Bài giảng Quản trị hành chính văn phòng: Chương 7 - ThS. Nguyễn Văn Báu

[r]

Ch ươ ng 7

VĂN PHÒNG

1. Tuy n d ng nhân viên vể ụ ăn phòng

­ Nhân viên đánh máy

­ Nhân viên văn thư

­ Nhân viên lưu trữ

­ Nhân viên hành chính

phòng c n xác  ầ đ nh ị

• ­ V  trí c n ngị ầ ư i nhờ ư th  nào?ế

­ V  trí ị đó có vai trò như th  nào trong ho t ế ạ

đ ng c a vộ ủ ăn phòng, cơ quan?

• ­ Đi u gì s  x y ra n u nhề ẽ ả ế ư không có ai làm   ở

v  trí ị đó?

• ­ Công vi c ệ đó có th  chia s  cho các b  ph n ể ẻ ộ ậ khác trong cơ quan?

1.2. Các hình th c tìm ki m  ng c  viênứ ế ứ ử  

+ Đăng qu ng cáo ả + Thuê d ch v  tuy n d ngị ụ ể ụ + Đ  ngh  nhân viên gi i thi uề ị ớ ệ + Tham gia h i ch  vi c làmộ ợ ệ + Ti p c n các cế ậ ơ s  ở đào t oạ

1.3. Xét h  sồ ơ

 Ki m tra các thông tin  ng c  viên ghi  ể ứ ử trong h ø s ồ ơ

+ L ch s  làm vi c không rõ ràngị ử ệ + Các kho ng tr ng trong công vi cả ố ệ + Thay đ i ch  làm liên t cổ ỗ ụ

+ Thay đ i công vi cổ ệ + H  sồ ơ c u thẩ ả

+ Và nh ng thông tin không chính xác v  ữ ề kinh nghi m, v  thành tích…ệ ề

1.4. T  ch c ph ng v nổ ứ ỏ ấ

­ M c  ụ đích c a ph ng v n  ủ ỏ ấ đ   ể đánh giá:

+ Ki n th c và k  nế ứ ỹ ăng + Trình đ  và kinh nghi mộ ệ + Các y u t  cá nhânế ố

­ Các hình th c ph ng v n: ứ ỏ ấ

+ Ph ng v n theo c u trúcỏ ấ ấ + Ph ng v n t  doỏ ấ ự

+ V  trí tr  lý ị ợ

+ Thư ký lãnh đ oạ  

+ Nhân viên văn thư 

+ Nhân viên lưu tr  ữ

+ Nhân viên ph c vụ ụ

+ Nhân viên t ng h p ổ ợ

Hình  nh ph ng v n ả ỏ ấ

các v  trí v ị ăn phòng

• 1. Vì sao b n ch n ngh  v ạ ọ ề ăn phòng?

• 2. Có k  n ỹ ăng gì đ  th c hi n các công vi c VP ể ự ệ ệ

• 3. B n có bi t  ạ ế đ c  ặ đi m lao  ể đ ng v ộ ăn phòng trong  các doanh nghi p? ệ

• 4. B n yêu c u m c l ạ ầ ứ ương cơ b n bao nhiêu? ả

• 5. B n thích làm vi c m t mình hay cùng làm vi c  ạ ệ ộ ệ

v i nh ng ng ớ ữ ư i khác? ờ

• 6. B n s  nghĩ gì n u công ty yêu c u b n làm thêm  ạ ẽ ế ầ ạ ngoài gi  hành chính ờ

• 7. Theo b n  ạ đ  làm t t công vi c hành chính nhân  ể ố ệ viên văn phòng c n có hi u bi t gì v  c ầ ể ế ề ơ quan?

­ Đ t câu h i/ tình hu ng ki m tra k  nặ ỏ ố ể ỹ ăng l p ậ

k  ho ch?ế ạ

­ Đ t câu h i/tình hu ng ki m tra k  nặ ỏ ố ể ỹ ăng thu 

th p thông tin?ậ

­ Đ t câu h i/ tình hu ng ki m tra k  nặ ỏ ố ể ỹ ăng giao 

ti p hành chính (K  nế ỹ ăng giao ti p ế đi n tho i, ệ ạ

k  nỹ ăng  ng x  ứ ử đ i v i các nhân viên)ố ớ

 ­ Đ t câu h i/ tình hu ng ki m tra k  nặ ỏ ố ể ỹ ăng t  ổ

ch c cu c h pứ ộ ọ

 ­ Đ t câu h i/ tình hu ng ki m tra k  nặ ỏ ố ể ỹ ăng 

ti p khách…ế