• Muốn hiểu được giá trị của một năm, hãy hỏi một sinh viên vừa thi trượt một kz thi quan trọng.. • Muốn hiểu giá trị của một tháng, hãy hỏi một người mẹ vừa sinh con thiếu tháng.[r]
Trang 1Chương 4
PHÒNG CƠ BẢN
GV: NGUYỄN THỊ TIỂU LOAN BM: QTKD – Marketing
Email: tieuloan.nguyen@gmail.com
Trang 2Nội dung
Kỹ năng
quản lý
thời gian
Tổ chức hội họp, công tác xa của lãnh đạo
2
Tổ chức công tác lễ tân
Trang 3
Kỹ năng quản lý thời gian
Trang 44.1 Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian
Bạn gặp rắc rối gì trong việc quản l{ thời gian?
Bạn đã nổ lực gì để cải thiện điều này?
Trang 54.1 Tầm quan trọng của việc quản lý thời gian
Trang 6Tầm quan trọng của thời gian
Làm một bài toán
Trang 7Giá trị của thời gian
• Muốn hiểu được giá trị của một năm, hãy hỏi một
sinh viên vừa thi trượt một kz thi quan trọng
• Muốn hiểu giá trị của một tháng, hãy hỏi một
người mẹ vừa sinh con thiếu tháng
• Muốn hiểu giá trị của một tuần, hãy hỏi một tổng
biên tập của một tờ báo tuần
• Muốn hiểu giá trị của một phút, hãy hỏi một người
vừa lỡ một chuyến xe
• Muốn hiểu giá trị của giây, hãy hỏi một người vừa
đạt huy chương bạc trong Đại hội Olympic
Trang 8Vì sao bạn lãng phí thời gian
Do bạn không có những mục tiêu rõ ràng
Do bạn không lên kế hoạch
Do bạn làm việc thiếu khoa học
Do bạn không chiến thắng được thói quen của bản thân
Bạn quá cầu toàn
Hãy đặt các mục tiêu và lập kế hoạch cho
quỹ thời gian của bạn
Trang 9Hoạch định con đường đi của bạn
Trang 10Quản lý hiệu quả thời gian
• Lập các mục tiêu cho năm, tháng, tuần
• Lên kế hoạch để đạt mục tiêu này cho
năm tháng, tuần, ngày
• Luôn luôn xác định được mục tiêu của
công việc
• Xếp thứ tự ưu tiên cho các công việc
Trang 11Đặt các mục tiêu theo nguyên tắc SMART
Trang 12Sắp xếp thứ tự ưu tiên
KHẨN CẤP
Q U A
N
T R Ọ N
G
Ít khẩn cấp
Ít quan trọng
Rất khẩn cấp Rất quan trọng
ít khẩn cấp Rất quan trọng
Trang 13Quy luật Pareto (80/20)
Trang 14Sắp xếp thứ tự ưu tiên
Hiệu quả dự kiến
C Ô N
G
S Ứ
C
10
5
0
Công sức bỏ ra/ Hiệu quả dự kiến = Thứ tự ưu tiên
5 10
Trang 15Các công cụ quản lý thời gian
chú
Trang 16Các nguyên tắc
vàng cho bạn
- Viết tất cả ra giấy
- Xác định những
công việc ưu tiên
- Đặt kế hoạch cho
tuần làm việc
- Luôn mang theo sổ
tay
- Sử dụng các công cụ
quản l{ thời gian
Trang 17Các nguyên tắc
vàng cho bạn
- Xác định các thói
quen xấu
- Học cách nói lời từ chối
- Đừng làm hộ người
khác
- Ghi nhật k{ công việc
- Áp dụng nguyên l{
80/20
Trang 18Hoạch định công việc hành chính văn phòng
Hoạch định chiến lược
Hoạch định chiến thuật
Hoạch định tác
nghiệp
Hoạch định các công việc HCVP
Nhà quản trị cấp cao
Mang tính chất dài hạn
(5 năm trở lên) (CIO)
Nhà quản trị cấp trung
Trên 1 năm, dưới 5 năm
Nhà quản trị thừa hành
(dưới 1 năm)
Nhân viên HCVP và thư k{
Trang 19Quản lý thời gian làm việc
Quản
lý TG Trong
VP
Tự mỗi nhân viên phải sắp xếp lịch làm việc cá nhân
Lên lịch làm việc
Các nhà quản trị văn phòng phải điều hành công việc hiệu quả trong một ngày làm việc
Trang 20Nhận diện “kẻ cắp” thời gian của văn phòng
20
- Thiếu kỹ năng sử dụng điện thoại
- Thiếu kỹ năng hội họp
- Thiếu kỹ năng ủy nhiệm
- Không biết nói không
- Công việc bị ngắt quãng
- Giấy tờ nhiều quá
- Tổ chức công việc văn phòng kém