[r]
Trang 1Ch ươ ng 4
Trang 2I. Công vi c chu n b ệ ẩ ị
1. M c ụ đích c a các cu c h pủ ộ ọ
H p ọ đ trao ể đ i thông tin ổ
+ Cung c p thông tin ấ
+ Thu th p thông tin ậ
+ Trao đ i thông tin ổ
H p ọ đ ki m soát công vi c ể ể ệ
+ Xác đ nh nh ng ho t ị ữ ạ đ ng c n thi t ộ ầ ế đ ể đ t ạ đư c các ợ
m c tiêu ụ
+ Xác đ nh nh ng ngu n l c c n thi t ị ữ ồ ự ầ ế đ th c hi n ể ự ệ
các ho t ạ đ ng ộ đó
+ Đ t ra các ch tiêu cho t t c các công vi c có liên ặ ỉ ấ ả ệ
quan
Trang 3Nguyên t c t ch c cu c h p ắ ổ ứ ộ ọ
B o ả đ m gi i quy t công vi c ả ả ế ệ đúng th m quy n và ẩ ề
ph m vi trách nhi m ạ ệ đư c phân công ợ
H p ch ti n hành khi th c s c n thi t ọ ỉ ế ự ự ầ ế đ ph c v cho ể ụ ụ công tác ch ỉđ o, ạ đi u hành c a th tr ề ủ ủ ư ng c ở ơ quan trong
vi c th c hi n ch c n ệ ự ệ ứ ăng nhi m v c a c ệ ụ ủ ơ quan.
Xác đ nh rõ m c ị ụ đích, yêu c u, n i dung, thành ph n ầ ộ ầ
tham d , ự đê cao và th c hi n nghiêm túc ch ự ệ ế đ trách ộ
nhi m c a cá nhân trong vi c phân công và x lý công ệ ủ ệ ử
vi c ệ
Th c hi n l ng ghép các n i dung v n ự ệ ồ ộ ấ đ , công vi c c n ề ệ ầ
x lý, k t h p các lo i h p trong vi c t ch c h p m t ử ế ợ ạ ọ ệ ổ ứ ọ ộ cách h p lý ợ
Trang 4Không nên t ch c m t cu c h p n u: ổ ứ ộ ộ ọ ế
Không có m c ụ đích rõ ràng
Không c n ý ki n t p thầ ế ậ ể
Có th làm cách khác t t hể ố ơn
Ch vì ỉ đ n ế đ nh k ph i h pị ỳ ả ọ
V ng nh ng nhân v t chínhắ ữ ậ
Chi phí cho cu c h p cao hộ ọ ơn l i ích mang l iợ ạ
Không h p cũng ch ng h i gì?ọ ẳ ạ
Trang 52. Vi c chu n b c a ngệ ẩ ị ủ ư ờ ổi t ch c ứ
2.1. L p k ho ch cu c h p ậ ế ạ ộ ọ
* Xác đ nh m c tiêu yêu c u cu c h pị ụ ầ ộ ọ
Khi t ch c cu c h p, c n xác đ nhổ ứ ộ ọ ầ ị
T i sao ph i t ch c cu c h p này?ạ ả ổ ứ ộ ọ
Cu c h p này có ý nghĩa ntn đ i v i cquan?ộ ọ ố ớ
N u không t ch c có nh hế ổ ứ ả ưởng gì t i ho t ớ ạ
đ ng chung? ộ
=> xác đ nh m c tiêu rõ ràng s không có hi n ị ụ ẽ ệ
tượng các cu c h p vô nghĩa ho c không ộ ọ ặ
Trang 6 N i dung công cu c h p này là gì? ộ ộ ọ
Hãy ch ra các b ỉ ướ c đê th c hi n công vi c đ ự ệ ệ ượ c
giao.
+ Bư c 1: ớ Tìm hi u nh ng thông tin liên quan ể ữ đ n ế
n i dung công vi c ộ ệ
+ Bư c 2: ớ Li t kê nh ng công vi c ph i làm theo th ệ ữ ệ ả ứ
t ( quan tr ng ho c th i gian) ự ọ ặ ờ
+ Bư c 3: ớ D ki n th i gian, ự ế ờ đ a ị đi m, nhân s và ể ự
kinh phí cho ho t ạ đ ng ộ đó.
+ Bư c 4: ớ Ch n ph ọ ương pháp th c hi n v i t ng ự ệ ớ ừ
công vi c. ệ BT
Trang 7*Xác đ nh cu c h p t ch c đâu, khi nàoị ộ ọ ổ ứ ở
Công vi c đó th c hi n t i đâu? H i trệ ự ệ ạ ộ ường
c quan hay thuê h i trơ ộ ường
Cu c h p t ch c khi nào (b t đ u và k t ộ ọ ổ ứ ắ ầ ế
thúc)
Ai đi u hành, ai chu n b , ( phân công ngề ẩ ị ười
th c hi n t ng công vi c ch chì, chu n b , ự ệ ừ ệ ủ ẩ ị
ki m tra, ghi biên b n…)ể ả
=> Xác đ nh đị ược các y u t này thu n l i cho ế ố ậ ợ công vi c chu n b và đi u hànhệ ẩ ị ề
Trang 8* D trù kinh phí cho t ng ho t ự ừ ạ đ ngộ
• Đ t ch c cu c h p, ngể ổ ứ ộ ọ ư i qu n tr c n cờ ả ị ầ ăn
c vào quy mô và yêu c u t ch c ứ ầ ổ ứ đ l p d ể ậ ự toán v kinh phí ề
• Kinh phí trang trí
• Kinh phí ph c vụ ụ
• Kinh phí ăn, u ngố
• Các kh an Kinh phí khácỏ
Trang 92.2. L p ch ậ ương trình cu c h p ộ ọ
Chương trình cu c h p là b n mô t nh ng n i dung ộ ọ ả ả ữ ộ
s di n ra trong cu c h p ẽ ễ ộ ọ
T ng n i dung di n ra trong cu c h p ph i xác ừ ộ ễ ộ ọ ả đ nh ị
đư c th i gian và t ng ng ợ ờ ừ ư i ờ đ m nh n m t cách c th ả ậ ộ ụ ể
Chu n b c u trúc th o lu n ẩ ị ấ ả ậ đ gi i h n m c ể ớ ạ ụ đích, ch ủ
đ và ề đ nh h ị ư ng cu c h p. ớ ộ ọ
Khi xây d ng ch ự ương trình cho m t cu c h p ng ộ ộ ọ ư i ờ
qu n tr dùng b ng ả ị ả
Trang 10 N i dung chính ộ
Đ a ị đi m, th i gian b t ể ờ ắ đ u và k t thúc ầ ế
Th i gian gi i lao (n u có) ờ ả ế
Tên ngư i ch t a, tên ng ờ ủ ọ ư i ờ đi u khi n ề ể
Tên các ch ủ đ s trình bày, tên ng ề ẽ ư i trình bày ờ
Th i gian d ki n cho các n i dung ờ ự ế ộ
Tính ch t m i ph n (QĐ, TB, l y ý ki n…) ấ ỗ ầ ấ ế
Tên ngư i ghi biên b n cu c h p ờ ả ộ ọ
Đ i v i các cu c h p t ng k t, h i ngh , ố ớ ộ ọ ổ ế ộ ị đ i h i c n ạ ộ ầ
có nghi lễ