, thỏa mãn ngày càng cao hơn nhu cầu của người dùng tin; Khi áp dụng sẽ được cấp chứng nhận ISO là minh chứng pháp lý khẳng định vai trò, vị trí, thương hiệu của cơ quan TT - T V
4 Kiến nghị và giải pháp
Trên thế giới, bộ tiêu chuẩn ISO 9001 - 2000 đã được rất nhiều cơ quan TT -
TV nghiên cứu áp dụng còn ở Việt Nam mãi đến năm 2003 mới chỉ có Thư viện trường đại học Hàng hải Hải Phòng; Trường Đại học Dân Lập Hải Phòng; Năm
2009 có Đại học Luật Hà Nội Các cơ quan TT - TV này đều áp dụng chung cùng với trường, nên còn gặp khá nhiều khó khăn vì vậy hiệu quả chưa là bao trong việc tiếp cận nghiên cứu và áp dụng do nhiều nguyên nhân khác nhau Hiện nay, tại Việt Nam chưa một cơ quan TT - TV nào áp dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 vì thể cũng chưa có cơ quan nào được công nhận độc lập Đe việc ứng dụng tiêu chuẩn ISO 9001:2000 trở thành hiện thực theo tôi các cơ quan quản lý N hà nước mà trước hết
là Cục Thông tin Khoa học & Công nghệ Quốc gia; Vụ Thư viện nên xây dựng đề
án khoa học về vấn đề này và có lộ trình cụ thể đảm bảo đầy đủ các yêu câu cho việc triển khai ứng dụng; Nên lấy Thư viện Quốc gia Việt N am là tô chức mẫu đâu tiên để đầu tư kinh phí cho dự án thực hiện ứri2 dụng trước khi triển khai đại trà Thực hiện chặt chẽ yêu cầu quy trình từ khâu chuân chuẩn bị đến việc xây dựng hệ
Trang 7Tỉnrc trạng và giải pháp đôi mới mô hình tô chức quản lý và phương thức hoạt động thư viện Việt Nam
thông các văn bản liên quan; Tiến hành thực hiện hệ thốn2 quản lý chất lượno ISO
9001 - 2000 và cuối cùns là đánh giá và đề nẹhị được chứng nhận Thư viện đạt chuẩn quốc tế /
TÀI LIỆU THAM KHẢO
1 Phan Huy Quế Tiếp cận hoạt độns tiêu chuẩn hoá trong lĩnh vực thôna tin và tư
liệu theo Luật tiêu chuẩn và quy chuẩn kỹ thuịxỉTạp chí Thông tin và Tư liệu , số 4/2010, từ tr 8 - 16
2.Trân Thị Quý Cơ sở /v luận và thực tiên xâ y dim g tiêu chuẩn cho các cơ quan thông tin - thư viện đại học ở Việt Nam /Đ ê tài cấp Bộ nghiệm thu năm 2015 H
ĐHQGHN, 315tr
3 Lưu Đan Thọ Quản trị học trong xu thế hội nhập - H Tài chính, 2013 - 742 tr.
4 Bhatt, S Total Quality Management: An Effective Approach for Library System,
International Journal o f Information Dissemination and Technology', 2 (4), 2012,
266 - 269
5 Hệ thong quản lý chat lượnơ toàn diện Truy cập naày 25/9/1014 từ https://www.khcnbinhduong.gov.vn
151