Đề cương bài giảng Kỹ năng mềm 4

Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện[r]

TẬP THỂ KHOA SƯ PHẠM KỸ THUẬT

ĐỀ CƯƠNG BÀI GIẢNG

KỸ NĂNG MỀM 4

(Lưu hành nội bộ)

Hưng Yên, 2015

TRƯỜNG ĐẠI HỌC SƯ PHẠM KỸ THUẬT HƯNG YÊN

KHOA SƯ PHẠM KỸ THUẬT

-LỜI NÓI ĐẦU

Học phần Kỹ năng mềm 4 là môn học cung cấp kiến thức và hình thành kỹ năng tổ chức sự kiện và kỹ năng xin việc làm cho sinh viên Để đáp ứng nhu cầu giảng dạy và học tập của sinh viên, chúng tôi biên soạn tập đề cương bài giảng này Nội dung chính của cuốn đề cương giới thiệu về các loại hình sự kiện, cách lập dự toán ngân sách, lập kế hoạch tổ chức một sự kiện Các kiến thức để hình thành kỹ năng xin việc làm: Cách đánh giá về năng lực của bản thân, các nguồn cung cấp thông tin việc làm; cách chuẩn bị hồ sơ xin việc, viết đơn xin việc, lý lịch ứng viên, kỹ năng tham gia phỏng vấn xin việc làm Hy vọng cuốn sách sẽ giúp ích cho các bạn trong học tập cũng như trong cuộc sống

Tập thể tác giả đã cố gắng nhiều trong nghiên cứu và biên soạn, song khó tránh khỏi những thiếu sót nhất định, mong các bạn đọc góp ý kiến nhận xét để cuốn tài liệu ngày càng hoàn thiện hơn

Chúng tôi xin chân thành cảm ơn!

Tập thể tác giả

MỤC LỤC

Trang

Bài 4.1: Kỹ năng tổ chức sự kiện 1

4.1.1 Kỹ năng dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện 1 4.1.1.1 Khái quát chung về dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ

chức sự kiện

1

4.1.1.2 Quy trình luyện tập 2 4.1.2 Kỹ năng tổ chức và tính toán thời gian 3 4.1.2.1 Khái quát chung về tổ chức và tính toán thời gian 4

4.1.2.2 Quy trình luyện tập 6

4.1.3 Chiến lược tổ chức sự kiện 6 4.1.3.1 Xây dựng chiến lược tổ chức sự kiện 6

4.1.3.2 Quy trình luyện tập 12

Bài 4.2: Kỹ năng xin việc làm 13

4.2.1 Kỹ năng xác định năng lực và mục đích nghề nghiệp 13 4.2.1.1 Khái quát chung về năng lực và mục đích nghề nghiệp 13

4.2.1.2 Quy trình luyện tập 14

4.2.2 Kỹ năng tìm kiếm thông tin việc làm 16

4.2.2.1 Khái quát về tìm kiếm thông tin việc làm 16 4.2.2.2 Quy trình luyện tập 17

4.2.3 Kỹ năng chuẩn bị hồ sơ xin việc làm 18

4.2.3.1 Khái quát chung về kỹ năng chuẩn bị hồ sơ xin việc làm 18

4.2.3.2 Quy trình luyện tập 19

4.2.4 Kỹ năng tham dự phỏng vấn xin việc làm 20 4.2.4.1 Nguyên tắc tham dự phỏng vấn xin việc làm 20

4.2.4.2 Quy trình luyện tập 34

Tài liệu tham khảo

1

Bài 4.1 KỸ NĂNG TỔ CHỨC SỰ KIỆN 4.1.1 Kỹ năng dự toán ngân sách và l ập kế hoạch tổ chức sự kiện

4.1.1.1 Khái quát chung về dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện

- Định nghĩa tổ chức sự kiện

Tổ chức sự kiện là một quá trình bao gồm sự kết hợp các hoạt động lao động với các tư liệu lao động cùng với việc sử dụng máy móc thiết bị, công cụ lao động thực hiện các dịch vụ đảm bảo toàn bộ các công việc chuẩn bị và các hoạt động sự kiện cụ thể nào đó trong một thời gian và không gian cụ thể nhằm chuyển tới đối tượng tham dự sự kiện những thông điệp truyền thông theo yêu cầu của chủ

sở hữu sự kiện và thỏa mãn nhu cầu của khách tham dự sự kiện

Sơ đồ 1.1 Dòng công việc trong tổ chức sự kiện

- Vai trò của dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện

+ Vị trí của ngân sách: ngân sách quyết định việc tổ chức sự kiện có thể được thực hiện hay không cũng như mục tiêu, quy mô tổ chức sự kiện;

+ Yêu cầu của tiên lượng ngân sách: Khẳng định có ngân sách hay không có; thu xếp đủ ngân sách dù sự kiện lớn hay nhỏ; xác định rõ quy mô, vị trí, địa điểm tổ chức sự kiện chi phối ngân sách; xác định trước ngân sách tổ chức sự kiện

và lập kế hoạch trong phạm vi ngân sách cho phép

- Phương pháp dự toán ngân sách và lập kế hoạch tổ chức sự kiện Phải dự kiến được danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện về số lượng, chất lượng và chi phí Nếu ngân sách thiếu hụt nhà tổ chức cần loại bỏ bớt những hàng hóa và dịch vụ không cần thiết Dưới đây là danh mục những hàng hóa, dịch vụ cần thiết cho tổ chức sự kiện thường có trong dự toán:

- Thư mời

- Đi lại

- Chỗ ở

- Giải trí

- Dẫn chương trình

- Nghe nhìn

- An ninh

- Chi phí nhân công

- Tiền điện

Khai mạc sự kiện

Bế mạc

sự kiện

Lập kế hoạch

dự toán ngân sách

Sau sự kiện

Sự kiện

2

- Thuê địa điểm tổ chức

- Diễn tập

- Thức ăn

- Đồ uống

- Trang trí nội thất

- Trang trí khác

- Âm nhạc

- Ánh sáng

- Sân khấu

- Phim ảnh

- Thiếp chỗ ngồi

- Thực đơn

- Quà tặng

- Bảo hiểm

- Thực trạng thiết bị

- Vật liện quảng cáo

- Thông tin liên lạc

- Dịch thuật

- Vận chuyển

- Hải quan

- Các chi phí khác

Mục đích sự kiện không những chi phối dự toán ngấn sách mà còn chi phối hiệu quả ngân sách Mục tiêu sự kiện gắn liền với quy mô thiết kế và tổ chức hoạt động sự kiện Có ý nghĩa đích thực đảm bảo tổ chức sự kiện thành công, giành được thiện cảm với những thành viên tham gia sự kiện và các đối tượng quan tâm

Cân nhắc tất cả các phương án, xác định nhu cầu về tài chính trước khi hoàn tất kế hoạch tổ chức sự kiện của doanh nghiệp

Như vậy, trước khi tổ chức sự kiện những vấn đề sau cần phải khái quát trong nội dung chương trình: Mục đích của sự kiện; nhiệm vụ của sự kiện; những hoạt động

cụ thể của sự kiện; thành phần tham dự sự kiện; thời gian (tháng trong năm, ngày trong tuần, giờ trong ngày); địa điểm thực hiện sự kiện; lên kế hoạch và hợp đồng trước bao lâu để có địa điểm cho tổ chức sự kiện

Kế hoạch phân bổ ngân sách Ngân sách phân bổ cho các hạng mục công việc và cho nội dung hoạt động cùng với ngân sách dự kiến kèm theo Các công việc cần thực hiện: lập bảng chi phí; kiểm tra, điều chỉnh tổng thể: tiên hành phân tích, so sánh, đánh giá phát hiện những bất hợp lý ngân sách giữa các hạng mục công việc và tiến hành điều chỉnh cho thích hợp; lịch thanh toán: thường phải thanh toán trước 30-50% giá trị dịch vụ, phần còn lại thanh toán sau khi sự kiện kết thúc

Đề phòng sự cố Một số vấn đề quan tâm khác: địa điểm tổ chức sự kiện; tổ chức đưa đón khách; khách mời sự kiện; không gian thực hiện sự kiện; tổ chức ăn uống trong sự kiện

4.1.1.2 Quy trình luyện tập

Tổ chức rèn một số kỹ năng sau cho sinh viên thông qua các hoạt động nhóm, hoạt động cá nhân:

3

Bước 1: Lập dự toán sơ bộ ngân sách cho tổ chức sự kiện Bước 2: Xác định mục tiêu tổ chức sự kiện

Bước 3: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện Bước 4: Xác định khách mời

Bước 5: Lập danh sách khách mời Sản phẩm:

Bảng dự toán ngân sách cho sự kiện nhóm đã chọn Mục tiêu của sự kiện

Kế hoạch chi tiết tổ chức sự kiện trong đó phân công công việc phải rõ rang Bảng danh sách khách mời

Bản kế hoạch tổ chức đưa đón, ăn uống trong buổi tổ chức sự kiện (nếu có)

4.1.2 Kỹ năng tổ chức và tính toán thời gian

4.1.2.1 Khái quát chung về tổ chức và tính toán thời gian

- Xây dựng tiến trình tổ chức sự kiện Việc đầu tiên là các nhà tổ chức phải xác định các hoạt động trong tổ chức

sự kiện Căn cứ vào hoạt động đưa ra những mục tiêu cụ thể Hoạt động tương ứng với thời gian tạo nên khung sự kiện Căn cứ vào khung sự kiện các nhà tổ chức phân công công việc hợp lý để hiệu quả công việc đạt được cao nhất, tránh lãng phí Xác định được mức quan trọng của các hoạt động khác nhau để tập trung ưu tiên và chuẩn bị cho những hoạt động khác

- Lập thời gian biểu cho công tác chuẩn bị Nhà tổ chức xâu chuỗi các hoạt động tránh bỏ sót, căn cứ vào đó xác định các hoạt động quan trọng và các hoạt động hỗ trợ đi kèm

- Xác định thời gian cho chuẩn bị tổ chức sự kiện Cần lấy thời gian từ khi bắt đầu lên kế hoạch cho tới lúc tổ chức sự kiện là mức độ khống chế cho toàn bộ thời gian cá hạng mục công việc chuẩn bị Xác định thời gian cho từng hạng mục công việc, Xác định thêm thời gian dự phòng cho toàn bộ hệ thống Tùy theo yêu cầu thời gian tổ chức thay đổi mà người tổ chức có các phương pháp khác nhau:

+ Phương pháp cuốn chiếu: xâu chuỗi các công việc theo dòng chảy thời gian thống nhất Áp dụng trong điều kiện có thời gian dài, nguồn lực yếu, có thể kiểm tra trực tiếp các hạng mục chuẩn bị

4

+ Phương pháp song song được thực hiện bằng việc phân chia các hạng mục công việc thành các nhóm khác nhau Các nhóm cùng thực hiện và cùng hoàn thành trong một thời gian thống nhất Rút ngắn thời gian chuẩn bị, tổ chức phực tạp, khó khăn trong kiểm tra giám sát của nhà quản trị

+ Phương pháp kết hợp: kết hợp giữa phương pháp cuốn chiếu và phương pháp song song bằng việc xâu các hạng mục công việc chính với nhau thành dãy công việc, bắt đầu từ những công việc cần nhiều thời gian và quan trọng sau đó các thông số giảm dần

Xác định được chính xác số lượng cán bộ, nhân viên đảm nhận những công việc thực thi sự kiện

Hành trình tổ chức và nội dung công việc: Xây dựng hành trình tổ chức; Bảng nội dung công việc

Tính toán thời gian: Thời gian trong năm; Thời gian trong ngày và trong tuần; Chọn ngày

Xây dựng hành trình tổ chức

- Sử dụng lịch trình: dùng lịch và khởi đầu từ ngày tổ chức sự kiện, tính lùi trở lại các hạng mục công việc cần làm Yêu cầu hình dung ra và chú ý tới hết cả công việc dù là việc đơn giản Để đảm bảo sự kiện thành công phải tuân thủ lịch trình nghiêm ngặt

Nhiệm vụ Người thực hiện Hạn chót Lập danh sách khách mời Nguyễn Văn A 1/5 Thiết kế thiếp mời

In thiếp mời Gửi thiếp mời theo danh sách

Bảng 4.1 Danh sách khách mời và thư mời

- Kiểm tra hợp đồng: kiểm tra lại tất cả các hợp đồng với các tổ chức cung ứng và những người có liên quan khác Đặc biệt chú ý tới những hạn chót phải đặt hoặc hủy Khi sự kiện triển khai cần tiếp tục cập nhật hành trình tổ chức theo bảng chi phí và lịch thanh toán

Các bảng nội dung công việc Bảng nội dung công việc phải trình bày rõ từng bước, từng nội dung và người được phân công thực hiện Cần có một cán bộ chịu trách nhiệm lập bảng

5

phân công công việc cho cán bộ công nhân viên Kiểm soát toàn bộ thông tin đã vào bảng, cán bộ đó phải là người duy nhất làm việc với bên cung cấp và hoàn tất

kế hoạch

Bảng nội dung công việc chính là kịch bản của sự kiện Trường hợp có thay đổi nhà tổ chức sự kiện phải thống nhất với nhà cung cấp nội dung công việc thay đổi, chỉnh sửa, gửi lại bảng nội dung công việc đã chỉnh sửa

Bảng nội dung công việc cần bắt đầu với các bảng liên hệ công tác, bao gồm tên, chức danh, tên công ty, địa chỉ liên hệ Thông tin bảng nội dung công việc cần phải bảo mật, phải đảm bảo nhà cung cấp và những người khác nhận được bản sao biết về việc này

Bảng nội dung công việc phân rõ công việc của từng người Khi hoàn thành bảng sẽ cho ta số người cần thiết cho tổ chức sự kiện, trách nhiệm công việc của

họ, bố trí họ ở đâu, khi nào

- Tính toán thời gian + Thời gian trong năm Nhà tổ chức phải cân nhắc các mùa trước khi hoàn tất kế hoạch của mình Xác định thời gian trong năm còn được căn cứ vào loại sự kiện, thành phần tham gia sự kiện và tiềm lực của các nhà cung cấp

- Họp mặt, hội thảo, hội nghị, giới thiệu sản phẩm mới: những sự kiện này thường được thực hiện vào đầu mùa vụ Đối với ô tô, lễ giới thiệu xe hơi mới thường diễn ra vào mùa thu;

- Đối với máy điều hòa, quạt thường vào đầu hè, mốt thời trang thường giới thiệu vào đầu mùa thu; Lễ gây quỹ được tổ chức vào thời gian khi những thành phần sự kiện được chú ý thu hút tham dự giúp đỡ vẫn đang ở trong thành phố địa điểm diễn ra sự kiện

- Chương trình động viên: thời gian lựa chọn phù hợp với công ty chủ sự kiện và khách tham dự

+ Thời gian trong ngày

- Quyết định thời gian trong ngày sao cho sự kiện phải bảo đảm sao cho thuận tiện nhất với khách tham dự Cần căn cứ số lượng, vị trí, cự ly của khách từ nơi diễn ra sự kiện Câu hỏi đặt ra đối với nhà tổ chức sự kiện: những yếu tố nào ảnh hưởng đến thời gian khác trong ngày? Đâu là giải pháp khắc phục?

6

Dưới đây là một số vấn đề cần giải quyết khi chọn thời gian trong ngày cho

sự kiện:

Sự kiện được tổ chức vào ban ngày hay buổi tối?

Khai mạc lúc mấy giờ, bế mạc lúc mấy giờ?

Sử dụng trang phục thông thường hay lịch sự?

Khách có thời gian thay đổi trang phục không? Từ nhà hay từ nhiệm sở tới? Các tình nguyện viên có đủ thời gian rời nơi làm việc và chuẩn bị mọi thứ sẵn sàng trước khi khách đến không?

+ Ngày trong tuần Quyết định ngày trong tuần phụ thuộc vào sự kiện và khách tham dự Ngoài ra còn phụ thuộc vào yếu tố ngoại lai

Chọn ngày: khi chọn ngày TCSK, nhà tổ chức cần tính tới các ngày lễ hội lớn, những ngày lễ tôn giáo, kì nghỉ học kỳ, nghỉ cuối tuần dài, các sự kiện thể thao, sự kiện vàn hóa, xã hội quan trọng khác

4.1.2.2 Quy trình luyện tập

Tổ chức rèn luện kỹ năng cơ bản sau cho sinh viên thông qua các hoạt động thảo luận nhóm, tình huống cụ thể, làm việc cá nhân:

Bước 1: Xây dựng lịch trình tổ chức sự kiện Bước 2: Lập bảng nội dung công việc

Bước 3: Tính toán thời gian Sản phẩm:

Lịch trình tổ chức sự kiện Bảng phân công nội dung công việc Chọn được thời gian tổ chức sự kiện phù hợp

4.1.3 Chiến lược tổ chức sự kiện

4.1.3.1 Xây dựng chiến lược tổ chức sự kiện

- Định nghĩa về tổ chức sự kiện:

Chiến lược tổ chức sự kiện là quá trình hình thành, lựa chọn và thực hiện kiểu tổ chức kết cấu, lựa chọn thực hiện kiểu tổ chức kết cấu phù hợp với một hay một hệ thống các sự kiện có mối liên hệ hữu cơ với nhau Nhờ đó các sự kiện được

tổ chức, thực hiện được ý tưởng nội dung thông điệp và đạt được những mục tiêu

đề ra

- Một số vấn đề về chiến lược tổ chức sự kiện

7

Chiến lược là một quá trình: Chiến lược dài hay ngắn tùy theo nội dung của chiến lược cần thực hiện;

Chiến lược là bao trùm chi phối cả quá tình, quy định và chi phối các sự kiện, các hoạt động sự kiện cụ thể;

Chiến lượng bao gồm một chuỗi các hoạt động, một chuỗi các sự kiện có mối quan hệ hữu cơ với nhau

- Vai trò của chiến lược tổ chức sự kiện:

Có vị trí bao trùm và quy định mọi hoạt động sự kiện, tuân thủ ý tưởng chiến lượng Định hướng sự kiện và các hoạt động sự kiện Giới hạn phạm vi tầm mức hoạt động, không gian, thời gian, nguồn lực Chi phối nội dung, hình thức, quy mô, phương thức thực hiện sự kiện

- Quy trình xây dựng chiến lược + Những căn cứ khoa học Nguồn lực huy động cho tổ chức sự kiện Nguồn lực vật chất dễ nhận thấy dễ nhận thấy như tiền mặt, hiện vật, trang thiết bị, sản phẩm hàng hóa Nguồn lực phi vật chất gồm sự ủng hộ và tạo điều kiện của cơ quan chức năng, sự ủng hộ thiện cảm của công chúng với sự kiện Được huy động

từ 2 nguồn chính: nội lực và ngoại lực

Nguồn nội lực: nguồn lực thuộc công ty, công ty hoàn toàn có thể kiểm soát

và huy động được gồm các vốn tự do bằng tiền, vốn do ngân sách cấp, thiết bị chuyên dụng và cơ sở vật chất kỹ thuật của công ty;

Nguồn ngoại lực: do cơ quan đoàn thể ủng hộ, do sự tài trợ của tổ chức doanh nghiệp theo những hợp đồng song phương hoặc đa phương Nguồn ngoại lực thường không ổn định Để tăng thêm độ ổn định cần lập kế hoạch huy động một cách chi tiết cụ thể đối với từng nguồn

+ Tầm mức sự kiện: Tầm mức sự kiện tác động, bảo đảm nhiệm vụ và mục tiêu của sự kiện Tầm mức sự kiện chi phối vị trí của sự kiện; tầm mức sự kiện khẳng định đẳng cấp sự kiện, đòi hỏi phải có cái nhìn tổng thể mà điểm xuất phát

là đối tượng khách mời, kéo theo các trang thiết bị phương tiện phục vụ hoạt động

sự kiện; Tầm mức sự kiện còn phụ thuộc nội dung sự kiện Sự kiện đó giải quyết vấn đề gì? Tính thời sự cấp thiết của vấn đề đó, …

+ Phạm vi không gian và thời gian: Khoảng không gian rộng lớn, phức tạp đòi hỏi loại sự kiện riêng và kiểu tổ chức thích hợp Thời gian dài, không gian