THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH VẬN TẢI TẠI CÔNG TY CP VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI

Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tai công ty Công ty đã phân cấp quản lý theo phương thức trực tuyến c

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC KẾ TOÁN CHI PHÍ SẢN XUẤT VÀ TÍNH GIÁ THÀNH VẬN TẢI TẠI CÔNG TY CP VẬN TẢI VÀ THƯƠNG MẠI

I Khái quát chung về Công ty Cổ phần Vận Tải và Thương Mại

1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại tiền thân là Công ty Vận tải và đại

lý vận tải, được thành lập theo quyết định số 10NN-TCCBL/QĐ ngày 06/01/1993 của Bộ trưởng Bộ Nông nghiệp và Công nghiệp thực phẩm (nay là Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn), số đăng ký kinh doanh 105799 Hiện nay, Công ty

có trụ sở chính tại số 4 Ngô Quyền – Quận Hoàn Kiếm – Hà Nội và là đơn vị trực thuộc Tổng Công ty Rau quả nông sản, chịu sự quản lý của Bộ Nông nghiệp và Phát triển nông thôn cũng như các cơ quan có thẩm quyền trên địa bàn hoạt động

Sau hơn 10 năm xây dựng và phát triển thị trường của Công ty đã được mở rộng trên cả ba miền của đất nước với các chi nhánh tại Lạng Sơn, Đà Nẵng, TP Hồ Chí Minh…hoạt động của Công ty bao gồm 2 mảng kinh doanh chính:

+Dịch vụ vận tải: với các mặt hàng vận chuyển chính như: bia Sài Gòn, bia Tiger, Pepsi, dầu nhớt BP, Castrol, bột nhựa Phú Mỹ, bột ngọt Vedan, Miwon

+Kinh doanh: chủ yếu bán ôtô và dầu nhớt cho Công ty Mêkông

Ngày 02/10/2004, Công ty đã tiến hành Đại hội cổ đông, bầu ra Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát

Ngày 01/11/2004, Sở Kế hoạch Đầu tư thành phố Hà Nội đã cấp giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh cho Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại số

0103005779, với tên giao dịch là: Vitranimex.

2 Đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại

2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tai công ty

Công ty đã phân cấp quản lý theo phương thức trực tuyến chức năng theo sơ

đồ sau(Phụ lục số 08)

Chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận

- Đại hội đồng cổ đông: Gồm tất cả các cổ đông có quyền biểu quyết.

- Hội đồng quản trị: là cơ quan quản trị cao nhất của Công ty, gồm 5 người

có nhiệm kỳ 3 năm

- Ban kiểm soát: là người thay mặt Đại hội đồng cổ đông để kiểm soát mọi

hoạt động sản xuất kinh doanh, quản trị và điều hành Công ty

-Tổng Giám đốc: là người điều hành hoạt động hàng ngày của Công ty thay

mặt Công ty ký kết, tiến hành các giao dịch dân sự, pháp luật với các cơ quan Nhà nước và các đơn vị kinh tế đối tác

- Phó Tổng Giám đốc: giúp Tổng Giám đốc điều hành một hoặc một số lĩnh

vực hoạt động của Công ty

- Phòng hành chính (văn phòng): tổ chức quản lý, thực hiện công tác nhân

sự

- Phòng kế toán tài chính: tổ chức và phản ánh chính xác kịp thời, đầy đủ tình

hình hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức hạch toán kế toán, lập báo cáo quyết toán theo quy định của cấp trên

- Trung tâm thương mại: có nhiệm vụ xây dựng kế hoạch kinh doanh,

phương án kinh doanh, kinh doanh thương mại tổng hợp, đại lý bán hàng ô tô và phụ tùng ô tô, tổ chức bảo hành bảo dưỡng, sửa chữa ô tô, kinh doanh thương mại…

- Chi nhánh Lạng Sơn: là đơn vị trực thuộc trung tâm thương mại, kinh

doanh thương mại tổng hợp nội địa và XNK, thực hiện vận chuyển quá cảnh tại

khu vực Lạng Sơn, khai thác cho thuê văn phòng, kho hàng, bãi xe, đại lý tiêu thụ

và bảo hành sản phẩm

- Công ty TNHH Vitrafood: chuyên SX chế biến nông sản và thực phẩm theo công nghệ chiên sấy chân không của Hàn Quốc với thương hiệu ChipGood - Trung tâm dịch vụ vận tải: thực hiện kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoá bằng ô

tô của Công ty, kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoá đa phương thức, đa phương tiện, vận tải quá cảnh, khai thác kho hàng cho thuê và thực hiện trung chuyển hàng hoá …

- Trạm Đà Nẵng: kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoá đa phương thức, đa

phương tiện, kinh doanh thương mại tổng hợp, khai thác các nguồn hàng tại khu vực miền Trung

- Chi nhánh TPHCM: kinh doanh vận tải hàng hoá bằng ô tô của Công ty,

kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoá đa phương thức, đa phương tiện, kinh doanh thương mại tổng hợp, khai thác nguồn hàng tại khu vực phía Nam

- Chi nhánh HP: kinh doanh dịch vụ vận tải hàng hoá đa phương thức, đa

phương tiện, kinh doanh thương mại tổng hợp, khai thác các nguồn hàng tại Hải Phòng và khu vực lân cận

2.2 Đặc điểm về lao động và vốn

*Đặc điểm về lao động

Hiện nay tổng số lao động của Công ty là 210 người

Trong những năm gần đây số lao động trong công ty không ngừng tăng cùng với việc mở rộng quy mô toàn công ty, song song với việc tăng số lượng lao động thì thu nhập của người lao động cũng tăng lên

*Đặc điểm về vốn (Bảng 01)

Khi mới thành lập, số vốn ban đầu 2.515.000.000đ với hình thức sở hữu vốn

là Nhà nước Tháng 11/2007 với hình thức sở hữu vốn mới, với số vốn điều lệ khi

đó 11.948.000.000đ (vốn Nhà nước chiếm 35% khoảng 4,2 tỷ, vốn cổ đông chiếm

65%) Tổng số vốn điều lệ khi thành lập được chia thành 119.480 cổ phiếu với mệnh giá 100.000đ/1cổ phiếu (trong đó cổ phiếu sở hữu 40.874, cổ phiếu đại diện

sở hữu 78.606)

Bảng 1: Tình hình vốn của Công ty trong một số năm gần đây.

Đơn vị tính: nghìn đồng

2.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh một số năm gần đây

Bảng 2: Một số chỉ tiêu tài chính trong vài năm gần đây.

Đơn vị tính: nghìn đồng

Chỉ tiêu Năm 2006 Năm 2007

Mức biến động năm 2007 so

với năm 2006

Tổng doanh thu 200.418.316 210.050.500 9.632.184 4,81 Vận tải ô tô 73.087.919 83.283.000 10.195.081 13,95 Đại lý vận tải 88.257.005 90.493.100 2.236.095 2,53

Kinh doanh tổng hợp 32.230.130 29.274.400 - 2.955.730 - 9,17

Tổng LN trước thuế 2.639.000 3.000.000 361.000 13,68

Tổng lợi nhuận sau thuế 1.794.250 2.040.000 245.750 13,70

Qua bảng số liệu trên cho thấy, hoạt động vận tải mang lại doanh thu cao nhất, trong đó chủ yếu là doanh thu Kinh doanh vận tải ô tô và đại lý vận tải Tình hình kinh doanh của Công ty trong một số năm trở lại đây tiến triển theo chiều hướng thuận lợi (doanh thu và lợi nhuận tăng nhanh ) Công ty đã mở rộng quy mô kinh doanh, duy trì được tốc độ phát triển, phát huy tối đa năng lực của máy móc thiết bị đặc biệt là phương tiện vận tải và khai thác có hiệu quả tiềm năng, vật lực sẵn có… khẳng định hướng đi đúng đắn của mình

3 Đặc điểm tổ chức công tác kế toán tại công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại 3.1 Cơ cấu bộ máy kế toán

Hiện nay phòng kế toán của công ty bao gồm 12 thành viên được phân công công việc và chịu trách nhiệm rõ ràng như sau: (Phụ lục số 09)

Kế toán trưởng: là người chịu trách nhiệm cao nhất về các hoạt động, các

số liệu kế toán trước ban lãnh đạo Công ty cũng như trước pháp luật

Phó phòng kế toán phụ trách XNK và kinh doanh tổng hợp: theo dõi

chung các hoạt động kinh doanh XNK và ký duyệt chứng từ hoàn chi phí

Phó phòng kế toán phụ trách vận tải: theo dõi chung mảng vận tải của

Công ty, kiểm tra số liệu trên các phương án, dự trù, hợp đồng và ký duyệt chứng

từ hoàn chi phí

Kế toán phụ trách trạm Đà Nẵng và ngân hàng: theo dõi các nghiệp vụ

kinh tế tài chính phát sinh có liên quan đến trạm Đà Nẵng và các công việc giao dịch với ngân hàng

Kế toán phụ trách Trung tâm vận tải và làm thủ quỹ: theo dõi các nghiệp

vụ kinh tế tài chính phát sinh tại Trung tâm vận tải, quản lý két sắt, thu và phát tiền

Kế toán doanh thu và công nợ : theo dõi tình hình doanh thu các hoạt động

kinh doanh cũng như theo dõi và đôn đốc việc thu hồi các khoản nợ

Kế toán phụ trách chi nhánh HCM: theo dõi các nghiệp vụ kinh tế tài

chính phát sinh tại chi nhánh HCM

Kế toán phụ trách Trung tâm thương mại: theo dõi các nghiệp vụ kinh tế

tài chính phát sinh tại Trung tâm thương mại

Kế toán thuế, tổng hợp và phụ trách chi nhánh Hải Phòng: thực hiện việc

theo dõi, kiểm tra, tổng hợp các nghiệp vụ phát sinh, kê khai thuế và theo dõi các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh của chi nhánh Hải Phòng

3.2 Đặc điểm vận dụng chế độ kế toán tại công ty CP Vận tải và Thương mại

- Công ty hiện đang áp dụng chế độ kế toán theo quyết định 1141/CT/QĐ/CĐKT ngày 01/11/1995 của Bộ Tài Chính

- Phương pháp hạch toán hàng tồn kho ở Công ty tiến hành theo phương pháp kê khai thường xuyên

- Phương pháp tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

- Xác định giá trị hàng tồn kho của Công ty theo giá thực tế đích danh

- Đơn vị tiền tệ trong ghi chép là Việt Nam đồng Đối với các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến ngoại tệ quy đổi sang đồng Việt Nam theo tỷ giá do Ngân hàng Nhà nước công bố tại thời điểm hạch toán

Mọi nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh trong quá trình hoạt động, trong việc sử dụng kinh phí và thu chi ngân sách của Công ty đều được lập chứng từ đầy

đủ Chứng từ được lập theo đúng quy định của Nhà nước và được ghi chép đầy đủ, kịp thời, đúng sự thực nghiệp vụ kinh tế, tài chính phát sinh

Các chứng từ kế toán tại Công ty độc lập theo mẫu quy định và được luân chuyển đến các bộ phận liên quan

3.3 Đặc điểm hệ thống sổ kế toán công ty đang sử dụng

Hiện nay Công ty đang sử dụng phần mềm effect để làm kế toán máy vi tính

(Phụ lục số 10), và hiện đang áp dụng hình thức "Chứng từ-ghi sổ "để ghi chép các

nghiệp vụ kinh tế phát sinh Chứng từ ghi sổ được kế toán lập hàng ngày và định

kỳ 5 ngày thì đăng ký vào sổ đăng ký chứng từ ghi sổ

II Thực trạng công tác kế toán tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thành tại Công ty CP Vận Tải và Thương Mại.

1 Kế toán tập hợp chi phí

1.1 Đặc điểm chi phí sản xuất của Công ty

Không giống như các ngành sản xuất vật chất khác, ngành Vận tải nói chung không làm tăng giá trị sử dụng cho xã hội mà chỉ tạo điều kiện để thực hiện giá trị

sử dụng của sản phẩm Công ty CP Vận tải và Thương mại cũng mang đặc điểm chung của loại hình kinh doanh này như: hợp đồng vận chuyển được thực hiện bên ngoài DN, việc khai thác vận chuyển phụ thuộc vào cơ sở hạ tầng, giao thông, địa

lý khí hậu do đó chi phí vận tải cũng mang tính đặc thù và sự tham gia của các yếu tố chi phí vào quá trình thực hiện dịch vụ vận tải cũng khác các ngành sản xuất vật chất khác

1.2 Phân loại chi phí sản xuất

Trong hoạt động kinh doanh của Công ty có hai mảng lớn là vận tải ô tô và đại lý vận tải Để đạt hiệu quả kinh tế cao nhất, Công ty đã thực hiện phân loại chi phí của từng hoạt động dịch vụ trên

a, Chi phí của hoạt động vận tải ô tô bao gồm:

- Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp: gồm giá trị nguyên vật liệu tham gia trực tiếp vào quá trình vận tải như là nhiên liệu (xăng dầu …)

- Chi phí nhân công trực tiếp: gồm các khoản phải trả cho lái xe, phụ xe các khoản trích theo lương: bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y tế, kinh phí công đoàn

- Chi phí sản xuất chung gồm :

+Chi phí khấu hao phương tiện vận tải, tài sản cố định phòng vận tải

+Chi phí săm lốp, bảo dưỡng xe

+Chi phí sửa chữa phương tiện (sửa chữa lớn và sửa chữa thường xuyên) +Chi phí bồi thường thiệt hại khi xảy ra tai nạn

+Các chi phí khác…

b, Chi phí của hoạt động đại lý vận tải bao gồm:

- Cước ô tô, cước đường sắt, cước đường biển

- Bốc xếp, nâng hạ

- Lương, phụ cấp…

Trong hoạt động đại lý vận tải, chi phí phát sinh chủ yếu là chi phí thuê ngoài và thường ổn định do đó để tăng lợi nhuận công ty phải tìm các biện pháp tiết kiệm chi phí hạ giá thành của hoạt động vận tải ô tô

Hàng tháng, để phục vụ việc thực hiện các hợp đồng vận chuyển, phòng vận tải TTDVVT đều các lập bảng kê ứng chi phí xe điều động căn cứ vào hợp đồng vận chuyển, sau đó tính định mức tiêu hao nhiên liệu và các chi phí khác trong quá trình thực hiện hợp đồng để đề nghị tạm ứng được kế toán trưởng và thủ trưởng đơn vị duyệt ký, sau đó gửi tới phòng kế toán để viết phiếu chi

Sau khi tập hợp đầy đủ các chứng từ cần thiết liên quan đến các chi phí xe điều động, phòng vận tải trung tâm dịch vụ vận tải tiến hành lập giấy thanh toán tạm ứng, giấy thanh toán tạm ứng được ký duyệt giống giấy đề nghị tạm ứng Toàn

bộ giấy tờ trên sẽ được gửi tới phòng kế toán làm căn cứ ghi vào các khoản chi phí

1.3 Đối tượng kế toán chi phí sản xuất dịch vụ

Công ty Cổ Phần Vận Tải và Thương Mại là đơn vị kinh doanh trên nhiều lĩnh vực khác nhau như: vận tải, kinh doanh thương mại tổng hợp… do đó công ty

đã xác định đối tượng tập hợp chi phí là từng lĩnh vực hoạt động sản xuất kinh doanh Vì vậy, đối với lĩnh vực vận tải thì đối tượng tập hợp chi phí vận tải

1.4 Kế toán chi phí sản xuất tại công ty Cổ phần Vận tải và Thương mại

1.4.1 Kế toán chi phí nguyên vật liệu trực tiếp

Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp của hoạt động vận tải chỉ bao gồm chi phí nhiên liệu (xăng dầu) Trước khi thực hiện hợp đồng vận tải, phòng vận tải cần tạm ứng một số tiền căn cứ theo định mức tiêu hao nhiên liệu của phương tiện vận tải

để chi cho lái xe Với mỗi phương tiện vận tải khác nhau thì định mức tiêu hao nhiên liệu là khác nhau Khi đó chi phí nhiên liệu tiêu hao sẽ được tính theo công thức:

Chi phí

nhiên liệu

tiêu hao =

Số nhiên liệu cho 1km đường bằng (định mức từng xe) x

Số km đường

xe đã đi x

Đơn giá thực tế 1L nhiên liệu Với các khoản mục chi phí đã được mã hoá, để hạch toán chi phí nguyên vật

liệu trực tiếp, kế toán Công ty sử dụng tài khoản 621-"Chi phí nguyên vật liệu trực tiếp " và theo dõi trên cả sổ chi tiết, sổ cái

Mỗi xe được mở một bảng theo dõi nhiên liệu (Phụ lục số 11) để theo dõi

tình hình sử dụng nhiên liệu tong cả tháng Cuối tháng, tổng hợp nhiên liệu tiêu

hao của từng xe để lập bảng tổng hợp nhiên liệu tiêu hao (Phụ lục số 12) của toàn

đội xe

VD: Căn cứ vào hóa đơn mua nhiên liệu (Phụ lục số 13) do Công ty XNK

và Đầu tư xây dựng Hà Nội cung cấp trong tháng 12/2007, Kế toán tiến hành định khoản trên máy tính:

Nợ TK 152: 84.436.364 đồng

Nợ TK 133: 7.882.636 đồng

Có TK 331: 92.319.000 đồng

Cuối tháng, căn cứ vào số NL tiêu hao thực tế và số NL còn tồn trên các xe

trong bảng hợp nhiên liệu tiêu hao (Phụ lục số 12), kế toán ghi:

Nợ TK 621: 75.975.661 đồng

Có TK 152: 75.975.661 đồng

Cuối quý, toàn bộ CP NVLTT được kết chuyển sang TK 154 để xác định CP được phản ánh trên sổ chi tiết TK 621 theo định khoản:

Nợ TK 154: 239.832.304 đồng

Có TK 621:239.832.304 đồng

Máy tính sẽ tự động lên sổ nhật ký chung (Phụ lục số 14)

1.4.2 Kế toán chi phí nhân công trực tiếp

Chi phí về lao động là một trong những chi phí cấu thành nên giá trị sản phẩm, dịch vụ Chi phí này thường chiếm tỷ trọng không nhỏ trong giá thành sản phẩm dịch vụ Do vậy, việc hạch toán đúng chi phí này sẽ quyết định rất lớn đến việc tính toán hợp lý, chính xác giá thành sản phẩm, dịch vụ Mặt khác, hạch toán tốt chi phí nhân công còn thúc đẩy người lao động làm việc, giúp doanh nghiệp sử dụng có hiệu quả, nâng cao chất lượng lao động, hạ thấp giá thành sản phẩm, dịch

vụ và bảo đảm thu nhập cho người lao động

Chi phí nhân công trực tiếp phát sinh tại trung tâm dịch vụ vận tải được hạch toán vào tài khoản 622

Các căn cứ để tính lương:

* Lương thời gian

* Lương sản phẩm

* Lương thời gian

Hệ số x lương cơ bản (820.000)

Lương thực tế = _ x ngày công thực tế

24

VD: Tính lương cho lao động là ông Nguyễn Mạnh Hùng, lái xe của công ty

có hệ số lương là 2, lương cơ bản công ty trả cho ông là: 820.000.Hệ số cấp bậc: 2 2x820.000

Lương lái xe = x 17 = 1.161.667 đồng

24

* Lương sản phẩm:

- Đơn giá lương sản phẩm được tính theo số Km vận hành đối với xe có 02 lái xe chạy đường dài:

+ Lái chính: 180 đồng/km

+ Lái phụ : 100 đồng/km

- Đơn giá lương sản phẩm được tính theo số Km vận hành đối với xe có 01 lái xe chạy đường dài: 230 đồng/km

VD: Căn cứ vào số km trong bảng tiêu hao nhiên liệu (Phụ lục số 11) và

đơn giá lương sản phẩm, kế toán tính lương sản phẩm cho ông Đức như sau:

Lương sản phẩm = 6030 x 180 = 1.085.400 đồng

(Các lái xe khác cũng được tính theo cách trên)

* Trích BHXH, BHYT, KPCĐ

Quỹ BHXH: Được hình thành bằng cách tính vào chi phí của doanh nghiệp

và trừ vào thu nhập của người lao động Theo quy định của chế độ tài chính hiện hành về công tác kế toán tại công ty Cổ phần Vận Tải và Thương mại việc trích lập quỹ BHXH theo tỷ lệ 20% Trong đó:

+ 15% tính vào chi phí sản xuất kinh doanh

+ 5% trừ vào lương tháng

Quỹ BHYT: Theo quy định của chế độ hiện hành, hàng tháng công ty phải đóng BHYT là 3% của tiền lương Trong đó:

+ 2% tính vào lương chi phí sản xuất kinh doanh

+1% trừ vào lương tháng