HƯỚNG DẪN thực hành đánh giá nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực_LNA Training Manual

HƯỚNG DẪN thực hành đánh giá nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực_LNA Training Manual Năng lực là khả năng để thực hiện một nhiệm vụ nào đó một cách đầy đủ và đạt chất lượng. Mỗi loại năng lực có thể bao gồm các kiến thức, kỹ năng, thái độ quan điểm cần thiết để mỗi cá nhân có thể hoàn thành nhiệm vụ và vai trò của mình trong tổ chức, chương trình dự án. Tài liệu cung cấp kiến thức và thực hành đánh giá nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực_LNA Training Manual

TÀI LIỆU HƯỚNG DẪN THỰC HÀNH

ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO DỰA TRÊN

KHUNG NĂNG LỰC

Hà nội, 01/2011

MỤC LỤC

MỤC LỤC 2

CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT 4

PHẦN I - CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO DỰA TRÊN KHUNG NĂNG LỰC 5

1 Khái niệm về năng lực 5

2 Giới thiệu về khung năng lực 6

3 Đánh giá nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực 6

4 Ích lợi của việc đánh giá nhu cầu đào tạo 7

PHẦN II - CÁC LÝ THUYẾT ÁP DỤNG TRONG ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO DỰA TRÊN KHUNG NĂNG LỰC 9

1 Lý thuyết khoảng cách 9

2 Lý thuyết phản hồi 360o 11

3 Lý thuyết chuyên môn 12

PHẦN III - TIẾN TRÌNH NGHIÊN CỨU ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO 13

1 Xác định chủ đề và các bên liên quan của nghiên cứu 14

2 Xác định mục tiêu nghiên cứu và các câu hỏi nghiên cứu chính 15

3 Thu thập và nghiên cứu tài liệu thứ cấp liên quan 16

4 Phát triển câu hỏi nghiên cứu chi tiết 17

5 Lựa chọn phương pháp và thiết kế công cụ thu thập thông tin 18

6 Thử nghiệm công cụ thu thập thông tin và lập kế hoạch nghiên cứu 19

7 Tiến hành thu thập thông tin đợt 1 20

8 Phân tích thông tin sơ bộ những thông tin thu thập được 21

9 Tiến hành thu thập thông tin đợt 2 22

10 Tổng hợp và phân tích thông tin 23

11 Chuẩn bị báo cáo nghiên cứu 24

12 Chia sẻ báo cáo và lập kế họach hành động 25

PHẦN IV – MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU SỬ DỤNG TRONG ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO 26

1 Xây dựng khung năng lực dựa trên phân tích công việc 26

2 Phỏng vấn bán cấu trúc 27

3 Phương pháp vẽ tranh 29

4 Thảo luận nhóm chấm điểm 30

5 Thu thập thông tin bằng biểu đồ lịch sử 31

6 Khảo sát sử dụng bảng hỏi 33

7 Phương pháp quan sát trực tiếp 34

8 Phân tích thông tin bằng cây nhân quả 35

9 Phân tích SWOTs 36

PHẦN V – CÁC VÍ DỤ MINH HỌA 37

1 Mục tiêu nghiên cứu và xác định các bên liên quan 37

2 Thông tin thứ cấp 38

3 Các câu hỏi nghiên cứu chính và chi tiết 51

4 Kế hoạch thu thập thông tin 53

5 Phân tích công việc 57

6 Phỏng vấn bán cấu trúc 59

7 Phương pháp vẽ tranh 61

8 Thảo luận nhóm chấm điểm 62

9 Biểu đồ lịch sử 63

10 Phiếu khảo sát 64

11 Bảng kiểm quan sát 66

12 Phân tích thông tin theo cây nhân quả 68

13 Phân tích SWOTs 69

TÀI LIỆU THAM KHẢO 70

3

CÁC THUẬT NGỮ VIẾT TẮT

 TNA: Đánh giá nhu cầu đào tạo

 PRA: Đánh giá nhu cầu có sự tham gia

 WVV: Tổ chức Tầm nhìn thế giới

 CECEM: Trung tâm nâng cao năng lực cộng đồng

 DPMB: Ban quản lý dự án huyện

PHẦN I - CÁC KHÁI NIỆM CƠ BẢN TRONG ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO DỰA TRÊN KHUNG NĂNG LỰC

1 Khái niệm về năng lực

Năng lực là khả năng để thực hiện một nhiệm vụ nào đó một cách đầy đủ và đạt chất lượng Mỗi loại năng lực có thể bao gồm các kiến thức, kỹ năng, thái độ/ quan điểm cần

thiết để mỗi cá nhân có thể hoàn thành nhiệm vụ và vai trò của mình trong tổ chức, chươngtrình dự án Lưu ý rằng các kiến thức, kỹ năng và thái độ này để trở thành năng lực cần phảiquan sát được và đo lường được thông qua các hành vi/ biểu hiện nhất định Các biểu hiệnnày còn được gọi là chỉ số của năng lực

Ví dụ - Năng lực giải quyết vấn đề của cán bộ dự án bao gồm các biểu hiện/chỉ số sau:

 Nhận diện đúng, khách quan về vấn đề một cách kịp thời

 Thu thập đủ các dữ liệu, thông tin liên quan từ những nguồn khác nhau để phân tíchmột cách toàn diện vấn đề

 Sử dụng phương pháp thích hợp để phân tích vấn đề

 Xác định đầy đủ các tầng nguyên nhân và hậu quả về của vấn đề

 Đưa ra các giải pháp thích hợp để giải quyết vấn đề

 Lựa chọn giải pháp tối ưu để giải quyết hiệu quả và triệt để Cân nhắc tính khả thi khilựa chọn giải pháp

 Coi trọng và tạo sự tham gia của các bên liên quan khi giải quyết những vấn đềchung

Biểu hiện năng lực ở các cấp khác nhau sẽ khác nhau Chẳng hạn như năng lực lập kế

hoạch của nhân viên sẽ bao gồm khả năng sắp xếp lịch làm việc và các hoạt động hàngngày và hàng tháng cho bản thân, trong khi đó năng lực này ở cấp quản lý lại bao hàm khảnăng đặt các mục tiêu của phòng ban phù hợp chiến lược và mục tiêu của tổ chức, phâncông nhân viên hợp lý, lập ngân sách phù hợp với nguồn lực tài chính của phòng ban…

5

2 Giới thiệu về khung năng lực

Khái niệm khung năng lực là tập hợp các năng lực cần thiết cho một vị trí làm việc.

Thông thường mỗi vị trí làm việc thường có từ 7-12 loại/nhóm năng lực chính phản ánh đặctrưng cần có để người nắm giữ vị trí làm việc đó có thể hoàn thành công việc Trong khungnăng lực có thể chỉ cần trình bày tên của năng lực hay nhóm năng lực, tuy vậy tổchức/chương trình vẫn cần có danh mục mô tả các chỉ số cụ thể của từng năng lực

Mặt khác khung năng lực của một tổ chức cũng được hiểu theo nghĩa là tập hợp các nănglực cần thiết cho tất cả các vị trí làm việc ở các cấp khác nhau trong tổ chức Khung nănglực được hình thành sau khi đã xác định đủ các năng lực cần thiết cho các vị trí làm việchoặc nhóm nghề nghiệp trong cơ quan

3 Đánh giá nhu cầu đào tạo dựa trên khung năng lực

Nhu cầu đào tạo hay còn gọi là nhu cầu nâng cao năng lực của một người hay nhóm

người là những gì người đó/ nhóm đó cần học để có thể đạt được một mục tiêu nhất địnhtrong cuộc sống hay công việc của họ Thông thường, nhu cầu học thường xuất phát từnhững mong muốn hay nguyện vọng của chính người học Đôi khi, người học không tựmình thấy ngay được những nhu cầu đó mà cần phải có sự hỗ trợ đánh giá từ bên ngoài để

có thể thấy rõ

Do vậy nhu cầu đào tạo chính là những kiến thức, kỹ năng, thái độ và quan điểm mà họcviên cần học để thực hiện tốt các yêu cầu công việc của họ

Đánh giá nhu cầu đào tạo dựa vào khung năng lực là quá trình thu thập, tổng hợp và

phân tích thông tin nhằm xác định các lĩnh vực hay nội dung; cách thức nâng cao năng lựccho mỗi cá nhân/ nhóm người vì mục đích giúp họ có được những năng lực cần thiết để thựchiện tốt nhất các công việc của mình

Việc đánh giá nhu cầu đào tạo được thực hiện ở hai mức độ Mức độ chung và mức độ chitiết

 Đánh giá nhu cầu đào tạo ở mức độ chung trả lời cho câu hỏi: Trong dự án mỗi

nhóm cán bộ/ nhân viên cần được đào tạo nâng cao những năng lực gì để thực hiệntốt các nhiệm vụ trong công việc của họ? Như vậy họ cần học những chủ đề gì? Ví

dụ chủ đề quản lý dự án; quản lý tài chính; phương pháp đào tạo Ngoài ra cần xácđịnh những nhóm này cần được đào tạo, nâng cao năng lực qua những hình thức nào.Đây chính là đánh giá nhu cầu nâng cao năng lực tổng thể ở nhiều khía cạnh nănglực của các nhóm mục tiêu

 Đánh giá nhu cầu đào tạo ở mức độ chi tiết trả lời cho câu hỏi: Nhóm học viên này

cần nâng cao những loại năng lực gì để thực hiện tốt một mảng công việc, một sốnhiệm vụ trong công việc của họ? Như vậy họ cần học những bài học cụ thể nàotrong chủ đề đã được xác định? Ví dụ một số bài học trong chủ đề “Giám sát đánhgiá có sự tham gia” như khái niệm giám sát và đánh giá, vai trò của các bên liên quantrong giám sát đánh giá, khái niệm và cách xây dựng hệ thống chỉ số giám sát, cáccông cụ giám sát có sự tham gia Bên cạnh đó việc phân tích nhu cầu đào tạo ở mức

độ chi tiết cho phép xác định những phương pháp tập huấn phù hợp để tiếp cận nhómhọc viên cụ thể đó Đây chính là đánh giá nhu cầu đào tạo của một nhóm học viênđối với một chủ đề cụ thể đã được xác định sẵn

4 Ích lợi của việc đánh giá nhu cầu đào tạo

Việc đánh giá nhu cầu nâng cao đào tạo sẽ mang lại rất nhiều lợi ích như sau:

nhu cầu đào tạo sẽ giúp những người thiết kế và thực hiện các hoạt động nâng caonăng lực xác định được nội dung và phương pháp nâng cao năng lực phù hợp nhằmtăng cường được sự hứng thú học tập và sự tham gia của nhóm mục tiêu trong cáchoạt động nâng cao năng lực Những nội dung học tập sát với thực tế công việc vàkhả năng học tập sẽ giúp họ có khả năng áp dụng sau khi tham dự các hoạt độngnâng cao năng lực

tăng cường tính hiệu quả, đánh giá nhu cầu đào tạo sẽ giúp các cán bộ làm công tác

7

nâng cao năng lực đưa ra được các chiến lược nâng cao năng lực cụ thể Các chiếnlược và hoạt động nâng cao năng lực sẽ tập trung nguồn lực vào những nội dung, chủ

đề cần thiết cho công việc và phù hợp với định hướng của các chương trình nên tránhđược lãng phí không cần thiết do đào tạo thiếu định hướng

lực Việc đánh giá nhu cầu nâng cao năng lực có sự tham gia của các bên liên quan

sẽ tăng cường nhận thức và cam kết thực hiện của các bên

dự án thành công và bền vững đều có quá trình nâng cao năng lực cho các bên liênquan Việc đánh giá nhu cầu đào tạo sẽ giúp cho các bên liên quan tham gia một cáchhiệu quả vào các hoạt động nâng cao năng lực và sự cam kết của họ trong các hoạtđộng của chương trình/dự án sau này

Với những lợi ích đó lớp học đánh giá nhu cầu đào tạo tại Trạm Tấu có đưa ra một số

khẩu hiệu về tính cần thiết của đánh giá nhu cầu đào tạo - TNA (Training Need

Asseessment) như sau:

TNA- Biết mình, biết người trăm trận trăm thắng

“ Không TNA = Đẽo cày giữa đường”

PHẦN II - CÁC LÝ THUYẾT ÁP DỤNG TRONG ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO DỰA TRÊN KHUNG NĂNG LỰC

1 Lý thuyết khoảng cách

Lý thuyết “khoảng cách” thường được dùng để phân tích nhu cầu nâng cao năng lực Lý

thuyết này về bản chất là xác định năng lực còn thiếu trên cơ sở so sánh giữa năng lực cần

có (lý tưởng) để thực hiện tốt nhất yêu cầu công việc và năng lực hiện tại đang có Hai hình

vẽ dưới đây minh họa những phần cơ bản trong lý thuyết “khoảng cách”

Hình vẽ 2 là bức tranh hoàn chỉnh của một quả táo thể hiện cho hình ảnh năng lực lý tưởng

mà một người nhân viên cần có để thực hiện tốt nhất công việc của mình, hoặc một cơ quan/chương trình hay một nhóm cần có để thực hiện tốt các chức năng cần thiết Đó cũng là hìnhảnh mô tả chân dung năng lực của người cán bộ/nhân viên đáp ứng mong đợi của cơ quancũng như các bên liên quan

Hình vẽ 1 cho thấy một bức tranh không hoàn chỉnh và thể hiện hiện trạng về năng lực củanhân viên hay cơ quan/ nhóm tại thời điểm hiện tại Trong những kỹ năng, kiến thức, thái độlàm việc hiện tại của họ, có những điều tốt, hiệu quả như mong đợi Bên cạnh đó còn cónhững điều chưa được như mong đợi của cơ quan, và của các bên liên quan Những điềuchưa được như mong đợi này chính là phần còn thiếu, hay là “khoảng cách”, cần được bổsung thêm để nó trở thành một bức tranh hoàn chỉnh như năng lực lý tưởng

So sánh giữa hình ảnh “hiện trạng” và “lý tưởng” ta thấy rằng để có được hình ảnh lý tưởng,cần phát triển thêm một số kỹ năng, kiến thức và thái độ phù hợp Những năng lực cần pháttriển đó chính là khoảng cách năng lực

Đánh giá nhu cầu đào tạo chính là tìm ra các khoảng cách có thể lấp đầy thông qua các hoạtđộng nâng cao năng lực Để làm được việc này, bạn cần tìm ra hình ảnh Lý Tưởng và tìm rahình ảnh Hiện trạng để xác định các khoảng cách, sau đó mới biết được khoảng cách nào màchúng ta có thể tiến hành nâng cao năng lực được

Dựa trên lý thuyết khoảng cách, để xác định nhu cầu đào tạo cần thực hiện theo các nộidung nghiên cứu chính sau:

 (1) xác định những kiến thức, kỹ năng và thái độ cần có để thực hiện tốt công việchiện tại hoặc công việc sẽ làm trong tương lai

 (2) xác định những kiến thức, kỹ năng, thái độ cần thiết mà nhân viên đã có, chưa cóhoặc đã có nhưng chưa đủ tốt

 (3) xác định nhu cầu nâng cao năng lực chung bằng cách xác định sự khác biệt giữanhững kết quả bước (1) và bước (2); và cuối cùng là

 (4) lựa chọn nhu cầu nâng cao năng lực mà chúng ta có thể đáp ứng thông qua cáchoạt động đào tạo, nâng cao năng lực

Ứng dụng của lý thuyết khoảng cách nhằm giúp người đánh giá nhu cầu đào tạo xác định được định hướng và những thông tin/câu hỏi chính cần trả lời khi thu thập, tổng hợp và

phân tích thông tin về nhu cầu đào tạo

2 Lý thuyết phản hồi 360o

Trong quá trình đánh giá nhu cầu đào tạo, chúng ta cần thu thập thông tin từ các nguồn khác

nhau nhờ lý thuyết phản hồi 360 o Những bên liên quan thường tham gia quá trình cungcấp thông tin bao gồm: đối tượng được phân tích và xác định nhu cầu nâng cao năng lực(nhóm mục tiêu); cán bộ cấp trên của nhóm mục tiêu; và khách hàng/ người hưởng lợi/ cán

bộ cấp dưới của nhóm mục tiêu Cấp trên của nhóm đối tượng thường có ý tưởng tốt về hìnhảnh Lý Tưởng hay năng lực cần có; người hưởng lợi/ khách hàng/ cấp dưới thường miêu tảtốt hình ảnh Hiện Trạng năng lực; và nhóm mục tiêu là người có thể cung cấp thông tin về

cả năng lực cần cần và hiện trạng năng lực

Ứng dụng của lý thuyết phản hồi 360 o

nhằm xác định các nguồn cung cấp thông tin để

đánh giá nhu cầu đào tạo dựa trên nguyên tắc thu thập và kiểm chứng nhiều nguồn thông tinmới đảm bảo tính chính xác của thông tin cũng như tạo ra sự đồng thuận của các bên liênquan về nhu cầu nâng cao năng lực

Như vậy muốn đánh giá nhu cầu đào tạo của ban quản lý dự án xã cần thu thập thông tin từchính bản thân họ và các bên liên quan khác trong sơ đồ nói trên Tuy nhiên cấp trên và cán

bộ chương trình thường là người cung cấp nhiều thông tin hơn về năng lực lý tưởng, nhómmục tiêu và các bên liên quan khác sẽ cung cấp tốt các thông tin về hiện trạng năng lực

11

Cấp trên

( BQLDA Huyện)

Cấp dưới

(Ban phát triển thôn bản)

Người hưởng lợi hoặc

3 Lý thuyết chuyên môn

Ngoài ra để đánh giá nhu cầu đào tạo nhóm nghiên cứu cần có các kiến thức, khung lý thuyết chuyên môn có liên quan như quản lý dự án theo LEAP, dinh dưỡng hay quyền trẻ

em Các khung lý thuyết này sẽ giúp chúng ta hình dung các công việc như thế nào mới đápứng yêu cầu về mặt chuyên môn hay nghiệp vụ công tác, trên cơ sở đó đánh giá được nhucầu về năng lực

PHẦN III - TIẾN TRÌNH NGHIÊN CỨU ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO

Tiến trình nghiên cứu đánh giá nhu cầu đào tạo được thực hiện thông qua 12 bước hành độngnghiên cứu

Giai đoạn theo dõi tiếp theo

Giai đoạn phân tích và viết báo cáo

(Analysis and report writing)

Bước 7 Thu thập thông tin đợt 1

Bước 6 Thử nghiệm công cụ và lập kế hoach

nghiên cứu

Bước 5 Lựa chọn phương pháp và thiết kế công cụ

nghiên cứu

Giai đoạn thiết kế khung nghiên

cứu (Protocol design)

Bước 4 Phát triển các câu hỏi nghiên cứu chi tiết Bước 3 Thu thập và nghiên cứu tài liệu thứ cấp có liên quan

Bước 2 Xác định mục tiêu nghiên cứu và câu hỏi nghiên cứu

chính

Giai đoạn chuẩn bị

(Preparation)

Bước 1 Xác định chủ đề, các bên liên quan của nghiên cứu

1 Xác định chủ đề và các bên liên quan của nghiên cứu

 Xác định những ai có quantâm/chịu tác động bởinghiên cứu này

 Thành lập nhóm nghiêncứu

2 Xác định mục tiêu nghiên cứu và các câu hỏi nghiên cứu chính

Xem ví dụ 1

14

Lưu ý khi thực hiện

 Chỉ xác định những bênliên quan trực tiếp

 Cần tập hợp người cónăng lực làm TNA vàkinh nghiệm chuyên mônvào nhóm nghiên cứu

Bên liên quan trực tiếp

o TNA cho ai

o TNA về những khíacạnh năng lực nào

o Phạm vi nghiên cứu ởđâu

o Kết quả cụ thể cần đạt

là gì

Câu hỏi nghiên cứu chính

Khung năng lực của các nhóm

Lưu ý khi thực hiện

Căn cứ vào quỹ thời gian, ngân sách và khả năng nghiên cứu của nhóm nghiên cứu để xác định mục tiêu nghiên cứu

Câu hỏi nghiên cứu chính trong TNA thường chỉ bao gồm 4 câu hỏi

Xem ví dụ 1

3 Thu thập và nghiên cứu tài liệu thứ cấp liên quan

 Ghi chép thông tin thứ cấp quantrọng vào biểu mẫu

 Xác định khung năng lực sơ bộbằng công cụ phân tích côngviệc

 Xác định thông tin về nhóm mụctiêu liên quan tới việc lấy mẫusau này

Lưu ý khi thực hiện

 Kiểm tra tính cập nhật củatài liệu

 Ghi lại những chỗ cần kiểmchứng thông qua nguồnthông tin sơ cấp

 Hoàn thiện khung năng lực

sơ bộ qua nguồn thông tin sơcấp

Nguồn thông tin thứ cấp

 Chiến lược phát triển của chương trình

 Thiết kế (khung logic) của chương trình,

Kế họach hành động

 Sơ đồ tổ chức, bản mô tả công việc

 Qui định, qui chế có liên quan

 Tài liệu chuyên môn về các lĩnh vực can

 Biên bản họp ban quản lý dự án

 Báo cáo công việc của các cá nhân liên

quan

Công cụ

Biểu mẫu ghi chép thông tin thứ cấp ( xem ví dụ 2)Phân tích công việc

4 Phát triển câu hỏi nghiên cứu chi tiết

17

Mục tiêu

 Xây dựng câu hỏi nghiên

cứu chi tiết để thu thập thông

tin

Cách thực hiện

 Xác định cơ sở để trảlời các câu hỏi chính.Đây chính là những câuhỏi nghiên cứu chi tiếtcần thu thập

 Đưa ra các câu hỏinghiên cứu thu thậpthông tin dựa trên cơ sởnói trên

 Áp dụng lý thuyết phảnhồi 360o để xác địnhcác bên liên quan cụ thểnào có thể trả lời nhữngcâu hỏi chi tiết này

Lưu ý khi thực hiện

 Tránh nhầm lẫn câu hỏinghiên cứu chi tiết vớicâu hỏi cụ thể trong cáccông cụ thu thập thôngtin Câu hỏi cụ thể đượcxây dựng trong cáccông cụ thu thập thôngtin và dựa vào các câuhỏi chi tiết cũng nhưnhóm đối tượng mụctiêu

 Đưa ra câu hỏi nghiêncứu chi tiết theo cấutrúc:

o Khung năng lựccần có

o Hiện trạng nănglực

o Khoảng cách nănglực

o Giải pháp nângcao năng lực

Cơ sở xây dựng câu hỏi

nghiên cứu chi tiết

 Bốn câu hỏi nghiên cứu

chính

 Mong đợi, yêu cầu của các

bên liên quan về công việc

và khung năng lực

 Nhận xét đánh giá về kết

quả công tác và năng lực

hiện tại

 Các yếu tố ảnh hưởng tới

việc nâng cao năng lực và

giải pháp

Xem ví dụ 3

5 Lựa chọn phương pháp và thiết kế công cụ thu thập thông tin

Mục tiêu

 Lựa chọn phương pháp

nghiên cứu

 Thiết kế công cụ thu thập

thông tin sử dụng phương

phá đã lựa chọn

Cách thực hiện

 Xem xét các phươngpháp thu thập thông tinkhác nhau

 Lựa chọn nhữngphương pháp phù hợpnhất với câu hỏinghiên cứu và nguồncung cấp thông tin

 Thiết kế tiến trình/câuhỏi cụ thể của từngcông cụ để thu thậpthông tin theo từngphương pháp nghiêncứu

Các phương pháp nghiên cứu

 Nghiên cứu tài liệu thứ cấp

 Kiểm chứng thông tinvới nhiều nguồn,phương pháp khácnhau

 Sử dụng kỹ năng đặtcâu hỏi, các dạng câuhỏi để xây dựng câuhỏi cụ thể trong côngcụ

6 Thử nghiệm công cụ thu thập thông tin và lập kế hoạch nghiên

 Lập kế hoạch thu thập thông

tin nghiên cứu

Cách thực hiện

 Thử nghiệm các công cụ đã thiết kế ở bước trên

 Phát hiện những chỗ chưa hợp lý của công cụ

 Điều chỉnh công cụ cho phù hợp thực tế

* Lập kế hoạch nghiên cứu

 Xác định cách lấy mẫu dựa trên phương pháp nghiên cứu và thông tin về nhóm mục tiêu

 Xác định các họat động cần thực hiện trong đợt thu thập thông tin

 Sắp xếp trình tự các họat động theo cấu trúc thông tin cần thu thập và thời gian làmviệc

 Chia nhóm và phân công công việc cho nhóm nghiên cứu viên thực hiện các họat động nói trên

 Lập danh mục các điều kiện hậu cần để chuẩn bị

 Thông báo sớm cho các bên liên quan về kế họach nghiên cứu

Lưu ý khi thực hiện

 Điều chỉnh công cụ đã thiết kế

theo các khía cạnh như:

o Tiến trình thực hiện các

bước của công cụ

o Cấu trúc câu hỏi

hiện những điều chỉnh cần thiết

 Chia nội dung nghiên cứu theo địa

bàn, mỗi địa bàn tập trung vào

một số nội dung nhất định Tuy

nhiên vẫn cần lấy mẫu lặp lại để

kiểm chứng thông tin

Nguồn thông tin

 Cỡ mẫu, số nhóm mẫu, đặc

điểm của từng nhóm mẫu

 Lịch/ thời gian làm việc của các

nhóm đối tượng nghiên cứu

Xem ví dụ 4

7 Tiến hành thu thập thông tin đợt 1

Mục tiêu

 Thu thập thông tin từ các

nhóm đối tượng nghiên cứu

tại một số ít địa bàn nghiên

cứu

 Tiếp tục kiểm định công cụ

nghiên cứu

Cách thực hiện

 Sử dụng công cụ nghiên cứu

để thu thập thông tin

 Ghi chép và lưu giữ các thôngtin thu thập được

 Họp nhóm nghiên cứu viên đểđảm bảo kế hoạch nghiên cứuthực hiện có hiệu quả

Lưu ý khi thực hiện

 Tạo không khí cởi mở, phù hợp vớicác nhóm đối tượng nghiên cứu

 Linh hoạt điều chỉnh kế họach nếu

có phát sinh đột xuất

 Phối hợp chặt chẽ giữa các thànhviên trong nhóm nghiên cứu để thuthập và bổ sung thông tin cho nhau

 Cấp trên, dưới của nhóm mục tiêu

 Người dân/người hưởng lợi

 Cán bộ chương trình

 Các cá nhân/ban nghành phối kếthợp

 Tài liệu thức cấp có liên quan

8 Phân tích thông tin sơ bộ những thông tin thu thập được

21

Mục tiêu

 Phân tích thông tin ban đầu và đối chiếu

với câu hỏi nghiên cứu

 Xem xét và điều chỉnh công cụ hoặc kế

họach nghiên cứu nếu cần

Cách thực hiện

 Phân tích thông tin thu thập qua đợt 1

theo từng câu hỏi nghiên cứu và sơ đồ

phân tích thông tin bằng cây nhân quả

 Xem xét và rút kinh nghiệm trong

nhóm về cách ghi chép thông tin

 Phản hồi cho các thành viên trong

nhóm về cách thu thập thông tin

 Rà soát công cụ thu thập thông tin

 Tiến hành điều chỉnh công cụ, kế

họach nghiên cứu nếu thấy cần thiết

 Ghi lại những thông tin chưa rõ, thiếu

để kiểm chứng lại hay bổ sung trong

lần thu thập thông tin đợt 2

 Xây dựng cấu trúc báo cáo sơ bộ

Lưu ý khi thực hiện

 Bước này có thể thực hiện trong

quá trình thực hiện bước 7 và 9

 Xem xét việc lấy thêm mẫu hoặc

thiết kế thêm công cụ mới sau khi

thực hiện bước này (nếu cần)

Công cụ

Phân tích thông tin bằng

cây nhân quả

Vì sao chưa tốt

Sơ đồ phân tích thông tin bằng cây nhân quả

Yêu cầu về năng lực

Liệt kê biểu hiện về năng lực hiện tại thể hiện qua công việc

Nhận định về năng lực tốt

Nhận định về năng lực chưa tốt

Vì sao tốt

Giải pháp

Yêu cầu

về công việc

9 Tiến hành thu thập thông tin đợt 2

 Lưu trữ các thông tin

 Họp nhóm hàng ngày

để tiếp tục tổng hợp vàphân tích sơ bộ thôngtin

 Phát hiện và bổ sunghay kiểm chứng nhữngthông tin còn thiếu

Lưu ý khi thực hiện

 Chia sẻ thông tin giữacác nhóm nhỏ nếu nhómnghiên cứu chia thànhnhóm nhỏ

 Đảm bảo sự tham giađồng đều, khách quancủa các thành viên trongnhóm nghiên cứu

 Tiếp tục thu thập nhữngthông tin thứ cấp cầnthiết

10 Tổng hợp và phân tích thông tin

Sơ đồ tổng hợp và phân tích thông tin

Nguồn thông

tin B

Thông tin khác biệt, thiếu logic

Kiểm chứng lại thông tin

Thông tin đúng

Thông tin không chính xác, liên quan

Loại bỏ

Công cụ

Phân tích thông tin bằng cây nhân quả

Lưu ý khi thực hiện

Chia nhóm để tổng hợp và phân tích thông tin theo từng nhóm đối tượng nghiên cứu

Tránh vội vã trong nhận định hay loại bỏ thông tin

Nguồn thông tin

Thông tin thứ cấp

Thông tin sơ cấp từ các nhóm

đối tượng nghiên cứu

23

Mục tiêu

 Tổng hợp và phân tích

thông tin thu được trong

toàn đợt nghiên cứu với

tất cả các nguồn thông tin

Nhận định và khuyến nghị

11 Chuẩn bị báo cáo nghiên cứu

Cấu trúc báo cáo TNA

 Trang bìa báo cáo

Lưu ý khi thực hiện

 Lựa chọn ngôn ngữ phù hợp khi viết

 Thông tin sơ cấp từ các nhóm đối

tượng nghiên cứu

12 Chia sẻ báo cáo và lập kế họach hành động

Mục tiêu

 Chia sẻ kết quả nghiên

cứu và phê duyệt báo cáo

 Gửi báo cáo cho các bên liên quan xem và phê duyệt/ góp ý cho báo cáo

 Hoàn thiện báo cáo lần cuối

 Lưu trữ báo cáo và các dữ liệu có liên quan

 Điều hành họp để lập kế hoạch thực hiện chương trình nâng cao năng lựcvới các câu hỏi sau:

o Mỗi nhóm mục tiêu cần học những nội dung gì?

o Những nội dung nào nên thực hiện trước?

o Học bằng phương pháp nào là tốt nhất?

o Người thực hiện họat động nâng cao năng lực nên là ai?

o Khi nào nên thực hiện họat động đó?

o Học ở đâu mới hiệu quả?

Lưu ý khi thực hiện

 Đảm bảo sự tham gia của các bên liên quan trong quá trình phê duyệt, lập

kế họach nâng cao năng lực

 Tập trung kinh phí cho những nội dung ưu tiên, nhóm mục tiêu ưu tiên

 Xem xét việc xây dựng nhóm giảng viên nòng cốt tại địa phương để đảmbảo tính bền vững của các hoạt động nâng cao năng lực

25

PHẦN IV – MỘT SỐ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU SỬ DỤNG TRONG ĐÁNH GIÁ NHU CẦU ĐÀO TẠO

1 Xây dựng khung năng lực dựa trên phân tích công việc

Phân tích công việc là gì ?

Phân tích công việc là quá trình thu thập

và phân tích thông tin về yêu cầu công

việc để đưa ra các năng lực cần có nhằm

đáp ứng được các yêu cầu đó

 Liệt kê các nhiệm vụ cụ thể cần

thực hiện trong từng mảng công

việc

 Đánh giá phạm vi công việc dựa

trên các khía cạnh sau:

(1) Công việc này cần báo cáo

cho ai? với loại báo cáo gì?

(2) Công việc này cần có mốiliên hệ với ai ?

(3) Công việc này chịu tráchnhiệm ra sao?

(4) Công việc cần có quyền hạn

gì để thực hiện tốt nhấtcông việc?

(5) Để hoàn thành công việcnày cần có những hỗtrợ/thiết bị đặc biệt gì?

 Xác định khung năng lực cần có

đối với từng mảng công việc:

o Kiến thức/ Kỹ năng/Thái độ/ Quan điểm nàocần có để đáp ứng cácyêu cầu công việc đó?

Lưu ý

 Phân tích theo từng mảng côngviệc tránh bỏ sót những năng lựccần thiết

 Chỉ nêu tên năng lực mà chưa cầnđưa ra các chỉ số cụ thể của nănglực

Xem ví dụ 5

2 Phỏng vấn bán cấu trúc

Phỏng vấn bán cấu trúc là gì ?

Phỏng vấn bán cấu trúc là phương pháp áp

dụng một chuỗi câu hỏi nhằm thu thập các

thông tin cụ thể, chi tiết từ người được

phỏng vấn Một số câu hỏi định hướng

được thiết kế trước khi phỏng vấn, một số

câu hỏi sẽ được phát triển tiếp trong quá

trình phỏng vấn

Mục tiêu

 Thu thập thông tin về năng lực cần

có, hiện trạng năng lực

 Thu thập thông tin về mong muốn

nâng cao năng lực và các lưu ý khi

xây dựng kế hoạch nâng cao năng

nhau thiết kế câu hỏi cụ thể trong

phiếu phỏng vấn (bảng hỏi) để thu

thập thông tin theo mục tiêu đặt ra

 Sắp xếp lịch hẹn gặp với đối tượng

nghiên cứu và thông báo sớm cho

họ

 Chuẩn bị sẵn phiếu phỏng vấn ghi

chép thông tin

Trong cuộc phỏng vấn

 Chào hỏi, làm quen ban đầu

 Giới thiệu sơ bộ của cuộc nghiêncứu, mục đích của cuộc phỏng vấn

và thời gian làm việc dự kiến

 Tiến hành đặt câu hỏi thu thậpthông tin

 Ghi chép đầy đủ các nội dungthông tin

 Tóm tắt và xin xác nhận những nộidung thông tin chính với ngườicung cấp thông tin

 Kiểm tra nhanh các câu hỏi và hỏithêm nếu thấy cần thiết

 Cảm ơn và kết thúc cuộc phỏngvấn

Sau cuộc phỏng vấn

 Tổng hợp và phân tích thông tinvới các thành viên trong nhómnghiên cứu càng sớm càng tốt

 Hỏi lại đối tượng phỏng vấn hoặcqua nguồn khác để bổ sung thêmthông tin nếu thấy cần thiết

 Lưu giữ và bảo quản cẩn thận cácphiếu ghi chép thông tin

Lưu ý

 Thường xuyên đặt thêm những câu

hỏi khai thác sâu thông tin

 Hỏi từng câu hỏi một, hỏi nhiều

câu hỏi mở, đánh dấu các câu hỏi

đã hỏi

 Dành thời gian lắng nghe và tạo cơ

hội để người phỏng vấn nói từ

80-90% thời gian của cuộc phỏng vấn



Không nên gợi ý trước câu trả lời cho

người được hỏi

 Sử dụng máy ghi âm ghi lại thông

tin nếu được sử đồng ý của người

được phỏng vấn

 Có thể sử dụng thêm các tranh/

ảnh, thẻ giấy minh hoạ giúp đối

tượng nghiên cứu dễ hình dung đặc

biệt là người dân tộc

Xem ví dụ 6

3 Phương pháp vẽ tranh

Phương pháp vẽ tranh là gì?

Phương pháp vẽ tranh là phương pháp thu

thập thông tin qua việc vẽ tranh để hình

ảnh hóa những suy nghĩ và cảm nhận của

đối tượng nghiên cứu

Mục tiêu

 Thu thập thông tin về năng lực cần

có, hiện trạng năng lực, khoảng

cách năng lực của nhóm mục tiêu

thông qua hoạt động vẽ tranh

 Khuyến khích chia sẻ thông tin

những đối tượng nghiên cứu khó

khăn trong giao tiếp thông thường;

hoặc khi cần đề cập tới những nội

dung tế nhị đối với nhóm đó

Thời gian 1-2 giờ

dự án mà họ cần thực hiện nếu cần

 Xác định năng lực cân có bằngcách yêu cầu đối tượng nghiên cứu

vẽ chân dung mô tả hình ảnh lýtưởng của người cán bộ ở vị trí làmviệc đó

 Chia nhóm nhỏ thảo luận và điềnvào bức tranh này những gì ngườinày cần có để làm tốt các công việcnói trên của dự án

 Các nhóm tự trình bày về ý nghĩacủa các chi tiết trong chân dung

 Người điều hành đặt câu hỏi làm rõthêm thông tin trong tranh chândung

 Đặt câu hỏi về hiện trạng năng lực

 Xác định khoảng cách năng lực vàlưu ý về kế hoạch xây dựng nănglực

Lưu ý

 Ghi chép đầy đủ thông tin khi cácnhóm trình bày

 Người điều hành có thể hỗ trợ vẽtranh và đặt câu hỏi lấy ý kiếntham gia của đối tượng nghiên cứu

 Mang theo bức tranh về làm tư liệunghiên cứu khi kết thúc thảo luận

Thảo luận nhóm chân dung

cán bộ quản lý dự án xã

Xem ví dụ 7

4 Thảo luận nhóm chấm điểm

Thảo luận nhóm chấm điểm là gì?

Thảo luận nhóm là phương pháp thu thập

thông tin thông qua việc điều hành thảo

luận với một nhóm các đối tượng nghiên

cứu theo chủ đề nhất định Trong quá trình

thảo luận, việc chấm điểm để giúp đối

tượng nghiên cứu thể hiện cảm nhận, so

sánh và đánh giá của họ về nội dung cần

nghiên cứu

Mục tiêu

 Thu thập thông tin về hiện trạng

năng lực

 Tìm hiểu mong muốn nâng cao

năng lực của nhóm mục tiêu

Thời gian 1-2 giờ

việc nào họ đã làm, chưa làm

 Chấm điểm năng lực thực hiệntừng công việc của họ tại thời điểmhiện tại theo thang điểm 10

 Đặt câu hỏi tìm các biểu hiện nănglực nào khiến những người thảoluận cho thang điểm như vậy

 Đặt câu hỏi về các mong muốnnâng cao năng lực của nhóm mụctiêu

 Tóm tắt lại kết quả thảo luận và kếtthúc cuộc thảo luận

Lưu ý

 Sử dụng tranh/ảnh để minh hoạcông việc cần làm giúp nhóm mụctiêu dễ hình dung Tuy nhiên tránhlạm dụng quá nhiều ảnh gây mấttập trung của đối tượng nghiên cứu

 Sử dụng hạt/ sỏi để hay cho việcchấm điểm đối với nhóm người

dân tộc thiểu số

 Tránh việc mất thời gian tranh luận

về điểm số tuyệt đối, điều quantrọng là tìm ra những biểuhiện/bằng chứng về hiện trạngnăng lực

Xem ví dụ 8

5 Thu thập thông tin bằng biểu đồ lịch sử

Biểu đồ lịch sử là gì?

Biểu đồ lịch sử giúp đối tượng nghiên cứu

mô tả và hình dung những sự kiện, thông

tin xảy ra theo từng thời kỳ với các mốc

thời gian quan trọng

Mục tiêu

 Thu thập và phân tích thông tin về

năng lực cần có, hiện trạng năng

lực

 Phát hiện tiến trình phát triển về

năng lực qua từng giai đoạn, thời

kỳ và những hoạt động/ biện pháp

nâng cao năng lực đã và sẽ sử dụng

Thời gian 1-2 giờ

Tiến trình

 Nêu mục đích của buổi làm việc

 Kẻ một trục thời gian trên giấy lớn,

đánh dấu mốc thời gian hiện tại

 Đặt câu hỏi để người tham gia tự

đánh giá cho điểm về năng lực hiện

tại

 Khuyến khích người tham gia mô

tả những việc/kết quả công việc họ

đã làm tốt để chứng minh cho mứcđiểm đã chọn

 Liệt kê các biểu hiện, dấu hiệu củacác năng lực họ đã có

 Yêu cầu người tham gia đánh giánăng lực của họ tại một/ một sốthời điểm trong quá khứ

 Yêu cầu họ liệt kê các dấu hiệu/biểu hiện chứng minh cho mức độnăng lực của người tham gia tạithời điểm đó

 Đặt câu hỏi để người tham gia xácđịnh mức độ năng lực cần có hoặcmong muốn của họ trong một thờiđiểm tương lai để có thể làm tốtnhiệm vụ của mình

 So sánh và xác định năng lực cònthiếu, cần bổ sung để đạt nhưmong muốn

 Phân tích nguyên nhân dẫn tới sựthay đổi năng lực qua từng thờiđiểm để xác định các biện pháp đãthực hiện

 Yêu cầu người tham gia chia sẻ cáchoạt động/ biện pháp nâng caonăng lực cần thực hiện để có đượcnhững năng lực còn thiếu hụt như

đã xác định ở bước trên

Lưu ý

 Biểu đồ lịch sử có thể dùng trongcuộc phỏng vấn cá nhân hoặc trongmột cuộc phỏng vấn nhóm

 Biểu đồ lịch sử dùng tốt nhất vớinhóm đối tượng biết chữ Nếu họkhông biết chữ, người điều hành cóthể ghi các thông tin vào biểu đồ

và đọc lại cho đối tượng nghiêncứu

 Sử dụng tranh ảnh, dụng cụ trựcquan để minh họa đối với nhómngười dân tộc thiểu số Cần ghi chú

cụ thể

6 Khảo sát sử dụng bảng hỏi

Khảo sát sử dụng bảng hỏi là gì?

Khảo sát sử dụng bảng hỏi là phương

pháp thu thập thông tin của từng cá nhân

đối tượng nghiên cứu thông qua việc

điền thông tin để trả lời những câu hỏi

đã thiết kế sẵn trong bảng hỏi (phiếu

khảo sát)

Mục tiêu

 Thu thập thông tin về hiện trạng

năng lực

 Thu thập thông tin về mong

muốn nâng cao năng lực của

 Thu thập bảng hỏi đã điền thôngtin

Lưu ý

 Áp dụng phương pháp này chonhững đối tượng có khả năng biếtđọc, viết tốt Nếu người trả lờikhông thành thạo, người phátphiếu có thể điền giúp thông tin

 Thiết kế bảng hỏi tối đa là 3 trangtránh để quá dài

 Sử dụng nhiều dạng câu hỏi đểtránh nhàm chán

 Dành đủ chỗ trống để người trảlời điền thông tin

 Đối với nghiên cứu định lượngcần đánh mã số vào bảng hỏi và

sử dụng phần mềm thống kê phântích dữ liệu từ bảng hỏi

Xem ví dụ 10

Phương pháp quan sát trực tiếp

Quan sát trực tiếp là gì?

Quan sát trực tiếp là phương pháp sử

dụng các giác quan (đặc biệt là thị giác

và thính giác) để quan sát một cách có

hệ thống và có mục đích các đối tượng,

sự kiện, quá trình, quan hệ và ghi chép

lại các quan sát này

Mục tiêu

 Thu thập thông tin về hiện trạng

năng lực của một số loại năng lực

liên quan tới phương pháp, kỹ

năng, thái độ làm việc

 Kiểm tra chéo thông tin với các

 Xây dựng phiếu quan sát/ bảngkiểm theo cách sau

o Sắp xếp các khía cạnh cầnquan sát thành các nhómhoặc theo trình tự thờigian để tiện quan sát

o Mô tả các khía cạnh cầnquan sát cụ thể và rõ ràng

o Chọn cách ghi thông tintheo cách cho điểm, đánhgiá mức độ, nhận xét có/không

 Thực hiện việc quan sát và ghilại thông tin quan sát được vàobảng kiểm hoặc phiếu quan sát

Lưu ý

 Phân biệt sự khác nhau: bảngkiểm nhằm quan sát thao táctheo một trật tự logic chặt chẽ ,phiếu quan sát không đòi hỏiquá chặt chẽ về trình tự của cácthao tác

 Ghi lại quan sát một cáchkhách quan sự việc diễn ra theothực tế

 Trang bị kiến thức và kỹ năng

chuyên môn tốt đối với lĩnh vực

cần quan sát

 Phân tích thông tin thu được từ

nhiều góc độ, tránh suy diễn

Xem ví dụ 11

7 Phân tích thông tin bằng cây nhân quả

Phân tích thông tin bằng cây

nhân quả là gì?

Phân tích thông tin bằng cây nhân quả là

phương pháp phân tích thông tin một

cách logic theo mối quan hệ nguyên

hiện công việc nào đã làm tốt,

công việc nào chưa làm hay chưa

làm tốt như mong đợi

 Phân tích nguyên nhân dẫn đếnkết quả công tác đó và xác địnhnhững nguyên nhân thuộc vềnăng lực, nguyên nhân nào doyếu tố ngoài năng lực

 Nhận định những năng lực/ chỉ sốcủa từng năng lực nào đã tốt,chưa tốt, chưa có

 Tiếp tục phân tích kỹ nguyênnhân vì sao nhóm mục tiêucó/chưa có năng lực đó

 Đưa giải pháp nâng cao năng lực

có thể áp dụng để giải quyếtnguyên nhân đã phát hiện

 Xem sơ đồ phân tích thông tinbằng cây nhân quả trang 21

Lưu ý

 Biểu hiện/ bằng chứng chứng vềcác thức thực hiện công việcphản ánh mức độ năng lực

 Không phải lúc nào năng lựccũng nguyên nhân dẫn đến kếtquả công việc chưa tốt Kết quảcông tác có thể còn phụ thuộc cácyếu tố bên ngoài Vì vậy cần tìm

đủ nguyên nhân dẫn đến kết quảcông tác và chỉ xác định nhữngnguyên nhân về năng lực mà thôi

 Kiểm chứng thông tin qua nhiềunguồn để đảm bảo kết quả phântích và đưa ra nhận định chínhxác

Xem ví dụ 12

Xem ví dụ 12