SỔ TAY QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ MUA SẮM HỖ TRỢ NGÀNH THỦY SẢN GIAI ĐOẠN II (FSPSII)VIỆT NAM-ĐAN MẠCH

CHỐNG THAM NHŨNG – CHÍNH SÁCH CHỐNG THAM NHŨNG CHUNG CỦA DANIDA Tất cả những người tham gia vào các hoạt động của Chương trình Hỗ trợ ngành Thủy sản Việt Nam giai đoạn II sau đây gọi tắt

CHƯƠNG TRÌNH

HỖ TRỢ NGÀNH THỦY SẢN GIAI ĐOẠN II

(FSPSII) VIỆT NAM-ĐAN MẠCH

SỔ TAY QUẢN LÝ TÀI CHÍNH VÀ MUA SẮM

01 tháng 12 Năm 2008 Sửa đồi lần thứ hai

MỤC LỤC

1 Giới thiệu 5

2 Dòng luân chuyển vốn viện trợ 7

3 Dự toán ngân sách và Đề nghị rút vốn 9

4 Hệ thống và các thủ tục báo cáo tài chính và hạch toán kế toán 20

5 Quản lý tài sản của Chương trình 31

6 Thanh toán 35

7 Kiểm toán 45

Mẫu 1.1: Đơn xin rút vốn ở cấp Hợp phần /Tỉnh 46

Mẫu 1.2: Tổng hợp đề nghị rút vốn 50

Mẫu 1.3: Xác nhận việc nhận vốn 54

Mẫu 1.4: Bảng đối chiếu vốn thực nhận trong kỳ 55

Mẫu 1.6: Thông báo chuyển vốn 57

Phụ lục 2: Các mẫu sử dụng cho các thủ tục và hệ thống báo cáo tài chính kế toán 58

Mẫu 2.1: Bảng lương 58

Mẫu 2.2: Phiếu chi 59

Mẫu 2.3: Nhật ký Chứng từ 60

Mẫu 2.4: Sổ tài sản 61

Mẫu 2.5: Sổ theo dõi hợp đồng 62

Mẫu 2.6: Đề nghị bổ sung tiền mặt tại quỹ 63

Mẫu 2.7: Phiếu thu 64

Mẫu 2.8: Bảng đối chiếu số dư tài khoản ngân hàng 65

Mẫu 2.9: Đề nghị tạm ứng 66

Mẫu 2.10: Quyết toán tạm ứng 67

Mẫu 2.11: Sổ hóa đơn 68

Mẫu 2.12: Báo cáo biến động thuế GTGT 69

Mẫu 2.13: Báo cáo kiểm soát ngân sách 70

Mẫu 2.14: Báo cáo tài chính 72

Phụ lục 3: Mẫu Quản lý Tài sản của Chương trình 76

Mẫu 3.1: Biên bản kiểm kê tiền mặt và bảng đối chiếu tiền mặt tại quỹ 76

Mẫu 3.2: Báo cáo phân tích tuổi các khoản tạm ứng 77

Phụ lục 4: Bảng tài khoản 78

Hướng dẫn soạn thảo điều khoản tham chiếu 80

Hướng dẫn soạn thảo Mô tả công việc 81

Bảng câu hỏi tiêu chuẩn 82

Phụ lục 5.1.: Hợp đồng ngắn hạn thuê Tư vấn trong nước giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn với Chuyên gia tư vấn trong nước 85

Phụ lục 5.2 Hướng dẫn Thỏa thuận cung cấp dịch vụ giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Hà Nội, Việt Nam với các doanh nghiệp/công ty/đơn vị trong nước 107

Phụ lục 5.3: Hướng dẫn đối với Hợp đồng thuê dịch vụ nhỏ giữa Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn, Hà Nội, Việt Nam với Doanh nghiệp/Công ty/Tổ chức trong nước – Hướng dẫn dịch vụ nhỏ 162

Phụ lục 6.1: Hướng dẫn của LHQ – EU về Định mức chi phí trong nước cho các chương trình hợp tác phát triển với Việt Nam 171

Những chữ viết tắt

Những chữ viết tắt sử dụng trong tài liệu này được liệt kê theo thứ tự bảng

chữ cái như sau:

1 Giới thiệu

1.1 CHỐNG THAM NHŨNG – CHÍNH SÁCH CHỐNG THAM

NHŨNG CHUNG CỦA DANIDA

Tất cả những người tham gia vào các hoạt động của Chương trình Hỗ trợ

ngành Thủy sản Việt Nam giai đoạn II (sau đây gọi tắt là FSPS-II), dù là nhân

viên của Bộ NNPTNT hay Sở NNPTNT, các nhân viên của các đơn vị liên

quan, hay các nhân viên hỗ trợ được trả lương từ nguồn vốn của chương trình

FSPS-II, đều có nghĩa vụ thực hiện nghiêm chỉnh việc báo cáo về bất kỳ mối

nghi ngờ nào hoặc những trường hợp cụ thể như:

 Chất lượng hoặc sự phê phán trong các báo cáo kiểm toán

 và các trường hợp khác hoặc những trường hợp sử dụng nguồn vốn sai mục đích chưa đề

cập ở đây

với Đại sứ quán Đan Mạch, thông báo trực tiếp cho Tham tán tài chính đồng thời thông báo cho Đại sứ ngay khi sự việc được phát hiện Việc báo cáo có thể được thực hiện qua thư thường, thư điện tử theo địa chỉ hamamb@um.dk hoặc điện thoại theo

số 04 823 1888, máy lẻ 124 (Tiếng Anh) hoặc máy lẻ 125 (Tiếng Việt).

Việc báo cáo có thể được thực hiện nặc danh.

Những báo cáo này cần có những thông tin sau:

 Nơi xảy ra sự việc

 Thời gian

 Miêu tả sự việc, mức độ của sự việc và diễn biến của sự việc

 Thông tin về các biện pháp đã được thực hiện (báo công an, tiến hành kiểm toán, đình chỉ

công tác, cách chức, sa thải, thay đổi quy trình kiểm soát, v.v )

 Đánh giá trách nhiệm của các bên liên qua đối với sự việc

1.2 Cơ sở soạn thảo

Phiên bản thứ nhất Sổ tay Quản lý Tài chính và Mua sắm cho FSPS II (“Sổ tay”) được soạn thảo

trong tháng 8 – tháng 9 năm 2006 dựa trên các cuộc thảo luận với Đại sứ quán Đan Mạch (“ĐSQ

Đan Mạch” hoặc “Đại sứ quán”) và các bên có liên quan khác trong Chương trình Hỗ trợ ngành

Thuỷ sản giai đoạn 2 (“Chương trình” hoặc “FSPS II”), bao gồm Bộ Thủy sản (MOFI), bây giờ là

Bộ Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn (MARD), Bộ Tài chính (MOF), Bộ Kế hoạch Đầu tư

(MPI), và các đơn vị thực hiện Chương trình

Sổ tay cũng được soạn thảo dựa trên các hướng dẫn sau:

 Hệ thống quản lý tài chính của Việt nam cho các nguồn vốn của Chính phủ

năm 2004)

tháng 5 năm 2007)

 Văn kiện Chương trình FSPSII và văn kiện mô tả các Hợp phần

Sổ tay quản lý Tài chính và Mua sắm (gọi tắt là Sổ tay Tài chính), sẽ được sử dụng cho Chương trình Hỗ trợ ngành Thuỷ sản giai đoạn 2 (FSPS II), liên quan đến các vấn đề tài chính (như hình thức giải ngân mới thông qua Bộ Tài chính) và mua sắm Hệ thống được mô tả trong Sổ tay Tài chính là hệ thống tài chính của Chương trình

Sổ tay Tài chính sẽ được cập nhật hàng năm để đảm bảo sự phù hợp với những quy định pháp luật mới của Việt nam và Hướng dẫn quản lý viện trợ của Danida Với những thay đổi hoặc điều chỉnh nhỏ, Ban chỉ đạo Chương trình quốc gia sẽ được thông báo Những thay đổi lớn phải được Ban chỉ đạo Chương trình quốc gia phê duyệt mới có hiệu lực

Phiên bản thứ nhất của Sổ tay Tài chính được Ban chỉ đạo Chương trình quốc gia phê duyệt trong phiên họp đầu tiên ngày 13 tháng 10 năm 2006 Phiên bản sửa đổi lần thứ nhất vớimột số chỉnh sửa nhỏ có hiệu lực từ ngày 15 tháng 10 năm 2007 và phiên bản sửa đổi lần thứ hai này cũng chỉ gồm một số chỉnh sửa nhỏ có hiệu lực từ ngày 01 tháng 12 năm 2008.

2 Dòng luân chuyển vốn viện trợ

Dòng luân chuyển vốn viện trợ đang được thực hiện thông qua hệ thống các ngân hàng thương mại

Vụ Tài chính Đối ngoại thuộc Bộ Tài chính nhận vốn từ Đại sứ quán Đan Mạch và căn cứ trên đơnrút vốn tổng hợp hàng quý, Bộ Tài Chính sẽ chuyển vốn cho Bộ Nông Nghiệp và PTNT cũng như

9 Sở Nông nghiệp và PTNT Bộ Nông Nghiệp và PTNT đang có năm tài khoản tại ngân hàngStandard Chartered Bank ở Hà Nội để phục vụ các hoạt động ở cấp Trung ương Chín tỉnh đối táccủa Chương trình, mỗi tỉnh sẽ mở tài khoản riêng của mình tại ngân hàng này hay bất kỳ một ngânhàng thương mại nào khác Khi Bộ NNPTNT và các tỉnh tổ chức các hoạt động chương trình, dùtrong phạm vi bộ ngành liên quan hay với các tổ chức bên ngoài, các tỉnh sẽ sử dụng nguồn vốnviện trợ cho các hoạt động này thông qua các tài khoản ngân hàng của đơn vị mình

2.1 Thuyết minh về dòng luân chuyển vốn viện trợ

 Các Cố vấn và chuyên gia tư vấn Kỹ thuật Quốc tế và khu vực, kể cả dài hạn và ngắn hạn, và kiểm toán sẽ được trả lương trực tiếp từ Chính phủ Đan Mạch Chứng từ về các khoản thanh toán này quy ra đồng DKK sẽ được chuyển cho Bộ NNPTNT và Ban quản lý Chương trình FSPS II và các Hợp phần nhằm thể hiện bức tranh đầy đủ về các khoản giải ngân trong báo cáo tài chính của Chương trình

chính Đối ngoại) sẽ được thực hiện bằng Đồng Việt nam

 Khi tiền đã được chuyển về, Bộ Tài chính sẽ chuyển tiền vào các tài khoản của Bộ NNPTNT và các tỉnh tại các ngân hàng thương mại trong vòng 3 (ba) ngày làm việc kể từ ngày nhận được đơn đề nghị giải ngân tổng hợp hợp lệ từ Bộ NNPTNT.

 Đối với các đối tác Đan Mạch có trụ sở chính tại Đan Mạch, vốn duyệt cho việc thực hiện các hoạt động sẽ được chuyển trực tiếp từ Đại sứ quán đến tài khoản của đối tác.

 Lãi suất thu được từ tiền gửi tại các ngân hàng phải được hoàn trả lại ĐSQ Đan Mạch cuối mỗi năm tài chính để thực hiện chuyển trả Bộ Tài chính Đan Mạch

 Phần tiền viện trợ không được sử dụng cho các hoạt động theo ngân sách Chương trình đã được phê duyệt hoặc theo các thỏa thuận khác giữa Ban quản lý Chương trình và Chính phủ Đan Mạch phải được hoàn trả lại cho Chính phủ Đan Mạch Ban chỉ đạo cấp quốc gia Chương trình Thuỷ sản giai đoạn 2 sẽ quyết định việc hoàn trả và thời điểm hoàn trả

 Khi phát hiện nguồn vốn bị sử dụng sai mục đích, các cơ quan chức năng

có liên quan sẽ được yêu cầu tiến hành điều tra Chính phủ Việt nam, trong điều kiện thích hợp, sẽ cùng hợp tác với Chính phủ Đan Mạch để có các biện pháp xử lý với những người tình nghi như tạm thời đình chỉ công tác để không làm ảnh hưởng đến công việc điều tra

 Trong trường hợp xảy ra thất thoát vốn viện trợ như đã nêu ở trên, Chính phủ Việt nam hoặc Chính phủ Đan Mạch sẽ trả lại phần vốn trên cho Chương trình để đảm bảo các hoạt động theo kế hoạch sẽ không bị ngừng trệ

 Nguồn vốn của Danida sẽ không được sử dụng để chi trả doo sự chậm trễ trong việc nhận vốn đối ứng hay những chi phí mà Bộ NNPTNT và các tỉnh của chương trình có trách nhiệm thanh toán trong Chương trình

hiện được giải ngân cho các hoạt động bên ngoài các mục tiêu và điều kiện trong:

a Hiệp định giữa hai Chính phủ;

b Văn kiện Chương trình;

tả hợp phần và được phê chuẩn trong Hiệp định giữa hai Chính phủ

Theo quyết định của Ban chỉ đạo Quốc gia tại cuộc họp tháng 6 năm 2008 liên quan đến kế hoạch ngân sách và kế hoạch hoạt động năm 2009, tất cả hoạt động được tài trợ bởi FSPSII sẽ phải là một phần trong bản kế hoạch hoạt động của các cục, vụ, đơn vị liên quan thuộc Bộ NN cũng như Sở NN 9 tỉnh điểm Thủ trưởng các cục, vụ, đơn vị liên quan thuộc Bộ NN và Giám đốc Sở NN sẽ chịu trách nhiệm trực tiếp về kế hoạch, ngân sách và quản lý các hoạt động được tài trợ bởi FSPSII Một quy chế quy định chi tiết trách nhiệm từng đơn vị, cục, vụ và các ban quản lý sẽ được ban hành.

Ban chỉ đaọ Quốc gia sẽ phê duyệt kế hoạch ngân sách và hoạt động dựa trên

kế hoạch của Bộ Nông nghiệp/Sở Nông nghiệp, trong đó đã phải bao gồm mô

tả hoạt động, ngân sách và mục tiêu Do đó, một bản kế hoạch chi tiết hơn sẽ được lập để phục vụ mục đích theo dõi và quản lý, bản này không cần Ban chỉ đạo Quốc gia phê duyệt

Những thay đổi ngân sách có thể được đề xuất bởi các đối tác Chương trình phía Việt nam, ĐSQ Đan Mạch hoặc qua những đợt đồng đánh giá và rà soát Chương trình (“JPR”) Thẩm quyền phê duyệt những thay đổi về ngân sách được quy định như sau:

Những thay đổi về ngân sách hàng năm có thể được phân thành hai loại như sau:

 Thay đổi về thời gian, có nghĩa là phân bổ lại ngân sách từ năm này sang năm khác:

 Nếu thay đổi nhỏ hơn 20% ngân sách gốc đã được duyệt, thì phải thông báo cho Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia (NSC)

 Nếu thay đổi lớn hơn 20% ngân sách gốc đã được duyệt, thì phải được Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia (NSC) phê duyệt

 Thay đổi giữa các dòng ngân sách:

 Nếu thay đổi nhỏ hơn 20% ngân sách gốc đã được duyệt và số tiền dưới 25.000 DKK, thì phải được Giám đốc Hợp phần hoặc ở tỉnh là Phó giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt;

 Nếu thay đổi lớn hơn 20% ngân sách gốc đã được duyệt hoặc số tiền trên 25.000 DKK

nhưng dướ100.000 DKK, thì phải được Giám đốc Chương trình cấp quốc gia phê duyệt;

 Nếu thay đổi trên 100.000 DKK, thì phải được Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia

phê duyệt

Các đơn vị thuộc Bộ Nông nghiệp và Sở Nông nghiệp căn cứ vào kế hoạch hoạt động và ngân sách được duyệt của đơn vị mình xem xét và cho phép điều chuyển ngân sách giữa các loại chi phí cũng như điều chuyển loại chi phí trong cùng một hoạt động đầu ra, nếu việc điều chuyển này thực sự cần thiết

để hoạt động đạt được hiệu quả cao hơn Tuy nhiên không được phép điều chuyển ngân sách/hay loại chi phí từ bất kỳ một loại chi phí nào sang loại chi phí cho tham quan học tập/ hội nghị ở nước ngoài hay cả ở trong nước.

Nếu có những thay đổi lớn về đầu vào, các hoạt động hoặc đầu ra, thì phải tiến hành đánh giá kỹ thuật nhằm phân tích và đưa ra những khuyến nghị cho đợt đồng đánh giá rà soát Chương trình, hoặc trình lên Ban chỉ đạo quốc gia trong trường hợp khẩn; Ban chỉ đạo quốc gia sẽ đưa ra quyết định chính thức trước khi những thay đổi được phép thực hiện

Trong trường hợp phân bổ lại ngân sách giữa các Hợp phần, các nguyên tắc đặc biệt sẽ được áp dụng và sẽ do ĐSQ Đan Mạch phê duyệt, hoặc trong trường hợp đặc biệt, sẽ do Hội đồng Danida của Đan Mạch tại Copenhagen phê duyệt.

Ngân sách ghi trong Hiệp định Chính phủ giữa Đan Mạch và Việt nam về việc viện trợ cho Chương trình được lập bằng Cua ron Đan Mạch (“DKK”), trong khi dòng luân chuyển tiền viện trợ trong nước thực hiện bằng Đồng Việt nam (“VND”)

3.1.2 Chi phí hợp lệ và không hợp lệ

3.1.2.1 Chi phí hợp lệ

Mục đích của nguồn viện trợ là đạt được những mục tiêu Chương trình đề ra trong các Văn kiện Chương trình Toàn bộ chi phí được coi là hợp lệ nếu phục

vụ cho cho mục đích này

Chi phí đi lại và phụ cấp công tác của cán bộ của Chính phủ Việt nam liên quan đến hoạt động của Chương trình sẽ được chi trả từ nguồn vốn viện trợ của Chương trình theo các định mức chi phí đã được thỏa thuận.

Những chi phí sau đây chỉ được coi là hợp lệ nếu như được Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia phê duyệt bằng văn bản:

khoản chi phí dự phòng.

3.1.2.2: Các chi phí không hợp lệ - nguồn vốn ODA

Những chi phí sau là không hợp lệ đối với Chương trình:

 Chi phí cho các hoạt động nằm ngoài phạm vi được phê duyệt trong Văn kiện Chương

trình/Mô tả hợp phần và/hoặc kế hoạch hoạt động và ngân sách hiện tại được duyệt,hoặc chi phí hoạt động đã được duyệt nhưng vượt quá khung ngân sách được phân bổ ;

viên khác (bao gồm các khoản phụ cấp tham dự họp, v.v ) cho việc tham gia thực hiện Chương trình Các khoản này sẽ được Chính phủ Việt nam chi trả bằng nguồn vốn đối ứng của Chính phủ Việt nam cho Chương trình Bộ NN&PTNT và các tỉnh dự án sẽ chi trả tiền bảo hiểm, xăng, các chi phí vận hành và bảo trì của việc sử dụng xe cộ trong các chuyến đi công tác từ nguồn vốn đối ứng

 Chi phí phát sinh cho việc thuê văn phòng, mua sắm đồ đạc cơ bản (là phần đóng góp bằng hiện vật của Chính phủ Việt nam) và các chi phí cho hoạt động văn phòng (ví dụ như cước điện thoại nội hạt, điện nước v.v…) sẽ do Chính phủ Việt nam chi trả;

 Tham khảo thêm về Hướng dẫn của EU/UN về định mức chi phí ở Phần C về Chi phí đóng góp của phía Việt nam cho Chương trình/Dự án (bản ngày 15 tháng 10 năm 2007, trang 9), theo đó:

“Theo thông lệ và như một yêu cầu tối thiểu, Chính phủ Việt nam sẽ tự chi trả bằng nguồn tàichính của mình những khoản sau:

- Lương và các khoản liên quan cũng như các khoản phụ cấp lương có thể cho các cán bộ đối tác của Chính phủ và cán bộ Chính phủ biệt phái đến Chương trình/dự án;

- Chi phí văn phòng cho dự án/Chương trình, trong đó có: điện, nước, các thiết bị và đồ đạc có thể mua tại địa phương, bao gồm cả việc bảo dưỡng và sửa chữa, và văn phòng phẩm;

- Tiền điện thoại/fax trong nước của dự án/Chương trình;

- Tiền photocopy;

- Tiền vận hành và bảo dưỡng xe cộ của dự án;

- Tiền chi trả cho việc sử dụng các cơ sở vật chất của nhà nước cho các cuộc họp, đào tạo, hội thảo, v.v …

- Tiền tiếp khách;

- Tiền cho các cuộc họp thông thường, thường xuyên của dự án.

Do đó, những chi phí trên đây thường sẽ không được bất kỳ tổ chức nào của Liên Hợp Quốc hay quốc gia thành viên EU và/hoặc Phái đoàn EC chi trả Đối với những dự án/Chương trình cụ thể, việc đóng góp của các bên

sẽ được xác định rõ trong các hiệp định của Chính phủ và các văn kiện của Chương trình/dự án.”

 Chi tiêu cho mục đích cá nhân

3.1.2.3 Chi phí không hợp lệ - Nguồn vốn đối ứng

Nguồn vốn đối ứng từ phía Việt nam không thể dùng cho các hoạt động đã được bên DANIDA đóng góp cho Chương trình

3.1.3 Lập Ngân Sách ở cấp Trung ương và cấp Tỉnh theo Hợp phần

Ban quản lý các Hợp phần nằm trong Bộ NNPTNT và các tỉnh sẽ tổng hợp ngân sách hàng năm và hàng quý cho mỗi hợp phần dựa trên kế hoạch hoạt động cả năm và từng quý Kế hoạch hoạt động và ngân sách này sẽ dựa trên

kế hoạch hoạt động và ngân sách tổng thể của Bộ Nông nghiệp/ Sở Nông nghiệp, cũng như kế hoạch chi tiết hàng năm của các đơn vị, cục, vụ liên quan Ngân sách bao gồm chi phí của các nhà cung cấp hàng hóa và dịch vụ Ban quản lý các Hợp phần và các tỉnh liên hệ với các tổ chức này để thu thập các thông tin và tài liệu cần thiết phục vụ cho công việc lập dự toán ngân sách Giá cả các hàng hoá và dịch vụ, trong ngân sách hoạt động đã phải bao gồm cả thuế theo quy định (như thuế giá trị gia tăng).

Theo quy định tại phần 3.1.1,thì kế hoạch hoạt động và ngân sách hàng năm, hàng quý sẽ dưa trên

kế hoạch của các cục, vụ, đơn vị liên quan trong Bộ NN/Sở NN và được tổng hợp theo đầu ra củatừng hợp phần,

Kế hoạchnày phải gửi cho Giám đốc Chương trình cấp quốc gia để tổng hợp trước khi trình Ban chỉđạo quốc gia

Bản dự thảo ngân sách và kế hoạch công tác cho năm tiếp theo phải trình lên Ban chỉ đạo quốc gia

để xin phê duyệt Giám đốc Chương trình quốc gia sẽ thông báo cho các bên hữu quan thời hạntrình báo cáo để có thể cập nhật các hoạt động của Chương trình FSPS II vào kế hoạch hoạt động

và ngân sách của Bộ NNPTNT Báo cáo phải được nộp trước ít nhất 10 (mười) ngày làm việc sovới ngày dự kiến họp Ban chỉ đạo quốc gia

Một bản sao Ngân sách quý và Ngân sách năm đã được phê duyệt của mỗi Hợp phần và các tỉnh sẽ được gửi lại cho Bộ NNPTNT, Ban quản lý Chương trình và các Hợp phần, và các tỉnh trong vòng 10 (mười) ngày làm việc kể từ ngày họp Ban chỉ đạo quốc gia

Ban quản lý Hợp phần và các tỉnh phải cập nhật/điều chỉnh ngân sách ít nhất một lần một năm (thông thường vào ngày mồng 1 tháng 7) và đệ trình lên Ban chỉ đạo quốc gia để phê duyệt trong vòng 1 tháng

3.1.4 Lập ngân sách tổng thể cho Chương trình

Giám đốc Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tác Quốc tế (Bộ NNPTNT) sẽ chịu trách nhiệm trình Ban chỉ đạo Chương trình quốc gia để phê duyệt ngân sách hàng quý và hàng năm của FSPS-II , theo đúng các thủ tục và tiến trình lập và xét duyệt đã được trình bày trên đây cho Hợp phần (Mục 3.1.3).

Dựa trên toàn bộ ngân sách đã được điều chỉnh hoặc phê duyệt, Vụ Tài Chính (Bộ NNPTNT) với

sự hỗ trợ của Bộ phận kế toán FSPS II, sẽ tổng hợp ngân sách quý và ngân sách năm cho toàn bộChương trình để Ban chỉ đạo Chương trình cấp quốc gia phê duyệt Ngân sách được duyệt củaChương trình sẽ được trình lên Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại) để báo cáo trước khi kếtthúc năm dương lịch

Bản Ngân sách quý và năm do Ban chỉ đạo quốc gia phê duyệt này được coi

là cơ sở cho việc lập Đơn xin rút vốn của Ban quản lý Hợp phần và các tỉnh

và cho quá trình xử lý số liệu sau này của Vụ Tài Chính, Bộ NNPTNT.

Hàng quý, việc so sánh giữa ngân sách với số liệu thực tế phải được thực hiện

ở cấp trung ương và cấp tỉnh theo từng Hợp phần Các chênh lệch lớn đối với từng Hợp phần/tỉnh (vượt quá 100.000 DKK) phải được giải thích bằng văn bản

Bản phân tích các khoản chênh lệch sẽ là một phần của các báo cáo hàng quý của Hợp phần/Tỉnh trình lên cho Giám đốc Chương trình quốc gia, người có trách nhiệm chung đối với toàn bộ chương trình Tuy nhiên, trưởng bộ phận

kế toán của Chương trình Thuỷ sản 2 có nhiệm vụ chuẩn bị một bản phân tích tổng hợp các chênh lệch ngân sách cho toàn bộ Chương trình kèm theo giải thích chi tiết trình cho Giám đốc Chương trình quốc gia trước khi trình cho Ban Chỉ Đạo Chương trình quốc gia, ĐSQ Đan Mạch, và Bộ Tài chính như một phần của các báo cáo tổng hợp hàng quý của Chương trình

Tương tự như vậy, việc so sánh ngân sách với số liệu thực tế cho mỗi hoạt động đầu ra của từng hợp phần và tỉnh cũng như bản so sánh tổng hợp cho cả chương trình phải được thực hiện như là một phần của báo cáo tiến độ và báo cáo tài chính 6 tháng và cả năm theo thời gian từ đầu Chương trình đến thời điểm báo cáo và từ đầu năm đến thời điểm báo cáo Những báo cáo tài chính này sẽ cho biết chi phí thực tế so với kế hoạch như thế nào và báo cáo này kèm theo phần giải trình bằng văn bản được coi là một phụ lục của Báo cáo tiến độ nửa năm/cả năm.

3.3 Thủ tục xin rút vốn

3.3.1 Biểu đồ luân chuyển chứng từ

Đơn xin rút vốn

Bộ NNPTNT/

Tỉnh Dự Án

Giám Đốc CTQG

Chuyển tiền cho các Hợp phần/Tỉnh

dự án

ĐSQ Đan Mạch

Chuyển tiền cho

Chứng từ chuyển tiền

Giấy Xác nhận việc nhận tiền

Dòng chuyển tiền

Dòng xác nhận việc

Đơn xin rút vốn tổng hợp

Thông báo

đã chuyển tiền

3.3.2 Tại Bộ NNPTNT/ Các tỉnh

trách nhiệm

3.3.2.1 Đơn xin rút vốn được lập theo từng quý, đệ trình cho Giám Đốc

Chương trình và chuyển cho Vụ Tài Chính vào các ngày:

Số tiền đề nghị cho quý được xác định như sau:

Chi phí dự kiến cho quý

tiếp theo:

XXX

Chi phí cho các hoạt động

của quý trước còn đang

tiếp diễn

XXX

Số dư ngân hàng và tiền

mặt vào cuối quý

(XXX)

Các khoản chi trực tiếp cho tư vấn khu vực và quốc tế, được chi trả

từ Đại sứ quán Đan Mạch hoặc Bộ Ngoại giao Đan Mạch sẽ được trừ

ra khỏi đơn rút vốn quý

Đơn xin rút vốn phải được Giám đốc Hợp phần hay Phó Giám đốc Sở

Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ký phê duyệt

Nếu Hợp phần không có nhu cầu cấp vốn, thì Hợp phần vẫn phải đệ

trình một đề nghị với số tiền cần chuyển bằng “không”

Định kỳ gửi đơn xin rút vốn: Hàng quý.

Cấp Trung Ương: Giám đốc Hợp phầnCấp tỉnh: Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp vàPTNT

3.3.2.2 Trong vòng 5 ngày làm việc kể từ ngày nhận được vốn yêu cầu, BQL

Hợp phần/Tỉnh sẽ gửi một Giấy Xác nhận việc nhận vốn viện trợ cho

Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) và một bản sao cho ĐSQ Đan

Mạch (Phụ lục 1 - Mẫu 1.3)

Giấy Xác nhận việc nhận vốn phải được Kế toán và Giám đốc Hợp

phần hay Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ký

phê duyệt

Cấp Trung Ương: Bộ phận

Kế toán và Giám đốc Hợp phần

Cấp tỉnh: Kế toán và Phó Giám đốc Sở

3.3.2.3 BQL Hợp phần/Tỉnh dự án gửi bộ Báo cáo quý và Đơn xin rút vốn

theo thời gian quy định ở trên (Phụ lục 1 - Mẫu 1.4) cho Giám đốc

Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tác Quốc tế

Định kỳ gửi báo cáo quý và đơn xin rút vốn: Hàng quý.

Cấp Trung Ương: Bộ phận

Kế toán và Giám đốc Hợp phần,

Cấp tỉnh: Kế toán và Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp vàPTNT

trách nhiệm

3.3.3.1 Giám Đốc Chương trình tập hợp các Đơn xin rút vốn từ các Hợp

phần/Tỉnh Vụ Kế hoạch Tài Chính đối chiếu số tiền đề nghị chuyểnvới số ngân sách còn lại và kế hoạch hoạt động Bất kỳ sai lệch hoặcthâm hụt ngân sách nào đều phải được thông báo ngay cho Hợp phần/Tỉnh có liên quan trong vòng 3 ngày làm việc để giải quyết kịp thời

Giám Đốc Chương trình tổng hợp toàn bộ các Đơn xin rút vốn thànhmột bản Đơn xin rút vốn tổng hợp (Phụ lục 1 - Mẫu 1.2) để đệ trình lên Bộ Tài chính (Vụ Tài chính Đối ngoại)

Đơn xin rút vốn tổng hợp phải trình bày cụ thể số tiền đề nghị chuyển cho từng Hợp phần/Tỉnh một cách rõ ràng Đơn xin rút vốn tổng hợp này phải được Vụ trưởng Vụ Kế hoạch Tài Chính và Giám Đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế ký phê duyệt

Định kỳthực hiện: Hàng quý.

Bộ phận kế toán của FSPS

2 và Giám đốc Chương trình

3.3.3.2 Giám Đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế đệ trình Đơn xin rút

vốn Tổng hợp cùng với các Đơn xin rút vốn của các Hợp phần lên

Bộ Tài chính (Vụ Tài chính đối ngoại) và gửi một bản sao cho ĐSQĐan Mạch vào các ngày:

trách nhiệm

3.3.4.1 Hàng quý, BTC nhận một đợt chuyển vốn viện trợ từ ĐSQ Đan

Mạch Khi nhận được vốn viện trợ, BTC sẽ gửi một bản Xác nhận việc nhận vốn (Phụ lục 1 - Mẫu 1.5) cho ĐSQ Đan Mạch bằng fax

Xác nhận việc nhận vốn phải do Kế toán và Vụ trưởng Vụ Tài chính Đối ngoại ký phê duyệt

Định kỳ thực hiện: Hàng quý.

Kế toán ở Bộ

TC và Vụ Trưởng Vụ Tài chính Đối ngoại

3.3.4.2 BTC giải ngân dựa trên Đơn xin rút vốn Tổng hợp sau khi kiểm tra

những vấn đề sau:

 Bản Đơn xin rút vốn Tổng hợp đã được Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế và Vụ trưởng Vụ Tài chính Bộ NNPTNT ký phê duyệt

 Các Đơn xin rút vốn của từng Hợp phần/tỉnh đã được Giám đốc Hợp phần/Phó Giám đốc Sở Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ký phê duyệt

 Bản đối chiếu vốn của quý trước của từng Hợp phần/tỉnh đượcGiám đốc Hợp phần/Phó Giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát Triển Nông Thôn tương ứng phê duyệt

 Báo cáo tổng hợp từ quý trước

Tất cả các sai lệch phải được thông báo cho Giám đốc Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tác Quốc tế để giải quyết trong vòng 3 ngày làm việc kể từ khi nhận được đề nghị

Các bản sao chứng từ chuyển tiền phải gửi cho Giám đốc Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tác Quốc tế và ĐSQ Đan Mạch để theo dõi

Các chứng từ chuyển tiền cũng được gửi đến các Hợp phần/Tỉnh có liên quan

Vụ trưởng Vụ Tài chính Đối ngoại

Định kỳ thực hiện: Hàng quý.

trách nhiệm

3.3.5.1 ĐSQ Đan Mạch chuyển vốn của quý tiếp theo vào tài khoản của Bộ

Tài chính mở tại ngân hàng Thương mại đã được xác định sau khi nhận được đơn rút vốn đã được phê duyệt từ Giám đốc Chương trình/

4 Hệ thống và các thủ tục báo cáo tài chính và hạch toán kế toán

Mỗi Hợp phần và mỗi tỉnh cần một nhân viên kế toán phụ trách công việc kế toán Bộ phận kếtoán ở cấp trung ương (Bộ phận kế toán của FSPS 2 ) được thành lập để hỗ trợ Ban quản lý cácHợp phần/Tỉnh đối với các vấn đề về tài chính, kế toán Bộ phận kế toán của FSPS 2 hiện bao gồm

1 trưởng phòng và 3 kế toán Mỗi Hợp phần do Bộ NNPTNT thực hiện sẽ phải có một thủ quỹ do

Bộ NNPTNT trả lương Số lượng kế toán và thủ quỹ sẽ được đánh giá cho phù hợp với khối lượngcông việc của đơn vị Nếu cần thiết sẽ có điều chỉnh nhân lực Trưởng phòng kế toán FSPS 2 sẽchịu trách nhiệm báo cáo trực tiếp cho Vụ Tài chính và thường xuyên báo cáo Giám đốc Chươngtrình quốc gia về tiến độ công việc Đại sứ quán Đan Mạch sẽ chịu trách nhiệm trả lương chotrưởng bộ phận kế toán FSPS 2 cho 2 năm đầu – những năm tiếp sau Bộ NNPTNT sẽ chịu tráchnhiệm toàn bộ về công việc cũng như trả lương cho Trưởng bộ phận kế toán

Trưởng bộ phận kế toán của Chương trình Thuỷ sản 2 sẽ Hỗ trợ giám đốc Chương trình/Vụ Hợptác Quốc tế trong việc tổng hợp kế toán tài chính và ngân sách từ các Ban quản lý Hợp phần và tỉnh Phải thiết lập quan hệ hợp tác chặt chẽ giữa Bộ phận kế toán của FSPS 2 với Văn phòng BộNNPTNT và các đơn vị kế toán liên quan của Bộ để đảm bảo duy trì các hoạt động một cách bềnvững và chắc chắn cho đến khi kết thúc Chương trình

Chi phí mua sắm phần mềm này được thanh toán từ Ngân sách của Chương trình

Chương trình sử dụng cơ sở kế toán thực thu thực chi như sau:

 Thu nhập được ghi nhận khi thực nhận chứ không phải khi phát sinh;

 Chi phí được ghi nhận khi thực trả chứ không phải khi phát sinh, ngoại trừ:

 Các chi phí lương; và

 Các chi phí hành chính cố định và thường xuyên như thuê văn phòng, điện, nước, điệnthoại, v.v

Các loại chi phí này được ghi nhận khi phát sinh;

 Các khoản tạm ứng cho nhân viên được ghi nhận là chi phí khi quyết toán;

 Lãi tiền gửi nhận được không được ghi nhận là thu nhập mà là một khoản phải trả Toàn bộ tiềnlãi thu được phải hạch toán vào một tài khoản riêng và hoàn trả ngay cho ĐSQ Đan Mạch vàocuối mỗi năm tài chính

Thông tin liên lạc về các vấn đề tài chính giữa Bộ NNPTNT, 9 tỉnh , Đại sứ quán Đan Mạch vàBTC sẽ được thực hiện bằng cả tiếng Việt và tiếng Anh Các sổ sách và báo cáo kế toán khác có thểbằng tiếng Việt.

Đồng tiền hạch toán của Chương trình là Đồng Việt nam (“VND”)

4.3.3.3 Đồng tiền sử dụng để trình bày ở các báo cáo

Đồng tiền sử dụng để trình bày ở các báo cáo của Chương trình là VND và DKK

4.3.3.4 Các chính sách quy đổi tiền tệ

Các khoản mục tài sản và công nợ tiền tệ có gốc bằng các loại tiền tệ không phải là VND được quyđổi ra VND theo tỷ giá công bố tại ngày kết thúc kỳ kế toán Các giao dịch bằng các loại tiền tệkhông phải là VND phát sinh trong kỳ/năm được qui đổi ra VND theo tỷ giá của ngày phát sinhgiao dịch hoặc xấp xỉ tỷ giá tại ngày phát sinh giao dịch

Một số giao dịch thông thường được ghi nhận như sau:

 Tiền viện trợ chuyển từ Chính phủ Đan Mạch cho BTC

Tiền viện trợ chuyển từ Chính phủ Đan Mạch cho BTC được thực hiện (và được hạch toán)bằng VND theo tỷ giá của ĐSQ tại ngày chuyển tiền

 Các khoản thanh toán trực tiếp do Chính phủ Đan Mạch thực hiện

Các giao dịch mà Chính phủ Đan Mạch thực hiện hộ Chương trình bằng các loại tiền tệ khôngphải là VND, được quy đổi ra VND theo tỷ giá do ĐSQ quy định

 Chi tiêu trong nước

Chi tiêu trong nước như công tác phí, phụ cấp sinh hoạt hàng ngày, chi phí đi lại và chi phíthuê tư vấn, chỉ được thanh toán bằng đồng Việt Nam Tất cả các hợp đồng trong nước phải

ký bằng đồng Việt Nam kể cả định mức áp dụng bằng ngoại tệ thì cũng phải quy đổi sang đồngViệt Nam theo tỷ giá liên ngân hàng ngày giao dịch hoặc xấp xỉ tỷ giá tại ngày giao dịch

4.3.4.1 Năm tài chính và các số liệu lũy kế

Năm tài chính bắt đầu từ ngày 1 tháng 1 và kết thúc ngày 31 tháng 12, ngoại trừ năm đầu tiên, khi

đó ngày bắt đầu là ngày bắt đầu Chương trình, và năm cuối cùng, khi đó ngày kết thúc là ngày kếtthúc Chương trình

Thu nhập và chi tiêu trong năm và thu nhập và chi tiêu lũy kế phải được trình bày trong các báo cáotài chính theo cả 2 nguồn Danida và đối ứng

Các ban quản lý Hợp phần/Tỉnh phải lập các báo cáo tài chính của đơn vị mình bao gồm: (1) Báocáo thu nhập và chi tiêu; (2) Báo cáo các số dư quỹ; và (3) Thuyết minh cho các báo cáo tài chínhtheo từng hợp phần cũng như báo cáo chi tiêu so với ngân sách từ đầu dự án đến ngày báo cáo và từ

đầu năm đến ngày báo cáo cho cả 2 nguồn Danida và đối ứng để kèm theo báo cáo tiền độ và báocáo tài chính 6 tháng và cả năm.

Giám đốc Chương trình với sự hỗ trợ của Trưởng phòng kế toán của FSPS 2 sẽ chịu trách nhiệmchuẩn bị báo cáo tài chính tổng hợp cho toàn bộ Chương trình bao gồm các dòng ngân sách khácnhư nguồn vốn cho các hoạt động ở cấp chương trình và đối ứng

Hệ thống tài khoản kế toán (“HTTK”) cần được lập dựa trên Hệ thống kế toán Việt nam áp dụngcho các đơn vị hành chính sự nghiệp, do Bộ Tài chính ban hành theo Quyết định số 19/2006/QD-BTC, ngày 30 tháng 3 năm 2006

Tuy nhiên HTTK này được chỉnh sửa, mở rộng thêm để phản ánh các dòng ngân sách được sửdụng trong Chương trình Tất cả các thay đổi trong HTTK phải được Vụ Tài Chính/Bộ NNPTNTxem xét và phê duyệt

Xem Phụ lục 4 về Danh mục Hệ thống tài khoản kế toán của FSPS-II

Thông thường, việc tổng hợp kế toán cho tất cả các Hợp phần trung ương và các tỉnh điểm đượcthực hiện bởi Bộ phận kế toán của FSPS 2 dưới sự giám sát chung của Vụ Tài chính và Ban quản lýchương trình Tuy nhiên, Bộ phận kế toán của FSPS 2 vẫn nên duy trì hệ thống sổ sách đầy đủ để

có thể chuẩn bị được báo cáo tài chính theo từng Hợp phần riêng rẽ Tại cấp tỉnh, Phòng Tài Chínhcủa Sở sẽ chịu trách nhiệm cho công tác kế toán cũng như báo cáo cho Ban quản lý Chương trìnhkhi có yêu cầu

 Các khoản chuyển tiền cho Chương trình

 Khi nhận được giấy báo của ngân hàng thông báo đã nhận được tiền từ ĐSQĐan Mạch, kế toán của BTC ghi sổ tiền gửi ngân hàng Kế toán viên lập một bản Xác nhận

đã nhận được tiền để cho Vụ trưởng Vụ Tài chính đối ngoại ký phê duyệt và gửi cho ĐSQĐan Mạch (Tham khảo Mục 3.3.4.1 );

 Khi nhận được giấy báo của ngân hàng thông báo đã nhận được tiền từ BTC,

Bộ phận kế toán của FSPS 2 và Tỉnh ghi sổ tiền mặt và các tài khoản liên quan như “Tiềngửi ngân hàng” và “Nguồn vốn viện trợ” Sau đó phải lập một bản Giấy xác nhận việc nhậnvốn có chữ ký của một kế toán viên của FSPS 2 và Giám đốc Hợp phần hoặc Phó Giámđốc Sở NNPTNT để gửi cho Giám đốc Chương trình quốc gia/Vụ Hợp tac Quốc tế và BTC(Tham khảo Mục 3.3.2.2);

 Các khoản thanh toán trực tiếp cho các nhà thầu

 Tiền viện trợ có thể được giải ngân thông qua hình thức mà Chính phủ ĐanMạch thay mặt Chương trình thanh toán trực tiếp cho các chuyên gia tư vấn quốc tế và khuvực, cả ngắn hạn và dài hạn, các cá nhân hoặc các công ty ĐSQ Đan Mạch sẽ gửi bản saohợp đồng cho các hợp phần liên quan, Khi phát sinh chi phí, kế toán ghi có tài khoảnnguồn vốn viện trợ từ ĐSQ Đan Mạch và ghi nợ các tài khoản chi phí liên quan của cácHợp phần/Tỉnh

4.5.1.2 Lãi tiền gửi ngân hàng

Đây là lãi tiền gửi tại tài khoản ngân hàng Khi nhận được giấy báo có của ngân hàng, kế toán ghi

sổ tiền gửi ngân hàng và các tài khoản liên quan như “Tiền gửi ngân hàng” và “Phải trả ĐSQ Đan

Mạch” Như đã đề cập trong Mục 4.3.1, lãi tiền gửi không được ghi nhận là thu nhập của Hợp phần

và phải ghi có cho tài khoản phải trả ĐSQ Đan Mạch

Thu nhập khác được ghi nhận trên cơ sở thực nhận Khi nhận được giấy báo có ngân hàng/phiếuthu hợp lệ, kế toán ghi sổ tiền gửi ngân hàng/sổ tiền mặt và các tài khoản liên quan như “Tiền gửingân hàng”/“Tiền mặt” và “Thu nhập khác” Các khoản thu khác có giá trị lớn cần được diễn giảisao cho ban quản lý cũng như các đối tượng khác (ví dụ: kiểm toán độc lập) có thể hiểu được nộidung của những khoản đó

4.5.2.1 Các thủ tục kế toán chung

 Tất cả các khoản chi tiêu phải gắn liền với mục đích cũng như các hoạt động của Chương trình(Xem Mục 3.1.2)

 Tất cả các khoản chi tiêu phải được phê duyệt đầy đủ Ban quản lý Chương trình phải xem xét:

 Sự cần thiết của khoản chi tiêu đó (liệu các khoản chi tiêu đó có phục

vụ cho mục tiêu của Chương trình hay không);

 Tính hợp lý của khoản chi tiêu;

 Khoản chi tiêu có trong phạm vi dự toán ngân sách hay không; và

 Khoản chi tiêu được chứng minh bằng các chứng từ hợp lý, hợp lệkhông

 Chi tiêu phải được hạch toán đúng theo các mã tiểu khoản phản ánh các dòng ngân sách vàhoạt động của Chương trình Không được phân loại lại các mã tiểu khoản trừ khi việc đó là hợp

lý và được phê duyệt (Xem Mục 3.1.1)

 Toàn bộ chi tiêu thực tế của Chương trình không được vượt quá tổng số vốn tài trợ quy địnhtrong Văn kiện Chương trình Tổng chi tiêu thực tế đối với mỗi dòng ngân sách không đượcvượt quá số dự toán trừ khi việc đó hợp lý và được phê duyệt (Xem Mục 3.1.1)

 Tất cả các khoản chi tiêu phải được chứng minh bằng các hồ sơ chứng từ hợp lệ Chứng từ phảiphù hợp với nội dung của khoản chi tiêu, bao gồm phiếu thu, hóa đơn, hợp đồng v.v BộNNPTNT và các tỉnh phải tuân thủ các quy định trong nước về việc sử dụng hóa đơn tài chínhhợp lệ cho việc mua sắm các hàng hóa và dịch vụ

4.5.2.3 Hướng dẫn của Liên Hợp Quốc - EU về chi phí địa phương cho các Chương trình hợp tác phát

triển với Việt nam đã được các nhà tài trợ thông qua và có hiệu lực từ ngày 15tháng 10 năm 2007 và bản sửa đổi mới nhất là bản điều chỉnh phụ lục 2 và phụlục 3 có hiệu lực từ 01/05/2008 được áp dụng, cho đến khi có thông báo tiếptheo, xem phụ lục 6.1 Bản định mức chi tiêu cập nhật mới nhất được đăng tảitrên trang web của Đại sứ quán Đan Mạch, địa chỉ: ‘www.ambhanoi.um.dk’under “Development Policy” and “Danida Guidelines” - link:

http://www.ambhanoi.um.dk/en/menu/Developmentpolicy/DanidaGuidelines.Trợ cấp sinh hoạt hàng ngày, v.v.cho các chuyến đi công tác được duyệt ngoàilãnh thổ Việt Nam sẽ áp dụng định mức tại Các quy định về các chuyến côngtác chính thức của cán bộ công chức Đan Mạch; Những quy định này hiện cóthể tải về từ trang web của Đại sứ quán như trên Các thủ tục hạch toán kếtoán cho các hạng mục chi tiêu chủ yếu

 Thanh toán trực tiếp cho các nhà thầu

Các khoản thanh toán trực tiếp cho các chuyên gia tư vấn và các khoản chi tiêu khác do Chínhphủ Đan Mạch trả hộ Chương trình phải được ghi nhận là chi tiêu khi nhận được các chứng từhợp lệ như hợp đồng, hóa đơn, giấy báo ngân hàng và/hoặc phiếu chi (tham khảo thêm Mục4.5.1.1)

Cần có một hệ thống chấm công để kiểm soát ngày công làm việc của nhân viên và các chuyêngia tư vấn quốc tế, khu vực và trong nước Việc chấm công phải được kiểm tra và phê duyệtbởi một cán bộ quản lý có thẩm quyền như các Giám đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở Nôngnghiệp và Phát triển Nông thôn ở các tỉnh tương ứng Đây là cơ sở để tính lương cho nhân viên

và phí trả cho các chuyên gia tư vấn

Bảng lương trong đó trình bày cách tính lương cho nhân viên cũng như các khoản khấu trừkhác như bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế và thuế thu nhập cá nhân, phải được kiểm tra và phêduyệt bởi một cán bộ quản lý có thẩm quyền như giám đốc các Hợp phần/ Phó giám đốc Sở

Nông nghiệp và Phát triển Nông thôn ở các tỉnh tương ứng Xem mẫu Bảng lương ở Phụ lục 2

- Mẫu 2.1 và mẫu Phiếu chi ở Phụ lục 2 - Mẫu 2.2

 Chi phí lương KHÔNG được hạch toán trên cơ sở thực thu thực chi mà được hạch toán trên cơ

sở trích trước Kế toán lập Nhật ký Chứng từ (Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.3) cuối mỗi tháng để

trích trước lương của tháng và phải được một cán bộ quản lý có thẩm quyền như Giám đốc cácHợp phần/Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt trước khi ghi sổ Trong thángtiếp theo, khi lương được chi trả thực tế, kế toán lập chứng từ ghi sổ thứ hai nhằm tất toán tàikhoản phải trả

 Tài sản cố định và hàng hóa tiêu dùng

Tài sản mua sắm được ghi nhận như các khoản chi tiêu Do đó, không cần hạch toán vốn hóa

hay hao mòn đối với tài sản Tuy nhiên, phải có một sổ theo dõi tài sản cố định (Xem Phụ lục 2

- Mẫu 2.4) để theo dõi tình trạng của tài sản trong quá trình thực hiện Chương trình Tài sản có

nguyên giá trên 5 triệu Đồng Việt Nam sẽ được theo dõi trên sổ này và được quy định một tỷ lệhao mòn , nhằm phản ánh thời gian hữu dụng ước tính của tài sản Trên cơ sở này, một “khoảntrích hao mòn” hàng năm sẽ được ghi nhận trong Sổ đối với từng tài sản

Bất kỳ tài sản nào bị thanh lý trong quá trình thực hiện Chương trình đều phải được Ban quản

lý Chương trình phê duyệt Tiền thu từ thanh lý tài sản được ghi nhận là thu nhập khác có thể

sử dụng cho hoạt động của Chương trình Ban quản lý chương trình phải báo cáo Ban chỉ đạoquốc gia về mọi hoạt động thanh lý tài sản

Sẽ bao gồm chi tiết các khoản thanh toán.)

Giám đốc Chương trình quốc gia – Vụ Hợp tác Quốc tế/các Giám đốc Hợp phần/Tỉnh phải cậpnhật Sổ theo dõi hợp đồng cũng như ghi sổ chi phí của đơn vị mình dựa trên các thông tin đãnhận được

 Chi phí khác

Chi phí khác được ghi nhận khi đã thực trả

Thủ quỹ phải mở một sổ theo dõi tiền mặt tại quỹ Dựa trên các phiếu thu và phiếu chi hợp lệ, thủquỹ cập nhật sổ theo dõi tiền mặt tại quỹ và kế toán có trách nhiệm hạch toán vào tài khoản tiềnmặt và các tài khoản liên quan khác Việc kiểm kê tiền mặt tại quỹ phải được thực hiện hàng ngày(trừ những ngày không diễn ra giao dịch tiền mặt) và được đối chiếu với sổ theo dõi tiền mặt và sổcái tiền mặt tại quỹ

Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.6 về Đề nghị bổ sung Tiền mặt tại quỹ và Phụ lục 2 - Mẫu 2.7 Phiếu thu

(tiền mặt tại quỹ)

Tham khảo Mục 5.1 để xem hướng dẫn chi tiết về quản lý tiền mặt tại quỹ

Kế toán có trách nhiệm mở sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng để kiểm soát các biến động về tiền gửingân hàng Kế toán phải thu thập các giấy báo ngân hàng (giấy báo nợ và giấy báo có) cho từnggiao dịch và dùng làm cơ sở để cập nhật sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng Cuối mỗi tháng, kế toánphải lưu bảng sao kê tài khoản ngân hàng và thực hiện đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng (xem

Phụ lục 2- Mẫu 2.8) để đối chiếu các số dư cuối tháng giữa tài khoản tiền gửi ngân hàng và Bảng

Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.9 về Đơn xin Tạm ứng và Phụ lục 2 - Mẫu 2.10 về Mẫu Quyết toán Tạm

ứng

Nếu Ban Quản Lý Hợp phần/Tỉnh nhận thấy có khoản tạm ứng không thể thu hồi mặc dù đã thựchiện mọi biện pháp thu hồi, thì khoản đó sẽ được xóa sổ và hạch toán vào tài khoản “Tạm ứngkhông thu hồi được” Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế, ĐSQ Đan Mạch và Ban chỉđạo Chương trình quốc gia phải được thông báo về tất cả các khoản tạm ứng bị xóa sổ

Tham khảo mục 5.3 để xem hướng dẫn chi tiết về quản lý các khoản tạm ứng

4.5.3.4 Thuế giá trị gia tăng (“GTGT”)

Bộ NNPTNT/các tỉnh dự án phải tuân thủ tất cả các quy định trong nước về thuế GTGT trong cáchoạt động của chương trình Kế toán sẽ chịu trách nhiệm trong việc cập nhật thông tin cho chínhbản thân họ cũng như cho Ban Quản lý Chương trình về những thay đổi trong hệ thống thuếGTGT

Các Hợp phần/Tỉnh phải thu thập hóa đơn tài chính cho tất cả các hàng hóa và dịch vụ muasắm theo quy định có giá trị trên 100.000 đồng

Những hóa đơn này phải được ghi vào sổ theo dõi hóa đơn trong đó ghi rõ các chi tiết về hóađơn như ngày của hóa đơn, số hóa đơn, giá trị trước thuế GTGT, mức thuế GTGT và tình hình

đề nghị hoàn thuế Sổ này có thể được cài đặt trong Phần mềm Kế toán Xem Phụ lục 2 - Mẫu

2.11.

 Hạch toán thuế GTGT

Mỗi Hợp phần/Tỉnh phải mở một tài khoản để ghi nhận thuế GTGT phát sinh, một tài khoản đểghi nhận thuế GTGT xin hoàn lại và một tài khoản chi tiêu để ghi nhận các khoản thuế GTGTkhông được hoàn

Mỗi khi các Hợp phần và Tỉnh mua hàng hóa và dịch vụ, kế toán ghi Nợ tài khoản thuế GTGT(Tài khoản thuế GTGT phát sinh) Kế toán ghi Có tài khoản này khi xin hoàn lại thuế GTGT(ghi nợ tài khoản thuế GTGT xin hoàn lại) Số dư của tài khoản thuế GTGT phát sinh thể hiệnnhững khoản thuế GTGT chưa xin hoàn lại, và số dư của tài khoản thuế GTGT xin hoàn lại thểhiện những khoản thuế GTGT chưa được hoàn lại Những nhà cung cấp dịch vụ không phảichịu thuế GTGT phải trình giấy chứng nhận miễn thuế do Cơ quan thuế địa phương cấp

Nếu số thuế được hoàn lại cao hơn số thuế xin hoàn thì phần chênh lệch sẽ được ghi có vào Tàikhoản chi tiêu về thuế GTGT không được hoàn Trong trường hợp này phần chênh lệch đượccoi như một khoản giảm chi

Hàng tháng, kế toán phải rà soát sự biến động của tài khoản này Bất kỳ sự gia tăng nào về số

dư của tài khoản này đều cần phải được giải thích đầy đủ Những điều chỉnh thích hợp sẽ đượcthực hiện khi cần thiết

 Báo cáo biến động thuế GTGT

Kế toán cần lập một bản báo cáo về biến động của tài khoản thuế GTGT trong tháng, trong đónêu rõ số thuế GTGT có thể được hoàn lại phát sinh trong tháng, số thuế GTGT đã xin hoàn lại,

số thuế GTGT đã được hoàn, số thuế GTGT không được hoàn đưa vào chi phí và số dư cuối kỳ

chưa xin hoàn lại Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.12.

Cuối mỗi quý, kế toán lập Nhật lý chứng từ (Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.3) liệt kê tất cả các khoản chi

phí cần trích lập trong quý Có thể có các loại chi phí cần trích lập như sau:

 Tiền lương (bao gồm cả lương tháng thứ 13) (Xem Mục 4.5.2.3)

 Thuế thu nhập cá nhân (bao gồm cả Bảo hiểm xã hội và Bảo hiểm y tế)

Nhật ký chứng từ cần phải được duyệt bởi một cán bộ quản lý có thẩm quyền, ví dụ: Giám đốc Hợpphần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT Khi đã được phê duyệt, Nhật ký chứng từ được dùng làm cơ

sở để hạch toán vào sổ cái Như đã đề cập trong Mục 4.5.2.3, các bút toán này sẽ phải ghi đảongược khi các khoản trích lập này được thanh toán

4.5.4.2 Lãi suất (phải trả cho ĐSQ Đan Mạch) - Tham khảo Mục 4.5.1.2

4.5.4.3 Quy đổi tiền tệ - Tham khảo các chính sách quy đổi tiền tệ trong Mục 4.3.3.3

4.5.5.1 Khi thanh toán: Mọi khoản thanh toán có giá trị trên 3.000.000 đồng (ba triệu đồng) phải

được thanh toán bằng séc

 Thanh toán bằng tiền mặt:

 Kế toán của FSPS 2 chuyển các phiếu chi, sau khi đã được phê duyệt thanh toán và cácchứng từ liên quan, ví dụ: các hóa đơn, cho thủ quỹ

 Thủ quỹ đóng dấu “Đã thanh toán” lên các phiếu chi và các chứng từ khi thực hiện thanhtoán

 Thủ quỹ yêu cầu người nhận tiền ký vào phiếu chi để xác nhận việc đã nhận tiền

 Thủ quỹ cập nhật ngay sổ theo dõi tiền mặt đồng thời chuyển các phiếu chi (đã đóng dấu

“Đã thanh toán” và có chữ ký của người nhận tiền) cho kế toán của FSPS 2

 Kế toán của FSPS 2 nhập thông tin trên các chứng từ vào Phần mềm Kế toán Sau khi hoànthành việc nhập thông tin, kế toán phải đóng dấu “Đã hạch toán” lên các phiếu chi và cácchứng từ

 Thanh toán qua ngân hàng:

 Kế toán của FSPS 2 lập séc hoặc lệnh chuyển khoản ngân hàng và trình Giám đốc các Hợpphần liên quan hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn ký phê duyệt

 Nếu sử dụng séc thanh toán cho người hưởng lợi, kế toán phải yêu cầu người đó ký xácnhận việc đã nhận séc; nếu sử dụng lệnh chuyển khoản ngân hàng, kế toán phải thu thập vàlưu giấy báo nợ của ngân hàng Khi việc chuyển tiền đã hoàn thành, một liên của lệnhchuyển khoản ngân hàng do kế toán giữ phải được đóng dấu “Đã thanh toán”

 Kế toán của FSPS 2 cập nhật ngay các chi tiết của giao dịch vào sổ theo dõi tiền gửi ngânhàng

 Kế toán của FSPS 2 nhập thông tin trên các chứng từ vào Phần mềm Kế toán Sau khi hoànthành việc nhập thông tin, kế toán phải đóng dấu “Đã hạch toán” lên các liên lệnh chuyểnkhoản ngân hàng lưu kế toán và các chứng từ

 Thu thập các hóa đơn/hợp đồng và các phiếu chi cho các khoản chi tiêu

 Kiểm tra bảng tổng hợp các hóa đơn, mã số thuế GTGT và việc phê duyệt các khoản thanhtoán Kiểm tra tính hợp lệ của các phiếu chi như việc phê duyệt, các thông tin tóm tắt trên phiếuchi khớp số tiền trên phiếu chi với các hóa đơn, và các dòng ngân sách tương ứng

 Tất cả các hóa đơn, phiếu chi và chứng từ phải được đánh số và lưu giữ theo thứ tự thời gian

 Chương trình cần sao lưu số liệu trên Phần mềm Kế toán tối thiểu mỗi tuần một lần Dữ liệusao lưu phải được giữ ở một nơi an toàn ngoài khuôn viên trụ sở làm việc

4.5.5.3 Hàng tháng

 Ước tính tất cả các khoản chi phí cần được trích lập tại thời điểm cuối tháng, lập các sổ Nhật kýriêng và một Nhật ký chung Kế toán của FSPS 2 chịu trách nhiệm kiểm tra các sổ này, trình

Giám đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt vànhập số liệu vào Phần mềm Kế toán

 Kế toán của FSPS 2 phải thực hiện kiểm kê tiền mặt cùng với thủ quỹ Lập bảng đối chiếu bất

kỳ sự chênh lệch nào giữa số dư trên sổ theo dõi tiền mặt và số tiền thực tế Lập biên bản kiểm

kê tiền mặt Những người tham gia kiểm kê và Giám đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc SởNông Nghiệp và Phát triển Nông thôn ký xác nhận và phê duyệt Xem chi tiết ở Mục 5.1.2

 Thu thập Bảng sao kê tài khoản từ ngân hàng Thực hiện việc đối chiếu giữa số dư trên Bảngsao kê tài khoản và số dư trên Sổ tài khoản tiền gửi ngân hàng; Bảng đối chiếu phải được Giámđốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn kiểm tra và phêduyệt Xem chi tiết ở Mục 5.2

 Lập bản phân tích các khoản tạm ứng theo thời gian chưa quyết toán và trình Giám đốc Hợpphần hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn kiểm tra và phê duyệt

 Lập báo cáo về biến động của tài khoản thuế GTGT cho mục đích hoàn thuế trong kỳ và trìnhGiám đốc Hợp phần hoặc Giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn kiểm tra và phêduyệt Xem chi tiết ở Mục 4.5.3.4

 In Bảng cân đối và sổ cái

 Thực hiện sao lưu số liệu trên Phần mềm Kế toán

 Khóa Phần mềm Kế toán của tháng nhằm đảm bảo không có giao dịch nào được nhập thêm vàotháng đó, đồng thời sao chép, lưu trữ an toàn tại một nơi ngoài phạm vi văn phòng

 Thực hiện kiểm kê tài sản cố định Xem chi tiết ở Mục 5.4.2

 Thực hiện tối thiểu hai lần kiểm kê tiền mặt đột xuất mỗi năm Xem chi tiết ở Mục 5.1.2

 Chuẩn bị các báo cáo, ghi chép, sổ cái, bảng kê và các chứng từ cần thiết cho mục đích kiểmtoán độc lập Xem chi tiết ở Mục 7.2

4.5.5.6 Kết thúc Chương trình

 Quyết toán tất cả các khoản tạm ứng và các khoản phải thu còn tồn đọng

 Thanh toán tất cả các hóa đơn chưa trả

 Đệ trình bản kê khai xin hoàn thuế GTGT và thu hồi các khoản thuế GTGT xin hoàn lại cuốicùng Kế toán xóa sổ các khoản thuế GTGT không được hoàn lại vào tài khoản chi tiêu về thuếGTGT không được hoàn lại

 Tất toán số dư của tất cả các tài khoản vãng lai

 Thực hiện việc kiểm kê tiền mặt cuối cùng, đối chiếu với sổ theo dõi tiền mặt và điều chỉnh sổtheo dõi tiền mặt dựa trên kết quả kiểm kê; chuyển số tiền mặt còn lại cho ĐSQ Đan Mạch

 ĐSQ Đan Mạch đánh giá lại các khoản chi tiêu của Chương trình Các khoản chênh lệch doquy đổi tỷ giá phát sinh được hạch toán giống như một khoản chi tiêu

 Khi tất cả các khoản thanh toán lớn đã được thực hiện, kế toán thu thập sổ phụ ngân hàng đểthực hiện việc đối chiếu lần cuối với sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng và chuyển số dư còn lại choĐSQ Đan Mạch

 Yêu cầu ngân hàng đóng tất cả các tài khoản của Chương trình

 Thực hiện việc kiểm kê tài sản lần cuối Cập nhật sổ theo dõi tài sản dựa trên số liệu kiểm kêthực tế

 Chuyển giao toàn bộ tài sản cho bên đối tác và lập biên bản bàn giao

 Chuẩn bị cho lần kiểm toán độc lập cuối cùng, hợp tác và phối hợp với cán bộ kiểm toán độclập

 Sao lưu Phần mềm Kế toán lên đĩa CD ROM

Trong vòng 30 ngày kể từ ngày kết thúc quý 2 (30/6) và quý 4 (31/12), các hợp phần và tỉnh phảigửi báo cáo tiến độ 6 tháng và cả năm theo mẫu của chương trình FSPSII, kèm theo phụ lục là cácbáo cáo chi tiêu so sanh với ngân sách theo từng hoạt động đầu ra/hợp phần từ đầu chương trìnhđến thời điểm báo cáo và từ đầu năm đến thời điểm báo cáo theo cả 2 nguồn Danida và đối ứng.Mẫu báo cáo hiện nay đang sử dụng có thể được điều chỉnh từ năm 2009 và để phù hợp với mẫubáo cáo ODA của Bộ Kế hoạch và Đầu tư

 Cấp Hợp phần/tỉnh

Các Báo cáo tháng bao gồm:

 Bảng cân đối chi tiết (Sổ cái);

 Bảng sao kê tài khoản ngân hàng;

 Bảng đối chiếu số dư tiền gửi ngân hàng;

 Biên bản kiểm kê tiền mặt (bao gồm tất cả các lần kiểm kê tiền mặt độtxuất trong kỳ);

 Bảng đối chiếu vốn viện trợ nhận được trong kỳ;

 Thanh lý tài sản trong kỳ (cùng với báo cáo hoàn cảnh thanh lý tàisản); và

Các báo cáo tháng phải lập hàng tháng cho 2 nguồn Danida và đối ứng và phải được Giám đốcHợp phần hoặc Phó giám đốc Sở Nông Nghiệp và Phát triển Nông thôn phê duyệt;

Nội dung các báo cáo quý giống như báo cáo tháng và phải được gửi cho Giám đốc Chươngtrình/Vụ Hợp tác Quốc tế trong vòng 10 (mười) ngày làm việc tính từ ngày cuối cùng của quý

 Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế chịu trách nhiệm:

 Tập hợp tất cả các báo cáo quý từ tất cả các Hợp phần và các tỉnh vàlập các báo cáo của bản thân Văn phòng Chương trình; và

 Lập báo cáo quý tổng hợp dựa trên các bộ báo cáo trên và gửi choĐSQ Đan Mạch và BTC

4.6.2 Báo cáo năm

 Cấp Hợp phần/tỉnh

Bên cạnh Các báo cáo tháng, Hợp phần/Tỉnh còn phải gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợptác Quốc tế các báo cáo dưới đây theo cả 2 nguồn Danida và đối ứng:

 Biên bản của tất cả các lần kiểm kê tiền mặt đột xuất;

 Biên bản của tất cả các lần kiểm kê tài sản và sổ theo dõi tài sản đã cậpnhật;

 Bảng đối chiếu vốn viện trợ nhận trong năm;

 Báo cáo Kiểm soát Ngân sách cho năm;

 Báo cáo biến động về việc hoàn thuế GTGT trong năm;

 Danh mục tất cả các khoản chi phí trích lập tại thời điểm cuối năm;

 Phân tích các khoản tạm ứng theo thời gian chưa quyết toán; và

 Báo cáo chi tiêu, nêu rõ tổng chi tiêu thực tế trong năm theo dòng ngânsách và theo hoạt động

Ban quản lý Hợp phần/Tỉnh phải lập các Báo cáo Tài chính, bao gồm:

 Báo cáo thu nhập và chi tiêu;

Các báo cáo năm phải được gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế trong vòng 10(mười) ngày làm việc tính từ ngày kết thúc năm

Các báo cáo năm phải được kiểm toán bởi một công ty kiểm toán độc lập trong vòng sáu tháng

tính từ thời điểm kết thúc năm Xem Phụ lục 2 - Mẫu 2.14 về mẫu các báo cáo tài chính.

 Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế với sự hỗ trợ của Trưởng bộ phận kế toán Chươngtrình Thuỷ sản 2 chịu trách nhiệm:

 Tập hợp các báo cáo tài chính từ tất cả các Hợp phần và các tỉnh và lậpbáo cáo tài chính của bản thân Văn phòng Chương trình

 Lập báo cáo tài chính hợp nhất Chương trình và gửi cho BTC và ĐSQĐan Mạch trong vòng 20 (hai mươi) ngày tính từ thời điểm kết thúc năm

Các Hợp phần và tỉnh chịu trách nhiệm chuẩn bị báo cáo tài chính theo quy định của Việt nam và

đệ trình đúng hạn cho các cơ quan liên quan

4.7 Những yêu cầu về lưu trữ và sử dụng tài liệu (lưu trữ điện tử hoặc bản in trên giấy)

 Kế toán phải lưu giữ toàn bộ các sổ sách, báo cáo và chứng từ kế toán tại một nơi an toàn; vàphải sắp xếp một cách hợp lý để tiện cho việc tra cứu

 Vào thời điểm kết thúc Chương trình, toàn bộ tài liệu kế toán phải được bàn giao cho ĐSQ ĐanMạch để lưu trữ

 Các sổ sách và chứng từ kế toán phải được lưu trữ cho năm hiện tại và ít nhất 5 năm sau đó

 Khi có yêu cầu, toàn bộ sổ sách và chứng từ kế toán phải được cung cấp đầy đủ cho Tổng kiểmtoán và/hoặc Bộ Ngoại Giao Đan Mạch, hoặc đại diện của các tổ chức này phục vụ cho mụcđích kiểm soát

5 Quản lý tài sản của Chương trình

5.1 Tiền mặt tại quỹ

 Các khoản thanh toán có giá trị trên 3 triệu đồng phải được trả bằng séc hoặc chuyển khoản

phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt bằng văn bản.

 Phải giữ tiền mặt trong két sắt có khóa an toàn.

5 triệu VND tại bất kỳ thời điểm nào.

không có giao dịch tiền mặt tại quỹ) và ghi kết qủa vào Sổ theo dõi tiền mặt Mọi chênh lệch phát sinh cần được giải thích và xử lý.

 Hàng tháng, Kế toán và thủ quỹ của FSPS 2 trung ương và tỉnh dự án phải tiến hành kiểm kê tiền mặt Biên bản kiểm kê tiền mặt do kế toán lập và được Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt

(Xem Phụ lục 3 - Mẫu 3.1) Khi phát sinh chênh lệch giữa số tiền thực tế

với số dư trong Sổ theo dõi tiền mặt, kế toán của FSPS 2 phải thực hiện việc đối chiếu để tìm nguyên nhân chênh lệch Biên bản đối chiếu phải được Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT xem xét và ký phê duyệt

hoặc một thành viên khác được uỷ quyền bởi Giám Đốc Hợp phần hoặc Phó giám đốc Sở NNPTNT phải tiến hành ít nhất hai lần kiểm kê tiền mặt đột xuất Cán bộ tham gia kiểm kê tiền mặt phải lập biên bản kiểm kê đột xuất và thực hiện đối chiếu số tiền thực tế với số dư trong sổ theo dõi tiền mặt.

 Bản sao của các biên bản kiểm kê tiền mặt hàng tháng và biên bản kiểm kê tiền mặt đột xuất phải được gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế như một phần của các Báo cáo tháng Biên bản đối chiếu cũng phải được gửi kèm theo khi có phát sinh chênh lệch.

5.2 Tiền gửi ngân hàng

 Tài khoản ngân hàng của mỗi hợp phần thuộc Bộ NNPTNT đều phải được

mở và duy trì dưới tên của Hợp phần tương ứng

được mở Tỉnh dự án sẽ chịu trách nhiệm bảo đảm vốn từ các Hợp phần khác nhau sẽ có thể tách riêng rẽ trong sổ theo dõi Mọi sự thay đổi liên quan đến tài khoản ngân hàng đều phải được phê duyệt bởi Ban chỉ đạo quốc gia.

trình phải được sự phê duyệt của Giám Đốc Hợp phần hoặc Giám đốc Sở NNPTNT

 Séc trắng phải được giữ trong két an toàn Séc bị hủy phải được gạch chéo

và giữ trong két an toàn - Xem chi tiết về các yêu cầu lưu trữ tại Mục 4.7.

ngân hàng giữa số dư trên sổ theo dõi tiền gửi ngân hàng và sổ phụ ngân hàng Mọi chênh lệch phát sinh phải được giải trình ngay Trong trường hợp không có chênh lệch, kế toán vẫn phải lập bảng đối chiếu ngân hàng, ghi nhận việc không có chênh lệch Giám Đốc Hợp phần hoặc Giám đốc

Sở NNPTNT sẽ kiểm tra và ký phê duyệt bảng đối chiếu ngân hàng.

cho Vụ Kế hoạch Tài Chính thông qua Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp

tác Quốc tế như một phần của Báo cáo tháng (xem Phụ lục 2 – Mẫu 2.8).

5.3 Các khoản tạm ứng

 Các Đề nghị tạm ứng cho các chuyến công tác và mua sắm nhỏ trong nuớc v.v phải dựa trên

kế hoạch chi tiêu chi tiết và được Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt.Tạm ứng sẽ không được cấp cho những người vẫn còn có các khoản tạm ứng chưa quyết toán

 Các khoản tạm ứng phải được quyết toán trong vòng 14 ngày kể từ ngày kết thúc hoạt độngliên quan

 Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT có thể trong phạm vi quyền hạn của mình,quyết định các biện pháp buộc các khoản tạm ứng phải được quyết toán đúng thời hạn

Các biện pháp có thể được áp dụng bao gồm:

a) Chỉ tạm ứng 80% tổng chi tiêu dự toán và thực hiện thanhtoán số còn lại khi quyết toán tạm ứng; hoặc

b) Trừ vào lương các khoản tạm ứng chưa quyết toán

 Hàng tháng, lập bảng kê chi tiết các khoản tạm ứng theo tên người nhận tạm ứng và phân tuổicác khoản tạm ứng chưa quyết toán và gửi cho Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở

NNPTNT để có các biện pháp giải quyết tiếp theo (Xem Phụ lục 3 - Mẫu 3.2)

5.4 Tài sản cố định và hàng hóa tiêu dùng

Theo mục đích của Sổ tay Chương trình này, tài sản cố định được hiểu là những tài sản được mua

từ nguồn vốn Danida có giá trị từ 5 triệu VND trở lên và thời hạn hữu dụng trên một năm Các tàisản khác được coi là hàng hóa tiêu dùng

5.4.1 Sổ theo dõi tài sản

 Toàn bộ tài sản cố định phải được gắn nhãn trên đó có ghi mã tài sản và chú thích “Do Danidatài trợ”

 Sổ theo dõi tài sản phải được lập để kiểm soát hiện trạng của tất cả các tài sản cố định Sổ theodõi tài sản tối thiểu phải nêu rõ: tên tài sản, mô tả tóm tắt, mã tài sản, ngày mua, giá mua, nơi

sử dụng, người chịu trách nhiệm và hiện trạng (Xem Phụ lục 2, Mẫu 2.4)

 Sổ theo dõi tài sản phải được cập nhật ngay khi có sự biến động về tài sản cố định hoặc thayđổi về hiện trạng hoặc sau khi kết thúc kiểm kê tài sản

 Một danh sách các hàng hóa tiêu dùng có giá trị từ 5 triệu VND trở lên phải được lập và cậpnhật ghi rõ tên tài sản, giá trị, người chịu trách nhiệm nơi sử dụng và hiện trạng

5.4.2 Kiểm kê tài sản

 Phải thực hiện kiểm kê tài sản cố định ít nhất một năm một lần Mỗi Giám Đốc Hợp phần/Phógiám đốc Sở NNPTNT có thể xem xét thực hiện kiểm kê thường xuyên hơn đối với tài sản cốđịnh và hàng hóa tiêu dùng (bao gồm cả kiểm kê đột xuất) nếu thấy cần thiết

 Biên bản kiểm kê, bao gồm hiện trạng vật chất của các tài sản được kiểm kê, phải được nhânviên kiểm kê lập và ký xác nhận, và Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT kiểm tra

và phê duyệt và gửi cho Giám đốc Chương trình/Vụ Hợp tác Quốc tế như một phần của Báocáo năm

5.4.3 Sử dụng và bảo trì tài sản

 Các Hợp phần/Tỉnh chịu trách nhiệm đảm bảo rằng việc sử dụng trang thiết bị và công cụ muabằng tiền viện trợ của Chương trình phải được sử dụng cho mục đích của Chương trình và phảikiểm soát việc bảo trì hợp lý Việc này cần áp dụng cho cả tài sản cố định và hàng hóa tiêudùng, thậm chí khi không có yêu cầu chính thức về việc ghi chép hàng hóa tồn kho đối vớihàng hóa tiêu dùng

 Người chịu trách nhiệm đối với mỗi tài sản được chỉ định trong sổ theo dõi tài sản phải hoàntoàn chịu trách nhiệm đối với tài sản đó Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT cóthẩm quyền xác định mức trách nhiệm của các cá nhân khi tài sản giao cho họ bị hư hỏng, mấthoặc không hoạt động Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT quyết định mức độđền bù toàn bộ hoặc một phần trong các trường hợp này

5.4.4 Hợp đồng bảo hiểm

 Bộ NNPTNT/các tỉnh nên xem xét việc mua bảo hiểm cho các tài sản có giá trị lớn và/hoặc khósửa chữa, khó thay thế (ví dụ xe ô tô – cần mua bảo hiểm toàn diện - hay các thiết bị điện tử, vitính hoặc các thiết bị kỹ thuật chuyên dụng cho FSPS II) Đồng thời Bộ Nông nghiệp/ Sở Nôngnghiệp cũng hoàn toàn chịu trách nhiệm cung cấp bảo hiểm rủi ro cho lái xe khi sử dụng xe chohoạt động chương trình

5.4.5 Thanh lý

 Bất kỳ việc thanh lý tài sản nào trong thời hạn hoạt động của Chương trình đều phải đượcGiám Đốc Hợp phần/Phó Giám đốc Sở NNPTNT phê duyệt Tiền thu từ thanh lý tài sản đượcghi nhận là thu nhập khác của Bộ NNPTNT/Tỉnh theo từng hợp phần

 Phải lập Báo cáo về nguyên nhân thanh lý tài sản cố định và gửi cho Giám đốc Chươngtrình/Vụ Hợp tác Quốc tế (Bộ NNPTNT) và ĐSQ Đan Mạch như một phần của Báo cáo tháng

5.5 Tài sản do các tổ chức khác giữ

 Tài sản do các tổ chức khác giữ phải được theo dõi trong Bộ NNPTNT/ Tỉnh theo Hợp phần

 Các Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT phải chịu trách nhiệm đảm bảo rằng cáctài sản này được sử dụng cho mục đích của Chương trình và các tài sản này được bảo trì hợp lý.

 Kế toán Hợp phần phải thực hiện kiểm kê tài sản hàng năm và lập biên bản kiểm kê tài sản nêu

rõ hiện trạng của tài sản được kiểm kê Biên bản phải có chữ ký của kế toán, người giữ tài sản

và phải được Giám Đốc Hợp phần/Phó giám đốc Sở NNPTNT ký phê duyệt

6 Thanh toán

6.1 Mua sắm hàng hóa và thiết bị

6.1.1Mua sắm hàng hoá và thiết bị

Từ ngày mùng 01 tháng ba năm 2008, toàn bộ việc mua sắm hàng hóa và thiết

bị thực hiện bởi Bộ NNPTNT/Sở NN các tỉnh sẽ tuân thủ theo các quy định

về mua sắm đấu thầu của Chính Phủ Việt Nam

Phải tham khảo Luật mua sắm đấu thầu và các quy định liên quan hiện hành.

6.1.2 Mua sắm khác

Các mua sắm dịch vụ khác trừ dịch vụ tư vấn cũng áp dụng các quy định về mua sắm đấu thầu của Chính Phủ Việt Nam kể từ ngày mùng 01 tháng ba năm 2008 Thủ tục mua sắm dịch vụ tư vấn sẽ được quy định chi tiết tại phần 6.2.2 dưới đây Đề nghị tham khảo Luật mua sắm đấu thầu và các quy định liên quan.

6.1.3 Chi phí liên quan đến đi công tác

Tất cả các thành viên của các chuyến công tác và khảo sát ở trong nước và nước ngoài đều sửdụng vé máy bay hạng phổ thông Vé máy bay nội địa và các dịch vụ khác liên quan đến đi côngtác phải được thực hiện phù hợp với quy định của Chính phủ Việt Nam Đối với các chuyến đinước ngoài áp dụng Quy định cho các chuyến công tác chính thức của cán bộ công chức ĐanMạch, hiện nay có thể tải về từ trang web ‘www.ambhanoi.um.dk’ under “Development” andDevelopment Guidelines” Các chuyến đi hội nghị, hội thảo, tham quan học tập ngoài Việt Nam chỉđược xem xét trong một số trường hợp ngoại lệ, khi và chỉ khi việc đi ra nước ngoài có ích cho việcnâng cao năng lực và học tập kinh nghiệm cho nhóm đối tượng được chỉ định Bất kỳ một chuyếncông tác nước ngoài với bất kể mục đích gì, kể cả đã được duyệt trong kế hoạch năm thì vẫn phảiđược Đại sứ quán Đan Mạch phê duyệt Để có được phê duyệt của sứ quán thì ít nhất trước chuyến

đi 3 tuần lễ phải thông báo thông tin về chuyến đi như chuyến đi này thuộc hoạt động nào trong kếhoạch được duyệt, TOR của chuyến đi, lịch trình cụ thể, họ tên, nơi công tác của người đi , lý dotham dự chuyến đi, thời gian công tác và ngân sách chi tiết Đối với các chuyến đi công tác nướcngoài sẽ áp dụng Quy định và định mức cho các chuyến công tác chính thức của cán bộ công chứcĐan Mạch

6.2 Tuyển dụng Nhân sự

Khuyến nghị số 4, Biên bản ghi nhớ của đoàn đánh giá, 7/11/ 2008.

6.2.1 Tuyển dụng Tư vấn Kỹ thuật Quốc tế Dài hạn (“TA”)

Tư vấn Kỹ thuật quốc tế dài hạn (với “quốc tế dài hạn” được định rõ là ít nhất

12 tháng làm việc liên tiếp của một người không cư trú tại Việt nam), trong những trường hợp được quy định, sẽ do ĐSQ Đan Mạch trực tiếp tuyển dụng trên cơ sở tham khảo ý kiến của Chính phủ Việt Nam Việc ký kết hợp đồng

có thể thông qua một công ty (đấu thầu cạnh tranh) hoặc với cá nhân được thuê với tư cách là một “Tư vấn của Danida” (sau khi quảng cáo và sơ tuyển) Trong cả 2 trường hợp trên, Tư vấn kỹ thuật sẽ được tuyển chọn dựa trên

Điều khoản tham chiếu do BQL Hợp phần và/hoặc Tỉnh soạn thảo (Xem Phụ

Lục 5 về Hướng dẫn soạn thảo Điều khoản tham chiếu)

6.2.2 Tuyển dụng Tư vấn Kỹ thuật Ngắn hạn

Chuyên gia tư vấn trong nước

Giám đốc Hợp phần/ Phó giám đốc Sở NNPTNT sẽ chịu trách nhiệm xác định nhu cầu của Bộ NNPTNT/tỉnh dự án, tham gia vào quá trình tìm kiếm và tuyển chọn các chuyên gia tư vấn; lập kế hoạch và đánh giá chất lượng dịch

vụ mà Tư vấn Kỹ thuật Ngắn hạn cung cấp (Ngắn hạn được xác định là dưới

06 tháng làm việc liên tiếp của một người cư trú hay không cư trú tại Việt nam)

2 TỪ 60,000,000 – 250,000,000 Tối thiểu là 3 Mời tối thiểu 3 tư

vấn/công ty tư vấn chào giá Nếu chỉ nhận được 1 báo giá/hồ sơ mà sau khi xét thấy phù hợp yêu cầu về cả

kỹ thuật và tài chính thì có thể chọn báo giá này Được áp dụng mức phí tư vấn theo giá thị trường đối với

tư vấn là công ty Không cần đăng quảng cáo.

thầu đăng ký

Phương pháp mời thầu

3 Trên

250,000,000-1.400.000.000

Tối thiểu là 1 nhà thầu sau khi đăng quảng cáo

Đăng thông báo mời thầu trên một

tờ báo có lượng phát hành lớn trong nước và trên trang web của Bộ Nông nghiệp… Được áp dụng mức phí tư vấn theo giá thị trường đối với tư vấn là công ty Quá trình xét thầu sẽ do một hội đồng chấm thầu thực hiện

hoặc 500.000 DKK và dưới

950.000 DKK

Tối thiểu là 1 Thông báo qua

trang web của Đại

sứ quán Đan Mạch

về bảy tỏ quan tâm

Đối với những hợp đồng thuê tư vấn trong nước có giá trị dưới 250 triệu VND, phải lưu tất cả các bản hợp đồng bao gồm các bản sao Điều khoản tham chiếu và báo giá ban đầu, quyết định chọn thầu v.v

Đối với những hợp đồng thuê tư vấn trong nước có giá trị trên 250 triệu VND, nên thiết lập file riêng lưu trữ toàn bộ các tài liệu liên quan đến hoạt động tư vấn đó Một hội đồng chấm thầu sẽ họp và quyết định người trúng thầu và biên bản chấm thầu sẽ được lưu vào flie lưu trữ trên cùng các văn bản, giấy tờ gốc và các bản sao của tất cả các tài liệu bao gồm điều khoản tham chiếu, các phiếu đánh giá, v.v liên quan đến hoạt động này Nếu áp dụng quy trình trên cho các hợp đồng giá trị từ 60.000.000 đồng trở lên và nhận được ít hơn 3 báo giá/ 3 hồ sơ thầu, trong trường hợp xét thấy 1 hoặc 2 hồ sơ thầu /báo giá đó phù hợp với yêu cầu tài chính, yêu cầu kỹ thuật thì ban xét thầu có thể ra quyết định lựa chọn.

Mức phí tư vấn cho chuyên gia tư vấn là cá nhân vẫn áp dụng định mức hiện hành ; trong khi mức phí tư vấn cho các tư vấn trong nước là công ty/doanh nghiệp/viện (bao gồm cả các trường đại học nơi mà không nhận hỗ trợ từ FSPSII và có cơ chế có thu cũng như có đăng ký thuế hay chứng nhận được miễn thuế) được áp dụng mức phí cạnh tranh trên thị trường và mức này đã phải bao gồm cả thuế giá trị gia tăng, Để đảm bảo các thủ tục là chính xác thì