Nghiên cứu thực trạng ở Thư viện trường Đại học Nông Lâm Bắc Giang, đề xuất giải pháp xây dưng Thư viện Trường Đại học Nông Lâm Bắc Giang thành một thư viện tiên tiến và hiện đại, từng b
Trang 1Tên kế hoạch: Tự động hóa Thư viện trường Đại học Nông Lâm Bắc Giang Đối tượng: Thư viện trường Đại học Nông Lâm Bắc Giang
Thời gian thực hiện: Trong 2 năm 2014-2016
Địa điểm thực hiện: Tầng 1 tòa nhà A2 trường Đại học Nông Lâm Bắc Giang xã
Bích Sơn huyện Việt Yên tỉnh Bắc Giang
1 Lí do tự thực hiện.
Tự động hóa thư viện mang lại nhiều lợi ích cho cả bạn đọc và nhân viên thư viện
Để có thể ứng dụng CNTT-TT một cách đúng đắn và hạn chế tối đa sai sót trong việc thực hiện, việc lập kế hoạch cẩn thận cho tự động hóa là rất quan trọng
2 Mục tiêu.
2.1 Mục tiêu chung.
Nghiên cứu thực trạng ở Thư viện trường Đại học Nông Lâm Bắc Giang, đề xuất giải pháp xây dưng Thư viện Trường Đại học Nông Lâm Bắc Giang thành một thư viện tiên tiến và hiện đại, từng bước tự động hóa các hoạt động nghiệp vụ quan trọng của thư viện đáp ứng một cách tốt nhất nhu cầu của bạn đọc khi đến với thư viện
2.2 Mục tiêu cụ thể.
- Tiết kiệm thời gian, kinh phí, kho tàng, xử lý tài liệu, giảm giá thành sản phẩm và dịch vụ của các cơ quan TT-TV
- Cải thiện chất lượng các sản phẩm và dịch vụ của TTTV của thư viện trường Đại Học Nông Lâm Bắc Giang
- Giảm thiểu cường độ lao động, tăng năng suất lao động các công việc nặng nhọc, đơn điệu, lặp đi lặp lại trong thư viện sẽ được thay thế bằng máy móc
- Chia sẻ nguồn lực thông tin với các thư viện khác
- Triển khai tự động hóa trong hoạt động của thư viện bằng việc sử dụng công nghệ RFID trong các khâu quản lý bạn đọc, lưu thông tài liệu, bổ sung tài liệu, quản lý kho,…
Trước tiên đó là ứng dụng công nghệ này trong việc lưu thông tài liệu sau đó
sẽ tiến hành tự động hóa các khâu còn lại
- Đầu tư trang thiết bị, hệ thống cơ sở vật chất phục vụ cho việc tự động hóa hoạt động của thư viện
Trang 2- Đầu tư kinh phí mua công nghệ RFID và vận hành , bảo trì công nghệ trong quá trình sử dụng
- Đào tạo CBTV có trình độ chuyên môn nhất định về công nghệ thông tin
- Đào tạo người dùng tin để có thể sử dụng tốt công nghệ RFID trong hoạt động của thư viện
3 Thực trạng thư viện trường Đại học Nông Lâm Bắc Giang.
Hạ tầng công nghệ thông tin của thư viện:
- Thư viện có 1 phòng đọc – mượn tài liệu rộng, sạch sẽ, yên tĩnh…
- Thư viện có 2 kho sách.,một kho đóng để Giáo trình, Tài liệu tham khảo
- Có 2 máy tính để phục vụ cho công tác thư viện để tại phòng đọc được kết nối mạng internet
- Có hệ thống cổng từ nhưng chưa đưa vào hoạt động
Nguồn lực thông tin
- Vốn tài liệu của Thư viện có khoản 23000 đầu sách với gần 8000 sách giáo trình, luận văn tốt nghiệp, còn lại là các loại sách tham khảo Ngoài ra Thư viện còn có hàng nghìn tạp chí, báo phục vụ thông tin cho bạn đọc
- Tài liệu của Thư viện được tổ chức sắp xếp theo môn loại khoa học, không phân biệt khổ cỡ và ngôn ngữ
Tuy nhiên nguồn lực thông tin vẫn còn hạn chế do kinh phí mua tài liệu cấp cho thư viện còn hạn hẹp và không đều Các loại tài liệu có tính chất nghiên cứu
chuyên sâu như sách tra cứu, chuyên nghành, tạp chí ngoại văn…
Nhu cầu tin:
- Đối với sinh viên là các giáo trình, tài liệu tham khảo phục vụ cho công tác học tập, nghiên cứu báo, tạp chí, tài liệu tra cứu, luận văn, luận án,các tác phẩm văn học kinh điển, tập truyện ngắn…
- Đối với cán bộ giảng viên nhà trường là các tài liệu nghiệp vụ như các luận văn, luận án, công trình nghiên cứu khoa học, các tài liệu văn bản pháp luật nhà nước, …
Sản phẩm và dịch vụ thông tin:
Chủ yếu là các sản phẩm thông tin truyền thống đó là các mục lục tra cứu truyền thống, hộp phiếu chuyên đề, chuyên nghành, CSDL toàn văn, dịch vụ mượn tài liệu về nhà, mượn đọc tại chỗ,…
Nguồn nhân lực của thư viện:
Hiện nay thư viện có 3 cán bộ với trình độ đại học chuyên ngành thông tin- thư viện, tuy nhiên trình độ ngoại ngữ và tin học còn hạn chế
Thời gian mở cửa:
Hiện nay, Thư viện mở cửa các ngày trong tuần cả thứ 7 và chủ nhật, từ
7h đến 17h
Trang 34 Thực hiện kế hoạch tự động hóa tại Thư viện trường Đại học Nông Lâm Bắc Giang
- Đề xuất với lãnh đạo nhà trường để xin kinh phí cho việc tự động hóa thư viện nhà trường
- Trang bị hệ thống máy tính nhiều hơn nữa để đáp ứng nhu cầu sử dụng máy tính của bạn đọc khi đến với thư viện
- Sử dụng công nghệ từ tính RFID vì thư viện đã có sẵn hệ thống cổng từ nên đầu tư thêm các thẻ RFID để hoàn thiện nốt công nghệ này Mặc dù vốn đầu
tư ban đầu cao Nhưng với nhưng ưu điểm và những hiệu quả mà nó mang lại cũng rất đáng kể
- Đưa công nghệ RFID vào hoạt động của thư viện nhằm tự động hóa tất cả hoạt động của thư viện từ khâu quản lý bạn đọc, bổ sung tài liệu, mượn trả tài liệu,tra cứu trực tuyến, lưu thông tài liệu, quản lý kho…
- Trang bị hệ thống camera theo dõi hoạt động của thư viện,hệ thống máy hút
ẩm, hút bụi, quạt thông gió…
- Xây dựng các sản phẩm thông tin như: cơ sở dử liệu, ấn phẩm tóm tắt, tổng quan và dịch vụ thông tin mới như dịch vụ tra cứu thông tin qua mạng,…
- Phối hợp bổ sung nguồn lực thông tin tư liệu, nhất là nguồn tài liệu điện tử thông qua việc mua bán trao đổi cơ sở dữ liệu thư mục, cơ sở dữ liệu toàn văn, cơ sở dữ liệu chuyên nghành… Xây dựng cơ sở dữ liệu theo khổ mẫu chung để có thể trao đổi, chia sẻ thuận tiện trong việc khai thác thông tin của bạn đọc theo công nghệ RFID
- Tiến hành biên mục lại các tài liệu trong thư viện phù hợp với việc tự động hóa thư viện
- Đào tạo và bồi dưỡng cán bộ thư viện nâng cao trình độ công nghệ thông tin phù hợp với quá trình tự động hóa của thư viện
- Đào tạo người dùng tin để họ thích ứng với môi trường thư viện tự động hóa mới
- Tuy nhiên do điều kiện nguồn kinh phí còn hạn hẹp, chưa đủ khả năng để tiến hành tự động hóa được tất cả hoạt động của thư viện nên cần tiến hành từng giai đoạn tự động hóa sau đó sẽ dần dần tự động hóa toàn bộ hoạt động của thư viện
Qua nghiên cứu thực trạng của thư viện em xin đưa ra kế hoạch tự động hóa cho thư viện khi ứng dụng công nghệ RFID vào hoạt động lưu thông tài liệu tại Thư viện trường Đại học Nông Lâm Bắc Giang.
Quy trình mượn – trả tài liệu khi chưa áp dụng công nghệ RFID:
Trang 4- Ban đầu, công tác phục vụ bạn đọc tại Thư viện còn thô sơ và thủ công Quy trình mượn trả tài liệu như sau: Trước tiên, bạn đọc phải xác định tài liệu cần mượn, cần xác định các thông tin:
Tên tài liệu
Tên tác giả
Chủ đề tài liệu
Từ khóa
NXB
- Sau đó tra cứu tài liệu trên máy tính theo các thông tin đã được xác định từ trước Xác định xem tài liệu có ở trong thư viện hay không Tiếp theo bạn đọc phải viết phiếu yêu cầu: viết tên tài liệu cần mượn, tên tác giả, số ĐKCB rồi đưa phiếu yêu cầu cho cán bộ thư viện Khi đưa phiếu cần trình thẻ thư viện của mình, đợi CBTV vào kho lấy sách rồi bạn đọc nhận tài liệu từ CBTV, bạn đọc phải kiểm tra tình hình sách trước khi rời thư viện
- Khi trả tài liệu bạn đọc cũng phải đến tận thư viện đưa sách cho thủ thư sau
đó thủ thư kiểm tra thông tin về tài liệu bạn đọc mượn rồi sau đó CBTV kiểm tra thông tin của bạn đọc và hủy lần mượn đó của bạn đọc và đưa sách vào kho
Khi ứng dụng cộng nghệ RFID, quá trình mượn- trả tài liệu có thể được tiến hành bằng 2 cách:
Mượn- trả tại bàn hoặc Mượn - trả tự động
- Mượn- trả tại bàn: khi tiến hành mượn-trả một tài liệu bạn đọc tới trực tiếp bàn của thủ thư Quá trình mượn-trả gần giống với mượn-trả sử dụng công nghệ mã vạch Thủ thư sẽ dùng máy đọc để nhận biết thông tin trên thẻ bạn đọc và trên tài liệu để ghi nhận một phiên mượn vào phần mềm ứng dụng
- Mượn- trả tự động: khi mượn- trả một tài liệu bạn đọc sẽ không cần đến sự
hỗ trợ của thủ thư Để tiến hành mượn một tài liệu, bạn đọc chỉ cần mang thẻ bạn đọc và tài liệu tới các máy mượn sách Thao tác đầu tiên là đưa thẻ vào máy để máy nhận biết thông tin của người mượn sau đó bạn đọc để sách lên máy để anten của máy đọc kích hoạt thẻ gửi thông tin về tài liệu tới bộ đọc
Trang 5Thông tin về bạn đọc và tài liệu sẽ được các phần mềm trung gian và phần mềm thư viện điện tử xử lý sau đó hiện thông tin lên màn hình để người mượn theo dõi Nếu thông tin mượn trên màn hình là đúng thì người mượn thực hiện thao tác chấp nhận mượn và sẽ nhận được một tờ giấy biên nhận
do máy tính in ra
Sau khi tự động hóa hoạt động lưu thông tài liệu thư viện sẽ tiến hành các công việc tiếp theo như tự động hóa khâu quản lý bạn đọc, bổ sung tài liệu, mượn liên thư viện, quản lý kho,… để có thể hoàn thành tốt việc tự động hóa thư viện 1 cách toàn diện đáp ứng nhu cầu ngày càng cao của bạn đọc khi đến với thư viện
5 Kết luận.
- Tự động hóa trong thư viện là khát vọng Tuy nhiên, nó là một dự án phức tạp và cần phải lập kế hoạch một cách thận trọng Việc lập kế hoạch sẽ đảm bảo thành công và phát trong tương lai
- Tự động hóa là phương tiện để đạt kết quả chứ không phải là đoạn kết Việc lập kế hoạch cho tự động hóa phải là một phần kế hoạch chiến lược phát triển của thư viện
- Việc triển khai ứng dụng công nghệ RFID chưa phải là quá trình kết thúc Tương lai còn chứa đựng rất nhiều phát triển mới cần được quan tâm