MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO

Phụ lục VII MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAOKèm theo Quy định về công tác văn thư tại Viện Cơ khí Năng lượng và Mỏ-VINACOMIN Tham khảo các văn bản pháp quy, bổ sung cho phù

Trang 1

Phụ lục VII MẪU TRÌNH BÀY VĂN BẢN HÀNH CHÍNH VÀ BẢN SAO

(Kèm theo Quy định về công tác văn thư tại Viện Cơ khí Năng lượng và

Mỏ-VINACOMIN ) Tham khảo các văn bản pháp quy, bổ sung cho phù hợp với điều kiện của Viện

THAM KHẢO THÊM QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ MẪU TRÌNH BÀY CỦA TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP THAN- KHOÁNG SẢN VIỆT NAM BAN HÀNH NĂM 2012

Mẫu 1.1 - Mẫu Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) 2

Mẫu 1.2 - Mẫu Quyết định (cá biệt) (ban hành hoặc phê duyệt

một văn bản khác)

4

Mẫu 1.3 - Quy chế, quy định (ban hành kèm theo quyết định) 5

Mẫu 1.4 - Văn bản khác (ban hành/phê duyệt kèm theo Q.định) 6

Mẫu 1.6 - Các hình thức văn bản hành chính khác như Chỉ thị

hành chính (cá biệt), Thông báo, Chương trình, Kế hoạch, Đề án, Phương án, Báo cáo, Tờ trình v.v

Chú ý:

File này sử dụng bộ gõ TELEX cho bộ phông (font) Unicode (dựng sẵn) dùng phông TimeNewRoman Bộ phông TCVN(ABC) là phông chữ trước đây tương đối thông dụng, tuy nhiên đến nay có nhiều nhược điểm, một trong số đó

là khả năng tương thích và trao đổi thông tin Vì vậy bộ phông chữ được khuyến cáo và quy định dùng khi cần trao đổi thông tin qua mạng là bộ font chữ Unicode (thông dụng và ưu việt hơn) Nếu bạn nào dùng máy mới, không sử dụng các văn bản cũ, nên lấy các mẫu theo font Unicode

Cách chuyển đổi file hoặc đoạn văn bản (đã có) từ phông TCVN(ABC) sang phông chữ Unicode được trình bày tại 1 file có trong CD.

THAM KHẢO THÊM QUY ĐỊNH VỀ THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ MẪU TRÌNH BÀY CỦA TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP THAN- KHOÁNG SẢN

VIỆT NAM BAN HÀNH NĂM 2012

Trang 2

Mẫu 1.1 Quyết định (cá biệt) (quy định trực tiếp) Về đầu file

TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP

THAN- KHOÁNG SẢN VIỆT NAM

VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ

VIỆN TRƯỞNG VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ- VINACOMIN (6)

Căn cứ quyết định số 2332/QĐ-HĐTV ngày 28-9-2010 của Tập đoàn côngnghiệp than - khoáng sản Việt Nam về việc phê duyệt Đề án chuyển Viện cơ khí nănglượng và mỏ sang hoạt động theo cơ chế tự trang trải kinh phí theo quy định tại Nghịđịnh 115/2005/NĐ-CP;

Căn cứ Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Viện cơ khí năng lượng và Vinacomin, ban hành kèm theo Quyết định số 2334/QĐ-HĐTV ngày 28/9/2010 củaHội đồng thành viên Tập đoàn công nghiệp than - khoáng sản Việt Nam;

mỏ-Căn cứ (7) ; (dấu chấm phẩy, đầu dòng không gạch)

Căn

cứ ; (dấu chấm phẩy)

Xét đề nghị của , (dấu phẩy)

QUYẾT ĐỊNH: (dấu hai chấm)

Điều 1 . (8) .(dấu chấm)

.(dấu chấm)

Lê Văn A

Trang 3

Ghi chú:

(5) Trích yếu nội dung quyết định.

(6) Nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chức vụ của người đứng đầu (ví dụ: Giám đốc Công ty , Viện trưởng Viện , Chủ tịch UBND Quận ); nếu thẩm quyền ban hành quyết định thuộc về tập thể lãnh đạo hoặc cơ quan, tổ chức thì ghi tên tập thể hoặc tên

cơ quan, tổ chức đó (ví dụ: Ban chấp hành Công đoàn…, Uỷ ban nhân dân )

(7) Nêu các căn cứ trực tiếp để ban hành quyết định.

(8) Nội dung văn bản.

(9) Quyền hạn, chức vụ của người ký như Giám đốc, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” vào trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo (ví dụ: TM Ban thường vụ, TM Hội đồng…); trường hợp cấp phó được giao ký thay người đứng đầu cơ quan thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký văn bản.

Trang 4

Mẫu 1.2 Quyết định (cá biệt) (ban hành, phê duyệt một văn bản khác)(*)Về đầu file

VIỆN TRƯỞNG VIỆN CƠ KHÍ NĂNG LƯỢNG VÀ MỎ- VINACOMIN

(HOẶC BAN CHẤP HÀNH )

Căn cứ quyết định số 2332/QĐ-HĐTV ngày 28-9-2010 của Tập đoàn côngnghiệp than - khoáng sản Việt Nam về việc phê duyệt Đề án chuyển Viện cơ khí nănglượng và mỏ sang hoạt động theo cơ chế tự trang trải kinh phí theo quy định tại Nghịđịnh 115/2005/NĐ-CP;

Căn cứ Điều lệ Tổ chức và hoạt động của Viện cơ khí năng lượng và Vinacomin, ban hành kèm theo Quyết định số 2334/QĐ-HĐTV ngày 28/9/2010 củaHội đồng thành viên Tập đoàn công nghiệp than - khoáng sản Việt Nam;

mỏ-Căn cứ ; (dấu chấm phẩy, đầu dòng không gạch)

Xét đề nghị của , (dấu phẩy)

QUYẾT ĐỊNH: (dấu hai chấm)

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này (Phê duyệt) . (1) . (dấu chấm)

.(dấu chấm)

(Chữ ký, dấu)

Lê Văn A

Trang 6

Mẫu 1.3 Quy chế, quy định ban hành kèm theo quyết định (*) Về đầu file

Chương (canh giữa,viết thường, đứng, đậm)

TÊN CHƯƠNG (canh giữa,viết hoa, đứng, đậm)

Mục I (đánh số La Mã, sau số điền dấu chấm ".")

TÊN MỤC (canh giữa,viết hoa, đứng, đậm)

Điều

.

(Không ghi Nơi nhận, vì đã có trong

(*) Mẫu này áp dụng đối với quy chế, quy định được ban hành kèm theo quyết định (cá biệt), bố cục

có thể bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm.

(1) Số của quy chế, quy định: thống nhất dùng chung kí hiệu với quyết định, lấy số thứ tự theo Sổ ghi các Quyết định của Viện, không lấy trùng số với QĐ ban hành, VD: Số: /QĐ-VCNM

(2) Trích yếu nội dung của bản quy chế (quy định )

Trang 7

1.4 Mẫu văn bản khác, được ban hành hoặc phê duyệt kèm theo quyết định (*)

VINACOMIN

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Số: /(*)-VCNM Hà Nội, ngày tháng năm 201

TÊN LOẠI VĂN BẢN (1)

Chương (canh giữa,viết thường, đứng, đậm)

TÊN CHƯƠNG (canh giữa,viết hoa, đứng, đậm)

Mục I (đánh số La Mã, sau số điền dấu chấm ".")

TÊN MỤC (canh giữa,viết hoa, đứng, đậm)

VIỆN TRƯỞNG (HOẶC TM BAN CHẤP HÀNH )(4)

(Chữ ký, dấu)

Lê Văn A

Ghi chú:

(*) Mẫu này áp dụng đối với các văn bản được ban hành hoặc phê duyệt kèm theo quyết định như

chương trình, kế hoạch, đề án, phương án…

(*) Ghi tên tắt của thể loại văn bản Ví dụ: Số: /PA-VCNM (phương án); Số: /CTr-VCNM (chương trình)

(1) Ghi tên loại văn bản được ban hành như chương trình, kế hoạch, đề án, phương án…

(2) Trích yếu nội dung văn bản.

(3) Nội dung văn bản Bố cục có thể bao gồm chương, mục, điều, khoản, điểm.

(4) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như tại quyết định.

Trang 8

Mẫu 1.5 Công văn hành chính Về đầu file

VINACOMIN

Số: /VCNM- .(1)

V/v … …(2)………

Hà Nội, ngày tháng năm 201

Kính gửi: (gửi nhiều nơi)(3) (xuống dòng) - ; (dấu chấm phẩy) - .; (dấu chấm phẩy) - (dấu chấm) (Toàn bộ: Cỡ 14 thường, không đậm, không nghiêng, không gạch chân) Kính gửi: (gửi một nơi) (không gạch đầu dòng) (Toàn bộ: Cỡ 14 thường, không đậm, không nghiêng, không gạch chân) (4)

.

(4)

.

(4)

./.

Nơi nhận: (5) - Như trên, (6) - ,

- Lưu: (Đơn vị soạn thảo),VP (7) VIỆN TRƯỞNG (8) (hoặc KT CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ VĂN PHÒNG) (9) (Chữ ký, dấu) Lê Văn A(10) Phần này có thể thêm vào nếu thấy cần thiết: Viện Cơ khí Năng lượng và Mỏ- VINACOMIN Địa chỉ: Số 565 đường Nguyễn Trãi, quận Thanh Xuân, TP Hà Nội ĐT: (04) 38545 224, Fax: (04) 38 543 154 E-mail: ; Website: iemm.com.vn (11) Ghi chú: (1) Số văn bản, gồm chữ viết tắt tên Viện "/VCNM-"và chữ tắt viết tắt tên đơn vị hoặc bộ phận soạn thảo hoặc chủ trì soạn thảo công văn Ví dụ: Số: /VCNM-TC-KT (công văn do Phòng TC-KT chủ trì soạn thảo); Số: /VCNM-KHTH (công văn do phòng KHTH soạn thảo): cỡ 13, chữ thường, không đậm, đứng; (tiếp trang sau )

Trang 9

Chú ý:

- Không viết chữ tắt "CV"

- Công văn của Lãnh đạo Viện có thể ghi: Số: /VCNM hoặc Số: /VCNM-VP

(2) Trích yếu nội dung công văn: đoạn văn ngắn tóm tắt nội dung chính của công văn: cỡ 12,chữ thường, không đậm, đứng;

(3) Toàn bộ dòng "Kính gửi: …" cỡ 14 thường, không đậm, không nghiêng, không gạch chân.(4) Nội dung công văn

(5) Chữ "Nơi nhận:" cỡ 12, in thường, nghiêng đậm;

(6): Đơn vị nhận văn bản: cỡ 11, in thường, đứng; cách nhau bởi dấu phẩy, kết thúc bằng dấuchấm Chú ý bản lưu văn thư kí hiệu là "VP"

(7) Nếu văn bản quan trọng ghi Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo, ký hiệu của ngườiđánh máy, số bản

(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Chủ tịch, Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thaymặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnhđạo, ví dụ: Ban thường vụ, Hội đồng…; nếu người ký công văn là cấp phó của người đứngđầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bêndưới ghi chức vụ của người ký công văn

(9)(10) Thẩm quyền và tên người kí văn bản: Các đơn vị lớn như Bộ, Tập đoàn yêu cầu ngườisoạn thảo đánh máy trực tiếp nội dung này, tại Viện có thể in hoặc đóng dấu chức danh;(9)Thẩm quyền kí cỡ 14, in hoa, đậm; (10) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm;

(11) Địa chỉ cơ quan, tổ chức; số điện thoại, số fax; địa chỉ E-mail; Websitel; Lô gô (nếu cần)

Trang 10

Mẫu 1.6.1 Các hình thức văn bản hành chính khác: Thông báo nội bộ(*)Về đầu file

VINACOMIN

Số: /TB-VCNM(1) Hà Nội, ngày tháng năm 201

THÔNG BÁO Về (2)

Kính gửi: (gửi nhiều nơi)(3) (xuống dòng) - ; (dấu chấm phẩy) - .; (dấu chấm phẩy) - (dấu chấm) (Toàn bộ: Cỡ 14 thường, không đậm, không nghiêng, không gạch chân) Kính gửi: (gửi một nơi) (không gạch đầu dòng) (Toàn bộ: Cỡ 14 thường, không đậm, không nghiêng, không gạch chân) (Các căn cứ ra thông báo)

.(4)

(Nội dung thông báo, có thể trình bày theo Điều (Mục), Khoản, Điểm, ý ) .

.(4) .

(Trách nhiệm thực hiện; phạm vi, đối tượng, thời hạn và hiệu lực, cách thức trao đổi thông tin .) (4)

.

./.

Nơi nhận: (5) - Như trên, - , (6)

- Lưu: (Đơn vị soạn thảo),VP (7) VIỆN TRƯỞNG (8) (hoặc KT CHÁNH VĂN PHÒNG

PHÓ VĂN PHÒNG) (9)

(Chữ ký, dấu)

Lê Văn A(10)

Ghi chú:

mảnh, dài bằng 1/2 chiều dài trích yếu;

Trang 11

thông báo chung có thể ghi " Kính gửi: Các đơn vị trong Viện"

(4) Nội dung thông báo, không nên đưa quá nhiều nội dung vào cùng một thông báo

(6): Đơn vị, cá nhân nhận văn bản (ngoài danh sách liệt kê sau "Kính gửi "): cỡ 11, in thường, đứng; cách nhau bởi dấu phẩy, kết thúc bằng dấu chấm Chú ý bản lưu văn thư kí hiệu là "VP"

(7) Nếu văn bản quan trọng ghi Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo, ký hiệu của người đánh máy, số bản.

(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tập thể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo, ví dụ: Ban thường

vụ, Hội đồng…; nếu người ký là cấp phó của người đứng đầu cơ quan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt

“KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghi chức vụ của người ký.

(9)(10) Thẩm quyền và tên người kí văn bản: Các đơn vị lớn như Bộ, Tập đoàn yêu cầu người soạn thảo đánh máy trực tiếp nội dung này, tại Viện có thể tùy chọn: in hoặc đóng dấu chức danh; (9)Thẩm quyền kí: cỡ 14, in hoa, đậm; (10) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm;

Trang 12

Mẫu 1.6.2 Các hình thức văn bản hành chính khác: Tờ trình của Viện gửi cấp trên(*)TẬP ĐOÀN CÔNG NGHIỆP

(gửi nhiều nơi)(3)

Phần 2 ( Nội dung các vấn đề cần đề xuất, đề nghị Trong đó có thể trình nhiều phương

án để cấp trên lựa chọn phê chuẩn Cần phân tích ý nghĩa của các đề xuất, lợi ích, thuận lợi, khó khăn

và biện pháp để khắc phục khi thực hiện Cũng cần phân tích và chứng minh tính khả thi với mỗi phương án) , .

Phần 3 (Nêu ý nghĩa, tác dụng, hiệu quả của đề nghị để cấp trên phê chuẩn Kiến nghịcấp trên, chẳng hạn như hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần v.v ./

Trang 13

(3) Toàn bộ dòng "Kính gửi: …" cỡ 14 thường, không đậm, không nghiêng, không gạchchân Nếu gửi nhiều nơi thì theo thứ tự cấp trên trước, cấp dưới sau, nếu cùng cấp thì đơn vịchủ quản, quan trọng hơn thì ghi trước.

(6): Đơn vị, cá nhân nhận văn bản (ngoài danh sách liệt kê sau "Kính gửi "):: cỡ 11, inthường, đứng; cách nhau bởi dấu phẩy, kết thúc bằng dấu chấm Chú ý bản lưu văn thư kíhiệu là "VP"

(7) Nếu văn bản quan trọng ghi Chữ viết tắt tên người, đơn vị soạn thảo, ký hiệu của ngườiđánh máy, số bản

(8) Ghi quyền hạn, chức vụ của người ký như Viện trưởng v.v…; trường hợp ký thay mặt tậpthể lãnh đạo thì ghi chữ viết tắt “TM.” trước tên cơ quan, tổ chức hoặc tên tập thể lãnh đạo,

ví dụ: Ban thường vụ, Hội đồng…; nếu người ký Tờ trình là cấp phó của người đứng đầu cơquan, tổ chức thì ghi chữ viết tắt “KT.” vào trước chức vụ của người đứng đầu, bên dưới ghichức vụ của người ký

(9)(10) Thẩm quyền và tên người kí văn bản: Các đơn vị lớn như Bộ, Tập đoàn yêu cầungười soạn thảo đánh máy trực tiếp nội dung này, tại Viện có thể in hoặc đóng dấu chứcdanh; (9)Thẩm quyền kí cỡ 14, in hoa, đậm; (10) Họ, tên người ký: cỡ 14, in thường, đậm;

Kỹ thuật viết tờ trình:

Tờ trình là một văn bản thể hiện mong muốn của đơn vị đến lãnh đạo cấp cao hơn

Do đó, nội dung của tờ trình phải rõ ràng, rành mạch, nêu bật ý kiến đề xuất của mình, tránh

đi dài dòng hoặc các vấn đề xa xôi Tờ trình là văn bản trình từ cấp dưới lên cấp trên Cấpngang hàng nhau không viết tờ trình

Trong phần nêu lý do, căn cứ: cần dùng cách hành văn để thể hiện đươc nhu cầukhách quan, hoàn cảnh thực tế đòi hỏi

Phần đề xuất: Cần dùng ngôn ngữ và cách hành văn có tính thuyết phục cao nhưngrất cụ thể, rõ ràng, tránh phân tích chung chung, khó hiểu Các luận cứ phải lựa chọn điểnhình từ các tài liệu có độ tin cậy cao, khi cần phải xác minh để bảo đảm sự kiện và số liệutrung thực Nêu rõ các ích lợi, các khó khăn trong các phương án, tránh nhận xét chủ quanthiên vị

Các kiến nghị: phải xác đáng, văn phong phải lịch sự, nhã nhặn, luận chứng phải chặtchẽ, nội dung đề xuất phải bảo đảm tính khả thi mới tạo ra niềm tin nội tâm cho cấp phê

duyệt Tờ trình có thể đính kèm các bản phụ lục, các đề án, phương án, kế hoạch để minh

họa cho các đề xuất, kiến nghị trong tờ trình

Trang 14

Về đầu file

VINACOMIN (TÊN ĐƠN VỊ TRÌNH)

TỜ TRÌNH

Về (2)Kính gửi:

(gửi nhiều nơi)(3)

Phần 2 (Nội dung các vấn đề cần đề xuất, đề nghị Trong đó có thể trình nhiều phương

án để cấp trên lựa chọn phê chuẩn Cần phân tích ý nghĩa của các đề xuất, lợi ích, thuận lợi, khó khăn

và biện pháp để khắc phục khi thực hiện Cũng cần phân tích và chứng minh tính khả thi với mỗi phương án) , .

Phần 3 (Nêu ý nghĩa, tác dụng, hiệu quả của đề nghị để cấp trên phê chuẩn Kiến nghịcấp trên, chẳng hạn như hỗ trợ, bảo đảm các điều kiện vật chất, tinh thần v.v ./

Định dạng
Số trang	25
Dung lượng	260,5 KB