Lí luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp

Lí luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.I.KháI niệm, nhiệm vụ,nội dung của công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động

Lí luận chung về kế toán bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh trong doanh nghiệp.

I.KháI niệm, nhiệm vụ,nội dung của công tác kế toán bán hàng và xác định

kết quả hoạt động kinh doanh

1.KháI niệm bán hàng:

Nếu xét trên phương diện thực hiện giá trị thì bán hàng được hiểu là quá trình chuyển hoá từ hàng thành tiền,đồng thời quyền sở hữu về hàng hoá đã được thay đổi Nếu xét theo góc độ hoạt động thì bán hàng là việc gặp gỡ giữa một bên

là người bán với những sản phẩm hàng hoá và một bên là người mua với nhu cầu

có khả năng thanh toán,từ đó tìm kiếm thoả thuận giữa người mua và người bán

Việc bán hàng là khâu cuối cùng của lưu thông hàng hoá, là cầu nối trung gian giữa một bên là sản xuất, phân phối và một bên là tiêu dùng Đối với doanh nghiệp thương mại đây là khâu cuối cùng trong hoạt động kinh doanh quyết định tới việc hình thành hay không hình thành các mục tiêu đã đề ra nhất là mục tiêu lợi nhuận

2 Nhiệm vụ của công tác kế toán bán hàng

Kế toán là một công cụ sắc bén được sử dụng để quản lý doanh nghiệp với các chức năng thu thập, xử lí và cung cấp các thông tin góp phần giảI quyết những vấn đề phát sinh trong doanh nghiệp Tuỳ theo yêu cầu quản lí mà kế toán có thể lập các báo cáo bán hàng, báo cáo kết quả kinh doanh phục vụ cho công tác quản lí

Để đáp ứng yêu cầu quản lí kế toán tiêu thụ hàng hoá phảI thực hiện tốt các nhiệm vụ sau:

 PhảI tổ chức theo dõi phản ánh chính xác, đầy đủ kịp thời và giám sát chặt chẽ về tình hình hiện có và sự biến động của từng loạI hàng hoá trên cả hai mặt: Hiện vật và giá trị ( số lượng và kết cấu chủng loạI) ghi chép doanh thu bán hàng theo từng nhóm mặt hàng, theo từng đơn vị trực thuộc(cửa hàng, quầy hàng ).

 Tính toán giá mua thực tế của hàng hoá đã tiêu thụ nhằm xác định kết quả hoạt động kinh doanh

 Kiểm tra tình thu tiền bán hàng và quản lý tiền bán hàng Với hàng hoá bán chịu cần phảI mở sổ sách ghi chép theo từng khách hàng , lô hàng, số tiền khách nợ ,thời hạn và tình hình trả nợ

 PhảI theo dõi phản ánh và giám sát chặt chẽ qúa trình tiêu thụ, ghi chép kịp thời đầy đủ các khoản chi phí bán hàng thu nhập bán hàng và xác định kết quả hoạt động kinh doanh

 Lập báo cáo kết quả kinh doanh đúng chế độ, cung cấp kịp thời các thông tin kinh tế cần thiết về tình hình bán hàng cho các bộ phận có liên quan, đIều hành hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp định kì tiến hành phân tích kinh

tế đối với các hoạt động tiêu thụ

3.1.Tổ chức công tác hạch toán ban đầu.

Muốn hoàn thiện kế toán thì khâu đầu tiên phảI hoàn thiện việc tổ chức hạch toán ban đầu có ý nghĩa là hòan thiện tổ chức hệ thống chứng từ kế toán Chứng từ kế toán có ý nghĩa rất lớn trong công tác lãnh đạo kinh tế cũng như trong công tác kiểm tra, phân tích hoạt động kinh doanh và bảo vệ tàI sản của

doanh nghiệp Chứng từ là phương tiện đầu tiên cung cấp các thông tin về quá

trình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp cho kế toán nghiệp vụ tiêu thụ phảI

có đầy đủ các yếu tố sau:

- Tên gọi của chứng từ: Hoá đơn GTGT , phiếu xuất kho , phiếu thu giấy nộp tiền

- Ngày tháng nhập chứng từ

- Số hiệu của chứng từ

- Tên gọi địa chỉ của đơn vị lập chứng từ ( Đơn vị tiêu thụ )

-Tên gọi địa chỉ của đơn vị nhận chứng từ ( khách hàng )

- Nội dung của các nghiệp vụ phát sinh : Thực hiện tiêu thụ hàng hoá theo hình thức nào , thanh toán ra sao

- Các chỉ tiêu về lượng, giá trị :Trên chứng từ cung cấp các số liệu tổng hợp chi tiết cho từng loạI hàng, khách hàng về số lượng , giá trị

- Chữ kí của người lập chứng từ và những người chịu trách nhiệm về tính chính xác của nghiệp vụ Trong nghiệp vụ tiêu thụ các chứng từ còn cung cấp các thông tin kế toán về thuế suất và số thuế phảI nộp

Chứng từ ban đầu được lập trực tiếp ngay khi nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay vừa hoàn thành NgoàI ra còn có các chứng từ tổng hợp là chứng từ dùng để tập hợp số liệu của các hghiệp vụ kinh tế cùng loạI nhằm giảm nhẹ công tác kế toán và đơn giản trong ghi sổ như bảng kê phân loạI chứng từ gốc Chứng từ tổng hợp chỉ có giá trị pháp lí khi có chứng từ ban đầu kèm theo Để cung cấp các thông tin cho kế toán đòi hỏi việc thực hiện nghiệp vụ kinh tế phát sinh với thời điểm lập chứng từ phải chính xác , kịp thời và phản ánh đầy đủ nội dung của nghiệp vụ kinh

tế phát sinh đó, ví dụ như việc xác định đúng đắn phạm vi, thời điểm hàng hoá tiêu thụ

Hoàn thiện hạch toán ban đầu có ý nghĩa các chứng từ kế toán phải được lập đầy đủ số liên theo qui định, việc ghi chép chứng từ phải rõ ràng, trung thực, đầy

đủ các yếu tố, gạch bỏ phần để trống Không được tẩy xoá sửa chữa trên chứng từ

Yêu cầu việc quản lí chứng từ hết sức chặt chẽ, không được kí tên trên chứng từ trắng, mẫu in sẵn

Chứng từ kế toán là những chứng minh bằng giấy tờ về nghiệp vụ kinh tế phát sinh hay đã hoàn thành Theo qui định thì hệ thống chứng từ kế toán bao gồm hai loại:

 Hệ thống chứng từ kế toán bắt buộc : Nội dung phản ánh các quan hệ kinh

tế, hoặc có yêu cầu quản lí chặt chẽ mang tính chất phổ biến rộng rãi Đối với chứng từ này, nhà nước tiêu chuẩn hoá về qui cách biểu mẫu, chỉ tiêu phản ánh, phương pháp và được áp dụng thống nhất cho các doanh nghiệp, các thành phần kinh tế

 Hệ thống chứng từ kế toán hướng dẫn chủ yếu sử dụng trong nội bộ đơn vị

Các thông tin kinh tế trên chứng từ sử dụng đều phảI tập trung vào bộ phận

kế toán của đơn vị để kiểm tra và xác minh là đúng thí mới được dùng để ghi sổ kế toán Mọi số liệu ghi chép vào sổ sách kế toán đếu phảI có cơ sở đảm bảo tính pháp lí được mọi người thừa nhận Do đó mọi nghiệp vụ kinh tể pháp sinh trong hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp đều phảI lập chứng từ theo đúng qui định trong chế độ kế toán

Để kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá ,kế toán sử dụng các loạI chứng từ: chứng từ bên trong và chứng từ bên ngoài

 Hoá đơn giá trị gia tăng

 Phiếu xuât kho

 Phiếu nhập kho hành đổi về

 Bảng thanh toán tiền đạI lí

 Chứng từ thu tiền :phiếu thu ,báo có ,giấy nộp tiền

 Thẻ quầy hàng

Để hoàn thiện tổ chức hạch toán ban đầu,đồng thời với việc phản ánh đầy đủ kịp thời, chính xác nội dung các nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào chứng từ cần phảI

tổ chức luân chuyển chứng từ và lưu giữ chứng từ

Luân chuyển chứng từ là giao chuyển chứng từ lần lượt tới các bộ phận có liên quan để những bộ phận này nắm được tình hình ,lấy số liệu ghi sổ kế toán Tuỳ theo từng loạI chứng từ mà có trình tự luân chuyển phù hợp với nguyên tắc nhanh chóng, kịp thời không gây trở ngạI cho công tác kế toán.Để việc luân chuyển

chứng từ và ghi sổ kế toán được hợp lí,cần xây dựng kế hoạch luân chuyển chứng

từ biểu diễn dưới dạng sơ đồ cho từng loạI chứng từ trong đó qui định đường đI của chứng từ,thời gian cho mỗi bước luân chưyển và nhiệm vụ của nhân viên quản

lí chứng từ

Chứng từ hạch toán ban đầu là tàI liệu gốc, có giá trị pháp lí nên sau khi dùng làm căn cứ ghi sổ chứng từ kế toán phảI được bảo quản và lưu trữ chứng từ

để thuận tiện cho việc kiểm tra đối chiếu khi cần

Chứng từ là một khâu quan trọng trong quá trình kế toán ,chất lượng của công tác kế toán phụ thuộc trước hết vào chứng từ kế toán Vì vậy việc hoàn thiện

tổ chức kế toán ban đầu là công việc cần hết sức coi trọng để đảm bảo tính hợp pháp ,chính xác đầy đủ các thông tin kế toán nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá được cung cấp

3.2.Trình tự kế toán các nghiệp vụ chủ yếu

Sau khi hoàn thành công việc lập và ghi chép nội dung kinh tế phát sinh vào chứng từ , kế toán căn cứ vào chứng từ để vào sổ sách Kế toán sử dụng các tài khoản trong hệ thống các tài khoản phù hợp với nội dung của từng nghiệp vụ kinh

tế đó Căn cứ hay dựa vào các tài khoản kế toán kế toán sử dụng ta có thể đọc được nội dung của nghiệp vụ kinh tế phát sin h

Việc vận dụng linh hoạt và thống nhất các tài khoản phù hợp với nội dung kinh tế phát sinh cũng là một khâu quan trọng trong việc hoàn thiện kế toán

Đối với kế toán bán hàng , tài khoản sử dụng phải phản ánh được các thông tin chủ yếu về:Doanh thu, giá vốn , công nợ , bao gồm cả thông tin tổng hợp lẫn thông tin chi tiết Với các thông tin tổng hợp kế tóan mở các tài khoản cấpI, còn các thông tin chi tiết kế toán mở các tài khoản cấp II, cấp III để theo dõi và quản lí

cụ thể theo yêu cầu và đặc điểm của nghiệp vụ tiêu thụ hàng hoá

*Tài khoản 511 "Doanh thu bán hàng"

Doanh thu bán hàng thuần có thể thấp hơn doanh thu thực tế của doanh nghiệp có các nguyên nhân phát sinh trong quá trình tiêu thụ : Giảm giá ,bớt giá , hàng bán bị trả lại

TK511 chỉ phản ánh doanh thu của số hàng đã xác định là tiêu thụ

 Kết cấu

 Bên nợ :

Phản ánh trị giá hàng bán bị trả lại , các khoản giảm giá, bớt giá hàng bán Phản ánh số thuế phải nộp tính theo doanh thu bán hàng thực tế ( thuế tiêu thụ đặc biệt , thuế xuất khẩu )

Kết chuyển doanh thu thuần vào tài khoản xác định kết qủa kinh doanh

 Bên có :

Doanh thu bán hàng hoá , sản phẩm , lao vụ , dịch vụ của doanh nghiệp thực

tế trong kì

 TK511 không có số dư cuối kì

 Các tài khoản cấp II

TK 5111- doanh thu bán hàng hoá được áp dụng trong các doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá

TK 5112- Doanh thu bán các thành phẩm ( đối với đơn vị sản xuất )

TK 5113- Doanh thu cung cấp dịch vụ (nghành kinh doanh dịch vụ )

TK 5114- Doanh thu trợ cấp , trợ giá

 Bên nợ :Khoản chiết khấu bán hàng phát sinh trong kì

 Bên có: Kết chuyển vào chí phí hoạt động tài chính

 Bên nợ : Trị giá hàng đã bán bị bên mua từ chối trả lại

 Bên có:Cuối kì kết chuyển trị giá hàng đã bán bị trả lại để xác định doanh thu bán hàng thuần

*TK 532 "Giảm giá hàng bán'

 Nội dung :

Sử dụng trong trường hợp giảm giá cho người mua khi hàng hoá kém phẩm chất hoặc sai hợp đồng bên mua đề nghị giảm giá được doanh nghiệp chấp thuận hoặc do bên mua mua hàng hoá số lượng và giá trị lớn được doanh nghiệp bớt giá.

 Kết cấu :

 Bên nợ:Số tiên giảm giá , bớt giá cho người mua phát sinh trong kì

 Bên có:Cuối kì kết chuyển số tiền giảm giá , bớt giá để giảm trừ doanh thu bán hàng

 TK 521, TK531,TK532 cuối kì không có số dư

 Bên nợ :Trị giá vốn của hàng hoá đã cung cấp

 Bên có :Kết chuyển trị giá vốn của hàng hoá vào bên nợ của Tk 911 "Xác định kết quả kinh doanh"

 Cuối kì TK 632 không có số dư

*Tk 131 "Phải thu của khách hàng"

 Bên có: Số tiền người mua đã trả.Số tiền người mua ứng trước

Đối với TK131 cuối kì có cả số dư bên nợ, bên có do đó phải căn cứ vào sổ kế toán chi tiết để phản ánh số dư cuối kì bên nợ và bên có

 Bên nợ : Trị gía hàng hoá,hàng gửi bán cho bên mua, gửi đại lí.

 Bên có : Trị gía hàng hoá, hàng gửi đi bán bị trả lại

Kết chuyển trị giá hàng hoá,hàng gửi đi bán đã xác định tiêu thụ

Số dư cuối kì(bên nợ):Trị giá hàng hoá,hàng gửi đi bán chưa xác định tiêu thụ., hàng bị bên mua từ chối nhập kho đang dược giữ một TK này phản ánh theo giá mua của hàng hoá

*TK 3331-"Thuế VAT phải nộp "

Nội dung :

Phản ánh số thuế GTGT đầu ra phải nộp

 Kết cấu:

 Bên nợ : Số thuế GTGT được khấu trừ (nếu có ) Nộp thuế GTGT

 Bên có : ThuếGTGTđầu ra phải nộp

Ngoài ra kế toán còn sử dụng các tài khoản liên quan đến nghịêp vụ tiêu thụ hàng hoá

TK811-Chi phí đầu tư tài chính

TK512-Doanh thu bán hàng nội bộ

3.3.Kế toán chi tiết hàng hoá:

Kế toán chi tiết hàng hoá là việc ghi chép theo dõi từng danh đIểm hàng hoá

cả về hiện vật và giá trị trên cơ sở vận dụng các phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá Việc kế toán chi tiết hàng hoá được thực hiện đồng thời ở kho và phòng kế toán

 Ở kho : Thủ kho dùng thẻ kho ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho hàng hoá theo chỉ tiêu số lượng Thẻ kho là loạI sổ được mở chi tiết theo từng loạI hàng hoá do phòng kế toán lập và gửi cho thủ kho Cách ghi chép được tiến hành như sau:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ nhập xuất hàng thủ kho tiến hành ghi chép

số thực nhập , xuất vào thẻ Sau mỗi nghiệp vụ( hoặc định kì ) thủ kho phảI tính số tồn kho hàng hoá trên thẻ kho.Riêng đối với phương pháp sổ số dư ngoàI việc ghi chép thẻ kho cuối tháng thủ kho phảI ghi số tồn kho được tính trên thẻ kho về số lượng vào sổ số dư

 Ở phòng kế toán: Tuỳ theo phương pháp kế toán chi tiết hàng hoá doanh nghiệp áp dụng mà công việc ghi chép theo dõi tình hình biến động của hàng hoá trên các sổ kế toán có sự khác nhau và tiến hành theo một trong số những phương pháp sau:

 Phương pháp thẻ song song ; Kế toán sử dụng thẻ hay sổ chi tiết hàng hoá tương ứng với thẻ kho mở ở kho để ghi chép tình hình nhập xuất tồn kho của hàng hoá theo cả hai chỉ tiêu giá trị và chất lượng, cơ sở ghi sổ là chứng từ nhập xuất do thủ kho gửi lên, sau khi đã tiến hành kiểm tra đầy đủ Cuối tháng kế toán tiến hành tổng hợp số liệu, đối chiếu với thẻ kho Ngoài ra để có số liệu đối chiếu với kế toán tổng hợp , kế toán phải tiến hành tổng hợp số liệu trên các sổ chi tiết hàng hoá vào “Bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn kho hàng hoá “ theo từng loại



(2) Bảng kê tổng hợp (2)

định kì gửi lên Cuối tháng tiến hành kiểm tra đối chiếu số liệu giữa sổ đối luân chuyển với thủ kho và số liệu kế toán tổng hợp.

căn cứ vào số tồn kho về số lượng do thủ kho đã ghi ở sổ số dư và đơn giá hạch toán để tính số tồn kho của từng loại hàng hoá theo chỉ tiêu giá trị vào cột số tiền ở

sổ số dư và đối chiếu số liệu này với số tồn kho trên bảng kê tổng hợp nhập xuất tồn và số liệu kế toán tổng hợp

Bảng kê tổng hợp nhập - xuất - tồn

Việc lựa chọn phương pháp nào sao cho phù hợp tuỳ thuộc vào điều kiện cụ thể của mỗi doanh nghiệp ( nhưng phải đảm bảo tính nhất quán , liên tục ít là trong một niên độ kế toán)

4 Quá trình bán hàng :

Thoả mãn nhu cầu tiêu dùng xã hội là mục đích mà mọi doanh nghiệp đều vươn tới , do đó thành phẩm hàng hoá của doanh nghiệp phải được đưa đến tay người tiêu dùng thông qua quá trình bán hàng Bán hàng là khâu cuối cùng trong chu trình tái sản xuất của doanh nghiệp , bán hàng có thể thoả mãn nhu cầu của các doanh nghiệp khác hoặc của cá nhân trong và ngoài doanh nghiệp

Bán hàng là việc chuyển sở hữu về hàng hoá thành phẩm , dịch vụ cho

khách hàng và doanh nghiệp thu được tiền hoặc có quyền thu tiền Bán hàng chính

là quá trình các doanh nghiệp thực hiện chuyển hoá vốn sản xuất kinh doanh của mình từ hình thái vốn thành phảm hàng hoá sang vốn bằng tiền và hình thành kết quả Thông qua quá trình bán hàng nhu cầu của người tiêu dùng về một giá trị sử dụng nào đượo thoả mãn và giá trị của hàng hoá được thực hiện

Xét về góc độ kinh tế bán hàng chính là quá trình chuyển giao hàng hoá của doanh nghiệp sang cho người mua và nhận được tiền thanh toán Theo nghĩa đó quá trình bán hàng nếu thanh toán qua ngân hàng và mua bán theo hợp đồng thì có thể tạm chia làm hai giai đoạn:Giai đoạn xuất giao sản phẩm và giai đoạn nhận tiền thanh toán từ khách hàng ở giai đoạn xuất giao hàng hoá cho khách hàng, giai đoạn này doanh nghiệp căn cứ vào đơn đặt hàng, hợp đồng tiêu thụ đã kí kết để giao hàng cho khách hàng, giai đoạn này phản ánh một mặt quá trình vận động của hàng hoá Tuy nhiên , nó chưa đảm bảo phản ánh được kết quả của việc tiêu thụ , chưa có cơ sở để đảm bảo cho quá trình bán hàng đã hoàn tất bởi vì hàng hoá gửi

đi đó chưa được khẳng định là sẽ thu được tiền