Thiết kế hệ thống thông tin quản trị dự án đầu tư ứng dụng công nghệ thông tin dùng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước

Bên cạnh đó, đối với các dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước, ngoài việc tuân theo những nguyên lý chung đã được xác định trong các lý thuyết về quản t

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

TRƯỜNG ĐẠI HỌC CÔNG NGHỆ

NGUYỄN HUY DŨNG

THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN TRỊ DỰ ÁN ĐẦU TƯ ỨNG DỤNG CÔNG NGHỆ THÔNG TIN

DÙNG VỐN CÓ NGUỒN GỐC TỪ NGÂN SÁCH NHÀ NƯỚC

Ngành : Công nghệ thông tin

Chuyên ngành : Hệ thống thông tin

LUẬN VĂN THẠC SĨ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN KHOA HỌC: PGS TS ĐỖ TRUNG TUẤN

Hà Nội, Năm 2011

BẢNG KÝ HIỆU VIẾT TẮT 2

DANH MỤC HÌNH VẼ 3

CHƯƠNG I: MỞ ĐẦU 4

1.1 Quan niệm chung về đầu tư 4

1.2 Quan niệm chung về dự án và dự án đầu tư 5

1.2.1 Khái niệm dự án 5

1.2.2 Các đặc trưng của dự án 6

1.2.3 Dự án đầu tư 7

1.3 Sự cần thiết của nghiên cứu 9

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 11

1.5 Kết quả và ý nghĩa 11

1.6 Cấu trúc của luận văn 12

CHƯƠNG II: QUẢN TRỊ DỰ ÁN 14

2.1 Tổng quan về vòng đời dự án và quản trị dự án 14

2.1.1 Vòng đời dự án 14

2.1.2 Quản trị dự án 15

2.2 Lập dự án đầu tư 17

2.2.1 Lập dự án đầu tư ứng dụng CNTT 17

2.2.2 Phương pháp ra quyết định đa mục tiêu 19

2.3 Tổ chức quản lý dự án 21

2.3.1 Mô hình quản lý dự án 21

2.3.2 Cơ cấu tổ chức quản lý dự án 22

2.4 Quản lý kế hoạch 24

2.4.1 Lập kế hoạch dự án 24

2.4.2 Quản lý tiến độ dự án 27

2.5 Kiểm soát dự án 31

2.5.1 Vấn đề cơ bản về kiểm soát dự án 30

2.5.2 Quá trình kiểm soát dự án 32

2.5.3 Nội dung kiểm soát dự án 35

2.6 Tóm tắt một số nội dung chính 35

CHƯƠNG III: THIẾT KẾ HỆ THỐNG THÔNG TIN 37

3.1 Phương pháp luận kiến trúc tổng thể 37

3.1.1 Khái niệm Kiến trúc tổng thể 37

3.1.2 Một số phương pháp luận phổ biến 38

3.2 Thiết kế Hệ thống thông tin theo phương pháp luận kiến trúc tổng thể 41

3.2.1 Lược đồ tổng thể 46

3.2.2 Kiến trúc tổng thể 46

3.3 Thiết kế phần mềm quản lý dự án 49

3.3.1 Yêu cầu chức năng cơ bản 50

3.3.2 Thiết kế kiến trúc phần mềm 51

3.3.3 Đánh giá các phần mềm hiện có 55

3.3.4 Triển khai minh họa 55

3.4 Tóm tắt một số điểm chính 57

KẾT LUẬN 58

TÀI LIỆU THAM KHẢO 60

PHỤ LỤC 1 – KẾT QUẢ KHẢO SÁT CÁC PHẦN MỀM HIỆN CÓ 63

PHỤ LỤC 2 - TRIỂN KHAI DEMO PHẦN MỀM QUẢN LÝ DỰ ÁN 65

A watermark is added at the end of each output PDF file.

To remove the watermark, you need to purchase the software from

http://www.anypdftools.com/buy/buy-pdf-splitter.html

BẢNG KÝ HIỆU VIẾT TẮT

Institute of Electrical and Electronics Engineers IEEE

Referrence Model for Open Distributed Processing RM-ODP

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình I.1: Phân loại hoạt động đầu tư 5

Hình I.2: Tính hữu hạn về thời gian của dự án 6

Hình I.3: Kết quả, thời gian, chi phí và mục tiêu 8

Hình II.1: Vòng đời dự án 14

Hình II.2: Nội dung quản trị dự án 16

Hình II.3: Quy trình lập dự án đầu tư ứng dụng CNTT 18

Hình II.4: Phương pháp mô hình phân cực 19

Hình II.5: Phương pháp hiệu quả và chi phí 20

Hình II.6: Hai mô hình quản lý dự án 21

Hình II.7: Chu trình lập kế hoạch 25

Hình II.8: Trình tự lập kế hoạch (tuần tự) 26

Hình II.9: Sơ đồ cấu trúc công việc 27

Hình II.10: Ma trận trách nhiệm 28

Hình II.11: Phương pháp biểu đồ thanh ngang 30

Hình II.12: Hệ thống kiểm soát dự án 30

Hình II.13: Sơ đồ quá trình kiểm soát dự án 31

Hình III.1: Mô hình FEAF 38

Hình III.2: Mô hình RM-ODP 39

Hình III.3: Đối tượng và quy trình quản trị dự án 40

Hình III.5: Mô hình tổng quan theo các lớp 46

Hình III.6: Mô hình tham chiếu nội dung giao dịch ở mức dịch vụ 48

Hình III.7: Mô hình tham chiếu nội dung giao dịch ở mức hệ thống 49

Hình III.8: Mô hình kiến trúc phần mềm 51

Hình III.9: Mô hình kiến trúc phần mềm 52

Hình III.10: Mô hình kiến trúc phần mềm 53

Hình III.11: Quản lý danh mục các dự án 55

Hình III.12: Quản lý danh mục các gói thầu và tiến độ thực hiện 56

Hình III.13: Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc theo quy trình 56

Hình III.14: Theo dõi tiến độ thực hiện các công việc theo cán bộ thực hiện 56

Hình III.15: Biểu đồ Gantt cho các công việc thuộc từng gói thầu 57

Hình III.16: Biểu đồ Gantt cho các gói thầu thuộc từng dự án 57

CHƯƠNG I: MỞ ĐẦU

Cho đến nay, lý thuyết về quản trị dự án nói chung đã được hình thành một cách tương đối đầy đủ và phổ biến Tuy nhiên, do CNTT là lĩnh mực mới, có nhiều điểm đặc thù so với những lĩnh vực khác (ví dụ công nghệ thay đổi nhanh, vòng đời sản phẩm ngắn…) nên khi áp dụng các lý thuyết đã có về quản trị dự án vào dự án CNTT thì đều có những điểm hạn chế nhất định

Bên cạnh đó, đối với các dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước, ngoài việc tuân theo những nguyên lý chung

đã được xác định trong các lý thuyết về quản trị dự án, còn phải tuân thủ các quy định hiện hành của pháp luật Việt Nam, đặc biệt về vòng đời và quy trình triển khai dự án

Chính vì vậy, việc nghiên cứu tổng thể lý thuyết về quản trị dự án, sau đó nghiên cứu cụ thể những điểm đặc thù của dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước và đề xuất thiết kế hệ thống thông tin quản lý dự án cho lớp bài toán nói trên là hết sức cần thiết và cấp bách

Nội dung của Chương 1 tập trung giới thiệu các vấn đề cơ bản cho việc nghiên cứu hoạt động quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc ngân sách nhà nước bao gồm: đầu tư, dự án và dự án đầu tư Trên cơ sở đó, Chương 1 phân tích về những điểm đặc thù của dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước, sự cần thiết của việc nghiên cứu

về quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc ngân sách nhà nước, đồng thời, giới hạn cụ thể về đối tượng và phạm vi nghiên cứu của luận văn

1.1 Quan niệm chung về đầu tư

Đầu tư, một cách chung nhất, là việc nhà đầu tư bỏ vốn bằng các loại tài sản hữu hình hoặc vô hình để hình thành tài sản hoặc tiến hành các hoạt động đầu

tư theo quy định của Luật đầu tư và các quy định khác của pháp luật có liên quan

[1] Cụ thể hơn, hoạt động đầu tư là quá trình sử dụng các nguồn lực về tài chính,

lao động, tài nguyên thiên nhiên và các tài sản vật chất khác nhằm trực tiếp hoặc gián tiếp tái sản xuất giản đơn và tái sản xuất mở rộng các cơ sở vật chất kỹ thuật của nền kinh tế nói chung, của ngành CNTT nói riêng [2,3,4,5] Các hoạt động đầu tư thường được phân loại theo chức năng quản lý vốn thành đầu tư trực tiếp

và đầu tư gián tiếp

• Đầu tư trực tiếp: Là hình thức đầu tư do nhà đầu tư bỏ vốn đầu tư và tham gia quản lý hoạt động đầu tư Trong đầu tư trực tiếp người bỏ

Phân loại theo tính chất đầu tư

Đầu tư nước ngoài

Đầu tư ra nước ngoài

Đầu tư theo chiều rộng

Đầu tư theo chiều sâu

vốn và người quản lý sử dụng vốn là một chủ thể Đặc điểm của loại đầu tư này là chủ thể đầu tư hoàn toàn chịu trách nhiệm về kết quả đầu

tư Chủ thể đầu tư có thể là Nhà nước thông qua các cơ quan, doanh nghiệp nhà nước hoặc tư nhân thông qua công ty tư nhân, công ty cổ phần, công ty trách nhiệm hữu hạn

• Đầu tư gián tiếp: là hình thức đầu tư trong đó chủ đầu tư không trực tiếp tham gia quản lý vốn đã bỏ ra Trong đầu tư gián tiếp, người bỏ vốn và người quản lý sử dụng vốn không phải là một chủ thể Loại đầu

tư này còn được gọi là đầu tư tài chính như cổ phiếu, trái phiếu, chứng khoán Đặc điểm của loại đầu tư này là người bỏ vốn luôn có lợi nhuận trong mọi tình huống về kết quả đầu tư, chỉ có nhà quản lý sử dụng vốn là pháp nhân chịu trách nhiệm về kết quả đầu tư

Hình I.1: Phân loại hoạt động đầu tư

Bên cạnh đó, còn nhiều cách phân loại khác, ví dụ, phân loại theo nguồn vốn thành 3 loại: đầu tư trong nước, đầu tư nước ngoài và đầu tư ra nước ngoài; theo tính chất đầu tư thành 2 loại: đầu tư theo chiều rộng và đầu tư theo chiều sâu; Các cách phân loại vừa rồi không thuộc phạm vi nghiên cứu của luận văn này

1.2 Quan niệm chung về dự án và dự án đầu tư

1.2.1 Khái niệm dự án

Có nhiều khái niệm khác nhau về dự án, nhưng theo định nghĩa của PMI, một cách chung nhất, dự án được hiểu là một tập hợp các hoạt động liên quan,

phụ thuộc lẫn nhau, được thực hiện nhằm đạt được mục tiêu xác định với các điều kiện ràng buộc về thời gian, nguồn lực và ngân sách trong một môi trường không chắc chắn [8] Trong phạm vi của luận văn, định nghĩa này được tham chiếu như định nghĩa chuẩn

1.2.2 Các đặc trưng của dự án

Một dự án nói chung được đặc trưng bởi 6 điểm cơ bản là: tính mục tiêu, tính thời hạn, tính hữu hạn về nguồn lực, tính đặc thù, tính xung đột và tính ngẫu nhiên [2,3,4,5]

• Tính mục tiêu: Mục đích, hay còn gọi là mục tiêu của dự án, là kết quả

cuối cùng mà nhà đầu tư mong đợi Một mặt, mỗi dự án đều phải có một hoặc một số mục tiêu rõ ràng, hướng tới mục đích chung Mặt khác, để đạt được mục đích, người ta có thể phân chia kết quả mong muốn thành các mục tiêu cụ thể cần đạt được trong từng giai đoạn của

dự án Thông thường, người ta cố gắng lượng hóa các mục tiêu thành

ra các chỉ tiêu cụ thể để thuận tiện cho việc theo dõi và đánh giá dự án

Do vậy, trong một dự án được thiết kế tốt, các mục tiêu cần được xác lập trên cơ sở đảm bảo nguyên tắc: cụ thể, đo lường được, khả thi, cân

đối về nguồn lực và có thời hạn nhất định

Hình I.2: Tính hữu hạn về thời gian của dự án

• Tính hữu hạn về thời gian: Dự án mang bản chất tạm thời, tức là có

điểm khởi đầu và điểm kết thúc cụ thể Với dự án CNTT, do tính chất công nghệ thường xuyên thay đổi với tốc độ rất nhanh, thời hạn của dự

án thường được xác lập tối đa là 5 năm Thời hạn của dự án có thể được chia nhỏ ra gồm nhiều giai đoạn khác nhau như: khởi đầu, triển khai, kết thúc Về lý thuyết, ở giai đoạn khởi đầu, khi dự án được hình thành, cần một nỗ lực rất lớn để khởi động dự án Ví dụ: thành lập Ban QLDA, tập hợp nhân sự, lập kế hoạch, huy động các nguồn lực Giai đoạn này thường diễn ra chậm do các nhân tố tham gia dự án cần có thời gian để làm quen với nhiệm vụ Sau giai đoạn này, khi đã vượt qua được những trở ngại ban đầu, công việc được thực hiện với tiến độ nhanh hơn ở giai đoạn triển khai Quá trình này tiến triển liên tục tới cao điểm và giảm dần khi dự án gần đi tới hoàn thiện

• Tính hữu hạn về nguồn lực: các nguồn lực của dự án bao gồm: nhân lực, tài sản, trang thiết bị, máy móc, tài chính, ngân sách Tất cả các yếu tố này đều là hữu hạn

• Tính xung đột: Một dự án có mối quan hệ tác động qua lại với nhau và xung đột với các yếu tố bên ngoài, chẳng hạn như xung đột với các dự

án khác về nguồn lực, đồng thời bản thân dự án cũng chứa đựng nhiều mâu thuẫn giữa các bộ phận thực hiện dự án, giữa nhiệm vụ và nguồn lực thực hiện

• Tính đặc thù: Mỗi dự án đều có những yếu tố đặc thù so với những dự

án khác, không có dự án, dù là dự án xây dựng, dự án nghiên cứu phát triển hay dự án CNTT nào là hoàn toàn giống nhau Vì vậy, mỗi dự án đều phải được tiến hành nghiên cứu tỉ mỉ, thiết kế kỹ thuật cụ thể Việc quản lý, khai thác và vận hành cũng có những đặc thù khác nhau

• Tính ngẫu nhiên: Dự án thường luôn đi kèm với nhiều rủi ro, nhiều yếu

tố biến động khó lường, do quá trình thực hiện dự án kéo dài, đòi hỏi nguồn vốn lớn, chịu sự tác động của môi trường kinh tế, xã hội, luật pháp và các bên liên quan Các rủi ro tiềm ẩn này có thể xuất hiện và tác động đến mục tiêu và kết quả dự án Hơn nữa, môi trường vận hành

dự án không phải là môi trường hiện tại mà là môi trường tương lai 1.2.3 Dự án đầu tư

Theo Luật Đầu tư và Luật Đấu thầu [1], dự án đầu tư là tập hợp các đề xuất bỏ vốn trung và dài hạn để tiến hành các hoạt động đầu tư trên địa bàn cụ

thể, trong khoảng thời gian xác định Nói cách khác, dự án đầu tư là một tập hợp

các hoạt động có liên quan với nhau được kế hoạch hóa nhằm đạt các mục tiêu

xác định bằng việc tạo ra các kết quả xác định trong một thời gian xác định,

thông qua việc sử dụng các nguồn lực xác định Để thực hiện được các mục tiêu

trên, cần có sự tác động có mục đích vào hoạt động của dự án

Hình I.3: Kết quả, thời gian, chi phí và mục tiêu

Khi nghiên cứu về vấn đề này, người ta thường dùng khái niệm là “quản

trị dự án” hoặc “quản lý dự án” Sự khác biệt của 2 khái niệm này là tương đối

và phụ thuộc vào cách định nghĩa khi tiến hành nghiên cứu Trong phạm vi nghiên cứu của luận văn, hai khái niệm trên được định nghĩa như sau [3]:

• Quản trị dự án là sự tác động liên tục, có tổ chức, có định hướng vào quá trình đầu tư (bao gồm công tác chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư

và vận hành kết quả đầu tư cho đến khi thanh lý tài sản do đầu tư tạo ra) bằng một hệ thống đồng bộ các biện pháp nhằm được hiệu quả kinh

tế xã hội cao trong những điều kiện cụ thể xác định

• Quản lý dự án là việc áp dụng những hiểu biết, kỹ năng, công cụ, kỹ thuật vào hoạt động dự án nhằm đạt được những yêu cầu và mong muốn từ dự án Quản lý dự án còn là quá trình lập kế hoạch tổng thể, điều phối thời gian, nguồn lực và giám sát quá trình triển khai dự án từ khi bắt đầu đến khi kết thúc nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời hạn, trong phạm vi ngân sách được duyệt và đạt được các yêu cầu

phương pháp và điều kiện tốt nhất cho phép Nói cách khác, quản lý dự

án là ngành khoa học nghiên cứu về việc lập kế hoạch, tổ chức và quản

lý, giám sát quá trình phát triển của dự án nhằm đảm bảo cho dự án hoàn thành đúng thời gian, trong phạm vi ngân sách đã được duyệt, đảm bảo chất lượng, đạt được mục tiêu cụ thể của dự án và các mục đích đề ra

Như vậy, với cách định nghĩa này, khái niệm quản trị dự án bao trùm cả khái niệm quản lý dự án và ngược lại, khái niệm quản lý dự án nằm trong phạm

vi của khái niệm quản trị dự án: quản lý dự án là một bộ phận của quản trị dự án, được thực hiện trong giai đoạn thực hiện đầu tư, còn quản trị dự án bao trùm cả 3 giai đoạn đầu tư là: chuẩn bị đầu tư, thực hiện đầu tư và kết thúc đầu tư Tuy nhiên, cũng cần phải nhấn mạnh hai khái niệm này không thực sự đồng nhất với nhau, quản lý dự án không phải là một bộ phận hữu cơ của quản trị dự án mà tính chất của 2 khái niệm khác nhau: quản trị mang tính lãnh đạo, còn quản lý mang tính tổ chức thực hiện Ở mức cụ thể hơn, quản lý dự án bao gồm 3 giai đoạn chủ yếu, tương ứng với 3 giai đoạn dự án:

• Lập kế hoạch: Đây là giai đoạn xây dựng các mục tiêu cụ thể, xác định những công việc cần hoàn thành, nguồn lực cần thiết để thực hiện dự

án và là quá trình phát triển một kế hoạch hành động theo trình tự gíc mà có thể biểu diễn được dưới dạng sơ đồ hệ thống

lô-• Điều phối thực hiện dự án: Đây là quá trình phân phối nguồn lực bao gồm tiền vốn, lao động, thiết bị và đặc biệt quan trọng là điều phối và quản lý tiến độ thời gian

• Giám sát: Là quá trình theo dõi kiểm tra tiến trình dự án, phân tích tình hình hoàn thành, giải quyết những vấn đề liên quan và thực hiện báo cáo hiện trạng dự án tới cấp có thẩm quyền

Như vậy, quản lý dự án là phần trọng tâm, cốt lõi nhất của quan trị dự án Trong phạm vi của luận văn này, do đó, 2 khái niệm, “quản trị dự án” và “quản

lý dự án” được hiểu gần tương đương nhau và được sử dụng thay thế lẫn nhau

1.3 Sự cần thiết của nghiên cứu

Hiện nay, việc ứng dụng CNTT nhằm nâng cao năng suất, chất lượng và hiệu quả công việc trong các lĩnh vực kinh tế, xã hội có ý nghĩa quyết định đối với sự phát triển bền vững của một quốc gia

Nhiều quốc gia phát triển trên thế giới đã và đang đẩy nhanh tiến trình phát triển chính phủ điện tử nhằm mục đích nâng cao hiệu quả hoạt động của các

cơ quan nhà nước, phục vụ người dân và doanh nghiệp thông qua việc thực hiện đầu tư ứng dụng CNTT Để triển khai thành công các mục tiêu của chính phủ điện tử đòi hỏi không chỉ tập trung vào khía cạnh công nghệ (ứng dụng CNTT trong hoạt động, cung cấp dịch vụ công) mà còn phải thực hiện cải tiến và chuẩn hóa quy trình làm việc, tạo môi trường pháp lý thuận lợi, dành kinh phí thích đáng, tổ chức thực hiện và giám sát hiệu quả thực hiện, đào tạo nguồn nhân lực

có chất lượng, đủ về quy mô, cùng với quyết tâm cao của lãnh đạo, …

Tại Việt Nam, việc ứng dụng CNTT trong giai đoạn vừa qua hết sức được quan tâm Tuy nhiên, việc ứng dụng CNTT ở nước ta hiện đang gặp phải nhiều trở ngại, có thể khái quát thành 2 nguyên nhân chính [28,29,30,31]:

Một là, CNTT là lĩnh vực công nghệ mới xuất hiện và có nhiều đặc điểm riêng, mang tính đặc thù, khác với các lĩnh vực khác như:

• Phần cứng: Công nghệ phần cứng thay đổi nhanh chóng; Giá thiết bị giảm mạnh theo thời gian

• Phần mềm: Có nhiều loại phần mềm khác nhau như: Phần mềm thương mại, phổ biến (xử lý văn bản MS Word, bảng tính Excel); Phần mềm chuyên ngành: tài chính, ngân hàng, các lĩnh vực quản lý nhà nước; Phần mềm có bản quyền; Phần mềm nguồn mở

• Hình thức đầu tư phần mềm: Mua sắm phần mềm đóng gói; Mua sắm phần mềm theo đơn đặt hàng; Tự phát triển, hoặc nâng cấp, chỉnh sửa phần mềm

• Đặc thù khi triển khai: Tính rủi ro cao, khả năng thành công ngay lần đầu thấp; Khối lượng hiệu chỉnh qua mỗi chu kỳ phát triển lớn; Chi phí triển khai: nhân công, đào tạo chuyển giao công nghệ, tạo lập, duy trì

cơ sở dữ liệu, nhập số liệu

Hai là, thiếu quy định về quản lý cũng như thiếu các kinh nghiệm cần thiết

để triển khai dự án đầu tư ứng dụng CNTT Việc ban hành Luật CNTT đã tạo cơ

sở pháp lý cho việc ứng dụng CNTT, tạo điều kiện thuận lợi để từng bước phát triển kinh tế tri thức, phục vụ sự nghiệp hiện đại hoá, công nghiệp hoá đất nước, đảm bảo an ninh, quốc phòng Mặc dù vậy, các điều khoản trong Luật CNTT mới chỉ đưa ra các quy định chung mà chưa quy định chi tiết cho việc quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT

Trong bối cảnh lý thuyết về quản trị dự án đã được hình thành được gần một thế kỷ Ở Việt Nam, cũng đã có nhiều nghiên cứu về quản trị dự án [2,3,4,5,6] Tuy nhiên, cho đến thời điểm này, trong các nghiên cứu đã có, hầu như không có nghiên cứu nào đi sâu vào những điểm đặc thù của quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT và hiện không có nghiên cứu nào đề cập đến yếu tố nguồn gốc vốn đầu tư (vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước) Chính vì vậy, việc quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT hiện nay đa phần vẫn được thực hiện một cách thủ công, chưa ứng dụng các hệ thống thông tin quản trị dự án chuyên biệt

Do đó, việc nghiên cứu về vấn đề quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc ngân sách nhà nước và đề xuất thiết kế hệ thống thông tin tổng thể phục vụ việc quản trị dự án là hết sức cần thiết Luận văn này nhằm nghiên cứu, giải quyết lớp bài toán như vậy

1.4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

Đối tượng nghiên cứu của luận văn là vấn đề quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT và thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT, trong đó nhấn mạnh tới các nội dung bao gồm:

• Những vấn đề đặc thù của việc quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc ngân sách nhà nước như: vòng đời dự án, tổ chức quản trị dự án, lập kế hoạch và quản lý tiến độ, kiểm soát, đánh giá dự án…

• Nghiên cứu về phương pháp luận phát triển hệ thống thông tin theo kiến trúc tổng thể EA Áp dụng phương pháp luận kiến trúc tổng thể

EA để đề xuất kiến trúc hệ thống thông tin quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT và triển khai demo thử nghiệm dựa trên phần mềm tự do nguồn mở

Phạm vi nghiên cứu của luận văn này giới hạn việc quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT sử dụng vốn có nguồn gốc ngân sách nhà nước, đầu tư theo hình thức là đầu tư trực tiếp và đầu tư trong nước

1.5 Kết quả và ý nghĩa

Kết quả nghiên cứu của luận văn là việc hệ thống hóa lý thuyết về quản trị

dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước và trên cơ sở đó, đề xuất thiết kế hệ thống thông tin phục vụ việc quản trị dự án nhằm minh họa cho việc áp dụng hệ thống lý thuyết trên vào thực tiễn quản trị dự

án Cụ thể:

- Lý thuyết về quản trị dự án: Bên cạnh việc tổng kết một cách tổng thể các nghiên cứu hiện hành về quản trị dự án và quản lý dự án, luận văn này đóng góp một số kết quả nghiên cứu, đề xuất mới nhằm quản trị dự án CNTT sử dụng vốn ngân sách nhà nước ở Việt Nam một cách phù hợp và có hiệu quả

- Đề xuất thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản trị dự án: Khảo sát chi tiết, đánh giá về chức năng và mức độ phù hợp của các phần mềm quản trị dự án hiện có trên thị trường, cả phần mềm thương mại và phần mềm nguồn mở Kết hợp với hệ thống lý thuyết về quản trị dự án đã được tổng kết, luận văn đề xuất thiết kế hệ thống thông tin phục vụ quản trị dự án theo phương pháp luận kiến trúc tổng thể EA Trên cơ sở đó, dựa trên một vài phần mềm nguồn mở, một phần mềm quản lý dự án với một số chức năng cơ bản được xây dựng để minh họa cho việc áp dụng các kết quả nghiên cứu của luận văn này vào thực tiễn quản trị dự án

Như ở phần trên đã đề cập đến, kết quả của luận văn không chỉ có ý nghĩa

về mặt hàn lâm mà còn góp phần giải quyết các khó khăn, vướng mắc trong quá trình đầu tư ứng dụng CNTT đang phát sinh ngày càng nhiều hiện nay Cho đến thời điểm này, gần như chưa có một nghiên cứu nào nghiên cứu một cách có hệ thống về vấn đề quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc ngân sách nhà nước ở Việt Nam Luận văn này do vậy hy vọng sẽ đóng góp tích cực vào việc nâng cao hiệu quả của các dự án đầu tư ứng dụng CNTT, thúc đẩy

sự phát triển của ngành CNTT nói riêng và sự phát triển kinh tế - xã hội nói chung của Việt Nam

1.6 Cấu trúc của luận văn

Cấu trúc của luận văn bao gồm 04 phần chính, được phân bổ trong 03 chương và 01 phần kết luận:

• Chương I - Mở đầu: Giới thiệu các vấn đề cơ bản cho việc nghiên cứu, phân tích những điểm đặc thù của dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc ngân sách nhà nước, giới hạn về đối tượng, phạm vi của nghiên cứu và kết quả nghiên cứu

• Chương II - Quản trị dự án: Nghiên cứu 03 nội dung cơ bản nhất trong

lý thuyết quản trị dự án và những điểm đặc thù của việc quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc ngân sách nhà nước Một số đề xuất, đóng góp mới của Chương II bao gồm: vòng đời dự

án, phân loại dự án CNTT và các giai đoạn thực hiện của dự án, khung

kế hoạch và các bước lập kế hoạch dự án Bên cạnh đó, Chương II

cũng đề cập đến một số điểm đặc thù như: cơ cấu tổ chức, mô hình quản trị dự án, kiểm soát và kết thúc dự án

• Chương III - Thiết kế hệ thống thông tin: Tổng kết các yếu tố lý thuyết

cơ bản, trong đó có 2 mô hình kiến trúc tổng thể phổ biến là FEAF và RM-ODP, đề xuất lược đồ tổng thể mô tả toàn bộ hệ thống và kiến trúc tổng thể cho việc phát triển hệ thống thông tin quản trị dự án Chương III cũng khái quát hóa kết quả nghiên cứu ở Chương II thành 7 nhóm đối tượng và 20 nhóm quy trình liên quan tới công tác quản trị dự án

ầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc ngân sách nhà nước

• Phần Kết luận: Tổng hợp lại các kết quả nghiên cứu của luận văn và đề xuất một số nội dung nghiên cứu tiếp theo

Ngoài ra, luận văn bao gồm 02 phụ lục: (1) trình bày kết quả khảo sát, đánh giá 95 phần mềm quản lý dự án, bao gồm cả phần mềm thương mại và phần mềm nguồn mở, trên 07 nhóm chức năng chính về quản lý dự án

CHƯƠNG II: QUẢN TRỊ DỰ ÁN

Lý thuyết về quản trị dự án bao gồm rất nhiều nội dung khác nhau, hết sức

đa dạng và phức tạp Như Chương I đã xác định, luận văn này tập trung nghiên cứu một số điểm cơ bản nhất trong lý thuyết quản trị dự án và những điểm đặc thù của việc quản trị dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc ngân sách nhà nước Đây cũng chính là nội dung của Chương II Trước hết, Chương II giới thiệu tổng quan về vòng đời dự án và các thành phần nội dung của việc quản trị dự án Sau đó, các nội dung cơ bản nhất thuộc phạm vi nghiên cứu được trình bày, lần lượt là: lập dự án, tổ chức quản lý dự án, quản lý kế hoạch và kiểm soát

dự án

Xác đinh mục tiêu

Xây dựng

kế hoạch Theo dõi

kiểm soát

Đánh giá Nghiệm thu

Hình II.1: Vòng đời dự án

• Khi chuyển đổi từ giai đoạn khởi động dự án sang giai đoạn lập dự án thì nhiệm vụ trọng tâm là xác định mục tiêu

• Khi chuyển đổi từ giai đoạn lập dự án sang giai đoạn thực hiện dự án thì nhiệm vụ trọng tâm là xây dựng kế hoạch

• Khi chuyển đổi từ giai đoạn thực hiện dự án sang giai đoạn kết thúc dự

án thì nhiệm vụ trọng tâm là theo dõi, kiểm soát

• Khi chuyển đổi từ giai đoạn kết thúc dự án sang giai đoạn khởi động

dự án (mới) thì nhiệm vụ trọng tâm là đánh giá, nghiệm thu kết quả Căn cứ vào vòng đời dự án như trên, hầu hết các nghiên cứu về đầu tư cũng như thực tiễn triển khai hoạt động đầu tư ở Việt Nam đều thống nhất phân

kỳ quá trình đầu tư thành 3 giai đoạn lớn như sau [2,3,4,5,6]:

• Giai đoạn chuẩn bị đầu tư: Giai đoạn này cần giải quyết các công việc như nghiên cứu sự cần thiết phải đầu tư, quy mô đầu tư, xem xét khả năng về nguồn vốn đầu tư, lựa chọn hình thức đầu tư và lập dự án đầu

tư Ở giai đoạn này, đơn vị lập dự án gửi hồ sơ dự án và văn bản trình đến người có thẩm quyền quyết định đầu tư Giai đoạn này kết thúc khi nhận được Quyết định đầu tư hoặc Giấy phép đầu tư

• Giai đoạn thực hiện đầu tư: Giai đoạn này bao gồm các công việc như xin giao đất hoặc thuê đất (đối với dự án có sử dụng đất), xin giấy phép xây dựng nếu yêu cầu phải có giấy phép xây dựng, thực hiện đền

bù giải phóng mặt bằng, mua sắm thiết bị, khảo sát thiết kế xây dựng, phê duyệt thiết kế kỹ thuật và tổng dự toán, tiến hành thi công, kiểm tra thực hiện, quản lý kỹ thuật và vận hành thử và nghiệm thu công trình

• Giai đoạn kết thúc đầu tư: Giai đoạn này bao gồm các công việc như nghiệm thu, bàn giao, vận hành, bảo hành công trình, quyết toán vốn đầu tư và phê duyệt quyết toán dự án

2.1.2 Quản trị dự án

Quản trị dự án đã xuất hiện từ rất lâu trong lịch sử của nhân loại, phát triển

từ quá trình phát triển công trình ứng dụng trong các lĩnh vực khác nhau như xây dựng, kỹ thuật và quốc phòng [21,27] Tuy nhiên, ngành quản trị dự án được chính thức công nhận là một ngành khoa học [10], một nhánh của khoa học quản

lý từ những năm 1950 Những người đặt nền móng quan trọng cho lý thuyết về quản lý dự án là Henry Gantt, Henri Fayol và Frederick Winslow Taylor Những

đóng góp chính cho lý thuyết quản lý dự án ở giai đoạn đầu là tìm ra 5 chức năng của quản lý và lý thuyết quản lý theo khoa học [22], đặt cơ sở cho những kiến thức cốt lõi liên quan đến quản lý dự án và quản lý chương trình vẫn còn nguyên giá trị đến thời điểm hiện tại

Vào những năm 1960, Viện Quản lý Dự án đã được thành lập ở Thụy Điển để phục vụ cho việc nghiên cứu kỹ nghệ quản lý dự án Những tiền đề của Viện Quản lý Dự án là những công cụ và kỹ thuật quản lý dự án được chia sẻ bằng nhau giữa các ứng dụng phổ biến trong những dự án từ ngành công nghiệp phần mềm cho tới ngành công nghiệp xây dựng Trong năm 1981, Viện Quản lý

Dự án đã công bố lý thuyết hệ thống đầu tiên về việc quản lý dự án dưới hình thức tập chuyên khảo Hướng dẫn về những kiến thức cốt lõi trong Quản lý dự án [8], trong đó trình bày các tiêu chuẩn và nguyên tắc chỉ đạo về thực hành được sử dụng rộng rãi trong toàn bộ giới quản lý dự án chuyên nghiệp

Quản lý

kế hoạch

Quản lý chất lượng

Quản lý rủi ro

Phạm vi nghiên cứu

Hình II.2: Nội dung quản trị dự án

Tương ứng với vòng đời của dự án, đến nay, hệ thống lý thuyết về quản trị

dự án đã tương đối hoàn chỉnh, bao gồm 04 trụ cột chính là: Lập dự án, Quản lý

dự án, Kiểm soát dự án và Kết thúc dự án Đối với quản lý dự lại có thể phân chia thành 04 nội dung là: quản lý kế hoạch, quản lý nguồn lực, quản lý chất lượng và quản lý rủi ro Các nội dung quản lý dự án là khá đa dạng và phức tạp Luận văn này tập trung vào nghiên cứu một số nét đặc trưng cơ bản của việc quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT ở góc độ: Lập dự án, Quản lý dự án (quản

lý kế hoạch) và Kiểm soát dự án

2.2 Lập dự án đầu tư

Việc lập dự án đầu tư được thực hiện thông qua việc phát hiện và lựa chọn

cơ hội đầu tư và là hoạt động chiến lược được thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị đầu tư, là tiền đề để xây dựng các dự án có hiệu quả cao nhất trong điều kiện khan hiếm về nguồn lực

Việc phát hiện và lựa chọn cơ hội đầu tư, tùy theo tính chất và quy mô dự

án, theo qui định chung của các văn bản pháp quy áp dụng ở Việt Nam, thường được tiến hành thông qua 2 nghiên cứu là nghiên cứu tiền khả thi và nghiên cứu khả thi

2.2.1 Lập dự án đầu tư ứng dụng CNTT

Khác với các dự án đầu tư xây dựng hoặc đầu tư cơ sở hạ tầng, quy mô của các dự án đầu tư ứng dụng CNTT thường nhỏ hơn rất nhiều Theo kết quả thống kê [6], ngoại trừ các dự án có nguồn gốc kinh phí từ nguồn vốn hỗ trợ phát triển chính thức, trên 90% các dự án đầu tư ứng dụng CNTT của Việt Nam có quy mô vốn dưới 100 tỷ đồng, trong số đó, nhiều dự án quan trọng, có tác động thúc đẩy lớn, lại chỉ có quy mô vốn rất khiêm tốn, dưới mức 20 tỷ đồng (nếu là

dự án tích hợp bao gồm cả phần cứng và phần mềm) hoặc dưới mức 3 tỷ đồng (nếu chỉ đơn thuần là dự án phần mềm)

Do vậy, nếu áp dụng các quy định hiện hành cho dự án đầu tư xây dựng hoặc đầu tư cơ sở hạ tầng (thường ở quy mô hàng nghìn tỷ đồng) thì quá trình đầu tư phải chuẩn bị rất phức tạp (do quy mô vốn), qua nhiều khâu, thủ tục thẩm định, phê duyệt và hoàn toàn không phù hợp Các dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc ngân sách nhà nước trước hết được phân loại thành các nhóm khác nhau và áp dụng quy định lập dự án đặc thù khác nhau Tùy theo tính chất của dự án và quy mô đầu tư, dự án đầu tư ứng dụng CNTT dùng vốn có nguồn gốc từ ngân sách nhà nước được phân loại thành các nhóm: dự án quan trọng quốc gia, nhóm A, nhóm B và nhóm C, trong đó:

• Dự án đầu tư ứng dụng CNTT quan trọng quốc gia là các dự án được thực hiện theo Nghị quyết của Quốc hội

• Dự án đầu tư ứng dụng CNTT nhóm A là các dự án nhằm thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu có ý nghĩa chính trị - xã hội quan trọng hoặc các dự án ứng dụng CNTT nhằm thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu phục vụ phát triển ngành, lãnh thổ có tổng mức vốn đầu tư trên 100 tỷ đồng

• Dự án đầu tư ứng dụng CNTT nhóm B là các dự án nhằm thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu phụ vụ phát triển ngành, lãnh thổ có tổng mức vốn đầu tư trên 20

tỷ đồng đến 100 tỷ đồng

• Dự án đầu tư ứng dụng CNTT nhóm C là các dự án nhằm thiết lập mới, mở rộng hoặc nâng cấp hạ tầng kỹ thuật, phần mềm và cơ sở dữ liệu phục vụ phát triển ngành, vùng, lãnh thổ có tổ mức vốn đầu tư từ

20 tỷ đồng trở xuống

Do đặc thù của dự án CNTT, tùy theo quy mô của dự án, chủ đầu tư có trách nhiệm tổ chức lập Dự án khả thi ứng dụng công nghệ thông tin, Báo cáo nghiên cứu khả thi hoặc Báo cáo đầu tư và chịu trách nhiệm về các nội dung yêu cầu được đưa ra trong hồ sơ dự án Cụ thể như sau:

• Đối với các dự án quan trọng quốc gia và các dự án nhóm A, Chủ đầu

tư tổ chức lập Dự án khả thi ứng dụng công nghệ thông tin

• Đối với dự án nhóm B, C, Chủ đầu tư tổ chức lập Báo cáo nghiên cứu khả thi Dự án nhóm C có mức vốn đầu tư từ 3 tỷ đồng trở xuống chỉ phải lập Báo cáo đầu tư

Quy trình lập dự án đầu tư ứng dụng CNTT và quy trình lập dự án đầu tư thông thường ở giai đoạn chuẩn bị đầu tư được mô tả ở Hình II.3

2.2.2 Phương pháp ra quyết định đa mục tiêu

Để ra quyết định lựa chọn dự án đầu tư, cần phải tiến hành nhiều nghiên cứu khác nhau để đảm bảo hiệu quả dự án Mỗi một nghiên cứu nhằm hướng tới việc đánh giá khả năng thực hiện một mục tiêu nhất định Tuy nhiên, trên thực tế, cần phải cân đối nhiều mục tiêu khác nhau chứ không chỉ xem xét đơn thuần chỉ một mục tiêu

Vì vậy, quá trình ra quyết định lựa chọn dự án đầu tư mang tính chất của một quá trình ra quyết định đa mục tiêu: là quá trình ra quyết định để lựa chọn một trong các phương án sao cho trong cùng một lúc có thể thỏa mãn nhiều mục tiêu khác nhau với mức độ càng cao càng tốt

Nghiên cứu này đề xuất khung quá trình ra quyết định đa mục tiêu được tiến hành qua 2 bước như sau:

Bước 1: Phát hiện ra các phương án không bị trội dùng phương pháp mô hình phân cực Phương pháp mô hình phân cực giúp phát hiện ra các phương án không bị trội, được minh họa ở Hình II.4 Qua đó, có thể thấy B là phương án bị trội và có thể loại bỏ ngay từ đầu Phương án A và phương án C có những điểm trội nên chưa thể kết luận là chọn phương án nào (sẽ được xử lý tiếp ở Bước 2) Phương pháp này này có ưu điểm là sử dụng ít thông tin ban đầu, vì vậy, được sử dụng trong việc nhận định sơ bộ ban đầu

Hình II.4: Phương pháp mô hình phân cực

A

Bước 2: Sử dụng các phương pháp ra quyết định đa mục tiêu để lựa chọn

Có thể sử dụng một trong các phương pháp sau:

• Phương pháp liệt kê và cho điểm: Liệt kê các mục tiêu cùng các

phương án và trọng số điểm để tiến hành đánh giá Lựa chọn phương

• Phương pháp hiệu quả và chi phí: Từ phương pháp hiệu quả và chi phí

cho một phương án cụ thể, vẽ đường ranh giới hiệu quả, loại bỏ các

phương án bị trội và tiến hành lựa chọn như minh họa ở Hình II.5

• Từ các điểm A A0, 1, ,A7 trên hình II-5, có thể thấy các điểm A A A2, 5, 7

đều bị trội (A2 bị trội bởi A3, A5 bị trội bởi A4, A7 bị trội bởi A6) Do

đó, có thể loại bỏ các phương án này ngay từ đầu Miền ở dưới các

phương án trội là miền không chấp nhận Các dự án nằm trên đường

nối liền (đường ranh giới hiệu quả) là phương án không bị trộ Nếu có

số vốn là K thì sẽ chọn phương án A3 vì với chi phí K, dự án đạt hiệu

2.3 Tổ chức quản lý dự án

Sau khi đã lựa chọn, lập, thẩm định và phê duyệt dự án để thực hiện, vấn

đề đặt ra tiếp theo là thiết kế mô hình tổ chức quản lý dự án và phát triển đội ngũ nhân sự quản lý dự án sao cho phù hợp

2.3.1 Mô hình quản lý dự án

Lý thuyết về quản lý dự án chỉ ra nhiều loại mô hình quản lý dự án khác nhau một cách tương đối linh hoạt và đa dạng Tuy nhiên, tổ chức quản lý dự án đầu tư ứng dụng CNTT tại Việt Nam là một thực thể mang tính chất pháp lý (một pháp nhân)

Hình II.6: Hai mô hình quản lý dự án

Vì vậy, hầu hết các dạng mô hình quản lý dự án áp dụng trên thế giới đều không phù hợp để áp dụng vào Việt Nam Qua các nghiên cứu , có 2 dạng mô hình quản lý dự án phù hợp để áp dụng là: Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý

dự án và Mô hình chủ đầu tư thuê tư vấn quản lý dự án

• Mô hình chủ đầu tư trực tiếp quản lý dự án: Đây là mô hình quản lý dự

án mà chủ đầu tư hoặc tự thực hiện dự án (tự tổ chức quản lý, thực hiện, giám sát và tự chịu trách nhiệm trước pháp luật) hoặc chủ đầu tư lập ra Ban quản lý dự án để quản lý thực hiện các công việc dự án theo

sự ủy quyền Mô hình này thường áp dụng cho các dự án quy mô nhỏ, đơn giản về kỹ thuật và gần với chuyên môn của chủ dự án, đồng thời, chủ đầu tư có đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm quản

lý dự án Để quản lý, chủ đầu tư có thể được lập và sử dụng bộ máy có năng lực chuyên môn của mình mà không cần lập Ban quản lý dự án

• Mô hình chủ đầu tư thuê tư vấn quản lý dự án: Trong trường hợp chủ đầu tư không đủ năng lực chuyên môn kỹ năng và kinh nghiệm quản lý

dự án, chủ đầu tư có thể thuê tổ chức tư vấn quản lý dự án Trách nhiệm, quyền hạn của tư vấn quản lý dự án được thực hiện theo hợp đồng ký kết giữa hai bên Chủ đầu tư vẫn phải sử dụng các đơn vị chuyên môn thuộc bộ máy của mình hoặc chỉ định đầu mối để kiểm

tra, theo dõi việc thực hiện hợp đồng của tổ chức tư vấn quản lý dự án Tùy theo việc phân cấp thực hiện quyền hạn và trách nhiệm, mô hình chủ đầu tư thuê tư vấn quản lý dự án có thể trở thành mô hình chìa khóa trao tay Theo đó, nhà quản lý không chỉ là đại diện toàn quyền của chủ đầu tư mà còn là chủ dự án

2.3.2 Cơ cấu tổ chức quản lý dự án

Bên cạnh mô hình tổ chức, nhiều loại cơ cấu tổ chức khác nhau được sử dụng để quản lý dự án, lần lượt là: cơ cấu tổ chức theo chức năng, cơ cấu tổ chức theo dự án và cơ cấu tổ chức theo dạng ma trận

2.3.2.1 Cơ cấu tổ chức theo chức năng

Nhà quản trị có thể chia một dự án thành các công việc khác nhau và chỉ định các bộ phận chức năng thích hợp khác nhau để quản lý Trên cơ sở đó, dự án được thực hiện và điều hành thông qua sự phân cấp quản lý

Đặc điểm nổi bật của cơ cấu tổ chức theo chức năng là phân cấp quản trị nên mang tính chuyên môn hóa cao, khai thác triệt để nhân tài, nhưng khó quản trị và hợp tác Hình thức tổ chức này có những ưu điểm như sau:

• Dự án được chia thành từng lĩnh vực chức năng và giao cho một bộ phận (Phòng/Ban) chức năng đảm nhận do đó đạt được tính chuyên nghiệp cao, tập hợp được nhân tài chuyên môn trong lĩnh vực này

• Linh hoạt trong sử dụng nguồn lực Nhân sự về lĩnh vực chuyên môn nào đó mà dự án cần có thể được lựa chọn từ những bộ phận chức năng tương ứng

Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức theo chức năng cũng có những nhược điểm như sau:

• Các thành viên của nhóm dự án được chọn từ các bộ phận chức năng khác nhau nên giám đốc dự án phải nhất trí trong việc điều hành với lãnh đạo của các bộ phận chức năng, khi hai bên có xung đột về nhu cầu nhân lực thường sẽ dẫn đến tình huống rất khó điều hành

• Môi trường làm việc của nhóm dự án có tính bất ổn và tổ chức nhóm

dự án lỏng lẻo do các thành viên được điều động tạm thời từ nhiều bộ phận chức năng khác nhau, họ có có được sự nhất trí cao và tập trung nhiều cho dự án

2.3.2.2 Cơ cấu tổ chức theo dự án

Cơ cấu tổ chức theo dự án là tạo ra một tổ chức do trưởng dự án quản lý

Mô hình này thường thấy ở một số công ty có quy mô lớn, thực hiện và quản lý các dự án lớn, phức tạp

Đặc điểm nổi bật của cơ cấu tổ chức theo dự án là sự tập trung quyết sách, trong đó, tổ chức và đội ngũ dự án là độc lập, hoàn chỉnh Hình thức tổ chức này

có những ưu điểm sau:

• Có đội ngũ dự án ổn định, nên việc điều hành và quản trị là thống nhất,

dễ dàng, phát huy được hoạt động của nhóm dự án, khả năng đạt được các mục tiêu dự án là cao hơn so với mô hình kiểu chức năng

• Có các bộ phận chức năng trong dự án chuyên trách thực hiện các công việc của dự án, mỗi thành viên trong dự án đều có trách nhiệm và quyền hạn rõ ràng của riêng mình Giám đốc dự án có đầy đủ các quyền hạn đối với nhân viên Điều này rất có lợi cho việc thực thi nhiệm vụ quản lý

Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức theo dự án cũng có những nhược điểm như sau:

• Mỗi tổ chức dự án đều thiết lập bộ phận chức năng của riêng mình, như vậy, một bộ phận chức năng không những chỉ có trong tổ chức

mẹ, mà còn có trong cả tổ chức dự án Nếu tổ chức mẹ thực hiện cùng lúc nhiều dự án và các dự án đều có kết cấu theo dạng dự án như vậy

sẽ dẫn đến lãng phí nhân lực

• Do kết cấu tổ chức dạng dự án là cố định nên trong trường hợp các nhân viên của bộ phận chuyên trách thuộc dự án này đang nhàn rỗi cũng khó có thể điều động cho công ty mẹ hoặc cho dự án khác Các nguồn lực như trang thiết bị, máy móc cũng tương tự như vậy, do đó, hiệu quả chung đạt được không cao

• Các dự án riêng biệt có thể không thống nhất với tổ chức mẹ, hoặc giữa các dự án đó cũng không thể thống nhất với nhau, dẫn đến trở ngại cho việc thống nhất chỉ huy của tổ chức mẹ

2.3.2.3 Cơ cấu tổ chức theo dạng ma trận

Cơ cấu tổ chức theo dạng ma trận là sự kết hợp 2 loại hình cơ cấu tổ chức theo chức năng và cơ cấu tổ chức theo dự án

Cơ cấu tổ chức theo dạng ma trận phát huy được ưu điểm và khắc phục được nhược điểm của hai mô hình trên Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức theo dạng ma

trận lại gặp phải vấn đề về cân đối, phạm vi quyền lực và căn bệnh tập thể Hình thức tổ chức này có những ưu điểm như sau:

• Giống mô hình chức năng, các tài nguyên chuyên môn được phân phối hợp lý cho ác dự án khác nhau, sử dụng nhân lực một cách linh hoạt, chuyên môn hóa Nhân lực của một bộ phận chức năng có thể phục vụ cho nhiều dự án cùng một lúc Máy móc trang thiết bị cũng có thể được sử dụng triệt để

• Giống mô hình dự án, mô hình ma trận trao quyền cho Giám đốc dự

án, có kết cấu tổ chức chặt chẽ, có sự phân định giới hạn về quyền lực

và chức tranh của các bên liên quan, do đó, sẽ giúp đạt được các mục tiêu dự án

Tuy nhiên, cơ cấu tổ chức dự án theo dạng ma trận cũng có những nhược điểm như sau:

• Nếu quyền quyết định trong quản trị dự án không rõ ràng, trái ngược, chồng chéo sẽ ảnh hưởng đến công việc của dự án Hoặc quyền hạn và nguồn lực sẽ ảnh hưởng đến công việc dự án

• Khi xuất hiện vấn đề cần giải quyết, đều phải triệu tập nhiều lãnh đạo, nhân viên từ các bộ phận khác nhau để nghiên cứu, thảo luận, đưa ra quyết định, cho dù có lúc chưa chắc trong số đông người liên quan ai cũng nắm được vấn đề Do vậy, lãng phí về thời gian và sức lực

2.4 Quản lý kế hoạch

Như đã trình bày ở trong các phần trước, hai trong số những điểm đặc thù

của dự án là tính mục tiêu và tính hữu hạn về mặt thời gian Chính vì vậy, sau khi

thiết lập mô hình tổ chức dự án, vấn đề tiếp theo là quản lý kế hoạch thực hiện của dự án sao cho đảm bảo thực hiện được các mục tiêu đề ra trong một khoảng thời gian hữu hạn Việc quản lý kế hoạch được thực hiện bằng việc lập kế hoạch

và quản lý tiến độ thực hiện dự án

Quản lý kế hoạch dự án là việc xác định những công việc cần làm, sắp xếp chúng theo một trình tự hợp lý, xác định nguồn lực thực hiện và thời gian làm những công việc đó nhằm hoàn thành tốt mục tiêu đã xác định của dự án Khi lập

kế hoạch dự án, chúng ta đã chi tiết hóa những mục tiêu của dự án thành các công việc cụ thể và hoạch định một kế hoạch để thực hiện các công việc đó [16]

2.4.1 Lập kế hoạch dự án

Trên cơ sở các nghiên cứu [16,24], nghiên cứu này đề xuất quá trình lập

kế hoạch dự án bao gồm 6 bước: Xác định mục tiêu, Xác định nhiệm vụ, Phân

công thực hiện, Phân bổ nguồn lực, Đánh giá sửa đổi và Phê duyệt (minh họa ở Hình II.7)

Hình II.7: Chu trình lập kế hoạch

Chu trình cụ thể như sau:

• Bước 1 - Xác định mục tiêu: Nói một cách đơn giản, công tác lập kế hoạch nghĩa là xác định xem ai làm gì? Khi nào làm? Quá trình lập kế hoạch bắt đầu bằng việc xác định các mục tiêu dự án Những mục tiêu này phản ánh thời điểm bắt đầu và hoàn thành dự án, chi phí dự toán

và các kết quả cần đạt được

• Bước 2 - Xác định nhiệm vụ: xác định các nhiệm vụ chính để thực hiện mục tiêu Lập kế hoạch dự án chỉ có hiệu quả khi có được các thông tin cần thiết về nhiệm vụ phải thực hiện một cách đầy đủ, rõ ràng ngay từ khi bắt đầu dự án

• Bước 3 - Phân công thực hiện: Xây dựng kế hoạch được thực hiện thông qua việc lập danh mục và mã hóa công việc, xây dựng sơ đồ cơ cấu phân chia công việc Sau khi xác định được mối quan hệ, thứ tự trước sau giữa các công việc, cần phải lập một sơ đồ kế hoạch nhằm phản ánh quan hệ lô-gic của các công việc

• Bước 4 - Phân bổ nguồn lực: Để thực hiện kế hoạch dự án tổng thể cần

dự toán chi phí cho từng công việc, từng khoản mục chi phí cũng như

Xác định nhiệm vụ (2)

Phê duyệt (6)

Xác định mục tiêu (1)

Phân công thực hiện (3)

Phân bổ nguồn lực (4)

Đánh giá sửa đổi (5)

Lập

Kế hoạch

những nguồn lực khác như lao động, máy móc, thiết bị … để thực hiện

dự án Đây thực chất là kế hoạch chi tiêu phải đi liền với lập tiến độ thực hiện dự án

• Bước 5 - Đánh giá sửa đổi: Do đặc thù của dự án CNTT, kế hoạch dự

án cũng cần được liên tục điều chỉnh, sửa đổi cho phù hợp với thực tiễn triển khai

• Bước 6 - Phê duyệt: Đây là bước cuối cùng trong 6 bước lập kế hoạch

dự án Sau khi đã được xây dựng, sửa đổi cho phù hợp, bản kế hoạch

dự án cần được phê duyệt để có đầy đủ cơ sở pháp lý cho việc triển khai thực hiện

Nhà cung cấp A

Dự án Web

Phòng KT-TC

Hình II.8: Trình tự lập kế hoạch (tuần tự)

Một bản kế hoạch dự án thường được đánh giá qua 4 tiêu chí chính là: Nội dung, Mức độ dễ hiểu, Khả năng thay đổi, Khả năng áp dụng [20,23,24] Cụ thể như sau:

• Nội dung: Kế hoạch nên đầy đủ chi tiết cần thiết, nhưng không nên quá chi tiết làm cho kế hoạch trở nên phức tạp, nghĩa là, nội dung đúng, đủ,

rõ ràng, không mơ hồ

• Mức độ dễ hiểu: Các cá nhân và tổ chức liên quan có thể dễ dàng hiểu được mục tiêu của mỗi công việc và cách thức thực hiện Tránh việc hiểu nhầm dẫn tới thực hiện không đúng yêu cầu

• Khả năng thay đổi: Một kế hoạch hiệu quả là một kế hoạch có thể dễ dàng thay đổi, cập nhật và sửa đổi mà không làm ảnh hưởng đến quá trình thực hiện dự án nói chung

• Khả năng áp dụng: Kế hoạch dự án cần tạo điều kiện thuận lợi cho việc kiểm soát tiến trình thực hiện dự án và truyền đạt thông tin dự án tới các bên liên quan trong quá trình triển khai

2.4.2 Quản lý tiến độ dự án

Sau khi lập kế hoạch dự án, việc tiếp theo là cần lập tiến độ dự án Tiến độ

dự án có ý nghĩa rất quan trọng Đó là cơ sở để triển khai thực hiện dự án, điều hành và giám sát các hoạt động của dự án và giúp quản lý thời gian dự án, nhằm mục tiêu hoàn thành dự án trong đúng thời hạn quy định [16] Trong số những vấn đề khiến cho việc quản lý thời gian dự án thất bại là do thất bại trong khâu quản lý tiến độ chứ không phải thất bại trong khâu hoạch định tiến độ [17]

2.4.2.1 Phương pháp cấu trúc công việc và ma trận trách nhiệm

Cấu trúc công việc là việc phân chia theo cấp bậc một dự án thành các nhóm nhiệm vụ và những công việc cụ thể [15] Cần phải xác định, liệt kê và lập bảng giải thích cho từng công việc cần thực hiện của dự án

Hình II.9: Sơ đồ cấu trúc công việc

Về hình thức, cấu trúc công việc được thể hiện giống một cây đa hệ phản ánh theo cấp bậc các công việc thực tế cần thực hiện của dự án Cấp bậc trên cùng phản ánh nhiệm vụ cần thực hiện, các cấp bậc thấp dần thể hiện mức độ chi

tiết của các mục tiêu, cấp bậc thấp nhất là các công việc cụ thể Số lượng cấp bậc của một sơ đồ cấu trúc tùy thuộc vào quy mô và mức độ phức tạp của dự án Khi lập cấu trúc công việc cần lưu ý cấu trúc công việc phải phản ánh được cách thức thực hiện dự án Thông thường, có thể sử dụng 6 cấp bậc để phân chia công việc, trong đó 3 cấp bậc đầu phục vụ cho yêu cầu quản lý, 3 cấp sau phục vụ cho các yêu cầu kỹ thuật Cấp độ cuối cùng có thể là một công việc cụ thể hoặc một nhóm nhiều việc làm chi tiết Tuy nhiên, mức độ chi tiết cho các công việc ở cấp bậc cuối chỉ nên vừa đủ để có thể phân phối nguồn nhân lực và kinh phí cho từng công việc, cho phép giao trách nhiệm cho từng người để người chịu trách nhiệm về một công việc nào đó có thể trả lời rõ ràng câu hỏi: công việc đó đã hoàn thành chưa, và nếu hoàn thành rồi thì có thành công hay không

Hình II.10: Ma trận trách nhiệm

Phân chia công việc cần đảm bảo yêu cầu dễ quản lý, thể hiện rõ việc phân chia trách nhiệm theo công việc, các công việc độc lập tương đối nhưng vẫn liên quan với nhau, cho phép tập hợp thống nhất dự án từ các công việc riêng biệt

và phản ánh được tiến độ dự án Trình tự lập WBS như sau:

• Phân tích công việc: phân tích dự án thành các công việc hoặc gói công việc nhỏ theo một số tiêu chí cụ thể Quá trình phân chia được thực hiện cho đến khi công việc ở cấp bậc cuối đủ mức độ chi tiết, có thể kiểm tra và giám được Mặt khác, công việc ở bậc cuối cùng là

công việc liên quan đến hoạt động sản xuất sản phẩm cuối cùng của dự

án

• Lập danh mục và mã hóa các công việc: để đơn giản và dễ nhìn, người

ta mã hóa các công việc, gói công việc căn cứ vào cấp bậc và thứ tự của công việc

• Xác định thời gian và nguồn lực: đối với mỗi công việc/gói công việc

đã được phân chia, cần xác định các dữ liệu liên quan (người chịu trách nhiệm thi hành, khối lượng công việc, thời gian thực hiện, ngân sách và chi phí, …)

• Xác định ma trận trách nhiệm: thông tin quan trọng nhất là về người hoặc bộ phận chịu trách nhiệm thi hành công việc đã phân chia ở trên

Ma trận trách nhiệm xác định ai chịu trách nhiệm về cái gì, đây chính

là cơ sở để phối hợp các công việc dự án

Cấu trúc công việc là cơ sở để các thành viên dự án hiểu cơ cấu và các mối quan hệ của các công việc trong dự án Song dự án chỉ có thể được thực hiện khi có sự phối hợp thống nhất giữa các thành viên Ma trận trách nhiệm chính là căn cứ để đảm bảo điều này

Hình II.10 mô tả cách kết hợp sử dụng cấu trúc công việc và cấu trúc tổ chức dự án để xây dựng ma trận trách nhiệm, công cụ chính giúp giám đốc dự án thành lập nhóm phù hợp với yêu cầu, mục tiêu, nhiệm vụ dự án

Ma trận trách nhiệm mô tả và thống nhất cơ cấu trách nhiệm thực hiện các công việc/gói công việc dự án Ma trận bao gồm danh mục các công việc/gói công việc theo một trục và danh sách các bộ phận thi hành theo trục còn lại

2.4.2.2 Phương pháp biểu đồ thanh ngang

Biểu đồ thanh ngang, hay còn gọi là biểu đồ Gantt, do Henry L Gantt đề xuất, nhằm xác định tiến độ hợp lý để thực hiện các công việc khác nhau trong

dự án Biểu đồ thanh ngang thể hiện tiến trình thực tế cũng như kế hoạch thực hiện các công việc của dự án theo trình tự thời gian [16]

Các thông tin về công việc và thời gian thực hiện công việc trong biểu đồ thanh ngang được minh họa trong Hình II.11 Trong đó, cột dọc trình bày công việc cụ thể; trục hoành thể hiện thời gian; mỗi đoạn thẳng biểu hiện một công việc Độ dài đoạn thẳng là độ dài công việc Vị trí của đoạn thẳng thể hiện quan

hệ thứ tự trước sau giữa các công việc

Biểu đồ thanh ngang cho biết khi nào các công việc bắt đầu và kết thúc, mức độ hoàn thành của các công việc, dự kiến tình trạng của dự án tại các thời

điểm khác nhau, các hoạt động “song song” có thể thực hiện đồng thời với những hoạt động khác Biểu đồ thanh ngang được lập theo kiểu tiến tới, từ trái sang phải, công việc nào cần làm trước xếp trước

Biểu đồ thanh ngang có ưu điểm là đơn giản, dễ nhận biết công việc và thời gian thực hiện các công việc, từ đó, cho thấy rõ tổng thời gian thực hiện các công việc Bên cạnh đó, biểu đồ thanh ngang có nhược điểm là không thể hiện được mối quan hệ giữa các công việc, không ghi rõ quy trình công nghệ, trong trường hợp dự án có nhiều công việc thì nhược điểm này càng rõ nét

Hình II.11: Phương pháp biểu đồ thanh ngang

Kết quả mong muốn

Kết quả thực tế Kết quả thực tếĐo lường

Thực hiện điều chỉnh Xây dựng kế hoạch điều chỉnh Phân tích nguyên nhân sai lệch

So sánh

Các tiêu chuẩn Không cần

điều chỉnh

Xác định sai lệch

Hình II.12: Hệ thống kiểm soát dự án

Bên cạnh đó, biểu đồ thanh ngang không cho thấy rõ việc nào là chủ yếu

có tính chất quyết định đối với tổng tiến độ thực hiện dự án để giúp cho nhà quản

lý tập trung chỉ đạo, không thuận tiện khi phân tích đánh giá các chỉ tiêu kinh tế

kỹ thuật của dự án

2.5 Kiểm soát dự án

Kiểm soát dự án đóng vai trò quan trọng trong quá trình quản lý dự án Vấn đề tiếp theo sau khi lập kế hoạch dự án, tổ chức triển khai kế hoạch dự án là kiểm soát dự án [25] Kiểm soát là tất yếu trong quá trình quản lý dự án, giúp cho việc thực hiện dự án theo kế hoạch vạch ra, hoặc điều chỉnh khi có một số sai lệch trong thực tế

2.5.1 Vấn đề cơ bản về kiểm soát dự án

Kiểm soát dự án là quá trình đo lường, đánh giá, điều chỉnh việc thực hiện nhằm đảm bảo cho cá mục tiêu, kế hoạch của dự án được hoàn thành có hiệu quả Kiểm soát được thực hiện không phải chỉ nhằm phát hiện các sai sót, ách tắc trong hoạt động của dự án để có giải pháp xử lý kịp thời, mà còn nhằm tìm kiếm các cơ hội có thể để thúc đẩy dự án nhanh chóng đạt tới mục tiêu Hệ thống kiểm soát dự án là một phần của hệ thống quản lý dự án Hệ thống kiểm soát dự án được thể hiện chi tiết như trong Hình II.12

điều chỉnh Phân tích Thu thập thông tin

Các thay đổi, các rủi ro, các vấn đề

Hình II.13: Sơ đồ quá trình kiểm soát dự án

2.5.1.1 Quá trình kiểm soát dự án

Quá trình kiểm soát dự án là một quá trình thống nhất, bao gồm 3 giai đoạn được thể hiện chi tiết như trong Hình II.13

• Theo dõi: thu thập và ghi chép các dữ liệu thực tế để so sánh với quá trình thực hiện thực tế với các chỉ tiêu kế hoạch

• Phân tích: đánh giá tình trạng của các công việc và so sánh các kết quả đạt được với kế hoạch, xác định các nguyên nhân và hướng tác động

• Điều chỉnh: lên kế hoạch và thực hiện các hoạt động, công việc phù hợp với kế hoạch, nhằm tối thiểu hóa các sai lệch tiêu cực và tối đa hóa lợi ích từ các sai lệch tích cực

2.5.1.2 Nội dung kiểm soát dự án

Về các nội dung cụ thể, kiểm soát dự án bao gồm kiểm soát cơ bản và kiểm soát hỗ trợ bao gồm:

• Kiểm soát chung những thay đổi và định vị các thay đổi trong toàn bộ

dự án

• Các báo cáo tiến trình: thu thập và xử lý thông tin để báo cáo tiến trình thực hiện dự án, gồm các báo cáo về công việc đã thực hiện, việc thực hiện các chỉ tiêu kế hoạch, dự báo cáo tính đến các kết quả hiện có

• Kiểm soát thay đổi nội dung: giám sát những thay đổi về quy mô, phạm vi dự án và nội dung các công việc dự án

• Kiểm soát chi phí: kiểm soát những thay đổi trong thời gian thực hiện các công việc, gói công việc của dự án

• Kiểm soát chất lượng: theo dõi các kết quả cụ thể của dự án để xác định xem có phù hợp với các tiêu chuẩn đặt ra hay không, và đưa ra các biện pháp cần thiết để ngăn ngừa, giảm thiểu các vấn đề không đảm bảo chất lượng

• Kiểm soát rủi ro: phản ứng đối với sự thay đổi cấp độ rủi ro trong tiến trình thực hiện dự án

2.5.2 Quá trình kiểm soát dự án

2.5.2.1 Theo dõi các công việc dự án

Theo dõi là quá trình xem xét, thu thập thông tin, thống kê, phân tích và lập báo cáo về tiến trình thực hiện dự án trên thực tế so với kế hoạch Đây là bước đầu tiên trong quá trình giám sát dự án Trước tiên là thu thập và xử lý dữ liệu về tình hình công việc thực tế

Người quản lý dự án cần phải liên tục theo dõi tiến trình thực hiện, xác định mức độ hoàn thành của các công việc, xuất phát từ tình trạng hiện tại đưa ra đánh giá các thông số thực hiện các công việc tương lai Có một số phương pháp theo dõi tiến độ dự án như sau:

• Phương pháp theo dõi đơn giản: Phương pháp này còn gọi là phương pháp 0-100 vì nó chỉ theo dõi thời điểm hoàn thành các công việc Đối với phương pháp này chỉ có 2 mức độ hoàn thành công việc đó là 0%

và 100% Nói cách khác, một công việc chỉ được coi là hoàn thành khi

đã đạt được các kết quả cần thiết Phương pháp này thường được sử dụng cho những công việc có thời gian thực hiện ngắn (một hoặc hai