Đánh giá quy trình triển khai SAP ERP tại công ty cổ phần Sợi Thế Kỷ

Luận văn này cũng đánh giá quy trình triển khai SAP ERP đã được thực hiện tại Công ty Cổ Phần Sợi Thế Kỷ dựa trên tình hình triển khai và tiếp cận trực tiếp hệ thống SAP ERP, dựa trên vi

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

-

ĐỒNG THỊ KIM KIỀU

ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI SAP ERP

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI THẾ KỶ

Chuyên ngành : HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Mã số: 60.34.48

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP HỒ CHÍ MINH, tháng 07 năm 2014

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP.HỒ CHÍ MINH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

-

ĐỒNG THỊ KIM KIỀU

ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI SAP ERP

TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI THẾ KỶ

Chuyên ngành: HỆ THỐNG THÔNG TIN QUẢN LÝ

Mã số: 60.34.48

LUẬN VĂN THẠC SĨ

TP HỒ CHÍ MINH, tháng 07 năm 2014

Thành phần Hội đồng đánh giá luận văn thạc sĩ gồm:

(Ghi rõ họ, tên, học hàm, học vị của Hội đồng chấm bảo vệ luận văn thạc sĩ) 1.TS Trần Văn Hoài

2 TS Lê Thành Sách

3 TS Nguyễn Thanh Bình

4 TS Nguyễn Thanh Hiên

5 TS Lê Lam Sơn

Xác nhận của Chủ tịch Hội đồng đánh giá LV và Trưởng Khoa quản lý chuyên ngành sau khi luận văn đã được sửa chữa (nếu có)

CHỦ TỊCH HỘI ĐỒNG TRƯỞNG KHOA KHOA HỌC & KỸ

THUẬT MÁY TÍNH

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ

Họ tên học viên: Đồng Thị Kim Kiều MSHV:12321065 Ngày, tháng, năm sinh: 26/08/1974 Nơi sinh: Đồng Nai Chuyên ngành: Hệ Thống Thông Tin Quản Lý Mã số : 60.34.48

I TÊN ĐỀ TÀI:

Đánh giá quy trình triển khai SAP ERP tại công ty cổ phần Sợi Thế Kỷ

II NHIỆM VỤ VÀ NỘI DUNG: Đánh giá lại quá trình triển khai dự án SAP

ERP tại Công Ty Cổ Phần Sợi Thế Kỷ Dựa vào quy trình chuẩn được SAP đề nghị và dựa trên khảo sát thực tế và kinh nghiệm bản thân tại Công Ty Cổ Phần Sợi Thế Kỷ để đánh giá quy trình triển khai và đề xuất các cải tiến cần thiết để quy trình triển khai được hợp lý hơn

III NGÀY G IAO NHIỆM VỤ : 10/02/2014

IV NGÀY HOÀN THÀNH NHIỆM VỤ: 20/06/2014

3

LỜI CẢM ƠN

Lời đầu tiên Tôi xin gửi lời cảm ơn chân thành đến Thầy TS.Phạm Trần Vũ đã nhiệt tình hướng dẫnTôi hoàn thành luận văn tốt nghiệp cao học tại Đại học Bách Khoa Thành Phố Hồ Chí Minh với đề

tài: “Đánh giá quy trình triển khai SAP ERP tại Công Ty Cổ Phần Sợi Thế Kỷ”

Tôi xin cảm ơn tất cả các bạn bè, đồng nghiệp tại công ty Cổ Phần Sợi Thế Kỷ đã giúp đỡ, đóng góp ý kiến để hoàn tất luận văn này Đặc biệt Tôi xin gửi lời cảm ơn đến Ông Đặng Triệu Hòa, Chị Trần Thị Trang Liên đã hỗ trợ tận tình để Tôi hoàn thành tốt luận văn này

Tôi cũng xin gửi lời cảm ơn đến tất cả các Thầy Cô đã tham gia giảng dạy các môn học thuộc chương chình cao học Hệ Thống Thông Tin Quản Lý khóa 2012,đặc biệt xin gởi lời cảm ơn đến thầy Đặng Trần Khánh Chủ nhiệm Quản lý chuyên ngành đã tận tình giảng dạy, truyền đạt những kiến thức cho Chúng Tôi trong suốt quá trình học

Mặc dù đã cố gắng hoàn thành luận văn trong phạm vi và khả năng cho phép nhưng chắc chắn sẽ không tránh khỏi những thiếu sót, kính mong nhận được sự tận tình chỉ bảo của quý Thầy Cô và các Bạn

Một lần nữa Tôi xin chân thành cảm ơn và mong nhận được những đóng góp ý kiến chân thành của mọi người

4

TÓM TẮT NỘI DUNG LUẬN VĂN

Luận văn này tìm hiểu quy trình triển khai chuẩn SAP ERP mà mỗi nhà triển khai nên tuân thủ bởi vì đó là quy trình đã được đúc kết từ những chuyên gia có nhiều kinh nghiệm trong các dự án SAP ERP

Luận văn này cũng đánh giá quy trình triển khai SAP ERP đã được thực hiện tại Công ty Cổ Phần Sợi Thế Kỷ dựa trên tình hình triển khai và tiếp cận trực tiếp hệ thống SAP ERP, dựa trên việc phỏng vấn trực tiếp các thành viê n tham gia quy trình triển khai và dựa trên phương pháp luận triển khai của SAP ERP chuẩn Từ đó đưa ra những nhận xét và đề xuất cải tiến quy trình để những dự án SAP ERP triển khai về sau sẽ được tốt hơn

5

ABSTRACT

This thesis presents researching on deployment process of standard SAP ERP that each implementation should compliance with because that is the process was developed from experts, who have many experiences in the SAP ERP projects

This thesis also evaluates the deployment process of SAP ERP was implemented in Century Synthetic Fiber Corp based on the implementation and the direct approach to SAP ERP system, based on the interviews of the direct participants and based on the methodology

of standard SAP ERP Then take out the remarks and suggestions to improve the processfor SAP ERP projects will be better later

6

LỜI CAM ĐOAN

Tôi tên là Đồng Thị Kim Kiều, là học viên cao học chuyên ngành

Hệ Thống Thông Tin Quản Lý, khoa Khoa học và kỹ thuật Máy Tính, trường Đại Học Bách Khoa – Đại học Quốc Gia TPHCM Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu do chính Tôi thực hiện, được hình thành từ phát sinh trong công việc trong thực tế Các số liệu trong luận văn là hoàn toàn trung thực và chưa từng được ai công bố trong bất kỳ công trình nghiên cứu nào trước đây

TP Hồ Chí Minh, tháng 7 năm 2014 Đồng Thị Kim Kiều

7

DANH MỤC HÌNH VẼ

Hình 2.1 Sơ đồ tổ chức dự án 17

Hình 2.2 Các phân hệ nghiệp vụ triển khai 23

Hình 3.1 Thị phần ERP năm 2013 [2] 27

Hình 3.2 Phương pháp luận triển khai ASAP 30

Hình 3.3 Công việc trong từng giai đoạn 32

Hình 3.4 Giai đoạn chuẩn bị dự án [5] 33

Hình 3.5 Giai đoạn thiết kế quy trình nghiệp vụ [5] 37

Hình 3.6 Giai đoạn thực hiện [5] 42

Hình 3.7 Giai đoạn chuẩn bị cuối cùng [5] 46

Hình 3.8 Giai đoạn vận hành và hỗ trợ [5] 49

Hình 3.9 Giai đoạn chạy SAP ERP [5] 51

Hình 4.1 Cấu hình các Server chạy SAP ERP 56

Hình 7.1 Đề xuất cải tiến quy trình 86

8

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT

KPI Key Performance Indicator Chỉ số đo lường hiệu suất

sản xuất sợi DTY

khách hàng

GAP

Những yêu cầu chỉ có thể đáp ứng bằng cách phát triển mới

Key User

Người sử dụng chính, người này sẽ tham gia các giai đoạn triển khai dự án, tiếp nhận giải pháp và hướng dẫn lại cho người sử dụng cuối

9

PMI Project Management Institute Chuẩn quốc tế về quản lý dự

án

tượng

10

MỤC LỤC

NHIỆM VỤ LUẬN VĂN THẠC SĨ 2

LỜI CẢM ƠN 3

TÓM TẮT NỘI DUNG LUẬN VĂN 4

ABSTRACT 5

LỜI CAM ĐOAN 6

DANH MỤC HÌNH VẼ 7

DANH MỤC CHỮ VIẾT TẮT 8

MỤC LỤC 10

Chương 1 : TỔNG QUAN VỀ ĐỀ TÀI 13

1.1 Lý do chọn đề tài 13

1.2 Mục đích nghiên cứu 13

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu 14

1.4 Phương pháp nghiên cứu 14

1.5 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài 14

Chương 2: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN SAP ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI THẾ KỶ 15

2.1 Giới thiệu Công ty 15

2.2 Mục tiêu của dự án 16

2.3 Lợi ích của dự án 16

2.4 Sơ đồ tổ chức dự án 17

2.5 Vai trò và trách nhiệm 17

2.6 Các phân hệ nghiệp vụ triển khai 23

Chương 3: TÌM HIỂU QUY TRÌNH TRIỂN KHAI SAP ERP CHUẨN 27 3.1 Tổng quan về phần mềm SAP ERP 27

3.2 ASAP-phương pháp luận – quy trình triển khai SAP ERP 28

3.3 Các giai đoạn triển khai ASAP 30

3.2.1 Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án (Project Preparation) 33

11

3.2.2 Giai đoạn 2: Thiết kế quy trình nghiệp vụ (Business

Blueprint) 37

3.2.3 Giai đoạn 3 : Hiện thực (Realization) 42

3.2.4 Giai đoạn 4: Chuẩn bị cuối cùng (Final Preparation) 46

3.2.5 Giai đoạn 5: Vận hành và hỗ trợ (Go Live & Support) 49

3.2.6 Giai đoạn 6: Chạy SAP (Run) 51

Chương 4: TÌM HIỂU QUY TRÌNH TRIỂN KHAI SAP ERP TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI THẾ KỶ 55

4.1 Cơ sở hạ tầng phục vụ cho dự án ERP 55

4.2 Thời gian triển khai 57

4.3 Quy trình triển khai 58

4.3.1 Giai đoạn 1 – Chuẩn bị dự án 58

4.3.2 Giai đoạn 2 – Khảo sát và thiết kế quy trình 58

4.3.3 Giai đoạn 3 – Thực Hiện 59

4.3.4 Giai đoạn 4 – Chuẩn bị cuối cùng 61

4.3.5 Giai đoạn 5 – Vận hành và hỗ trợ 63

Chương 5: SO SÁNH QUY TRÌNH SAP ERP CHUẨN VÀ SAP ERP TRIỂN KHAI TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN SỢI THẾ KỶ 64

Chương 6: ĐÁNH GIÁ QUY TRÌNH TRIỂN KHAI SAP ERP 71

6.1 Đánh giá dựa trên tình hình triển khai và tiếp cận trực tiếp hệ thống SAP ERP và ý kiến cá nhân 72

6.2 Đánh giá dựa trên phương pháp luận triển khai SAP ERP chuẩn 75 6.3 Đánh giá dựa trên việc phỏng vấn trực tiếp các thành viên tham gia quy trình triển khai 81

Chương 7: ĐỀ XUẤT QUY TRÌNH TRIỂN KHAI 84

7.1 Một số đề xuất khắc phục quy trình triển khai 84

7.2 Những hạn chế của nghiên cứu 88

Chương 8: KẾT LUẬN 89

8.1 Những vấn đề đạt được 89

8.2 Những vấn đề cần phát triển thêm 89

TÀI LIỆU THAM KHẢO 90

12

Phụ lục 1 : Bảng khảo sát : Đánh giá quy trình triển khai SAP ERP tại Công ty Cổ phần Sợi Thế Kỷ i

ERP(Enterprise Resource Planning) là con đường bắt buộc mà bất kỳ doanh nghiệp nào muốn phát triển và hội nhập đều phải trải qua Không ai có thể phủ nhận được vai trò và lợi ích mà ERP mang lại, tuy nhiên triển khai ERP không phải là bài toán đơn giản Để đánh giá hiệu quả của một dự án triển khai ERP thành công hay không tại thị trường Việt Nam thì trong suốt thời gian qua cũng đã có nhiều nhận định khác nhau.Tuy nhiên, lại chưa có sự thống kê và phân tích con số một cách cụ thể về các dự án thành công và thất bại cũng như chi phí bỏ ra để có được một hệ thống ERP hiệu quả

1.2 Mục đích nghiên cứu

Một trong những nguyên nhân ảnh hưởng đến sự thành bại của quá trình triển khai ứng dụng ERP trong một doanh nghiệp đó là tính hợp lý của các bước thực hiện quy trình Quy trình hóa một cách rõ ràng các giai đoạn thực hiện là một yêu cầu hết sức cần thiết để có thể đạt được những kết quả thành công như mong muốn Tùy theo từng nhà tư vấn giải pháp, tùy theo hiện trạng của từng doanh nghiệp mà các bước đi, các quy trình triển khai có thể mang những đặc trưng riêng và cách thức thực hiện tương đối khác nhau Vấn

đề là làm sao có thể đánh giá được quy trình triển khai nào tốt và chưa tốt? Tốt

ở điểm nào mà chưa tốt ở điểm nào?

Mục đích của nghiên cứu này là đánh giá quy trình SAP ERP đã được triển khai tại công ty Cổ Phần Sợi Thế Kỷ, từ đó đưa ra ý kiến đánh giá, đề

14

xuất cải tiến quy trình cho những dự án cải tiến SAP ERP tại Sợi Thế Kỷ sau này nói riêng và cho việc triển khai SAP ERP ở Việt Nam nói chung

1.3 Đối tượng và phạm vi nghiên cứu

 Đối tượng : quy trình SAP ERP

 Phạm vi nghiên cứu : Quy trình SAP ERP triển khai tại công ty Cổ phần Sợi Thế Kỷ

1.4 Phương pháp nghiên cứu

 Đánh giá dựa trên tình hình triển khai và tiếp cận trực tiếp hệ thống SAP ERP

 Đánh giá dựa trên việc phỏng vấn trực tiếp các thành viên tham gia quy trình triển khai

 Đánh giá dựa trên phương pháp luận triển khai của SAP ERP chuẩn

1.5 Ý nghĩa thực tiễn của đề tài

Hiện nay nền kinh tế Việt Nam đang trên đà phát triển, các doanh nghiệp Việt Nam cũng phát triển nhanh và mạnh để phù hợp với xu hướng chung, dẫn đến quy trình quản lý cũng phát triển theo, việc triển khai sử dụng ERP là điều kiện bắt buộc nếu các doanh nghiệp Việt Nam muốn hội nhập với thế giới và theo kịp sự phát triển về kinh tế Tuy nhiên việc chọn lựa giải pháp ERP của nhà cung cấp nào? đơn vị triển khai nào? cũng là vấn đề nan giải cho doanh nghiệp Chuẩn hóa quy trình triển khai thành công phù hợp với từng doanh nghiệp là

mơ ước của rất nhiều nhà triển khai phần mềm ERP, tuy nhiên vấn đề chuẩn hóa như thế nào mới gọi là thành công sẽ còn là đề tài phải tranh cãi rất nhiều, bởi vì mỗi khách hàng có những đặc điểm khác biệt nhau, như khác biệt về văn hó a, về địa lý, về quy định, thủ tục, pháp lý của mỗi địa phương, mỗi quốc gia Vì vậy cần phải có những nghiên cứu, đánh giá thực tế triển khai nhằm rút kinh nghiệm, cải tiến quy trình triển khai để các quy trình ngày càng được chuẩn hóa, giúp cho các đơn vị triển khai thành công hơn khi triển khai hệ thống ERP

15

Chương 2: TỔNG QUAN VỀ DỰ ÁN SAP ERP TẠI CÔNG TY

CỔ PHẦN SỢI THẾ KỶ

2.1 Giới thiệu Công ty

Sợi Thế Kỷ tiền thân là Công ty trách nhiệm hữu hạn Sản xuất – Thương mại Thế Kỷ, được thành lập ngày 01/06/2000 theo Giấy đăng ký kinh doanh số

4101001242, do Sở Kế hoạch và Đầu tư TP.HCM cấp ngày 01/06/2000 Ngày 11/04/2005 Sợi Thế Kỷ được chuyển đổi thành Công ty cổ phần Sợi Thế Kỷ

Sự thay đổi này nằm trong chiến lược huy động vốn nhằm đáp ứng nhu cầu phát triển không ngừng của Sợi Thế Kỷ

Trụ sở và nhà máy của Sợi Thế Kỷ đặt trong khuôn viên có diện tích 16.800m2 tại Khu Công nghiệp Tây Bắc Củ Chi, Huyện Củ Chi, TP.HCM

Sợi Thế Kỷ hiện là một công ty chuyên sản xuất cung cấp các loại sản phẩm sợi POY (Partially Oriented Yarn) và sợi DTY (Draw Textured Yarn) Sợi POY được sản xuất từ nguyên liệu đầu vào là polyester chips (dạng hạt nhựa), sợi POY là nguyên liệu đầu vào để sản xuất ra sợi DTY, sợi DTY dùng

để dệt vải Thành phẩm DTY của Sợi Thế Kỷ tập trung chủ yếu vào những ứng dụng có tiêu chuẩn yêu cầu cao bao gồm sợi siêu mịn và sợi nhuyễn chuyên dụng cho việc sản xuất quần áo thể thao giải trí

Nhà máy được trang bị các dây chuyền sản xuất hiện đại được nhập khẩu từ tập đoàn Oerlikon Barmag (Đức) chuyên sản xuất sợi tổng hợpvới đầy

đủ các quy cách chủng loại Tổng công suất thiết kế cho nhà máy sản xuất sợi đạt 25.000 tấn/năm.Trong vài năm trở lại đây Sợi Thế Kỷ đã không ngừng phát triển và lớn mạnh lên, Công ty cổ phần Sợi Thế Kỷ với mô hình công ty và chi nhánh bao gồm:

 Công ty cổ phần Sợi Thế Kỷ (tại khu công nghiệp Tây Bắc Củ Chi – TP.HCM)

 Chi nhánh công ty cổ phần Sợi Thế Kỷ (tại khu công nghiệp Trảng Bàng – Tây Ninh)

16

Bên cạnh sự lớn mạnh lên về quy mô, Sợi Thế Kỷ cũng không ngừng nâng cao chất lượng sản phẩm, cải tiến quy trình quản lý kinh doanh…Để đáp ứng với sự phát triển đó, cũng như để chuẩn hóa quy trình hoạt động, Sợi Thế

Kỷ đã quyết định triển khai hệ thống SAP ERP (SAP All in One) và dùng phần mềm SAP ERP là công cụ quản lý chính cho toàn công ty

2.2 Mục tiêu của dự án

Mục tiêu chính khi xây dựng hệ thống SAP ERP:

 Hiện đại hóa hệ thống công nghệ thông tin và xây dựng phần mềm quản trị hệ thống tài chính kế toán cho toàn công ty làm tiền đề cho hệ thống phần mềm quản trị nguồn lực doanh nghiệp

 Hệ thống hóa quy trình quản lý cho toàn công ty Sợi Thế Kỷ Áp dụng phương pháp quản lý tiên tiến trên thế giới

 Nâng cao trình độ chuyên môn của đội ngũ nhân viên

 Đẩy nhanh tiến trình hội nhập kinh tế thế giới

2.3 Lợi ích của dự án

 Hệ thống hóa cơ sở dữ liệu trong toàn công ty

 Tiêu chuẩn hóa hệ thống báo cáo tài chính

 Tối ưu hóa quá trình quản lý sản xuất

 Nâng cao trình độ chuyên môn của nhân viên thông qua việc áp dụng phương pháp quản lý tiên tiến trên thế giới

 Nâng cao quy trình chăm sóc và hỗ trợ khách hàng

 Nâng cao quy trình quản lý chi phí

 Tối ưu hóa quản lý tồn kho

 Cho phép ban Giám đốc quyết định đúng đắn hơn thông qua các bản phân tích do hệ thống xử lý

 SAP ERP sẽ là công cụ hỗ trợ hiệu quả cho việc hoạch định chiến lược kinh doanh, tài chính, đầu tư

Vai trò và trách nhiệm của ban chỉ đạo dự án như sau:

 Hậu thuẫn và ủng hộ dự án trong toàn công ty

 Đảo bảo nguồn nhân lực theo yêu cầu cho dự án

 Ra các quyết định chiến lược đối với dự án

 Ra quyết định giải quyết các vấn đề được báo cáo lên với trưởng dự

án

 Thiết lập các chính sách cần thiết hỗ trợ cho việc triển khai dự án

 Xem xét và phê duyệt các bước, giai đoạn triển khai chính của dự án hoặc các thay đổi phạm vi nếu có

 Giám đốc dự án

Vai trò và trách nhiệm của giám đốc dự án như sau :

18

 Người chịu trách nhiệm cao nhất trong việc triển khai thực hiện thành công của dự án

 Người liên lạc sau cùng về mục tiêu và tầm nhìn của công ty

 Có trách nhiệm sau cùng về việc thiết lập mức độ ưu tiên, chấp nhận phạm vi dự án, giải quyết các vấn đề liên quan đến toàn công ty Ủng hộ dự án trong toàn công ty

 Có quyết định sau cùng về các vấn đề của dự án

 Có trách nhiệm sau cùng về ngân sách của dự án

 Trưởng dự án

Vai trò và trách nhiệm của trưởng dự án như sau:

 Bảo đảm dự án hoàn thành theo kế hoạch được duyệt

 Đảm bảo dự án được thực hiện đúng phạm vi và chất lượng

 Đảm bảo sự tham gia của các thành viên trong các công việc dự án theo kế hoạch

 Đảm bảo cơ sở vật chất cần thiết phục vụ cho công việc dự án

 Quản lý và điều phối công việc của các thành viê n dự án hàng ngày

 Đảm bảo các hạng mục hoàn thành của dự án tuân theo kế hoạch, các tiêu chuẩn và chất lượng

 Sắp đặt thứ tự ưu tiên và giải quyết các vấn đề giữa các nhóm nếu

có

 Điều phối kế hoạch giữa các nhóm

 Quản lý các mốc hoàn thành của dự án, tiến độ, thay đổi phạm vi để đảm bảo dự án đạt được các mục tiêu đề ra trong quỹ thời gian và ngân sách

 Truyền đạt thông tin đến các thành viên dự án, lãnh đạo và ban chỉ đạo dự án theo kế hoạch thông tin dự án và báo cáo tình trạng dự án

 Quản trị sự thay đổi

Vai trò và trách nhiệm của nhóm quản lý thay đổi như sau:

19

 Kết hợp với các trưởng dự án và các trưởng nhóm nghiệp vụ để đánh giá tác động, phân tích rủi ro có thể phát sinh trong việc thay đổi và bàn bạc, thảo luận với Giám đốc dự án trước khi đề xuất cho người

có thẩm quyền phê duyệt ra quyết định

 Nắm bắt và nêu ra các lo lắng của người dùng bị ảnh hưởng trực tiếp

 Trao đổi và truyền đạt các thay đổi đến người dùng

 Đánh giá và giải quyết các vấn đề liên quan đến triển khai dự án và các quy trình mới phù hợp nhu cầu và hệ thống phần mềm, bao gồm:

o Cơ cấu tổ chức (thay đổi về vai trò và trách nhiệm)

o Các chính sách và quy trình (thay đổi các quy trình hoạt động hiện tại)

o Nhân sự (thay đổi về yêu cầu kiến thực, kỹ năng cho công việc)

 Giám sát chất lượng

Vai trò và trách nhiệm của nhóm quản lý chất lượng như sau:

 Đánh giá tình trạng và kết quả của dự án tại các mốc hoặc cuối các giai đoạn

 Xem xét việc dự án tuân thủ chiến lược triển khai nhằm đảm bảo dự

án không đi lệch khỏi các mục tiêu ban đầu

 Xem xét tiến độ dự án theo kế hoạch, hoàn thành các mốc

 Xem xét chất lược các hạng mục hoàn thành và sự tuân thủ quy trình phê duyệt

 Đánh giá và báo cáo sự tương thích giữa giải pháp triển khai đề nghị với các mục tiêu kinh doanh

 Đảm bảo các thay đổi phạm vi dự án được xác định và đánh giá

 Trưởng nhóm nghiệp vụ

Trưởng nhóm nghiệp vụ là các tư vấn dành toàn thời gian và các lãnh đạo phòng ban, đơn vị của Sợi Thế Kỷ dành 20% thời gian trên

20

từng phân hệ Vai trò và trách nhiệm của trưởng nhóm nghiệp vụ như sau:

 Lập kế hoạch làm việc tuần cho nhóm thuộc phạm vi mình quản lý

 Chi tiết hóa các công việc thực hiện theo kế hoạch dự án

 Truyền đạt kế hoạch chi tiết cho nhóm

 Tư vấn cho các thành viên về các vấn đề nghiệp vụ, các vấn đề liên quan đến SAP

 Hướng dẫn các buổi thảo luận quy trình

 Chịu trách nhiệm về các kết quả hoàn thành của nhóm

 Điều phối công việc của nhóm với trưởng dự án để đảm bảo kế hoạch chung của dự án

 Đảm bảo thực hiện dự án theo tiến độ kế hoạch đã đặt ra

 Lập các báo cáo tháng, tuần, ngày làm việc có liên quan cho trưởng

dự án

 Thành viên nhóm nghiệp vụ của Bên triển khai

Các thành viên nhóm nghiệp vụ dành toàn thơi gian cho dự án Vai trò và trách nhiệm của thành viên nhóm nghiệp vụ bao gồm:

 Tham gia vào các buổi thảo luận quy trình

 Làm việc gần gũi với các người dùng chính để xác định các quy trình tương lai

 Phân tích, đề xuất và xác định các quy trình theo các chức năng SAP

 Cấu hình hệ thống SAP theo thiết kế quy trình và các yêu cầu từ người dùng

 Tư vấn và hỗ trợ người dùng các phương á n chuyển đổi dữ liệu

 Hỗ trợ nhóm ABAP thiết kế và phát triển chương trình báo cáo

 Thiết kế và thực hiện các test theo yêu cầu (unit test, tích hợp, chấp thuận, go-live test)

 Lập tài liệu dự án

21

 Lập tài liệu đào tạo người dùng

 Thành viên nhóm nghiệp vụ của Sợi Thế Kỷ - Người dùng chính

Người dùng chính được phân bổ vào các nhóm nghiệp vụ Vai trò và trách nhiệm của người dùng chính bao gồm:

 Tích cực tham gia trong quá trình xác định các quy trình tương lai

 Xác định các yêu cầu về báo cáo và nêu bật các báo cáo cần thiết cho hoạt động nghiệp vụ của mình

 Hỗ trợ xác định các yêu cầu về giao tiếp hệ thống nếu có và xác định nguyên tắc giao tiếp

 Đảm bảo sự chuẩn bị dữ liệu và chất lượng dữ liệu trong lĩnh vực nghiệp vụ của mình

 Tích cực tham gia vào kiểm tra chấp nhận hệ thống

 Thành viên nhóm ABAP của Đơn vị triển khai:

Vai trò và trách nhiệm của nhóm lập trình ABAP bao gồm:

 Kiểm tra và điều chỉnh các báo cáo hiện có và cần đưa vào hệ thống SAP

 Thiết kế và phát triển các chương trình giao tiếp và chuyển đổi dữ liệu

 Phát triển các form và report theo yêu cầu từ trưởng nhóm nghiệp

vụ

 Chuẩn bị tài liệu và tài liệu đào tạo về lĩnh vực kỹ thuật lập trình

 Thành viên nhóm ABAP của Sợi Thế Kỷ

Vai trò và trách nhiệm của nhóm lập trình ABAP của Sợi Thế Kỷ bao gồm:

 Cùng tham gia vào những buổi làm việc của các nhóm nghiệp vụ kể

từ khi dự án bắt đầu triển khai cho đến khi kết thúc

 Tham gia các khóa huấn luyện về ABAP do Đơn vị triển khai tổ chức

22

 Cùng làm việc với các thành viên nhóm ABAP của Đơn vị triển khai khi thực hiện dự án

 Thành viên nhóm hệ thống của Đơn vị triển khai và Sợi Thế Kỷ

Vai trò và trách nhiệm của nhóm hệ thống bao gồm:

 Chịu trách nhiệm về kiến trúc kỹ thuật tổng thể của hệ thống SAP

 Cài đặt và cấu hình hệ thống SAP trên các môi trường (DEV, QAS, PRD)

 Thực hiện các yêu cầu transport

 Liên tục kiểm tra, tối ưu hóa và giải quyết các vấn đề kỹ thuật trong môi trường SAP

 Cấu hình và tối ưu việc sao lưu và phục hồi hệ thống

 Thiết lập các danh mục thẩm quyền truy xuất cho người sử dụng

 Xác định yêu cầu vầ phần cứng, mạng và cơ sở hạ tầng để hỗ trợ tốt nhất cho hệ thống SAP về độ ổn định, tương thích và mở rộng trong tương lại

 Chuẩn bị tài liệu và tài liệu đào tạo vầ lĩnh vực kỹ thuật hệ thống

 Nhóm hậu cần của Đơn vị triển khai và Sợi Thế Kỷ

Vai trò và trách nhiệm của nhóm hậu cần bao gồm:

 Điều phối chuẩn bị tài liệu đào tạo người dùng cuối, lên kế hoạch các khóa đào tạo và triển khai các khóa đào tạo

 Các công việc phục vụ cho công tác hậu cần và hành chánh

23

2.6 Các phân hệ nghiệp vụ triển khai

Hình 2.2 Các phân hệ nghiệp vụ triển khai

Các ứng dụng của SAP ERP được chia thành các phân hệ Các phân

hệ này có thể dùng độc lập hay kết hợp với nhau Khả năng tích hợp các module này sẽ làm tăng lợi ích thu được của doanh nghiệp Một số phân hệ chính của SAP ERP được triển khai tại công ty cổ phần Sợi Thế Kỷ là:

 FI - Phân hệ tài chính, kế toán (Financial Accounting):

Hỗ trợ trong việc thu thập toàn bộ thông tin kế toán và tài liệu liên quan để làm báo cáo và đưa ra các thông tin sử dụng để phân tích, kiểm soát và lập kế hoạch,

Kế toán tài chính là một phần quan trọng, không thể thiếu ở bất

kỳ một doanh nghiệp nào, nhiệm vụ của bộ phận kế toán là trình bày,

24

thông tin, phản ánh đầy đủ kịp thời và chính xác các hoạt động kinh

tế, tài chính của doanh nghiệp đã phát sinh Có thể nói kế toán giữ vai trò như là người đại diện của doanh nghiệp với nhà nước Nhiệm vụ của phân hệ ERP là tự động tối đa hoạt động kế toán của doanh nghiệp

 CO –Kế toán quản trị (Controlling):

Kế toán quản trị giúp kiểm soát toàn bộ hệ thống kiểm soát, quy trình nội bộ của doanh nghiệp, …

Kế toán quản trị cung cấp thông tin thỏa mãn chu cầu của các nhà quản trị doanh nghiệp, là những người mà các quyết định và hành động của họ ảnh hưởng trực tiếp đến sự thành bại của doanh nghiệp

Kế toán quản trị không những cung cấp thông tin cho các nhà quản trị cấp cao để ra quyết định kinh doanh, quyết định đầu tư và sử dụng các nguồn lực mà còn cung cấp cả các thông tin về các mặt kỹ thuật để các nhà quản lý thừa hành sử dụng thực thi trách nhiệm của mình

 MM - Quản lý vật tư (Materials Management -MM):

Phân hệ quản lý vật tư sẽ tối ưu hoá tất cả các quy trình mua hàng, giúp kiểm kê chính xác và quản lý kho, Phân hệ MM cung cấp các công cụ sử dụng trong toàn bộ quy trình mua hàng và quản lý kho như lập kế hoạch vật tư (MRP), Mua hàng (Purchasing), Nhận hàng (Goods Receipt –GR), Quản lý kho(Inventory Management), và Kiểm tra hóa đơn nhà cung cấp

 SD - Bán hàng và phân phối (Sales & Distribution):

Phân hệ này hỗ trợ tất cả các hoạt động bán hàng và phân phối (liên quan đến giá cả), giao hàng đúng hạn, phân tích lợi nhuận,

Phân hệ bán hàng giúp doanh nghiệp quản lý chặt chẽ quy trình bán hàng từ khi nhận yêu cầu đặt hàng cho đến khi thanh toán, liên kết chặt chẽ với các phân hệ khác như sản xuất, mua hàng, bán hàng, tài chính kế toán Giải pháp bán hàng của SAP cung cấp cả hai hình thức bán hàng: bán theo đơn đặt hàng và bán hàng có sẵn trong kho

25

Với hai giải pháp này, SAP không chỉ đáp ứng được yêu cầu của Công ty theo hồ sơ mời thầu mà còn sẵn sang để mở rộng ra cho các công ty trong tương lai

 PP - Phân hệ sản xuất (Production Planning and Control):

Phân hệ này hỗ trợ trong việc quản lý tất cả quá trình sản xuất như sản xuất và lắp ráp theo đơn đặt hàng, quản lý chuối cung ứng,

Phân hệ sản xuất quản lý chất lượng chặt chẽ từ nguyên liệu đầu vào, trong suốt quá trình sản xuất cho đến khi có hàng để bán Quản lý chất lượng là một quá trình rất phức tạp với nhiều công việc như xây dựng các công thức Test, các chỉ số chất lượng, quản lý mẫu thử, phương pháp lấy mẫu, kế hoạch kiểm tra chất lượng, ghi nhận kết quả kiểm tra, phân tích đánh giá, cảnh báo khi có vấn đề xảy ra…

 PM – Phân hệ bảo trì (Plant Maintenance)

Bảo trì nhà máy bao gồm các hoạt động kiểm tra, bảo dưỡng phòng ngừa, sửa chữa hệ thống kỹ thuật và tất cả các biện pháp khôi phục hệ thống kỹ thuật Phân hệ này giúp chuẩn hóa quy trình bảo trì thiết bị, tối ưu hóa hiệu suất của máy móc thiết bị, tăng chất lượng của sản phẩm và dịch vụ, giảm chi phí bảo trì và chi phí sản xuất, từ đó tối

ưu hóa lợi ích doanh nghiệp

 BIBO (Business Intelligence Business Object)

BI-BO giúp nhà quản trị có thể theo sát được tình hình của công ty và có được những quyết định chính xác nhất.Như trên hình 2.5.1 ta thấy BIBO hỗ trợ cho phân hệ MM, PP, PM, SD,FI,CO cung cấp khả năng phân tích đa chiều nhằm hỗ trợ nhu cầu quản trị của ban lãnh đạo công ty

Phương pháp luận triển khai tại Công ty Cổ phần Sợi Thể Kỷ được sử dụng là ASAP được phát triển bởi SAP cho việc quản lý và kiểm soát thực hiện triển khai dự án SAP Một trong những lợi điểm của phương pháp này là ASAP được sử dụng rộng rãi bởi các đối tác

26 triển khai SAP trên khắp thế giới Điều này đảm bảo tính thống nhất

về tài liệu, tính liên tục và kế thừa của hệ thống SAP trong tương lai

27

Chương 3: TÌM HIỂU QUY TRÌNH TRIỂN KHAI SAP

ERP CHUẨN

3.1.Tổng quan về phần mềm SAP ERP

Theo nghiên cứu của Parorama:

 SAP có thời gian triển khai kéo dài từ 6 – 20 tháng

 Độ chênh lệch trong thời gian triển khai ứng với từng dự án rất lớn

 Chi phí cao và thời gian triển khai lớn nhưng bù lại, lợi ích thực tế mà doanh nghiệp thu được từ SAP cũng lớn nhất

 Chi phí trung bình cho một dự án SAP ước tính 16.821.832 USD, tương đương khoảng 18,6% doanh thu hàng năm của khách hàng

(PC World) [1]

SAP vẫn đang dẫn đầu thị trường năm 2013 với việc bán được 6.1 tỷ USD phần mềm ERP so với 6 tỷ USD năm 2012 [2]

Hình 3.1 Thị phần ERP năm 2013 [2]

28

Với hơn 30 năm kinh nghiệm, năm 1996 SAP đã giới thiệu quy trình triển khai Accelerated SAP (ASAP) mục tiêu là để cho những khách hàng triển khai mới học tập, sử dụng những kinh nghiệm và chuyên môn thu được

từ hàng ngàn các nhà triển khai ERP trên toàn thế giới Phương pháp luận ASAP định hướng dự án theo từng giai đoạn, giảm thiểu rủi ro, giảm tổng chí phí thực hiện, triển khai nhanh hơn, quản lý sự thay đổi của tổ chức, quản

lý giải pháp và quản lý dự án hiệu quả theo chuẩn PMI

3.2.ASAP-phương pháp luận – quy trình triển khai SAP ERP

ASAP là một phương pháp triển khai có cấu trúc, mục tiêu trong đó là

để bảo đảm thành công về mặt thời gian bằng cách cung cấp các biểu mẫu, các phương pháp và các công công cụ,… mà được xây dựng dựa trên kinh nghiệm của hàng ngàn các nhà triển khai thành công SAP đi trước ASAP là giải pháp triển khai tổng thể của SAP; nó tối ưu hóa thời gian, chất lượng và nguồn tài nguyên hiệu quả trong các giai đoạn triển khai SAP ASAP Roadmap cung cấp thông tin chi tiết cho tất cả các giai đoạn và nhiệm vụ của

dự án, cung cấp các công cụ và thông tin, theo dõi tình trạng của các giai đoạn.[3]

ASAP Roadmap đưa ra hướng dẫn chi tiết cho tất cả các hoạt động triển khai Cấu trúc của quy trình triển khai được chia làm 6 giai đoạn và cung cấp kế hoạch chi tiết dự án để hỗ trợ đội dự án trong việc triển khai ERP Các tài liệu được lưu trữ ở mỗi cấp độ trong cấu trúc cây roadmap Mục tiêu của ASAP roadmap là để minh họa chi tiết của toàn bộ hệ thống dự

án Nó chỉ định chính xác những gì phải được thực hiện trong mỗi giai đoạn Thời gian cho mỗi giai đoạn dựa trên quy mô triển khai của từng công ty được đưa ra dự kiến như sau [3] :

1 Project preparation (15-20 ngày)

2 Business blueprint (25-40 ngày)

3 Realization (55-80 ngày)

29

4 Final preparation (35-55 ngày)

5 Go live and support (20-24 ngày)

Việc tạo kế hoạch dự án rất cần thiết khi bắt đầu triển khai dự án dùng ASAP Kế hoạch dự án gồm 3 phần:

- Ngân sách dự án (Budget Plan): chứa các chi phí dự kiến theo tháng so với chi phí thực tế

- Kế hoạch tài nguyên (Resource Plan): Gồm các nguồn lực được giao, hiển thị số lượng dự kiến và thực tế ngày làm việc mỗi tháng, chứa kế hoạch giờ làm việc tích lũy

- Kế hoạch làm việc (Work Plan): ASAP Roadmap gồm chi tiết của các giai đoạn, các gói công việc, các hoạt động và các nhiệm vụ Thông tin này được tổ chức trong công cụ kế hoạch quản lý dự án (MS Project hoặc Excel spreadsheet) Sơ đồ Gantt được sử dụng trong việc lập kế hoạch làm việc

ASAP hiện nay cũng đã phát triển nhiều version, tuy nhiên mỗi version cũng có sự khác biệt nhưng không nhiều lắm so với version trước đó ASAP chúng ta đang tìm hiểu là version 7 Hiện tại đã có ASAP version 8

30

3.3.Các giai đoạn triển khai ASAP

ASAP được chia thành 6 giai đoạn triển khai [4]:

 Chuẩn bị dự án (Project Preparation)

Xác định mục tiêu dự án, phạm vi dự án ở mức cao, kế hoạch dự

án, các tiêu chuẩn và tổ chức dự án được thiết lập Chiến lược thực hiện được xác định và phê duyệt Đồng thời các thủ tục dự án, tiêu chuẩn, tổ chức được hoàn thành Vai trò và trách nhiệm của toàn bộ đội dự án được thỏa thuận và được ghi nhận Các mục tiêu của dự án được xác nhận và tất cả các hoạt động bắt đầu được ghi trong điều lệ dự án (Project Chater)

 Thiết kế quy trình nghiệp vụ (Blueprint)

Trong giai đoạn thiết kế quy trình nghiệp vụ này, các giải pháp và thiết kế kỹ thuật được diễn tả trong tài liệu thiết kế quy trình nghiệp vụ Các tài liệu được lập và hướng dẫn bởi các chuyên gia giải pháp và công nghệ đến từ tổ chức tư vấn SAP Tất cả tài liệu có sẵn các tiêu chuẩn, cung cấp hỗ trợ cho các kịch bản nghiệp vụ SAP và tất cả hỗ trợ cấu hình sẵn có liên quan để thực hành tốt nhất và được xem xét, thảo luận với các chuyên gia SAP Tất cả các yêu cầu chức năng kỹ thuật cùng với các vấn

đề của dự án và phân tích gaps được diễn tả trong quản lý giải pháp ứng dụng SAP Solution Manager

 Hiện thực (Realization)

Trong giai đoạn thực hiện này hệ thống phần mềm SAP được cấu hình và thử nghiệm trong một số chu kỳ Ban đầu cấu hình thiết lập quy trình nghiệp vụ kinh doanh cơ bản và được thực hiện, kiểm tra và xác nhận Tiếp theo là cấu hình các chu kỳ phát triển để thực hiện toàn bộ giải pháp Thực hiện tất cả các dịch vụ như giao diện, chương trình chuyển

31

đổi dữ liệu, các reports, và bất kỳ cải tiến nào được xây dựng trong tài liệu SAP Solution Manager Phần này cũng tạo và thử nghiệm chương trình chuyển đổi dữ liệu

 Chuẩn bị cuối cùng (Final Preparation)

Trong giai đoạn chuẩn bị cuối cùng này tất cả các thử nghiệm trong hệ thống hoạt động chính xác và được phê duyệt Về mặt kỹ thuật, tất cả các vấn đề tích hợp sẽ được giải quyết trong giai đoạn này Kế hoạch chuyển tiếp và đổ dữ liệu chi tiết được tạo ra Đưa ra và hỗ trợ việc

tổ chức hỗ trợ khách hàng Hệ thống sản xuất được thiết lập và chuyển đổi dữ liệu khách hàng Vào cuối giai đoạn này, hệ thống được bật và hoạt động sản xuất kinh doanh bắt đầu trong môi trường mới

 Vận hànhvà hỗ trợ (Go Live & Support)

Mục đích của giai đoạn hỗ trợ vận hành này là chuyển đổi từ môi trường chuẩn sang môi trường sản xuất thực Tổ chức hỗ trợ sản phẩm để

hỗ trợ cộng đồng người dùng cuối (end-user), không phải chỉ cho những ngày đầu của hoạt động sản xuất mà còn hỗ trợ dài hạn

 Chạy chính thức SAP (Run)

Mục tiêu chính của giai đoạn này là để bảo đảm khả năng hoạt động của giải pháp Khả năng hoạt động duy trì các giải pháp công nghệ thông tin, đảm bảo hệ thống sẵn sàng hoạt động và mức độ yêu cầu để hỗ trợ việc thực hiện các hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Đánh giá hoạt động sau giải pháp hỗ trợ giai đoạn Vận hành và hỗ trợ để xác định các tiêu chuẩn SAP có liên quan nhằm cải tiến các giai đoạn sau này

32

Các công việc cần theo dõi thực hiện trong từng giai đoạn

Hình 3.3 Công việc trong từng giai đoạn

Một số công việc phải theo dõi từ giai đoạn 1 cho đến giai đoạn 6, một số khác thì từ giai đoạn 1 đến giai đoạn 5,…Một số công việc chỉ thực hiện trong một giai đoạn nhất định nào đó ví dụ như công việc “Đổ dữ liệu” chỉ xảy ra ở giai đoạn 4,…

Các công việc này sẽ lần lượt được khảo sát theo từng giai đoạn ở dưới đây :

33

3.2.1 Giai đoạn 1: Chuẩn bị dự án (Project Preparation)

Hình 3 4 Giai đoạn chuẩn bị dự án [5]

Các công việc sẽ được thực hiện trong giai đoạn chuẩn bị dự án:

34

Project_Organization_Roles_and_Responsibilities.pptx Availability List Project Member_Template.xls

On-Boarding Document_Template.ppt Project Guideline_Template.doc Project Kick-off Project XXX_Template.ppt (1) Business Case_Template.doc

Project Charter_Template.doc Component_Description_Checklist.doc ScopeStatement_Template.doc

Communication Plan Overview_Template_2009.ppt Decision Making_Template_2009.ppt

PM_Plan_MasterDocument_Template.docx ExternalRisk List_Template.xls

Resource Plan_Template.xls Prot Resul _yyyymmdd_subject_Template.doc Steering Committee Presentation_Template.ppt Status Report Program_Template_2009.ppt Status Report Team_Template_2009.doc Status Report Project_Template_2009.ppt Change Request_Template.doc

Change Requests List_Template_2009.xls Open Issues List_Template.xls

Communication Matrix_Template.xls Additional Appraiser_Template.dot SolMan_DocumentTypeTemplates_2011_v71.zip (1) ZBPM_Business_Process_Modeling_TEMPLATE.vst (1) Temp_LessonsLearned.xls (1)

 Quản lý sự thay đổi của tổ chức(OCM)

Đưa ra điều lệ quản lý sự thay đổi của tổ chức (OCM Charter) như các mục tiêu, mục đích và các nhân tố thành công chính như các hoạt động tối ưu hóa tổ chức, các hoạt động truyền thông, tài trợ và lãnh đạo

35

Xác định các bên liên quan có thể làm thay đổi quản lý tổ chức Đưa ra bản đồ quản lý sự thay đổi Xây dựng đội dự án

 Huấn luyện đào tạo

Đưa ra chiến lược đào tạo đội dự án như danh sách các thành viên đội dự án, trách nhiệm của mỗi cá nhân Yêu cầu các kỹ năng và kiến thức cần thiết của mỗi thành viên Phát triển những kỹ năng đội dự án ở mức 1 tổng quan về giải pháp SAP

 Quản lý dữ liệu

Đội dự án chuyển dữ liệu phải hiểu về mục tiêu của khách hàng và những thách thức, những khó khăn khi chuyển dữ liệu sau đó đề ra chiến lược phù hợp để đánh giá chất lượng dữ liệu sẵn có Lập tài liệu phạm vi

và các yêu cầu chuyển dữ liệu, tài liệu cách tiếp cận và chiến lược chuyển

dữ liệu Xác định các hệ thống hiện tại, liệt kê tất cả các hệ thống sẵn có

mà dữ liệu có thể được chuyển từ hệ thống cũ sang giải pháp SAP mới Các chủ đề, mục tiêu cần được chuyển dữ liệu như khách hàng, nhà cung cấp, nguyên vật liệu Phân tích Gaps, đánh giá ở mức độ cao giữa dữ liệu của hệ thống cũ sẵn có so với hệ thống SAP Lựa chọn các phương pháp

và công cụ để tạo ra dữ liệu test, bảo mật dữ liệu và đưa ra cách tiếp cận thích hợp cho quản lý dữ liệu test

Data_Audit_Results_Presentation_Template.pptx Data_Audit_Results_Report_Template.docx Data Migration Scoping Questionnaire_Template.docx Gap Analysis Findings_Template.xls

Data Migration Strategy and Approach.doc Data_Migration_Approach_and_Strategy_Template.docx

 Quản lý quy trình nghiệp vụ

Mục tiêu quản lý quy trình nghiệp vụ trong giai đoạn này là xác định giá trị (KPI, thay đổi chính sách, phương án bồi thường, kế hoạch

1-kế giải pháp chức năng Phân tích ảnh hưởng của tổ chức, của dữ liệu và của hệ thống

ZBPM_Business_Process_Modeling_TEMPLATE.vst Value Determination_Template.pptx

Business Process Catalog.xls (1) Process Expert Content.ppt Process Map.ppt

Scope_Key Decisions_Template_2009.doc

 Quản lý giải pháp kỹ thuật

Mục tiêu của quản lý giải pháp kỹ thuật trong giai đoạn này là phác thảo kỹ thuật và cơ sở hạ tầng cần thiết thích hợp cho việc thực hiện

dự án SAP nhằm chuẩn bị cho giai đoạn Business Blueprint và các luồng công việc khác của dự án

Interface_Inventory_List.xls Project Logistics & Infrastructure_Template.doc

 Quản lý giải pháp tích hợp

Tạo các đánh giá thử nghiệm như: đánh giá các quy trình thử nghiệm, phương pháp và công cụ đang tồn tại của khách hàng để khởi tạo

kế hoạch dự án

WBS_2.7.1_Testing Assessment - Accelerator_2009_0.ppt Testing Assessment Questionnaire.xls

37

3.2.2 Giai đoạn 2: Thiết kế quy trình nghiệp vụ (Business Blueprint)

Hình 3 5 Giai đoạn thiết kế quy trình nghiệp vụ [5]

Các công việc sẽ được thực hiện trong giai đoạn thiết kế quy trình nghiệp vụ:

 Quản lý dự án

Trong giai đoạn này cập nhật kế hoạch tiến độ quản lý dự án dựa trên phạm vi dự án được xác định trong điều lệ dự án như theo dõi lịch trình dự án, theo dõi ngân sách, và các cập nhật liên quan đến business case Xác định phân bổ phối hợp các nguồn lực cho các hoạt động của đội

dự án Tạo, mở rộng và cập nhật lịch trình dự án,đồng thờiđiều hành, giám sát và kiểm soát kết quả

Business Blueprint_All_Minimal_Template_V01_v07.docx (*) Project Kick-off Project XXX_Template.ppt (2)

Temp_LessonsLearned.xls (2)

38

Project QGate Scorecard 012011_Template.xlsx (1) Project Management Review Exec Summary_Template.pptx (1) Temp_PhaseAcceptanceClosure.doc (1)

PhaseCloseoutReport_template_2009.doc (1) PhaseSignOff_Template.doc (1)

 Quản lý sự thay đổi của tổ chức

Xác định các bên liên quan, các bên liên quan trước đó đã có kinh nghiệm với dự án SAP hay chưa? Kinh nghiệm tốt hay xấu? Phân tích tác động thay đổi của tổ chức trong quy trình nghiệp vụ, sự thay đổi này ảnh hưởng nhiều hay ít đến tổ chức, có làm thay đổi cơ cấu tổ chức hay không? Đưa ra các khuyến nghị cần thiết Đưa ra kế hoạch và các biện pháp thông tin liên lạc nội bộ, liên lạc bên ngoài, người dù ng cuối và nhà cung cấp

 Huấn luyện đào tạo

Phân tích nhu cầu học tập về phạm vi thực hiện yêu cầu, chiến lược đào tạo hiện tại, mức độ kiến thức hiện tại, đào tạo về hậu cần Huấn luyện đào tạo chi tiết theo bản kế hoạch dự án, đưa ra chiến lược phát triển giáo dục, phát triển nội dung đồng thời phát triển kỹ năng ở mức 2 cho đội dự án

 Quản lý dữ liệu

Phát triển các thiết kế, các kế hoạch và các thủ tục để hỗ trợ chuyển dữ liệu nội bộ và lưu trữ dữ liệu Số lượng lớn dữ liệu có thể ảnh hưởng đến hiệu suất của cơ sở dữ liệu và làm cho việc quản lý cơ sở dữ liệu khó khăn hơn Phần này sẽ đánh giá chất lượng dữ liệu, thiết kế việc chuyển đổi dữ liệu, kế hoạch chuyển đổi dữ liệu thông thường, thiết kế bảo mật dữ liệu, chiến lược thử nghiệm chuyển đổi dữ liệu, các kế hoạch lưu trữ dữ liệu, lựa chọn các đối tượng lưu trữ dữ liệu,…

DM Project_Plan_v07.mpp Data_Definition_Job_Aid.pptx