HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN LCHH NK TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH

và thường xuyên nghiên cứu luật, chế độ mới mà bộ Tài chính ban hành để cập nhật, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với các quy định mới Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung đối với

HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN LCHH NK TẠI CÔNG TY TNHH VĂN MINH I.Nhận xét về thực trạng hạch toán LCHH NK tại công ty TNHH Văn Minh

Trong quá trình hoạt động công ty có nhiều ưu điểm về các mặt như: tổ chức bộ máy kế toán, hệ thống kế toán, công tác HTKT đặc biệt là hạch toán quá trình mua hàng và bán hàng nhập khẩu Công ty TNHH Văn Minh luôn áp dụng theo đúng chế độ kế toán, luật kế toán, luật doanh nghiệp và thường xuyên nghiên cứu luật, chế độ mới mà bộ Tài chính ban hành để cập nhật, sửa đổi, bổ sung cho phù hợp với các quy định mới

Tổ chức bộ máy kế toán theo mô hình tập trung đối với các kho Phùng Hưng (trụ sở chính), kho Thanh Trì, kho Gia Lâm, còn chi nhánh trong miền Nam hoạt động riêng độc lập là rất phù hợp và thuận tiện cho công tác hạch toán kế toán và quản lý hàng tồn kho tại các kho

Hệ thống kế toán được thực hiện trên phần mềm kế toán máy đã làm cho công tác kế toán trở nên cực kỳ đơn giản, thuận tiện, chính xác, cung cấp thông tin tài chính kịp thời Chỉ cần công tác kiểm tra, phân loại chứng từ, nhập số liệu trên các chứng từ vào máy được thực hiện đúng đắn, chính xác thì phần mềm kế toán máy sẽ tự xử lý thông tin và đưa ra các sổ, bảng tổng hợp, báo cáo tài chính một cách chính xác

Trong công tác HTKT nghiệp vụ LCHH NK, công ty vận dụng đúng chế

độ chứng từ, sổ sách theo các nghiệp vụ phát sinh trong công ty và chế độ kế toán Hệ thống TK tuân thủ đúng chế độ đồng thời còn chi tiết ra các TK 112,

641, 642 một cách phù hợp cho các nghiệp vụ phát sinh trong công ty Danh mục vật tư hàng hoá, danh mục khách hàng, danh mục phí, chứng từ, sổ có một

hệ thống ký hiệu mã hoá rất đơn giản, dễ hiểu, thuận tiện

Phương pháp kê khai thường xuyên quản lý hàng tồn kho một cách phù hợp, thường xuyên, liên tục nên theo dõi được số lượng hàng hoá cả số tồn và biến động tăng giảm

Phương pháp tính giá hàng xuất kho: là phương pháp tính giá bình quân sau mỗi lần nhập do phần mềm kế toán tự tính và xác địnhgiá vốn của tổng lượng hàng hoá xuất bán trong kỳ cũng được tính bình quân cũng được thực hiện trên các sổ tổng hợp Giá vốn được xác định ngay khi nhập dữ liệu trên hoá đơn GTGT vào kế toán máy nên biết ngay được lãi, lỗ từng mặt hàng tiêu thụ

2 Hạn chế trong Công ty TNHH Văn Minh và những kiến nghị nhằm khắc phục những hạn chế gặp phải:

Cùng với những ưu điểm trên công ty còn mắc phải một số hạn chế trong

công tác quản lý hàng tồn kho và công tác kế toán mua hàng bán hàng về việc hạch toán vật tư hàng hóa, hạch toán ngoại tệ, hạch toán chi phí thu mua hàng hoá, công nợ mà công ty cần phải quan tâm, xem xét và tìm cách giải quyết nhằm nâng cao hiệu quả tiêu thụ, tăng lợi tức cho công ty và đảm bảo thực hiện đúng theo quy định của Pháp luật

Thứ nhất: Hạn chế về thời điểm hạch toán kế toán.

Vì các nghiệp vụ kinh tế phát sinh ở các kho khác nhau (Thanh Trì, Phùng

Hưng, Gia Lâm, Sài Gòn) nên việc tập hợp chứng từ kế toán không thể thực hiện ngay được Để vào sổ và làm quyết toán, thường phải sau vài ngày khi đã

có đủ chứng từ việc vào chứng từ, vào sổ trên kế toán máy mới được thực hiện

Để khắc phục việc luân chuyển chứng từ còn chậm chễ các KTV nên làm thủ tục theo dõi tiến độ luân chuyển chứng từ để có kế hoạch chuyển chứng một cách nhanh chóng nhất có thể được

Thứ 2: Hạn chế về hạch toán TK 131-Phải trả người bán.

Khi lập bút toán doanh thu bán hàng kế toán ghi toàn bộ vào tài khoản

đối ứng 131 (chi tiết từng khách hàng) kể cả khách hàng thanh toán ngay hay

chậm trả Điều này không đúng với quy định Việc hạch toán phải phản ánh chính xác nghiệp vụ kinh tế phát sinh tức là chỉ khi nào khách hành thanh toán chậm trả mới phản ánh vào TK 131, còn khi khách hàng thanh toán ngay bằng tiền mặt hoặc qua ngân hàng thì sử dụng các TK đối ứng như TK 111, 112 Hơn nữa, việc hạch toán như vậy làm cho khi vào sổ kế toán chi tiết TK 131 và sổ cái TK 131 sẽ là tập hợp toàn bộ nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá của tất cả các hoá đơn bán hàng Trên sổ cái TK 111 phản ánh số tiền khách hàng thanh toán đối ứng với TK 111

Thứ 3: hạn chế về việc phản ánh chi tiết công nợ.

Cũng xuất phát từ việc phản ánh chưa chính xác trên TK 131 nên bảng ghi

công nợ trên máy tính cũng thể hiện số liệu chưa sát với tình hìnhcông nợ thực

tế của khách hàng Vì khi muôn kiểm tra công nợ k ế toán chỉ việc đưa thông tin

về TK 131 chi tiết theo mã số, ký hiện của từng khách hàng, máy tính sẽ cung cấp đầy đủ thông tin về khách hàng đó Trên các dữ liệu này sẽ bao gồm toàn bộ quá trình bán hàng của đơn vị cho khách hàng này (bao gồm cả bút toán nhận

nợ và thanh toán) ở mẫu bảng ghi công nợ số 2 (phụ lục) thực tế thì công nợ của khách hàng chỉ đúng như mẫu 1 (phụ lục), do vậy để theo dõi công nợ kế toán vẫn phải theo dõi bằng cách ghi chép thủ công

Thứ 4:Hạn chế về việc sử dụng tài khoản 151, TK 156, TK157

Kế toán không sử dụng tài khoản 151-Hàng mua đang đi đường để phản

ánh hàng nhập khẩu chưa về nhập kho Hàng nhập khẩu cần một thời gian để lưu tại cảng, rồi kiểm tra, và chuyên trở về kho thì lúc này cán bộ phòng kinh doanh cần phải báo về cho phòng kế toán để ghi sổ, phản ánh vào TK 151 để theo dõi quản lý hàng nhập khẩu này Hoặc khi phát sinh trường hợp hàng gửi bán, kế toán hạch toán hoàn toàn giống như nghiệp vụ bán buôn theo phương thức giao hàng trực tiếp, không sử dụng TK 157 - Hàng gửi bán để phản ánh số hàng này Điều này dẫn đến hạn chế là hàng xuất kho gửi bán sau một thời gian

mới có đủ chứng từ về việc khách hàng chấp nhận mua lô hàng này ngay trong thời gian đó kế toán không phản ánh số hàng xuất kho đó nên không theo dõi chặt chẽ được

Theo quy định của BTC thì TK 156 được chi tiết ra làm 2 tiểu khoản là

TK 1561- Giá mua hàng hoávà TK1562- chi phí thu mua hàng hoá Kế toán của công ty chỉ sử dụng TK 1561 phản ánh giá mua hàng hoá, còn chi phí thu mua hàng hóa như: Chi phí vận chuyển, chi phí lưu kho bãi, chi phí mở L/C tại các ngân hàng thì kế toán phản ánh vào TK 641 – Chi phí bán hàng Việc không

sử dụng TK 1562 đã làm cho việc hạch toán sai giá trị của lô hàng nhập khẩu Khi bán hàng thì giá vốn hàng bán là không đúng (giảm đi) trong khi đó Chi phí bán hàng lại tăng lên kết quả là lãi gộp tăng so với việc hạch toán đúng Đồng thời phản ánh sai giá trị của hàng tồn kho, chi phí, LN trong kỳ nếu như

lô hàng đó chưa được tiêu thụ ngay

Việc không sử dụng các Tk 151, 1562, 157 gây ra việc không phân biệt được các loại hàng hoá (hàng đi đường, hàng gửi bán, hàng tồn kho) và phản ánh sai giá trị thực của hàng hóa vì vậy rất cần thiết phải bổ sung các TK trên vào sử dụng để quản lý tốt hàng hóa, tăng hiệu quả kinh doanh Trường hợp hàng nhập khẩu chưa về kho hoặc hàng gửi bán sẽ được ghi Nợ TK 151, 157 thay cho phản ánh vào TK 1561

Thứ 5: Hạn chế về việc hạch toán ngoại tệ và chênh lệch ngoại tệ.

Việc chi tiết TK 1121, TK 1122 ra các tiểu khoản ở từng ngân hàng tuy thuận lợi cho việc theo dõi số tiền ngoại tệ ở từng Ngân hàng nhưng việc DN sử dụng

tỷ giá thực tế để hạch toán đã gây ra nhiều phức tạp, khó khăn do DN có nhiều nghiệp vụ kinh tế phát sinh bằng ngoại tệ Việc sử dụng tỷ giá hạch toán sẽ làm cho công tác kế toán đơn giản hơn rất nhiều Bởi vì khi đó tât cả các khoản nợ phải thu, nợ phải trả, tiền ngoại tệ có gốc ngoại tệ đều được hạch toán bằng tỷ

giá hạch toán Đến cuối kỳ tiến hành điều chỉnh theo ty giá thưc tế ngày cuối

kỳ Đồng thời ở trên ta cũng đã thấy doanh nghiệp

hạch toán chênh lệch ngoại tệ vào TK 413, 711, 811 là sai với chế độ mới việc hạch toán này ảnh hưởng dẫn đến việc các chi tiết sai khac trên các sổ sách và báo cáo kế toán của DN so với chuẩn mực kế toán mới Kế toán nên thay đổi

TK hạch toán cho đúng với chuẩn mực và bản chất của chênh lệch ngoại tệ là chi phí tài chính (TK 635) hay thu nhập tài chính (TK 515) Việc hạch toán ngoại tệ kế toán không sử dụng TK 007 - “Nguyên tệ các loại” đã làm cho việc theo dõi số nguyên tệ không được đầy đủ, sát sao DN nên bổ xung thêm tài khoản nay vào sử dụng Việc hạch toán TK này chỉ cần căn cứ vào Sổ phụ Ngân hàng, Giấy báo Nợ / Có TNGH hoặc phiếu thu ngoại tệ tại quỹ để ghi tăng, giảm nguyên tệ

Thứ 6: Hạn chế trong việc không trích lập các khoản dự phòng.

Doanh nghiệp không trích lập các khoản dự phòng phải thu khó đòi và dự phòng giảm giá hàng tồn kho Vì số lượng khách hàng của DN rất nhiều nên có thể dẫn đến việc DN bị mất các khoản nợ lớn không lường trước được Và số lượng hàng hoá của công ty khá đa dạng lại phải nhập từ nước ngoài nên giá cả cũng khá bấp bênh Để đảm bảo nguyên tắc thận trọng trong kinh doanh kế toán nên trích lập các khoản dự phòng cho các khách hàng lớn của DN và các mặt hàng có giá trị lớn, dễ biến động

Thứ 7: Hạn chế trong công tác Marketing và khuyến khích khách hàng mua hàng hoá của công ty.

Mặc dù mặt hàng của công ty là hoá chất, thiết bị nhưng không phải vì vậy

mà có thể không coi trọng việc giới thiệu, quảng cáo cho hàng hoá của công ty

Vì mặt hàng của công ty khá đa dạng, hoá chất tinh khiết, chất lượng cao, thiết

bị tiên tiến, công nghệ cao nên cần phải có biện pháp nói cho khách hàng về điều đó Các biện pháp đó có thể làm tăng doanh thu một cách đáng kể Ngoài

ra DN có thể áp dụng các biện pháp như chiết khấu thương mại, giảm giá hàng bán, chiết khấu thanh toán để tác động vào tâm lý khách hàng, để tăng lượng

hàng hoá bán ra và nhanh thu được tiền hàng

Thứ 8: Hạn chế trong việc sử dụng chứng từ.

Do quy mô của công ty TNHH Văn Minh bao gồm 4 kho, mỗi kho ở một

địa điểm khác nhau và khá cách xa nhau, lượng hàng dự trữ trong kho thì không đều nhau nên thường xuyên phải chuyển hàng từ kho này đến kho khác Quá trình luân chuyển này kế toán không dùng phiếu xúât kho hàng chuyển nội bộ

Để hoàn thiện công tác hạch toán ban đầu hàng luân chuyển kế toán nên dùng chứng từ này Nó sẽ theo dõi hàng đang chuyển, là chứng từ vận chuyểnvà là căn cứ để thủ kho ghi vào thẻ kho, để kế toán ghi sổ

I. HOÀN THIỆN HẠCH TOÁN LLHH NK TẠI CÔNG TY TNHH VM:

1. Hoàn thiện hạch toán Tài khoản trong LCHH NK:

Hoàn thiện hạch toán vật tư TK sử dụng TK 151, 157

Cần thiết phải bổ sung các TK trên vào sử dụng để quản lý tốt hàng hóa, tăng hiệu quả kinh doanh Trường hợp hàng nhập khẩu chưa về kho hoặc hàng gửi bán sẽ được ghi Nợ TK 151, 157 thay cho phản ánh vào TK 1561

GVHB

TK 331

TK 151

TK 1561

TK 632 Hàng nhập kho GVHB GVHB Hàng mua đi đường được chuyển đến kho chờ người mua chấp nhận

VAT đầu vào

Hàng chưa về nhưng chứng từ hàng hoá đă về

TK 157

TK 133 Phản ánh giá vốn hàng bán nếu hàng được giao tay ba

Cần thiết phải bổ sung các TK trên vào sử dụng để quản lý tốt hàng hóa, tăng hiệu quả kinh doanh Trường hợp hàng nhập khẩu chưa về kho hoặc hàng gửi bán sẽ được ghi Nợ TK 151-hàng mua đi đường để theo dõi lương hàng NK chưa về kho, TK 157-hàng gửi bán để theo dõi lượng hàng đang gửi bán hoặc bán chuyển thẳng thay cho phản ánh vào TK 1561 Sau đây là sơ đồ hạch toán

kế toán sử dụng các TK trên:

Hoàn thiện hạch toán chi phí thu mua hàng hoá TK sử dụng TK 1562:

Để phản ánh đúng trị giá vốn của hàng bánkế toán cần sử dụng tài khoản 1562

để tập hợp chi phí thu mua hàng hoá, cuối kỳ phân bổ cho hàng tiêu thụ trong

kỳ Tiêu thức phân bổ như sau:

Chi phí thu

mua phân bổ

cho hàng

tiêu thụ

trong kỳ

=

CP mua hàng tồn đầu kỳ + CP thu mua phát sinh trong kỳ *

Trị giá hàng xuất trong kỳ

Trị giá HTK cuối kỳ + trị giá hàng xuất trong kỳ

Bút toán phân bổ chi phí thu mua cho hàng tiêu thụ trong kỳ:

Nợ TK632

Có TK1562

Hoàn thiện hạch toán ngoại tệ, TK sử dụng TK 413, 635, 515, 007:

Kế toán nên thay đổi TK hạch toán cho đúng với chuẩn mực và bản chất của chênh lệch ngoại tệ là chi phí tài chính (TK 635) hay thu nhập tài chính (TK 515) Việc hạch toán ngoại tệ kế toán không sử dụng TK 007 - “Nguyên tệ các loại” đã làm cho việc theo dõi số nguyên tệ không được đầy đủ, sát sao DN nên

bổ xung thêm tài khoản nay vào sử dụng Việc hạch toán TK này chỉ cần căn cứ vào Sổ phụ Ngân hàng, Giấy báo Nợ / Có TNGH hoặc phiếu thu ngoại tệ tại quỹ để ghi tăng, giảm nguyên tệ

Kết Luận

Trong 10 năm hoạt động kinh doanh theo cơ chế thị trường, Công ty đã đạt được những tiến bộ rõ rệt, từ một Công ty nhỏ với số vốn một trăm triệu đồng

và cơ sở vật chất rất khiêm tốn cho tới nay Công ty đã tiến hành tự hạch toán kinh doanh với số vốn lên tới năm tỷ đồng cùng với điều kiện vật chất thuận lợi

đó là nhờ Công ty đã tự tìm hướng đi cho mình trong thị trường Công ty từng bước phát triển nhưng cũng gặp không ít những khó khăn về thị trường và sự cạnh tranh gay gắt với các doanh nghiệp Nhà nước và các Công ty tư nhân khác Song với sự nỗ lực cố gắng và sự năng động của Ban lãnh đạo cũng như các nhân viên Công ty đã khẳng định mình và phát triển như hiện nay

Quá trình tương tác và cạnh tranh trên thị trường đã giúp Công ty dần củng cố khả năng kinh doanh và bước đầu đạt được sự tăng trưởng khá cao trong các chỉ tiêu về doanh số tiêu thụ, lợi nhuận hàng năm Song những thách thức trước mắt còn rất lớn, đặc biệt là những khó khăn trở ngại cần vượt qua nhằm nâng

cao hiệu quả kinh doanh và sức mạnh cạnh tranh, qua đó giúp đẩy mạnh được hoạt động nhập khẩu hàng hoá của Công ty

Trong khuôn khổ của bản báo cáo này, với trọng tâm là hướng vào phân tích tình hình nhập khẩu hàng hoá của Công ty thực hiện trong thời gian qua, đồng thời cũng đề xuất một số giải pháp khắc phục khó khăn để nâng cao tính hiệu quả trong hoạt động nhập khẩu hàng hoá Các giải pháp được đưa ra trong tập báo cáo này nhằm khắc phục từng khó khăn đang tồn tại, song trên thực tế để có thể cải thiện tình hình chung của Công ty cần có sự kết hợp thực hiện các đề xuất trên mới đem lại lợi ích kinh tế cao nhất và thực hiện được những mục tiêu

mà Công ty đã đề ra