THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNGVÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNGTẠI CÔNG TY TNHH SINH NAM

Trong đó: - Bán hàng thu tiền ngay: khi bán hàng cho khách khách hàng ở đây bao gồm khách hàng mua hàng hoá lẻ và những hợp đồng đặt hàng từ nước ngoài về giao ngay tại cảng hay cửa khẩu

THỰC TRẠNG KẾ TOÁN BÁN HÀNGVÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ BÁN HÀNGTẠI CÔNG TY TNHH SINH NAM

2.1 Đặc điểm hàng hoá tiêu thụ và các phương thức bán hàng của Công ty.

2.1.1 Đặc điểm hàng hoá tiêu thụ.

Công ty TNHH Sinh Nam được thành lập để thực hiện chức năng chủ yếu là kinh doanh trang thiết bị y tế và phòng thí nghiệm

Các mặt hàng của công ty 100% là hàng nhập từ các công ty nổi tiếng trên thế giới như: Hãng BIOTEK (Mỹ) với hệ thống máy đọc khay vi thể Elisa, hãng MERLIN VIROTECH (Đức) với hệ thống định danh vi khuẩn và kháng sinh đồ, hãng SIMPORT (Canada) với máy giải phẫu bệnh,… và rất nhiều các hãng nổi tiếng khác

Các mặt hàng kinh doanh của công ty được chia thành các nhóm hàng chủ yếu sau:

• Thiết bị chẩn đoán chỉnh hình Bao gồm:

+ Máy siêu âm (máy đen trắng, máy màu)

+ Máy X-quang (X-quang thường và X-quang tăng sáng truyền hình)

+ Máy nội soi (dạ dày, đại tràng)

+ Monitor theo dõi bệnh nhân

• Thiết bị sinh hoá, huyết học Bao gồm:

+ Máy xét nghiệm sinh hoá.

+ Máy xét nghiệm huyết học

+ Hệ thống máy đọc khay vi thể xét nghiệm miễn dịch Elisa

+ Máy ly tâm

+ Máy cấy máu

• Thiết bị khoa giải phẫu bệnh lý Bao gồm:

+ Máy cắt vi thể tích

+ Máy chuyển bệnh phẩm

+ Máy đúc bệnh phẩm

+ Máy nhuộm tế bào

• Thiết bị trong phòng thí nghiệm Bao gồm:

+ Máy định danh vi sinh vật

2.1.2 Các phương thức bán hàng của công ty.

Công ty TNHH Sinh Nam có hai hình thức bán hàng: bán hàng thu tiền ngay

và bán hàng trả trậm Trong đó:

- Bán hàng thu tiền ngay: khi bán hàng cho khách (khách hàng ở đây bao gồm khách hàng mua hàng hoá lẻ và những hợp đồng đặt hàng từ nước ngoài về giao ngay tại cảng hay cửa khẩu Việt Nam), kế toán căn cứ vào số tiền trên hoá đơn xuất bán cho khách hàng để lập phiếu thu tiền ngay

- Bán hàng trả chậm: là hình thức bán hàng của Công ty đối với những khách hàng (thường là các Bệnh viện, Trung tâm nghiên cứu) mua một lô sản phẩm có trị

giá lớn Đối với phương thức này, khi khách hàng muốn lấy hàng thì phải có đơn đặt hàng trình Giám đốc công ty duyệt cho trả chậm hay trả một phần tiền nhất định cho kỳ lấy hàng, số tiền còn lại khách hàng phải ký vào giấy cam kết sẽ trả hết tiền trong thời hạn quy định của công ty.

Ví dụ: Ngày 10 tháng 02 năm 2009, phòng kinh doanh của công ty thực hiện Hợp đồng kinh tế số 02105 đã ký với Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang ngày 03 tháng 02 năm 2009 về việc bán cho Bệnh viện Đa khoa tỉnh Bắc Giang 02 hệ thống máy đọc khay vi thể xét nghiệm miễn dịch Elisa (gọi tắt là hệ thống Elisa - xuất xứ của Mỹ) theo phương thức thanh toán 50% trả trước và 50% trả chậm

- Tổ chức chứng từ ban đầu:

Sau mỗi lần xuất hàng để bán, nhân viên phòng kinh doanh phải nộp hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT) cho hàng bán ra Hoá đơn bán hàng có giá trị như tờ lệnh xuất kho, đồng thời là cơ sở để kế toán ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ, cũng như việc xuất tồn kho trên thẻ kho

Vậy chứng từ ban đầu làm căn cứ ghi sổ kế toán doanh thu bán hàng là hoá đơn bán hàng (hoá đơn GTGT theo mẫu 03 GTKT-3LL)

Hạch toán quá trình bán hàng ban đầu được thực hiện như sau:

Phòng kinh doanh xuất hoá đơn GTGT cho khách hàng:

Bảng số 03 Trích mẫu HĐGTGT

HOÁ ĐƠN Mẫu số 01GTKT-3LL

Liên 2: Giao khách hàng Mã số: 0034893

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Sinh Nam

Địa chỉ: 65D - Tô Hiến Thành - Hà Nội

Số tài khoản:

Điện thoại: (043)9781676 Mã số thuế: 0100365357

Họ tên người mua hàng: Nguyễn Minh Sang

Tên đơn vị: Bệnh viện Đa khoa Bắc Giang

Địa chỉ: Số 16 - Lê Lợi - TP.Bắc Giang - Tỉnh Bắc Giang

Số tài khoản:

Hình thức thanh toán: Trả trước 50% và trả chậm 50%

STT Tên hàng hoá, dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Thuế suất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT:

47,606,400

Tổng cộng tiền thanh toán:

523,670,400

Số tiền bằng chữ: Năm trăm hai mươi ba triệu sáu trăm bảy mươi ngàn bốn trăm đồng chẵn Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị (ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

Sau đó, khách hàng cầm hoá đơn GTGT đến quầy thu tiền để nộp 50% số tiền

đã thoả thuận Tại quầy thu tiền, nhân viên kế toán lập phiếu thu tiền, thu đủ số tiền, ký vào phiếu thu và đưa cho khách hàng 2 liên để khách hàng đem đến kho hàng để nhận hàng

Bảng số 04 Trích dẫn phiếu thu

Đơn vị: Công ty TNHH Sinh Nam Mẫu số 01 - TT

Địa chỉ: 65D - Tô Hiến Thành - Hà Nội Quyển số: 02

Số CT: 32

Người nộp tiền: Bệnh viện Đa khoa Bắc Giang

Địa chỉ: Số 16 - Lê Lợi - TP.Bắc Giang

Lý do: Nộp tiền mua hàng

Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên, đóng dấu)

Tại kho hàng, thủ kho xem xét số liệu hợp lý trên phiếu thu tiền và lập phiếu xuất kho để xuất hàng cho khách

Bảng số 05 Trích dẫn phiếu xuất kho

Đơn vị: Công ty TNHH Sinh Nam

Mẫu số 02 – VT (Ban hành theo quyết định số

Địa chỉ: 65D - Tô Hiến Thành - Hà Nội 48/2006/QĐ-BTC

ngày 14/09/2006 của Bộ trưởng

Theo Hoá đơn số 0034893 ngày 10/02/2009

Xuất tại kho: 65D - Tô Hiến Thành - Hà Nội

Hệ thống máy đọc khay vi thể xét

nghiệm miễn dịch Elisa Hệ thống 2 173,265,672 346,531,344

Tổng cộng

346,531,34 4

Thủ trưởng đơn vị (ký, họ tên, đóng dấu)

Phụ trách cung tiêu (ký, họ tên, đóng dấu)

Sau khi lập phiếu thu tiền, nhân viên bán hàng (nhân viên thu tiền) vào sổ chi tiết bán hàng và tiến hành theo dõi khoản nợ của khách hàng trên sổ chi tiết công nợ

Bảng số 06.

DN Địa chỉ: 65D - Tô Hiến Thành - Hà Nội

SỔ CHI TIẾT BÁN HÀNG

Tên hàng: Hệ thống máy đọc khay vi thể xét nghiệm miễn dịch Elisa

Địa chỉ: 65D - Tô Hiến Thành - Hà Nội

SỔ CHI TIẾT THANH TOÁN VỚI NGƯỜI MUA

TK 131: Phải thu của khách hàng Tên khách hàng: Bệnh viện Đa khoa Bắc Giang

3 10/2 -Bán trả chậm cho

BV Đa khoa Bắc Giang 511

20 ngày 238,032,000

Kết cấu của tài khoản 632:

Bên Nợ ghi: Trị giá vốn của hàng hoá xuất bán

Bên Có ghi: Kết chuyển giá vốn của hàng hoá được xác định là tiêu thụ trong

kỳ vào bên Nợ TK 911 - xác định kết quả kinh doanh

Tiếp tục ví dụ trên, kế toán tính giá vốn cho hệ thống máy Elisa Kế toán sử dụng sổ chi tiết TK Giá vốn hàng bán để theo dõi

Bảng số 08.

Đơn vị: Công ty TNHH

Địa chỉ: 65D - Tô Hiến Thành - Hà Nội

SỔ CHI TIẾT GIÁ VỐN HÀNG BÁN

TK 632

Đối tượng: Hàng xuất bán

Đơn vị: Công ty TNHH Sinh Nam

Địa chỉ: 65D - Tô Hiến Thành - Hà Nội

PHIẾU GHI SỔ KIÊM LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC

Số TK 632 Tháng 02 năm 2009

STT Diễn giải

TK đối ứng

Số tiền

Ghi chú

Đơn vị: Công ty TNHH Sinh Nam

Địa chỉ: 65D - Tô Hiến Thành - Hà Nội

Sổ cái

TK 511 Tháng 02 năm 2009

2.2.2 Kế toán doanh thu bán hàng.

- Tài khoản kế toán sử dụng:

Để phản ánh theo dõi doanh thu bán hàng kế toán sử dụng:

• TK 5111: Doanh thu bán hàng hoá

Tài khoản 5111 có kết cấu như sau:

Bên Nợ ghi:

+ Cuối kỳ kết chuyển các khoản giảm doanh thu: giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại

+ Kết chuyến thuế nhập khẩu

+ Cuối kỳ kết chuyển doanh thu thuần vào bên Có TK 911 để xác định kết quả kinh doanh

Bên Có ghi:

+ Doanh thu bán hàng hoá, dịch vụ theo hoá đơn

Tài khoản này không có số dư cuối kỳ

• TK 5113: Doanh thu cung cấp dịch vụ

• TK 5118: Doanh thu khác

và tài khoản liên quan:

• TK 131: Phải thu của khách hàng

• TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

- Sổ kế toán sử dụng:

+ Thẻ kho hàng nhập khẩu

+ Sổ chi tiết bán hàng, sổ chi tiết TK 156

+ Sổ theo dõi thanh toán TK 131

+ Sổ cái tài khoản 511, 131, 3331

+ Ngoài ra còn sử dụng các bảng kê, chứng từ bán hàng, phiếu xuất kho, phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc

- Phương pháp kế toán doanh thu bán hàng:

Kế toán bán hàng căn cứ vào số tiền ghi trên hoá đơn để hạch toán doanh thu bán hàng và các khoản phải thu của khách hàng Kế toán doanh thu bán hàng ghi vào “Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc” theo bút toán:

Nợ TK 131: phải thu của khách hàng

Có TK 5111: doanh thu bán hàng

Có TK3331: thuế GTGT đầu ra

Khi nhận được phiếu thu tiền mặt hay giấy báo Có của Ngân hàng thông báo,

kế toán mới thực hiện bút toán ghi giảm khoản phải thu Đồng thời căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi sổ chi tiết bán hàng, thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu và lên bảng kê chứng từ hàng nhập khẩu

Trong ví dụ trên, kế toán theo dõi doanh thu bán hàng cho mặt hàng hệ thống máy Elisa và một số mặt hàng khác dựa vào sổ chi tiết doanh thu bán hàng

Bảng số 11.

Đơn vị: Công ty TNHH Sinh

Địa chỉ: 65D - Tô Hiến Thành - Hà Nội

SỔ CHI TIẾT DOANH THU BÁN HÀNG HOÁ

TK 5111 Tháng 2/2009

GS SH NT ĐƯ Nợ Có Nợ Có

-Số phát sinh trong kỳ 10/2 HĐ0034893 10/2 - Bán 2 hệ thống Elisa 1111 238,032,000

-Đến cuối tháng, kế toán tiến hành lấy số liệu vào Phiếu ghi sổ kiểm luân chuyển chứng từ gốc và sổ cái TK 511

Bảng số 12.

Đơn vị: Công ty TNHH Sinh Nam

Địa chỉ: 65D - Tô Hiến Thành - Hà Nội

PHIẾU GHI SỔ KIÊM LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC

Số TK 5111 Tháng 02 năm 2009

TK đối ứng

Số tiền

Ghi chú

(ký, họ tên) (ký, họ tên)

Bảng số 13.

Đơn vị: Công ty TNHH Sinh Nam

Địa chỉ: 65D - Tô Hiến Thành - Hà Nội

Sổ cái

TK 511Tháng 02 năm 2009

hi ch ú

2.2.3 Kế toán giảm trừ doanh thu.

Trong chính sách kinh doanh của công ty, các khoản giảm trừ doanh thu chỉ bao gồm khoản chiết khấu thương mại, hàng bán bị trả lại và giảm giá hàng bán

Ngày 26/02/2009, Bệnh viện lao và bệnh phổi TW đề nghị trả lại một máy đo

PH đã mua từ cuối tháng 12 năm 2008 nhưng do không sử dụng đến (thừa máy) và vẫn còn mới nguyên Đây là một khách hàng quen thuộc của công ty nên Giám đốc công ty chấp nhận yêu cầu nhận lại hàng và trả bằng tiền mặt

Ngày 24/02/2009, Công ty thực hiện chiết khấu thương mại bằng tiền mặt cho Khách hàng là Bệnh viện Huyết học và truyền máu TW số tiền 498.046 đồng theo

HĐ kinh tế đã ký vào cuối tháng 01/2009

Hai nghiệp vụ trên được theo dõi trên sổ chi tiết các khoản giảm trừ doanh thu như sau:

Bảng số 14.

Đơn vị: Công ty

Địa chỉ: 65D - Tô Hiến Thành - Hà Nội

SỔ CHI TIẾT CÁC KHOẢN GIẢM TRỪ DOANH THU

TK 521 Tháng 2/2009

Số dư đầu kỳ -

-Số phát sinh trong kỳ 09/2 09/2 - BV Lao và bệnh

phổi TW trả lại 1 máy

đo PH

11/2 11/2 - Chiết khấu cho KH 5111 … 498,046

Ghi Nợ TK 521 9,823,046 Cộng phát sinh 9,823,046 9,823,046

-2.2.4 Kế toán thuế GTGT đầu ra, thuế nhập khẩu và thuế tiêu thụ đặc biệt.

2.2.4.1 Kế toán thuế GTGT đầu ra.

Công ty nộp thuế GTGT đầu ra theo phương pháp khấu trừ Số thuế GTGT của hàng hoá xuất bán được tính theo thuế xuất của mặt hàng ấy:

Thuế GTGT

đầu ra = Số lượng x Đơn giá x Thuế suất thuế GTGT

Khi phản ánh doanh thu bán hàng, kế toán chỉ hạch toán theo giá chưa có thuế GTGT còn thuế GTGT đầu ra phản ánh riêng để theo dõi số thuế phải nộp cho nhà nước

Kế toán lập 3 sổ chi tiết theo dõi thuế GTGT:

- Sổ theo dõi thuế GTGT đầu vào được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ

- Sổ theo dõi thuế GTGT đầu ra phải nộp

- Sổ theo dõi thuế GTGT hàng nhập khẩu

Ba sổ này theo dõi khoản thuế phải nộp cho nhà nước và làm căn cứ để lập

“Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc” và sổ Cái

- Tài khoản sử dụng:

• TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ

• TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

• TK 33312: Thuế GTGT hàng nhập khẩu.

- Cuối kỳ, kế toán xác định số thuế GTGT được khấu trừ và số thuế phải nộp cho Nhà nước:

+ Phản ánh số thuế GTGT được khấu trừ:

Nợ TK 33311: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Có TK 1331: Thuế GTGT được khấu trừ của hàng hoá, dịch vụ

+ Phản ánh số thuế GTGT đầu ra phải nộp:

Nợ TK 33311: Số thuế GTGT đầu ra phải nộp

Có TK 111,112: Số tiền đã nộp

+ Khi nhận được số tiền của Nhà nước về số thuế GTGT được hoàn, kế toán ghi:

Nợ TK 111,112: Số tiền đã nhận

Có TK 1331: Thuế GTGT đầu vào được khấu trừ

Công ty không có hàng hoá xuất khẩu Hàng hoá nhập khẩu của công ty phải chịu thuế GTGT đầu vào

2.2.4.2 Kế toán thuế nhập khẩu.

Thuế nhập khẩu phải nộp ngân sách Nhà nước được tính vào giá trị của hàng hoá nhập khẩu

Tài khoản sử dụng:

• TK 3333: Thuế xuất khẩu, nhập khẩu

Sơ đồ số 04: Kế toán thuế nhập khẩu

TK331 Thuế nhập khẩu phải nộp NSNN

của hàng hoá, TSCĐ,…

Trị giá hàng nhập khẩu phải trả người bán

TK 3333

TK 156,211,…

2.2.4.3 Kế toán thuế tiêu thụ đặc biệt.

Công ty chuyên kinh doanh các sản phẩm thiết bị máy móc công nghệ cao về nghành y tế, 100% các sản phẩm là ngoại nhập từ nhiều Hãng sản xuất nổi tiếng thế giới và hầu hết các sản phẩm này trong nước chưa sản xuất được Căn cứ theo đối tượng chịu thuế tiêu thụ đặc biệt, các sản phẩm mà công ty đang kinh doanh không thuộc đối tượng chịu thuế

2.3 Kế toán chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp.

2.3.1 Kế toán chi phí bán hàng.

Chi phí bán hàng tại đơn vị bao gồm các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ hàng hoá Chi phí bán hàng phân bổ cho toán bộ số hàng tiêu thụ trong kỳ phục vụ cho việc xác định kết quả bán hàng

Chi phí bán hàng bao gồm:

- Chi phí nhân viên bán hàng: lương, BHYT, BHXH, KPCĐ

- Chi phí vật liệu, bao bì

- Chi phí dụng cụ, đồ dùng

- Chi phí khấu hao TSCĐ

- Chi phí bảo hành

- Chi phí dịch vụ mua ngoài: điện, nước, điện thoại

- Chi phí bằng tiền khác: bốc vác, vận chuyển,…

Trong quá trình kinh doanh, công ty có các khoản chi phí phát sinh ngoài bán hàng như sau: mua văn phòng phẩm, công tác phí, xăng dầu, tiếp khách, điện thoại

di động,… phòng kinh doanh tập hợp những chứng từ để chứng minh các nghiệp

vụ trên đã phát sinh là có thực và hợp lý, để kế toán tập hợp vào chi phí bán hàng

+ Các khoản ghi giảm chi phí bán hàng.

+ Kết chuyển chi phí bán hàng thực tế phát sinh trong kỳ vào bên Nợ TK 911

để xác định kết quả kinh doanh

Phương pháp ghi sổ:

Hàng ngày căn cứ vào chứng từ gốc phản ánh các chi phí bán hàng, bản chi lương, các khoản trích theo lương, phiếu chi, giấy báo Nợ của Ngân hàng,…kế toán ghi vào sổ theo dõi chi tiết TK 6421 để theo dõi từng nghiệp vụ phát sinh, đồng thời căn cứ vào các chứng từ gốc đó kế toán ghi vào bảng kê chi tiết tiền mặt, TGNH do phòng kinh doanh chuyển sang, sau đó ghi vào “Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc” Cuối tháng ghi vào sổ cái TK 6421

Bảng số 15

Địa chỉ: 65D - Tô Hiến Thành - Hà Nội

SỔ CHI TIẾT CHI PHÍ BÁN HÀNG

TK 6421 Tháng 2/2009

tháng 28/2 28/2 - Chi phí khấu hao TSCĐ 2411 15,981,201

Đơn vị: Công ty TNHH Sinh Nam

Địa chỉ: 65D - Tô Hiến Thành - Hà Nội

PHIẾU GHI SỔ KIÊM LUÂN CHUYỂN CHỨNG TỪ GỐC

Số TK 6421 Tháng 02 năm 2009

Bảng số 17 Trích số cái TK 6421

Đơn vị: Công ty TNHH Sinh Nam

Địa chỉ: 65D - Tô Hiến Thành - Hà Nội

Sổ cái

TK 6421Tháng 02 năm 2009

28/2 28/2 Chi phi khấu hao TSCĐ 2411 15,981,201

2.3.2 Kế toán chi phí quản lý doanh nghiệp.

Trong đơn vị, chi phí quản lý doanh nghiệp là chi phí gián tiếp chỉ phục vụ cho quá trình quản lý liên quan đến toàn bộ hoạt động của doanh nghiệp Cũng như chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp cũng được tập hợp hàng tháng, bao gồm:

- Chi phí nhân viên quản lý: lương, BHYT BHXH, KPCĐ

- Chí phí công cụ, văn phòng phẩm, hành chính.

- Khấu hao TSCĐ

- Chi phí điện thoại, Fax, công tác phí, xăng dầu,…

- Chi phí thường xuyên

- Dự phòng giảm giá hàng tồn kho

+ Các khoản ghi giảm chi phí quản lý doanh nghiệp

+ Kết chuyển các khoản chi phí quản lý doanh nghiệp thực tế phát sinh trong

kỳ vào bên Nợ TK 911 để xác định kết quả kinh doanh

Phương pháp ghi sổ:

Cũng giống như chi phí bán hàng, hàng ngày kế toán căn cứ vào cứng từ gốc ghi vào sổ chi tiết TK 6422, đồng thời kế toán ghi vào bảng kê chi tiết tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, bảng kê lương, bảng tính khấu hao,… để ghi vào “Phiếu ghi sổ kiêm luân chuyển chứng từ gốc”, cuối tháng lên sổ cái TK 6422