CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY

Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm trong các Doanh nghiệp sản xuất làmột công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong toàn bộ công tác kế toán.. Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành

CÁC GIẢI PHÁP NHẰM HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ TIÊU THỤ

THÀNH PHẨM TẠI CÔNG TY

1 SỰ CẦN THIẾT VÀ NỘI DUNG HOÀN THIỆN KẾ TOÁN NGHIỆP VỤ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM.

1.1 Sự cần thiết phải hoàn thiện.

Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm trong các Doanh nghiệp sản xuất làmột công việc phức tạp và chiếm tỷ trọng khá lớn trong toàn bộ công tác kế toán

Kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm có vai trò quan trọng trong quá trình thuthập, xử lý, cung cấp thông tin cho chủ Doanh nghiệp giúp cho việc đánh giá chấtlượng toàn bộ hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp Bên cạnh đó kếtoán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm còn phải giám đốc, quản lý chặt chẽ quá trìnhtiêu thụ bởi vì có tiêu thụ được thì Doanh nghiệp mới có thể tiếp tục sản xuất kinhdoanh, bù đắp chi phí và thu về lợi nhuận đồng thời thực hiện các nghĩa vụ nộpngân sách Nhà nước Xuất phát từ những vai trò quan trọng đó mà kế toán nghiệp

vụ tiêu thụ thành phẩm luôn đòi hỏi phải được đổi mới, hoàn thiện cho phù hợp vớiDoanh nghiệp với cơ chế quản lý kinh tế mới Sự cần thiết phải hoàn thiện kế toánnghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm bao gồm cả nhân tố khách quan và chủ quan:

* Về mặt khách quan:

Cơ chế thị trường thay thế cơ chế quản lý hành chính tập trung quan liêu baocấp đòi hỏi phải có sự đổi mới hàng loạt công cụ quản lý cho thích hợp hơn với cơchế quản lý mới Mặc dù nền kinh tế nước ta đang trong giai đoạn đổi mới và hoànthiện dần để đạt tới sự hoàn chỉnh cho phù hợp với nền kinh tế thị trường song vẫnthấy được những nét khác nhau cơ bản giữa cơ chế quản lý mới với cơ chế quản lýhành chính tập trung quan liêu bao cấp đó là:

- Thay bằng kiểu quản lý chủ quan duy ý chí, cơ chế thị trường thực hiệnviệc quản lý bằng các quy luật khách quan vốn có của nền kinh tế sản xuất hànghoá.

- Cơ chế thị trường tạo nên sự chủ động thực sự cho Doanh nghiệp Doanhnghiệp hoàn toàn chủ động trong việc sản xuất kinh doanh, tự trang trải bù đắp chiphí, tự chịu trách nhiệm về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của mình

- Cơ chế thị trường đòi hỏi sự quản lý của Nhà nước trong phạm vi toàn bộnền kinh tế quốc dân cũng như sự quản lý hoạt động sản xuất kinh doanh của từngDoanh nghiệp phải tuân theo các quy luật khách quan, phải chú ý đến quan hệ hànghoá, tiền tệ, quy luật giá trị và phải đề cao, coi trọng hiệu quả kinh tế

- Cơ chế thị trường tạo nên sự thay đổi lớn trong việc tổ chức bộ máy quản

lý, đảm bảo sự tinh giảm, gọn nhẹ và hiệu quả của bộ máy quản lý, tạo điều kiệncho việc nâng cao trình độ nghiệp vụ quản lý, tránh được tác phong quan liêu cửaquyền

Để phù hợp và đáp ứng các yêu cầu của cơ chế quản lý mới, trong nhữngnăm qua Nhà nước đã thực hiện nhiều biện pháp quan trọng để cải cách và hoànthiện hệ thống kế toán Ngày 1/1/1995 được phép của Thủ tướng Chính phủ, Bộtrưởng Bộ Tài chính đã ra quyết định số 1141-TC/QĐ/CĐKT ban hành hệ thốngchế độ kế toán Doanh nghiệp và áp dụng thống nhất trong cả nước từ 1/1/1996.Ngày 15/10/1997 tại kỳ họp Quốc hội khoá IX, Quốc hội đã thông qua luật thuếgiá trị gia tăng thay thế cho luật thuế doanh thu hiện hành và chính thức áp dụng từngày 1/1/1999

Kế toán tiêu thụ thành phẩm là một bộ phận trong hệ thống kế toán Doanhnghiệp, trong việc đổi mới cơ chế quản lý thì đòi hỏi các công cụ của nó cũngkhông ngừng hoàn thiện Do đó hoàn thiện kế toán tiêu thụ thành phẩm là góp

hoàn thiện hệ thống kế toán Doanh nghiệp Vì vậy hoàn thiện quá trình hạch toánnghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm là một vấn đề hết sức cần thiết và quan trọng.

mà còn đòi hỏi phải biết phân tích các báo cáo kế toán Thông qua phân tích cácbáo cáo kế toán để có những kiến nghị đề xuất cho lãnh đạo Doanh nghiệp đưa racác giải pháp hữu hiệu cho việc ra quyết định điều hành quản lý và định hướngphát triển của Doanh nghiệp trong thời gian trước mắt cũng như chiến lược pháttriển lâu dài

Do vậy, việc không ngừng hoàn thiện nâng cao chất lượng công tác kế toánnói chung và công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm nói riêng cũng xuấtphát từ yêu cầu quản lý nghiệp vụ tiêu thụ nhằm mục đích duy nhất là ngày cànghoàn thiện tốt chức năng phản ánh và giám đốc các hoạt động cung cấp thông tincho lãnh đạo để quản lý hoạt động kinh doanh ngày càng có hiệu quả

1.2 Yêu cầu của việc hoàn thiện

Hệ thống kế toán Việt Nam đã không ngừng được đổi mới cho phù hợp vớiquá trình phát triển kinh tế, với sự đổi mới sâu sắc của cơ chế kinh tế, nhưng dotính chất công việc cải cách hệ thống kế toán rất phức tạp lại diễn ra rất khẩntrương nên chắc chắn còn có nhiều khiếm khuyết và có những quy trình chưa hoàntoàn phù hợp Mặc dù hệ thống kế toán Doanh nghiệp được xây dựng thích ứng,

phù hợp với đặc điểm kinh tế, yêu cầu và trình độ quản lý kinh tế tài chính của cácDoanh nghiệp Việt Nam hiện nay nhưng trong quá trình nền kinh tế vận động, đổimới có rất nhiều nghiệp vụ mới nảy sinh mà khi xây dựng chế độ kế toán các nhàkinh tế đã không lường hết được Thêm nữa khi áp dụng vào từng mô hình Doanhnghiệp cụ thể lại phát sinh nhiều vấn đề đòi hỏi phải hoàn thiện dần hệ thống kếtoán cho phù hợp với yêu cầu quản lý của Doanh nghiệp, có như thế thì hệ thống

kế toán mới phát huy tốt vai trò của mình trong việc quản lý, điều hành và kiểmsoát các hoạt động kinh tế Doanh nghiệp

Do đặc thù của các loại hình Doanh nghiệp sản xuất là sản xuất và kinhdoanh của mặt hàng tiêu dùng không những chỉ phục vụ cho nhu cầu tiêu dùngtrong nước mà còn cho xuất khẩu cho nên vấn đề tiêu thụ sản phẩm là khâu quantrọng quyết định đến sự tồn tại và phát triển của Doanh nghiệp Khi đẩy mạnhđược quá trình tiêu thụ thì đồng nghĩa với việc doanh số bán ra tăng, đời sống cán

bộ công nhân viên ngày càng được cải thiện có nghĩa là Doanh nghiệp đang trên đàphát triển và ngược lại Để thực hiện được mục tiêu cuối cùng của Doanh nghiệp là

có lãi và đạt được những yêu cầu, nhiệm vụ đã đặt ra thì đòi hỏi công tác hạch toán

kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm phải được tổ chức một cách khoa học vàhợp lý, luôn đổi mới và ngày càng hoàn thiện

Để việc đổi mới và hoàn thiện công tác kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thànhphẩm đạt hiệu quả thì phải đảm bảo được những yêu cầu cơ bản sau:

* Yêu cầu phù hợp

Do mỗi Doanh nghiệp có các loại hình hoạt động đặc điểm tổ chức quản lý

tổ chức kinh doanh riêng cũng như yêu cầu quản lý riêng nên mỗi Doanh nghiệpcần vận dụng chế độ kế toán sao cho phù hợp với chế độ hiện hành, với đặc điểmcủa Doanh nghiệp

Yêu cầu phù hợp còn đòi hỏi phải phù hợp giữa doanh thu và chi phí Vì thếkhi hoàn thiện chúng ta cần đảm bảo cho doanh thu nào, chi phí đó

* Yêu cầu thống nhất.

Yêu cầu thống nhất là một yêu cầu cơ bản nhằm tạo ra sự thống nhất về chế

độ kế toán trong toàn bộ nền kế toán quốc dân cũng như trong Doanh nghiệp sảnxuất nói riêng Sự thống nhất nhằm đảm bảo cho các quy định về thể lệ, chế độ kếtoán được thực hiện đầy đủ và đứng đắn trong Doanh nghiệp

Hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm phải đảm bảo sự tập trungquản lý từ lãnh đạo Công ty đến cơ sở, Doanh nghiệp phải vận dụng chế độ kế toánmột cách linh hoạt để vừa đảm bảo sự tuân thủ những chính sách, chế độ, thể lệ vềtài chính kế toán do Nhà nước ban hành, vừa phù hợp với yêu cầu quản lý và đặcđiểm hoạt động kinh doanh của Doanh nghiệp

Như vậy, yêu cầu thống nhất đòi hỏi trong công tác kế toán phải thực hiệnthống nhất về nhiều mặt như: về đánh giá hàng tồn kho, trích khấu hao TSCĐ,thống nhất về sử dụng tài khoản, về nội dung, tên gọi và mẫu sổ Trong Doanhnghiệp còn có chú ý đến sự thống nhất về việc sử dụng tài khoản, sổ kế toán giữađơn vị chính và các đơn vị trực thuộc

* Yêu cầu tiết kiệm và hiệu quả

Doanh nghiệp nào bỏ vốn ra kinh doanh đều mong muốn đồng vốn củamình được sử dụng tiết kiệm và có hiệu quả cao Mục đích cuối cùng của mọi hoạtđộng kinh doanh là lợi nhuận thu về cao nhất với chi phí bỏ ra là thấp nhất mà việchoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm cũng không nằm ngoài mục đích

đó Một mặt hoàn thiện kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm giúp kế toán giảmnhẹ công việc tổ chức, xử lý, ghi chép, lưu trữ bảo quản chứng từ, sổ kế toán màvẫn đảm bảo tính kịp thời, độ chính xác cao của thông tin kế toán Mặt khác nhằmnâng cao hiệu quả của công tác kế toán trong giám đốc, quản lý việc sử dụng tàisản tiền vốn của Doanh nghiệp

* Yêu cầu chính xác và kịp thời.

Xuất phát từ nhiệm vụ của kế toán là cung cấp thông tin một cách kịp thời

và chính xác cho ban lãnh đạo phục vụ công tác quản lý Doanh nghiệp Do vậy kếtoán tiêu thụ cần phải được tổ chức, trang bị và ứng dụng các phương tiện kỹ thuậttính toán hiện đại, ghi chép và xử lý thông tin nhằm đáp ứng nhu cầu thông tinnhanh chóng, kịp thời, chính xác để từng bước cơ giới hoá, nâng cao hiệu quả côngtác kế toán

1.3 Nội dung của việc hoàn thiện

1.3.1 Hoàn thiện hạch toán ban đầu

Doanh nghiệp phải tổ chức hạch toán ban đầu, lập và luân chuyển, xử lýchứng từ khoa học, hợp lý Mọi nghiệp vụ kinh tế - tài chính phát sinh và thực sựhoàn thành trong quá trình hoạt động sản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp đềuphải được lập chứng từ làm cơ sở pháp lý cho mọi đối tượng ghi chép trên các tàikhoản, sổ kế toán và báo cáo kế toán Chứng từ kế toán phải được lập kịp thời,đúng theo quy định về nội dung và phương pháp lập

Hoàn thiện hạch toán ban đầu đối với quá trình tiêu thụ thành phẩm bao gồmviệc hoàn thiện từ các chứng từ bán hàng cho đến các chứng từ thanh toán vớikhách hàng Chứng từ bán hàng bao gồm: Hoá đơn GTGT (đối với đơn vị tính thuếGTGT theo phương pháp khấu trừ), Hoá đơn bán hàng (đối với đơn vị tính thuếGTGT theo phương pháp trực tiếp), Phiếu xuất kho, Phiếu xuất kho kiêm vậnchuyển nội bộ, Phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý Chứng từ thanh toán vớikhách hàng bao gồm: Phiếu thu tiền mặt, Giấy báo có của Ngân hàng và một sốcác chứng từ khác có liên quan đến nghiệp vụ tiêu thụ Với mỗi một nghiệp vụ bánbuôn hay bán lẻ thì kế toán tiêu thụ cần phải viết ngay hoá đơn GTGT kèm theo vìđây chính là căn cứ dùng để xuất hàng giao cho khách hàng, thanh toán với kháchhàng và ghi sổ kế toán Tại các Doanh nghiệp sản xuất do tính phức tạp của công

tác kế toán cũng như số lượng các loại thành phẩm, hàng hoá xuất bán là rất nhiềunên chăng khi xuất hàng ngoài phiếu xuất kho thì kế toán tiêu thụ cũng nên viếthoá đơn GTGT đính kèm theo có như vậy mới theo dõi được sự biến động củatừng chủng loại hàng hoá cũng như doanh số bán ra.

Đối với mỗi nghiệp vụ kế toán tiêu thụ xảy ra chứng từ kế toán phải đượclập đầy đủ số liên theo quy định Ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy

đủ các nội dung, gạch bỏ phần để trống, không được tẩy xoá, sửa chữa trên chứng

từ Khi lập các chứng từ thanh toán thì bộ phận kế toán phải kiểm tra kỹ chứng từgốc (hoá đơn GTGT, phiếu xuất kho ) và ghi rõ trên chứng từ thanh toán số hoáđơn hay số phiếu của chứng từ gốc Ở các Doanh nghiệp sản xuất khi có hình thứcbán hàng đại lý hay bán lẻ tại các cửa hàng bán lẻ, cửa hàng giới thiệu sảnphẩm thì chứng từ ban đầu là bảng kê bán lẻ, bảng thanh toán hàng đại lý phảiphản ánh được đầy đủ các nội dung: Số lượng hàng bán, đơn giá bán và tổng cộng

số tiền thu được Trong trường hợp có những mặt hàng tiêu thụ đặc biệt thì trên cácbảng kê bán lẻ hàng hoá, dịch vụ, bảng thanh toán hàng đại lý có thể thêm, bớt một

số chỉ tiêu đặc thù hoặc thay đổi thiết kế mẫu biểu cho thích hợp với việc ghi chép

và yêu cầu nội dung cần phản ánh nhưng vẫn phải đảm bảo tính pháp lý cần thiếtcủa chứng từ

Mỗi Doanh nghiệp tuỳ vào đặc điểm sản xuất kinh doanh cũng như tình hìnhthực tế về nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm mà lựa chọn và sử dụng chứng từ ban đầucho phù hợp Đây cũng là lý do mà biện pháp hoàn thiện tại mỗi Doanh nghiệp làkhác nhau Nhưng dù có hoàn thiện như thế nào thì vẫn phải căn cứ vào hệ thốngchứng từ kế toán ban đầu do Bộ Tài chính ban hành, căn cứ vào nội dung kinh tếcủa các hoạt động và yêu cầu quản lý của đơn vị mà Doanh nghiệp chọn mẫuchứng từ cho thích hợp Doanh nghiệp phải xây dựng con đường vận động củachứng từ một cách khoa học, hợp lý tạo điều kiện cho việc tổng hợp số liệu và ghi

sổ kế toán, hướng dẫn quy định việc ghi chép vào các mẫu chứng từ rõ ràng, đầy

đủ đúng theo hướng dẫn của Bộ Tài chính

1.3.2 Hoàn thiện việc vận dụng hệ thống tài khoản kế toán thống nhất vào quá trình hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm.

Hệ thống tài khoản kế toán Doanh nghiệp ban hành theo Quyết định số1141/TC/CĐKT ngày 01/01/1995 áp dụng thống nhất cho tất cả các Doanh nghiệpthuộc mọi lính vực, mọi thành phần kinh tế

Hệ thống tài khoản kế toán Doanh nghiệp hiện hành bao gồm 74 tài khoảnđược chia làm 9 loại và 7 tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán Nhà nước quy địnhviệc mở cũng như nội dung phản ánh kết cấu và phương pháp ghi chép của từng tàikhoản nhằm đảm baỏ tính thống nhất của việc ghi chép sổ kế toán cũng như choviệc tổng hợp số liệu để lập báo cáo tài chính Tuy nhiên các Doanh nghiệp tuỳthuộc vào tình hình thực tế, đặc điểm hoạt động sản xuất kinh doanh, các phươngthức tiêu thụ mà Doanh nghiệp đang sử dụng để nghiên cứu, vận dụng các tàikhoản cần thiết vào hạch toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm cho phù hợp, sao choviệc hạch toán luôn bám sát tình hình thực tế, đáp ứng được yêu cầu quản lý kinh tếcủa Nhà nước và của đơn vị đề ra

Trong kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm các tài khoản được sử dụngphải đảm bảo cung cấp được những thông tin tổng hợp và chi tiết về các chỉ tiêudoanh thu, giá vốn, công nợ và thanh toán, thuế nộp Ngân sách Nhà nước MỗiDoanh nghiệp tuỳ thuộc vào sự vận động và yêu cầu quản lý của nghiệp vụ kế toántiêu thụ thành phẩm mà mở thêm các tài khoản chi tiết (cấp 3, cấp 4 ) cho từngđối tượng thành phẩm Cụ thể kế toán nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm có thể mởthêm các tài khoản chi tiết cho các tài khoản sau:

- Tài khoản 511: Doanh thu bán hàng

Trong đó chi tiết cho tài khoản 511:

+ Tài khoản 5111: Doanh thu bán thành phẩm+ Tài khoản 5112: Doanh thu bán phế liệu+ Tài khoản 5113: Doanh thu bán đại lý

- Tài khoản 155: Thành phẩm

Trong đó chi tiết cho tài khoản 155:

+ Tài khoản 1551: Thành phẩm+ Tài khoản 1552: Thành phẩm - cửa hàng bán lẻ, cửa hàng giới thiệusản phẩm

+ Tài khoản 1553: Thành phẩm - cửa hàng gửi đại lý bán

- Tài khoản 641: Chi phí bán hàng

Trong đó chi tiết cho tài khoản 641+ Tài khoản 6411: Chi phí bán hàng+ Tài khoản 6412: Chi phí bán hàng - cửa hàng gửi đại lý bánNgoài ra có thể mở chi tiết cho các tài khoản: 111, 131

1.3.3 Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán

Hệ thống sổ kế toán sử dụng để ghi chép, hệ thống hoá và tổng hợp số liệu

từ chứng từ kế toán theo một trình tự và phương pháp ghi chép nhất định

Hoàn thiện hệ thống sổ kế toán nói chung và hệ thống sổ kế toán nghiệp vụtiêu thụ thành phẩm nói riêng đòi hỏi phải đổi mới và hoàn thiện từ sổ kế toán chitiết cho đến sổ kế toán tổng hợp

Sổ kế toán tổng hợp bao gồm các loại sổ: Sổ nhật ký, sổ cái và các sổ tổnghợp khác Các loại sổ kế toán tổng hợp khác được mở tuỳ theo đặc điểm, điều kiệnsản xuất kinh doanh của Doanh nghiệp.

Bên cạnh việc hoàn thiện sổ kế toán tổng hợp thì còn phải hoàn thiện sổ kếtoán chi tiết vì có hoàn thiện được như vậy mới giúp cho việc hạch toán kết hợpgiữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết có hiệu quả Đối với nghiệp vụ tiêu thụ thành phẩm,

kế toán có thể mở sổ chi tiết cho từng loại thành phẩm, từng đối tượng khách hàng,từng địa điểm kinh doanh để theo dõi sát sao tình hình bán hàng cũng như doanh

số thu về

Cụ thể kế toán tiêu thụ thành phẩm nên mở các loại sổ chi tiết sau: Sổ chitiết tài khoản 511 - “Doanh thu bán hàng”, Sổ chi tiết tài khoản 632 - “Giá vốnhàng bán” mở chi tiết cho từng loại thành phẩm, bán thành phẩm và nội dung trên

sổ chi tiết TK 632 phải phản ánh được đầy đủ 2 cột giá hạch toán, giá thực tế mộtcách rõ ràng Sổ chi tiết tài khoản 131 - “Phải thu của khách hàng” nên mở riêngbiệt cho từng đối tượng khách hàng để đáp ứng cho việc theo dõi tình hình công nợcủa mỗi khách hàng trong kỳ kế toán Ngoài hệ thống sổ chi tiết thì hệ thống sổ cáicũng cần mở cụ thể cho từng đối tượng theo sổ chi tiết như: Sổ cái TK 5111, 5112,

5113, 131, 632, 3331 Việc ghi chép, trình tự kế toán, số liệu giữa sổ kế toán chitiết và sổ cái hay sổ tổng hợp phải khớp với nhau, phải phản ánh được đầy đủ cácnghiệp vụ kinh tế phát sinh Có làm như vậy mới đáp ứng được cho việc theo dõihiệu quả kinh doanh của Doanh nghiệp Vì vậy có thể nói rằng hoàn thiện và tổchức hợp lý hệ thống sổ kế toán là việc làm hết sức cần thiết Một hệ thống sổ kếtoán khoa học là một hệ thống sổ kế toán đơn giản, gọn nhẹ, tiện lợi cho công việcghi chép, giảm tới mức thấp nhất công việc ghi chép của kế toán nhưng vẫn đảmbảo cung cấp thông tin đầy đủ về các mặt đáp ứng tốt nhất yêu cầu quản lý