Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của trung tâm thông tin thư viện trường đại học hà nội

THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI .... Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM

Tr-êng §¹I HäC KHOA HäC X· HéI Vµ NH¢N V¡N

KHOA THÔNG TIN - THƯ VIỆN

- -

NGUYỄN THỊ CHINH

TÌM HIỂU VỀ TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI

KHÓA LUẬN TỐT NGHIỆP ĐẠI HỌC

NGÀNH THÔNG TIN – THƯ VIỆN

HỆ ĐÀO TẠO: CHÍNH QUY KHOÁ HỌC: QH– 2005 – X

GIÁO VIÊN HƯỚNG DẪN: TS CHU NGỌC LÂM

HÀ NỘI, 2009

LỜI CẢM ƠN

Với lòng kính trọng và sự biết ơn sâu sắc em xin gửi tới thầy giáo, TS Chu Ngọc Lâm, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ em trong suốt quá trình thực hiện và hoàn thành khoá luận này

Em xin gửi lời cảm ơn của mình tới các thầy cô giáo khoa Thông tin – Thư viện trường Đại học Khoa học Xã hội và Nhân văn đã dạy dỗ, trang

bị kiến thức cho em trong suốt 4 năm học tập và nghiên cứu

Em cũng xin được cảm ơn các cô chú, anh chị đang công tác tại Trung tâm TT-TV trường ĐHHN đã nhiệt tình giúp đỡ em trong quá trình thực hiện đề tài này

Em xin cảm ơn gia đình và bạn bè luôn luôn động viên, khuyến khích

để em có thể hoàn thành khoá luận và có được kết quả như ngày hôm nay

Với vốn kiến thức và khả năng có hạn nên khoá luận không tránh khỏi những thiếu sót về nội cũng như hình thức trình bày Em rất mong nhận được sự chỉ bảo, góp ý của thầy cô và các bạn để khoá luận được hoàn thiện hơn

Em xin chân thành cảm ơn!

AACR2 Quy tắc biên mục Anh Mỹ

(Anglo-American Cataloguing Rules)

(Dewey Decimal Classfication)

(Machine Readable Cataloging) NCT Nhu cầu tin

MỤC LỤC PHẦN MỞ ĐẦU Error! Bookmark not defined

1 Tính cấp thiết của đề tài 6

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài 6

3 Tình hình nghiên cứu của đề tài 7

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài 7

5 Phương pháp nghiên cứu 7

6 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của khoá luận 8

7 Bố cục khoá luận 8

Chương 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 9

1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm 9

1.2 Chức năng và nhiệm vụ 10

1.2.1 Chức năng 10

1.2.2 Nhiệm vụ 11

1.3 Đặc điểm của Trung tâm 11

1.3.1 Vốn tài liệu 11

1.3.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật 13

1.3.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm 14

1.4 Vai trò của tổ chức và hoạt động đối với sự phát triển của Trung tâm 17

Chương 2 THỰC TRẠNG TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI Error! Bookmark not defined

2.1 Thực trạng tổ chức của Trung tâm Error! Bookmark not defined 2.1.1 Cơ cấu tổ chức Error! Bookmark not defined

2.1.2 Đội ngũ cán bộ Error! Bookmark not defined

2.1.2.1 Vai trò của cán bộ Error! Bookmark not defined 2.1.2.2 Số lượng cán bộ của Trung tâm Error! Bookmark not

defined

2.1.2.3 Đặc điểm cán bộ Error! Bookmark not defined

2.2 Thực trạng hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội Error! Bookmark not defined 2.2.1 Công tác phát triển vốn tài liệu Error! Bookmark not defined 2.2.2 Công tác xử lý tài liệu Error! Bookmark not defined 2.2.3 Công tác tổ chức và bảo quản tài liệu Error! Bookmark not defined

2.2.3.1 Công tác tổ chức kho tài liệu Error! Bookmark not defined 2.2.3.2 Bảo quản vốn tài liệu Error! Bookmark not defined

2.2.4 Tổ chức phục vụ bạn đọc Error! Bookmark not defined 2.2.5 Ứng dụng công nghệ thông tin Error! Bookmark not defined 2.2.6 Quan hệ với các cơ quan thông tin – thư viện khác Error! Bookmark not defined

2.3 Nhận xét Error! Bookmark not defined

2.3.1 Ưu điểm Error! Bookmark not defined 2.3.2 Hạn chế Error! Bookmark not defined

Chương 3.MỘT SỐ GIẢI PHÁP NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ CÔNG TÁC TỔ CHỨC VÀ HOẠT ĐỘNG CỦA TRUNG TÂM

THÔNG TIN – THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI Error! Bookmark not defined

3.1 Những giải pháp về tổ chức Error! Bookmark not defined

3.1.1 Xây dựng cơ cấu tổ chức phù hợp với chức năng, nhiệm vụ và đối tượng phục vụ của Trung tâm Error! Bookmark not defined 3.1.2 Nâng cao trình độ đội ngũ cán bộ Error! Bookmark not

defined

3.2 Những giải pháp về hoạt động Error! Bookmark not defined

3.2.1 Xây dựng chính sách phát triển nguồn tin Error! Bookmark

not defined

3.2.2 Thường xuyên tổ chức, hướng dẫn đào tạo người dùng tin

Error! Bookmark not defined

3.2.3 Nâng cao chất lượng phục vụ bạn đọc Error! Bookmark not

defined

3.2.4 Tăng cường ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của Trung tâm Error! Bookmark not defined

3.3 Các giải pháp khác Error! Bookmark not defined

KẾT LUẬN Error! Bookmark not defined

DANH MỤC TÀI LIỆU THAM KHẢO 18

PHẦN MỞ ĐẦU

1 Tính cấp thiết của đề tài

Thế kỷ XXI - thế kỉ mà khoa học công nghệ và thông tin đang có những

bước nhảy vọt đáng kể Cùng với nó nhu cầu thông tin của người dùng tin

(NDT) cũng ngày càng đòi hỏi cao về số lượng cũng như chất lượng Đứng

trước những đòi hỏi này, yêu cầu đặt ra cho các thư viện và các cơ quan thông

tin phải có những phương thức tổ chức và hoạt động phù hợp nhằm đáp ứng

tối đa nhu cầu của NDT

Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội (ĐHHN) là

nơi cung cấp vốn tài liệu cho cán bộ và sinh viên trong toàn trường ĐHHN,

giúp cho các giảng viên và sinh viên trau dồi kiến thức và kỹ năng của mình

Trong 50 năm qua Trung tâm đã không ngừng đổi mới, nâng cao hiệu quả về

tổ chức cũng như hoạt động của đơn vị mình để đáp ứng nhu cầu ngày càng

cao của NDT Song đứng trước những yêu cầu mới của sự nghiệp giáo dục và

đào tạo trong giai đoạn hiện nay, công tác tổ chức và hoạt động của Trung tâm

cần phải được đổi mới, nâng cao hơn nữa hiệu qủa của nó để đáp ứng tối đa

nhu cầu NDT Vì vậy, tôi đã quyết định chọn đề tài “Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội”

làm đề tài nghiên cứu cho khoá luận tốt nghiệp của mình Hy vọng khoá luận

sẽ đóng góp một phần nào đó trong việc nâng cao chất lượng, hiệu quả tổ chức và hoạt động tại Trung tâm

2 Mục đích và nhiệm vụ nghiên cứu của đề tài

- Tìm hiểu thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện (TT-TV) trường Đại học Hà Nội

- Đề xuất một số giải pháp nhằm tăng cường hiệu quả tổ chức và hoạt động của Trung tâm, nâng cao hiệu quả phục vụ , đáp ứng nhu cầu ngày một tốt hơn cho NDT

3 Tình hình nghiên cứu của đề tài

Cho đến nay đã có rất nhiều tác giả quan tâm và nghiên cứu về những khía cạnh khác nhau của Trung tâm như: Công tác xử lý tài liệu; công tác phục vụ bạn đọc; tổ chức, bảo quản vốn tài liệu (VTL); tìm hiểu vấn đề tự động hoá; tìm hiểu về sản phẩm và dịch vụ tại Trung tâm… Các đề tài này chỉ dừng lại ở việc nghiên cứu cụ thể từng mảng hoạt động của thư viện mà chưa có đề tài nào nghiên cứu một cách tổng thể về tổ chức và hoạt động của Trung tâm Vì vậy, tôi chọn đề tài “Tìm hiểu về tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường ĐHHN” làm đề tài khoá luận của mình với hy vọng kế thừa những thành quả của các tác giả đi trước, vận dụng những kiến thức đã học làm rõ thực trạng tổ chức và hoạt động của Trung tâm Trên cơ sở đó, đề xuất một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng của công tác tổ chức và hiệu quả hoạt động của Trung tâm

4 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu của đề tài

- Đối tượng nghiên cứu: là các vấn đề về tổ chức và hoạt động của Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội

- Phạm vi nghiên cứu: tại Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học Hà Nội năm 2009

5 Phương pháp nghiên cứu

Để hoàn thành khoá luận này tôi đã sử dụng các phương pháp nghiên cứu sau:

- Phương pháp nghiên cứu, hệ thống hoá tài liệu

- Phương pháp quan sát trực tiếp

- Phương pháp phân tích, tổng hợp, thống kê

6 Đóng góp về lý luận và thực tiễn của khoá luận

- Về mặt lý luận: Khoá luận đưa ra cái nhìn mang tính tổng quát về thực

trạng tổ chức và hoạt động TT-TV tại Trung tâm, khẳng định tầm quan trọng của công tác này trong quá trình phục vụ công tác học tập, nghiên cứu, giảng dạy của sinh viên, cán bộ, giảng viên tại Trung tâm TT-TV trường ĐHHN

- Về mặt thực tiễn: Phân tích, đánh giá những kết quả đã đạt được của

Trung tâm trong giai đoạn hiện nay và chỉ ra những mặt còn hạn chế cần khắc phục Kết quả nghiên cứu sẽ góp phần đáng kể vào việc tăng cường hiệu quả hoạt động của Trung tâm TT-TV trường ĐHHN

Chương 1 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ TRUNG TÂM THÔNG TIN –

THƯ VIỆN TRƯỜNG ĐẠI HỌC HÀ NỘI 1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Trung tâm

Trường ĐHHN (tiền thân là trường Đại học Ngoại ngữ) được thành lập năm 1959 là một trong những cơ sở đào tạo, nghiên cứu và bồi dưỡng ngoại ngữ lớn ở Việt Nam Hiện tại, trường có nhiệm vụ đào tạo và nghiên cứu nhiều ngôn ngữ như: tiếng Anh, Pháp, Trung, Nga, Hàn, Đức…Trường còn đào tạo các ngành khác như: Quản trị kinh doanh, Khoa học máy tính, Du lịch học, Quốc tế học, Tài chính ngân hàng…

Trung tâm TT-TV trường ĐHHN có lịch sử hình thành và phát triển cùng với lịch sử hình thành và phát triển của trường ĐHHN trong suốt 50 năm qua

Thời kỳ mới thành lập Trung tâm hoạt động trên cơ sở là một tổ công tác phục vụ tư liệu cho trường trực thuộc phòng giáo vụ, hoạt động thư viện

bó hẹp, nghèo nàn Tài liệu chủ yếu là sách giáo trình, sách tham khảo chuyên

ngành như: tiếng Nga và ngôn ngữ các nước Đông Âu (tiếng Ba Lan, tiếng Tiệp Khắc, tiếng Bungari…) Nguồn tài liệu chủ yếu là sách tài trợ, tặng biếu của các nước trong hệ thống xã hội chủ nghĩa

Năm 1967, trước yêu cầu mở rộng quy mô đào tạo và nâng cao chất lượng giảng dạy, trường ĐHHN đã mở thêm một số chuyên ngành như: tiếng Anh, tiếng Pháp Cùng với sự thành lập của một số khoa và bộ môn, vốn tư liệu tăng lên đáng kể, tổ công tác phục vụ thông tin tư liệu không thể đáp ứng được nhu cầu tin và không còn phù hợp Đến năm 1984, lãnh đạo nhà trường quyết định tách tổ công tác ra khỏi phòng giáo vụ thành một đơn vị độc lập với tên gọi là “Thư viện trường Đại học Ngoại ngữ Hà Nội” Sau khi tách thành đơn vị độc lập, năm 1994 Thư viện đã được xây dựng với toà nhà 2 tầng, vốn tài liệu ngày càng nhiều, đã phần nào đáp ứng được yêu cầu về tư liệu cho công tác đào tạo của trường Trong quá trình hoạt động, Trung tâm đã không ngừng nâng cấp cơ sở vật chất kỹ thuật, đổi mới hoàn thiện tổ chức và hoạt động, từng bước ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động nghiệp vụ nhằm nâng cao hiệu quả phục vụ bạn đọc

Năm 2000 với chương trình đổi mới phương pháp giảng dạy, nâng cao chất lượng đào tạo ngoại ngữ ở nước ta trong thời kỳ đổi mới, Ban lãnh đạo trường quyết định sát nhập Thư viện với phòng Thông tin và đổi tên thành

“Trung tâm Thông tin – Thư viện trường Đại học ngoại ngữ Hà Nội” Trung tâm thực hiện dự án nâng cấp hiện đại hoá hệ thống thư viện theo hướng mở, bằng nguồn vốn vay của Ngân hàng Thế giới WB (World Bank) mức A vốn đầu tư là 500.000 USD để đầu tư nâng cấp cơ sở vật chất - kỹ thuật trụ sở, trang thiết bị điện tử

Ngày 5/12/2003 Trung tâm đã đi vào hoạt động tại trụ sở mới và không ngừng hoàn thiện cơ sở vật chất, trang thiết bị Đặc biệt, năm 2005 Trung tâm

đã ứng dụng và triển khai phần mềm quản trị thư viện điện tử Libol để nâng cao hiệu quả hoạt động thông tin – thư viện Hiện nay, Trung tâm đã đi vào hoạt động ổn định và từng bước hiện đại, ngày càng đóng góp vào sự nghiệp

giáo dục của trường ĐHHN nói riêng và của ngành giáo dục đào tạo của nước

ta nói chung trong thời đại mới

1.2 Chức năng và nhiệm vụ

1.2.1 Chức năng

Trung tâm TT-TV trường ĐHHN thực hiện chức năng là “giảng đường thứ hai của ĐHHN”, thực hiện chức năng thông tin, thu thập, xử lý, bảo quản, cung cấp và phổ biến thông tin tư liệu bằng nhiều hình thức khác nhau

Thực hiện đúng tinh thần Điều 1 Quyết định 688/QĐ ngày 14/07/1986 của Bộ trưởng Bộ Đại học và Trung học chuyên nghiệp, quy định về tổ chức

và hoạt động của thư viện trường Đại học: “Thư viện trường đại học là trung tâm văn hoá thông tin khoa học, kỹ thuật của trường đại học, là một bộ phận trong cơ cấu tổ chức của trường đại học có chức năng tổ chức, xây dựng và quản lý vốn tư liệu văn hoá, khoa học, kỹ thuật phục vụ công tác giảng dạy, học tập, nghiên cứu khoa học, triển khai ứng dụng của cán bộ và học sinh trong toàn trường

Trong suốt quá trình hoạt động, Trung tâm luôn xác định rõ chức năng, nhiệm vụ để từ đó đề ra các kế hoạch cụ thể nhằm hoàn thành tốt các công việc được giao, góp phần không nhỏ vào sự nghiệp đào tạo của trường

1.3 Đặc điểm của Trung tâm

1.3.1 Vốn tài liệu

Hiện nay, Trung tâm đang sở hữu một khối lượng VTL khá đa dạng và phong phú Trung tâm có khoảng hơn 39.000 tư liệu đã được xử lý và đưa ra phục vụ bạn đọc, ngoài ra nguồn tư liệu còn được bổ sung thường kỳ Với đặc thù là một trường đào tạo chuyên ngành ngoại ngữ Do vậy, phần lớn nguồn tài liệu của Trung tâm là ngoại văn với nhiều thứ tiếng khác nhau như: tiếng Anh, tiếng Pháp, tiếng Trung, tiếng Hàn Quốc, tiếng Nhật, tiếng Ý, tiếng Tây Ban Nha…Ngoài ra còn có nhiều tài liệu giáo trình bằng tiếng Việt để phục

vụ cho bạn đọc trong quá trình học tập tiếng nước ngoài Trung tâm có một hệ thống băng cassette, CD-ROM, giúp sinh viên nâng cao khả năng giao tiếp tiếng nước ngoài

Vốn tài liệu của Trung tâm được thể hiện cụ thể như sau:

S

tt

2 CSDL báo, tạp chí 1.524

Ngoài ra, Trung tâm còn có các tài liệu điện tử như:

Các phần mềm dạy và học tiếng Anh trực tuyến qua mạng

- CSDL trên CD-ROM

- Chương trình, giáo trình học ngoại ngữ qua mạng

(http://www.umi.com/cookiecutter.) là CSDL Trung tâm đang được cung cấp miễn phí bởi một tập đoàn của Châu Á – Thái Bình Dương hiện đang đặt trụ sở tại Thái Lan, có đường linh URL: http:// www.ilproquest.com/pqdwed, cung cấp cho người dùng CSDL toàn văn và biểu ghi thư mục ở các lĩnh vực khác nhau: văn hoá, kinh tế, xã hội…CSDL bao gồm cả sách, báo và tạp chí; CSDL trực tuyến Oxford Reference và Wilson Humanities

1.3.2 Cơ sở vật chất kỹ thuật

Nằm trên km 9 đường Nguyễn Trãi - Thanh Xuân - Hà Nội, Trung tâm

có khoảng 205 máy tính, bao gồm 05 máy chủ và 200 máy trạm (phòng tập huấn gồm 80 máy, phòng tra cứu gồm 105 máy, 15 máy nghiệp vụ ở các phòng…)

Dưới sự quan tâm của lãnh đạo, Trung tâm đã từng bước được đầu tư nâng cấp, hoàn thiện cơ sở vật chất nhằm đáp ứng nhu cầu tin ngày càng cao của NDT Hệ thống trang thiết bị của Trung tâm gồm có:

- 6 máy in: 1 máy in lazer khổ A3 có chức năng in trực tiếp qua mạng; 2 máy in lazer khổ A4 có chức năng in trực tiếp qua 1 mạng; 1 máy in màu khổ A3; 1 máy in thẻ; 1 máy in mã vạch

- 2 tivi 21 inch phục vụ chiếu các video bài giảng, máy chiếu đa chức năng (Data Projector) phục vụ tập huấn người sử dụng và giảng ngoại ngữ qua máy tính

- Trung tâm khai thác thông tin từ chảo thu vệ tinh với 4 đầu giải

mã kỹ thuật số thu các kênh chính thống trên thế giới để in ra đĩa, đưa vào mạng phục vụ bạn đọc

Bên cạnh đó, Trung tâm còn có 4 đầu DVD kỹ thuật số, 2 đầu video thường, 2 máy photocopy tốc độ cao, 30 máy cassette, 2 máy từ hoá và khử từ cho sách, cho đĩa CD, 3 máy đọc mã vạch, hệ thống camera, máy điều hoà và cổng từ Ngoài ra Trung tâm còn có hệ thống bàn ghế, tủ kệ…làm phương tiện

để tổ chức, sắp xếp tài liệu (gồm có 86 bàn, 300 ghế, 140 giá sách bằng gỗ, 63 giá sách bằng sắt)…

1.3.3 Đặc điểm người dùng tin và nhu cầu tin của Trung tâm

Với mục đích là không ngừng nâng cao khả năng đáp ứng và thoả mãn tối đa nhu cầu thông tin của NDT Nghiên cứu NDT và nhu cầu tin (NCT) là một trong những nhiệm vụ quan trọng trong nội dung hoạt động của các cơ quan thông tin – thư viện Người dùng tin và nhu cầu tin trở thành nhu cầu thiết yếu cho việc định hướng hoạt động của cơ quan thông tin – thư viện, đặc biệt là trong quá trình tạo lập các sản phẩm và dịch vụ mới

Trung tâm Thông tin – Thư viện trường ĐHHN có đối tượng phục vụ (người dùng tin) đó là toàn bộ cán bộ, giáo viên, sinh viên, nghiên cứu sinh, học viên cao học trong trường Tất cả các đối tượng trên đều được phục vụ tại chỗ hoặc cho mượn tài liệu về nhà

Có thể khái quát các nhóm NDT chủ yếu của Trung tâm như sau:

Nhóm 1: Nhóm cán bộ lãnh đạo, quản lý

Nhóm 2: Nhóm cán bộ nghiên cứu, giảng dạy

Nhóm 3: Nhóm sinh viên chính quy; Sinh viên tại chức; Sinh viên

dự án và dự án ngắn hạn

Nhóm 4: Nhóm học viên cao học