Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch

- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản, quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động củaSở; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp

QUYẾT ĐỊNH Ban hành Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch

_

GIÁM ĐỐC SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

Căn cứ Nghị định số 110/2004/NĐ-CP, ngày 08/4/2004 của Chính phủ vềcông tác văn thư và Nghị định số 09/2010/NĐ-CP, ngày 08/02/2010 của Chínhphủ về sửa đổi, bổ sung một số điều của Nghị định số 110/2004/NĐ-CP ngày08/4/2004 của Chính phủ về công tác văn thư;

Căn cứ Nghị định số 111/2004/NĐ-CP ngày 08/4/2004 của Chính phủ quy địnhchi tiết thi hành một số điều của Pháp lệnh Lưu trữ quốc gia;

Căn cứ Thông tư Liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCP, ngày 06/5/2005của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ, về việc hướng dẫn về thể thức và kỹthuật trình bày văn bản;

Căn cứ công văn số 260/VTLTNN-NVĐP, ngày 06/5/2005 của Cục Vănthư và Lưu trữ Nhà nước về việc hướng dẫn xây dựng Quy chế công tác văn thư

và lưu trữ cơ quan;

Căn cứ Quyết định số 213/QĐ-UBND, ngày 19/8/2008 của UBND tỉnhSóc Trăng về việc Ban hành Quy định chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và cơcấu tổ chức của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh Sóc Trăng;

Xét đề nghị của Chánh Văn phòng Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnhSóc Trăng,

QUYẾT ĐỊNH:

Điều 1 Ban hành kèm theo Quyết định này:

1 Quy chế công tác văn thư và lưu trữ của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch

2 Phụ lục về thể thức văn bản:

2.1 Tên viết tắt và ký hiệu Phòng Nghiệp vụ chuyên môn thuộc Sở Vănhóa, Thể thao và Du lịch; Bảng chữ viết tắt tên loại văn bản và quy định về thểthức văn bản;

2.2 Mẫu trình bày các loại văn bản;

Điều 2 Quyết định này có hiệu lực thi hành kể từ ngày ký.

Điều 3 Chánh Văn phòng Sở, Thủ trưởng các Phòng Nghiệp vụ chuyên

môn và các đơn vị thuộc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch chịu trách nhiệm thihành Quyết định này./

Nguyễn Tánh

UBND TỈNH SÓC TRĂNG

SỞ VĂN HÓA, THỂ THAO VÀ DU LỊCH

CỘNG HÒA XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

Sóc Trăng, ngày tháng 9 năm 2010

QUY CHẾ CÔNG TÁC VĂN THƯ VÀ LƯU TRỮ

(Ban hành kèm theo Quyết định số 308/QĐ-SVHTTDL, ngày 13/9/2010

của Giám đốc Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch)

Chương I QUY ĐỊNH CHUNG

Điều 1 Phạm vi và đối tượng điều chỉnh

Quy chế này quy định công tác văn thư, lưu trữ (VTLT) của Sở Văn hóa,Thể thao và Du lịch (sau đây gọi chung là Sở) được áp dụng thống nhất trongcác phòng Nghiệp vụ chuyên môn và các đơn vị trực thuộc Sở

- Công tác văn thư bao gồm các công việc về soạn thảo, ban hành văn bản,

quản lý văn bản và các tài liệu khác hình thành trong quá trình hoạt động củaSở; lập hồ sơ hiện hành và giao nộp hồ sơ vào lưu trữ của Sở; quản lý và sửdụng con dấu

- Công tác lưu trữ bao gồm các công việc về thu thập tài liệu, chỉnh lý, xácđịnh giá trị tài liệu, bảo quản, tổ chức khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả vàtiêu hủy các hồ sơ, tài liệu đã hết giá trị tài liệu lưu trữ hình thành trong quátrình hoạt động của Sở

Điều 2 Trách nhiệm quản lý, thực hiện công tác văn thư và lưu trữ

- Trách nhiệm của Giám đốc Sở có trách nhiệm chỉ đạo, kiểm tra, giám sátcông tác VTLT của Sở và các đơn vị trực thuộc Sở

- Trách nhiệm của Chánh Văn phòng tham mưu giúp Giám đốc Sở thốngnhất quản lý, chỉ đạo và là đầu mối hướng dẫn nghiệp vụ đối với công tác VLTL

cơ quan và các đơn vị trực thuộc Sở; trao đổi và quan hệ giao dịch với Sở Nội

vụ, Trung tâm Lưu trữ tỉnh và các ngành có liên quan về công tác VTLT

- Trách nhiệm của Trưởng phòng các phòng Nghiệp vụ chuyên môn vàcác đơn vị trực thuộc Sở: đôn đốc cán bộ công chức thực hiện việc lập hồ sơ,giao nộp hồ sơ thuộc phạm vi mình quản lý, ứng dụng khoa học công nghệ vàocông tác VTLT của đơn vị

- Trách nhiệm mỗi cán bộ công chức trong cơ quan làm việc có liên quanđến công văn, tài liệu đều có trách nhiệm lập hồ sơ về những việc được giao,giao nộp hồ sơ vào lưu trữ cơ quan

Điều 3 Tổ chức, nhiệm vụ của VTLT

1 Tổ chức:

1.1/ Văn phòng Sở có bộ phận chuyên trách làm công tác VTLT;

1.2/ Tại các đơn vị, tùy thuộc vào chức năng, nhiệm vụ, cơ cấu tổ chức củatừng đơn vị, theo quyết định của Giám đốc và quy định chung của pháp luật hiệnhành về công tác tổ chức cán bộ mà Thủ trưởng đơn vị bố trí đủ số lượng cán bộlàm công tác VTLT thuộc Phòng Hành chính tổng hợp của đơn vị.

2 Nhiệm vụ của văn thư:

2.1/ Thực hiện quy trình văn bản đi;

2.2/ Thực hiện quy trình văn bản đến;

2.3/ Sắp xếp, bảo quản và phục vụ tra cứu, sử dụng tài liệu trước khi nộptài liệu vào lưu trữ cơ quan;

2.4/ Bảo quản và sử dụng con dấu;

2.5/ Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác văn thư;

2.6/ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ và báo cáo đột xuất vềcông tác văn thư

3 Nhiệm vụ của lưu trữ:

3.1/ Hướng dẫn cán bộ, công chức lập hồ sơ công việc;

3.2/ Thu nhận hồ sơ, tài liệu đã đến hạn nộp lưu vào lưu trữ;

3.3/ Thực hiện chế độ báo cáo thống kê định kỳ và báo cáo đột xuất vềcông tác lưu trữ;

3.4/ Thực hiện định kỳ nộp lưu tài liệu vào Trung tâm Lưu trữ tỉnh theoquy định của pháp luật;

3.5/ Ứng dụng khoa học công nghệ vào công tác lưu trữ;

3.6/ Bảo quản tài liệu lưu trữ trong kho;

3.7/ Xây dựng các công cụ thống kê, tra cứu, tổ chức sử dụng tài liệu lưutrữ;

3.8/ Lập kế hoạch xây dựng, cải tạo, nâng cấp kho, mua sắm trang thiết bị,

dự trù kinh phí thường xuyên cho hoạt động lưu trữ

Điều 4 Tiêu chuẩn cán bộ làm công tác VTLT:

Cán bộ làm công tác VTLT phải đảm bảo tiêu chuẩn nghiệp vụ ngạch côngchức ngành VTLT theo quy định của pháp luật

Điều 5 Kinh phí đầu tư cho hoạt động VTLT

1 Kinh phí đầu tư cho hoạt động VTLT được cấp từ Ngân sách nhà nước;

2 Hàng năm, Chánh Văn phòng Sở có trách nhiệm xây dựng kế hoạch kinhphí, trang bị các thiết bị chuyên dùng, nghiên cứu ứng dụng khoa học công nghệ

và tổ chức các hoạt động nghiệp vụ đáp ứng yêu cầu của công tác VTLT theoquy định của Luật Ngân sách

Điều 6 Bảo vệ bí mật nhà nước trong công tác VTLT:

1 Mọi hoạt động nghiệp vụ về công tác VTLT của Sở và các đơn vị trựcthuộc phải thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành về bảo vệ bí mật củaNhà nước

2 Chánh Văn phòng Sở, Thủ trưởng các đơn vị có trách nhiệm quản lý vănbản độ “Mật” Cán bộ VTLT có nhiệm vụ bảo vệ bí mật cơ quan, bí mật Nhànước theo Luật định

Chương II

CÔNG TÁC VĂN THƯ

Mục 1 SOẠN THẢO, BAN HÀNH VĂN BẢN Điều 7 Hình thức văn bản:

Hình thức văn bản hành chính thuộc thẩm quyền ban hành của Sở gồm:quyết định (cá biệt), thông báo, chương trình, kế hoạch, phương án, đề án, báocáo, biên bản, tờ trình, hợp đồng, công văn, giấy chứng nhận, giấy uỷ nhiệm,giấy mời, giấy giới thiệu, giấy nghỉ phép, giấy đi đường, giấy biên nhận hồ sơphiếu gửi, phiếu chuyển …

Điều 8 Thể thức văn bản:

CBCC được giao soạn thảo và ban hành các loại văn bản như: Văn bảnhành chính, văn bản chuyên ngành phải đảm bảo đúng thể thức và kỹ thuật trìnhbày các loại văn bản do nhà nước quy định, tại Thông tư liên tịch số55/2005/TTLT-BNV-VPCP ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chínhphủ hướng dẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản ( phụ lục 1 )

Điều 9 Soạn thảo văn bản:

1 Căn cứ tính chất, nội dung của văn bản cần soạn thảo mà lãnh đạo sở,giao cho các Phòng nghiệp vụ chuyên môn và cán bộ, công chức soạn thảo hoặcchủ trì soạn thảo

2 Các Phòng nghiệp vụ chuyên môn và các cán bộ, công chức được giaosoạn thảo văn bản có trách nhiệm thực hiện các công việc sau:

- Xác định hình thức, nội dung và độ mật, độ khẩn, nơi nhận của văn bản;

- Thu thập, xử lý thông tin có liên quan;

- Soạn thảo văn bản;

- Trường hợp cần thiết, đề xuất với lãnh đạo Sở, tham khảo ý kiến của các

cơ quan, đơn vị, tổ chức hoặc cá nhân có liên quan; nghiên cứu tiếp thu ý kiến

để hoàn chỉnh bản thảo;

- Trình duyệt bản thảo văn bản kèm theo tài liệu có liên quan

Điều 10 Duyệt bản thảo, sửa chữa, bổ sung bản thảo đã duyệt

1 Bản thảo văn bản phải do người có thẩm quyền ký văn bản duyệt Các văn

bản do các Phòng Nghiệp vụ soạn thảo để thông báo ý kiến kết luận của lãnh đạo

Sở phải được thông qua lãnh đạo Sở trước khi Thủ trưởng các Phòng Nghiệp vụ

ký thừa lệnh

2 Trường hợp sửa chữa, bổ sung bản thảo văn bản đã được duyệt phải trìnhngười ký duyệt xem xét, quyết định

Điều 11 Nhân bản

1 Nhân bản đúng với số lượng quy định phát hành:

1.1/ Số lượng văn bản nhân bản để phát hành được xác định trên cơ sở sốlượng tại nơi nhận văn bản; nếu gửi đến nhiều nơi mà trong văn bản không liệt

kê đủ danh sách thì đơn vị soạn thảo phải có phụ lục nơi nhận kèm theo để lưu ởvăn thư;

1.2/ Nơi nhận phải được xác định cụ thể trong văn bản trên nguyên tắc vănbản chỉ gửi đến cơ quan, đơn vị có chức năng, thẩm quyền giải quyết, tổ chứcthực hiện, phối hợp thực hiện, giám sát, kiểm tra liên quan đến nội dung vănbản; không gửi vượt cấp, không gửi nhiều bản cho một đối tượng, không gửiđến các đối tượng khác chỉ để biết tham khảo hoặc thay cho báo cáo công việc 1.3/ Việc nhân bản văn bản mật do Thủ trưởng đơn vị quyết định và đượcthực hiện theo quy định tại khoản 1, Điều 8 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CPngày 28 tháng 3 năm 2002 của Chính phủ quy định chi tiết thi hành Pháp lệnhBảo vệ bí mật nhà nước.

Điều 12 Kiểm tra văn bản trước khi ký ban hành

1 Thủ trưởng các phòng Nghiệp vụ soạn thảo văn bản phải kiểm tra vàchịu trách nhiệm về độ chính xác của nội dung văn bản

2 Chánh Văn phòng phải kiểm tra và chịu trách nhiệm về hình thức, thểthức, kỹ thuật trình bày văn bản, thủ tục ban hành văn bản

3 Việc ký tắt văn bản thực hiện theo quy định hiện hành của Giám đốc Sở

Điều 13 Ký văn bản

1 Thẩm quyền ký ban hành văn bản thực hiện theo Quy chế làm việc của

Sở, Quy chế làm việc của đơn vị

2 Khi ký văn bản không dùng bút chì, không dùng mực đỏ hoặc các thứmực dễ phai

Điều 14 Bản sao văn bản:

1 Các hình thức bản sao gồm: sao y bản chính, trích sao và sao lục;

2 Thể thức bản sao thực hiện theo Thông tư liên tịch số BNV-VPCP, ngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ và Văn phòng Chính phủ hướngdẫn về thể thức và kỹ thuật trình bày văn bản;

55/2005/TTLT-3 Lãnh đạo Văn phòng ký sao và nhân bản theo nơi nhận những văn bản

có nội dung thuộc phạm vi, chức năng, nhiệm vụ, lĩnh vực được phân công;

4 Bản sao y bản chính, trích sao, sao lục thực hiện đúng quy định pháp luật

có giá trị pháp lý như bản chính;

5 Không được sao, chụp, chuyển phát ra ngoài cơ quan những ý kiến ghibên lề văn bản Trường hợp những ý kiến của lãnh đạo Sở hoặc lãnh đạo cácphòng Nghiệp vụ chuyên môn ghi bên lề văn bản cần thiết cho việc giao dịch,trao đổi công tác phải được thể chế hóa bằng văn bản hành chính;

Mục 2 QUẢN LÝ VĂN BẢN

Điều 15 Trình tự quản lý văn bản đến

Tất cả văn bản, kể cả đơn, thư do cá nhân gửi đến cơ quan ( sau đây gọichung là văn bản đến) phải được quản lý theo trình tự sau:

1 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến;

2 Trình, chuyển giao văn bản đến;

3 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

Điều 16 Tiếp nhận, đăng ký văn bản đến

1 Văn bản đến từ bất kỳ nguồn nào đều phải được tập trung tại văn thư làmthủ tục tiếp nhận, đăng ký Cán bộ văn thư có trách nhiệm bóc bì, phân loại, vào

sổ, đăng ký số văn bản đến Những văn bản không đăng ký tại văn thư, các đơn

vị và cá nhân không có trách nhiệm giải quyết Trường hợp phát hiện sai sót,văn thư phải kịp thời thông báo cho nơi gửi hoặc báo cáo người được giao tráchnhiệm xem xét giải quyết

2 Đối với bản fax, chụp lại trước khi đóng dấu đến; đối với văn bản đượcchuyển phát qua mạng, trong trường hợp cần thiết, có thể in ra và làm thủ tụcđóng dấu đến

3 Văn bản khẩn đến ngoài giờ làm việc, ngày lễ, ngày nghỉ, bảo vệ cơquan có trách nhiệm ký nhận và báo cáo ngay với lãnh đạo Văn phòng Sở (đối với cácvăn bản đến Sở) để xử lý

4 Văn bản đến được đăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệuvăn bản đến trên máy vi tính

5 Các trường hợp sau đây cán bộ văn thư không tiếp nhận và xử lý:

- Văn bản mà người ký không đúng thẩm quyền;

- Văn bản dấu màu đen (trừ trường hợp bản fax);

Điều 17 Trình, chuyển giao văn bản đến

1 Văn bản đến sau khi được đăng ký tại văn thư, trình lãnh đạo Văn phòng

đề xuất và trình Ban Giám đốc xin ý kiến xử lý

2 Căn cứ vào ý kiến chỉ đạo giải quyết, văn thư vào sổ hoặc cơ sở dữ liệuvăn bản đến trên máy vi tính, chuyển tiếp theo ý kiến chỉ đạo đến các phòngNghiệp vụ thuộc Sở hoặc lưu tại văn thư

3 Việc chuyển giao văn bản phải đảm bảo nhanh chóng, đúng đối tượng,chính xác và giữ gìn bí mật nội dung văn bản và phải ký nhận vào sổ chuyểngiao văn bản

Điều 18 Giải quyết và theo dõi, đôn đốc việc giải quyết văn bản đến

1 Khi nhận văn bản đến, đơn vị, cá nhân có trách nhiệm chỉ đạo, giải quyếtkịp thời theo thời hạn yêu cầu của văn bản hoặc theo thời hạn quy định của lãnhđạo Sở qua bút phê chỉ đạo xử lý, giải quyết công văn

2 Trường hợp văn bản đến không có yêu cầu về thời hạn trả lời thì thời hạngiải quyết không quá 10 ngày làm việc

3 Chánh Văn phòng Sở có trách nhiệm tổng hợp tình hình giải quyết vănbản đã chuyển đến các đơn vị; giúp lãnh đạo Sở đôn đốc các Phòng Nghiệp vụ

xử lý văn bản và giải quyết công việc theo sự chỉ đạo của lãnh đạo Sở; hàng tuầnbáo cáo lãnh đạo Sở về tình hình xử lý văn bản của các phòng, thông báo chocác phòng tại cuộc họp giao ban định kỳ

Điều 19 Trình tự quản lý văn bản đi

Tất cả văn bản do cơ quan phát hành (sau đây gọi chung là văn bản đi) phảiđược quản lý theo trình tự sau:

1 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày; ghi số, ký hiệu vàngày, tháng, năm của văn bản;

2 Đóng dấu cơ quan và dấu mức độ khẩn, mật (nếu có);

3 Đăng ký văn bản đi;

4 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;

5 Lưu văn bản đi

Điều 20 Kiểm tra thể thức, hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản

1 Trước khi phát hành văn bản, cán bộ văn thư cần kiểm tra lại về thể thức,hình thức và kỹ thuật trình bày văn bản; nếu phát hiện có sai sót phải kịp thờibáo cáo người được giao trách nhiệm xem xét, giải quyết

2 Việc đánh số văn bản hành chính được thực hiện theo quy định tạiđiểm b, khoản 3, mục II của Thông tư liên tịch số 55/2005/TTLT-BNV-VPCPngày 06/5/2005 của Bộ Nội vụ - Văn phòng Chính phủ hướng dẫn về thể thức và

kỹ thuật trình bày văn bản

3 Văn bản mật được đánh số và đăng ký vào sổ riêng

Điều 21 Đăng ký văn bản đi

1 Tất cả văn bản đi trừ trường hợp pháp luật có quy định khác, đều đượcđăng ký vào sổ đăng ký văn bản hoặc cơ sở dữ liệu văn bản đi trên máy vi tính,ghi ngày, tháng, năm (với những số chỉ ngày nhỏ hơn mười, tháng nhỏ hơn 3phải ghi thêm số 0 ở trước) theo hệ thống chung của đơn vị do văn thư thống nhấtquản lý

Điều 22 Làm thủ tục, chuyển phát và theo dõi việc chuyển phát văn

1.4/ Đóng dấu độ khẩn, dấu chữ ký hiệu độ mật và dấu khác lên bì (nếu có)

2 Chuyển phát văn bản đi: Phải có sổ ký nhận

2.1/ Chuyển giao trực tiếp cho các đơn vị, cá nhân trong cơ quan, đơn vị;2.2/ Chuyển giao trực tiếp cho các cơ quan, đơn vị, cá nhân bên ngoài;2.3/ Chuyển phát văn bản đi qua bưu điện;

2.4/ Chuyển phát văn bản đi bằng máy fax, qua mạng;

2.5/ Chuyển phát văn bản mật thực hiện theo quy định tại Điều 10 và Điều

16 của Nghị định số 33/2002/NĐ-CP và quy định tại khoản 3 của Thông tư số12/2002/TT-BCA (A11)

3 Theo dõi việc chuyển phát văn bản đi: Phải có sổ ký nhận

3.1/ Cán bộ văn thư có trách nhiệm theo dõi việc chuyển phát văn bản đi;3.2/ Trường hợp phát hiện văn bản bị thất lạc, phải kịp thời báo cáo ChánhVăn phòng

Điều 23 Lưu văn bản đi

Mỗi văn bản đi phải lưu ít nhất 02 bản chính và các phụ lục kèm theo (nếucó); 01 bản lưu ở văn thư đơn vị và 01 bản lưu trong hồ sơ công việc của chuyênviên Bản lưu tại văn thư là bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền vàđược sắp xếp theo thứ tự đăng ký.

Mục 3

HỒ SƠ, TÀI LIỆU VÀO LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 24 Nội dung việc lập hồ sơ và yêu cầu đối với hồ sơ được lập

1 Khái niệm hồ sơ:

“ Hồ sơ” là một tập văn bản, tài liệu có liên quan với nhau về một vấn đề,một sự việc, một đối tượng cụ thể hoặc có một (hoặc một số) đặc điểm chungnhư tên loại văn bản: cơ quan, tổ chức ban hành văn bản, thời gian hoặc nhữngđặc điểm khác, hình thành trong quá trình theo dõi, giải quyết công việc thuộcphạm vi chức năng, nhiệm vụ của mỗi cơ quan, tổ chức hoặc của một cá nhân;

2 Nội dung việc lập hồ sơ hiện hành:

2.1/ Mở hồ sơ:

Căn cứ vào Danh mục hồ sơ của đơn vị và thực tế công việc được giao màcán bộ, công chức chuẩn bị các bìa hồ sơ, ghi tiêu đề hồ sơ lên bìa Trong quátrình giải quyết việc, sẽ lần lượt đưa các văn bản hình thành có liên quan vào bìa

hồ sơ đó

2.2/ Thu thập văn bản đưa vào hồ sơ:

- Cán bộ, công chức có trách nhiệm lập hồ sơ cần thu thập đầy đủ các vănbản, giấy tờ và các tư liệu có liên quan đến sự việc được ghi sẵn tên vào bìa hồ sơ;

- Các văn bản trong hồ sơ phải được sắp xếp theo một trình tự hợp lý, tùytheo đặc điểm khác nhau của văn bản để chọn một cách sắp xếp cho thích hợp.2.3/ Kết thúc và biên mục hồ sơ:

Khi công việc giải quyết xong thì hồ sơ cũng kết thúc, cán bộ, công chức

có trách nhiệm lập hồ sơ phải kiểm tra xem xét, bổ sung những văn bản, giấy tờcòn thiếu và loại ra văn bản trùng thừa, bản nháp, các tư liệu, sách báo khôngcần để trong hồ sơ

3 Yêu cầu đối với mỗi hồ sơ được lập:

3.1/ Hồ sơ được lập phải phản ánh đúng chức năng, nhiệm vụ của đơn vịhình thành hồ sơ;

3.2/ Văn bản, tài liệu được thu thập vào hồ sơ có sự liên quan chặt chẽ vớinhau và phản ánh đúng trình tự diễn biến của sự việc hay trình tự giải quyếtviệc;

3.3/ Văn bản trong hồ sơ có giá trị bảo quản tương đối đồng đều;

Điều 25 Giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan:

1 Trách nhiệm cán bộ, công chức:

1.2/ Cán bộ, công chức phải giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ Sở, lưu trữđơn vị theo thời hạn được quy định tại khoản 2 Điều này Trường hợp cần giữ lại

hồ sơ, tài liệu đến hạn nộp lưu phải thông báo bằng văn bản cho lưu trữ Sở biết vàphải được sự đồng ý của Thủ trưởng phòng, thời hạn giữ lại không quá 2 năm;1.2/ Cán bộ, công chức khi chuyển công tác, thôi việc, nghỉ hưởng chế độbảo hiểm xã hội phải bàn giao hồ sơ, tài liệu cho đơn vị công tác, không đượcgiữ hồ sơ, tài liệu của đơn vị làm của riêng hoặc mang sang cơ quan, đơn vịkhác.

2 Thời hạn giao nộp: căn cứ vào danh mục hồ sơ cơ quan nộp lưu vò lưu trữ cơ quan theo quy định.

2.1/ Tài liệu hành chính sau 1 năm kể từ năm công việc kết thúc;

2.2/ Tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học và công nghệ sau 1năm kể từ khi công trình được nghiệm thu;

2.3/ Tài liệu xây dựng cơ bản sau 3 tháng kể từ khi công trình được quyếttoán;

2.4/ Tài liệu ảnh, phim điện ảnh, micrôphim, tài liệu ghi âm, ghi hình và tàiliệu khác sau 3 tháng kể từ khi công việc kết thúc

3 Thủ tục giao nộp:

Đơn vị, cán bộ, công chức khi giao nộp hồ sơ, tài liệu phải lập hai bảnMục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu và biên bản giao nhận tài liệu, hai bên giữ mỗiloại một bản

Điều 26 Trách nhiệm đối với việc lập hồ sơ và giao nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

1 Chánh, Phó Văn phòng Sở có trách nhiệm chỉ đạo, đôn đốc, kiểm traviệc lập hồ sơ hiện hành và nộp hồ sơ vào lưu trữ ở các Phòng, chuyên viên và

cá nhân;

2 Các cán bộ công chức của các phòng Nghiệp vụ được phân công làmnhiệm vụ VTLT phải giao nộp những hồ sơ, tài liệu có giá trị lưu trữ vào lưu trữhiện hành cơ quan;

3 Cán bộ lưu trữ phối hợp với các cán bộ công chức các phòng Nghiệp vụlàm nhiemj vụ công tác VTLT lập hồ sơ hiện hành và tiếp nhận đầy đủ hồ sơ,tài liệu, tổ chức bảo quản, khai thác sử dụng tài liệu có hiệu quả

Mục 4 QUẢN LÝ VÀ SỬ DỤNG CON DẤU

Điều 27 Quản lý và sử dụng con dấu:

1 Tất cả các loại dấu của cơ quan, giao cho nhân viên văn thư chuyên trách

cơ quan giữ và đóng dấu tại cơ quan;

2 Nhân viên văn thư không được giao dấu cho người khác khi chưa đượcphép bằng văn bản của người có thẩm quyền, phải tự tay đóng dấu vào các vănbản, giấy tờ khi đã có chữ ký của người có thẩm quyền, không được đóng dấukhống chỉ

Điều 28 Đóng dấu

1 Nghiêm cấm việc đóng dấu khống chỉ

2 Dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng mực dấu màu đỏtươi theo quy định.

3 Đóng dấu trên văn bản chính thức:

3.1/ Văn thư chỉ đóng dấu khi văn bản đúng thể thức và có chữ ký củangười có thẩm quyền ký văn bản;

3.2/ Khi dấu đóng lên chữ ký thì dấu phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về

phía bên trái

4 Đóng dấu vào phụ lục kèm theo:

4.1/ Đóng dấu treo tên đơn vị vào góc trên bên trái phụ lục trùm lên hàngchữ đầu của trang đầu tiên khoảng 1/3 đường kính con dấu;

4.2 Nếu văn bản, phụ lục có từ 02 tờ trở lên phải đóng dấu giáp lai Dấuđược đóng vào khoảng giữa lề phải của văn bản

5 Khi đóng dấu các văn bản, tài liệu không lấy số văn bản ở văn thư phảilập sổ theo dõi riêng

Chương III CÔNG TÁC LƯU TRỮ

Mục 1 CÔNG TÁC THU THẬP, BỔ SUNG TÀI LIỆU

Điều 29 Thu thập hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ cơ quan.

Hàng năm lưu trữ cơ quan có trách nhiệm:

- Vào khoảng tháng 12 dương lịch hàng năm Cán bộ Lưu trữ lập danh mục

hồ sơ cho đơn vị mình Danh mục hồ sơ có kế thừa danh mục hồ sơ công việcnăm trước, bổ sung những vấn đề mới phát sinh và dự kiến phát sinh.Trên cơ sở

đó tất cả CBCC làm việc bằng công văn giấy tờ hoặc liên quan đến công văngiấy tờ trong cơ quan đều phải lập hồ sơ công việc về phần mình phụ trách

- Phối hợp với các Phòng Nghiệp vụ, cá nhân xác định hồ sơ, tài liệu cầnthu thập; hướng dẫn các đơn vị, cá nhân chuẩn bị những hồ sơ, tài liệu giao nộp,

và thống kê thành “Mục lục hồ sơ, tài liệu nộp lưu“; chuẩn bị kho và các phươngtiện để tiếp nhận tài liệu;

- Tổ chức tiếp nhận tài liệu và lập "Biên bản giao nhận tài liệu"

Điều 30 Chỉnh lý hồ sơ tài liệu.

1 Sau khi tiếp nhận hồ sơ tài liệu, lưu trữ cơ quan có trách nhiệm chỉnh lýtài liệu, làm các công cụ tra cứu để phục vụ khai thác, nghiên cứu tài liệu cóhiệu quả;

2 Nghiệp vụ chỉnh lý tài liệu thực hiện theo hướng dẫn của Cục văn thư vàlưu trữ Nhà nước

Điều 31 Xác định giá trị tài liệu.

1 Việc xác định giá trị tài liệu phải đạt các yêu cầu sau:

- Xác định tài liệu cần bảo quản vĩnh viễn, tài liệu cần bảo quản có thờihạn tính bằng số lượng năm

- Tài liệu hết giá trị cần loại ra để tiêu hủy

2 Cán bộ lưu trữ nghiên cứu xây dựng Bảng thời hạn bảo quản tài liệu Sở

và các đơn vị trực thuộc Sở

Điều 32 Hội đồng xác định giá trị tài liệu của cơ quan

1 Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của Sở bao gồm:

- Phó Giám đốc - Chủ tịch Hội đồng;

- Chánh Văn phòng - Ủy viên;

- Đại diện lãnh đạo các phòng nghiệp vụ có tài liệu - Uỷ viên;

- Cán bộ Văn thư lưu trữ - Ủy viên kiêm thư ký;

2 Thành lập Hội đồng xác định giá trị tài liệu của đơn vị trực thuộc Sở bao gồm:

- Trưởng phòng Hành chính - Ủy viên ;

- Đại diện lãnh đạo các phòng có tài liệu - Ủy viên;

- Cán bộ Văn thư lưu trữ - Ủy viên kiêm thư ký

3 Nhiệm vụ, phương thức làm việc của Hội đồng:

3.1 Nhiệm vụ của Hội đồng: tư vấn cho Thủ trưởng cơ quan về việc xácđịnh giá trị tài liệu từng hồ sơ có giá trị vĩnh viễn, lâu dài để giữ lại bảo quản vàxác định những hồ sơ tài liệu hết giá trị để tiêu hủy

3.2 Phương thức làm việc của Hội đồng xác định giá trị tài liệu:

- Từng thành viên của Hội đồng nghiên cứu danh mục tài liệu và kiểm trathực tế tài liệu để xác định những hồ sơ tài liệu cần giữ lại bảo quản hoặc đã hếtgiá trị để tiêu hủy

- Hội đồng thảo luận tập thể và biểu quyết theo đa số, thông qua biên bản,hoàn chỉnh danh mục tài liệu hết giá trị, gửi cơ quan quản lý lưu trữ của tỉnhthẩm định, sau đó trình lãnh đạo Sở quyết định tiêu hủy

Điều 33 Tiêu hủy tài liệu hết giá trị:

1 Lãnh đạo Sở quyết định tiêu huỷ tài liệu hết giá trị của cơ quan, sau khi

đã có ý kiến thẩm định bằng văn bản của cơ quan quản lý Nhà nước về công tácVTLT của tỉnh

2 Tổ chức tiêu huỷ tài liệu hết giá trị chỉ được thực hiện sau khi có quyếtđịnh bằng văn bản của người có thẩm quyền, lập biên bản bàn giao tài liệu giữangười quản lý kho lưu trữ và người thực hiện tiêu hủy tài liệu, khi tiêu huỷ tàiliệu phải hủy hết những thông tin tài liệu, lập biên bản về việc hủy tài liệu hếtgiá trị, lập và lưu hồ sơ về việc tiêu hủy tài liệu hết giá trị

3 Hồ sơ về việc tiêu huỷ tài liệu hết giá trị phải được bảo quản tại cơ quan,đơn vị có tài liệu tiêu huỷ trong thời hạn ít nhất hai mươi năm, kể từ ngày tàiliệu được tiêu huỷ

Điều 34 Nộp lưu hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ lịch sử:

1 Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm giúp cho Chánh Văn phòng tham mưulãnh đạo Sở thực hiện giao nộp hồ sơ vào Lưu trữ tỉnh theo quy định chung

2 Thời hạn giao nộp các loại tài liệu vào lưu trữ lịch sử:

- Tài liệu hành chính, tài liệu nghiên cứu khoa học, ứng dụng khoa học vàcông nghệ, tài liệu xây dựng cơ bản sau 5 năm, kể từ năm tài liệu được giao nộpvào lưu trữ hiện hành của cơ quan.

- Tài liệu phim, ảnh, phim điện ảnh, tài liệu ghi âm ghi hình sau 2 năm,

kể từ năm tài liệu được giao nộp vào lưu trữ hiện hành của cơ quan

Mục 2 THỐNG KÊ, BẢO QUẢN TÀI LIỆU LƯU TRỮ CỦA CƠ QUAN

Điều 35 Thống kê tài liệu lưu trữ:

1 Đối tượng thống kê lưu trữ bao gồm : Thống kê tài liệu lưu trữ, kho lưutrữ, phương tiện bảo quản tài liệu lưu trữ và cán bộ công chức lưu trữ

2 Cán bộ phụ trách lưu trữ có nhiệm vụ báo cáo thống kê cơ sở công tácvăn thư lưu trữ được thực hiện theo chế độ định kỳ Số liệu thống kê lưu trữđịnh kỳ hàng năm được tính từ 0h ngày 01 tháng 01 đến 24 giờ ngày 31 tháng

12 năm báo cáo gửi báo cáo về cơ quan quản lý lưu trữ của tỉnh trước ngày 15tháng 01 năm sau

3 Các loại sổ sách thống kê:

- Sổ mục lục hồ sơ;

- Sổ nhập tài liệu lưu trữ;

- Sổ theo dõi tra cứu tài liệu lưu trữ

Điều 36 Bảo quản tài liệu lưu trữ hiện hành

1 Tài liệu lưu trữ của Sở Văn hóa, Thể thao và Du lịch, các đơn vị trựcthuộc Sở phải được bảo vệ, bảo quản an toàn trong kho lưu trữ cơ quan

2 Lãnh đạo Sở, Thủ trưởng các đơn vị trực thuộc Sở có trách nhiệm chỉđạo thực hiện các quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ

3 Kho để tài liệu lưu trữ phải bố trí ở những nơi thoáng mát để tránh ẩmmốc, mối mọt Mỗi phòng kho phải được trang bị đầy đủ phương tiện bảo quảntài liệu như: máy điều hòa nhiệt độ, quạt gió, cặp, hộp, giá đựng tài liệu….và cóbiện pháp phòng cháy chữa cháy, phòng gian bảo mật đối với kho lưu trữ

5 Cán bộ lưu trữ có trách nhiệm thực hiện các quy định về bảo quản tàiliệu lưu trữ, xây dựng các khâu nghiệp vụ khoa học lưu trữ, phục vụ, khai thác

hồ sơ tài liệu có hiệu quả

Mục 3

TỔ CHỨC SỬ DỤNG TÀI LIỆU LƯU TRỮ CƠ QUAN

Điều 37 Đối tượng và thủ tục khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:

1 Đối tượng được phép khai thác, sử dụng tài liệu lưu trữ hiện hành:

- Cán bộ công chức viên chức ngành Văn hóa, Thể thao và Du lịch tỉnh;

- Cá nhân ngoài cơ quan có nhu cầu chính đáng;

2 Thủ tục, khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:

- Cán bộ công chức viên chức ngành ngành Văn hóa, Thể thao và Du lịchtỉnh phải có phiếu tra tìm tài liệu, có ý kiến Trưởng phòng;

- Cá nhân ngoài cơ quan phải có giấy giới thiệu cơ quan, địa phương, ghi

rõ mục đích sử dụng tài liệu, giấy chứng minh nhân dân;

3 Thẩm quyền cho phép khai thác sử dụng tài liệu lưu trữ:

- Thủ trưởng cơ quan cho phép khai thác, sử dụng tài liệu thuộc diện bảomật

- Chánh Văn phòng cho phép sử dụng tài liệu thuộc diện sử dụng rộng rãitại kho lưu trữ cơ quan mình;

4 Tài liệu đưa ra khai thác sử dụng chỉ được nghiên cứu tại chỗ, khôngmang tài liệu ta khỏi phòng đọc Trường hợp cần sao chụp, công chứng, chomượn tài liệu về phòng làm việc phải có ý kiến của người có thẩm quyền Cán

bộ lưu trữ cơ quan có trách nhiệm quản lý tài liệu mở số ghi chép sổ theo dõi sửdụng hồ sơ tài liệu

Chương IV ĐIỀU KHOẢN THI HÀNH

Điều 38 Khen thưởng và xử lý vi phạm

1 Các phòng Nghiệp vụ và các đơn vị thuộc Sở thực hiện tốt quy chế đượckhen thưởng theo quy định hiện hành;

2 Quy chế về công tác VTLT được gắn với nội dung thi đua của các phòngNghiệp vụ, đơn vị trực thuộc và cá nhân trong việc bình xét khen thưởng thànhtích hàng năm của cơ quan;

3 Trường hợp vi phạm quy chế tuỳ theo mức độ mà xem xét xử lý theoquy định của pháp luật

Điều 39 Tổ chức thực hiện.

Văn phòng Sở, các phòng Nghiệp vụ và các đơn vị trực thuộc Sở có tráchnhiệm triển khai thực hiện về công tác văn thư và lưu trữ theo Quy chế này.Trong quá trình thực hiện có vấn đề phát sinh, vướng mắc cần kịp thời báo cáo

về Sở (qua Văn phòng) để xem xét và có hướng chỉ đạo chung

Điều 40 Hiệu lực văn bản.

1 Quy chế này có hiệu lực kể từ ngày ký Trong quá trình thực hiện sẽđược xem xét sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với thực tế và đúng với các văn bảnquy định của Nhà nước;

2 Khi cần thiết Văn phòng Sở có trách nhiệm tổng hợp những ý kiến đónggóp và đề xuất điều chỉnh, bổ sung báo cáo Giám đốc Sở xem xét quyết định;

GIÁM ĐỐC

(Đã ký)

Nguyễn Tánh

Phụ lục I MẪU CHỮ VÀ CHI TIẾT TRÌNH BÀY THỂ THỨC VĂN BẢN VÀ THỂ THỨC BẢN SAO

Stt Thành phần thể thức

và chi tiết trình bày Loại chữ

Cỡ chữ Kiểu chữ

Ví dụ minh hoạ

(1) (2) (3) (4) (5) (6) (7)

1 Quốc hiệu

2 Tên cơ quan, tổ chức

- Tên cơ quan, tổ chức chủ quản

KHTC; TCCB; XDNSVHGĐ; NVDL; TDTT) Số: …./BC-SVHTTDL; Số: …./TM-SVHTTDL Số: …./KH-SVHTTDL; Số: …./TTr-SVHTTDL

13

4 Địa danh và ngày, tháng, năm

ban hành văn bản

5 Tên loại và trích yếu nội dung

a Đối với văn bản có tên loại

b Đối với công văn

a Gồm phần, chương, mục, điều,

khoản, điểm

- Từ “phần”, “chương” và số thứ

- Khoản:

7 Chức vụ, họ tên của người ký

8 Nơi nhận

a Từ “kính gửi” và tên cơ quan, tổ

- Tên cơ quan, tổ chức, cá nhân