HƯỚNG DẪN SỬ DỤNGPHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH“MỘT CỬA” CẤP XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN

- Có 2 tình trạng trả: o Bộ phận một cửa sẽ giải quyết :  Là những hồ sơ trả ngay, bộ phận 1 cửa sẽ trả ngay cho công dân và mục người ký phải chọn là bộ phận 1 cửa o Chuyển sang bộ phậ

SỞ THÔNG TIN VÀ TRUYỀN THÔNG HÀ NỘI

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG

PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH

“MỘT CỬA” CẤP XÃ, PHƯỜNG, THỊ TRẤN

1

MỤC LỤC

MỤC LỤC i

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN LÝ HỒ SƠ HÀNH CHÍNH “MỘT CỬA” XÃ PHƯỜNG THỊ TRẤN 1

Giới thiệu Quy trình quản lý trong phần mềm cấp xã phường thị trấn 1

Đăng nhập hệ thống: 2

Đổi mật khẩu: 2

II – Quyền chuyên viên một cửa: 3

1 Màn hình đăng nhập thành công: 3

2 Nhập hồ sơ mới: 3

3 Nhập hồ sơ chứng thực: 7

3.1 Nhập hồ sơ bổ sung 9

4 Nhận kết quả xử lý 10

5 Trả hồ sơ: 11

5.1 Trả hồ sơ bổ sung 12

6 Danh sách hồ sơ chưa giao xử lý: 13

8 In sổ nhật ký: 15

9 Báo cáo: 19

III – Quyền lãnh đạo phường: 20

1 Màn hình đăng nhập thành công: 20

2 Hồ sơ chưa giao xử lý: 20

3 Hồ sơ chờ duyệt kết quả xử lý: 21

4 Duyệt kết quả xử lý của phòng chuyên môn: 22

5 Tìm kiếm: 23

6 Báo cáo: 24

IV – Quyền chuyên viên phòng ban: 25

1 Màn hình đăng nhập thành công: 25

2 Nhận hồ sơ từ một cửa: 25

3 Hồ sơ đang xử lý: 25

4 Tìm kiếm hồ sơ: 26

5 Báo cáo: 28

HƯỚNG DẪN SỬ DỤNG PHẦN MỀM QUẢN Lí HỒ SƠ HÀNH CHÍNH “MỘT

phiếu nhận

và hẹ n

t rả kq

danh sách nhận thụ

lý hồ sơ

phiế u h ớng dẫn bổ sung hs

phi ếu yêu cầu bổ sung hs

trả phiế u yêu cầu

bổ sung hồ sơ

trình ký kết quả

trả kết quả đã ký duyệ t trả kết quả hs cho 1 cửa

danh sách nhận kết quả hồ sơ

trả kq

và lập

xác nhận

KIểM TRAHồ SƠ

T Hụ Lý Và KIểM TRA NộI DUNG

Hồ SƠ

lãnh đạo duyệt kq

Hướng dẫn kết nối vào hệ thống phần mềm của xó phường thị trấn

địa chỉ để kết nối với phần mềm là http://motcuaxa.hanoi.gov.vn/tenquanhuyen/

(vớ dụ http://motcuaxa.hanoi.gov.vn/caugiay/ hoặc http://motcuaxa.hanoi.gov.vn/bavi/)Màn hỡnh của phần mềm sẽ như ở bờn dưới

1

Người dùng sẽ phải điền vào thông tin mật khẩu cũ và mật khẩu mới.

Mật khẩu cũ là mật khẩu mặc định được cung cấp lần đầu, Mật khẩu mới là mật khẩu dongười sử dụng đặt để thực hiện thiết lập đăng nhập lần sau

II – Quyền chuyên viên một cửa:

1 Màn hình đăng nhập thành công:

Khi đăng nhập thành công màn hình sẽ hiển thị như hình bên dưới:

2 Nhập hồ sơ mới:

Người dùng chọn vào mục nhập hồ sơ trên menu chính

- Những mục (*) là những mục người dùng bắt buộc phải nhập vào

- Người dùng chọn tên lĩnh vực và chọn thủ tục tương ứng

- Khi chọn một thủ tục thì hệ thống sẽ hiển thị các tài liệu cần có cho hồ sơ mà công dân phải nộp

- Hạn trả : ngày và tháng phải là 2 số VD: 06/08/2012

3

o Trường hợp nhập : 6/8/2012– Không đúng  hệ thống sẽ báo lỗi và yêu cầu nhập đúng khuôn dạng

- Người dùng sẽ tích vào ô chọn cho tài liệu nào công dân có nộp

- Sau đó người dùng sẽ điền những thông tin của hồ sơ vào ô tương ứng

- Có 2 tình trạng trả:

o Bộ phận một cửa sẽ giải quyết :

 Là những hồ sơ trả ngay, bộ phận 1 cửa sẽ trả ngay cho công dân

và mục người ký phải chọn là bộ phận 1 cửa

o Chuyển sang bộ phận khác giải quyết:

 Mục người ký có thể bỏ qua

- Sau khi điền đầy đủ thông tin người dùng ấn vào nút Lưu hồ sơ

Hình dưới là thông tin hồ sơ vừa nhập:

Người dùng muốn sửa lại thông tin hồ sơ thì ấn vào mục Sửa hồ sơ, thông tin sẽ hiển thị

như hình dưới:

- Người dùng không được sửa tên thủ tục, kết quả hồ sơ

- Người dùng có thể sửa các thông về tên hồ sơ, các thông tin về chủ hồ sơ và ghi chú

- Sau khi sửa lại thông tin hồ sơ, người dùng ấn vào nút Cập nhật đề hoàn tất việc

sửa thông tin

5

2.1 In biên nhận:

Để in phiếu biên nhận với công dân ta chọn vào mục In biên nhận với công dân và bàn

giao hồ sơ, hình trên như hình dưới:

Hệ thống có 2 loại phiếu biên nhận công dân và phòng ban là Mẫu ngang (1 trang) và Mẫu dọc (2 trang) Cán bộ bộ phận một cửa có thể lựa chọn mẫu phiếu phù hợp để in hẹncông dân và chuyển cho bộ phận thụ lý

Hệ thống cho phép quản lý theo 02 mã số hồ sơ Mã HS: 001000343060051200002và mã sốnội bộ của đơn vị làtc3 Cán bộ và công dân có thể dùng cả 2 mã này để tìm kiếm thông tin hồ sơ đều được

Phiếu biên nhận với công dân và phiếu chuyển hồ sơ cho phòng thụ lý

in nhiều giấy biên nhận với công dân.

- Những mục * là những mục người dùng bắt buộc phải nhập vào

- Để thêm mới tài liệu ta nhấn vào nút Thêm tài liệu chứng thực khác Mỗi tài

liệu được tích chọn khi lưu hồ sơ sẽ là một đầu hồ sơ và hệ thống sẽ tạo ra các mã

hồ sơ khác nhau

- Khi người dùng điền đầy đủ thông tin vào bảng nhập hồ sơ và nhấn vào nút Lưu

hồ sơ thì màn hình sẽ hiện thị thông tin hồ sơ vừa nhập như hình dưới:

7

- Người dùng muốn in biên nhận công dân thì chọn mục In biên nhận công dân

Phiếu biên nhận với công dân hồ sơ chứng thực bản sao

3.1 Nhập hồ sơ bổ sung

- Sau khi tìm kiếm hồ sơ bổ sung theo Mã hồ sơ, người dùng ấn vào Nhận bổ sung

để cập nhật thông tin như hình dưới:

- Người dùng bắt buộc phải nhập tên tài liệu, nếu muốn nhập tài liệu khác người dùng ấn vào nút Tài liệu khác

- Người dùng có thể thay đổi tên hồ sơ, thông tin về chủ hồ sơ, ghi chú Sau đó ấn

nút Cập nhật để hoàn tất

Thông tin chi tiết hồ sơ bổ sung:

9

Người dùng có thể in biên nhận và sửa hồ sơ như các mục nêu trên

4 Nhận kết quả xử lý

Người dùng nhận kết quả xử lý hồ sơ từ cán bộ chuyên môn bằng cách chọn người xử lý

và nhập mã hồ sơ

Sau đó sẽ xuất hiện danh sách hồ sơ giao nhận :

- Người dùng ấn vào nút Cập nhật để nhận và xem danh sach hồ sơ giao nhận

Danh sách hồ sơ giao nhận để cán bộ 1 cửa lập và ký nhận rồi chuyển cho cán bộ thú lýlưu giữ danh sách bàn giao hồ sơ đã có kết quả.

5 Trả hồ sơ:

Những hồ sơ lãnh đạo duyệt kết quả xử lý sẽ vào trong danh sách hồ sơ sẵn sàng trả

Để biết hồ sơ sẵn sàng trả người dùng phải nhập mã hồ sơ và ấn nút Tìm kiếm

- Thông tin chi tiết hồ sơ

- Người dùng phải kiểm tra hồ sơ có lệ phí hay không, nếu có lệ phí người dùng

phải nhập lệ phí vào ô Lệ phí

- Người dùng nhập ghi chú vào mục kết quả trả

- Người dùng ấn nút Trả công dân để hoàn tất

11

5.1 Trả hồ sơ bổ sung

Người dùng nhập mã hồ sơ

Thông tin chi tiết của hồ sơ bổ sung như hình dưới:

- Người dùng kiểm trả lại các thông tin của hồ sơ, lệ phí, ghi kết quả trả sau đó ấn

nút Trả công dân để hoàn tất.

6 Danh sách hồ sơ chưa giao xử lý:

- Những hồ sơ không trả ngay thì sẽ vào danh sách hồ sơ chưa giao xử lý

- Người dùng có thể lọc hồ sơ theo các tiêu chí của tìm kiếm hồ sơ VD:

o Mã hồ sơ, tên thủ tục, người trong hồ sơ …

- Người chuyên viên một cửa phải chuyển hồ sơ cho cán bộ chuyên môn xử lý bằng

cách chọn vào mục Cán bộ xử lý sau đó chọn tên cán bộ chuyên môn và ấn Cập

nhật

13

7 Tìm kiếm:

Mục Tìm kiếm hồ sơ:

- Người dùng có thể lọc hồ sơ theo nhiều tiêu chí của mục Tìm kiếm hồ sơ

Sau khi tìm kiếm hồ sơ

Để xem thông tin chi tiết của hồ sơ thì ta kích chuột vào dãy mã số hồ sơ tương ứng.VD: bd23

Thông tin hồ sơ sẽ hiển thị như sau:

- Tại đây người dùng cũng có thể in các phiếu biên nhận như mục 2.1

- Nếu tình trạng xử lý của hồ sơ là có kết quả trả công dân, người dùng có thể

ấn nút Trả hồ sơ để xác nhận đã trả kết quả cho công dân.

8 In sổ nhật ký:

Người dùng có 2 lựa chọn

- Có thể in trực tiếp ra máy in bằng cách thiết lập chế độ in ở trình duyệt

- Có thể lưu sổ nhật ký ra file excel bằng cách tích chọn vào ô Xuất ra file Excel

- Người dùng có thể xem danh sách các hồ sơ bằng cách chọn chức năng này như

hình trên Chọn các tiêu chí tìm kiếm và nhấn nút Tìm kiếm hệ thống sẽ cho kết

quả như hình bên dưới:

15

- Tại đây người dùng ấn tổ hợp phím Ctrl + P để thiết lập trang in

Đây là mục thiết lập trang in của trình duyệt Google chrome Người dùng tùy chỉnh các

thông số như chọn máy in, bố cục, màu … sau đó ấn nút In để hoàn tất.

Đây là mục thiết lập trang in trên trình duyệt của firefox

Người dùng kích chọn nút Thiết lập trang để tùy chỉnh các thông số trước khi in

- Thiết lập trang gồm các tùy chỉnh về định dạng, căn lề …

Sau khi đã thiết lập xong các thông số và tùy chỉnh, người dùng kích chọn nút In để tiến

hành in:

17

- Người dùng chọn tên máy in ở mục Name, số trang … sau đó ấn nút OK để hoàn

tất

- Nếu người dùng chọn xuất ra file excel thì sẽ hiển thị như hình dưới

9 Báo cáo:

Hình dưới là thông tin báo cáo tiếp nhận và trả hồ sơ cho công dân Để chọn mục này

người dụng chọn vào Báo cáo trên menu chính.

Người dùng có thể xem chi tiết danh sách các hồ sơ theo từng mục thống kê bằng cách ấn

vào số hồ sơ VD: 4HS – Danh sách các hồ sơ đã xử lý

- Danh sách các hồ sơ đã xử lý

- Người dùng có thể in báo cáo và xuất ra Excel tương tự mục trên

19

III – Quyền lãnh đạo phường:

3 Chi tiết hồ sơ:

Trong chi tiết hồ sơ, người dùng có thể hủy hồ sơ, bổ sung ý kiến cho hồ sơ hoặc đưa ra

6 Báo cáo:

Chọn chức năng này như hình bên dưới

IV – Quyền chuyên viên phòng ban:

1 Màn hình đăng nhập thành công:

2 Nhận hồ sơ từ một cửa:

- Để nhận hồ sơ từ một cửa, chuyên viên phải nhập vào mã hồ sơ và ấn vào nút Tìm

kiếm

- Sau khi nhập mã hồ sơ sẽ ra thông tin hồ sơ giao nhận

- Ấn nút Cập nhật bên dưới để nhận hồ sơ

3 Hồ sơ đang xử lý:

23

Là những hồ sơ đã cho ý kiến xử lý, những hồ sơ trình lãnh đạo nhưng lãnh đạo không duyệt trả lại.

- Tại mục Danh sách hồ sơ :

o Người dùng có thể thay đổi trang thái của tình trạng hồ sơ

o Người dùng có thể chọn lãnh đạo ký

- Hoàn tất các mục người dùng ấn nút Cập nhật thay đổi để hoàn tất

4 Tìm kiếm hồ sơ:

- Người dùng có thể tìm kiếm hồ sơ theo từng mục như Mã hồ sơ, Tên thủ tục …

Để xem chi tiết hồ sơ thì ta kích chuột vào dãy mã hồ sơ tương ứng.VD: bd20, thông tin

hồ sơ sẽ hiển thị như hình dưới:

- Tại mục chi tiết hồ sơ :

o Người dùng có thể nhập ý kiến sau đó ấn nút Lưu ý kiến

o Nếu muốn bổ sung thông tin cho hồ sơ người dùng ấn nút Cập nhật phiếu yêu cầu bổ sung hồ sơ và ấn nút Cập nhật như hình dưới:

o Người dùng có thể cập nhật công văn thông báo tạm dừng hoặc không xử lý

hồ sơ bằng cách ấn chọn nút Cập nhật công văn thông báo tạm dừng hoặc

5 Báo cáo:

Chọn chức năng báo cáo như hình bên dưới: