NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH

Vì vậy, việc sử dụng và bảoquản nguyên vật liệu là yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuấtkinh doanh.2 Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu: Trong quá trình sản xuất kinh doa

NHỮNG VẤN ĐỀ CƠ BẢN VỀ TỔ CHỨC CÔNG TÁC KẾ TOÁN NGUYÊN VẬT LIỆU TRONG CÁC DOANH NGHIỆP SẢN XUẤT KINH DOANH

I Vai trò, vị trí của nguyên vật liệu trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh :

Để tiến hành sản xuất kinh doanh thuận lợi,các doanh nghiệp cần phải cócác yếu tố như: yếu tố đầu vào đó là máy móc Thiết bị, nhà xưởng, vật tư vàcon người Trong nguyên vật liệu là một trong những yếu tố đầu vào quantrọng có tác động đến quá trình sản xuất kinh doanh và giá thành sản phẩm.Cho nên vấn đề đặt ra là phải sử dụng nguyên vật liệu tiết kiệm có hiệu qủa vàtránh lãng phí

1) Khái niệm, đặc điểm, vai trò của nguyên vật liệu trong quá trình sản xuất kinh doanh.

Trong sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp, nguyên vật liệu là đối tượnglao động thể hiện dưới dạng thuần hoá Nhưng không phải bất cứ một đốitượng nào cũng thuộc đối tượng lao động của nguyên vật liệu mà chỉ trongđiều kiện đối tượng lao động có khả năng phục vụ cho quá trình sản xuất kinhdoanh hay tái tạo ra sản phẩm thì đó mới được coi là nguyên vật liệu

Nguyên vật liệu là cơ sở vật chất để cấu thành nên thực thể sản phẩm.Trong quá trình tham gia vào sản xuất tạo ra sản phẩm mới vật liệu khôngngừng chuyển hoá, biến đổi cả về hiện vật và giá trình về mặt hiện vật Nótham gia vào một chu kỳ sản xuất và được tiêu hao toàn bộ không giữ nguyênđược hình thái, vật chất ban đầu Còn về mặt giá trị sản phẩm mới tạo ra vềmặt kỹ thuật vật liệu là tài sản vật chất tồn tại dưới nhiều trạng thái khácnhau, phức tạp về đặc tính lý hoá

Trong doanh nghiệp sản xuất kinh doanh, chi phí nguyên vật liệu thườngchiếm một tỷ trọng không nhỏ trong toàn bộ chi phí sản xuất, giá thành sản

phẩm và số dự trữ quan trọng của doanh nghiệp Vì vậy, việc sử dụng và bảoquản nguyên vật liệu là yếu tố vô cùng quan trọng trong quá trình sản xuấtkinh doanh.

2) Phân loại và đánh giá nguyên vật liệu:

Trong quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp vật liệu bao gồmnhiều loại, nhiều thứ và nhiều vai trò, vị trí và công dụng, tính chất lý hoákhác nhau Chúng lại tiếp tục biến động trong quá trình sản xuất, vì thế đểphục vụ cho quá trình công tác, quản lý và hạch toán cần thiết phải tiến hànhphân loại vật liệu dựa vào các tiêu thức cơ bản sau:

- Căn cứ vào vai trò, tác dụng, nội dung kinh tế thì nguyên vật liệu trong quátrình sản xuất kinh doanh được chia thành:

+ Nguyên vật liệu chính: Là loại vật liệu có các dụng cụ trong quá trình sảnxuất được sử dụng với mục đích kết hợp với vật liệu chính để hoàn thiệnsản phẩm như: chỉ trong doanh nghiệp máy hoặc tác dụng cho máy móc,công cụ bình thường như: dầu trong máy hoặc nó tiêu hao toàn bộ với vậtliệu chính như : Sút để tẩy trắng bọt giấy

+ Nhiên liệu: là những đối tượng lao động chưa qua chế biến cộng nhập đó

là sản phẩm của ngành nông nghiệp hoặc ngành khai thác như: bông trong

xí nghiệp dệt; quặng, sắt trong xí nghiệp cơ khí

+ Phụ tùng thay thế: là các loại vật tư dùng vào mục đích sửa chữa thay thếcác bộ phận của tài sản cố định như máy móc thiết bị, phương tiện vận tải.+ Thiết bị xây dựng cơ bản: là những thiết bị phương tiện lắp đặt vào cáccông trình xây dựng cơ bản của doanh nghiệp

+ Phế liệu: là loại vật liệu loại ra trong quá trình sản xuất sản phẩm như: sắtthép vụn hoặc phế liệu thu hồi trong quá trình thanh lý tài sản cố định.Căn cứ vào cách phân loại trên giúp cho công tác tổ chức kế toán chi tiết,

cụ thể trong từng vật liệu nên trên được chia thành từng nhóm, từng loại cóqui cách khác nhau

Dựa vào nguồn nhập thì nguyên liệu được chia thành:

+ Nguyên vật liệu mua ngoài

+ Nguyên vật liệu tự chế biến

+ Nguyên vật liệu nhận góp vốn liên doanh của đợn vị khác hoặc đượccấp phát biếu, gửi tặng

+ Nguyên vật liệu thu hồi góp vốn liên doanh

+ Nguyên vật liệu khác như: kiểm kê thừa, vật liệu không dùng hết.Căn cứ vào mục đích và công dụng bao gồm:

+ Nguyên vật liệu trực tiếp dùng cho sản xuất, chế tạo sản phẩm

+ Nguyên vật liệu khác dùng cho các nhu cầu khác như: phục vụ quản

lý ở các phân xưởng, tổ đội sản xuất cho nhu cầu bán hàng, quản lýdoanh nghiệp

3) Vai trò và vị trí nguyên vật liệu trong sản xuất kinh doanh:

Khi nhắc đến quá trình sản xuất là nhắc đến quá trình kết hợp của 3 yếu

tố cơ bản đó là: Đối tượng lao động, tư liệu lao động và sức lao động Thiếumột trong 3 yếu tố đó thì doanh nghiệp không thể sản xuất được Nguyên vậtliệu: là đối tượng lao động quan trọng do vậy nó có vai trò vị trí không thểthiếu trong quá trình sản xuất kinh doanh Trong doanh nghiệp sản xuất thìnguyên vật liệu biểu hiện dưới hai hình thức đó là hình thức hiện vật và giátrị:

Dưới hình thức hiện vật nó là bộ phận quan trọng của tài sản lưu động, đây lànhững yếu tố không thể thiếu trong bất kỳ doanh nghiệp sản xuất nào

Dưới hình thức giá trị: là sản phẩm vật chất hữu hình mà trong đó xét cả vềmặt hiện vật thì vật liệu là cơ sở cấu thành nền thực thể vật chất sản phẩm.Chính vì vậy sự thay đổi về chi phí nguyên vật liệu thường có ảnh hưởng lớnđến giá thành sản phẩm và do đó nó ảnh hưởng trực tiếp đến lợi nhuận củadoanh nghiệp

4) Yêu cầu quản lý nguyên vật liệu trong doanh nghiệp:

Việc quản lý nguyên vật liệu là một trong những nội dung quan trọng củacông tác quản lý doanh nghiệp Vì vậy đòi hỏi các nhà quản lý phải thườngxuyên tiến hành kiểm tra nguyên vật liệu để đáp ứng kịp thời cho quá trìnhsản xuất kinh doanh, đồng thời phải quản lý chặt chẽ ở các khâu thu mua, bảoquản cho tới khâu sử dụng và dự trữ cụ thể là:

+ Ở khâu thu mua: Cần phải quản lý chặt chẽ quá trình thu mua nguyên vậtliệu trên tất cả các mặt về khối lượng, chất lượng, qui cách, chủng loại Giátrị hiện vật và giá cả thời gian Yêu cầu này đòi hỏi thu mua nguyên vật liệuphải đảm bảo cung cấp kịp thời, thường xuyên và đầy đủ trong quá trìnhsản xuất

+ Ở khâu bảo quản: Tổ chức tốt hệ thống kho tàng bến bãi, chế độ bảo quảnđối với từng loại vật liệu nhằm hạn chế tới mức thấp nhất những hư hỏngmất mát có thể xảy ra

+ Ở khâu sử dụng: tổ chức tốt việc ghi chép phản ánh chính xác kịp thờitình hình xuất dùng vật liệu bảo đảm sử dụng hợp lý, tiết kiệm trên cơ sởcác định mức và dự toán về chi phí nguyên vật liệu

+ Ở khâu dự trữ: xác đinh các mức giá dự trữ tối thiểu, hợp lý và đảm bảocho quá trình sản xuất diễn ra được tốt

II) Nhiệm vụ của kế toán và nội dung tổ chức công tác kế toán nguyên vật liệu trong doanh nghiệp:

1) Nhiệm vụ của kế toán:

Để thực hiện các khâu quản lý thì công tác kế toán nguyênvật liệu cầnlàm tốt các nhiệm vụ sau:

- Tổ chức đánh giá phân loại vật liệu phù hợp với nguyên tắc yêu cầu quản

lý thống nhất của nhà nước và yêu cầu quản lý doanh nghiệp

Tổ chức trứng từ, tài khoản sổ sách kế toán phù hợp với phương thức kế toánhàng tồn kho của doanh nghiệp để ghi chép phân loại tổng hợp số liệu về tìnhhình hiện có và độ biến động tăng giảm của nguyên vật liệu trong quá trìnhsản xuất, cung cấp số liệu kịp thi để tập hợp chi phí sản xuất và tính giá thànhsản phẩm.

Thực hiện việc phân tích đánh giá tình hình thực, kế hoạch thu mua

2) Đánh giá nguyên vật liệu:

Đánh giá vật liệu là dùng thước đo tiền tệ để biểu hiện giá trị vật liệu theonhững nguyên tắc nhất định, việc đánh giá vật liệu có ý nghĩa quan trọngtrong công tác quản lý và hoạch toán vật liệu Thông qua đánh giá vật liệu kếtoán mới ghi chép đầy đủ và có hệ thống các chi phí cấu thành nền giá vật tưmua vào giá vật tư tiêu hao cho sản xuất kinh doanh từ đó xác định chính xácgiá trị sản phẩm xuất ra trong kỳ Mặt khác đánh giá chính xác vật liệu còngóp phần đánh giá chính xác số sản phẩm hiện có của doanh nghiệp đảm bảocho thông tinh cung cấp trên báo cáo tài chính được trung thực, hợp lý

Xét về nguyên tắc vật liệu nhập xuất phải được hoạch toán đánh giá thực tếtuy nhiên đơn giá và giảm bớt số lượng ghi chép của kế toán hàng ngày doanhnghiệp có thể sử dụng giá hạch toán, tình hình nhập xuất nguyên vật liệunhưng cuối kỳ kế toán phải điều chỉnh lại theo giá thực tế

Quá trình đánh giá nguyên vật liệu xuất kho như sau:

Giá thực tế của nguyên vật liệu nhập kho:

Tuỳ theo từng nguồn nhập mà giá thực tế của vật liệu được xác định gồmcác yếu tố cấu thành khác nhau

* Đối với vật liệu mua ngoài:

+ Trong trường hợp cơ sở kinh doanh thuộc đối tượng nộp thuế GTGT theophương pháp khấu trừ thì giá vật tư mua vào gồm giá mua không có thuếTGT ghi trên hoá đơn và các chi phí thu mua thực tế như chi phí vận

chuyển, bốc dỡ, bảo quản, bảo hiểm, chi phí thuê kho, chi phí nhân viên saukhi đã trừ đi các khoản triết khấu giảm giá (nếu có).

+ Trường hợp doanh nghiệp nộp thuế GTGT theo phương pháp trực tiếpdoanh nghiệp không được đối tượng chịu thuế GTGT và các hoạt động dự

án, sự nghiệp văn hoá, phúc lợi và các hoạt động khác có nguồn chi phíriêng thì giá vốn thực tế của nguyên vật liệu mua ngoài là tổng giá thanhtoán ghi trên hoá đơn gồm cả thuế GTGT (nếu có)

+ Giá thực tế của vật liệu tự gia công chế biến: là giá bao gồm giá thực tếvật liệu xuất chế biến và các chi phí gia công chế biến

* Đối với vật liệu thuế ngoài gia công chế biến: là giá vốn thực tế bao gồmgiá trị thực tế của vật liệu xuất kho thuế chế biến cộng với các chi phí vậnchuyển, bốc dỡ đến nơi thuế chế biến và từ đó về doanh nghiệp cộng với tiềnphải trả cho người gia công chế biến

* Giá thực tế của vật liệu nhận vốn góp liên doanh là giá do hội đồng liêndoanh đánh giá cộng với các chi phí vận chuyển (nếu có)

* Giá thực tế của vật liệu thu hồi từ phế liệu là giá thực tế có thể sử dụng hoặc

có thể bán ra (Giá ước tính)

3) Giá thực tế của vật liệu xuất kho:

Trong quá trình sản xuất kinh doanh vật liệu xuất dùng cho các nhu cầu đốitượng sử dụng khác nhau Để tính toán và phân bổ chi phí giá trị thực tế củavật liệu đã tiêu hao kế toán sử dụng một trong các phương pháp tính giá nhưsau:

* Phương pháp bình quân gia quyền: theo phương pháp này phải căn cứ vàođơn giá vật liệu xuất kho và số lượng xuất để tính giá trị thực tế xuất kho chocác đối tượng sử dụng

* Có 3 phương pháp tính theo bình quân gia quyền:

Phương pháp tính theo đơn giá bình quân tồn đầu kỳ:

Giá thực tế xuất kho = giá tồn đầu kỳ  số lượng xuất kho

Trong đó:

Giá trị vật tư tồn đầu kỳĐơn giá tồn đầu kỳ = 

Số lượng tồn đầu kỳPhương pháp bình quân cả kỳ dự trữ:

Giá thực tế vật tư xuất kho = Đơn giá bình quân  số lượng xuất kho

Trong đó:

Giá trị tồn đầu kỳ + giá trị nhập trong kỳĐơn giá bình quân = 

Số lượng tồn đầu kỳ + số lượng nhập trong kỳ

Phương pháp bình quân sau mỗi lần nhập, xuất:

Giá trị thực tế xuất kho = Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập, xuất  sốlượng xuất kho

Trong đó:

Giá thực tế sau khi cộng sổ nhập

Đơn giá bình quân sau mỗi lần nhập, xuất = -

Số lượng thực tế sau khi cộng sổ nhập

* Phương pháp nhập trước - xuất trước (FIFO):

Theo phương pháp này trước hết ta phải xác định đơn giá thực tế củatừng lần nhập sau đó căn cứ vào số lượng xuất tính ra giá trị thực tế xuất khotheo nguyên tắc Tính theo nguyên tắc đơn giá nhập trước đối với số lượngnhập kho thuộc lần nhập theo trước, số còn lại được tính theo đơn giá thực tếcác lần nhập sau Giá thực tế vật liệu tồn cuối kỳ chính là giá thực tế của vậtliệu nhập kho của các lần mua vào sau này

* Phương pháp nhập sau - xuất trước (LIFO):

Theo phương pháp này ta phải xác định đơn giá thực tế nhập kho từnglần nhập, nhưng khi xuất kho sẽ căn cứ vào số lượng xuất và đơn giá thực tếlần nhập kho cuối hiện có trong kho sau đó mới lần lượt tính đơn giá lần nhậptrước để tính giá thực tế vật liệu xuất kho.

* Phương pháp tính theo giá thực tế đích danh:

Phương pháp này thường áp dụng đối với những loại vật liệu có giá trị cao,các loại vật tư đặc chủng Giá thực tế vật liệu xuất kho được căn cứ vào giáthực tế vật liệu nhập kho theo từng lô, từng lần nhập và số lượng xuất theotừng lần

* Phương pháp hệ số:

Đối với các doanh nghiệp có chủng loại vật tư lớn, giá cả biến động nhiều,việc nhập xuất diễn ra thường xuyên hàng ngày thì công việc hạch toán theogiá thực tế trở nên phức tạp, tốn nhiều công sức Cho nên để giảm bớt khốilượng ghi chép đồng thời đảm bảo tính kịp thời cho công tác quản lý, hạchtoán thì người ta còn sử dụng giá hạch toán để theo dõi tình hình nhập xuấtvật tư

Giá hạch toán là giá qui đinh thống nhất trong toàn doanh nghiệp và sửdụng ổn định trong thời gian dài Cuối kỳ hạch toán vật tư phải điều chỉnh vềgiá thực tế bằng phương pháp hệ số

Hệ số giá = 

Giá hạch toán vật liệu tồn đầu kỳ + giá hạch toán vật liệu nhập trong kỳ

Sau đó xác định giá thực tế vật tư xuất kho trong kỳ như sau:

Giá thực tế Giá hạch toán vật liệu Hệ số

 =   

Vật liệu xuất kho Xuất kho trong kỳ Giá

Việc tính giá thực tế của vật liệu xuất kho trong kỳ được thực hiện trên bản kê tính giá thực tế vật liệu tuỳ theo yêu cầu và trình độ quản lý từng doanh nghiệp mà hệ số giá có thể tính chi tiết cho từng loại từng nhóm hoặc từng thứ vật liệu.

III Nội dung công tác tổ chức kế toán nguyên vật liệu:

1) Kế toán chi tiết vật liệu:

Chứng từ kế toán vật liệu: trong doanh nghiệp sản xuất để đáp ứng nhu cầu quản trị doanh nghiệp, kế toán chi tiết vật liệu phải được theo kho từng loại, từng vật liệu và phải được tiến hành đồng thời ở kho và phòng kế toán trên cùng cơ sở chứng từ theo chế độ chứng từ kế toán quy định các chứng từ về vật liệu bao gồm:

- Phiếu nhập kho ( Mẫu 01-VT)

- Phiếu xuất kho ( Mẫu 02-VT)

Phiếu xuất kho chuyên vận chuyển nội bộ ( Mẫu 03-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư sản phẩm ( Mẫu 08-VT)

- Hoá đơn kiểm phiếu xuất kho ( Mẫu 02-BH)

- Hoá đơn cước vận chuyển (Mẫu 03-BH)

Ngoài ra các doanh nghiệp còn có thể sử dụng các chứng từ kế toán đượchướng dẫn như sau:

- Phiếu nhập kho theo hạn mức (Mẫu 04-VT)

- Biên bản kiểm kê vật tư (Mẫu 05-VT)

- Phiếu bảo vật tư còn tồn cuối kỳ (Mẫu 07-VT)

Phương pháp hạch toán chi tiết vật liệu:

Hạch toán chi tiết vật liệu là công việc hạch toán kết hợp giữa kho vàphòng kế toán nhằm mục đích theo dõi chặt chẽ tình hình nhập,xuất tồn kho

từng thứ, từng loại vật tư số lượng, chất lượng, thể loại và giá trị- ngày nay ởcác doanh nghiệp sản xuất việc hạch toán chi tiết vật liệu giữa kho và phòng

kế toán được tiến hành theo một trong 3 phương pháp sau :

Phương pháp thẻ song song

Phương pháp sổ đối chiếu luân chuyển.

Phương pháp sổ số dư.

Cụ thể của 3 phương pháp này như sau:

* Phương pháp thẻ song song (sơ đồ 1)

Nguyên tắc hạch toán:

Ở kho ghi chép về mặt số lượng, phòng kế toán ghi chép cả mặt số lượng

và giá trị từng thứ vật liệu

trình tự ghi chép tại kho:

Hàng ngày thủ kho căn cứ vào chứng từ nhập xuất nguyên vật liệu, vật liệughi số lượng nguyên vật liệu thực nhập, thực xuất vào thẻ kho Thẻ kho phảithường xuyên đối chiếu số tồn trên thẻ kho với số tồn nguyên liệu thực tế còn

ở kho Hàng ngày định kỳ 3-5 ngày một lần sau khi ghi thẻ kho, thủ kho phảichuyển toàn bộ chứng từ nhập xuất kho về phòng kế toán

Trình tự ghi chép ở phòng kế toán :

Phòng kế toán mở thẻ kho hoặc sổ kế toán chi tiết nguyên vật liệu chotừng danh điểm cho phù hợp với thẻ kho của từng kho để theo dõi về mặt sốlượng và giá trị- Hàng ngày định 3-5 ngày một lần khi nhận được các chứng

từ xuất nhập kho của thủ kho chuyển đến, kế toán nguyên vật liệu phải kiểmtra từng chứng từ ghi đơn giá và tính giá thành tiền sau đó ghi vào sổ chi tiếtnguyên vật liệu có liên quan Cuối tháng kế toán cộng thẻ tính ra tổng sốnhập, tổng số xuất và tồn của từng thứ nguyên vật liệu rồi đối chiếu với thẻkho của thủ kho lập báo cáo tổng hợp nhập, xuất tồn kho về giá trị để đốichiếu với bộ phận kế toán tổng hợp nguyên vật liệu

Ưu nhược điểm: