Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 2 - ThS. Nguyễn Văn Báu

[r]

VĂN B N  Ả

VÀ

 K  THU T SO N TH O VĂN  Ỹ Ậ Ạ Ả

B N  Ả

 I. Khái quát h  th ng văn b n ệ ố ả

­  Khái ni m v ệ ăn b n ả

Văn b n là s n ph m và ph ả ả ẩ ương ti n c a  ệ ủ

ho t  ạ đ ng giao ti p  ộ ế đ  ghi tin và truy n  ể ề đ t  ạ thông tin b ng ngôn ng  (ký hi u) t  m t  ằ ữ ệ ừ ộ

ch  th  này  ủ ể đ n m t ch  th  khác, nh m  ế ộ ủ ể ằ

th a mãn nh ng yêu c u ho c m c  ỏ ữ ầ ặ ụ đích 

nh t  ấ đ nh ị

­ Ch c n ứ ăng văn b n ả

­ Các lo i văn b n ạ ả

+ Văn b n QPPL ả

+ Văn b n hành chính ả + Văn b n kinh doanh ả + Văn b n chuyên môn ả

II. So n th o văn b n hành chính ạ ả ả

1. 1. Ngôn ngữ

+  Chính xác

+ Khách quan  

• + Khi so n th o v ạ ả ăn b n g i lên c p trên, c ả ử ấ ơ quan 

so n th o ph i ghi  ạ ả ả đ y  ầ đ  tên c ủ ơ quan c a mình ủ

• + Văn b n g i các  ả ử đơn v  tr c thu c và các c ị ự ộ ơ quan 

c p d ấ ư i, c ớ ơ quan so n th o ch  x ạ ả ỉ ưng hô m t cách  ộ chung chung. 

• +  Văn b n g i ngang c p ( ả ử ấ đ i tác) khi x ố ưng hô trong  văn b n, c ả ơ quan so n th o c n ghi  ạ ả ầ đ y  ầ đ  tên c ủ ơ 

quan, sau l n x ầ ưng hô đ u có th  s  d ng “chúng  ầ ể ử ụ

tôi”.

• + Xưng hô cá nhân trong văn b n thì s  d ng t   tôi,  ả ử ụ ừ ông, bà.

+ Đ i v i các th ố ớ ư t  mang tính xã giao s  d ng t   ừ ử ụ ừ

ngài, quý ông, quý bà, tôi.

1.3. Th  th c c a v ể ứ ủ ăn b n hành chính ả  

Th  th c v ể ứ ăn b n là t p h p các thành  ả ậ ợ

ph n chung áp d ng  ầ ụ đ i v i các lo i v ố ớ ạ ăn b n  ả

h p c  th  ho c  ợ ụ ể ặ đ i v i m t s  lo i v ố ớ ộ ố ạ ăn b n  ả

nh t  ấ đ nh theo qui  ị đ nh t i Ngh   ị ạ ị đ nh s  110/  ị ố 2004/NĐ­CP

K  thu t so n th o v ỹ ậ ạ ả ăn b n ả

­ Qu c hi u ố ệ

­ Cơ quan ban hành

­ S  và ký hi u v ố ệ ăn b n ả

­ Tên lo i và trích y u n i dung c a v ạ ế ộ ủ ăn b n ả

­ N i dung v ộ ăn b n ả

­ Nơi nh n v ậ ăn b n ả

­ Ch  ký và d u trong v ữ ấ ăn b n ả

2. So n th o v ạ ả ăn b n hành chính ả

Các lo i quy t  ạ ế đ nh ị

C u trúc c a quy t  ấ ủ ế đ nh ị . 

+ Ph n c ầ ăn cư:ù g m c ồ ăn c  pháp lý và c ứ ăn c   ứ

th c t ự ế

Căn c  pháp lý là v ứ ăn b n c a các c ả ủ ơ quan nhà 

nư c quy  ớ đ nh n i dung quy t  ị ộ ế đ nh.  ị

 Căn c  th c t  là  ứ ự ế đi u ki n hay tình hình th c ti n  ề ệ ự ễ làm cơ s   ở đ  ban hành quy t  ể ế đ nh ị

+ Ph n  ầ đi u kho n ề ả

Các đi u kho n ph  thu c vào ndung QĐ.  ề ả ụ ộ (quy t  ế

đ nh t i thi u là ph i có hai  ị ố ể ả đi u) ề

Các đi u kho n c a quy t  ề ả ủ ế đ nh ph i trình bày ng n  ị ả ắ

g n, cô  ọ đ ng và theo m t trình t  nh t  ọ ộ ự ấ đ nh ị