MÔN: TỰ ĐỘNG HÓA HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ MỤC Đề bài: Xây dụng kế hoạch tự động hóa 1 thư viện cụ thể. Phần I. TÍNH CẤP THIẾT CỦA KẾ HOẠCH 1. Lý do tiến hành xây dựng kế hoạch tự động hóa thư viện đại học Lao động xã hội Trung tâm Thông tin – Thư viện (TTTV) Trường Đại học Lao Động Xã Hội là một thư viện chuyên ngành cung cấp thông tin của cả chuyên ngành xã hội và chuyên ngành tự nhiên, phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường. Trung tâm TTTV Trường ĐHLĐXH đã từng bước chuyển biến và đổi mới nhằm hoàn thiện các khâu nghiệp vụ, nâng cao chất lượng và khả năng phục vụ nhu cầu tin của bạn đọc.
Trang 1BÀI ĐIỀU KIỆN
MÔN: TỰ ĐỘNG HÓA HOẠT ĐỘNG THÔNG TIN THƯ MỤC
Đề bài: Xây dụng kế hoạch tự động hóa 1 thư viện cụ thể.
Phần I.
TÍNH CẤP THIẾT CỦA KẾ HOẠCH
1 Lý do tiến hành xây dựng kế hoạch tự động hóa thư viện đại học Lao động xã hội
Trung tâm Thông tin – Thư viện (TT-TV) Trường Đại học Lao Động
Xã Hội là một thư viện chuyên ngành cung cấp thông tin của cả chuyên ngành xã hội và chuyên ngành tự nhiên, phục vụ cho công tác nghiên cứu, học tập của cán bộ, giảng viên và sinh viên trong trường Trung tâm TT-TV Trường ĐHLĐXH đã từng bước chuyển biến và đổi mới nhằm hoàn thiện các khâu nghiệp vụ, nâng cao chất lượng và khả năng phục vụ nhu cầu tin của bạn đọc
Thư viện trường đại học Lao động xã hội đã bắt đầu ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động thư viện như: sử dụng phần mềm Ilib-me trong xây dựng và quản lý các biểu ghi thư mục tài liệu, trong in mã vạch và
số đăng kí cá biệt cho tài liệu… tuy nhiên, việc ứng dụng công nghệ chưa thực sự được khai thác triệt để, chưa tiến hành đồng bộ dẫn đến hoạt động không hiệu quả, gây lãng phí rất nhiều
Trong xu thế chung của thế giới cũng như trong nghành thư viện ở Việt Nam, việc tiến hành tự động hóa thư viện là một việc làm cần thiết và phù hợp với xu thế, nhằm khắc phục những hạn chế của lối làm việc truyền thống, nâng cao chất lượng của các sản phẩm, dịch vụ của thư viện, giúp thư
Trang 2viện hoạt động tốt hơn, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của bạn đọc mà cụ thể là sinh viên, cán bộ giảng viên trong trường
Tự động hóa trong thư viện là việc ứng dụng công nghệ thông tin, truyền thông và trang thiết bị hiện đại nhằm tăng cường chất lượng và hiệu quả hoạt động thông tin thư viện Đây là một khát vọng của các thư viện nói chung và của thư viện Đại học Lao động xã hội nói riêng Tuy nhiên, nó là một dự án phức tạp và cần phải lập kế hoạch một cách thận trọng Việc lập
kế hoạch sẽ đảm bảo thành công và phát triển trong tương lai
2 Mục đích của việc tự động hóa hoạt động thông tin thư viện
- Xây dựng Thư viện ĐHLĐXH thành một thư viện tiên tiến và hiện đại, đồng bộ, toàn diện, tự động hóa các hoạt động nghiệp vụ quan trọng của thư viện, đưa Thư viện trở thành trung tâm thông tin đáp ứng tối đa nhu cầu của bạn đọc, trở thành giảng đường thứ 2 của sinh viên trong trường, là nơi nghiên cứu thực sự của nghiên cứu sinh, cán bộ giảng viên, nhân viên trong nhà trường
- Tiến hành tự động hóa thư viện tiến tới xây dựng thư viện số, với những thiết bị và công nghê hiện đại, có khả năng kết nối với hệ thống thư viện các trường đại học cùng khối chuyên nghành đào tạo và đồng thời hướng đến nhu cầu liên kết, chia sẽ, trao đổi nguồn lực thông tin giữa các thư viện trong nước, khu vực và thế giới, mở ra một cơ hội cho sinh viên, giảng viên trong trường tiếp cận với nền tri thức khổng lồ của nhân loại
3 Mục tiêu cụ thể:
- tự động hóa được các khâu công việc nghiệp vụ của cán bộ thư viện,
cụ thể:
+ Tự động hóa hoạt động bổ sung tài liệu
+ Tự động hóa khâu biên mục tài liệu
+ Tự động hóa khâu quản lý bạn đọc
+ Khâu tra cứu thông tin và truy tìm tài liệu
+ tự động hóa được công tác phục vụ bạn đọc
Trang 3=> giảm thiểu cường độ làm việc của CBTV và nâng cao được chất lượng sản phẩm, dịch vụ của thư viện
- Xây dựng được hệ thống thông tin có thể chia sẻ trực tiếp nguồn lực thông tin với các thư viện đại học trong nước: TVđại học Lao động xã hội
tp Hồ Chí Minh., Đại học khoa học xã hội và nhân văn, các trường đại học cùng khối ngành đào tạo…
=> đáp ứng tối đa nhu cầu tin của bạn đọc
- Dịch vụ thư viện được tự động hóa
- Tự động hóa hoạt động quản lý thư viện
- Ứng dụng thành công chuẩn trao đổi dữ liệu Z39.50 để tìm kiếm và khai thác thông tin giữa thư viện với các thư viện khác
Phần II ĐÁNH GIÁ THỰC TRẠNG TỰ ĐỘNG HÓA TRONG HOẠT ĐỘNG
CỦA THƯ VIỆN ĐẠI HỌC LAO ĐỘNG XÃ HỘI
1 Cơ sở vật chất và hạ tầng ICT:
- Thư viện được bố trí tại tầng 6, 7 nhà E với tổng diện tích gần 1.000m2 Tất
cả các phòng đều được trang bị đầy đủ bàn ghế, giá sách, hệ thống ánh sáng, điều hòa Phòng đọc tổng hợp với diện tích gần 400m2 , phục vụ cùng lúc khoảng 300 bạn đọc;
Trang 4- Cả thư viện có 1 chiếc máy photocopy, 8 máy tính cho các cán bộ thư viện
ở các phòng, 3 máy tính giúp bạn đọc tra cứu thông tin
- Phần mềm IlipMe được ứng dụng với các chức năng cơ bản của hoạt động
TT – TV được tự động hóa nhưng mới chỉ dừng lại ở biên mục và tra cứu trực tuyến
- Mạng trong thư viện sử dụng là mạng Internet tuy nhiên việc tra cứu của bạn đọc thì chỉ là tra cứu offline (không có OPAC)
- Chưa có chuẩn tra cứu liên thư viện Z39.50
- Chưa đầu tư ứng dụng bất cứ công nghệ và thiết bị chuyên dụng nào cho các hoạt động của thư viện
2 Nguồn nhân lực:
- Các cán bộ trong thư viện hiện nay bao gồm: 14 người bao gồm: 05 cán bộ
có trình độ thạc sĩ, 09 cán bộ trình độ cử nhân và đang theo học cử nhân Trong đó,
số cán bộ có trình độ cao về công nghệ thông tin và ngoại ngữ còn thấp
2 Nguồn lực thông tin
- Hiện tại, thư viện đang có vốn tài liệu khá đa dạng, phong phú phục
vụ cho công tác đào tạo và NCKH của trường
* Tài liệu truyền thống (sách, báo và tạp chí)
+ Thư viện có trên 100 loại báo – tạp chí, trong đó trên 50 loại báo -tạp chí là chuyên ngành đào tạo của trường;
+ Trên 10.000 đầu sách tương đương 150.000 bản sách bao gồm các loại giáo trình – bài giảng do trường in ấn và biên soạn, sách chuyên khảo và tham khảo;
+ Trên 3.000 bản luận án, luận văn, khóa luận tốt nghiệp, đề tài NCKH các cấp, báo và tạp chí đóng lưu
* Tài liệu điện tử:
+ Từ năm 2004 đến nay, Thư viện đã xây dựng được các CSDL sau:
CSDL sách, CSDL Báo-tạp chí, CSDL luận án-luận văn với trên 10.000 biều ghi đáp ứng tốt cho quá trình tra cứu của bạn đọc;
Trang 5+ Trên 150 đĩa CD-Rom là các chuyên đề, chuyên ngành đào tạo của trường
3 Công tác phục vụ bạn đọc
- Tại phòng đọc, phòng cho mượn và cho thuê giáo trình, phòng báo tạp chí, tất cả đề phục vụ bạn đọc bằng phương thức truyền thống, ghi sổ cho mượn sách, không có hệ thống máy móc hỗ trợ lưu thông và đảm bảo an ninh trong thư viện
Phần III.
NỘI DUNG KẾ HOẠCH
Dựa vào tình trạng tự động hóa hoạt động thông tin thư viện tại thư viện đại học LĐXH, trên cơ sở va nguyên tắc của tự động hóa các hoạt động thư viện nói chung, tôi đề xuất chi tiết nội dung kế hoạch như sau:
Trang 6Do thư viện đã tiến hành tự động hóa được một phần các hoạt động nên để thư viện không cần phải đầu tư xây dựng, mua sắm trang thiết bị, phần mềm, mang… lại toàn bộ mà chỉ cần bổ sung những phần còn thiếu, để hoàn thiện được việc tự động hóa toàn bộ các hoạt động trong thư viện:
1 Hạ tầng công nghệ thông tin:
Đây là yếu tố hàng đầu, không thể thiếu và là cơ sở để xây dựng, vận hành một hệ thống TV
Cụ thể:
- Đầu tư mua hệ thống máy tính: Do thư viện đã có hệ thống 11 máy tính trạm trong đó có 8 máy cho cán bộ thư viện và 3 máy dùng để tra cứu, tìm tin, nhận thấy số lượng máy như vậy chưa đáp ứng được nhu cầu của cả các cán bộ và bạn đọc nên thư viện sẽ bổ sung thêm như sau:
Tổ chức hệ thống mạng theo mô hình khách - chủ (Client-Server) trong đó có:
+ 2 máy chủ: 1 máy chủ cơ sở dữ liệu và 1 máy chủ dịch vụ
+ 20 máy trạm: trong đó, 14 máy cho cán bộ thực hiện các công việc nghiệp
vụ và 6 máy phục vụ bạn đọc tra cứu, khai thác thông tin
- Mạng: thiết lập hệ thống mạng Internet cho tất cả các máy tính trong toàn thư viện
* Phần mềm thư viện tích hợp:
- Đây cũng là một thành phần không thể thiếu đối với hệ thống tự động hóa thư viện Nó có khả năng tích hợp toàn diện các chức năng quản lý và hoạt động của thư viện theo hướng tự động như: theo dõi bổ sung tài liệu, biên mục tự động, tìm tin tại chỗ hay từ xa, quản lý bạn đọc, quản lý lưu thông tài liệu, quản lý kho, trao đổi thong tin thư mục với các thư viện khác…
Trang 7- Hiện tại, thư viện đang áp dụng phần mềm IlibMe do công ty CMC cung cấp cho việc lưu trữ, xây dựng và quản trị CSDL Theo đánh giá, phần mềm này đã rất phù hợp với lại thư viện cỡ vừa như thư viện đại học LĐXH nên thư viện sẽ không phải thay đổi phần mềm thư viện tích hợp
2 Áp dụng các chuẩn trong hoạt động thư viện
* chuẩn trong tổ chức thông tin:
- Sử dụng khổ mẫu biên mục MARC, cấu trúc biểu ghi sẽ tuân theo các chuẩn quốc tế về định dạng trao đổi thông tin ISO.2709
* Tiêu chuẩn và quy tắc mô tả:
Mô tả theo chuẩn AACR2- quy tắc mô tả Anh- Mỹ
* Chuẩn tra đổi dữ liệu Z39.50: giúp vieecjm]ợn liên thông giữa cá thư viện.
3 Công nghệ và các thiết bị chuyên dụng:
Thực trạng cho thấy việc ứng dụng các công nghệ và các thiết bị ngoại vi vào trong hệ thống tự động hóa thư viện là hoàn toàn chưa có Dựa vào đặc điểm của thư viện, cũng như xét thấy nhu cầu lưu thông tài liệu với tần xuất không quá cao, bản kế hoạch xin được đưa ra các công nghệ phù hợp sẽ được ứng dụng như sau:
* Sử dụng công nghệ mã vạch trong quá trình lưu thông tài liệu, quản lý bạn đọc và kiểm kê, trong đó sẽ bổ sung:
- 1 Máy in mã vạch sẽ được trang bị đặt tại phòng xử lý
- Tại bàn làm việc của cán bộ phòng đọc và phòng mượn sẽ được trang bị 4 máy đọc mã vạch được kết nối với 4 máy tính có phần mềm sử lý chuyên dụng của CBTV, đảm bảo mỗi cán bộ phục vụ có 1 máy đọc và một máy tính
* Sử dụng công nghệ từ tính để đảm bảo an ninh cho tài liệu trong thư viện:
Trang 8Đây là công nghệ ứng dụng dòng điện từ trường vào hoạt động đảm bảo an ninh, an toàn cho tài liệu trong thư viện (đặc biệt là kho mở) khỏi những hành vi mang tài liệu ra ngoài thư viện một cách trái phép
Công nghệ này sẽ được ứng dụng cho phòng đọc mở của thư viện Cụ thể như sau:
- Tiến hành gắn chỉ từ lên tất cả tài liệu tại phòng đọc mở
- Trang bị 1 cổng từ tại cửa ra vào của phòng
- Tại bàn làm việc của cán bộ phòng đọc mở sẽ có một máy nạp khử từ
4 Nâng cao trình độ công nghệ thông tin và ngoại ngữ cho cán bộ thư viện.
Trong tất cả các yếu tố giúp tiến hành tự động hóa thư viện thành công, yếu
tố quan trọng nhất vẫn là con người, bao gồm cả cán bộ thư viện và bạn đọc thư viện Nếu cán bộ thư viện không có kiến thức cũng như kĩ năng công nghệ thông tin thì không thể vận hành hiệu quả hệ thống tự động hóa được Vì vậy, chúng ta phải nâng cao trình độ công nghệ thông tin của cán bộ thư viện bằng cách:
- Cử cán bộ đi học thêm tại các thư viện lớn, đầu ngành và nhưng thư viện
đã có kinh nghiệm trong việc vận hành hệ thống tự động hóa
- Mở các cuộc tham quan, khảo sát thực tế cho tất cả các cán bộ trong thư viện tới các thư viện điển hình trong nước và cả nước ngoài
- tạo cho cán bộ thư viện:
+ Tâm thế sẵn sàng với sự thay đổi
+ Kỹ năng và kiến thức của nhân viên
+ Khả năng sẵn sàng truy cập Internet
Trang 9+ Tăng động, sáng tạo
5 Đào tạo người dùng tin.
Như đã nói ở trên, người dùng tin của thư viện cũng có vai trò quan trọng không kém trong hệ thống tự động Họ là mục tiêu cuối cùng của cả hệ thống Vì vậy, nếu chúng ta không đào tạo người dùng tin để họ có thể sử dụng được hệ thống tự động một cách hiệu quả thì việc đầu tư cho hệ thống sẽ là rất lãng phí
Có một số hoạt động mà chúng ta sẽ phải tiến hành:
- Mở các lớp học đào tạo sinh viên đầu mỗi năm học để sinh viên nắm được những kiến thức cơ bản nhất
- Đăng những thông tin, kiến thức cơ bản lên trang Web nhà trường để sinh viên có thể nắm bắt bất cứ lục nào
6 Tiếp tục sưu tầm và số hóa tài liệu của thư viện
- Lựa chọn những tài liệu quý hiếm, có giá trị lâu dài, được nhiều người dùng tin
sử dụng… để số hóa hiện tại và số hóa hồi cố, xây dựng các bộ sưu tập khác nhau
có nội dung phong phú, giá trị, nhằm phục vụ nhu cầu bạn đọc mọi lúc mọi nơi, đáp ứng tối đa nhu cầu tin của bạn đọc
- Từ đó, giúp thư viện tiến dần đến việc xây dựng một thư viện số để phục vụ bạn đọc trong giai đoạn tiếp theo
* Thời hạn và kinh phí dự trù
- thời hạn: 6 tháng từ ngày 1 tháng 1 năm 2014 đến 30 tháng 6 năm 2014
- kinh phí: 600 triệu
Bảng phân bố thời gian và kinh phí của kế hoạch:
Thời
gian
phí
Người thực
Trang 10Bổ
sung hạ
tầng IT
triệu
Nguyễ
n Văn A Trang
bị các
thiết bị
chuyên
dụng
triệu
1.Bùi Văn B 2 Hoàng T
Cử cán
bộ đi
học
triệu
Nguyễ
n Thế A
Đi tham
quan
thư viện
khác
Nhật C
Đào tạo
người
dùng
tin
Thị T
Tiếp
tục sưu
tầm và
số hóa
tài liệu
H
- nhóm giám sát, kiểm tra thực hiện kế hoạch: Ban giám hiệu trường đại học lao động xã hội, Ban quản lý kế hoạch
Trang 11Hà Nội, ngày 16 tháng 11 năm 20113
Người phê duyệt kế hoạch
Nguyễn Văn A
Người lập kế hoạch
Bùi Thị Anh