xây dựng bộ máy tổ chức và lập kế hoạch về xây dựng đội ngũ nhân lực cho khách sạn

Tổng Giám đốc Nhân viên cấp dưới: Phó Tổng giám đốc và các chức danh dưới Phó tổng NHIỆM VỤ CHUNG: - Triển khai & hoạch định chiến lược kinh doanh và tiếp thị của khách sạn - Giám sát c

Trang 1

BƯỚC 1: XÁC ĐỊNH NHU CẦU NHÂN LỰC Nhu cầu nhân lực được xác định dựa trê bản mô tả công việc và định mức lao động cho từng chức vụ trong khách sạn.

1 Ban giám đốc

1.1 Tổng Giám đốc

Nhân viên cấp dưới: Phó Tổng giám đốc và các chức danh dưới Phó

tổng NHIỆM VỤ CHUNG:

- Triển khai & hoạch định chiến lược kinh doanh và tiếp thị của khách sạn

- Giám sát các chức năng hoạt động của khách sạn theo sơ đồ tổ chức

- Tổ chức các cuộc họp giao ban với tất cả các trưởng bộ phận

- Hệ thống tất cả các vấn đề quan trọng như vốn đầu tư, chăm sóc khách hàng

hay cải tạo

- Giải quyết khiếu nại của khách hàng và giám sát quy trình cải thiện dịch vụ

- Quản lý doanh thu, lợi nhuận của khách sạn, đảm bảo đáp ứng được sự hài lòng

của khách hàng

- Lập kế hoạch và ngân sách (doanh thu, chi phí…) cho chủ đầu tư

- Đặt ra mục tiêu ngân sách cũng như mục tiêu chiến lược ngắn và dài hạn khác

cho khách sạn

- Tổ chức thu thập, phân tích, đánh giá thông tin thị trường và đưa ra đề xuất

- Thực hiện chính sách kinh doanh của khách sạn

- Phê duyệt và kiểm soát các hợp đồng bán hàng cấp khách sạn theo quy định

của khách sạn

- Triển khai các hoạt động hỗ trợ khách hàng

TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN

- Chịu trách nhiệm quản lý toàn bộ nhân viên và các mục tiêu chung của khách

sạn để mang lại trải nghiệm tuyệt vời cho khách, cân bằng giữa mục tiêu lợinhuận và các biện pháp làm hài lòng khách hàng

- Đảm bảo tuân thủ đầy đủ việc vận hành, chính sách, quy trình và tiêu chuẩn

dịch vụ của khách sạn

- Chịu trách nhiệm chuẩn bị, trình bày và mục tiêu ngân sách vận hành, kế hoạc

tiếp thị và bán hàng, ngân sách hoạt động hàng năm của khách sạn

- Đảm bảo các quyết định được thực hiện vì lợi ích tốt nhất của ban quản trị và

của khách sạn

- Chịu trách nhiệm trong hoạt động kinh doanh trước Chủ tịch HĐQT và các cơ

quan quản lý Nhà Nước khác

1.2 Phó Tổng Giám đốc

Trang 2

Chức danh: Phó Tổng Giám đốc

Báo cáo cho: Tổng Giám đốc, Chủ tịch HĐQT

Nhân viên cấp dưới: Các bộ phận quản lí cấp trung

NHIỆM VỤ CHUNG

- Lập và triển khai kế hoạch kinh doanh của khách sạn

- Quản lý và điều phối hoạt động kinh doanh của khách sạn

- Phát triển và thực thi các kế hoạch chiến lược, kế hoạch tiếp thị, ngân sách,đào tạo và chương trình mục tiêu nhằm đảm bảo điều kiện tốt nhất để thỏamãn khách hàng, doanh thu tăng lên và đạt hiệu quả kinh doanh cao nhất

- Tổ chức họp giao ban định kỳ, đột xuất với các Trưởng bộ phận để nắm bắt vàđiều hành hoạt động kịp thời

- Đôn đốc, kiểm tra công tác an ninh bảo vệ, phòng chống cháy nổ, tạo môitrường thân thiện, an toàn cho khách và cho CBNV

- Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của ban Giám đốc

TRÁCH NHIỆM VÀ QUYỀN HẠN

- Đảm bảo đạt được các mục tiêu hiện tại và tương lai của công ty như mong đợi

của chủ đầu tư về tăng trưởng doanh số, lợi nhuận, chất lượng sản phẩm, pháttriển nhân tài và các hoạt động khác

- Đảm bảo sự thỏa mãn khách hàng cao nhất thông qua việc cung cấp cho khách

những dịch vụ và tiện nghi có chất lượng và chuẩn mực mà khách sạn đề ra

- Giám sát và đảm bảo việc sử dụng và bảo dưỡng các cơ sở vật chất của khách

sạn theo đúng quy cách thông qua các chương trình và kế hoạch bảo dưỡng phùhợp

- Chịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp trước chủ đầu tư các kế hoạch và công việc

hàng ngày

CÁC MỐI QUAN HỆ

Xây dựng và tạo ấn tượng tốt với các cấp trên và dưới quyền quản lý, các mối quan hệhợp tác trong và ngoài khách sạn

YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC, KĨ NĂNG, KIẾN THỨC

- Đảm nhận tốt các công việc được phân công

- Có khả năng quản lí, điều hành công việc trong môi trường cạnh tranh, áp lực

cao

- Xử lí tình huống, vấn đề nhanh nhạy và hiệu quả

- Kiến thức chuyên môn sâu rộng, am hiểu các vấn đề liên quan

- Nắm bắt vấn đề con người nhanh nhạy

TIÊU CHUẨN ĐÀO TẠO

- Bằng Khá Đại học trở lên

- Chứng chỉ ngoại ngữ: IELTS 7.0 trở lên, HSK 5 trở lên, HSKK

Trang 3

2 Bộ phận kế toán- tài chính

2.1 Kế toán trưởng

Chức danh: KẾ TOÁN TRƯỞNG

Bộ phận: TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

Báo cáo cho: GIÁM ĐỐC KHÁCH SẠN

Nhân viên cấp dưới: KẾ TOÁN TỔNG HỢP

TRÁCH NHIỆM & QUYỀN HẠN

Trực tiếp chỉ đạo công tác hạch toán kế toán, kiểm soát tài chính và thiết lập hệ thống

sổ sách kế toán, báo cáo theo quy định của Nhà nước và của khách sạn

Đánh giá, phân tích tình hình tài chính, hoạt động sản xuất kinh doanh khách sạn, đềxuất với ban giám đốc các giải pháp để sử dụng hiệu quả vốn và tài sản

Thiết lập, bảo quản và lưu trữ đầy đủ hồ sơ, chứng từ, tài liệu liên quan một cáchkhoa học theo thời hạn quy định của pháp luật và khách sạn

Trực tiếp kiểm soát, xét duyệt các chứng từ thu, chi, thanh toán theo đúng quy trình,trên nguyên tắc hợp pháp và đúng quy định của pháp luật và của khách sạn

Hàng tuần phải kiểm tra, đôn đốc, đối chiếu các khoản công nợ phải thu, phải trả vàbáo cáo công nợ cho ban giám đốc theo quy định Chỉ đạo nhân viên thu hồi công nợtheo định kỳ

Thường xuyên cập nhật, kiểm tra giá cả của các mặt hàng thu mua vào khách sạn để

Trang 4

Phân công nhiệm vụ và giám sát nhân viên thực hiện đúng trách nhiệm và quyền hạncủa mình.

Tổ chức sắp xếp nhân sự phòng kế toán

Đánh giá hiệu quả công việc của kế toán viên

Thực hiện các công việc khác theo sự phân của ban giám đốc

.CÁC MỐI QUAN HỆ

Xây dựng và tạo ấn tượng trong các mối quan hệ với nhân viên, kiểm tra, đôn đốcduy trì hiệu suất làm việc của bộ phận được cao nhất

Tham gia các buổi họp mặt cần thiết

Quan hệ với các cơ quan chức năng: thuế, thanh tra, kiểm toán, chi cục quản lý tài

chính khách sạn,…

YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC, KỸ NĂNG, KIẾN THỨC

Có ít nhất 04 năm kinh nghiệm làm kế toán trưởng tại khách sạn 4-5 sao

Sử dụng được Tiếng Anh trong giao tiếp và báo cáo

Có hiểu biết về các phần mềm quản lý khách sạn, sử dụng thành thạo tin học vănphòng, các phần mềm kế toán

Nắm vững và am hiểu quy định pháp luật về thuế, nguyên tắc – chuẩn mực tài chính

kế toán, nắm vững nghiệp vụ kế toán, có kiến thức về tài chính doanh nghiệp

Tác phong nhanh nhẹn, trung thực, tinh thần trách nhiệm, có khả năng làm việc dưới

áp lực cao

Có khả năng xây dựng và triển khai quy trình làm việc trong khách sạn

Có khả năng định hướng và tư duy làm việc độc lập, làm việc theo nhóm; chủ độngtriển khai công việc

Tốt nghiệp đại học trở lên, chuyên ngành kế toán

2.2 Kế toán tổng hợp

Chức danh: KẾ TOÁN TỔNG HỢP

Báo cáo cho: KẾ TOÁN TRƯỞNG

Nhân viên cấp dưới: KẾ TOÁN DOANH THU/ CÔNG NỢ/ CHI PHÍ/ THANH

TOÁN/ TỔ THU MUA

Trang 5

Hỗ trợ kế toán trưởng xử lý các công việc kế toán

Tham gia xây dựng, thực hiện và kiểm tra quy trình hoạt động của bộ phận

Tham gia việc tuyển dụng, đào tạo nhân viên

Thực hiện việc lưu trữ, báo cáo, đề xuất ý tưởng và các công việc được phân công

Tham gia cùng kế toán trưởng xây dựng ngân sách hoạt động hàng năm của kháchsạn, dự báo tình hình hoạt động hàng tháng, quý

Thường xuyên đối chiếu, rà soát tài khoản ngân hàng với sổ kế toán trên máy, cân đốicác tài khoản, chủ động phát hiện các sai sót để xử lý kịp thời

Kiểm tra kỹ các khoản thanh toán trước khi chuyển cho kế toán trưởng ký duyệt

Tổng hợp, phân tích các chỉ tiêu sử dụng chi phí, doanh thu của khách sạn để đảmbảo vốn được sử dụng hiệu quả

Phối hợp với kế toán trưởng xây dựng, thực hiện và kiểm tra các quy trình hoạt độngcủa bộ phận Tài chính - Kế toán khách sạn

Hàng tháng rà soát kỹ bảng lương nhân viên và các chế độ của nhân viên để đảm bảocác số liệu chính xác trước khi thực hiện chi trả

Thường xuyên theo dõi, cập nhật những thay đổi mới nhất về chính sách thuế; kiểmtra kỹ những hồ sơ, chứng từ thuế… để đảm bảo các vấn đề về thuế của khách sạnđược xử lý đúng quy trình, thủ tục cần thiết

Phối hợp với các nhân viên trong bộ phận chuẩn bị các báo cáo tài chính, thuế, chiphí… hàng tháng

Cùng kế toán trưởng lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự và phối hợp bộ phận liên quanthực hiện việc tuyển dụng nhân sự đáp ứng được yêu cầu công việc

Phối hợp lên kế hoạch đào tạo định kỳ cho nhân viên trong bộ phận các vấn đề về tàichính kế toán, kiểm soát nội bộ liên quan đến lĩnh kế toán

Hướng dẫn nghiệp vụ xử lý số liệu, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh cho cácnhân viên trong bộ phận

Xác định khả năng và hướng dẫn phát triển nhân viên trong bộ phận

Thực hiện việc lưu trữ số sách, báo cáo, số liệu liên quan đến nghiệp vụ đúng quytrình và đảm bảo tính an toàn, bảo mật

Cung cấp các thống kê, số liệu kế toán cho cấp trên khi được yêu cầu

Chủ động đề xuất những ý tưởng nâng cao hiệu quả các công việc kế toán tài chính

Trang 6

Thay mặt kế toán trưởng điều hành hoạt động, giải quyết các vấn đề của bộ phận vàbáo cáo cho kế toán trưởng được biết.

Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên phân công

Có ít nhất 03 năm kinh nghiệm làm kế toán tổng hợp tại khách sạn 4-5 sao

Tiếng Anh giao tiếp và lập báo cáo

Có hiểu biết về các phần mềm quản lý khách sạn, thành thạo tin học văn phòng vàcác phần mềm kế toán

Có năng lực nghiệp vụ kế toán, có khả năng tổng hợp, nắm vững chế độ kế toán

Có kỹ năng hoạch định, quản lý, giám sát, khả năng giao tiếp và thuyết phục tốt

Có khả năng định hướng và tư duy làm việc độc lập, làm việc theo nhóm; chủ độngtriển khai công việc

Tác phong nhanh nhẹn, trung thực, tinh thần trách nhiệm, có khả năng làm việc dưới

áp lực cao, gắn bó lâu dài

Tốt nghiệp đại học trở lên, chuyên ngành kế toán

1.3 Kế toán doanh thu

Chức danh: KẾ TOÁN DOANH THU

Báo cáo cho: KẾ TOÁN TỔNG HỢP

Nhân viên cấp dưới: THỦ QUỸ/ KIỂM TOÁN ĐÊM

Kiểm toán số liệu doanh thu và hoàn tất các báo cáo doanh thu liên quan

Chịu trách nhiệm kiểm soát, cập nhật chính xác, kịp thời các khoản thu

Thực hiện các công việc lập báo cáo cuối tháng

Phối hợp hoạt động với các nhân viên của bộ phận và tham mưu cho cấp trên

Trang 7

Kiểm toán tất cả các số liệu, báo cáo doanh thu hàng ngày của thu ngân, kiểm toánđêm, báo cáo từ hệ thống phần mềm, đảm bảo các số liệu trùng khớp nhau

Kiểm toán bảng báo cáo quỹ tiền mặt hàng ngày của thủ quỹ trình lên, đảm bảo phùhợp với báo cáo doanh thu trên hệ thống

Lưu giữ các báo cáo của hệ thống phần mềm

Kiểm tra việc lưu giữ hóa đơn bán hàng của tất cả các điểm bán theo số nhảy liên tục,đồng thời so sánh tính phù hợp với các hóa đơn bán hàng trước đó

Kiểm tra lại tất cả các khoản khuyến mãi giảm giá hay miễn phí đã và đang áp dụngtrong khách sạn, đảm bảo tuân thủ chính sách tiêu chuẩn theo kết quả phê duyệt củacấp trên Báo cáo kịp thời lên kế toán trưởng xử lý nếu phát hiện sai phạm

Lập các báo cáo bán hàng, báo cáo doanh thu, báo cáo giảm trừ, điều chỉnh, lập phiếu

kế toán doanh thu hàng ngày theo quy định

Lập các báo cáo thường nhật, báo cáo tóm tắt và nhật ký doanh thu theo quy định

Kiểm tra số lượng khách, doanh thu đồ ăn/ thức uống của từng điểm bán hàng với cácbáo cáo in từ hệ thống

Kiểm tra số lượng phòng bán được, doanh thu bán phòng và các khoản doanh thu từdịch vụ bổ sung khác

Kiểm tra đột xuất doanh thu của các điểm bán hàng với số liệu in trên phiếu đặt món

ăn Cập nhật vào hệ thống số liệu chính xác nếu phát hiện sai sót

Làm các báo cáo doanh thu hàng tháng để kế toán tổng hợp kiểm tra trước khichuyển đến kế toán trưởng kiểm tra lại và phê duyệt

Định kỳ rà soát tất cả các doanh thu phát sinh trong khách sạn vào cuối mỗi tháng,cập nhật/ chỉnh sửa số liệu trên hệ thống kịp thời

Hoàn tất việc ghi vào nhật ký doanh thu tất cả các số liệu liên quan từ báo cáo củakiểm toán đêm, báo cáo của bộ phận, báo cáo quỹ tiền mặt của thủ quỹ mỗi tháng

Định kỳ hoặc đột xuất phối hợp với thủ quỹ kiểm tra tất cả các quỹ nội bộ của kháchsạn Báo cáo với cấp trên nếu phát hiện sai sót số liệu hay chứng từ

Thực hiện tính toán và theo dõi các khoản thu hàng tháng như: phí phục vụ, nghiệp

vụ tạm ứng, thanh toán thẻ của khách hàng,

Phối hợp chặt chẽ với các bộ phận liên quan hoàn thành nhiệm vụ

Đề xuất lên cấp trên các ý kiến về việc tăng cường quản lý doanh thu, tiền tệ

Cùng với các bộ phận liên quan khác tổ chức các buổi đào tạo nghiệp vụ cho tổ thungân, tổ kiểm toán đêm khi được phân công

Thực hiện các công việc khác theo sự phân công của cấp trên

Trang 8

Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương; ưu tiên từng làm trong môitrường khách sạn 3-5 sao

Có hiểu biết về các phần mềm quản lý khách sạn, sử dụng tốt các phần mềm kế toán

Tác phong nhanh nhẹn, cẩn thận, trung thực, tinh thần trách nhiệm, có khả năng làmviệc dưới áp lực cao

Có khả năng giao tiếp và đàm phán tốt

Có khả năng quản lý, giám sát, làm việc theo nhóm, chủ động triển khai công việc

Tốt nghiệp Cao đẳng/ Đại học chuyên ngành liên quan

Cập nhật, theo dõi và điều chỉnh tình hình công nợ của khách sạn

Lập các báo cáo liên quan đến tình hình công nợ, khách hàng, nhà cung cấp

Thực hiện việc quản lý khách hàng, lập lịch thanh toán, tạo hóa đơn

Hỗ trợ trong quản lý và đóng góp ý kiến cho ban giám đốc

Đôn đốc & trực tiếp tham gia thu hồi nợ đến hạn, quá hạn, nợ cũ

Đối chiếu công nợ với khách hàng & đối chiếu công nợ hàng hóa với các đại lý, nhàphân phối, đề xuất biện pháp thu hồi công nợ hữu hiệu

Quản lý và theo dõi công nợ phải thu, phải trả, thương thảo, đàm phán với kháchhàng, nhà cung cấp về điều khoản thanh toán

Trang 9

Lập lịch thanh toán công nợ với khách hàng, nhà cung cấp

Lập báo cáo tình hình công nợ đột xuất, hoặc định kỳ theo yêu cầu của ban giám đốc,

kế toán trưởng

Theo dõi & kiểm tra đối chiếu công nợ nội bộ, các báo cáo bán hàng

Lập báo cáo tình hình thực hiện các hợp đồng, cập nhật số liệu xuất kho vào phầnmềm bán hàng Theo dõi thực hiện hợp đồng kinh tế đã ký với khách hàng

Cập nhật kịp thời hóa đơn bán ra, phiếu xuất kho vào phần mềm

Xuất hóa đơn VAT & kiểm tra thuế VAT bán ra

Theo dõi quá trình nhập kho và xuất kho: quản lý khách hàng, ghi nhận công nợkhách hàng, ghi nhận các khoản thu với khách hàng, quản lý hạn mức tín dụng kháchhàng, thiết lập các vòng quay nợ, thư nhắc nợ, cấn trừ công nợ với khách hàng,

CÁC MỐI QUAN HỆ

Phối hợp hoạt động cùng các nhân viên kế toán cùng cấp để theo dõi tình hình kinh tế

và điều chỉnh các chiến lược tài chính của khách sạn

Liên lạc thường xuyên với các bộ phận liên quan về tình hình thực hiện hợp đồng vàcông nợ

Gặp mặt khách hàng, nhà cung cấp để thực hiện các hoạt động điều chỉnh công nợ

Thành thạo tiếng Anh, tiếng Trung giao tiếp

Có hiểu biết về các phần mềm quản lý khách sạn, sử dụng tốt các PMKT

Cẩn thận, nhanh nhẹn, trung thực, có khả năng làm việc dưới áp lực cao

1.5 Kế toán chi phí

Chức danh: KẾ TOÁN CHI PHÍ

Báo cáo cho: KẾ TOÁN TỔNG HỢP

Nhân viên cấp dưới: QUẢN LÝ KHO/ NHÂN VIÊN NHẬN HÀNG

Trang 10

Kiểm toán số liệu chi phí hàng ngày của khách sạn và hoàn tất các báo cáo chi phíliên quan

Chịu trách nhiệm kiểm soát, cập nhật chính xác, kịp thời các chi phí

Thực hiện các công việc lập báo cáo cuối tháng

Phối hợp hoạt động với các nhân viên của bộ phận và tham mưu cho cấp trên

Tham gia tuyển dụng và đào tạo nhân viên cấp dưới

TRÁCH NHIỆM & QUYỀN HẠN

Theo dõi các khoản chi phí với định mức của kế hoạch chi phí, đề xuất các trườnghợp vượt quá định mức

Phân tích biến động của các chi phí, đề xuất các biện pháp quản lý chi phí, tài sản

Kiểm tra, phân bổ các chi phí khấu hao và lương vào các trung tâm chi phí

Kiểm tra, theo dõi các loại hợp đồng, đảm bảo hạch toán đầy đủ các chi phí theođúng nguyên tắc

Nhận, xử lý và lưu trữ các hóa đơn, chứng từ nhập hàng hóa từ tổ mua hàng Nhập sốliệu vào phần mềm trên hệ thống

Kiểm soát giá cả, dịch vụ hàng hóa, yêu cầu tổ mua hàng hoặc bộ phận liên quan giảitrình nếu có sai sót hoặc sự cố

Kiểm tra quy trình, thủ tục nhập – xuất của nhân viên cấp dưới

Theo dõi báo cáo vật tư, đối chiếu với báo cáo kiểm kê kho hàng tháng, phụ tráchkiểm kê hàng hóa, vật liệu định kỳ

Định kỳ hàng tháng kiểm kê số lượng hàng hóa tồn trong kho và lập bản báo cáo báocáo lên cấp trên

Hạch toán và phân bố giá vốn chi phí hợp lý

Lập dự báo chi phí (hàng tháng, hàng quý và hàng năm)

Xác định giá vốn phân theo các nhóm dịch vụ thích hợp

CÁC MỐI QUAN HỆ

Xây dựng và tạo ấn tượng trong các mối quan hệ với nhân viên, kiểm tra, đôn đốcduy trì hiệu suất làm việc của bộ phận được cao nhất

Phối hợp cùng kế toán công nợ đối chiếu công nợ với nhà cung cấp

Thường xuyên làm việc cùng tổ mua hàng để điều chỉnh hàng hóa trong kho, giá cả,mặt hàng

Trang 11

YÊU CẦU VỀ NĂNG LỰC, KỸ NĂNG, KIẾN THỨC

Thành thạo tiếng Anh giao tiếp

Có hiểu biết về các phần mềm quản lý khách sạn, sử dụng tốt các phần mềm kế toán

Tác phong nhanh nhẹn, tinh thần trách nhiệm, có khả năng làm việc dưới áp lực cao

Có tính cẩn thận, trung thực, ý thức kỷ luật cao

Có khả năng quản lý, giám sát, làm việc theo nhóm, chủ động triển khai công việc

TIÊU CHUẨN ĐÀO TẠO

1.6 Kế toán thanh toán

Chức danh: KẾ TOÁN THANH TOÁN

Bộ phận: TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN

Báo cáo cho: KẾ TOÁN TỔNG HỢP

NHIỆM VỤ CHUNG

Quản lý, theo dõi các khoản thu của khách sạn

Quản lý, theo dõi các khoản chi của khách sạn

Theo dõi, kiểm sát hoạt động của thu ngân

Theo dõi, quản lý chung về quỹ tiền mặt

Lập báo cáo, đóng góp ý kiến cho cấp trên

Thực hiện công việc thu tiền các đối tượng trong và ngoài khách sạn như: thu tiềngóp vốn của các nhà đầu tư, các cổ đông, thu tiền của thu ngân vào mỗi ngày, thu hồicông nợ phải thu đối với khách hàng

Theo dõi tiền gửi ngân hàng và việc thanh toán bằng thẻ của khách hàng

Theo dõi công nợ của các nhà đầu tư, các cổ đông, khách hàng, nhân viên; đồng thời

có trách nhiệm đôn đốc thu hồi nợ

Quản lý các chứng từ liên quan đến thu - chi dòng tiền

Lập kế hoạch thanh toán các khoản công nợ với nhà cung cấp hàng tuần, tháng

Trang 12

Trực tiếp thực hiện công việc thanh toán bằng tiền mặt hoặc bằng tiền gửi ngân hàngcho các nhà cung cấp như: đối chiếu công nợ, nhận hóa đơn, xem xét phiếu đề nghịthanh toán, lập phiếu chi,…

Thực hiện các công việc thanh toán các khoản chi nội bộ như: thanh toán lương,thanh toán tạm ứng, thưởng và các khoản phụ cấp cho nhân viên, thanh toán mua hàngngoài…

Theo dõi việc tạm ứng

Trực tiếp nhận, kiểm tra tính hợp lý, hợp lệ của các chứng từ liên quan

Theo dõi, kiểm soát các chứng từ của thu ngân nếu hệ thống PDA không hoạt động

Kết hợp với thủ quỹ trong việc thực hiện công việc thu - chi theo quy định; đối chiếu,kiểm tra tồn quỹ cuối ngày

Theo dõi, lập các báo cáo tồn quỹ, tiền mặt hàng ngày cho cấp trên

Thường xuyên theo dõi và báo cáo lên cấp trên những khoản thu - chi không rõ ràng

Lập các báo cáo, in chứng từ, sổ sách có liên quan trình cấp trên định kỳ hoặc độtxuất

Thực hiện các công việc khác theo phân công của cấp trên

Tham gia đầy đủ các cuộc họp bộ phận, khóa đào tạo nghiệp vụ theo chỉ định

Thường xuyên gặp gỡ các nhà đầu tư, các cổ đông, khách hàng nhằm thực hiện cácbút toán thanh toán

Chủ động trực tiếp liên hệ với nhà cung cấp trong trường hợp kế hoạch thanh toánkhông đảm bảo

Giao tiếp tiếng Anh thành thạo

Có hiểu biết về các phần mềm quản lý khách sạn, sử dụng tốt các PMKT

Có khả năng quản lý, làm việc theo nhóm, chủ động triển khai công việc

Trang 13

1.7 Trưởng phòng thu mua

Chức danh: TRƯỞNG PHÒNG THU MUA

Báo cáo cho: KẾ TOÁN TỔNG HỢP

Nhân viên cấp dưới: NHÂN VIÊN THU MUA

Tham mưu, xây dựng kế hoạch mua hàng

Quản lý điều hành hoạt động phòng thu mua

Tìm kiếm, lựa chọn, quản lý nhà cung cấp

Giải quyết các vấn đề liên quan đến hàng hóa với khối bộ phận vận hành

Thực hiện các hoạt động báo cáo định kỳ

Tham gia vào đào tạo nhân viên thuộc bộ phận

Tham mưu cho ban giám đốc về công tác hoạch định kế hoạch mua hàng phục vụhoạt động kinh doanh khách sạn

Trên cơ sở đề xuất mua sắm từ các bộ phận, xây dựng kế hoạch mua hàng hằng nămtheo khung kinh phí cho phép - phân kỳ kế hoạch mua theo từng tháng, tuần và trìnhcấp trên xét duyệt

Phân công nhân viên thực hiện hoạt động mua hàng, đảm bảo cung ứng kịp thời hànghóa cho các bộ phận

Giám sát quy trình nhân viên mua hàng, đảm bảo tuân thủ chính sách mua hàng, cácthủ tục nhập hàng, chứng từ theo quy định

Kiểm soát chất lượng, tiến độ thực hiện mua hàng, chuyển giao hàng cho các bộ phậncủa nhân sự được phân công

Ký soát xét kỹ các hồ sơ thanh toán trước khi thanh toán

Tìm kiếm nhà cung cấp tiềm năng cho khách sạn, đảm bảo các tiêu chí về: giá cả phùhợp, chất lượng tốt, đáp ứng điều kiện vệ sinh an toàn thực phẩm…

Làm việc lại với nhà cung cấp nếu hàng hóa cung ứng không đáp ứng các yêu cầu vềchất lượng, yêu cầu đổi hàng hoặc có chính sách đền bù thỏa đáng

Định kỳ 6 tháng/lần phối hợp với nhân viên đánh giá, lựa chọn nhà cung cấp có mứcgiá tốt, hàng hóa chất lượng, đáp ứng thời gian giao hàng, dịch vụ hậu mãi, chính sáchthanh toán, tiềm năng phát triển… để duy trì chất lượng và tăng năng lực cạnh tranhcủa khách sạn

Soạn thảo hợp đồng kinh tế ký kết với các nhà cung ứng

Trang 14

Là đầu mối làm việc, xử lý các vấn đề liên quan đến cung ứng hàng hóa với khối bộphận vận hành.

Làm rõ nguyên nhân của những khiếu nại về chất lượng thực phẩm - đồ uống… để cóhưởng xử lý kịp thời

Cập nhật thông tin cải tiến kỹ thuật để cùng các bộ phận lựa chọn mặt hàng - nguyênliệu thay thế có giá thành rẻ hơn nhưng vẫn đảm bảo chất lượng

Định kỳ hàng tuần báo cáo tiến độ mua hàng cho cấp trên (kế hoạch mua, đã mua,các mục tồn đọng chưa mua - nguyên nhân, giải pháp)

Tham gia phỏng vấn tuyển dụng, đánh giá nhân viên làm việc cho phòng thu mua

Tham gia các cuộc họp liên quan, đưa ra đề xuất, kiến nghị với vấn đề họp bàn

Sẵn sàng thực hiện các công việc được giao khác

Thường xuyên gặp mặt các nhà cung cấp bàn về các vấn đề thu mua hàng hóa

Giao tiếp tiếng Anh, tiếng Trung thành thạo

Sử dụng tốt các phần mềm Microsoft Office

Kỹ năng giao tiếp và đàm phán tốt

Am hiểu về nguyên vật liệu liên quan đến hoạt động kinh doanh khách sạn, nhà hàng

- tình hình biến động trên thị trường

Am hiểu phương pháp - chiến lược mua hàng

1.8 Thủ quỹ

Chức danh: THỦ QUỸ

Trang 15

Báo cáo cho: KẾ TOÁN DOANH THU

Thu tiền, kiểm đến, cất giữ tiền

Lập phiếu thu – chi

Nộp vào ngân hàng các khoản tiền mặt

Hỗ trợ quản lý, tổ chức đào tạo nghiệp vụ cho nhân viên thu ngân

Hàng ngày thực hiện việc thu tiền mặt và kiểm đến (có sự chứng kiến) các phong bìtiền do nhân viên thu ngân từ các bộ phận trong khách sạn gửi lên

Tiến hành lập phiếu thu khi thu vào các khoản tiền mặt từ nhân viên thu ngân haytiền khách hàng thanh toán trực tiếp…Đối chiếu với các báo cáo thu ngân với số tiềnthực đếm, nếu có bất kỳ chênh lệch nào phải tiến hành xác minh làm rõ

Chịu trách nhiệm cất giữ, quản lý lượng tiền mặt đủ chi cho các hoạt động của kháchsạn Lập phiếu chi cho những khoản thanh toán tiền mặt đã được duyệt chi

Kiểm tra, cân đối kỹ nội dung phiếu thu – chi, số tiền và chứng từ kế toán để đảm bảotính chính xác tuyệt đối

Tiến hành lập các báo cáo quỹ hàng ngày và thực hiện việc nộp vào ngân hàng cáckhoản tiền mặt, séc, thẻ thanh toán thu được hàng ngày

Kiểm tra, cân đối tiền nộp ngân hàng giữa sổ tiền mặt và sổ ngân hàng đảm bảo luôntrùng nhau

Lên kế hoạch, liên hệ với các ngân hàng tổ chức các khóa đào tạo nâng cao nghiệp vụcho nhân viên thu ngân trong khách sạn: kiểm tra tiền thật – tiền giả, kiểm tra thẻ tíndụng thật – giả…

Cập nhật, phổ biến những chính sách, thông tin mới về thẻ tín dụng khách hàng đếncác nhân viên thu ngân

Thường xuyên kiểm tra số dư các quỹ trong khách sạn để đảm bảo mọi giao dịch liênquan đến các khoản thu, tạm ứng đều có đầy đủ chứng từ kèm theo

Phối hợp chặt chẽ với kế toán doanh thu đối chiếu, kiểm tra các số liệu báo cáo

Quản lý, theo dõi các khoản tạm ứng và hoàn ứng

Thực hiện việc trao đổi, bán ngoại tệ cho ngân hàng theo đúng quy định của nhànước

Lưu trữ, sắp xếp một cách khoa học các loại giấy tờ, chứng từ thuộc trách nhiệmquản lý

Trang 16

Chủ động đưa ra những đề xuất những giải pháp tối ưu hóa sử dụng, quản lý tiền mặt

và trình cấp trên xem xét, triển khai

Làm các báo cáo công việc theo quy định của khách sạn hay yêu cầu đột xuất của cấptrên

Thực hiện các công việc khác khi được cấp trên giao phó

Có ít nhất 02 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương; ưu tiên từng làm trong môitrường khách sạn 3-5 sao

Giao tiếp tiếng Anh cơ bản

Thành thạo nghiệp vụ kế toán và thu ngân

Khả năng sử dụng máy tính, các phần mềm kế toán tốt, có hiểu biết về phần mềm quản lý khách sạn

Am hiểu quy định pháp luật về thuế, kế toán

Có kỹ năng giao tiếp tốt

Có kỹ năng quản lý công việc và sắp xếp thời gian

Tác phong nhanh nhẹn, cẩn thận, trung thực, tinh thần trách nhiệm, có khả năng làmviệc dưới áp lực cao

Tốt nghiệp Đại học/ Cao đẳng chuyên ngành Kế toán, Kiểm toán, tài chính

1.9 Kiểm toán đêm

Chức danh: KIỂM TOÁN ĐÊM

Trang 17

Xử lý các hóa đơn và cập nhật chi phí sử dụng dịch vụ của khách

Thực hiện quy trình đóng ngày trên hệ thống

Chuẩn bị hồ sơ cho khách check-in vào ngày hôm sau

Lập báo cáo liên quan

Tiến hành kiểm tra tình trạng phòng khách sạn trên hệ thống

Thực hiện điều chỉnh thời gian check-in với những khách gia hạn ngày lưu trú

Kiểm tra tình trạng phòng với những khách dự kiến đến

Hủy những booking khách không đến - chuyển sang tình trạng No-show

Kiểm tra lại một lần nữa toàn bộ tình trạng phòng, điều chỉnh/ thiết lập lại tình trạngphòng trên hệ thống đúng như thực tế

Tiếp nhận các hóa đơn nội từ những bộ phận có liên quan của khách sạn - kiểm tra vàđiều chỉnh các sai sót nếu có

Cập nhật chi tiêu, hóa đơn tương ứng vào tài khoản nợ của khách

Kiểm tra, cập nhật và in, lưu trữ chi phí điện thoại (nếu có) mà khách sử dụng trongngày

Tiến hành sắp xếp, lưu trữ các hóa đơn nội bộ đảm bảo tính hợp lý và khoa học

Lưu ý kiểm tra giới hạn nợ của khách, đảm bảo mọi chi phí dịch vụ khách đã sử dụngvẫn nằm trong giới hạn nợ cho phép, tránh trường hợp khách rời đi mà không thanhtoán, nhất là những khách trả bằng tiền mặt Trường hợp khách vượt quá giới hạn nợcần thông báo cho khách và Trưởng bộ phận biết để có hướng xử lý kịp thời

Sau khi hoàn thành xong các nhiệm vụ công việc trên đây, kiểm toán đêm thực hiệnquy trình đóng ngày hiện tại và chuyển sang ngày mới

Lưu trữ toàn bộ dữ liệu vào hệ thống

In danh sách khách dự kiến check-in vào ngày hôm sau

Tiến hành tách hóa đơn chi phí khách tự chi trả với loại phòng cho đối tượng khách

do công ty hoặc hãng lữ hành thanh toán

Lập và chuyển hóa đơn cho khách yêu cầu check-out nhanh

Tham gia các cuộc họp bộ phận, khóa đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ của bộ phận vàkhách sạn

Đề xuất ý kiến nâng cao hiệu quả công việc

Có thể kiêm luôn công việc lễ tân ca đêm

Trang 18

Phối hợp với các bộ phận lập các báo cáo liên quan: báo cáo công suất phòng, báocáo chi phí bộ phận lễ tân, báo cáo doanh thu khách sạn, báo cáo tình hình check-in,check-out

Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm tại vị trí tương đương; ưu tiên từng làm trong môitrường khách sạn 3-5 sao

Khả năng sử dụng máy tính, các phần mềm kế toán tốt, có hiểu biết về phần mềm quản lý khách sạn

Kỹ năng giải quyết vấn đề, phục vụ khách hàng tốt

Kỹ năng giao tiếp bằng văn bản và lời nói

Sẵn sàng làm việc qua đêm, có tính cẩn thận, trung thực, ý thức kỷ luật cao

Kiểm soát, kiểm kê hàng hóa trong kho

Kiểm soát và lập các chứng từ xuất - nhập có liên quan

Hạch toán kế toán và kê khai thuế theo quy định

Lập các báo cáo và thực hiện các công việc phát sinh

Thường xuyên cập nhật tình hình hàng hóa trong kho, lên kế hoạch xuất - nhập hànghóa trình kế toán trưởng xem xét và phê duyệt

Cùng với bên nhận bên giao trực tiếp tham gia kiểm đếm số lượng hàng hóa nhập xuất kho đảm bảo trùng khớp với yêu cầu Lưu nội dung vào sổ ghi chép

-Định kỳ 3 tháng 1 lần kiểm kê toàn bộ hàng hóa, nguyên vật liệu trong kho, xử lýnhững hàng hóa hư hỏng, hết hạn sử dụng

Chịu trách nhiệm lập biên bản kiểm kê, biên bản đề xuất xử lý nếu phát hiện có sựchênh lệch giữa số liệu thực tế với sổ sách, nộp về phòng kế toán để được xử lý

Trang 19

Phối hợp với bên liên quan nhanh chóng hoàn tất các thủ tục nhập - xuất hàng hóa;theo dõi lượng tồn hàng hóa, nguyên vật liệu, kịp thời đề xuất phương án xử lý (nhậphàng dự trữ hay xử lý hàng tồn) đảm bảo không làm ảnh hưởng đến quá trình sản xuấtkinh doanh của khách sạn.

Thường xuyên hoặc đột xuất kiểm tra việc ghi chép vào thẻ kho của thủ kho, cáchsắp xếp hàng hóa trong kho, đối chiếu số liệu nhập - xuất đảm bảo thực hiện đúng quyđịnh và tương ứng trùng khớp với số liệu trên hệ thống

Chịu trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chứng từ có liên quan như hợp đồng giaonhận hàng hóa, phiếu yêu cầu xuất nguyên vật liệu, phiếu xuất kho,… trước khi thựchiện nhập - xuất kho

Kiểm tra các hóa đơn nhập hàng từ nhà sản xuất, xử lý tất cả các trường hợp thiếu hụtnguyên vật liệu, hàng hóa trong phạm vi quyền hạn hoặc báo cáo lên cấp trên để kịpthời giải quyết

Kiểm tra và nhập các chứng từ, số liệu hàng hóa vào phần mềm hệ thống

Hàng ngày ghi chép, lập chứng từ nhập - xuất hàng hóa, nguyên vật liệu; hóa đơnmua/ bán hàng, chi phí mua hàng, khi có yêu cầu

Kiểm soát tình trạng nhập - xuất - tồn, lập báo cáo tồn kho và kiểm tra hàng tồn kho,báo cáo nhập - xuất tồn hàng hóa đảm bảo số liệu thực tế trùng khớp với số liệu trên

Trang 20

Phối hợp cùng các bộ phận liên quan điều phối nguồn hàng hóa và theo dõi tình trạnghỏng hóc, thanh lý cơ sở vật chất khách sạn.

Phối hợp với kế toán công nợ đối chiếu các số liệu phát sinh hàng ngày

Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương; ưu tiên từng làm trong môi trường khách sạn 3-5 sao

Am hiểu nghiệp vụ kế toán kho

Nhanh nhẹn, nhiệt tình, yêu thích công việc, ham học hỏi

Cẩn thận, chi tiết, có khả năng tự quản lý thời gian và công việc hiệu quả, kỹ năng giải quyết vấn đề tốt

Ưu tiên ứng viên muốn làm việc lâu dài, ổn định

1.11 Nhân viên thu mua

Chức danh: NHÂN VIÊN THU MUA

Báo cáo cho: TRƯỞNG PHÒNG THU MUA

Tìm kiếm, đánh giá và lựa chọn nhà cung cấp cho khách sạn

Khảo sát giá hàng hóa

Thực hiện quy trình thu mua hàng hóa

Trực tiếp thu mua những mặt hàng phát sinh

Thực hiện tìm kiếm và đánh giá các nhà cung cấp hàng hóa cho khách sạn

Lập ra list danh sách các nhà cung cấp tiềm năng, đáp ứng được yêu cầu hàng hóacần thu mua, trình hồ sơ về các thông tin liên quan đến nhà cung cấp để cấp trên xemxét và phê duyệt, lưu hồ sơ đánh giá nhà cung cấp theo quy định

Thường xuyên theo dõi để đánh giá, cập nhật nhà cung cấp đạt chuẩn theo yêu cầu

Định kỳ theo quy định phối hợp với bộ phận bếp và kiểm soát chi phí tiến hành khảo sát giá các mặt hàng thường xuyên biến động về giá; lập báo cáo chi tiết trình quản lý

Trang 21

Chủ động liên lạc với nhà cung cấp liên quan để cập nhật đúng và đủ tình hình biến động giá của hàng hóa so với giá thị trường.

Nhận phiếu yêu cầu mua hàng từ các bộ phận có liên quan trong nhà hàng; phân tích,

xác định rõ yêu cầu và nhu cầu thu mua, gồm: chủng loại, số lượng, màu sắc, kích thước và các thông số kỹ thuật khác để lập kế hoạch thu mua và lên đơn hàng.

Liên lạc với nhà cung cấp để đặt các loại hàng hóa như rau, hải sản, thịt làm đề nghị tạm ứng mua hàng

Theo dõi quá trình giao nhận hàng của nhà cung cấp cho các bộ phận có liên quan trong nhà hàng; kiểm tra chất lượng, số lượng, chỉ tiêu hàng so với yêu cầu

Thông báo cho trưởng phòng thu mua ngay lập tức nếu có sự thiếu hụt về số lượng, chất lượng hàng hóa được giao

Nhận các chứng từ giao hàng từ nhân viên giao hàng và chuyển cho cấp trên

Gửi thông tin nhập hàng đến các bộ phận liên quan để thực hiện tiến trình tiếp nhận hàng theo quy định

Định kỳ hàng tháng phối hợp với các bộ phận sử dụng hàng hóa đánh giá các nhà cung cấp; lập hồ sơ theo dõi việc đặt hàng, mua hàng từ các nhà cung cấp; báo cáo cho cấp trên nếu xảy ra vấn đề phát sinh hay những thay đổi thích hợp

Hàng tuần làm báo cáo các mặt hàng cần phải mua ngoài trình cấp trên

Đề xuất hướng giải quyết liên quan giúp tiết kiệm chi phí và nâng cao hiệu quả công việc

Chịu trách nhiệm kiểm soát các biên lai hàng hóa bằng cách nhập tên nhà cung cấp

và số, ngày nhận hàng cùng lượng hàng vào sổ tiếp nhận

Thực hiện các yêu cầu khác theo sự phân công của cấp trên

Liên lạc thường xuyên với bộ phận F&B điều chỉnh các chiến lược thu mua hàng hóa

và điều chỉnh giá

Liên lạc thường xuyên với nhà cung cấp để đặt các loại hàng hóa

Theo dõi giá bán và lượng tồn kho của một số loại nguyên liệu đặc thù và báo cáo, tư vấn cho cấp trên và các bộ phận liên quan

Nhân viên thu mua sẽ là người trực tiếp đi mua các mặt hàng ngoài khi không tìm được nhà cung cấp phù hợp hoặc nhà cung cung không giao hàng

Trang 22

Có ít nhất 01 năm kinh nghiệm ở vị trí tương đương; ưu tiên từng làm trong môitrường khách sạn 3-5 sao.

Có hiểu biết về các nghiệp vụ kế toán, phần mềm quản lý khách sạn, sử dụng tốt cácphần mềm kế toán

Trung thực và cẩn thận, ý thức kỷ luật cao

Có khả năng thương lượng và đàm phán tốt

Có hiểu biết về thực phẩm và thức uống; sử dụng tốt các phần mềm máy tính;

Phân tích nhu cầu nhân lực

(Tham khảo số lượng trên thị trường)

2 Bộ phận Sales và Marketing

2.1 Nhân viên điều phối kinh doanh (Sales Coordinator) (6)

Chức danh: Nhân viên điều phối kinh doanh

Bộ phận: Kinh doanh và tiếp thị (Sales & Marketing)

Trang 23

Báo cáo cho: Chuyên viên kinh doanh

Nhiệm vụ chung:

Tìm kiếm khách hàng tiềm năng

Hỗ trợ hoạt động bán hàng, quảng cáo…

Trách nhiệm và quyền hạn:

Tìm kiếm, phát triển khách hàng tiềm năng

+ Tìm hiểu nhu cầu thị trường, nhu cầu của các nhóm đối tượng khách hàng khácnhau

+ Chủ động tiếp cận với các khách hàng tiềm năng để giới thiệu những sản phẩm,dịch vụ của khách sạn

+ Thiết lập, phát triển mối quan hệ kinh doanh với khách hàng

+ Giải đáp các thắc mắc của khách hàng trong và sau thời gian thực hiện hợpđồng

+ Giải quyết các khiếu nại của khách sao cho không làm ảnh hưởng đến uy tín,thương hiệu của khách sạn

+ Hỗ trợ xử lý các hoạt động hậu mãi, khiếu nại từ khách hàng khi có yêu cầu

Hỗ trợ hoạt động marketing – quảng cáo

+ Tham gia lên ý tưởng, xây dựng kế hoạch cho các hoạt động marketing, quảngcáo của nhà hàng, khách sạn

+ Hỗ trợ công tác chuẩn bị và triển khai thực hiện các chiến dịch, chương trìnhquảng cáo

Các công việc khác

+ Đề xuất giải pháp nâng cao hiệu quả công việc của bộ phận

+ Tham gia đóng góp ý kiến trong các cuộc họp của bộ phận

+ Sắp xếp và lưu trữ cẩn thận tài liệu được giao quản lý

Trang 24

+ Hỗ trợ công tác chuẩn bị cho việc ra mắt các sản phẩm, dịch vụ mới của nhàhàng, khách sạn.

+ Định kỳ làm các báo cáo công việc theo quy định

+ Thực hiện các công việc khác khi có yêu cầu từ cấp trên

+ Tham gia các khóa đào tạo, bồi dưỡng và nâng cao nghiệp vụ

Các mối quan hệ:

Xây dựng và tạo ấn tượng tốt trong các mối quan hệ với nhân viên, duy trì trình độchuyên môn nghiệp vụ ở mức cao nhất, có thái độ đúng mực đối với khách ở kháchsạn, cấp trên, người đứng đầu các bộ phận và toàn thể nhân viên khách sạn

Yêu cầu về năng lực, kĩ năng, kiến thức

Có khả năng giao tiếp rõ ràng và chuyên nghiệp

Chuẩn bị và xem xét các tài liệu bằng văn bản một cách chính xác và đầy đủ

Kiến thức làm việc về các thủ tục và quy trình hành chính văn phòng chuẩn

Kỹ năng dịch vụ khách hàng xuất sắc

Có khả năng giao tiếp tiếng Anh hiệu quả, ở cả dạng viết và dạng nói

Thân thiện, lấy khách hàng làm trung tâm, hay cười và có thể làm việc trong môitrường nhóm

Có văn bằng hoặc bằng về quản lý kinh doanh,

Kỹ năng máy tính tốt; sử dụng thành thạo Microsoft Office (Word, Excel,Powerpoint, Access)

Có kiến thức về các mô-đun bán hàng và tiếp thị như Delphi, Opera S&M, ProtelS&M…

Có ít nhất 2 năm kinh nghiệm làm việc trong khách sạn, thư ký hoặc bán hàng

Kinh nghiệm trước đây làm việc ở một chức danh tương tự

1.2 Chuyên viên kinh doanh (Sales Executive)(4)

Chức danh: Chuyên viên kinh doanh

Báo cáo cho: Trưởng bộ phận kinh doanh MICE, Trưởng bộ phận quan hệ công chúng và quảng cáo, Trưởng bộ phận kinh doanh lữ hành, Trưởng bộ phận Marketing online

Nhiệm vụ chung

Lập kế hoạch kinh doanh hàng tháng, hàng quý theo vùng được phân công

Trang 25

Quản lý và triển khai thực hiện các kế hoạch kinh doanh của công ty

Phân công công việc cho nhân viên kinh doanh, các đại diện kinh doanh

Cung cấp cho khách hàng danh sách các dịch vụ hiện có và giá cả kèm theo cùng các

ưu đãi khi cần thiết

Hỗ trợ khách hàng trong việc lựa chọn dịch vụ thích hợp nhất đáp ứng tốt nhất cácthông số kỹ thuật và nhu cầu của họ

Giám sát việc đặt phòng và đặt chỗ trong khách sạn để đảm bảo có sẵn và sắp xếpphù hợp

Đảm bảo khách hàng có khoảng thời gian vui vẻ tại khách sạn

Giám sát chất lượng dịch vụ khách hàng của khách sạn để đảm bảo khách hàng đượcchăm sóc một cách thích hợp

Thay mặt quản lý khách sạn tiến hành đàm phán giá với khách hàng để đạt được mộtthương lượng có lợi cho cả hai bên

Xử lý và tạo điều kiện cho các yêu cầu đối với các dịch vụ tùy chỉnh như trang trí lạiphòng, thiết bị và chuyển đổi

Điều phối và tổ chức các chi tiết của một sự kiện như phục vụ ăn uống, chỗ ở, chỗngồi và an ninh

Giải quyết và dập tắt những hiểu lầm trong khuôn viên khách sạn

Đặt ngân sách hàng năm và thực hiện các chiến lược hiệu quả để đạt được các mụctiêu đã đề ra

Tiến hành đánh giá hiệu quả hoạt động bán hàng để có những điều chỉnh cần thiếtnhằm tăng khả năng bảo trợ

Tham gia các buổi đào tạo, huấn luyện đầy đủ theo yêu cầu của cấp trên

Các mối quan hệ

Phối hợp với các nhân viên khác của khách sạn để đảm bảo khách hàng có khoảngthời gian vui vẻ

Trang 26

Duy trì liên hệ với khách hàng để nhận phản hồi và thảo luận về cơ hội cho các giaodịch kinh doanh trong tương lai

Xây dựng và tạo ấn tượng tốt trong các mối quan hệ với nhân viên, duy trì trình độchuyên môn nghiệp vụ ở mức cao nhất, có thái độ đúng mực đối với khách ở kháchsạn, cấp trên, người đứng đầu các bộ phận và toàn thể nhân viên khách sạn

Yêu cầu về năng lưc, kĩ năng, kiến thức

Kinh nghiệm đã được công nhận bởi Giám đốc bán hàng hoặc vai trò liên quan

Thành thạo tiếng Anh

Kiến thức và kĩ năng tuyệt vời về MS Office

Trải nghiệm thực tế với phần mềm CRM là một điểm cộng

Hiểu biết kỹ lưỡng về các kỹ thuật tiếp thị và đàm phán

Học hỏi nhanh và đam mê bán hàng

Tự động viên với cách tiếp cận dựa trên kết quả

Có năng khiếu trình bày và giải thích hấp dẫn

Bằng Cử nhân về chuyên ngành liên quan đến kinh doanh như kế toán, kinh tế và tàichính

Kỹ năng giao tiếp thành thạo trong việc tương tác với khách hàng tiềm năng và kháchhàng thường xuyên để xác định nhu cầu của họ

Kỹ năng lãnh đạo

Kỹ năng tổ chức sự kiện và điều hòa hoạt động của khách sạn để đảm bảo đáp ứngnhu cầu của khách hàng

2.1 Trưởng bộ phận kinh doanh MICE (MICE Sales Manager)(1)

Chức danh: Trưởng bộ phận kinh doanh MICE

Báo cáo cho: Giám đốc kinh doanh MICE

Nhiệm vụ chính

Bán và cung cấp sản phẩm MICE, đảm bảo rằng không gian được tận dụng tối đa vàtối đa hóa lợi nhuận của bộ phận

Trang 27

Quản lý nhóm Kinh doanh MICE dưới sự giám sát của giám đốc Sales&Marketingnhằm đạt được mục tiêu doanh thu MICE

Hỗ trợ Giám đốc Sales&Marketing / Giám đốc F&B trong việc chuẩn bị ngân sáchhoạt động hàng năm cùng với giám đốc bộ phận F&B

Theo dõi và phân tích thực đơn và sản phẩm của đối thủ cạnh tranh.

Xây dựng thực đơn, tiệc theo chủ đề, coffee breaks và tham gia cuộc họp với giámđốc dịch vụ tiệc, bếp trưởng và giám đốc bộ phận F&B nhằm đáp ứng nhu cầu của thịtrường

Trách nhiệm và quyền hạn

Tiếp nhận, xử lý và chuyển đổi các yêu cầu của các cuộc họp, sự kiện

Lập kế hoạch các sự kiện kết hợp với khách hàng

Trình bày, bán ra các lựa chọn về tiệc / sự kiện có sẵn và phù hợp với tiêu chuẩn caonhất có thể

Liên hệ với Người lập kế hoạch cuộc họp qua email, điện thoại, kiểm tra địa điểm vàlịch trình của khách hàng

Sắp xếp và thực hiện các công việc của Khách sạn

Đảm bảo việc quản lý và thực hiện đầy đủ tất cả các sự kiện theo kế hoạch

Thương lượng không gian, ngày tháng và giá cả để đạt được mục tiêu đặt phòngtrong khi tập trung vào kinh doanh theo mùa và trái mùa

Xác định các giai đoạn cần thiết và thực hiện chương trình toàn diện về hoạt độngbán hàng để đảm bảo hoạt động kinh doanh mới hiệu quả và giảm thiểu tác động củacác giai đoạn hoạt động kém hơn

Hỗ trợ phát triển và trưng cầu các kế hoạch tổ chức tiệc và sự kiện trọn gói và nhằmvào kinh doanh hội nghị và khuyến khích kinh doanh lặp lại

Tham dự các triển lãm thương mại và du lịch của các khu vực thị trường khác nhau

để thúc đẩy kinh doanh sự kiện của khách sạn

Chủ động quản lý đặt chỗ của doanh nghiệp, ghi nhận từ chối, giới thiệu mạng lưới

Đưa ra các quyết định thương mại để tối đa hóa thu nhập MICE hàng ngày

Tiếp tục phát triển nghề nghiệp thông qua cung cấp giáo dục được thực hiện thôngqua các tập đoàn thương mại trong ngành và các cơ sở giáo dục

Trang 28

Khuyến khích kinh doanh lặp lại thông qua dịch vụ khách hàng xuất sắc và xử lý yêucầu

Đảm bảo các trang web đối tác họp trực tuyến được cập nhật và quản lý thườngxuyên, bao gồm cả ảnh, mô tả và quảng cáo

Xem xét tình trạng còn hàng trong 6 tháng tiếp theocủa mỗi tháng để đánh dấu nhữngngày nhu cầu sử dụng cao hay thấp và thực hiện các bước để giảm thiểu rủi ro thiếuhụt hoặc đặt trước quá nhiều

Đảm bảo tất cả các yêu cầu được ghi lại chính xác trong ứng dụng Yêu cầu Sựkiện (Opera S&M, Delphi, phần mềm Protel Banquet, MICE, v.v.)

Thu hút khách trực tiếp thông qua tiếp thị và quảng cáo trực tuyến

Giúp khách sạn xác định con đường kinh doanh mới và mang lại nhiều sự kiện tiệchơn cho khách sạn

Hỗ trợ lập và giám sát các báo cáo bán hàng, bộ phận và ngân sách theo yêu cầu vàkhi được yêu cầu

Các nhiệm vụ và công việc khác do cấp quản lý giao trong phạm vi công việc

Xây dựng mối quan hệ bền vững với khách hàng để hiểu đầy đủ nhu cầu của họ

Yêu cầu về năng lực, kĩ năng, kiến thức:

Có thành tích bán hàng trực tiếp được ghi nhận và có khả năng phát triển cơ sở dữliệu khách hàng tiềm năng được nhắm mục tiêu

Bằng Cử nhân hoặc Văn bằng về quản trị Khách sạn hoặc Bán hàng và Tiếp thị

Sử dụng thành thạo các ứng dụng phần mềm CRM, MS office bao gồm MS office,Excel, Power point, v.v

Kinh nghiệm: 3 đến 5 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực sales khách sạn hoặc bán hàngtiệc hoặc bán hàng sự kiện với thành tích đã được công nhận

2.2 Trưởng bộ phận truyền thông và quảng cáo (PR & Ads Manager)(1)

Chức danh: Trưởng bộ phận truyền thông và quảng cáo

Trang 29

Báo cáo cho: Giám đốc truyền thông và quảng cáo

Nhiệm vụ chung

Quản lý các chiến dịch truyền thông và quảng cáo

Theo dõi, phân tích dư luận

Quản lý danh tiếng của công ty

Quản lý nội dung thông điệp PR và quảng cáo

Tư vấn phương thức giao tiếp với các bên liên quan cho Ban Giám đốc

Quản lý, điều hành công việc của nhóm

Truyền thông

Phát triển, chủ động quản lý và thực hiện kế hoạch PR và tiếp thị khách sạn hàngnăm bao gồm quan hệ truyền thông, mạng xã hội, truyền thông nội bộ, thương mạiđiện tử, nhận diện thương hiệu và tiếp thị khách hàng thân thiết trong phạm vi hướngdẫn ngân sách

Chịu trách nhiệm đo lường các chỉ số hiệu suất chính liên quan đến tất cả các hoạtđộng tiếp thị và PR, các chương trình khuyến mãi và chiến dịch, đồng thời tạo báo cáohiệu suất cho tất cả các bên liên quan chính

Quản lý việc triển khai các sáng kiến tiếp thị và PR để hỗ trợ khách sạn đạt được cácmục tiêu của họ, cũng bằng cách tận dụng hoạt động chức năng chính với tiếp thị khuvực, truyền thông công ty, Thương mại điện tử, hoạt động tiếp thị, quan hệ đối tácchiến lược…

Giám sát việc thực hiện tất cả các hoạt động quảng cáo, cho dù là địa phương, khuvực hay toàn cầu, trên tất cả các kênh hiện có, đảm bảo sự tuân thủ và hiệu quả củathương hiệu

Quản lý tất cả các hoạt động và thông tin quan hệ truyền thông, bao gồm duy trì vàphân phối bộ tài liệu báo chí, thông cáo báo chí, thư viện ảnh, tài liệu quảng cáo, bảntin, tiểu sử nhân sự chủ chốt và bảng câu hỏi và trả lời của khách sạn

Giám sát các chuyến thăm của giới truyền thông và phát triển các mối quan hệ truyềnthông chính, quản lý các cuộc họp báo tại chỗ và nhận thức được các sự kiện và hoạtđộng truyền thông trong khu vực địa phương và cộng đồng

Là người liên lạc truyền thông quan trọng, nguồn và quảng cáo chiêu hàng những câuchuyện thú vị, đáng tin tức liên quan đến khách sạn bao gồm nhưng không giới hạn ở

Trang 30

MICE, F&B, phòng ốc, spa, kiến trúc và thiết kế, các thành viên trong nhóm và tráchnhiệm của công ty

Đảm bảo đội ngũ bán hàng và F&B nhận được hỗ trợ tiếp thị và PR đầy đủ bao gồm

cả tài sản thế chấp

Đảm bảo tất cả các tài sản thế chấp tuân theo các tiêu chuẩn thương hiệu đã thốngnhất và nội dung tuân thủ các nguyên tắc của công ty và trong nguyên tắc ngân sáchtrên tất cả các hoạt động

Hỗ trợ các sáng kiến thương hiệu riêng lẻ và đảm bảo các chiến dịch thương hiệukhách sạn được triển khai hiệu quả và được truyền đạt bằng giọng nói phù hợp chotừng phân khúc

Quản lý thông tin liên lạc nội bộ trong khách sạn và chịu trách nhiệm cập nhật chovăn phòng khu vực về bất kỳ câu chuyện địa phương, giải thưởng và sự kiện tài trợnào để quảng bá địa phương, khu vực và toàn cầu

Phát triển, quản lý và phát triển một chiến lược truyền thông xã hội phù hợp để thúcđẩy sự tương tác và tăng lòng trung thành

Hỗ trợ Line Manager trong việc phát triển chiến lược tiếp thị và PR và chứng minhcác kết quả rõ ràng có tác dụng hỗ trợ chiến lược thương mại của doanh nghiệp

Xác định các cơ hội hợp tác địa phương với nhóm khu vực và giám sát việc thực hiệncác hoạt động thúc đẩy doanh thu đang diễn ra

Chịu trách nhiệm xây dựng chiến lược truyền thông xã hội nhất quán cho khách sạn

và các cửa hàng của khách sạn

Tìm cách tăng lượng người theo dõi trên mạng xã hội và tăng cường tương tác vớikhách hàng trên các trang web này bằng cách sử dụng các công cụ và kỹ thuật có liênquan

Trả lời các bài đăng của khách hàng khi thích hợp để giải quyết mọi khiếu nại và vấnđề

Quảng cáo

Hỗ trợ các bộ phận khác nhau sản xuất các mặt hàng thế chấp bằng cách thúc đẩy sựhiểu biết và áp dụng các tiêu chuẩn nhận diện thương hiệu để đảm bảo tuân thủ cáctiêu chuẩn của công ty

Xây dựng kế hoạch quảng cáo

Duy trì cập nhật thư viện ảnh cho khách sạn

Trang 31

Duy trì thư viện quảng cáo của đối thủ cạnh tranh

Tiến hành đánh giá hiệu suất thường xuyên, đảm bảo phản hồi đầy đủ được cung cấp

và sử dụng một cách chủ động để phát triển hơn nữa

Làm nổi bật và khuyến khích các thành viên trong nhóm tham gia vào các cơ hội đàotạo cụ thể cho công việc và tham dự các sự kiện kết nối nội bộ và bên ngoài ngành

Tham gia tất cả các cuộc họp tiếp thị và PR nội bộ và bên ngoài và tham dự các sựkiện ngành liên quan, hội thảo đào tạo và triển lãm thương mại

Chủ động phát triển và duy trì mối quan hệ làm việc hiệu quả với tất cả các kháchhàng bên ngoài để bao gồm các thành viên chính của giới truyền thông, các tổ chứccộng đồng, các quan chức chính quyền địa phương và thành phố, các tổ chức côngnghiệp địa phương cũng như các nhà cung cấp và cơ quan

Yêu cầu kinh nghiệm làm việc đã được công nhận trong quan hệ công chúng

Hồ sơ theo dõi đã được công nhận, bao gồm thiết kế và thực hiện các chiến dịch quan

hệ công chúng thành công ở cả cấp địa phương và quốc gia

Mối quan hệ bền chặt với cả doanh nghiệp địa phương, quốc gia và các cơ quantruyền thông trong ngành

Có kinh nghiệm làm người phát ngôn của công ty; thoải mái và có kỹ năng trong cảcác cuộc phỏng vấn trên báo đài và báo in

Trang 32

Kỹ năng viết và chỉnh sửa đặc biệt

Kinh nghiệm vững chắc với các phương tiện truyền thông xã hội bao gồm blog,Facebook, Twitter, v.v

Kinh nghiệm tổ chức sự kiện

Bằng Cử nhân / Thạc sĩ về Tiếp thị, Quảng cáo, Truyền thông hoặc một ngành liênquan

2.3 Trưởng bộ phận Marketing online (Online Marketing Manager)(1)

Chức danh: Trưởng bộ phận Marketing online

Báo cáo cho: Giám đốc Marketing online

Nhiệm vụ chung:

Giám sát việc phát triển và thực hiện các chiến lược tiếp thị trực tuyến của khách sạn

Tham gia lên kế hoạch, triển khai thực hiện các chương trình marketing online

+ Hoạch định chiến lược kinh doanh và tiếp thị của khách sạn: lên các kế hoạchmarketing ngắn hạn và dài hạn (các chương trình khuyến mãi, quà tặng, chương trìnhPR ) phù hợp với chiến lược kinh doanh của khách sạn

+ Thiết lập ngân sách marketing, trình Giám đốc phê duyệt Chịu trách nhiệmtrong phạm vi ngân sách được giao

+ Xây dựng kế hoạch, giải pháp và tổ chức thực hiện các Mục tiêu - Chính sáchcủa Công ty đối với hoạt động kinh doanh và tiếp thị

+ Chịu trách nhiệm mọi hoạt động của phòng marketing và quản lý nhân viênphòng

+ Phối hợp lên kế hoạch và triển khai các hoạt động online marketing: Email,SEO, SMS cho các chương trình marketing để đảm bảo nguồn data khách hàng về

+ Phân công, giám sát, quản lý, theo dõi việc triển khai các hoạt động Marketing,

sự kiện của công ty

Thực hiện báo cáo định kì

+ Quảng bá thương hiệu - các dịch vụ trong khách sạn

+ Hợp tác với các bộ phận khác trong khách sạn, để tạo ra các gói dịch vụ, trảinghiệm đặc biệt cho khách, và xây dựng các chương trình bán hàng mạnh mẽ, toàndiện

Trang 33

+ Quản lý hình ảnh, thương hiệu, các nhãn hiệu của khách sạntheo đúng chuẩn đã

đề ra

+ Thường xuyên cập nhật các thông tin phản hồi của khách hàng về chất lượngdịch vụ của khách sạn qua các đại lý OTA, TA và làm việc với các bộ phận liên quan

để có những điều chỉnh phù hợp

Tham gia xây dựng, triển khai thực hiện các chiến dịch hợp tác

+ Phối hợp với Giám đốc/ team sales xây dựng chính sách đặc thù đối với Đối tác

TA, OTA

+ Làm việc với các đối tác của công ty như TA, OTA, hãng vé máy bay

Quản lý dữ liệu khách hàng và thực hiện các chương trình chăm sóc khách hàng+ Quản lý và báo cáo dữ liệu data khách hàng về, tỷ lệ chốt sale để điều chỉnhhoạt động Marketing hiệu quả

+ Thực hiện quản lý và duy trì mối quan hệ gắn bó cũng như chăm sóc đối tác,khách hàng

+ Điều phối hoạt động chung của phòng phối hợp cùng Agency đảm bảo hiệu quảtốt nhất

Cung cấp hướng dẫn hoạt động về nhiệm vụ, tiêu chuẩn dịch vụ và mục tiêu

Nhận chỉ đạo chiến thuật về sản phẩm, quy trình hoặc kế hoạch mới

Thu hút, giữ chân, động viên và phát triển nhân viên

Xây dựng và tạo ấn tượng tốt trong các mối quan hệ với nhân viên, duy trì trình độchuyên môn nghiệp vụ ở mức cao nhất, có thái độ đúng mực đối với khách ở kháchsạn, cấp trên, người đứng đầu các bộ phận và toàn thể nhân viên khách sạn

Tối thiểu 5 đến 8 năm kinh nghiệm chuyên môn, liên quan đến tiếp thị trong ngànhkhách sạn

Có kinh nghiệm làm tiếp thị liên kết rất mong muốn

Có kinh nghiệm tiếp thị đối tác

Tìm kiếm meta về dịch vụ khách sạn (TripAdvisor, Trivago, Kayak, v.v.) là mộtđiểm cộng

Có năng khiếu về kỹ thuật

Trang 34

Bằng Cử nhân về Quản trị Kinh doanh, Tiếp thị, Quảng cáo, Truyền thông hoặc lĩnhvực liên quan hoặc sự kết hợp tương đương giữa trình độ học vấn và kinh nghiệm.

Thành thạo Microsoft Office

Nhạy bén về tài chính và ngân sách

Truyền đạt ý thức về mục đích và thúc đẩy người khác hoàn thành mục tiêu

Cạnh tranh mạnh mẽ và có kiến thức ngành

Bí quyết chuyên nghiệp đáp ứng tiêu chuẩn kỹ thuật

Khả năng làm việc cộng tác giữa các nhóm bao gồm công nghệ, thương mại điện tử

và tiếp thị để thúc đẩy các chương trình thực hiện thành công

Thuyết phục những người khác, cả trong và ngoài tổ chức chấp nhận các khái niệm

và cách tiếp cận mới

Đàm phán hợp đồng với các nhà cung cấp bên ngoài

Giải quyết vấn đề

2.4 Trưởng bộ phận kinh doanh lữ hành (Travel Trade Manager)(1)

Chức danh: Trưởng bộ phận kinh doanh lữ hành

Báo cáo cho: Giám đốc kinh doanh lữ hành

Phát triển các tài khoản hiện có và tiến hành đánh giá hàng quý với Người quản lý dulịch của thị trường địa phương để đảm bảo tài khoản luôn hoạt động để đạt được cácmục tiêu đã định

Thu hút khách hàng tiềm năng từ những người lập kế hoạch họp nhóm / sự kiện vànhững người ra quyết định để trau dồi và phát triển

Trang 35

Chuẩn bị các báo cáo hàng tuần nêu bật xu hướng thị trường, phát triển tài khoản vàtriển vọng mới.

Theo đuổi cơ hội trong các Thị trường Doanh nghiệp chưa được khai thác cho các nỗ lực bán hàng nhất thời của cá nhân và bao gồm cả Công ty, Đại lý Du lịch, tập trung vào phân khúc thị trường Bán buôn

Quản lý và thương lượng chi tiết tài khoản và hợp đồng để tất cả các khía cạnh thích hợp của việc chào mời và đóng đều được hoàn thành và được lập thành văn bản

Một số chuyến du lịch được yêu cầu để thực hiện các cuộc gọi bên ngoài và quảngcáo khách sạn cho các tài khoản bao gồm các công ty du lịch

Nâng cao nhận thức về thương hiệu thông qua việc tham gia vào các tổ chức liênquan đến du lịch

Đại diện cho khách sạn với các khách hàng tiềm năng để cung cấp thông tin cần thiết

về các tiện nghi và dịch vụ của khách sạn trong khi xác định mức độ quan tâm và cơhội

Lập Báo cáo Khách sạn hàng tháng với phân tích thị trường

Phát triển các kế hoạch hành động mục tiêu có thể đo lường được để thâm nhập vàtăng trưởng tài khoản

Tiến hành kiểm tra trang web với các khách hàng mục tiêu cùng với các khách hànghiện tại

Tiến hành các sự kiện trong nhà với khách du lịch của công ty

Thực hiện quan hệ đối tác với các đối tác thương mại du lịch và hàng không, nhânviên hướng dẫn du lịch và các câu lạc bộ để đảm bảo ROI

Xây dựng mạng lưới các đối tác thương mại quan trọng tối ưu để phân phối sản phẩmcủa khách hàng

Cung cấp một cảnh quan cạnh tranh toàn diện của thị trường liên quan đến việc định

vị sản phẩm của khách hàng

Xây dựng kế hoạch kinh doanh bao gồm ngân sách, cơ sở lý luận và tổng quan về các

dự án và quan hệ đối tác sẽ thúc đẩy thị phần tăng lên

Xác định các kênh khác nhau và các bên liên quan phù hợp để tham gia vào quá trìnhgiáo dục cộng đồng du lịch về các sản phẩm và dịch vụ của Khách hàng

Tổ chức Nhiệm vụ Bán hàng, các chuyến đi và sự kiện làm quen Thực hiện các cuộchội thảo và thuyết trình về sản phẩm, các buổi hướng dẫn đại lý du lịch và các cuộcgọi bán hàng

Trang 36

Quản lý và xây dựng các mối quan hệ với thương mại du lịch (đại lý du lịch của công

ty, nhà khuyến khích, v.v.) và khách hàng cuối cùng của công ty để đảm bảo tăngtrưởng thị trường cho Khách hàng trong phân khúc MICE Cung cấp phân tích về tiềmnăng kinh doanh MICE cho Khách hàng và cũng sẽ phải có kế hoạch tạo khách hàngtiềm năng

Đạt chỉ tiêu doanh thu và kết quả cả năm do ban lãnh đạo đề ra

Các dự án và sáng kiến dẫn đầu theo yêu cầu để đạt được các mục tiêu đã thiết lập

Quản lý hệ thống cơ sở dữ liệu / CRM hiệu quả và được tổ chức tốt

Cung cấp báo cáo hàng tháng, cập nhật và phản hồi cho ban quản lý

Thúc đẩy tinh thần đồng đội và chất lượng dịch vụ thông qua giao tiếp hàng ngày vàphối hợp với các bộ phận khác

Ưu tiên bằng đại học bốn năm về quản lý khách sạn, tiếp thị, kinh doanh hoặc bằngcấp liên quan hoặc kinh nghiệm tương đương

Làm quen với các thông lệ ngành khách sạn được ưu tiên Ưu tiên có kinh nghiệmkhách sạn trong lĩnh vực bán hàng khách sạn, lập kế hoạch hội nghị hoặc hội nghị

Có kiến thức về thị trường Doanh nghiệp, Tập đoàn, Bán buôn…

Kỹ năng và Năng lực: Thành thạo Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Opera…

Kiến thức làm việc

Đáp ứng / vượt quá mong đợi cho các cuộc gọi, cuộc hẹn, bản trình bày và đề xuấttiềm năng

Kỹ năng tổ chức thực hiện công việc chính xác, kịp thời và triệt để

Tính chuyên nghiệp cao, ngoại giao, kỹ năng bán hàng và thói quen làm việc

Định hướng dịch vụ khách hàng

Có khả năng thể hiện các kỹ năng nghe, nói, viết, đàm phán và kết thúc hiệu quả

Trang 37

Có khả năng đánh giá nhu cầu của khách hàng, hiểu động lực thị trường và chuẩn bịcác bài thuyết trình / đề xuất phù hợp với từng khách hàng.

Khả năng tích cực, tháo vát và ứng biến khi làm việc trong môi trường nhịp độnhanh, đôi khi chịu áp lực

Tổng hợp các dữ kiện và số liệu, phân tích thông tin và đi đến kết luận hợp lý và cácquyết định kinh doanh đúng đắn

Có khả năng đi công tác tại địa phương và nghỉ qua đêm

2.5 Giám đốc quản lý doanh thu (Revenue Director)(1)

Chức danh: Giám đốc quản lý doanh thu

Báo cáo cho: Giám đốc kinh doanh và tiếp thị

Kiểm tra, đối chiếu chéo các báo cáo doanh thu từ bộ phận kế toán

Định kỳ (ngày, tuần, tháng, quý, năm – tùy quy định của từng khách sạn) làm các báocáo doanh thu để theo dõi – phân tích và đưa ra các giải pháp tăng nguồn thu chokhách sạn

Giám sát chiến lược phân phối và quản lý doanh thu của khách sạn và quản lý hoạtđộng sản xuất hàng ngày

Phân tích chọn hàng ngày, điều chỉnh chiến lược và báo cáo

Thực hiện các nghiên cứu điểm chuẩn cạnh tranh và theo xu hướng thị trường

Tạo và duy trì lịch nhu cầu luân phiên trong 13 tháng

Tạo và phát triển các chiến lược giá phù hợp với tính riêng của từng khách sạn

Cung cấp dự báo động hàng tuần về kết quả dự kiến, phương sai và so sánh ngânsách

Quản lý và giám sát chiến lược cho tất cả phân phối của bên thứ 3

Chịu trách nhiệm đánh giá, phân tích và định giá các chiến lược kinh doanh củanhóm

Trang 38

Phân tích hiệu suất tổng thể hàng tháng của khách sạn và cung cấp báo cáo tóm tắtvới các khuyến nghị để cải thiện các chiến lược dài hạn.

Đảm bảo tất cả các hệ thống liên quan được định cấu hình chính xác, xác nhận vàhoạt động hết công suất

Đảm bảo quy trình đặt chỗ trên trang web được duy trì cập nhật và hoạt động

Thường xuyên kiểm tra đầu vào và chất lượng dữ liệu (phân đoạn, theo dõi từ chối,v.v.)

Tiến hành đánh giá hiệu suất tài sản hàng quý và phát triển hành động chiến lược vàchiến thuật

Chịu trách nhiệm về các tiêu chuẩn thực hành tốt nhất bao gồm: phân tích đối thủcạnh tranh; quét môi trường; mô hình thị trường; quản lý sản lượng phân phối; quản lýnăng suất hỗn hợp kinh doanh; quản lý năng suất thời gian lưu trú; lượng hàng tồn khotheo kênh; kiểm soát giá cả và các khái niệm giá mới

Đánh giá hiệu quả hoạt động của các đối tác phân phối và giá hợp đồng (OTA, FIT,nhà điều hành tour, công ty, hiệp hội, đoàn, nhóm, v.v.)

Giảm chi phí phân phối bằng cách tìm các phương tiện mới ít tốn kém hơn để phânphối kinh doanh

Lập đề cương và hỗ trợ quy trình ngân sách thu hàng năm

Tư vấn và huấn luyện khách hàng trong các lĩnh vực hoạt động khác

Ghé thăm các khách sạn để có kiến thức trực tiếp về tất cả các vấn đề quản lý doanhthu và các lĩnh vực chính khác

Quản lý và duy trì nhóm và kiểm soát hàng tồn kho tạm thời

Phát triển, giám sát và điều chỉnh chiến lược bán hàng và giá cả

Cung cấp phân tích quan trọng về chiến lược, số liệu thống kê của phòng và các yếu

tố nhu cầu

Tiến hành phân tích nhu cầu và cạnh tranh

Duy trì tính toàn vẹn của dữ liệu kênh phân phối

Chú ý đến chi tiết và kỹ năng tổ chức là điều bắt buộc

Thực hiện độc lập chiến lược phân phối hàng tồn kho của khách sạn phù hợp ; duy trì

tỷ giá chính xác và phân bổ hàng tồn kho trong IDS / GDS / CRO và PMS tài sản mộtcách kịp thời để thúc đẩy tỷ giá ngang bằng trên tất cả các kênh đặt phòng

Xây dựng dự báo doanh thu phòng hàng đầu trong thời gian gần và dài hạn của kháchsạn theo yêu cầu từ Giám đốc Quản lý Doanh thu Khu vực

Trang 39

Tải tất cả các mức ưu đãi, hợp đồng và khuyến mại trong GDS và PMS

Khắc phục sự cố và giải quyết các vấn đề liên quan đến tốc độ tải GDS khi chúng xảyra

Phân tích độc lập và xác định xem khách sạn có đang tự tiếp thị hiệu quả trên cáckênh phân phối điện tử hay không

Tham gia và chuẩn bị dự báo luân phiên và ngân sách hàng năm cho từng tài sảnbằng PMS, Delphi, Redx, IDeaS và các công cụ dự báo RevTOOLS

Đảm bảo rằng tất cả các báo cáo thống kê của phòng, bao gồm cả Báo cáo tài chính

và bất kỳ báo cáo liên quan nào khác là chính xác và nhất quán

Đảm bảo rằng tất cả các hệ thống liên quan đến quản lý doanh thu được duy trì baogồm Opera / Fidelio / Protel, Redx / Synxis / IDeaS, Kênh điện tử, GDS và Delphi

Phối hợp với Ban lãnh đạo – Quản lý khách sạn xây dựng ngân sách, chiến lược kinhdoanh, dự báo tình hình kinh doanh của khách sạn theo định kỳ

Thực hiện tất cả yêu cầu hợp lý của ban quản lý

Đảm bảo nhân viên khách sạn có đầy đủ năng lực trong việc sử dụng tất cả các hệthống

Giám sát và kiểm toán các tiêu chuẩn và hoạt động của bộ phận đặt phòng

Truyền cảm hứng cho các trưởng bộ phận của khách sạn để tiếp tục nâng cao văn hóaquản lý doanh thu

Tham dự Cuộc họp Bán hàng Hàng tuần để duy trì thông tin liên lạc về các chiếnlược và các khoảng thời gian cần thiết

Lãnh đạo nhóm trợ lý doanh thu, cung cấp hướng dẫn về các phương pháp hay nhất

về quản lý doanh thu, phương pháp hay nhất về hệ thống PMS / CRS / Hệ thống lợinhuận bên ngoài, phương pháp hay nhất về kênh của bên thứ ba

Tạo và quản lý chương trình đào tạo nhân viên mới cho nhóm quản lý doanh thu

Chuẩn bị tài liệu đào tạo, lịch trình đào tạo và đào tạo hệ thống cho các thành viêntrong nhóm

Các mối quan hệ

Làm việc trong mối liên hệ với các bộ phận bán hàng và đặt phòng của khách sạnnhư một nhóm

Trang 40

Có từ 2 - 4 năm kinh nghiệm Quản lý Doanh thu Khách sạn

Yêu cầu phải có trình độ tiếng Anh viết và nói tốt; biết thêm ít nhất 1 ngôn ngữ khác

Bằng cử nhân hoặc bằng thạc sĩ về Quản lý khách sạn, Du lịch hoặc Nghiên cứu kinh

tế

Có trình độ tin học cao với lệnh cấp cao của Excel

Am hiểu về công nghệ khách sạn: PMS, Quản lý kênh, GDS, CRS, Extranets…

Có khả năng phát triển kinh doanh và có đầu óc thương mại

Ý thức mạnh mẽ về nhu cầu đạt được mục tiêu và thành công

Khả năng và kiến thức tốt để phát triển các tiêu chuẩn hoạt động và quy trình chiếnlược

Có khả năng truyền đạt hiệu quả các ý tưởng bằng lời nói và bài thuyết trình bằngvăn bản

Kỹ năng phân tích và làm việc với con số tốt để xử lý dữ liệu nhanh chóng

Khả năng làm việc theo sáng kiến của bản thân trong môi trường áp lực cao

Kỹ năng lắng nghe tốt và khả năng dự đoán nhu cầu kinh doanh

Có khả năng phát triển mối quan hệ với các bên thứ 3 và đội ngũ của khách sạn

Năng lực đọc tình huống, hiểu môi trường và phản ứng phù hợp

Có khả năng sắp xếp thứ tự ưu tiên giữa các hành động tạo doanh thu và các nhiệm

vụ tốn thời gian với tác động đến năng suất thấp

Khả năng làm việc ở tất cả các cấp và chức năng của danh mục khách hàng củakhách sạn theo sáng kiến của riêng mình trong một môi trường áp lực cao

Phát triển tốt các kỹ năng quản lý giám sát, tạo ảnh hưởng thích ứng và giao tiếp giữacác cá nhân với nhau

Sẵn sàng đi du lịch và khả năng tương tác chuyên nghiệp với các nền văn hóa khác

Tinh thần phục vụ khách hàng và chịu trách nhiệm ngoài nhiệm vụ trực tiếp

Tạo ra nhiều động lực, có tinh thần quyết tâm và cam kết

2.6 Giám đốc sales dịch vụ MICE (Director of MICE Sales)(1)

Chức danh: Giám đốc sales dịch vụ MICE

Báo cáo cho: Giám đốc kinh doanh và tiếp thị

Định dạng
Số trang	118
Dung lượng	735,3 KB