NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TRONG DOANH NGHIỆP DU LỊCH

Sơ đồ 4.1. Nội dung của quản trị nhân lực trong doanh nghiệp du lịch Các nội dung của công tác quản trị nhân lực có mối quan hệ chặt chẽ với nhau. Mỗi một công việc có tác động nhiều chiều đến các công việc khác do vậy khi nghiên cứu về quản trị nhân lực cần phải quan tâm đến mối quan hệ của các công việc trong hoạt động quản trị nhân lực.

Phân tích công việc

Tuyển chọn nhân lực

Đào tạo, phát triển nhân lực

Đánh giá thực hiện công việc

Tạo động lực cho người lao động

Bố trí, sắp xếp lao động Hoạch định nhu cầu nhân lực

4.2 NỘI DUNG CỦA QUẢN TRỊ NHÂN LỰC TRONG

DOANH NGHIỆP DU LỊCH

Nội dung công tác quản trị nhân lực trong doanh nghiệp du lịch là một vấn

đề khá phong phú và có thể được khái quát theo sơ đồ sau:

Sơ đồ 4.1 Nội dung của quản trị nhân lực trong doanh nghiệp du lịch

Các nội dung của công tác quản trị nhân lực có mối quan hệ chặt chẽ với nhau Mỗi một công việc có tác động nhiều chiều đến các công việc khác do vậy khi nghiên cứu về quản trị nhân lực cần phải quan tâm đến mối quan hệ của các công việc trong hoạt động quản trị nhân lực

4.2.1.Hoạch định nhân lực

Bất kỳ một doanh nghiệp nào cũng có những mục tiêu mang tầm chiến lược

và những mục tiêu cụ thể ngắn hạn Để thực hiện các mục tiêu đó, cần phải có con người Nói cách khác, hoạch định chiến lược kinh doanh không thể tách rời hoạch định chiến lược nhân lực Hoạch định nhân lực trong doanh nghiệp du lịch là quá trình xác định một cách có hệ thống những yêu cầu về số lượng và chất lượng lao động theo cơ cấu ngành nghề, đáp ứng nhu cầu của từng bộ phận và toàn doanh nghiệp ở mỗi thời kỳ kinh doanh

Quy trình hoạch định nhu cầu nhân lực trong doanh nghiệp du lịch có thể biểu diễn theo sơ đồ sau:

Chiến lược kinh doanh

Hoạch định nhu cầu nhân lực

Dự báo nhu cầu So sánh khả năng và nhu cầu Khả năng sẵn có

Chính sách và kế hoạch thực hiện

Chính sách và kế hoạch thực hiện - Hạn chế tuyển dụng

- Giảm giờ lao động

- Giảm tuổi hưu

Tuyển dụng - Đào tạo

- Thăng tiến

- Thuyên chuyển Lựa chọn

Kiểm soát và đánh giá

Sơ đồ 4.2 Sơ đồ quy trình hoạch định nhu cầu nhân lực

Quy trình hoạch định nhu cầu nhân lực trong doanh nghiệp du lịch được tiến hành theo bốn bước:

Bước 1: Xác định nhu cầu và khả năng nhân lực của doanh nghiệp

Căn cứ vào mục tiêu, nhiệm vụ của doanh nghiệp và từng bộ phận trong doanh nghiệp; phương án phát triển của doanh nghiệp trong tương lai cũng như khả năng tài chính của doanh nghiệp để xác định nhu cầu nhân lực của doanh nghiệp

Nhu cầu nhân lực được xác định cả về số lượng, cả về chất lượng và không chỉ thoả mãn cho hiện tại mà phải đáp ứng cho tương lai Nhu cầu phải được xác định theo một cơ cấu lao động tối ưu

Khả năng nhân lực chủ yếu được xác định dựa và việc thống kê đánh giá lại nguồn nhân lực hiện có, loại trừ những biến động có thể dự kiến trước như: cho đi đào tạo, thuyên chuyển, hưu trí v.v

Bước 2: Cân đối giữa nhu cầu và khả năng nhân lực của doanh nghiệp

Khi cân đối, thường xuyên xảy ra ba trường hợp sau:

Nhu cầu = Khả năng (Cung = Cầu)

Nhu cầu > Khả năng (Cung < Cầu)

Nhu cầu < Khả năng (Cung > Cầu)

Với mỗi trường hợp trên, doanh nghiệp sẽ có những chính sách và kế hoạch ứng xử thích hợp

Bước 3: Đề ra chính sách và kế hoạch thực hiện

Các chính sách được áp dụng thường gắn với việc cải tiến hệ thống tổ chức, sắp xếp, bố trí lao động hợp lý, các chính sách về xã hội đối với người lao động như: bồi thường, đào tạo, hưu trí, thăng tiến, thuyên chuyển v.v

Kế hoạch thực hiện thường chia thành hai loại: Thiếu lao động và thừa lao động

(1) Thiếu lao động

Thiếu lao động về số lượng: cần xây dựng kế hoạch tuyển dụng từ bên ngoài Thiếu lao động về chất lương có nghĩa là trình độ, tay nghề của lao động không đáp ứng, không phù hợp với công việc mà họ đang làm Do đó cần bố trí, sắp xếp lại, thuyên chuyển, đào tạo bồi dưỡng thêm

(2) Thừa lao động

Để giải quyết vấn đề dư thừa lao động cần phải hạn chế tuyển dụng, giảm giờ làm việc, giảm biên chế, nghỉ việc tạm thời, nghỉ hưu sớm v.v

Bước 4: Kiểm tra và đánh giá

Đây là bước quan trọng nhằm mục đích kiểm tra việc triển khai thực hiện các mục tiêu, nội dung đã được hoạch định trong kế hoạch nhân lực Thực chất của việc kiểm tra và đánh giá là đánh giá tiến trình, mức độ đạt được ở mỗi giai đoạn

từ đó điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp

Để xác định nhu cầu nhân lực có thể sử dụng một số phương pháp sau:

- Phương pháp phân tích: Phương pháp này chủ yếu nghiên cứu, phân tích

xu hướng tuyển dụng lao động ở doanh nghiệp trong những thời kỳ trung, dài hạn

kế tiếp kỳ hoạch định Qua nghiên cứu rút ra tốc độ phát triển nhu cầu nhân lực so

với những mục tiêu kinh doanh, trình độ tiến bộ khoa học kỹ thuật, công nghệ trong kỳ Từ đó, dựa vào nhiệm vụ kinh doanh của kỳ hoạch định nhân lực tới để xác định nhu cầu nhân lực

- Phương pháp xác định dựa vào mối tương quan giữa lao động cần dùng với chỉ tiêu kinh tế kỹ thuật khác như: doanh thu, sản lượng, mức thời gian lao động

4.2.2.Phân tích công việc

Phân tích công việc là quá trình nghiên cứu nội dung công việc nhằm xác định điều kiện tiến hành, nhiệm vụ, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc

và các phẩm chất, kỹ năng mà nhân viên cần thiết phải có để thực hiện tốt công việc

Trong doanh nghiệp du lịch đối với các công việc cụ thể với các vị trí chức danh khác nhau (nhân viên tiếp đón, nhân viên phục bàn, nhân viên phục bar, đầu bếp, nhân viên an ninh, ) cần nghiên cứu các công việc mà nhân viên phải thực hiện với các khía cạnh của nó như: nội dung công việc, điều kiện làm việc, trách nhiệm, quyền hạn khi thực hiện công việc Trên cơ sở đó đưa ra yêu cầu của công việc đối với các vị trí chức danh

Kết quả của phân tích công việc là bản mô tả công việc, bản tiêu chuẩn công việc

Bản mô tả công việc liệt kê các chức năng, nhiệm vụ, các mối quan hệ trong công việc, các điều kiện làm việc, các yêu cầu kiểm tra giám sát và các tiêu chuẩn cần đạt được khi thực hiện công việc Bản mô tả công việc giúp cho chúng ta hiểu được nội dung, yêu cầu của công việc và hiểu được quyền hạn trách nhiệm khi thực hiện công việc

Bản tiêu chuẩn công việc bao gồm các tiêu chuẩn của nghiệp vụ và các tiêu chuẩn thực hiện công việc Tiêu chuẩn nghiệp vụ bao gồm những yêu cầu về năng lực cá nhân như trình độ học vấn, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm công tác, khả năng giải quyết vấn đề, các kỹ năng khác và các đặc điểm cá nhân thích hợp nhất cho công việc Bản tiêu chuẩn nghiệp vụ giúp chúng ta hiểu doanh nghiệp cần loại nhân viên như thế nào để thực hiện công việc tốt nhất Tiêu chuẩn thực hiện công việc bao gồm các yêu cầu, định mức đối với từng công việc cụ thể Tiêu chuẩn thực hiện công việc là một trong những căn cứ cơ bản để đánh giá thực hiện công việc của nhân viên

PHÂN TÍCH CÔNG VIỆC

Bản mô tả công việc Bản tiêu chuẩn công việc

Tuyển dụng, chọn lựa nhân viên Đào tạo, huấn luyện nhân viên Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên Đánh giá thực hiện công việc Trả công, khen thưởng đối với nhân viên

Phân tích công việc có ý nghĩa rất lớn đối với công tác quản trị nhân lực

Ngoài việc cung cấp thông tin cho công tác quản trị nhân lực phân tích công việc

còn là công cụ rất hữu ích cho các doanh nghiệp mới thành lập hoặc đang cần cải

tổ, thay đổi cơ cầu tổ chức nhằm nâng cao hiệu quả hoạt động

Lợi ích của phân tích công việc thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 4.3 Lợi ích của phân tích công việc

Nội dung, trình tự thực hiện phân tích công việc của các doanh nghiệp du

lịch thường không giống nhau nhưng có thể tổng kết theo sáu bước sau:

Bước 1: Xác định mục đích của phân tích công việc, từ đó xác định các hình

thức thu thập thông tin phân tích công việc hợp lý nhất

Bước 2: Thu thập các thông tin sẵn có trên cơ sở của các sơ đồ tổ chức, các

văn bản về mục đích, yêu cầu, chức năng, quyền hạn của doanh nghiệp và các bộ

phận cơ cấu hoặc sơ đồ quy trình công nghệ và bản mô tả công việc cũ (nếu có)

Bước 3: Chọn lựa các phần việc đặc trưng, các điểm then chốt để thực hiện

phân tích công việc nhằm giảm bớt thời gian và tiết kiệm hơn trong thực hiện phân

tích các công việc tương tự như nhau

Bước 4: Áp dụng các phương pháp khác nhau để thu thập thông tin phân tích

công việc Tuỳ theo yêu cầu về mức độ chính xác và chi tiết của thông tin cần thu

thập, tuỳ theo loại hình công việc và khả năng về tài chính của doanh nghiệp có thể

sử dụng một hoặc kết hợp các phương pháp thu thập thông tin phân tích công việc

khác nhau Trong đó có một số phương pháp cơ bản thường áp dụng sau:

- Phỏng vấn: Phỏng vấn thu thập thông tin phân tích công việc có thể thực

hiện trực tiếp với từng cá nhân, với nhóm nhân viên thực hiện công việc là xây

dựng tiêu chuẩn mẫu đánh giá thực hiện công việc của nhân viên, xác định nhu cầu đào tạo và xác định giá trị của công việc Phỏng vấn cho phép phát hiện ra nhiều thông tin về các hoạt động và các mối quan hệ quan trọng trong phân tích công việc mà các phương pháp khác không thể tìm ra Đồng thời phỏng vấn cũng cho ta

cơ hội để giải thích các yêu cầu và chức năng của công việc Nhược điểm chủ yếu của phỏng vấn phân tích công việc là người bị phỏng vấn có thể cung cấp các thông tin sai lệch hoặc không muốn tra lời đầy đủ các câu hỏi của người phỏng vấn

- Bản câu hỏi: Bản câu hỏi được đánh giá là phương pháp hữu hiệu nhất để thu thập thông tin phân tích công việc Bản câu hỏi liệt kê những câu hỏi đã chuẩn

bị kỹ lưỡng từ trước và phân phát cho nhân viên điền các câu trả lời Tổng kết các câu trả lời của nhân viên, cán bộ phân tích sẽ có được những thông tin cơ bản, đặc trưng về các công việc thực hiện trong doanh nghiệp Khi cảm thấy thông tin thu thập qua bản câu hỏi không được đầy đủ cán bộ phân tích nên thảo luận lại với các nhân viên thực hiện công việc

- Quan sát tại nơi làm việc: Quan sát tại nơi làm việc cho phép các nhà phân tích chỉ ra đầy đủ và chi tiết thời gian, mức độ thường xuyên, tính phức tạp của các nhiệm vụ, trách nhiệm khi thực hiện các công việc khác nhau, thông tin về điều kiện làm việc, các máy móc, dụng cụ, nguyên vật liệu sử dụng trong quá trình làm việc và hiệu quả thực hiện công việc

Bước 5: Kiểm tra, xác minh tính chính xác của thông tin Những thông tin thu thập để phân tích công việc cần được kiểm tra lại về mức độ chính xác và đầy

đủ thông qua chính các nhân viên thực hiện công việc, các giám sát thực hiện công việc và những người quản lý

Bước 6: Xây dựng bản mô tả công việc và bản tiêu chuẩn công việc

Bản mô tả công việc: Do đặc thù về quy mô, trình độ và cách thức tổ chức của các doanh nghiệp và do mục đích phân tích công việc khác nhau nên trong thực tế không có biểu mẫu thống nhất cho bản mô tả công việc Tuy nhiên, các bản

mô tả công việc thường có các nội dung chủ yếu sau:

- Nhận diện công việc gồm có: tên công việc, mã số của công việc, cấp bậc của công việc, nhân viên thực hiện công việc, cán bộ lãnh đạo, giám sát tình hình thực hiện công việc, mức tiền lương trả cho nhân viên thực hiện công việc, người thực hiện và phê duyệt bản mô tả công việc

- Tóm tắt công việc: mô tả tóm tắt thực chất đó là công việc gì.

- Các mối quan hệ trong thực hiện công việc: nên ghi rõ mối quan hệ của người thực hiện công việc với những người khác ở trong và ngoài doanh nghiệp

- Chức năng, trách nhiệm trong công việc: liệt kê từng chức năng nhiệm vụ chính, sau đó nên giải thích các công việc cụ thể cần thực hiện trong nhiệm vụ trách nhiệm đó

- Quyền hành của người thực hiện công việc: nên xác định rõ giới hạn hay phạm vi quyền hành trong các quyết định về mặt tài chính và nhân lực

- Tiêu chuẩn trong đánh giá nhân viên thực hiện công việc: nên chỉ rõ người thực hiện công việc cần đạt được các tiêu chuẩn gì về số lượng sản phẩm hay khối lượng công việc cần thực hiện trong ngày, doanh số bán hàng, mức tiêu hao nguyên vật liệu, chất lượng sản phẩm v.v

- Điều kiện làm việc: liệt kê những điều kiện làm việc đặc biệt như làm ca

ba, thêm giờ, mức độ ô nhiễm, tiếng ồn, sự may rủi trong công việc v.v

Bản tiêu chuẩn công việc: Bản tiêu chuẩn công việc là văn bản liệt kê tất cả những yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc Do công việc rất đa dạng nên các yêu cầu chủ yếu đối với nhân viên thực hiện công việc rất đa dạng Những yếu tố chính thường đề cập đến trong bản tiêu chuẩn công việc là:

- Trình độ văn hoá, chuyên môn, trình độ ngoại ngữ và các kỹ năng khác có liên quan đến công việc như biết ghi tốc ký, đánh máy v.v

- Kinh nghiệm công tác

- Tuổi đời

- Sức khoẻ

- Hoàn cảnh gia đình

- Các đặc điểm cá nhân có liên quan đến thực hiện công việc như tính trung thực, khả năng hoà đồng với mọi người, tham vọng, sở thích, nguyện vọng cá nhân, v.v

- Cáctiêuchuẩnthựchiệncôngviệc

Bố trí công việc

Chuẩn bị tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Thu thập, nghiên cứu hồ sơ Phỏng vấn sơ bộ Trắc nghiệm Phỏng vấn chuyên sâu Xác minh, điều tra Khám sức khoẻ

Ra quyết định tuyển dụng

4.2.3 Tuyển dụng nhân lực

Tuyển dụng nhân lực thực chất là quá trình tuyển chọn những người lao động có đầy đủ các phẩm chất theo yêu cầu của công việc Để tuyển dụng nhân lực doanh nghiệp có thể thu hút người lao động trong doanh nghiệp hoặc từ ngoài doanh nghiệp Nội dung, trình tự của quá trình tuyển dụng nhân lực trong doanh nghiệp du lịch thường được thể hiện qua sơ đồ sau:

Sơ đồ 4.4 Nội dung của quá trình tuyển dụng trong doanh nghiệp

4.2.3.1 Chuẩn bị tuyển dụng

Trong bước chuẩn bị tuyển dụng cần phải thực hiện những công việc sau:

- Thành lập hội đồng tuyển dụng, quy định rõ về số lượng, thành phần và quyền hạn của hội đồng tuyển dụng

- Nghiên cứu kỹ các loại văn bản, quy định của Nhà nước và của doanh nghiệp liên quan đến quá trình tuyển dụng

- Xác định nhu cầu tuyển dụng trên cơ sở phân tích nhu cầu của doanh nghiệp với thực tế

- Xác định tiêu chuẩn tuyển dụng

4.2.3.2 Thông báo tuyển dụng

Để thông báo tuyển dụng các doanh nghiệp du lịch có thể áp dụng một hoặc kết hợp các hình thức thông báo tuyển dụng sau đây:

- Quảng cáo trên báo, đài, tivi

- Thông qua các trung tâm dịch vụ lao động

- Yết thị tại doanh nghiệp

4.2.3.3 Thu nhận, nghiên cứu hồ sơ

Tất cả các hồ sơ xin việc đã thu nhận phải ghi vào sổ xin việc, có phân loại chi tiết để tiện cho việc sử dụng sau này Một hồ sơ thu nhận có thể theo mẫu thống nhất của Nhà nước hoặc theo mẫu mà doanh nghiệp thiết kế để phù hợp với yêu cầu của công việc tuyển dụng Các hồ sơ xin việc sau khi thu nhận sẽ được nghiên cứu nhằm ghi lại các thông tin chủ yếu của ứng cử viên bao gồm:

- Học vấn, kinh nghiêm, quá trình công tác

- Khả năng tri thức

- Sức khoẻ

- Mức độ lành nghề, sự khéo léo về chân tay

- Tính tình, đạo đức, tình cảm, nguyện vọng v.v

Thông qua việc nghiên cứu hồ sơ có thể loại bớt một số ứng viên hoàn toàn không đáp ứng các tiêu chuẩn công việc, không cần phải làm tiếp các thủ tục khác trong tuyển dụng, do đó, có thể giảm bớt chi phí tuyển dụng cho doanh nghiệp

4.2.3.4 Phỏng vấn sơ bộ

Phỏng vấn sơ bộ thường chỉ kéo dài 5-10 phút, được sử dụng nhằm loại bỏ ngay những ứng cử viên không đạt tiêu chuẩn hoặc yếu kém rõ rệt hơn những ứng

cử viên khác mà khi nghiên cứu hồ sơ chưa phát hiện ra

4.2.3.5 Trắc nghiệm

Áp dụng các hình thức kiểm tra, trắc nghiệm và phỏng vấn ứng cử viên nhằm chọn được các ứng cử viên xuất sắc nhất Các bài kiểm tra sát hạch thường được sử dụng để đánh giá ứng cử viên về các kiến thức cơ bản, khả năng thực hành Các hình thức trắc nghiệm cũng có thể được sử dụng để đánh giá ứng cử viên về một số khả năng đặc biệt như: trí nhớ, mức độ khéo léo v.v

4.2.3.6 Phỏng vấn chuyên sâu

Phỏng vấn được sử dụng để tìm hiểu, đánh giá ứng viên về nhiều phương diện như kinh nghiệm, trình độ, các đặc điểm cá nhân như tính cách, khí chất, khả năng hoà đồng và có những phẩm chất cá nhân thích hợp cho công việc v.v

4.2.3.7 Xác minh, điều tra

Xác minh, điều tra là quá trình làm sáng tỏ thêm những điều chưa rõ đối với những ứng cử viên có triển vọng tốt Thông qua tiếp xúc với đồng nghiệp cũ, bạn

bè, thầy cô giáo hoặc với lãnh đạo cũ của ứng cử viên Công tác xác minh điều tra

sẽ cho biết thêm về trình độ, kinh nghiệm, tính cách của ứng cử viên Đối với những công việc đòi hỏi tính an ninh cao như thủ quỹ, thu ngân, an ninh công tác xác minh có thể có yêu cầu cần tìm hiểu về nguồn gốc lý lịch gia đình của ứng cử viên

4.2.3.8 Khám sức khoẻ

Dù có đáp ứng đầy đủ các yếu tố về trình độ học vấn, hiểu biết, thông minh,

tư cách tốt, nhưng nếu sức khoẻ không đảm bảo cũng không nên tuyển dụng Cho nên cần phải thực hiện khám sức khoẻ để tuyển dụng được những nhân viên có cả trí lực và thể lực tốt

4.2.3.9 Ra quyết định tuyển dụng

Mọi bước trong quá trình tuyển dụng đều quan trọng nhưng bước quan trọng nhất vẫn là ra quyết định tuyển dụng hoặc loại bỏ ứng cử viên Để nâng cao mức

độ chính xác của các quyết định tuyển dụng, cần xem xét một cách có hệ thống các thông tin về ứng cử viên Đồng thời cần phải có cách thức ra quyết định tuyển dụng một cách có khoa học và thích hợp để lựa chọn đúng đắn đối tượng phục vụ cho công việc theo yêu cầu của doanh nghiệp

4.2.4 Bố trí, sắp xếp công việc

Bố trí, sắp xếp công việc cho người lao động là việc sắp xếp người lao động vào các vị trí nhất định tuỳ thuộc vào năng lực, phẩm chất của người lao động Kết quả của việc bố trí, sắp xếp công việc là cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp

Bố trí, sắp xếp công việc cho người lao động hợp lý sẽ góp phần quan trọng tạo ra sự phát triển cho tổ chức Đồng thời là một nghệ thuật của người quản lý thể hiện sự khéo léo như một người thợ mộc “dụng nhân như dụng mộc”