Slide bài giảng Kỹ năng đàm phán và soạn thảo hợp đồng thương mại

 Là quá trình đòi hỏi sự tham gia một cách tự nguyện của các bên liên quan  Lấy lợi ích kinh tế đạt được là mục đích cơ bản  Không phải là thoả mãn lợi ích một cách không hạn chế mà

TRƯỜNG ĐẠI HỌC NGOẠI NGỮ - TIN HỌC TPHCM

Cố vấn Cao cấp Hệ thống Luật Thịnh Trí

Những nội dung cơ bản

 Khái niệm và bản chất của ĐP

 Sơn vừa vượt qua 3 đối thủ cạnh tranh để dành được hợp đồng thiết kế

nội thất cho một nhà máy Theo yêu cầu của khách hàng, Sơn phải sửa lại một số chi tiết trong bản thiết kế Sơn đề nghị khách hàng cho thương lượng lại thời hạn bàn giao công trình

 Hãng taxi G muốn được độc quyền đón khách cho toà nhà SYS Giám

đốc điều hành của SYS yêu cầu một mức lệ phí khá cao Lâm, giám đốc kinh doanh của G muốn gặp giám đốc điều hành của SYS để thương lượng

 Một lô giày xuất khẩu của cty Tân Lạc bị khách hàng trả lại vì không

đảm bảo chất lượng Ngân, trưởng phòng thu mua của cty này yêu cầu nhà cung cấp chịu trách nhiệm vì họ cung cấp nguyên liệu không đảm bảo chất lượng

Các ví dụ về ĐP

Đàm phán là quá trình hai hoặc nhiều

bên có những lợi ích chung và lợi ích xung đột cùng nhau bàn bạc thoả

thuận những vấn đề liên quan đến lợi

ích của các bên

1 Khái niệm đàm phán

 Là quá trình đòi hỏi sự tham gia một cách tự nguyện

của các bên liên quan

 Lấy lợi ích kinh tế đạt được là mục đích cơ bản

 Không phải là thoả mãn lợi ích một cách không hạn

chế mà có giới hạn lợi ích nhất định

 Giá cả/Giá trị là hạt nhân của ĐP

 Chứa đựng các xung đột về lợi ích (kinh tế)

 Không phải là sự lựa chọn đơn nhất giữa “hợp tác” và

“xung đột” mà là mâu thuẫn một cách thống nhất giữa “hợp tác” và “xung đột”

Bản chất của ĐP

 ĐP thành công có tác động to lớn đến hoạt động kinh doanh của DN:

 Mang lại nhiều doanh thu, lợi nhuận hơn

 Giảm các chi phí kinh doanh

 Mở ra các cơ hội mới cho DN

 Giúp DN xây dựng, duy trì và củng cố các mối quan

hệ hợp tác lâu dài

 ĐP sai lầm, thất bại: DN chịu thiệt thòi, mất mát, thậm chí phá sản

Lợi ích của ĐP

Cty Hà Nguyên (HN) là nhà cung cấp bao bì nhựa cho cty Ánh Dương (AD) từ 2 năm nay Ánh Dương hài lòng về chất lượng SP cũng như

DV của HN, họ dự định sẽ mua bao bì của HN cho loại SP mới của mình và như vậy lượng hàng mà AD mua của HN sẽ tăng gấp đôi AD

đề nghị HN xem xét lại hợp đồng cung cấp: AD sẽ mua khối lượng hàng lớn gấp đôi, đổi lại HN giảm 2% giá bán và tăng thời hạn thanh toán chậm từ 10 ngày lên 20 ngày

Trong quá trình ĐP, HN nhất định không thay đổi các điều kiện của hợp đồng cung cấp Lý do HN đưa ra là trong năm nay, mặc dù giá nguyên liệu đã tăng hơn 10% nhưng HN vẫn giữ nguyên giá cung cấp cho

AD Ngoài ra, yêu cầu tăng thời hạn thanh toán là không hợp lý vì khi tăng lượng hàng lên gấp đôi thì hạn mức tín dụng mà HN cung cấp cho AD cũng tăng lên gấp đôi

AD bảo vệ quan điểm của mình bằng cách chứng minh nhiều nhà cung cấp sẵn sàng đáp ứng các yêu cầu của họ

ĐÀM PHÁN TRÊN LẬP TRƯỜNG VÀ

ĐÀM PHÁN TRÊN LỢI ÍCH

Ví dụ

 Hai bên ĐP với lập trường đối lập, mỗi bên đều nỗ lực bảo vệ lập trường của mình và tấn công lập trường của đối tác

 Chỉ tập trung vào các mâu thuẫn trực tiếp mà không tìm hiểu nguyên nhân phía sau mâu thuẫn: nhu cầu thực sự  không tìm ra được cách giải quyết có thể đáp ứng được yêu cầu của các bên mà dễ dẫn đến bế tắc trong ĐP

 Cuộc ĐP mang tính cạnh tranh, ảnh hưởng xấu đến mối quan

 Hai bên tập trung vào những nhu cầu thật sự (lợi ích

cốt lõi) để tìm ra những giải pháp giải quyết những mâu thuẫn về lập trường

 Đem lại kết quả tốt hơn cho các bên tham gia ĐP

 Là cơ sở của đàm phán cùng thắng

 Khó thực hiện hơn so với ĐP dựa trên lập trường vì:

 Đòi hỏi người ĐP phải tìm hiểu nhu cầu thực sự nằm phía sau lập trường của đối tác

 Phải có được sự hợp tác và tin tưởng của đối tác

 Phải tìm ra được những giải pháp sáng tạo cho cả hai bên

Đàm phán dựa trên lợi ích

 Tại sao AD muốn giảm giá và kéo dài thời hạn thanh toán?

Vì AD đang phải đương đầu với cạnh tranh nên cố gắng không tăng giá trong khi một số nguyên liệu đã bị tăng giá  cty muốn cắt giảm giá thành và chiếm dụng tín dụng từ các nhà cung cấp

 Tại sao HN lại không muốn giảm giá và kéo dài thời hạn thanh toán cho AD?

Vì HN đã cố gắng duy trì mức giá cũ cho AD trong khi giá hạt nhựa nhập khẩu tăng do ảnh hưởng của tỷ giá hối đoái Do dự đoán giá hạt nhựa còn biến động nên HN đã mua dự trữ hạt nhựa với khối lượng lớn, vì vậy vốn quay vòng bị thu hẹp

 Giải pháp có thể thoả mãn lợi ích của cả 2 bên:

 HN giúp AD cắt giảm giá thành thông qua việc giảm lượng sản phẩm hỏng

do lỗi của bao bì

 HN giúp AD ổn định giá thành thông qua việc ký kết hợp đồng dài hạn với mức giá cố định

 HN giúp AD cạnh tranh tốt hơn bằng cách cung cấp bao bì với chất lượng vượt trội

Ví dụ: Cty Hà Nguyên và Ánh Dương

1 Việc tham gia/không tham gia ĐP là tự nguyện

2 ĐP xảy ra khi các bên ĐP nhận thức rằng sự việc chỉ được quyết định khi có sự thỏa thuận chung, nếu đơn phương ra quyết định thì không cần ĐP

3 Thời gian là yếu tố vô cùng quan trọng trong ĐP

4 Phẩm chất, năng lực, kỹ năng, thái độ và tình cảm của những người ngồi ĐP có ảnh hưởng quyết định đến tiến trình ĐP

5 Cùng có lợi là nguyên tắc cốt lõi của ĐP

Các nguyên tắc của ĐP

6 Đánh giá một cuộc ĐP thành công hay thất bại cần sử dụng các tiêu chuẩn tổng hợp sau:

-Tiêu chuẩn thực hiện mục tiêu :So sánh kết quả cuối

cùng của đàm phán với mục tiêu ban đầu

-Tiêu chuẩn tối ưu hóa giá thành- chi phí thấp nhất

(chi phí cơ bản:sự nhượng bộ để ký được hợp đồng;chi phí trực tiếp cho đàm phán(nhân lực,vật lực tài lực…);chi phí cơ hội

-Tiêu chuẩn quan hệ giữa các bên

Các nguyên tắc của ĐP

7 Đàm phán là một khoa học đồng thời là một nghệ thuật

8 Đừng bao giờ đẩy đối tác vào bước đường cùng

Các nguyên tắc của ĐP

 Ngồi vào đàm phán với cái đầu đầy định kiến

 Không xác định được người có quyền quyết định từ phía đối tác

 Không xác định được thế mạnh của mình

 Xây dựng 1 phương án duy nhất

 Không kiểm soát được thời gian,vấn đề đp

Một số sai lầm thường mắc trong ĐP

 Không tận dụng cơ hội quyền ra yêu cầu trước

 Không tận dụng được ưu thế về thời gian, địa điểm đàm phán

 Vội bỏ cuộc khi đàm phán có vẻ bế tắc

 Không chọn được thời điểm hợp lý để kết thúc đàm phán

Một số sai lầm thường mắc trong ĐP

Quyền lực đàm phán

Bối cảnh

đàm phán

Thời gian Đàm phán Các yếu tố

của ĐPKD

2 Các yếu tố của ĐP

 Là toàn bộ môi trường và hoàn cảnh mà tại đó các

 Nguyên tắc: Giấu kín bối cảnh của mình, thăm dò bối cảnh của

 Là toàn bộ quá trình từ khi nảy sinh ý định đến khi kết thúc

đàm phán

 ĐP là một quá trình: có khởi điểm và kết điểm (“điểm chết”)

 Nguyên tắc: giấu kín “điểm chết”

 Cần:

-Kiên nhẫn, bình tĩnh, nhanh trí…

-Thăm dò thái độ và phản ứng của đối tác

Thời gian đàm phán

 Là sức mạnh mà chủ thể và các thành viên đoàn ĐP

có thể huy động và sử dụng trong quá trình ĐP

Quyền lực ĐP

Quyền lực hợp pháp

Quyền lực tiềm tàng

Quyền lực mạo hiểm

Quyền lực hứa hẹn

Quyền lực chuyên môn

Quyền lực đàm phán

Phong cách chấp nhận

Phong cách hợp tác

Các phong cách đàm phán

3 Các phong cách đàm phán

 Các bên tham gia ĐP mỗi bên đều nhất định giành phần thắng cho mình bằng cách tấn công lợi ích của đối tác, không chấp nhận nhượng bộ

 Áp dụng:

 Khi vấn đề cần được giải quyết nhanh chóng

 Khi biết chắc chắn mình đúng, mình có lý và không thể khác

 Các bên tham gia ĐP làm việc với nhau để cố tìm ra giải pháp liên kết và thoả mãn lợi ích của tất cả các bên liên quan

 Ưu điểm:

 Tạo dựng mối quan hệ lâu dài, bền vững

 Các vấn đề phức tạp, có chuyên môn sâu sẽ được bàn thảo kỹ càng và giải quyết có hiệu quả

 Là sự thỏa mãn các yêu cầu của đối tác

 Áp dụng:

 Khi gặp vấn đề đàm phán nhỏ,lợi nhuận không lớn, không căn bản

 Nếu không chấp nhận thì sự thiệt hại còn lớn hơn

 Khi chấp nhận vấn đề này thì buộc đối tác phải chấp nhận vấn đề khác mà lợi nhuận mang lại lớn hơn

 Khi không còn con đường nào khác

Phong cách chấp nhận

 Chấp nhận thoả mãn nhu cầu của đối tác đàm phán bằng cách hy sinh một phần lợi ích của bản thân

 Áp dụng:

 Khi xung đột đang tạo ra trở ngại không thể vượt qua được

và có nguy cơ làm hỏng cuộc đàm phán

 Khi yêu cầu của ta có phần không hợp lý

 Khi muốn giảm căng thẳng cho cuộc ĐP

 Khi muốn đạt được một thoả thuận tạm thời

 Khi không còn cách nào khác

Phong cách nhượng bộ thỏa hiệp

 Là phong cách không dứt khoát,không hợp tác và trốn tránh các vấn đề của cuộc đàm phán

Không thể sử dụng tất cả các phong cách trong mọi trường hợp

Nên bắt đầu bằng phong cách hợp tác Linh hoạt trong việc sử dụng các phong cách trong quá trình đàm phán để chuyển hoá nhu cầu của ta

và của đối tác thành các quyết định cuối cùng

Số lượng

hàng hoá

Nội dung ĐPKD

Các nội dung cơ bản của ĐPKD

 Tên thông thường của hàng hoá được ghi kèm với tên

thương mại và tên khoa học của nó

 Tên hàng được ghi kèm với địa danh sản xuất ra hàng hoá

 Tên hàng được ghi kèm với tên nhà sản xuất ra hàng hoá

đó

 Tên hàng được ghi kèm với quy cách chính hoặc tính năng

chủ yếu của hàng hoá đó

 Tên hàng được ghi kèm với công dụng của hàng hoá đó

 Tên hàng được ghi kèm với số hạng mục của danh mục

hàng hoá thống nhất đã được ban hành

chất lượng hàng hoá

Chất lượng theo mẫu

Chất lượng theo nhãn hiệu

theo tiêu chuẩn

Chất lượng thoả thuận Chất lượng hàng hoá

 Xác định đơn vị tính số lượng

 Phương pháp quy định số lượng:

Quy định cụ thể (dứt khoát)

•Bên bán cung cấp bao bì đồng thời với việc giao hàng cho bên mua

•Bên bán ứng trước bao bì để đóng gói hàng hoá, sau đó bên mua trả lại bao bì

•Bên mua chuyển bao bì cho bên bán đóng gói

và gửi hàng

Quy định về bao bì hàng hoá

Bao bì hàng hoá

Phương thức giao nhận

Thời hạn Địa điểm

Giao hàng

Giao hàng

Số kỳ Đồng tiền

Thời gian

Tỷ giá

Thanh toán Thanh toán

Đàm phán trực tiếp

qua điện thoại Các phương

thức ĐPKD

5 Các phương thức đàm phán

Trả lời

Đặt câu hỏi Nghe và

quan sát

Kỹ năng đàm phán

6 Các kỹ năng ĐP cơ bản

 Câu hỏi đóng

Kỹ năng Đặt câu hỏi

 Câu hỏi đóng là câu hỏi có dạng: Có hay không?

Đồng ý hay không đồng ý? Hoặc câu hỏi giúp có được thông tin cụ thể…

→ sử khi đàm phán chuẩn bị kết thúc

Câu hỏi mở : Cái gì? Như thế nào?Tại sao?

->Nên thường xuyên sử dụng,đặc biệt trong giai đoạn mở đầu đàm phán

Câu hỏi xác nhận: để hiểu chính xác ý của đối tác

Kỹ năng hỏi trong đàm phán

 Câu hỏi hùng biện: phục vụ khảo sát vấn đề sâu sát

hoặc pha loãng vấn đề

đàm phán theo hướng đã định

thận trước khi nêu ý kiến

Kỹ năng hỏi trong đàm phán

 Gây ấn tượng

 Chọn một trong nhiều vấn đề để trả lời

 Trả lời bằng cách hỏi lại

 Trả lời bằng cách viện dẫn ý kiến của người có uy tín

 Kéo dài thời gian để tìm câu trả lời thích hợp

 Trả lời mập mờ

 Hỏi một đằng trả lời một nẻo

 Nhún vai

Kỹ năng Trả lời

Kỹ năng lắng nghe

 Kỹ năng nghe trong đàm phán có chức năng:

-Thỏa mãn nhu cầu của đối tác

-Biết được bối cảnh,thời gian,quyền lợi và nhu cầu của đối tác

-Biết được đối tác đã thật sự hiểu mình chưa

-Có thể làm cho quan hệ các bên gắn bó hơn

 Các bệnh hay mắc khi nghe :

-Bệnh đãng trí

-Bệnh nghe không hiểu, nghe không rõ -Hay bị kích động, chi phối khi nghe -Phân tâm khi nghe

Kỹ năng lằng nghe

 Giao tiếp bằng mắt với người nói

và hành động

Kỹ năng Nghe và quan sát

 Thách giá phải cao và nhượng bộ từ từ

 Trả giá thấp và nhượng bộ cũng từ từ

 Đạt được thỏa thuận nhanh quá có hại cho cả hai bên

Kỹ năng thách giá,trả giá trong đàm phán

 Dễ trước, khó sau

 Nghệ thuật đi đường vòng

 Chọn cái đồng nhất để lại cái bất đồng

 Chia nhỏ mục tiêu

 Tạm thời đình chỉ

Kỹ năng khắc phục bế tắc trong đàm phán