Xây dựng các chỉ số thực hiện then chốt (KPIs) đo lường kết quả quản trị nguồn nhân lực tại Công ty Trách nhiệm Hữu hạn Một thành viên Chiếu sáng Công cộng Thành phố Hồ Chí Minh

HỒ CHÍ MINH TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA NGUYỄN THÀNH NAM XÂY DỰNG CÁC CHỈ SỐ THỰC HIỆN THEN CHỐT KPIs ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VI

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

NGUYỄN THÀNH NAM

XÂY DỰNG CÁC CHỈ SỐ THỰC HIỆN THEN CHỐT (KPIs)

ĐO LƯỜNG KẾT QUẢ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN MỘT THÀNH VIÊN CHIẾU SÁNG CÔNG CỘNG THÀNH PHỐ HỒ CHÍ MINH

Chuyên ngành: QUẢN TRỊ KINH DOANH

Mã số : 60340102

KHÓA LUẬN THẠC SĨ

TP HỒ CHÍ MINH, tháng 08 năm 2014

Công trình hoàn thành tại: Trường Đại học Bách Khoa – ĐHQG-HCM

Cán bộ hướng dẫn khoa học: TS Trương Thị Lan Anh ………

và ThS Lê Thị Thanh Xuân ………

Cán bộ chấm nhận xét 1:

Cán bộ chấm nhận xét 2:

Khoá luận thạc sĩ được bảo vệ tại Trường Đại học Bách Khoa, ĐHQG Tp HCM ngày 26 tháng 09 năm 2014 Thành phần hội đồng đánh giá khóa luận thạc sĩ gồm: 1 Chủ tịch: PGS.TS Phạm Ngọc Thuý 2 Thư ký: TS Lê Thị Thu Hằng 3 Ủy viên: TS Trương Thị Lan Anh Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá khoá luận và Trưởng Khoa quản lý chuyên ngành sau khi khoá luận đã được sửa chữa (nếu có) CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG TRƯỞNG KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP PGS.TS Phạm Ngọc Thuý

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HCM CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHIÃ VIỆT NAM

NHIỆM VỤ KHÓA LUẬN THẠC SĨ

Họ và tên học viên: Nguyễn Thành NamGiới tính: Nam

Ngày, tháng, năm sinh: 22/05/1978 Nơi sinh: Long An

Chuyên ngành: Quản trị kinh doanh Mã số: 60340102

1- TÊN ĐỀ TÀI: Xây dựng hệ thống các chỉ số thực hiện then chốt (KPIs) đo lường kết quả hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Chiếu sáng công cộng Thành phố Hồ Chí Minh

2- NHIỆM VỤ LUẬN VĂN/KHÓA LUẬN: Đánh giá thực trạng việc đo lường kết quả

của hoạt động Quản trị nguồn nhân lực tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Chiếu sáng công cộng Thành phố Hồ Chí Minh; Xây dựng các chỉ số thực hiện then chốt (KPIs) để đo lường kết quả của hoạt động Quản trị nguồn nhân lực của công ty; Đề xuất các mục tiêu của hoạt động Quản trị nguồn nhân lực theo các chỉ số KPIs

3- NGÀY GIAO NHIỆM VỤ: …./05/2014

4- NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: …./08/2014

5- CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: TS.Trương Thị Lan Anh, ThS Lê Thị Thanh Xuân

Tp HCM, ngày tháng năm 2014

TS Trương Thị Lan Anh

TRƯỞNG KHOA QUẢN LÝ CÔNG NGHIỆP

LỜI CẢM ƠN

Trước hết, tôi xin cảm ơn quý thầy cô Khoa Quản Lý Công Nghiệp - Trường Đại học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh đã truyền đạt kiến thức, kinh nghiệm cho tôi trong suốt thời gian của khoá học Và hơn nữa, tôi xin gửi cảm ơn đến TS Trương Thị Lan Anh và ThS Lê Thị Thanh Xuân đã tận tình hướng dẫn và hỗ trợ rất tôi rất nhiều trong quá trình thực hiện và hoàn thành khóa luận

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn toàn thể đồng nghiệp và ban lãnh đạo Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Chiếu sáng công cộng Thành phố Hồ Chí Minh đã nhiệt tình đóng góp ý kiến, giúp đỡ và tạo điều kiện cho tôi thực hiện khóa luận tại công ty

Và cuối cùng, tôi xin chân thành cảm ơn gia đình, bạn bè đã động viên và hỗ trợ tôi rất nhiều trong quá trình học tập và hoàn thành khóa luận này

TÓM TẮT

Nguồn nhân lực luôn là tài sản quý của tất cả các doanh nghiệp, là yếu tố quyết định sự sống còn, sự phát triển của doanh nghiệp Do vậy quản trị nguồn nhân lực là một hoạt động không thể thiếu đối với bất kỳ doanh nghiệp ở bất kỳ loại hình hay quy mô tổ chức nào Chính vì vậy, đo lường kết quả hoạt động quản trị nguồn nhân lực là một công tác rất cần thiết, giúp doanh nghiệp có những đánh giá chính xác về kết quả của hoạt động này, từ đó đưa ra các giải pháp phát triển nguồn nhân lực và nâng cao hiệu quả của hoạt động quản trị nguồn nhân lực

Khóa luận được thực hiện tại Công ty Trách nhiệm hữu hạn Một thành viên Chiếu sáng công cộng TP.HCM (viết tắt Sapulico) nhằm giúp doanh nghiệp trong việc:

- Đánh giá hiện trạng công tác đo lường kết quả hoạt động quản trị nguồn nhân lực;

- Xây dựng hệ thống các chỉ số thực hiện then chốt (KPIs) đo lường kết quả hoạt động quản trị nguồn nhân lực;

- Đề xuất các mục tiêu quản trị nguồn nhân lực theo các chỉ số KPIs

Với những kết quả đạt được, Khóa luận đã giúp Công ty TNHH Một thành viên Chiếu sáng công cộng TP.HCM có cái nhìn tổng quát về hiện trạng công tác đo lường, đánh giá kết quả quản trị nguồn nhân lực và rút ra những hạn chế của công tác này Đồng thời đề tài đã giúp xác định một cách đầy đủ các lĩnh vực then chốt (KRAs) trong quản trị nguồn nhân lực ở thời điểm hiện nay để từ đó Ban lãnh đạo

có những ưu tiên thực hiện nhằm góp phần đảm bảo sự phát triển bền vững cho doanh nghiệp Bên cạnh đó, đề tài đã đưa ra các mục tiêu trong quản trị nguồn nhân lực trong năm 2014 để công ty tham khảo Ngoài ra, đề tài cũng đã xây dựng được phương pháp đo lường kết quả hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại công ty, qua

đó đóng góp cho công tác đo lường, đánh giá kết quả của hoạt động này trong thời gian tiếp theo và góp phần giúp hoạt động quản trị nguồn nhân lực hiệu quả hơn

ABSTRACT

Human resources are always a valuable asset for all businesses and a key determinant of the survival, development of an enterprise Therefore, Human resource management is an indispensable job for any business of any type or organization scope For this reason, measuring the performance of human resource management is an essential job that helps businesses accurately assess the results of this operation to launch solutions for developing human resources and improving effectiveness of human resource management activities

This thesis was carried out at Sapulico Co.Ltd to help the company in:

- Assessing the current status of measuring human resource management performance;

- Developing a system of key performance indicators (KPIs) to measure human resource management performance;

- Proposing objectives of human resource management using KPIs

The thesis helps Sapulico Co.Ltd have an overview on the current status of the measurement and evaluation of human resource management results and draw the limits of this work At the same time it helps identify a full range of Key Result Areas (KRAS) in human resources management at the present time so that the company may have priorities in carrying out the preferred KRAs to ensure sustainable development In addition, the thesis states targets in human resource management in 2014 for the company to refer to Also, it helps build methods of measuring the performance of human resources management in the company, thereby contributing to the measurement and evaluation results of this activity in the next time and generating a more effective human resources management

LỜI CAM ĐOAN

Tôi xin cam đoan đề tài khóa luận “Xây dựng hệ thống các chỉ số thực hiện

then chốt (KPIs) đo lường kết quả hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Chiếu sáng công cộng Thành phố Hồ Chí Minh” là công trình do chính bản thân tôi thực hiện

Các số liệu trong khóa luận này được thu thập, xử lý và sử dụng một cách trung thực Những kết quả và số liệu được thực hiện tại công ty trách nhiệm hữu hạn một thành viên Chiếu sáng công cộng Thành phố Hồ Chí Minh không sao chép bất cứ nguồn nào khác

MỤC LỤC

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI ……… 1

1.1 Lý do hình thành đề tài ……… ……… 1

1.2 Mục tiêu của khóa luận ……… … 2

1.3 Ý nghĩa thực tiển của đề tài ……… ……… 2

1.4 Phạm vi thực hiện ……… 3

1.5 Phương pháp thực hiện ……… 3

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA KHÓA LUẬN ……… 6

2.1 Giới thiệu về quản trị nguồn nhân lực ……… 6

2.1.1 Mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực ……… 6

2.1.2 Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực……… 6

2.1.3 Nhiệm vụ của Quản trị nguồn nhân lực ……… …… 7

2.2 Đánh giá kết quả hoạt động quản trị nguồn nhân lực ……… 8

2.2.1 Khái niệm về đánh giá kết quả hoạt động QTNNL ……… 8

2.2.2 Vai trò đánh giá kết quả hoạt động QTNNL ……… 8

2.2.3 Quy trình thực hiện đánh giá kết quả hoạt động QTNNL ……… 9

2.3 Các phương pháp đánh giá kết quả hoạt động QTNNL ……… 9

2.3.1 Phương pháp so sánh xếp hạng ……… 9

2.3.2 Phương pháp so sánh với mức chuẩn ……… 10

2.3.3 Phương pháp quản trị theo mục tiêu ……… 10

2.4 Phương pháp ứng dụng KRAs và KPIs vào đo lường kết quả QTNNL ……… 10

2.5 Tóm tắt chương 2 ……… 14

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ VỀ QTNNL, LỰA CHỌN CÁC LĨNH VỰC THEN CHỐT ( KRAs) VÀ XÂY DỰNG CÁC CHỈ SỐ HIỆU SUẤT (KPIs) … 16

3.1 Giới thiệu về công ty TNHH MTV Chiếu sáng công cộng TP.HCM ……… 16

3.1.1 Sơ lược về công ty ……… 16

3.1.2 Kết quả sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây ……… 17

3.2 Thực trạng vấn đề về nguồn nhân lực tại công ty ……… 17

3.2.1 Tình hình biến động nhân sự ……… 17

3.2.2 Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ học vấn ……… ……… 18

3.2.2 Cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổi và giới tính……… 18

3.3 Sơ lược về hoạt động QTNNL tại công ty trong năm 2013……… …… 19

3.3.1 Thu hút nguồn nhân lực……… 19

3.3.2 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực……… 19

3.3.3 Duy trì nguồn nhân lực ……… … 20

3.4 Thực trạng công tác đo lường kết quả QTNNL tại công ty……… 22

3.4.1 Đo lường kết quả hoạt động thu hút nguồn nhân lực ……… 23

3.4.2 Đo lường kết quả hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực ……… 23

3.4.3 Đo lường kết quả hoạt động duy trì nguồn nhân lực ………… ……….……… 24

3.5 Xây dựng các chỉ số thực hiện then chốt (KPIs) ……… 25

3.5.1Cam kết của ban quản trịcấp cao……… 25

3.5.2Thành lập nhóm dựán thực thi chỉsốhiệu suất cốt yếu ……… 25

3.5.3Thiết lập quy trình và hình thành văn hoá “just do it”……….……… 26

3.5.4Xây dựng chiến lược phát triển chỉ số đo lường hiệu suất tổng quát……… 26

3.5.5Phổbiến hệthống các chỉsốhiệu suất cốt yếuđến tất cảcác nhân viên ……… 26

3.5.6Xác định các yếu tố quyết định thành công của tổ chức……… 26

3.5.7Lưu các chỉ số đo lường hiệu suất trong cơ sở dữ liệu……… 34

3.5.8Lựa chọn các phép đo lường hiệu suất cấp độ nhóm……… 38

3.5.9Lựa chọn các “chỉ số đo lường hiệu suất có sức thuyết phục” của tổ chức 39

3.5.10Xây dựng khung báo cáo ởtất cảcác cấp…… ……… 41

3.5.11Tạo điều kiện thuận lợi để sử dụng các chỉ số cốt yếu có sức thuyết phục 41

3.5.12Điều chỉnh các chỉ số đo lường hiệu suất cốt yếu để đảm bảo tính phù hợp……… 41

3.6 Tóm tắt nội dung chương 3 ……… 42

CHƯƠNG 4: ĐO LƯỜNG GIÁ TRỊ KPIs ÁP DỤNG CHO NĂM2013 VÀ ĐỀ XUẤT CÁC MỤC TIÊU CỦA QUẢN TRỊ NGUỒNNHÂN LỰC NĂM 2014……… 44

4.1 Xác định các giá trị KPIs tại công ty trong năm 2013……… 44

4.2 Đề xuất các mục tiêu QTNNL cho công ty trong năm 2014 …… ……… 45

4.4 Tóm tắt nội dung chương 4 ……… 47

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN……… 48

5.1 Tóm tắt các kết quả quan trọng ……… ……… 48

5.2 Giá trị thực tiễn mà đề tài đã đạt được ……… ……… 48

5.3 Hạn chế trong thực hiện đề tài ……… ……… 49

CHƯƠNG 6: TÀI LIỆU THAM KHẢO……… ………… 50

CHƯƠNG 7 : PHỤ LỤC ……….………… 52

7.1 Phụ lục 1: Thảo luận với lãnh đạo về các chỉ số KRAs ……… ……… 52

7.1.1Hình thức thảo luận……… 52

7.1.2 Các bước thảo luận……… 52

7.1.3Danh sách các Lãnh đạo tham gia phỏng vấn……… 53

7.1.4 Phân tích các yếu tố hoạt động then chốt KRAs giới thiệu với ban giám đốc ……… 53

7.1.5 Bảng tóm tắt dùng để thu thập kết quả phỏng vấn sâu các lãnh đạo công ty……… 58

7.2 Phụ lục 2: Thảo luận với lãnh đạo về các chỉ số KPIs ………… ……… 60

7.2.1Hình thức thảo luận……… 60

7.2.2 Các bước thảo luận……… 60

7.2.3Danh sách các Lãnh đạo tham gia phỏng vấn……… 60

7.3 Phụ lục 3: Phiếu khảo sát thu thập dữ liệu sơ cấp đo lường kết quảQTNNL……… 61

7.4 Phụ lục 4: Dùng bộ KPIs đo lường hoạt động QTNNL tại công ty ……… 63

7.5 Phụ lục 5: Phân tích các đề xuất mục tiêu QTNNL năm 2014 ……… 70

7.5.1 Đề xuất các mục tiêu cho chức năng Thu hút nguồn nhân lực ……… 70

7.5.2 Đề xuất các mục tiêu cho chức năng Đào tạo và phát triển ……… 72

7.5.3 Đề xuất các mục tiêu cho chức năng Duy trì nguồn nhân lực ……… 73

7.6 Phụ lục 6: Câu hỏi kháo sát về quy chế trả lương của công ty……… 74

Lý lịch trích ngang ……….……… 77

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 1.1: Quy trình thực hiện khoá luận……… 4

Hình 2.1 Sơ đồ quan hệ 3 chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực……… 7

Hình 2.2: Quy trình thực hiện đánh giá kết quả hoạt động quản trị nguồn nhân lực……… 9

Hình 2.3: Ba chỉ số đo lường hiệu suất – David Parameter……… 11

Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH MTV Chiếu sáng công cộng Tp.HCM……… 16

DANH MỤC BẢNG BIỂU Bảng 3.1 Kết quả kinh doanh từ năm 2009 đến năm 2013……….……… 17

Bảng 3.2: Thay đổi nhân sự tại công ty từ năm 2009 đến năm 2013……….……… 17

Bảng 3.3: Trình độ lao động tại công ty từ năm 2009 đến năm 2013……….…… 18

Bảng 3.4: Thống kê về độ tuổi của lao động tại công ty từ năm 2009 – 2013…… …… 18

Bảng 3.5: Số liệu thu nhập bình quân của nhân viên qua các năm 2009-2013……… 24

Bảng 3.6: Bảng tóm tắt kết quả các chỉ số KRAs sau khi thảo luận với lãnh đạo công ty 26

Bảng 3.7: Bảng đề xuất các chỉ số KPIs để chuẩn bị thảo luận với ban lãnh đạo công ty 34

Bảng 3.8: Bảng tổng hợp hệ thống KPIs……… 39

Bảng 3.9 Tổng kết KPIs lựa chọn theo KRAs áp dụng cho công ty từ năm 2014……… 42

Bảng 4.1: Kết quả đo lường kết quả QTNNL của công ty trong năm 2013……… 44

Bảng 4.4: Các chỉ số KPIs đề xuất cho năm 2014……… 45

Bảng 7.1: Danh sách lãnh đạo thảo luận về các chỉ số KRAs……… 53

Bảng 7.2: Bảng tóm tắt các chỉ số KRAs để thảo luận với lãnh đạo……… 58

Bảng 7.3: Danh sách các lãnh đạo tham gia phỏng vấn các chỉ số KPIs……… 60

Bảng 7.4: Bảng KPI về trình độ học vấn, chuyên môn……… 63

Bảng 7.5: Bảng thống kê về tỉ lệ nam/ nữ của công ty qua các năm 2011-2013………… 63

Bảng 7.6: Chỉ số KPI về tuổi trung bình của nhân viên……… 64

Bảng 7.7: Bảng tính các chỉ số KPIs về năng suất nguồn nhân lực của công ty ………… 64

Bảng 7.8: Chỉ số KPI về Bảng mô tả công việc và tiêu chuẩn công việc……… 65

Bảng 7.9: Thống kê số lượng cán bộ quy hoạch trong năm 2013……… 66

Bảng 7.10: Tính chỉ số về hiệu quả hoạt động quy hoạch cán bộ năm 2013……… 66

Bảng 7.11: KPI về hiệu quảđào tạo……… 67

Bảng 7.12: KPI về năng lực của bộ phận chỉ huy trưởng……… 67

Bảng 7.13: các KPIs về thu nhập của nhân viên……… 68

Bảng 7.14: KPI về quy chế trả lương……… 68

Bảng 7.15: KPI về an toàn và sức khoẻ lao động………69

Bảng 7.16: Chỉ số KPI về mức độ yêu mến, tự hào gắn bó với công ty……… 70

Bảng 7.17 Chỉ số KPI về tỉ lệ thoả mãn của nhân viên……… 70

Bảng 7.18: Các chỉ số mục tiêu về năng suất nguồn nhân lực trong năm 2013………… 71

CÁC CHỮ VIẾT TẮT

ATLĐ: An toàn lao động

CHT: Chỉ huy trưởng

ESI: Employee Satisfaction Index

KRA: Key Result Area

KRAs: Key Result Areas

KPI: Key Performance Indicator

KPIs: Key Performance Indicators

NNL: Nguồn nhân lực

PI: Performance Indicator

PIs: Performance Indicators

QCTD: Quảng cáo tuyển dụng

QTNNL: Quản trị nguồn nhân lực

MTV: Một thành viên

TNHH: Trách nhiệm hữu hạn

TP HCM: Thành phố Hồ Chí Minh

UBND: Ủy ban nhân dân

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU ĐỀ TÀI 1.1 Lý do hình thành đề tài:

Công ty TNHH MTV Chiếu sáng công cộng TP Hồ Chí Minh là doanh nghiệp 100% vốn nhà nước, là công ty hàng đầu về lĩnh vực Bảo dưỡng và Duy trì

hệ thống chiếu sáng công cộng và đèn Tín hiệu giao thông của thành phố Hồ Chí Minh Từ khi thành lập đến nay Công ty đã đạt được những kết quả cao về doanh thu, được nhà nước trao tặng huân chương lao động hạng ba [11]

Bên cạnh đó, Công ty cũng như các doanh nghiệp nhà nước khác, công tác quản trị nguồn nhân lực còn rất nhiều hạn chế, ít chú trọng đến các công tác đo lường, đánh giá đúng thực trạng kết quả quản trị nguồn nhân lực, cũng như chưa có các phương pháp đo lường cụ thể kết quả của hoạt động quản trị nguồn nhân lực Hiện tại, việc đánh giá kết quả quản trị nguồn nhân lực tại công ty chỉ mang cảm tính, báo cáo thống kê nên chưa giúp công ty phát hiện ra những hạn chế của hoạt động quản trị nguồn nhân lực để điều chỉnh và nâng cao hiệu quả của công tác này

Cụ thể, theo Báo cáo tổng kết cuối năm của công ty trong Đại hội công nhân viên chức năm 2013 có báo cáo các số liệu về nhân sự như Quy hoạch được 17 cán

bộ và luân chuyển 5 nhân viên chuyên quản thuộc khối văn phòng, tuyển dụng mới được 27 nhân viên để đáp ứng yêu cầu về tình hình thay đổi nhân sự của công ty Tuy nhiên chưa có báo cáo nào từ công ty về hiệu quả đạt được của các công tác trên

Cũng từ những hạn chế trong công tác đo lường, đánh giá hiệu quả của hoạt động của công ty dẫn đến năng suất làm việc của nhân viên kém, nhân viên chưa nỗ lực hết mình do chưa được đánh giá và động viên đúng mức.Theo báo cáo sơ kết 6 tháng đầu năm 2014 của công ty, kết quả kinh doanh chỉ đạt được 68% so với mục tiêu mà Ban giám đốc đề ra, tình trạng các đơn vị trực thuộc thường xuyên bị trể trong công tác thực hiện kế hoạch tháng (theo quy định các đơn vị duy tu bảo dưỡng công trình phải báo cáo khối lượng trước ngày 5 tây của tháng sau)

Nguồn nhân lực vốn được xem là một tài sản lớn của doanh nghiệp cũng có thể trở thành một gánh nặng nếu tài sản ấy không được quản trị hiệu quả Để thực

hiện việc đo lường hiệu quả quản trị nguồn nhân lực ta có thể sử dụng công cụ đo lường là hệ thống các chỉ số thực hiện then chốt KPIs (Key Performance Indicators) Đây là một phương pháp đo lường khá hiệu quả và dễ thực hiện nếu có

sự cam kết và hỗ trợ của ban lãnh đạo công ty Hệ thống các chỉ số KPIs sẽ giúpBan giám đốc công ty nhận dạng được những điểm yếu trong nhân sự để cải tiến, nhằm động viên nhân viên tăng năng suất và chất lượng làm việc

Với các lý do nêu trên, việc hình thành đề tài: “Xây dựng các chỉ số thực

hiện then chốt (KPIs) đo lường kết quả hoạt động quản trị nguồn nhân lực tại Công ty TNHH MTV Chiếu sáng công cộng TP HCM.” là rất cần thiết

1.2 Mục tiêu của khóa luận:

Đề tài thực hiện 3 mục tiêu chính:

• Đánh giá thực trạng việc đo lường kết quả của hoạt động QTNNL tại công ty TNHH MTV Chiếu sáng công cộng TP.HCM

• Xây dựng các chỉ số thực hiện then chốt KPIs để đo lường kết quả của hoạt động QTNNL của công ty

• Đề xuất các mục tiêu của hoạt động QTNNL theo các chỉ số KPIs

Với 3 mục tiêu trên, đề tài sẽ xây dựng được phương pháp đo lường kế quả hoạt động QTNNL tại công ty TNHH MTV Chiếu sáng công cộng TP HCM và sẽ được ứng dụng trong thời gian kế tiếp nếu còn phù hợp cũng như góp phần xây dựng công tác quản lý nhân sự của công ty đạt được hiệu quả cao tránh những tổn thất, chi phí do hoạt động QTNNL yếu kém gây ra

1.3 Ý nghĩa thực tiển của đề tài

Thông qua đề tài này sẽ giúp công ty TNHH MTV Chiếu sáng công công TPHCM quan tâm và đánh giá cao trong hiệu quả của hoạt động QTNNL, đồng thời chỉ ra được thực trạng các vấn đề tồn tại trong công tác QTNNL tại công ty Đề tài

sẽ đóng góp cho công tác đo lường, đánh giá kết quả hoạt động của công ty trong

thời gian tới để đạt được mục tiêu của QTNNL nói riêng cũng như mục tiêu chung của công ty và áp dụng sau này

1.4 Phạm vi thực hiện:

Đề tài thực hiện việc đánh giá công tác đo lường kết quả quản trị nguồn nhân lực tại Công ty TNHH Một thành viên Chiếu sáng công cộng TP HCM và đề xuất xây dựng các chỉ số thực hiện then chốt đo lường kết quả của hoạt động này

1.5 Phương pháp thực hiện

1.5.1 Qui trình thực hiện:

Bắt đầu từ mục tiêu của đề tài, quy trình thực hiện đề tài thể hiện theo sơ đồ(Hình 1.1) như sau:

Bước 1: Tìm hiểu các khung lý thuyết (chức năng, nhiệm vụ, mục tiêu của

QTNNL, qui trình đánh giá kết quả QTNNL), các công cụ đánh giá (KRA/KPI)

Bước 2: Đánh giá hiện trạng đo lường kết quả hoạt động QTNNL tại công ty

TNHH MTV Chiếu sáng công cộng TP.HCM (từ dữ liệu thứ cấp)

Bước 3: Thảo luận với Ban lãnh đạo về các chỉ số KRAs trên để lựa chọn các

chỉ số phù hợp với công ty dựa trên tiêu chí S.M.A.R.T

Bước 4: Từ các KRAs có được tiến hành xây dựng các chỉ số KPIs (dựa trên

các chỉ số KPIs ở bước 1) để đo lường kết quả QTNNL của công ty (các KPIs thoả mãn tiêu chí S.M.A.R.T)

Bước 5: Thảo luận với ban giám đốc, phòng tổ chức hành chánh và các giám

đốc xí nghiệp về các chỉ số KPIs ở bước 4 để từ đó lựa chọn ra các chỉ số KPIs phù hợp với công ty

Bước 6: Đánh giá thử nghiệm các chỉ số KPIs vừa xây dựng xong (sử dụng

dữ liệu sơ cấp và thứ cấp)

Bước 7: Tiến hành đề xuất các mục tiêu QTNNL tại công ty theo các chỉ số

KPIs cho hiện tại và áp dụng cho các năm sau

Hình 1.1: Quy trình thực hiện khoá luận

1.5.2 Phương pháp phân tích:

™ Đánh giá hiện trạng đo lường kết quả hoạt động QTNNL tại công ty: sử

dụng nguồn dữ liệu thứ cấp của công ty để phân tích bao gồm các báo cáo cuối

năm, thoả ước lao động tập thể, báo cáo mục tiêu chất lượng…

™ Lựa chọn các chỉ số KRAs và KPIs: sử dụng phương pháp chuyên gia bằng

cách thảo luận với Ban giám đốc, phòng tổ chức hành chánh và các giám đốc

xí nghiệp Thảo luận theo từng cá nhân và thảo luận nhiều lần (phỏng vấn bán cầu trúc) để lựa chọn chính xác các chỉ số then chốt áp dụng để dùng đánh giá trong công ty Do điều kiện tiên quyết cho đề tài này thành công là cần có sự

ủng hộ của ban giám đốc nên chọn phương này là phù hợp nhất

™ Đánh giá thử nghiệm KPIs và mục tiêu của QTNNL trong năm 2014: Dùng

bộ KPIs vừa xây dựng để đánh giá hiệu quả QTNNL tại thời điểm hiện tại dựa trên dữ liệu thứ cấp của công ty và nguồn dữ liệu sơ cấp thứ cấp thu thập từ bảng câu hỏi khảo sát của các lãnh đạo và tất cả nhân viên của công ty để thực

nghiệm các chỉ số KPIs trên

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ KHOA HỌC CỦA KHÓA LUẬN 2.1 Giới thiệu về quản trị nguồn nhân lực:

2.1.1 Mục tiêu của quản trị nguồn nhân lực:

Mục tiêu chủ yếu của quản trị nguồn nhân lực là nhằm đảm bảo đủ số lượng người lao động với mức trình độ và kỹ năng phù hợp, bố trí họ vào đúng công việc, và vào đúng thời điểm để đạt được các mục tiêu của doanh nghiệp Như vậy, một câu hỏi đặt ra: ai phụ trách quản trị nhân sự trong quản lý doanh nghiệp? Rõ ràng câu trả lời sẽ là: mọi nhà quản lý trong doanh nghiệp Chia mục tiêu QTNNL thành 2 mục tiêu cơ bản [4]:

• Mục tiêu của tổ chức:

- Chi phí lao động thấp trong giá thành

- Năng suất lao động tối đa của nhân viên

- Nguồn nhân lực ổn định và sẵn sàng

- Sự trung thành của người lao động

- Sự hợp tác thân thiện của người lao động

- Người lao động phát huy và đóng góp những sáng kiến

- Tổ chức sản xuất một cách khoa học và chặt chẽ

- Lợi nhuận tối đa và chiến thắng trong cạnh tranh

• Mục tiêu của cá nhân:

- Thỏa mãn những nhu cầu không ngừng tăng lên của con người

- Một cách cụ thể những nhu cầu của nhân viên có thể là: Nhu cầu về việc làm

và điều kiện làm việc; Quyền cá nhân và lương bổng; Cơ hội thăng tiến

2.1.2 Các chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực:

Quản trị nguồn nhân lực có thể tóm tắt theo 3 chức năng cơ bản sau [5]:

1) Thu hút nguồn nhân lực: hoạch định, tuyển mộ và lựa chọn

2) Đào tạo và phát triển: hướng nghiệp, huấn luyện, đào tạo kỹ năng, bồi dưỡng

và nâng cao trình độ lành nghề, cập nhật kiến thức

3) Duy trì nguồn nhân lực: kích thích, động viên, thiết lập và củng cố các mối quan hệ tốt đẹp trong doanh nghiệp

Dưới đây là sơ đồ quan hệ của 3 chức năng cơ bản của QTNNL [5]:

Hình 2.1: Sơ đồ quan hệ 3 chức năng cơ bản của quản trị nguồn nhân lực

2.1.3 Nhiệm vụ của Quản trị nguồn nhân lực

Để thực hiện 3 chức năng trên, nhiệm vụ của quản trị nguồn nhân lực bao gồm (tham khảo tài liệu của Trần Kim Dung[5] và Nguyễn Ngọc Quân[4]):

1) Hoạch định và dự báo nhu cầu nhân sự

2) Thu hút, tuyển mộ nhân viên

3) Tuyển chọn nhân viên

4) Huấn luyện, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

5) Khen thưởng, kỹ luật nhân viên

6) Thúc đẩy, động viên nhân viên

7) Trả công lao động

8) Đánh giá năng lực thực hiện công việc của nhân viên

9) An toàn và sức khỏe

10) Quan hệ lao động

Dựa trên các nhiệm vụ cụ thể này để sử dụng làm nền tảng cho các công tác lựa chọn các yếu tố then chốt ảnh hưởng đến sự tồn tại của công ty

2.1 Đánh giá kết quả hoạt động quản trị nguồn nhân lực:

2.2.1 Khái niệm về đánh giá kết quả hoạt động QTNNL

Đánh giá kết quả hoạt động QTNNL là đánh giá kết quả hoàn thành các mục tiêu đã được doanh nghiệp đề ra trong quản trị nguồn nhân lực, các mục tiêu này bao gồm những mục tiêu về thu hút nguồn nhân lực, về đào tạo – phát triển, về duy trì nguồn nhân lực Do vậy để đánh giá kết quả QTNNL, các doanh nghiệp phải xây dựng cho mình những mục tiêu quản trị nguồn nhân lực và quá trình đánh giá phải được thực hiện một cách toàn diện trong phạm vi toàn doanh nghiệp [5]

2.2.2 Vai trò đánh giá kết quả hoạt động QTNNL

Việc đánh giá kết quả hoạt động QTNNL giúp công ty xác định được các tổn thất

do [4]:

‐ Tuyển dụng không đúng người, bố trí không đúng việc

‐ Các chương trình đào tạo không hiệu quả

‐ Nhân viên nghỉ việc, vắng mặt, đi trể, tranh chấp lao động

‐ Không tuân thủ quy trình đảm bảo an toàn lao động, bãi công, đình công … Đồng thời cũng giúp công ty nhận thấy lợi ích mang lại khi loại bỏ những tổn thất nêu trên cũng như lợi ích từ công tác động viên, khuyến khích người lao động Do đó việc đánh giá kết quả hoạt động QTNNL vô cùng cần thiết, giúp doanh nghiệp điều chỉnh các hoạt động trong QTNNL có kết quả chưa đạt được mục tiêu đề ra, từ đó đóng góp hoàn thành mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp

2.2.3 Quy trình thực hiện đánh giá kết quả hoạt động QTNNL

Theo tác giả Trần Kim Dung [5], Quy trình thực hiện đánh giá kết quả hoạt động QTNNL được thể hiện trong hình bên dưới (Hình 2.2)

Trước khi đánh giá: căn cứ vào mục tiêu chiến lược của doanh nghiệp, tiến hành xây dựng mục tiêu của QTNNL trong 3 hoạt động: thu hút; đào tạo và phát triển và duy trì nguồn nhân lực

Trong quá trình đánh giá: tiến hành đo lường kết quả QTNNL trong 3 hoạt động: thu hút nguồn nhân lực; đào tạo và phát triển nhân lực; duy trì nguồn nhân lực So sánh với các mục tiêu đã đề ra của 3 hoạt động này Tiến hành đánh giá kết quả

Hình 2.2: Quy trình thực hiện đánh giá kết quả hoạt động quản trị nguồn nhân lực

2.3 Các phương pháp đánh giá kết quả hoạt động QTNNL: theo tác giả Trần

Kim Dung [5] để đánh giá hiệu quả quản trị nguồn nhân lực thì có 4 phương

Phương pháp so sánh xếp hạng cũng được áp dụng để phân tích kết quả hoạt động theo chuỗi thời gian (năm, tháng, tuần, ngày…) để tìm ra quy luật hoặc xu hướng thay đổi để có biện pháp ứng phó kịp thời

2.3.2 Phương pháp so sánh với mức chuẩn

Mức chuẩn để so sánh có thể là trung bình của ngành hoặc mức chuẩn là độ đạt được của tổ chức hoạt động tốt nhất trong ngành

Phương pháp so sánh kết quả hoạt động QTNNL của một tổ chức với mức chuẩn xác định rõ vị trí của tổ chức trong ngành về phương diện này

2.3.3 Phương pháp quản trị theo mục tiêu

Đây là phương pháp so sánh kết quả thực tế đạt được với mục tiêu kế hoạch

để xác định mức độ hoàn thành mục tiêu và các nguyên nhân để giúp cho tổ chức hoạt động hiệu quả

Mục tiêu là do tổ chức đặt ra có thể là mục tiêu đơn giản, thiết yếu hoặc thiết lập hệ thống các tiêu chí Dựa trên các mục tiêu trên tổ chức sẽ tổng hợp so sánh mức độ hoàn thành mục tiêu của mình

2.4 Phương pháp ứng dụng KRAs và KPIs vào đo lường kết quả QTNNL: KRAs (Key Results Areas) được xem là các lĩnh vực then chốt ảnh hưởng

đến sự sống còn của doanh nghiệp Các lĩnh vực then chốt là các lĩnh vực mà nếu không thực hiện thì doanh nghiệp sẽ phải đối mặt với những kết quả tiêu cực, thậm chí ảnh hưởng tiêu cực đến sự phát triển, sự sống còn của doanh nghiệp Mỗi doanh nghiệp có những KRAs khác nhau tùy thuộc vào chiến lược phát triển của doanh nghiệp Dựa trên các mục tiêu của QTNNL [5] xác định được các lĩnh vực then chốt sau:

1) Hoạch định và dự báo nhu cầu nhân sự

2) Thu hút, tuyển mộ nhân viên

3) Tuyển chọn nhân viên

4) Huấn luyện, đào tạo, phát triển nguồn nhân lực

5) Khen thưởng, kỹ luật nhân viên

6) Thúc đẩy, động viên nhân viên

Bốc tới lớp trong cùng để có được các

chỉ số KPI

Bốc lớp vỏ để có được các chỉ số PI KRI

KPIs (Key Performance Indicators) là các chỉ số thực hiện then chốt giúp

doanh nghiệp đo lường kết quả hoạt động của doanh nghiệp, của các bộ phận và của cá nhân Do đó, KPIs có thể được áp dụng để hỗ trợ công tác đánh giá hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp, của phòng ban và kết quả công việc của nhân viên Theo David Paramenter [1], có 3 loại chỉ số đo lường hiệu suất là: KRI, PI, KPI

Hình 2.3: Ba loại chỉ số đo lường hiệu suất – David Paramenter (2009)

Chỉ số kết quả cốt yếu - KRI: cho biết bạn đã làm được gì với 1 viễn cảnh (Tài chính, Khách hàng, Quy trình nội bộ, Học hỏi & Phát triển, Môi trường & Cộng đồng, Sự hài lòng của nhân viên ) trong Chiến lược của tổ chức

Chỉ số hiệu suất - PI: cho biết bạn cần làm gì

Chỉ số hiệu suất cốt yếu - KPI: cho biết bạn phải làm gì để làm tăng hiệu suất lên một cách đáng kể

Để đo lường hiệu suất cần phải thiết lập hệ thống chỉ số đo lường hiệu suất Trọng tâm của các chỉ số hiệu suất này là đo lường các quá trình và các kết quả cốt yếu nhất quyết định đến thành công của tổ chức Hướng theo Sứ mệnh, Tầm nhìn, Chiến lược của tổ chức, hệ thống chỉ số này được thiết kế phân tầng từ cấp tổ chức

đến cấp tổ/nhóm/cá nhân, thể hiện được kết quả hoạt động của tất cả các cấp độ trong tổ chức

Theo David Paramenter [1], Mô hình 12 bước xây dựng và áp dụng KPIs:

Bước 1: Cam kết của Ban quản trị cấp cao

Bước 2: Thành lập nhóm dự án thực thi KPIs có tính thuyết phục

Bước 3: Xây dựng quy trình và văn hóa chuyển suy nghĩ thành hành động

Bước 4: Xây dựng chiến lược phát triển KPIs toàn diện

Bước 5: Giới thiệu hệ thống KPIs tới toàn thể nhân viên

Bước 6: Xác định yếu tố thành công then chốt của tổ chức

Bước 7: Lưu các chỉ số hiệu quả (PIs) trong một cơ sở dữ liệu

Bước 8: Lựa chọn chỉ số hiệu quả (PIs) ở cấp nhóm

Bước 9: Lựa chọn các KPI

Bước 10: Xây dựng khung báo cáo cho tất cả các cấp

Bước 11: Tạo điều kiện thuận lợi cho việc áp dụng các KPI

Bước 12: Điều chỉnh các KPI cho phù hợp với tổ chức

Với mỗi KRA, sẽ có một số chỉ số KPI để đo lường kết quả thực hiện KRA

đó, do vậy mỗi doanh nghiệp sẽ có bộ chỉ số KPIs khác nhau, phụ thuộc vào các KRAs mà doanh nghiệp chú trọng thực hiện [4]

Dựa trên sách QTNNL của Trần Kim Dung, trang 420 - 432 [5], phụ lục về

cơ sở dữ liệu các chỉ số đo lường hiệu suất của David Paramenter trang 259-304 [1] và tham khảo thêm các trang web về các chỉ số đo lường hiệu suất[12][13][14], đưa ra các chỉ số KPI có sẳn:

1) KPIs về thu hút nguồn nhân lực

Tổng số hồ sơ xin việc / đợt tuyển dụng

Chỉ số hiệu quả của kênh QCTD

Chi phí tuyển dụng một ứng viên

Tỉ lệ nghỉ việc trong nhân viên mới tuyển

2) KPIs về đào tạo

Tỉ lệ chi phí huấn luyện, đào tạo trung bình

Hiệu quả huấn luyện, đào tạo

3) KPIs về hoạch định nguồn nhân lực

Doanh số (hoặc doanh thu) trung bình trên một nhân viên Lợi nhuận trung bình trên một nhân viên

Doanh số (hoặc doanh thu) trung bình trên chi phí nhân sự Lợi nhuận trung bình trên chi phí nhân sự

Chỉ số hoàn vốn nguồn nhân lực

Tỉ lệ trình độ học vấn, trình độ chuyên môn của nhân viên

Tỉ lệ giới tính

Tuổi trung bình của lực lượng lao động

4) Tuyển chọn nhân viên

Tỉ lệ ứng viên đạt yêu cầu so với tổng số ứng viên

Mức độ hài lòng của ứng viên trong tuyển dụng

Mức độ đáp ứng nhu cầu tuyển

Thời gian đáp ứng nhu cầu tuyển

5) KPIs về an toàn lao động

Số tai nạn lao động trong thời gian đo lường

Tỉ lệ chi phí phát sinh do tai nạn lao động

Tỉ lệ chi phí đảm bảo an toàn lao động

6) KPIs về lương

Mức thu nhập trung bình

Mức thu nhập theo chức danh

Tỉ lệ chi phí lương

7) KPIs về đánh giá kết quả công việc

Tỉ lệ nhân viên không hoàn thành nhiệm vụ

Tỉ lệ nhân viên hoàn thành 100% công việc

Tỉ lệ mức độ vi phạm nội quy

8) KPIs về giờ làm việc

Tỉ lệ tổng thời gian đi làm muộn, về sớm của toàn doanh nghiệp

Tỉ lệ ngày nghỉ, ốm

9) KPIs về quan hệ lao động

Tỉ lệ nhân viên xin nghỉ việc

Tỉ lệ vòng quay nhân viên

Tỉ lệ vòng đời nhân viên

Tỉ lệ nhân viên muốn ra đi

Tổn thất do bãi công, tranh chấp lao động

Tỉ lệ nhân viên trung thành

Tỉ lệ nhân viên thỏa mãn

Tỉ lệ nhân viên tự hào, yêu mến doanh nghiệp

10) KPIs về hoạt động cải tiến

Tổng giá trị gia tăng

Dựa trên 3 chức năng cơ bản của QTNNL sẽ giúp xác định các hoạt động quản trị nguồn nhân lực nào của công ty là hoạt động quan trọng ảnh hưởng đến sự sống còn của công ty Đó là xác định các KRAs

Các phương pháp để đánh giá kết quả quản trị nguồn nhân lực là phương pháp

so sánh xếp hạng, phương pháp so sánh với mức chuẩn, phương pháp quản trị theo mục tiêu Nhưng để đánh giá được các kết quả quản trị nguồn nhân lực cần có các công cụ để đo lường kết quả của hoạt động QTNNL Dựa trên các tiêu chí về mức

độ chính xác trong đo lường, quy mô của tổ chức, kinh phí cho phép và năng lực của người thực hiện để lựa chọn công cụ dùng các chỉ số KRAs và KPIs để áp dụng

đo lường kết quả hoạt động QTNNL tại công ty TNHH MTV Chiếu sáng công cộng

TP HCM

Theo Trần Kim Dung các chỉ số KPIs ngày càng được áp dụng rộng rãi trong các tổ chức trên thế giới về tất cả các lĩnh vực chức năng của quản trị nguồn nhân lực David Paramenter đưa ra mô hình 12 bước để xây dựng chỉ số KPIs

Tóm lại, để thực hiện đo lường các hoạt động quản trị nguồn nhân lực của công ty TNHH MTV Chiếu sáng công cộng Tp HCM cần xây dựng bộ chỉ số KPIs theo các KRAs và từ đó điều chỉnh các mục tiêu của QTNNL

CHƯƠNG 3: PHÂN TÍCH VẤN ĐỀ VỀ QUẢN TRỊ NGUỒN NHÂN LỰC, LỰA CHỌN CÁC LĨNH VỰC THEN CHỐT ( KRAs) VÀ XÂY

DỰNG CÁC CHỈ SỐ HIỆU SUẤT (KPIs)

3.1 Giới thiệu về công ty TNHH MTV Chiếu sáng công cộng TP.HCM:

3.1.1 Sơ lược về công ty:

Công ty TNHH Một thành viên Chiếu sáng Công cộng TP.Hồ Chí Minh 100% vốn nhà nước trực thuộc UBND TP.Hồ Chí Minh được chuyển đổi từ Công

ty Chiếu sáng Công cộng TP.HCM trực thuộc Sở Giao thông Vận tải TP.HCM Công ty được thành lập từ năm 1992 và đến năm 1996 trở thành doanh nghiệp hạng I Sau hơn 20 năm hoạt động công ty có 1 lực lượng lao động tăng nhanh với gần 600 người bố trí theo sơ đồ tổ chức như sau [11]:

Hình 3.1: Sơ đồ tổ chức của công ty TNHH MTV Chiếu sáng công cộng Tp.HCM

Các lĩnh vực hoạt động chính của công ty:

• Quản lý vận hành, duy tu bảo dưỡng hệ thống chiếu sáng công cộng, đèn tín hiệu giao thông, camera quan sát, bảng thông tin giao thông điện tử

• Thiết kế, thi công xây lắp mới hệ thống chiếu sáng và đèn tín hiệu giao thông

• Tư vấn xây dựng công trình chiếu sáng công cộng đô thị

• Lập dự án, khảo sát thiết kế, lập dự toán, lập hồ sơ mời thầu các công trình

• Tư vấn giám sát thi công công trình đèn chiếu sáng và đèn tín hiệu giao thông Trong Văn kiện Hội nghị đại biểu người lao động năm 2014 [10], công ty đã xác định mục đích hoạt động là tiếp tục phát triển các hoạt động, giữ vững thị phần, bảo tồn và phát triển vốn của chủ sở hữu đầu tư tại công ty, đảm đảo thu nhập và đời sống cho người lao động, hoàn thành các nhiệm vụ được giao

3.1.2 Kết quả sản xuất kinh doanh trong những năm gần đây:

Bảng 3.1 Kết quả kinh doanh từ năm 2009 đến năm 2013(đơn vị là tỷ đồng)

(Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty năm 2009, 2010, 2011,2012, 2013)

3.2 Thực trạng vấn đề về nguồn nhân lực tại công ty:

Tỉ lệ tăng số lượng lao động 16% 5% 16% 1%

(Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty năm 2009, 2010, 2011,2012, 2013)

Nguồn nhân sự của công ty có sự thay đổi nhảy vọt trong năm 2010 và 2012, đây là thời điểm cơ cấu lại tổ chức hoạt động và giai đoạn mở rộng sản xuất kinh

doanh của công ty Trong năm 2012, nền kinh tế đang trong giai đoạn khủng hoảng, tỉ lệ thất nghiệp tăng cao nhưng công ty có tỉ lệ lao động tăng cùng với doanh số tăng theo là điều nổi bật

3.2.2 Cơ cấu nguồn nhân lực theo trình độ học vấn:

Bảng 3.3: Trình độ lao động tại công ty từ năm 2009 đến năm 2013

Trình độ lao động 2009 2010 2011 2012 2013

SL Tỉ lệ SL Tỉ lệ SL Tỉ lệ SL Tỉ lệ SL Tỉ lệCao học 7 2% 10 2% 15 3% 19 3% 18 3%

Đại học 109 28% 132 29% 134 28% 153 27% 149 26%

Cao đẳng, trung cấp 68 17% 82 18% 84 17% 98 17% 99 17%

Công nhân kỹ thuật 211 53% 236 51% 238 49% 291 52% 303 53%

Tổng 395 100% 460 100% 483 98% 561 100% 569 100%

(Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty năm 2009, 2010, 2011,2012, 2013)

Theo số liệu trên thì trình độ nhân sự tại công ty ít có biến động về tỉ lệ so với tổng số lượng tăng liên tục qua các năm Điều quan tâm ở đây là lao động cần trình độ từ đại học trở lên tăng lên là đa phần do tuyển dụng mới theo yêu cầu công việc Việc nâng trình độ của các lao động lâu năm trong công ty là không đáng kể, điều này cho thấy sự phấn đấu để nâng trình độ phục vụ công tác chưa được công ty chú trọng

3.2.3 Cơ cấu nguồn nhân lực theo độ tuổi và giới tính

Bảng 3.4: Thống kê về độ tuổi của lao động tại công ty trong năm 2013

Từ kết quả trên, tỉ lệ lao động nam trong công ty chiếm tỉ lệ rất lớn, và lao động trẻ chiếm tỉ lệ cao Điều này là thế mạnh của công ty chuyên về lao động sản xuất hơn là kinh doanh Tỉ lệ nam nữ chênh lệch nhiều cũng ảnh hưởng đến các quy chế, quy định, chính sách của công ty

3.3 Sơ lược về hoạt động QTNNL tại công ty trong năm 2013:

3.3.1 Thu hút nguồn nhân lực

3.3.1.1 Hoạch định nguồn nhân lực

Công ty chưa thực sự quan tâm đến công tác hoạch định nguồn nhân sự do các yếu tố sau:

9 Công ty quan tâm quy hoạch cán bộ từ cấp phó trở lên

9 Nhu cầu lao động của từng đơn vị do trưởng đơn vị đề xuất

Do đó hầu như kế hoạch nhân sự thực sự bị động, chỉ thực hiện khi có yêu cầu, các yêu cầu của các phòng ban lại mang tính ngắn hạn, khi công việc nhiều lại đề xuất, khi hết việc lại thừa người

3.3.1.2 Xây dựng quy định: chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm

Công ty xây dựng chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm trong thoả ước lao động tập thể [10] như là bảng phân tích công việc (bao gồm bảng

mô tả công việc và các quy định về tiêu chuẩn công việc), nhưng bảng phân tích công việc này lại rất chung và chưa cụ thể cho từng vị trí công việc

3.3.1.3Tuyển dụng người lao động

Hoạt động tuyển dụng lao động được công ty thực hiện không theo đợt quy định mà theo yêu cầu của các đơn vị trực thuộc Các quy định về tuyển dụng được thể hiện trong Văn kiện hội nghị người lao động [9]

Cùng với mục tiêu trong năm 2013 đến nay của công ty là tập trung duy trì nguồn nhân lực, hạn chế tối đa việc tuyển thêm lao động, chỉ nhận những vị trí với chức năng và chuyên môn mới

3.3.2 Đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Công tác đào tạo và phát triển nhân viên chưa được đánh giá cao Công ty

chỉ có quy chế về ‘Hỗ trợ học phí’ được quy định trong Văn kiện hội nghị người

lao động [9]được đề cập đến công tác đào tạo và phát triển nhân viên

Trong năm 2013, công ty đã thực hiện công tác đào tạo theo yêu cầu công việc thông qua các hoạt động: Đề bạt và luân chuyển cán bộ để đào tạo đội ngũ lãnh đạo kế thừa; Nâng cao năng lực cán bộ kỹ thuật đảm nhận vị trí chỉ huy trưởng; Nâng cao năng lực và trách nhiệm của bộ phận tuần tra phát hiện sự cố,

hư hỏng của hệ thống mà công ty quản lý Các chương trình đào tạo trong năm

2013 [11]cụ thể như:

- Lớp ‘Năng lực quản trị cho quản lý cấp trung’: 34 người tham dự

- Nâng cao năng lực chỉ huy trưởng thông qua các công trình của công ty (đào tạo huấn luyện): có 9 trường hợp

- Nâng cao năng lực và trách nhiệm của bộ phận tuần tra: huấn luyện sử dụng đường dây nóng (cả xí nghiệp tuần tra và các nhân viên trực ca): 25 người

3.3.3 Duy trì nguồn nhân lực

3.3.3.1 Đánh giá kết quả công việc

Công tác đánh giá này bao gồm:

• Đánh giá kết quả công việc hàng tháng: Đánh giá được thực hiện dựa trên kết quả thực hiện công việc của nhân viên dựa trên tiêu chí không bị cấp trên

và đơn vị bên ngoài phản ánh, tuỳ theo mức độ nghiêm trọng của sự việc mà đánh giá xếp loại nhân viên Việc đánh giá này là một trong những cơ sở để công ty xác định mức lương trả cho người lao động

• Đánh giá kết quả công việc 6 tháng: đánh giá dựa trên kết quả công việc theo từng tháng và dựa trên đánh giá chung của tập thể Đánh giá này là kết quả xét lương năng suất điều chỉnh cho người lao động

• Đánh giá kết quả công việc cuối năm: công tác này được thực hiện dựa trên đánh giá kết quả thực hiện công việc của 12 tháng, từ đó công ty xác định mức thưởng hoàn thành kế hoạch trong dịp Tết Nguyên Đán cho từng người lao động

3.3.3.2 Trả lương, đãi ngộ

Đây là công tác được công ty đặc biệt quan tâm, chính sách trả lương và đãi ngộ được quy định theo quy chế trả lương và quy chế thi đua khen thưởng được phổ biến và thảo luận trong Hội nghị người lao động

Một số điểm quan trọng:

• Trang bị đồng phục cho toàn thể nhân viên theo từng vị trí

• Người lao động được mua bảo hiểm tai nạn lao động, bảo hiểm y tế, bảo hiểm xã hội theo quy định của nhà nước

• Hỗ trợ 100% chi phí đào tạo, huấn luyện nhằm phục vụ yêu cầu sản xuất của công ty

• Người lao động có thời gian nghỉ phép theo đúng quy định của Bộ luật lao động và được hưởng 100% lương (hệ số + năng suất) trong thời gian nghỉ phép theo quy định (riêng công nhân trực tiếp sản xuất chỉ được hưởng 100% lương hệ số)

• Hỗ trợ 100% hoặc một phần kinh phí tham quan du lịch cho người lao động

• Người lao động được hưởng trợ cấp ốm đau, thai sản, tai nạn lao động, hưu trí, thất nghiệp, tử tuất theo đúng quy định của Pháp luật; người lao động được kiểm tra sức khỏe 1 lần/năm

• Thực hiện chính sách thăng tiến nội bộ (đề bạt cán bộ) đối với những cá nhân có năng lực và hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao (không xét thâm niên công tác);

• Thời gian làm việc: 08 giờ/ngày, 05 ngày/tuần

3.3.3.3 Quan hệ lao động

Quan hệ lao động tại công ty được thực hiện qua các hoạt động sau:

• Xây dựng và ký kết Thỏa ước lao động tập thể: thỏa ước lao động được người lao động xây dựng, thảo luận, biểu quyết trong Hội nghị đại biểu người lao động vào đầu năm trước khi được ký kết bởi Đại diện người sử dụng lao động và Đại diện tập thể người lao động

• Ban hành và thực hiện nội quy lao động: nội quy lao động được công ty ban hành và phổ biến cho người lao động về các quy định liên quan đến thời gian làm việc, tuân thủ trật tự tại nơi làm việc, các quy định đảm bảo an toàn lao động, vệ sinh lao động, bảo vệ tài sản công ty và các quy định về hình thức, mức độ xử lý vi phạm nội quy lao động

• Thực hiện Quy chế dân chủ: là một doanh nghiệp 100% vốn sở hữu nhà nước, do vậy Quy chế thực hiện dân chủ được công ty nghiêm túc thực hiện Cũng như Thỏa ước lao động tập thể, Quy chế này được thảo luận và báo cáo định kỳ 02 lần/năm trong Hội nghị đại biểu người lao động vào đầu và giữa năm

• Đảm bảo sức khoẻ cho người lao động thông qua mua bảo hiểm cho tất cả nhân viên, tổ chức nghĩ mát thường niên, khám sức khoẻ định kỳ, bố trí lịch trực ngoài giờ hợp lý song song với công việc

• An toàn lao động: đây là công tác luôn được đặt lên hàng đầu, được giám sát bởi các nhân viên được đào tạo chuyên môn như: an toàn viên, cán bộ an toàn, cán bộ chuyên trách kỹ thuật an toàn…

• Cải tiến kỹ thuật: đây là yếu tố đặt ưu tiên 1 cho công tác thi đua xếp loại cuối năm cho danh hiệu chiến sĩ thi đua từ cấp cơ sở đến cấp thành phố Điều này được quy định trong quy chế thi đua Năm 2013 có 1 sáng kiến cải tiến kỹ thuật được công nhận danh hiệu cấp cơ sở (trong khi năm 2012 có 12 sáng kiến cấp cơ sở, 2 sáng kiến cấp thành phố)

3.4 Thực trạng công tác đo lường kết quả QTNNL tại công ty

Hiện nay, kết quả và việc đánh giá kết quả QTNNL được công ty thể hiện trong Báo cáo tổng kết cuối năm được thông qua hội nghị người lao động; Báo cáo kết quả thực hiện Thỏa ước lao động tập thể; Báo cáo kết quả thực hiện quy chế dân chủ Tuy nhiên trong các báo cáo, kết quả QT NNL chưa được thể hiện đầy đủ và công tác đánh giá kết quả dựa trên cảm tính Nguyên nhân của hạn chế này xuất

phát từ công tác đo lường kết quả chưa được công ty chú trọng thực hiện

3.4.1 Đo lường kết quả hoạt động thu hút nguồn nhân lực

Các số liệu báo cáo về hoạt động nhân sự năm 2013 có thể hiện được các yếu tố:

• Số lượng ứng viên đăng ký tuyển dụng: 161 người

• Số lượng ứng viên qua vòng sơ tuyển: 28 người

• Số lượng ứng viên được nhận và ký hợp đồng: 27 người

Các yếu tố chưa được công ty quan tâm là:

• Đo lường lao động mới tuyển dụng có đáp ứng yêu cầu công việc không

• Chi phí cho công tác tuyển dụng là bao nhiêu

• Thể hiện công tác đánh giá cung và cầu lao động

Cuối năm 2013, công ty có thay đổi về quy định về chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn và trách nhiệm của từng vị trí người lao động Nhưng công ty chưa đo lường mức độ hiểu rõ nhiệm vụ, trách nhiệm, tiêu chuẩn chức danh của các cá nhân trong công viêc

3.4.2 Đo lường kết quả hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực

Trong năm 2013, kết quả hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực được công ty thể hiện trong Báo cáo tổng kết năm 2013 thể hiện được các yếu tố:

• Công ty đã thực hiện công tác đề bạt, luân chuyển 17 cán bộ

• Đào tạo, rèn luyện và nâng cao năng lực cho các cán bộ kỹ thuật đảm nhận chức vụ chỉ huy trưởng công trình: 16 người

• Khoá đào tạo về nghiệp vụ tiếp nhận thông tin đường dây nóng cho 25 người thuộc bộ phận tuần tra giám sát và các chỉ huy ca trực

Tuy nhiên chỉ với sự đo lường và những kết quả đưa ra như trên chưa phản ảnh đầy đủ kết quả hoạt động đào tạo và phát triển nguồn nhân lực, bởi vì:

• Chưa đánh giá bao nhiêu cán bộ luân chuyển vị trí đáp ứng được công việc?

• Sự thay đổi năng suất của người lao động sau đào tạo như thế nào?

• Tỉ lệ chi phí đào tạo trên doanh thu tăng thêm là bao nhiêu?

Trong năm 2013, chưa có thống kê rõ bao nhiêu tai nạn lao động đã xảy ra, chưa có đánh giá hay đo lường vế kết quả của việc huấn luyện các vị trí chỉ huy trưởng và người tiếp nhận thông tin đường dây nóng

Bên cạnh những hạn chế trên, hiện nay công ty chưa quan tâm đo lường các

chỉ số về năng suất nguồn nhân lực như: doanh thu trung bình trên một lao động;

lợi nhuận trung bình trên một lao động; doanh thu trung bình trên chi phí nhân sự; lợi nhuận trung bình trên chi phí nhân sự Các chỉ số này giúp công ty đánh giá được hiệu quả của công tác huấn luyện, đào tạo, nâng cao tay nghề, kỹ năng làm việc Đồng thời giúp công ty xác định được năng suất của nguồn nhân lực và so sánh với đối thủ hoặc với giá trị trung bình ngành để định vị được năng lực cạnh tranh của công ty trên phương diện năng suất nguồn nhân lực

3.4.3 Đo lường kết quả hoạt động duy trì nguồn nhân lực

Kết quả hoạt động duy trì nguồn nhân lực được công ty thể hiện với các số liệu sau đây:

- Thu nhập trung bình của người lao động trong những năm gần đây (dựa trên báo cáo tài chính của các năm) [11]:

Bảng 3.5: Số liệu thu nhập bình quân của nhân viên qua các năm 2009-2013(đơn

vị là triệu VNĐ)

Năm 2009 Năm 2010 Năm 2011 Năm 2012 Năm 2013

24,203 20,985 35,836 39,358 38,001

(Nguồn: Báo cáo tổng kết của công ty năm 2009, 2010, 2011,2012, 2013)

So với mặt bằng lương chung của cả nước thì thu nhập bình quân của người lao động tại công ty là cao, đây là yếu tố thu hút và duy trì nguồn nhân lực của công ty

- Số liệu về đánh giá kết quả công việc, chấp hành nội quy công ty của các bộ phận và người lao động trong những năm gần đây [11]: theo các Báo cáo tổng kết hàng năm của công ty thì 100% cá nhân, đơn vị hoàn thành nhiệm vụ và không vi phạm kỷ luật, nội quy công ty Tuy nhiên đây là một số liệu chưa thật

sự chính xác Vì thực tế vẫn có những vi phạm nội quy, kỷ luật lao động Ví dụ như tình trạng công nhân không mang găng ty, không đội mũ bảo hộ lao động khi thi công vẫn còn xảy ra, tuy nhiên công ty chưa thống kê và báo cáo số liệu này

- Số liệu về bãi công, tranh chấp lao động trong những năm gần đây: theo các Báo cáo tổng kết hàng năm, trong những năm gần đây không xảy ra bãi công, tranh chấp lao động

Tuy nhiên, bên cạnh việc đo lường các kết quả trên, công ty chưa chú trọng thực hiện đo lường mức độ thỏa mãn, yêu mến, gắn bó của người lao động Đây là những chỉ số rất quan trọng, giúp đo lường và đánh giá kết quả công tác duy trì nguồn nhân lực

3.5 Xây dựng các chỉ số thực hiện then chốt (KPIs):

Dựa trên mô hình 12 bước của David Paramenter [1] để xây dựng các chỉ số KPIs để áp dụng đo lường kết quả quản trị nguồn nhân lực tại công ty TNHH MTV Chiếu sáng công cộng TP Hồ Chí Minh

3.5.1 Cam kết của ban quản trị cấp cao:

Dựa vào cuộc họp giao ban tháng 06 năm 2014 tổ chức vào đầu tháng 06, Ban lãnh đạo đã dành thời gian để nghe trình bày về dự án xây dựng và áp dụng chỉ

số hiệu xuất để đo lường hiệu quả hoạt động QTNNL tại công ty Có 7 thành viên của ban lãnh đạo đồng ý dành thời gian ít nhất 1 tháng/ 1 lần để tham gia vào dự án này

3.5.2 Thành lập nhóm dự án thực thi chỉ số hiệu suất cốt yếu:

Nhóm thực hiện dự án gồm 1 người làm toàn thời gian và các phòng ban đề cử người để liên lạc, cung cấp thông tin, ý kiến bao gồm admin quản lý cơ sở dữliệu của công ty, các tổ trưởng công đoàn của từng đơn vị, phòng ban hổ trợ

3.5.3 Thiết lập quy trình và hình thành văn hoá “just do it”

-Thông qua trang web nội bộ www.chieusang.com/noibo/, các nội dung liên quan, các chỉ số hiệu suất cốt yếu được cập nhật liên tục đến những người quan tâm

- Đây là nơi tập hợp các tài liệu quan trọng về chỉ số hiệu suất cốt yếu và những báo cáo theo thời gian thực

3.5.4 Xây dựng chiến lược phát triển chỉ số đo lường hiệu suất tổng quát

Công ty thuộc tổ chức trên 500 nhân viên nên có thể thực hiện theo nhiều giai đoạn, trong khoá luận này sẽ áp dụng cho nhóm các cán bộ chủ chốt và nhân viên khối văn phòng (184 người)

3.5.5 Phổ biến hệ thống các chỉ số hiệu suất cốt yếu đến tất cả các nhân viên trong tổ chức

Dự án chỉ thực hiện bước đầu là thông báo gửi đến từng phòng ban và cập nhật thông tin trên trang web nội bộ, tất cả nhân viên đều có thể tham khảo

3.5.6 Xác định các yếu tố quyết định thành công của tổ chức (KRAs):

Dựa trên 3 chức năng cơ bản của QTNNL đã nêu ở chương 2 và các phân tích

sơ bộ về tình hình hoạt động QTNNL tại công ty ở chương 3, tổng hợp và lựa chọn các hoạt động QTNNL thích hợp để đề xuất với ban lãnh đạo công ty để thảo luận

và đánh giá để lựa chọn (xem phụ lục 1, phần 4 và 5) Gửi trước các nội dung theo phụ lục 1 tới các thành viên trong danh sách 7 lãnh đạo nhận lời tham gia thảo luận

để xem trước và tiến hành thảo luận theo các lịch hẹn từ các lãnh đạo

Dựa trên nội dung thảo luận đối thoại trực tiếp với ban lãnh đạo được ghi nhận vàtổng hợp lại thành kết quả lựa chọn các hoạt động then chốt trong công tác QTNNL tại công ty theo bảng 3.6

Bảng 3.6: Bảng tóm tắt kết quả các chỉ số KRAs sau khi thảo luận với lãnh đạo công ty

nhân lực lực Phân tích hiện trạng và đề ra chiến

Phân tích quan hệ cung cầu nguồn nhân lực

Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình quản trị nguồn nhân lực Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện hoạch định nguồn nhân lực

Sự hài lòng của nhân viên đối với

Thu hút từ bên ngoài

Hoạt động

tuyển dụng

Chuẩn bị tuyển dụng Thông báo tuyển dụng Thu nhận nghiên cứu hồ sơ, phỏng vấn sơ bộ

Kiểm tra trắc nghiệm, phỏng vấn lần 2

Xác minh điều tra, khám sức khoẻ

Ra quyết định tuyển dụng (tuyển

Bảng mô tả công việc và các tiêu

Động cơ trong nghề nghiệp Tìm hiểu về nghề nghiệp

Lựa chọn phương pháp đào tạo

Kết quả công việc cá nhân

Trả công

lao động

Quan hệ

lao động

Hoạt động công đoàn Đảm bảo việc làm cho người lao

động Thời gian làm việc Bảo hiểm xã hội

An toàn và sức khoẻ của người lao

Công nhân tham gia quản lý doanh nghiệp

Tìm hiểu quan điểm, mức độ thoả

Phân tích theo nội dung thảo luận với 7 lãnh đạo về việc lựa chọn các chỉ số KRAs:

Hoạch định nguồn nhân lực:

Theo đánh giá chung của 7 lãnh đạo: Công ty đang hoạt động theo sự quản lý của về con người (quản lý về mặt chính quyền) và về tài chính của các đơn vị chủ quản là UBND TP HCM và Công ty Đầu tư tài chính nhà nước TP HCM theo sự phân công nhiệm vụ và phân bổ vốn nhà nước thông qua các khu quản lý Đồng thời công ty không có chức năng kinh doanh, vì vậy Công ty đặt ra mục tiêu chính

là hoàn thành nhiệm vụ được giao và thực hiện khối lượng công việc theo sự cho

phép của các đơn vị chủ quản Từ đó lãnh đạo không chọn các hoạt động Phân

tích xác định mục tiêu chiến lược của công ty; Phân tích và đề ra chiến lược QTNNL; Dự báo khối lượng công việc; Thực hiện các chính sách, kế hoạch, chương trình QTNNL; Kiểm tra đánh giá tình hình thực hiện hoạch định nguồn nhân lực

Dựa trên các số liệu báo cáo về thị phần của công ty giảm 30% [11] và yêu cầu số lượng lao động hiện tại đang đáp ứng tốt công việc nên công ty chỉ tuyển mới khi có người nghỉ và có thêm chức năng mới, do đó nhu cầu lao động từ bên ngoài là thấp nhưng nguồn cung lao động từ bên ngoài là rất cao (hiện tại có 97 hồ