THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCHTOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨUTẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU MÁY HÀNỘI

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCHTOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨUTẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU MÁY HÀNỘII- Khái quát về Công ty Xuất Nhập Khẩu Máy Hà Nội: 1- Quá trình hình thành và phát triển củ

THỰC TRẠNG CÔNG TÁC HẠCHTOÁN LƯU CHUYỂN HÀNG HOÁ NHẬP KHẨUTẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU MÁY HÀNỘI

I- Khái quát về Công ty Xuất Nhập Khẩu Máy Hà Nội:

1- Quá trình hình thành và phát triển của Công ty

Công ty XNK Máy Hà Nội – tên giao dịch là Machino-Import Hà Nội-cótiền thân là các phòng kinh doanh từ văn phòng Tổng công ty Máy và Phụtùng( trước đây là Tổng công ty XNK Máy ) đặt tại Hà Nội từ năm 1956, làmnhiệm vụ kinh doanh xuất nhập khẩu thiết bị máy móc Từ năm 1997, theo quyếtđịnh số 1390 QĐ/ TM / TC Bộ Thương Mại về việc thành lập Công số 8 phốTràng Thi, quận Hoàn Kiếm,Hà Nội Công ty hoạt động dưới sự quản lý của Nhànước và sự chỉ đạo của Tổng công ty Máy và Phụ tùng- Bộ Thương mại

Là một đơn vị có tư cách pháp nhân, có đầy đủ các quyền và nghĩa vụ theoluật định Công ty hoạt động theo Luật Công ty, tổ chức hạch toán độc lập và chịutrách nhiệm về toàn bộ hoạt động kinh doanh trong số vốn mà Công ty quản lý vàthực hiện trực tiếp các khoản thu nộp ngân sách Nhà nước

Sự phát triển của Công ty gắn liền với sự phát triển kinh tế của đất nước quacác thời kỳ trước và sau khi đổi mới Trước những năm 1990, Công ty XNK Máy

Hà Nội được Nhà nước giao độc quyền kinh doanh XNK thiết bị , máy móc,phương tiện vận tải, máy bay, tầu thuỷ, tầu hoả và phụ tùng của chúng kèm theo,trang thiết bị y tế theo kế hoạch nhập khẩu hàng năm của Nhà nước phục vụ nềnkinh tế quốc dân Sau năm 1990, theo cơ chế kinh doanh mới Công ty XNK Máy

Hà Nội vẫn duy trì quan hệ với nhiều Tập đoàn, Hãng và Công ty lớn trên thế giới

và nhập khẩu trang thiết bị, máy móc đảm bảo chất lượng, uy tín trên thị trường.Năng động trong kinh doanh, Công ty XNK Máy Hà Nội đã tìm cách để phát huyđược các thế mạnh của công ty trong hoạt động XNK- hoạt động chính của Côngty- mở rộng mặt hàng và thị trường XNK, có mối quan hệ với 130 nước trên thếgiới và với hầu hết các đơn vị sản xuất kinh doanh trong nước, đẩy mạnh kimngạch XNK, không ngừng cải tiến và tự hoàn thiện về mọi mặt nâng cao hiệu quảhoạt động kinh doanh XNK, thu lợi nhuận cao đồng thời tăng mức đóng góp vàongân sách Nhà nước

Công ty mới thành lập và chính thức đi vào hoạt động từ 19/12/1997,nhưng cóthể khái quát tình hình của Công ty trong giai đoạn hiện nay như sau :

- Về nhân lực: Tổng số cán bộ, công nhân viên của Công ty là 128 người, tuổi

bình quân cao: gần 50 tuổi, nữ chiếm dưới 65% lại bị ảnh hưởng tư tưởng

1

1

bao cấp cũ, ít năng động , trình độ đại học chiếm dưới 65% nhưng chỉ cókhoảng 30% số người kiếm được việc làm Tuy vậy, toàn bộ cán bộ trongCông ty rất cố gắng bám sát thị trường, đi thực tế các tỉnh xa, liên hệ tìm cácnguồn hàng, tìm các đối tác nên Công ty kinh doanh vẫn hiệu quả

- Về vốn: Công ty hoạt động với tổng số vốn kinh doanh thấp ( Vốn lưu động

ngân sách cấp ít, cuối năm mới được cấp đầy đủ nhưng lại bằng hiện vật;Vốn cố định bổ sung chủ yếu là nhà cửa, đã xây dựng lâu, chưa khai thác sửdụng được) Công ty chỉ có 5.6 tỷ đồng bao gồm cả vốn lưu động và vốn cốđịnh, vốn bình quân đầu người ít nhất Tổng công ty khoảng 40 triệuđồng/người, trong khi vốn bình của Tổng công ty gần 100 triệu đồng/người,

có đơn vị vốn bình quân lên tới 200-300 triệu đồng/người

- Về kinh doanh: Thế mạnh của Công ty là nhập khẩu uỷ thác, nhưng do chính

sách về thuế nhập khẩu và thuế giá trị gia tăng nên nhiều chủ đầu tư muốn tựlàm thẳng không muốn uỷ thác qua Công ty, việc ký hợp đồng uỷ thác nhậpkhẩu giảm mạnh, xuất khẩu chưa tìm được nguồn hàng và thị trường, muabán trong nước gặp nhiều khó khăn

2 - Chức năng và nhiêm vụ của Công ty:

Công ty XNK máy Hà Nội có các chức năng và nhiệm vụ: Kinh doanh XNK,kinh doanh trong nước , đại lý và tổ chức sản xuất, gia công, lắp ráp, bảo dưỡng,sửa chữa, đóng mới các thiết bị, máy móc, phương tiện vận tải, dây chuyền sảnxuất, thiết bị toàn bộ, phụ tùng các loại, nguyên vật liệu cho sản xuất, hàng côngnghiệp tiêu dùng; thực hiện các dịch vụ: Thương mại, vận tải, tư vấn, cho thuê vănphòng, nhà xưởng, kho tàng và các dịch vụ khác nhằm tăng lợi nhuận, tăng tích luỹ

để phát triển Công ty ngày càng lớn mạnh

Những ngành nghề kinh doanh chủ yếu của Công ty hiện nay:

- Kinh doanh xuất nhập khẩu, sản xuất gia công, lắp ráp, bảo dưỡng, sửa chữa

phương tiện vận tải, dây truyền sản xuất, thiết bị toàn bộ, thiết bị lẻ, phụ tùng, trangthiết bị y tế, nguyên vật liệu, hàng công nghiệp tiêu dùng, chế biến nông lâm hảisản, hàng thủ công mỹ nghệ, may mặc

- Kinh doanh đại lý

- Thực hiện các dịch vụ thương mại, tư vấn, giao nhận vận chuyển, chuyển tải,tạm nhập tái xuất

- Cho thuê văn phòng, nhà xưởng, kho tàng

- Kinh doanh cửa hàng ăn uống

- Các dịch vụ khác

3- Cơ cấu thị trường và cơ cấu mặt hàng nhập khẩu của Công ty Xuất

Nhập Khẩu Máy Hà Nội:

Trong quá trình phát triển, Công ty đã có quan hệ buôn bán với các bạn hàng ở

năm châu lục Thị trường nhập khẩu của công ty ngày một mở rộng hơn, từ chỗ chủ 2

2

yếu tập trung ở Liên Xô cũ và các nước Đông Âu nay đã được mở rộng sang các thịtrường khác như Nhật Bản, Hàn Quốc, Đức, Pháp Hà Lan Những năm trước 1990,thị trường NK lớn nhất của Công ty là Liên Xô và Đông Âu, sau năm 1991, Liên

Xô và các nước XHCN Đông Âu sụp đổ, hoạt động kinh doanh NK với các thịtrường này gặp nhiều khó khăn, do vậy Công ty đã tăng cường tìm kiếm bạn hàngbằng cách tham gia các hội chợ triển lãm quốc tế và khu vực, tích cực nghiên cứunhững mẫu mã mới để đa dạng hoá mẫu mã, nghiên cứu các thị trường mua bánhàng như Nhật, Pháp, Hàn Quốc, Singapo Từ năm 1996 đến nay, Công ty đã cónhững bước đổi mới thực sự trong thị trường kinh doanh NK, cùng với sự pháttriển của nền kinh tế thế giới theo hướng hội nhập, thị trường NK của Công ty đãđược mở rộng rất nhiều, chủ yếu là Nhật, Đức, Pháp ,Đài Loan ,Trung Quốc,Singapo, và bước đầu đã có những quan hệ với thị trường Hoa Kỳ, một thị trườngđầy tiềm năng sau khi Mỹ xoá bỏ cấm vận và ký kết hiệp định thương mại với ViệtNam

Biểu 1: Cơ cấu thị trường NK của công ty XNK Máy Hà Nội

Thị trường

Chỉ tiêu

Châu Á(Nhật , Hàn )

Châu Âu(Đức,Pháp )

đã không ngừng thay đổi cơ cấu mặt hàng theo hướng đa dạng hoá để đáp ứng mộtcách tốt hơn nhu cầu của khách hàng Hiện nay, Công ty chủ yếu thực hiện nhậpkhẩu một số mặt hàng truyền thống như thiết bị cấp thoát nước, tàu nạo vét, dâytruyền sản xuất bánh, xe chữa cháy và một số mặt hàng mới như dây chuyền sảnxuất thùng phuy, thiết bị lò nung, thiết bị tạo hình sứ, dây truyền gỗ ghép thanh, vật

tư y tế thiết bị công trình, nhưng hoạt động xuất khẩu (chủ yếu thực hiện xuất khẩukinh doanh) với hiệu quả chưa cao, các mặt hàng thực hiện được không phong phú,

đa dạng, mới chỉ thực hiện xuất khẩu một số mặt hàng như đá xây dựng, hộp sơnmài

3

3

Hơn nữa, để hoàn thành kế hoạch và phương hướng đề ra, Công ty XNK

Máy Hà Nội không chỉ đổi mới về phương thức XNK, cơ cấu mặt hàng, mà còn có

sự đầu tư trang bị kỹ thuật, thay đổi lại cách quản lý cho phù hợp, đa dạng hoáphương thức kinh doanh, nâng cao trình độ quản lý về thương mại quốc tế Dovậy , hoạt động kinh doanh của Công ty đã và đang có những bước đi vững chắc.Nhìn chung trong năm gần đây(1999) Công ty đã kinh doanh có lãi và đóng gópđầy đủ vào ngân sách Nhà nước Quyền lợi của cán bộ công nhân viên được đảmbảo, mức thu nhập bình quân hàng năm hiện nay là 952.000/người/tháng

Một số chỉ tiêu cơ bản mà Công ty đã đạt được phản ánh trên báo cáo tình hìnhsản xuất kinh doanh từ 1998 đến năm 2000:

Biểu 2: Tình hình sản xuất kinh doanh từ 1998 đến năm 2000

VI Các chỉ tiêu quản lý lao động tiền

lương

4 - Cơ cấu tổ chức và bộ máy hoạt động của Công ty:

Với quy mô và đặc điểm của Công ty nên việc tổ chức kinh doanh, tổ chức bộmáy quản lý được thực hiện theo mô hình quản lý tập trung

GIÁM ĐỐC

4

4

BANĐẠI DIỆN

CỬAHÀNG

TRUNGTÂMKHO

Sơ đồ 1: Bộ máy Tổ chức của Công ty XNK máy Hà Nội

Bộ máy lãnh đạo của Công ty gồm:

- Giám đốc công ty là đại diện pháp nhân của Công ty, có quyền điều hành cao

nhất Công ty, tổ chức chỉ đạo mọi hoạt động của Công ty theo đúng chính sách,chế độ và pháp luật của Nhà nước Giám đốc chịu trách nhiệm trước Tổng giámđốc, trước pháp luật về mọi hoạt động của Công ty, đồng thời đại diện choquyền lợi của cán bộ công nhân viên toàn Công ty

- Các phó giám đốc theo sự phân công và uỷ quyền của giám đốc, có nghĩa vụ

giúp việc cho giám đốc và có trách nhiệm hoàn thành tốt các công việc đượcgiao, thay mặt giám đốc giải quyết các công việc khi giám đốc vắng mặt, đồngthời có quyền đối với các phòng ban trong phạm vi giới hạn của mình

- Phòng tổ chức: Tham mưu cho giám đốc Công ty về công tác tổ chức cán bộ,

lao động, tính lương, đào tạo, quản lý mạng lưới công tác thanh tra, bảo vệ,khen thưởng- kỷ luật

- Phòng kế toán: Có trách nhiệm tham mưu và giúp giám đốc quản lý toàn bộ vốn

của Công ty, chịu trách nhiệm trước giám đốc về việc thực hiện chế độ hạchtoán kinh tế của Nhà nước Kiểm tra thường xuyên việc chi tiêu của Công ty,tăng cường công tác quản lý vốn, sử dụng có hiệu quả để bảo toàn và phát triểnvốn kinh doanh Phân tích hoạt động kinh tế hàng tháng để chủ động trong kinhdoanh, đồng thời phối hợp chặt chẽ và tạo điều kiện thuận lợi cho các đơn vịkinh doanh thực hiện có hiệu quả công việc kinh doanh theo đúng chế độ củaNhà nước

- Phòng kinh doanh ( gồm 6 phòng): có nhiệm vụ tham mưu cho giám đốc về các

nghiệp vụ hoạt động kinh doanh và quản lý chất lượng hàng hoá của Công ty,thực hiện nhiệm vụ mà Công ty giao cho là tổ chức xuất nhập khẩu

5

5

- Ban đại diện của Công ty tại Hải Phòng không có tư cách pháp nhân, là đại diện

cho công ty kí kết hợp đồng và thực hiện các dịch vụ giao nhận, vận chuyển cácmặt hàng kinh doanh của Công ty tại Hải Phòng

- Cửa hàng ( gồm 2 cửa hàng): có nhiệm vụ bán buôn, bán lẻ các mặt hàng được

Công ty giao

- Trung tâm kho: có nhiệm vụ quản lý và bảo quản kho khi có phiếu nhập, xuất

hàng hoặc lệnh của Công ty thì trung tâm kho thực hiện

5 - Cơ cấu bộ máy kế toán của Công ty:

Phòng kế toán tài chính là một trong những phòng ban chính của Công ty thựchiện công tác tài chính kế toán của Công ty, để thực hiện được các chức năngnhiệm vụ kế toán, bộ máy kế toán của Công ty được tổ chức theo hình thức tậptrung theo sơ đồ sau:

KẾ TOÁN TRƯỞNG PHÓ PHÒNG

KẾ TOÁN

THANH TOÁN

NGOẠI TỆ

KẾ TOÁN NGÂN HÀNG

KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG

KẾ TOÁN TỔNG HỢP

THỦ QUỸ

Sơ đồ 2: Bộ máy kế toán của Công ty XNK máy Hà Nội

Phòng kế toán của Công ty gồm 7 cán bộ kế toán đều đã qua đào tạo cóchuyên môn nghiệp vụ vững vàng, có kinh nghiệm thực tế đủ khả năng đáp ứngyêu cầu của công tác quản lý:

- Hướng dẫn, chỉ đạo việc mở các loại sổ sách kế toán, ghi chép, tính toán vàphản ánh trung thực, chính xác, kịp thời và đầy đủ toàn bộ tài sản, quá trình vậnđộng của tài sản, kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty

- Lập và theo dõi thực hiện kế hoạch tài chính của Công ty, trực tiếp giải quyếtcác vấn đề liên quan đến vốn sản xuất kinh doanh, các khoản nộp ngân sách, cáckhoản tín dụng, các hợp đồng kinh tế, các mối quan hệ làm việc với các phòng

6

6

ban trong Công ty, mối quan hệ với các cơ quan tài chính Nhà nước, ngân hàng,khách hàng

- Chịu trách nhiệm trước giám đốc Công ty về công tác kiểm kê, công tác báo cáotài chính kế toán, thống kê và quyết toán của Công ty, công tác kiểm tra kế toántrong Công ty và việc chấp hành các chính sách đối với người lao động, các chế

độ, thể lệ về tài chính, kế toán trong Công ty

- Chịu trách nhiệm về công tác lưu trữ, bảo quản các tài liệu kế toán,thường đàotạo, bồi dưỡng thêm cho đội ngũ cán bộ, nhân viên kế toán đáp ứng được nhiệm

vụ của Công ty giao

- Căn cứ tình hình thực tế hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty, thực tếcông tác quản lý tài chính kế toán, tình hình chấp hành chế độ, chính sách về tàichính mà thường xuyên phân tích, đánh giá và có những ý kiến đề xuất với giámđốc Công ty nhằm ngày càng quản lý tốt hơn, đảm bảo cho kế hoạch kinh doanhcủa Công ty được thực hiện tốt và ngày càng có hiệu quả

- Ký duyệt kiểm tra trên tất cả các chứng từ kế toán, thống kê, các báo cáo tàichính kế toán thống kê trong nội bộ công ty cũng như với các cơ quan cấp trên,

cơ quan Nhà nước theo đúng pháp lệnh kế toán thống kê

+ Phó phòng:

Chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về các phần việc được phân công

- Theo dõi, kiểm tra các chứng từ thanh toán, chi tiêu nội bộ của các phòng bantrong Công ty, ký duyệt các chi tiêu nội bộ trong phạm vi được uỷ quyền Cáctrường hợp đặc biệt khác phải có sự trao đổi thống nhất với trưởng phòng

- Theo dõi, kiểm tra và giải quyết các phần việc của trưởng phòng khi trưởngphòng vắng mặt, điều hành hoạt động của phòng khi trưởng phòng vắng mặtbàn giao lại

- Phụ trách công tác nội bộ của phòng

- Lưu trữ các tài liệu thuộc phần việc được phân công

+ Kế toán tổng hợp:

Có nhiệm vụ ghi chép, tính toán, phân bổ tổng hợp các loại chi phí liên quan đếnhoạt động kinh doanh của công ty, hợp đồng sản phẩm, hàng hoá đảm bảo chínhxác, hợp lý

- Kế toán tài sản cố định và tính toán, phân bổ khấu hao

- Ghi chép các loại sổ kế toán tổng hợp, trên cơ sở đó chịu trách nhiệm lập cácbáo cáo kế toán tổng hợp

- Kiểm tra thường xuyên, lưu trữ và bảo quản tốt các chứng từ, sổ sách thuộcphần công việc được phân công

- Chịu trách nhiệm ghi chép, theo dõi, thanh toán và báo cáo chi tiết các khoảnphải trả nội bộ, các khoản thu nội bộ, các khoản công nợ với khách hàng

7

7

- Kế toán theo dõi nhập, xuất hàng hóa, tiêu thụ, kiểm tra các loại chứng từ liênquan tới hàng hoá, ghi chép và theo dõi hàng hoá Kiểm tra, đối chiếu, xác nhậncông nợ và lập các báo cáo chi tiết các khoản phải trả người bán.

+ Kế toán thanh toán ngân hàng:

- Lập chứng từ thu, chi tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, các khoản thanh toán tạmứng, các khoản chi phí Kiểm tra các loại chứng từ gốc có liên quan đến thu chi,ghi chép trên các loại sổ kế toán chi tiết lập các báo cáo kế toán chi tiết thuộccác phần việc trên

- Thường xuyên đối chiếu, kiểm tra số liệu kế toán Công ty với các ngân hàng.Theo dõi và lập báo cáo chi tiết các khoản tiền vay ngân hàng, các khoản huyđộng vốn nội bộ và các khoản vay mượn khác

+ Kế toán thanh toán ngoại tệ:

Chịu trách nhiệm theo dõi, kiểm tra và thực hiện tất cả các phần việc liên quan đếnhoạt động thanh toán bằng ngoại tệ của Công ty, thường xuyên giao dịch với ngânhàng để hoàn thành nhanh chóng các phần việc được phân công, đảm bảo thực hiệnnhanh chóng các hợp đồng kinh tế đã kí kết

- Theo dõi, kiểm tra, lưu trữ tất cả các hợp đồng ngoại đã kí kết, đã, đang và sẽthực hiện

- Ghi chép sổ kế toán và theo dõi thanh toán, theo dõi tình hình mua bán ngoại tệ,

ký quỹ, thanh toán theo từng hợp đồng, từng khách hàng

+ Kế toán tiền lương và bảo hiểm xã hội:

- Theo dõi tình hình tăng giảm lao động, tiền lương của công ty, lập bảng thanhtoán tiền lương, BHXH, ghi sổ lương, thanh quyết toán, tổng hợp tiền lươngtoàn Công ty

- Ghi chép, theo dõi, kiểm tra, ghi sổ kế toán và quản lý tài khoản tiền lương,BHXH, kinh phí công đoàn, BHYT

- Theo dõi, kiểm tra, lưu trữ tất cả các chứng từ liên quan đến tiền lương, BHXH,các hợp đồng lao động, các quyết định và các giấy tờ khác liên quan đến tiềnlương, BHXH, BHYT, tiền thưởng

- Thanh, quyết toán bảo hiểm xã hội với cơ quan BHXH và tổng hợp báo cáo, lưutrữ các tài liệu, hồ sơ về tiền lương và BHXH

8

8

- Đảm bảo an toàn quỹ tiền mặt, giữ bí mật số liệu thu chi và tồn quỹ.

- Theo dõi, ghi chép trên sổ chi tiết, giữ quỹ công đoàn

- Lưu trữ các loại sổ sách chứng từ thuộc phần việc được phân công

6 – Hệ thống các tài khoản, sổ sách, báo cáo kế toán phản ánh hoạt động lưu chuyển hàng hoá nhập khẩu tại Công ty :

Là một doanh ngiệp kinh doanh XNK trực thuộc Tổng công ty Máy và Phụ

tùng thuộc Bộ thương mại, tiến hành kinh doanh nhiều mặt hàng theo nhiềuphương thức khác nhau trên nhiều thị trường, lại có những đơn vị kinh doanh hạchtoán phụ thuộc nên Công ty XNK Máy Hà Nội đã cố gắng tổ chức công tác kế toánsao cho phù hợp thực tế của Công ty và theo đúng chế độ, chính sách, qui định hiệnhành của Nhà nước Công ty luôn chú trọng nghiên cứu và đổi mới để phù hợp tìnhhình hoạt động kinh doanh của Công ty và hạch toán kế toán đã trở thành nhân tốquan trọng trong việc thực hiện tốt quản lý kinh doanh và bảo vệ tài sản của doanh,giúp doanh hoạt động có hiệu quả, đóng góp vào quá trình phát triển chung của nềnkinh tế

6.1- Hệ thống tài khoản kế toán sử dụng cho hoạt động lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu:

Là một công ty kinh doanh hàng hóa và NK với quy mô vừa, các hình thức

mua và bán hàng hóa đơn giản, do đó, số lượng tài khoản Công ty sử dụng khôngnhiều Hiện nay, Công ty XNK Máy Hà Nội đang áp dụng hệ thống tài khoản kếtoán doanh nghiệp ban hành theo quyết định 1141/TC/QĐ/CĐkế toán của Bộtrưởng Bộ Tài Chính ngày 1/11/1995 Để phù hợp với yêu cầu quản lý, đặc điểmhoạt động kinh doanh của Công ty nên hệ thống tài khoản cấp một được mởkhoảng 30 loại tài khoản để tiện cho việc theo dõi, kiểm tra Công ty đã đăng ký mởthêm một số tài khoản cấp hai tuỳ thuộc vào đặc thù của từng loại mặt hàng kinhdoanh cũng như yêu cầu quản lý chung của Công ty

6.2 Hình thức tổ chức kế toán áp dụng tại Công ty:

Về hình thức tổ chức kế toán, Công ty XNK Máy Hà Nội đã áp dụng hình thức

kế toán tập trung Theo hình thức này, công tác kế toán chỉ được tiến hành tại công

ty, ở các cửa hàng kinh doanh không tổ chức kế toán đầy đủ theo chế độ kế toánchung của công ty Tất cả những nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh ở những đơn

vị phụ thuộc được thực hiện theo hình thức báo sổ tức là chứng từ gốc sau khi tậphợp thì chuyển cho phòng kế toán của Công ty vào sổ, đây là hình thức kế toán tậptrung Những thông tin về nghiệp vụ kinh tế phát sinh thường xuyên được cậpnhập, tạo điều kiện cho việc theo dõi, kiểm tra, giám sát liên tục và chỉ đạo kịp thờihoạt động sản xuất kinh doanh XNK tại từng bộ phận của Công ty, đồng thời thúc đẩy

hạch toán kế toán nội bộ

Cụ thể tại Công ty hiện nay đã sử dụng máy vi tính trong việc thu nhận, xử lý,

lưu trữ số liệu, kiểm tra giám sát tình hình sản xuất kinh doanh XNK của Công 9

9

ty.Vì vậy, công việc của nhân viên kế toán được giảm nhẹ, công tác kế toán củadoanh nghiệp vì thế mà đựoc tiến hành nhanh chóng , gọn nhẹ Các chứng từ được

kế toán viên sắp xếp phân loại và sau đó nhập, xử lý máy tính theo quy trình sau :

Quy trình hạch toán kế toán lưu chuyền hàng NK :

(1)

(2)

6.3-Báo cáo Tài chính của Công ty XNK Máy Hà Nội:

- Niên độ kế toán bắt đầu từ 1/1 hàng năm đến 31/12 hàng năm

- Đơn vị tiền tệ sử dụng trong ghi chép kế toán: VND

- Nguyên tắc chuyển đổi các đồng tiền khác: Theo tỷ giá thực tế mua bán và tỷgiá bình quân của thị trường liên ngân hàng

- Phương pháp kế toán tài sản cố định:

Nguyên tắc đánh giá tài sản: Theo nguyên giá thực tế và giá trị còn lại

Phương pháp khấu hao áp dụng: Khấu hao theo phương pháp tuyến tính

- Phương pháp kế toán hàng tồn kho:

Nguyên tắc đánh giá: Theo giá trị thực tế

Phương pháp xác định giá trị hàng tồn kho cuối kỳ: Theo giá bình quân

Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên

Hàng năm, Công ty tiến hành lập báo cáo tài chính để cung cấp thông tin về tìnhhình kinh tế tài chính của doanh nghiệp phục vụ cho công tác quản lý kinh doanh

và báo cáo các cơ quan Nhà nước

Công ty XNK Máy Hà Nội sử dụng các báo cáo tài chính sau:

-Bảng cân đối kế toán(B01-DN)

-Bảng báo cáo kết quả kinh doanh(B02-DN)

-Bảng thuyết minh báo cáo tài chính(B04-DN)

Sổ cái TK156,TK131, TK331,TK511, .TK911

Sổ chi tiết, bảng kê

chứng từ, sổ tổng

hợp, bảng kê, nhật

ký chứng từ

10

Xin giấy phép nhập khẩu(nếu có)

Ký kết kinh doanh nhập khẩu Mở L/C hoặc điện chuyển tiềnkhi bên bán báo Thuê phương tiện vận chuyển Đôn đốc người bán giao hàng

Mua bảo hiểm hàng hóa Làm thủ tục Hải quan Tiến hành giao nhận hàng Kiểm tra hàng hóa Làm thủ tục thanh toán Khiếu nại về hàng hóa (nếu có)

II – Thực trạng tổ chức hạch toán kế toán quá trình nhập khẩu hàng hóa :

Là một doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực XNK, ngay những ngày đầumới thành lập, với chức năng và nhiệm vụ của mình, Công ty đã có quan hệ làm ănvới các đối tác và khách hàng nước ngoài Do đó, đội ngũ cán bộ trong công ty, đặcbiệt là cán bộ các phòng kinh doanh và đội ngũ kế toán có khá nhiều kinh nghiệmtrong hoạt động kinh doanh XNK và trong các quan hệ làm ăn với các đối tác nướcngoài Hoạt động kinh doanh NK là hoạt động diễn ra khá thường xuyên trong côngtác kế toán của Công ty Đó là quá trình ghi chép, phản ánh kịp thời, chính xác vàđầy đủ các nghiệp vụ phát sinh từ khâu NK đến khâu bán hàng NK

Để đáp ứng nhu cầu NK trong điều kiện hiện nay, Công ty tổ chức kết hợp cảhai hình thức NK trực tiếp để kinh doanh và NK uỷ thác cho các khách hàng cónhu cầu Khi NK hàng hóa , Công ty thương mại áp dụng diều kiện giá CIF-Incoterm 90 và vận chuyển hàng hóa NK theo cả 3 loại hình vận tải: đường biển,đường hàng không, đường sắt tuỳ theo điều kiện ký kết trong hợp đồng ngoại

1 – Tổ chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu theo hình thức trực tiếp :

Thực chất của hoạt động NK trực tiếp là thực hiện hợp đồng mua với đối tácnước ngoài để tiêu thụ trong nước Bởi vậy, hoạt động kinh doanh đối ngoại thườngphức tạp hơn các hoạt động đối nội vì rất nhiều lẽ chẳng hạn như bạn hàng ở cách

xa nhau, hệ thống tài chính-tiền tệ khác nhau, hoạt động chịu sự điều tiết của nhiều

hệ thống pháp luật… Ngành hàng kinh doanh của Công ty là các mặt hàng: phim Xquang y tế, bột đá, thiết bị tin học, phụ kiện máy siêu âm , giấy Kraft, xe nâng hàng,máy tiện, cáp, vật tư cầu, tấm in offset, máy khoan, máy tôn và phụ kiện kèm theo, nhựahạt, hóa chất sơn, tổ máy phát điện,… đặc biệt là các loại dầu (như dầu giảm sóc, dầubôi trơn, dầu làm mát, dầu đậu nành thô, dầu lanh thô, ) Các mặt hàng được Công tynhập khẩu có tính chất: máy móc công nghiệp các loại, thiết bị toàn bộ và thiết bị lẻ,phụ tùng, trang thiết bị y tế, nguyên vật liệu, hàng tiêu dùng công nghiệp, hóa chất Đâykhông phải là hàng tiêu dùng thông thường phục vụ đời sống mà là hàng công nghiệpphục vụ: các dự án, các dây chuyền sản xuất hoặc là nguyên vật liệu, máy móc để sảnxuất ra sản phẩm tiêu dùng

Thị trường nhập khẩu của Công ty rất đa dạng, vì bất cứ thị trường nào có nguồnhàng chất lượng và rẻ đều là bạn hàng của Công ty Một số thị trường nhập khẩu quenthuộc của Công ty: Nhật, Trung Quốc, Singapore, Đài Loan, Đức, Hồng Công,…

Công tác lưu chuyển hàng hóa nhập khẩu của Công ty XNK Máy Hà nội được thựchiện qua hai giai đoạn

- Giai đoạn 1: Nhập khẩu hàng hóa

- Giai đoạn 2: Tiêu thụ hàng hóa nhập khẩu ở thị trường nội địa

Giai đoạn1: Nhập khẩu hàng hóa

11

11

- Quy trình hoạt động nhập khẩu hàng hóa ở Công ty XNK Máy Hà Nội

Để tiến hành thực hiện hợp đồng nhập khẩu, Công ty đã thực hiện trình tự sau gồm

11 bước:

- Bước 1: Ký kết kinh doanh nhập khẩu.

Tùy theo thương vụ nhập khẩu mà Công ty có thể tiến hành đàm phán trực tiếp vớinhà cung cấp để ký kết hợp đồng nhập khẩu hàng hóa hoặc có thể căn cứ vào "Đơnchào hàng" gửi từ phía nhà cung cấp nước ngoài hay Công ty có thể lập "Đơn đặt hàng"gửi cho nhà cung cấp nước ngoài sau khi đã nghiên cứu nhu cầu thị trường Dựa vào

"Đơn chào hàng" hoặc "Đơn đặt hàng" cả hai bên có thể sửa đổi một số điều khoản đãghi trong đơn để đi đến quyết định cuối cùng là ký kết hợp đồng

- Bước 2: Xin giấy phép nhập khẩu.

Sau khi lập phương án kinh doanh và tiến hành ký kết xong hợp đồng, Công ty phảilàm thủ tục xin giấy phép nhập khẩu đối với những mặt hàng Nhà nước hạn chế Mỗimột giấy phép chỉ được cấp cho một chủ hàng kinh doanh và được phép nhập khẩu mộthoặc một số mặt hàng với một nước nhất định, chuyên chở bằng một phương tiện vậntải và giao nhận tại một cửa khẩu nhất định Tuy nhiên, thực tế những mặt hàng nhậpkhẩu của Công ty thường không bị hạn chế và nằm trong danh mục đăng ký kinhdoanh, do đó cán bộ kinh doanh của Công ty có thể bỏ qua bước này

- Bước 3: Mở L/C hoặc điện chuyển tiền khi bên bán thông báo (Đây cũng chính là hai phương thức thanh toán chủ yếu của Công ty đối với bạn hàng).

 Mở L/C: Nếu hợp đồng nhập khẩu quy định tiền hàng thanh toán bằng L/C thì Công

ty tiến hành các thủ tục mở L/C với ngân hàng được chọn Thời gian mở L/C nếu hợpđồng không quy định thì phụ thuộc vào thời gian ký hợp đồng (thông thường L/C được

mở khoảng 1 tuần sau khi ký hợp đồng mua hàng nước ngoài) Khi mở L/C, phòngkinh doanh làm thủ tục để mở L/C cho người bán Thủ tục gồm: đơn xin mở L/C theomẫu của Ngân hàng cùng với hợp đồng bán hàng nội địa (bản sao) và hợp đồng muahàng nước ngoài (bản sao) kèm theo giấy ủy quyền của giám đốc đưa phòng kế toán để

kế toán ngân hàng đưa ra ngân hàng mở L/C Thủ tục này kèm với hai ủy nhiệm chi:một ủy nhiệm chi để ký quỹ mở L/C (trong trường hợp Công ty đặt tài khoản tại ngânhàng này) và một ủy nhiệm chi để trả phí cho ngân hàng về việc mở L/C Khi bộ chứng

từ gốc từ nước ngoài về đến ngân hàng thì ngân hàng sẽ kiểm tra và sau đó yêu cầu cán

bộ Công ty phải kiểm tra lại, nếu thấy hợp lệ thì ký đồng ý trả tiền cho ngân hàng vànhận chứng từ gốc có kèm theo chữ ký hậu của ngân hàng về để đi nhận hàng

 Điện chuyển tiền: Cán bộ kinh doanh sẽ xin mẫu của ngân hàng và sau đó đánh dấu

vào mục điện chuyển tiền kèm theo các giấy tờ như hợp đồng bán hàng nội địa, hợpđồng mua hàng nước ngoài và mang sang phòng kế toán Các bước sau tương tự như

mở L/C Đối với phương thức thanh toán này có 3 loại sau:

 Điện chuyển tiền thanh toán trước (thanh toán toàn bộ): Chỉ được áp dụng đối vớicác nhà cung cấp có uy tín, đã làm ăn lâu năm với Công ty

12

12

 Điện chuyển tiền thanh toán một phần (đặt cọc).

 Điện chuyển tiền thanh toán khi nhận được hàng

Ngoài ra, Công ty còn áp dụng nhiều phương thức thanh toán khác mà người bán yêucầu như: thanh toán bằng séc (thanh toán trực tiếp cho người bán), ủy nhiệm chi,phương thức thanh toán bằng tài khoản đặc biệt, hàng đổi hàng,…

- Bước 4: Thuê phương tiện vận chuyển

Hàng hóa nhập khẩu của Công ty chủ yếu được vận chuyển bằng đường biển, thờiđiểm hàng được coi là nhập khẩu tính từ ngày hàng vào cảng Hải phòng và được hảiquan ký vào tờ khai hàng hóa nhập khẩu Ngoài ra còn có một số trường hợp hàng hóađược nhập khẩu bằng đường hàng không (song không phổ biến)

- Bước 5: Đôn đốc người bán giao hàng

Cán bộ kinh doanh Công ty có trách nhiệm gửi thư hoặc fax tới người bán để giục họgiao hàng như hợp đồng đã ký

- Bước 6: Mua bảo hiểm hàng hóa.

Do việc chuyên chở hàng hóa bằng đường biển thường gặp nhiều rủi ro, tổn thất nênCông ty rất cần mua bảo hiểm Một địa chỉ bảo hiểm đáng tin cậy đối với Công ty làTổng công ty bảo hiểm Việt Nam (Bảo Việt) Công ty có thể ký hai loại hợp đồng bảohiểm sau: hợp đồng bảo hiểm bao và hợp đồng bảo hiểm chuyến

- Bước 7: Làm thủ tục Hải quan.

Việc làm thủ tục Hải quan bao gồm ba bước chủ yếu sau:

 Khai báo Hải quan: Cán bộ kinh doanh kê khai chi tiết về hàng hóa lên tờ khai để cơ

quan hải quan kiểm tra các thủ tục giấy tờ Nội dung kê khai gồm: loại hàng, tên hàng,

số lượng và khối lượng, giá trị hàng hóa nhập khẩu, phương tiện vận tải, nhập khẩu từnước nào,…

 Xuất trình hàng hóa: Nếu hàng hóa nhập khẩu ít thì khi hàng lên bờ cán bộ kinh doanh

sẽ chịu trách nhiệm vận chuyển đến kho hải quan kiểm lượng, làm thủ tục hải quan vànộp thuế (nếu có) Còn nếu hàng nhập khẩu với khối lượng lớn thì việc kiểm tra hànghóa và giấy tờ hải quan có thể diễn ra ở hai nơi: nơi giao nhận hàng hóa cuối cùng hoặcngay tại cửa khẩu

 Thực hiện quyết định của Hải quan: Công ty thực hiện nghiêm túc các quyết định của

Hải quan khi nhận được quyết định của cơ quan này về số hàng nhập khẩu của Công ty

- Bước 8: Tiến hành giao nhận hàng.

Vì theo quy định của Nhà nước các cơ quan vận tải (ga cảng) có trách nhiệm tiếp nhậnhàng hóa nhập khẩu trên các phương tiện vận tải từ nước ngoài vào nên cán bộ kinhdoanh chỉ cần hoàn thành các công việc như đã được nêu trong chương I

-Bước 9: Kiểm tra hàng hóa.

13

13

Hàng hóa nhập khẩu phải được cấp giấy chứng nhận đảm bảo hàng đủ phẩm chất vàđược phép nhập khẩu vào Việt Nam Quá trình kiểm tra hàng nhập khẩu nhất thiết phải

có sự chứng kiến của người đại diện Công ty

- Bước 10: Làm thủ tục thanh toán

- Bước 11: Khiếu nại (nếu có).

Để minh hoạ cho quá trình hạch toán nghiệp vụ NK trực tiếp tại Công ty, taxét ví dụ về NK mặt hàng dầu giảm sóc vào quý III năm 2000 trong Công ty nhưsau:

Phương án kinh doanh mua dầu giảm sóc (lập ngày 11/7) tiến hành nhập về 44thùng dầu giảm sóc trong đó có 7 thùng SS-7 và 35 thùng SS-8 từ Công ty ItochuCorporation, Tokyo-Nhật Bản để bán cho Công ty TNHH phụ tùng xe máy ôtô Machinotheo hợp đồng nội ký kết cung cấp mặt hàng này cùng ngày 11/7

Sau khi đánh giá hiệu quả và phê duyệt phương án kinh doanh NK dầu giảmsóc phòng kinh doanh 3, Công ty XNK Máy Hà Nội và bên đối tác ItochuCorporation đã trao đổi qua lại bằng fax để sửa đổi một số điều khoản, và cả haibên đã đi đến thống nhất ký kết “Hợp đồng ngoại” ngày 11/7/2000 Hợp đồngngoại được lập dựa trên cơ sở của đơn đặt hàng với các điều khoản đã được sửađổi Hợp đồng do phòng kinh doanh 3 lập( 2 bản bằng tiếng Anh, 2 bản bằng tiềngViệt) Sau khi ban giám đốc thông qua, tiến hành gửi một bản tiếng Anh cho Công

ty Itochu Corporation, Tokyo-Nhật Bản

Nội dung của bản hợp đồng gồm một số điều khoản sau:

HỢP ĐỒNG Số: BFS – MPS 25

Ký kết giữa: Ngày 11 / 07 / 2000

- Đơn vị nhập khẩu ( bên mua ): Công ty XNK Máy Hà Nội.

Địa chỉ: Số 8 Phố Tràng Thi, Hà Nội, Việt Nam.

Fax : 84.4.8289642 Tel : 84.4.8245664

- Đơn vị xuất khẩu ( bên bán ): Công ty Itochu Corporation.

Địa chỉ : 5-1, Kita-Aoyama 2-chome, Minato-ku,Tokyo 107-77, Japan.

Fax : 81.3.5414.8372 Tel : J23111 ITOCHU

Mặt hàng Số lượng Đơn giá Thành tiền

SS – 7 9 thùng 34.500 JPY 310.500 JPY

14

14

- Vận chuyển bằng đường biển Container 20 fit

- Cảng đến: Hải Phòng, Việt Nam

- Kiểm tra : Bên xuất khẩu là người cuối cùng chịu trách nhiệm về nguồn gốchàng hóa

MACHINOIMPORT HANOI ITOCHU CORPORATION

Ngày 12 / 07 / 2000: Cán bộ kinh doanh Công ty XNK Máy Hà Nội điền mẫu

điện chuyển tiền và nộp thủ tục kèm theo để kế toán thanh toán ngoại mang nộpngân hàng

1.2 – Kế toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp:

- Chứng từ kho hàng : biên lai kho hàng, chứng chỉ lưu kho

- Chứng vận tải trong nước hay còn gọi là vận đơn trong nước

- Giấy báo Nợ, Có của ngân hàng

- Phiếu chi tiền mặt, séc, phiếu thanh toán tạm ứng trả cho chi phí NK

- Bảng kê tính thuế, giấy thông báo thuế,quyết định của hải quan về việc điềuchỉnh thuế, biên lai thuế NK, GTGT hàng NK

Theo hợp đồng ngoại ký kết trên, phương thức thanh toán hai bên thoả thuận

là theo phương thức điện chuyển tiền, trả trước tiền hàng cho đối tác xuất khẩu 15

15

Phương thức này có thủ tục đơn giản, thời gian thanh toán nhanh nhưng việc thanhtoán lại hoàn toàn phụ thuộc vào thiện trí và khả năng của người NK , bên cạnh đóthì quyền lợi của người xuất khẩu cũng khó được bảo đảm Vì vậy, phương thứcnày thường được dùng để thanh toán với các khoản thanh toán nhỏ, hai bên có độtin cậy lẫn nhau

 Trình tự luân chuyển chứng từ:

- Quy trình thanh toán hàng hóa NK theo phương thức điện chuyển tiền của Công

ty diễn ra như sau:

(2)

(4)

_Bước 1: Sau khi thoả thuận ký kết hợp đồng thương mại quốc tế, ngày 12/07,

phòng kế toán cử kế toán thanh toán ngoại đến ngân hàng Vietcombank ra lệnhchuyển tiền đến cho ngân hàng đại lý ở Nhật ( ngân hàng Dai-ichi) để trả tiền trướctheo thoả thuận hợp đồng cho người xuất khẩu.Việc trả tiền trước kèm điều kiệnyêu cầu ngân hàng Dai-ichi của đối tác xuất khẩu phải đứng ra bảo lãnh cho đối tácxuất khẩu khi gặp rủi ro trong thanh toán chuyển hàng NK cho Công ty XNK Máy

Hà Nội

Bước 2: Ngày 12/07, ngân hàng chuyển tiền sau khi kiểm tra thấy sự bảo lãnh

của ngân hàng Dai-ichi là hợp lệ, đủ khả năng thanh toán thì sẽ trích tài khoản củaCông ty XNK Máy Hà Nội để chuyển tiền cho ngân hàng Dai-ichi (ngân hàng bênđối tác xuất khẩu), đồng thời gửi giấy báo nợ, báo đã thanh toán cho người xuấtkhẩu

Bước 3: Ngân hàng Dai-ichi chuyển tiền cho đối tác xuất khẩu.

Bước 4: Sau khi nhận được tiền thanh toán trước, đối tác xuất khẩu cung cấp

hàng hóa, dịch vụ cho Công ty XNK Máy Hà Nội đồng thời chuyển giao toàn bộchứng từ cho người NK

Bước 5: Ngân hàng chuyển tiền kiểm tra và gửi cho Công ty XNK Máy Hà Nội

bộ chứng từ đầy đủ, hợp lệ theo hợp đồng thoả thuận

-Khi nhận được giấy báo hàng đã về cảng, Công ty chuẩn bị các điều kiện và phươngtiện để đi nhận hàng Người chịu trách nhiệm về NK lô hàng mang bộ chứng từ

NK đến địa diểm nhận hàng, xuất trình vận đơn cho người chuyên chở để dỡ hàng,làm thủ tục giám định hàng hóa, thủ tục hải quan Cán bộ được cử đi có trách 16

nhiệm kê vào tờ khai hàng hóa NK và nhận giấy thông báo thuế, phụ thu (nếu có)khi hải quan kiểm nhận hàng đúng số liệu ghi trong tờ khai và chứng từ có liênquan Công ty có nghĩa vụ phải nộp đủ số thuế và phụ thu(nếu có) theo thời hạntrong giấy thông báo thuế Ngoài ra công ty còn phải nộp tiền lưu kho, lưu bãi nếuhàng bị giữ tại cảng.

-Sau khi hoàn tất các thủ tục trên, toàn bộ hàng hóa NK được giao bán thẳng theo hợpđồng nội đã ký Mọi chi phí liên quan đến bốc dỡ, vận chuyển giao bán thẳng đềuphải có giấy tờ kèm theo để sau này kế toán có căn cứ hạch toán

Sau cùng, tất cả các chứng từ đều được chuyển cho phòng tài chính-kế toánmột bộ để làm căn cứ hạch toán chi tiết và tổng hợp

1.2.2- Tố chức hạch toán nghiệp vụ nhập khẩu trực tiếp:

Kế toán nghiệp vụ NK trực tiếp là quá trình ghi chép, phản ánh kịp thời, chínhxác và đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trong quá trình lưu chuyển hàng hóa

NK Công ty áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên để hạch toán quá trìnhlưu chuyển hàng hóa NK và sử dụng tỷ giá ngoại tệ do ngân hàng ngoại thươngcông bố tại thời điểm thanh toán

- Tài khoản kế toán Công ty sử dụng trong hạch toán lưu chuyển hàng hóa NK :

 TK 111- Tiền mặt (TK 1111- Tiền Việt Nam)

 TK 112- Ngoại tệ (TK 1121- Tiền Việt Nam, TK1122- Ngoại tệ)

 TK 1331- Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hóa, dịch vụ

 TK 144- Thế chấp, ký quỹ, ký cược ngắn hạn

 TK 156- Hàng hóa (TK 1561- Trị giá hàng mua)

 TK 331- Phải trả người bán

 TK 333-Thuế và các khoản phải nộp Ngân sách (TK 3331- Thuế GTGT phải nộp và

TK 3333- Thuế xuất nhập khẩu)

 TK 413- Chênh lệch tỷ giá

 TK 642- Chi phí quản lý doanh nghiệp

Khác với chế độ, kế toán quá trình NK hàng hóa đã không sử dụng các TK151- Hàng đang đi đường, TK157-Hàng gửi bán, TK 1562-Chi phí mua hàng, TK641-Chi phí bán hàng, tài khoản ngoài bảng TK 007- Ngoại tệ các loại, để hạchtoán các nghiệp vụ phát sinh trong quá trình NK hàng hóa Do vậy, hạch toán quátrình NK trực tiếp hàng hóa ở công ty có một số điểm khác biệt so với chế độ, quátrình NK trực tiếp được thực hiện như sau:

SƠ ĐỒ KẾ TOÁN NHẬP KHẨU TRỰC TIẾP TẠI CÔNG TY XUẤT NHẬP KHẨU MÁY HÀ NỘI

TK 331

tiêu thụ kỳ này

phát sinh trong kỳ

- Sổ sách kế toán : Hình thức tổ chức sổ kế toán mà Công ty đang sử dụng là hình

thức Nhật ký chứng từ và áp dụng trên máy vi tính (chương trình CADS) Vì vậy hàngngày kế toán Công ty chỉ cần nhập các số liệu vào máy theo từng nghiệp vụ phát sinh,máy sẽ tự động ghi vào các sổ chi tiết và các sổ tổng hợp có liên quan Để ghi chép vàphản ánh các nghiệp vụ phát sinh trong hoạt động nhập khẩu hàng hóa, kế toán sử dụngcác loại sổ sau:

- Sổ Tiền gửi ngân hàng.

- Sổ chi tiết TK ngân hàng

- Sổ NKCT 2.

156

331 - Sổ chi tiết công nợ (TK 331).

- Sổ chi tiết tài khoản theo tài khoản đối ứng.

3333 - Sổ chi tiết tài khoản theo tài khoản

đối ứng.

- NKCT 10 (TK 3331).

642 - Sổ chi tiết tài khoản 642 - Bảng tổng hợp số phát sinh tài

khoản 642

Các nghiệp vụ phát sinh trong tháng, quý, năm được hạch toán trên các sổ chitiết tài khoản đối ứng từ căn cứ các chứng từ, sau đó cuối ngày, cuối tháng-quý-năm máy tính sẽ tổng hợp và váo các sổ tổng hợp như NK_CT, bảng kê, sổ cáiTK…

Quy trình hạch toán ghi sổ quá trình NK trực tiếp :

Theo ví dụ trên, quy trình hạch toán và vào sổ các nghiệp vụ phát sinh của quátrình NK mặt hàng dầu giảm sóc được bộ phận kế toán thực hiện như sau:

- Nhà cung cấp ITOCHU Corporation Ltd, Japan là bạn hàng lâu năm và có mật

độ giao dịch thường xuyên với công ty, vì vậy để theo dõi tình hình thanh toáncông nợ với nhà cung cấp này, công ty đã mở sổ chi tiết công nợ TK 331 –Phải trảcho người bán riêng cho nhà cung cấp ITOCHU Theo hợp đồng NK trực tiếp trên,điều khoản thanh toán thoả thuận trả trước tiền hàng bằng điện chuyển tiền

- Ngày 12/07/2000 : Ngân hàng thực hiện điện chuyển tiền trả trước cho nhà

cung cấp ITOCHU

- Ngày 10/08/2000 : Hàng về cảng và bộ chứng từ đã được phòng kinh doanh

làm thủ tục hợp lệ chuyển cho phòng kế toán Kế toán thanh toán ngoại tiến hànhtheo dõi thanh toán công nợ với nhà cung cấp trên sổ chi tiết công nợ mở riêng cho

Sổ cái các TK Báo cáo

19

nhà cung cấp ITOCHU, dựa trên các chứng từ kế toán gốc, hàng ngày kế toánthanh toán tiến hành vào sổ các nghiệp vụ phát sinh liên quan đến nhà cung cấpITOCHU, cuối tháng số liệu tổng hợp trên sổ chi tiết công nợ sẽ được máy tính tựđộng vào sổ NK-CT 5 theo dõi TK 331- Phải trả người bán Cuối tháng khoá sổNK-CT số 5 xác định tổng số phát sinh bên Có TK 331 đối ứng Nợ các tài khoảnliên quan và lấy số liệu tổng cộng của NKTC 5 để ghi sổ cái TK 331, Đúng vớiquy trình trên, theo dõi thanh toán công nợ với nhà cung cấp ITOCHU - Hợp đồng

NK dầu giảm sóc MPS25 thực hiện như sau :

20

20