TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI ĐÔNG ĐÔ

Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Hàng hải Đông Đô: Công ty Cổ phần Hàng hải Đông Đô hoạt động theo phương thức trực tuyến chức năng đứng đầu là Tổng giám đốc điều hành

TỔNG QUAN VỀ CÔNG TY CỔ PHẦN HÀNG HẢI ĐÔNG ĐÔ

1.1 Đặc điểm và tổ chức bộ máy quản lý hoạt động kinh doanh tại Công ty Cổ phần Hàng hải Đông Đô

1.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của Công ty Cổ phần Hàng hải Đông Đô

Tiền thân của Công ty là Xí nghiệp liên hợp Vận tải biển pha sông (Viseritrans) -vốn là một doanh nghiệp nhà nước hạng 1 được thành lập trên cơ sở Nghị định 274/HĐBT, ngày 04/12/1985 của Hội đồng Bộ trưởng (nay là Chính phủ) và sau đó được thành lập lại theo Quyết định số 1068/QĐ/TCCB-LĐ, ngày 01/06/1993 của Bộ trưởng Bộ Giao thông - Vận tải

Ngày 29/04/1995, Viseritrans chính thức trở thành doanh nghiệp thành viên hạch toán độc lập của Tổng công ty Hàng hải Việt Nam (Vinalines) trên cơ sở Quyết định số

250/TTg của Thủ tướng Chính phủ Kể từ tháng 10/2003, được đổi tên thành “Công ty Hàng hải Đông Đô” theo Quyết định số 778/QĐ-HĐQT, ngày 10/10/2003 của Hội đồng

quản trị Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam

Sau khi thực hiện xong việc cổ phần hoá theo Quyết định số 2315/QĐ-BGTVT, ngày 30/10/2006 của Bộ trưởng Giao thông Vận tải, Công ty Hàng hải Đông Đô chính

thức đổi tên và đăng ký hoạt động với tên gọi mới là “Công ty Cổ phần Hàng hải Đông Đô” kể từ ngày 25/12/2006 trên cơ sở Giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số

0103015196 do Sở Kế hoạch và Đầu tư Thành phố Hà Nội cấp Có trụ sở chính tại Tầng

19 Toà tháp Văn Phòng Quốc Tế Hoà Bình - Số 106 đường Hoàng Quốc Việt, Quận Cầu Giấy, TP Hà Nội

Trong suốt 20 năm hình thành và phát triển Công ty đã đạt được những thành công nhất định:

Về quản lý - điều hành - quản trị doanh nghiệp: Đã hoàn tất công tác sắp xếp, tổ

chức lại bộ máy và lao động theo mô hình tổ chức mới Đồng thời hoàn thiện hệ thống văn bản quản lý nội bộ, nhằm cụ thể hoá các chuẩn mực và định chế quản trị, quản lý -điều hành mọi hoạt động của Công ty

Về hoạt động sản xuất kinh doanh (SXKD): Kết quả SXKD năm 2007 là rất tốt,

Công ty tận dụng tối đa các cơ hội thị trường để ổn định và tăng mạnh kết quả SXKD,

đầu tư – phát triển mà còn mở rộng thêm quy mô hoạt động, góp phần thực hiện chủ trương đa dạng hoá – đa phương hoá hoạt động SXKD tạo ra nhiều tiền đề tốt đẹp cho kế hoạch SXKD, phát triển thị trường và quy mô hoạt động trong nhiều năm tới

Về đầu tư – phát triển: Dự kiến đến cuối năm 2008, tàu Đông Phú sẽ được đóng

xong và đưa vào khai thác Đồng thời tiếp nhận con tàu đầu tiên vào sửa chữa tại Nhà máy sửa chữa tàu biển Đông Đô vào cuối tháng 06/2008

Chính vì những thành tích lao động sáng tạo và hiệu quả, nên trong suốt thời kỳ 20 năm hoạt động, tập thể người lao động và một số cá nhân có thành tích cao trong doanh nghiệp đã vinh dự được Nhà nước, Chính phủ, Bộ Giao thông vận tải, Tổng liên đoàn Lao động Việt Nam… tặng thưởng Huân chương Lao động và rất nhiều cờ thi đua, bằng khen, giấy khen khác Đặc biệt, Công ty liên tục được Tổng Công ty Hàng hải Việt Nam

tặng danh hiệu “Đơn vị thi đua xuất sắc” trong suốt nhiều năm liền

Một số thành công của Công ty được khái quát bằng một số chỉ tiêu qua các bảng sau:

Bảng 1: Sản lượng sản phẩm/dịch vụ cung cấp

T

1 Vận tải biển Tấn 916.035 868.425 930.023

2 Đại lý - vận tải

Container Triệu đồng 22.295 20.283 19.862

Nguồn: Công ty Cổ phần Hàng hải Đông Đô

Bảng 2: Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ

Đơn vị: Triệu đồng, %

trọng trọng

Vận tải biển 159.633 87,13% 152.154 87,21% 178.961 88,99% Đại lý - vận tải

Con tainer 22.295 12,17% 20.283 11,63% 19.862 9,88%

Dịch vụ khác 1.283 0,70% 2.023 1,16% 2.265 1,13%

Tổng doanh thu

Nguồn: Công ty Cổ phần Hàng hải Đông Đô

Bảng 3: Lợi nhuận từ hoạt động kinh doanh

Đơn vị: Triệu đồng, %

Dịch vụ

Giá trị Tỷ

trọng Giá trị

Tỷ trọng Giá trị Tỷ trọng

Vận tải biển 7.934 104,04

% 4.450 81,41% 16.717 91,28% Đại lý - vận tải

Con tainer (527) (6,91%) 112 2,05% 541 2,96%

Dịch vụ khác 219 2,87% 904 16,53% 1.055 5,76%

Tổng lợi nhuận

từ hoạt động

kinh doanh

Nguồn: Công ty Cổ phần Hàng hải Đông Đô

1.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Hàng hải Đông Đô:

Công ty Cổ phần Hàng hải Đông Đô hoạt động theo phương thức trực tuyến chức năng đứng đầu là Tổng giám đốc điều hành Tổng giám đốc điều hành chịu trách nhiệm

về hoạt động quản lý - điều hành, quản trị chung của toàn Công ty và trực tiếp phụ trách các công tác như:

- Tổ chức bộ máy, quản lý - sử dụng cán bộ, nhân lực

- Xây dựng chiến lược chung về đầu tư – phát triển, liên doanh – liên kết kinh tế, chuẩn bị nguồn vốn, con người…

- Tổ chức - quản lý thuyền bộ và lập kế hoạch sử dụng – đào tạo - tuyển dụng thuyền viên, sỹ quan quản lý

- Tổ chức và chỉ đạo thực hiện các kế hoạch SXKD, đầu tư – phát triển, đầo tạo

và phát triển nguồn nhân lực trong toàn Công ty…

- Quản lý tiền vốn, tài sản, xử lý công nợ và các hoạt động tài chính khác

- Chế độ lao động, tiền lương, bảo hiểm xã hội, bảo vệ sức khoẻ cho người lao động

- Xây dựng cơ bản và quản lý nhà - đất

- Quan hệ đối ngoại và pháp chế doanh nghiệp

- Bảo vệ chính trị nội bộ, an ninh - trật tư, chống tham nhũng – tiêu cực…

- Trực tiếp giám sát và chỉ đạo mọi hoạt động của Trung tâm thuyền viên

- Trực tiếp làm Chủ tịch Hội đồng lương, Hội đồng kiểm kê, mua – bán và thanh

lý tài sản, Hội đồng Khoa học & công nghệ, Hội đồng Thi đua – Khen thưởng

& Kỷ luật…

- Đoàn thể, phong trào quần chúng và hoạt động thể thao – vui chơi giải trí… Tổng giám đốc điều hành có 02 (hai) Phó tổng giám đốc giúp việc cho mình

Trong đó, Phó tổng giám đốc kinh doanh trực tiếp phụ trách các công tác:

- Sẵn sàng thay thế Tổng giám đốc để lãnh đạo, quản lý - điều hành mọi mặt hoạt động của Công ty với tư cách là Phó Tổng giám đốc thứ nhất khi Tổng giám đốc đi công tác xa, bị ốm nặng… không thể thực hiện nhiệm vụ do pháp luật quy định

- Trực tiếp làm Thủ trưởng Cơ quan Công ty

- Theo dõi và chỉ đạo các hoạt động kinh doanh chung của Công ty theo sự phân công của Tổng giám đốc

- Điều tra thị trường để hoạch định phương thức kinh doanh, xác lập và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư phát triển đội tàu vận tải biển cũng như các dự án đầu tư phát triển khác

- An toàn hàng hải, an ninh hàng hải và pháp chế hàng hải

- Trực tiếp giám sát và chỉ đạo hoạt động SXKD của Chi nhánh tại Thành phố

Hồ Chí Minh, Chi nhánh tại Thành phố Nha Trang

- Trưởng ban Đóng mới tàu biển, trưởng ban Soát xét Hệ thống quản lý an toàn, Trưởng ban ISM, ISPS Code của Công ty

- Hành chính và quản trị doanh nghiệp, công tác khánh tiết và quan hệ đối nội

- Các công tác khác theo uỷ quyền riêng của Tổng giám đốc

Phó tổng giám đốc Kỹ thuật trực tiếp phụ trách các công tác:

- Chỉ đạo và điều hoà hoạt động kinh doanh của Công ty trên phương diện quản

lý, giám sát kỹ thuật, vận hành phương tiện, thiết bị kỹ thuật theo sự phân công của Tổng giám đốc

- Điều tra thị trường để hoạch định phương thức kinh doanh, cũng như việc xác lập và tổ chức thực hiện các dự án đầu tư cung ứng dịch vụ sửa chữa tàu biển, vận tải bộ, du lịch lữ hành, dịch vụ vận tải…

- An toàn - vệ sinh lao động; phòng chống cháy nổ - giảm nhẹ thiên tai…

- Trực tiếp giám sát và chỉ đạo Phòng Kỹ thuật vật tư và SXKD của Xí nghiệp Dịch vụ Tổng hợp

- Chủ tịch Hội đồng Bảo hộ lao động, Trưởng ban ISO của Công ty, Trưởng ban Phòng chống lụt bão và giảm nhẹ thiên tai của Công ty

- Các công tác khác theo uỷ quyền riêng của Tổng giám đốc

Ngoài ra Công ty còn có 09 (chín) phòng ban tham mưu nghiệp vụ như sau:

Phòng Tổng hợp: Tổ chức - cán bộ, lao động - tiền lương, quản lý và phát triển

nguồn nhân lực, thi đua - khen thưởng - kỷ luật Phụ trách mảng hành chính, lễ tân và quản trị văn phòng, y tế, bảo hiểm xã hội và chăm sóc sức khoẻ người lao động

Phòng Kỹ thuật vật tư: Quản lý kỹ thuật và giám sát việc khai thác hoặc đóng mới

các phương tiện, thiết bị kỹ thuật Tổ chức sửa chữa – nâng cấp và bảo trì các phương tiện thiết bị kỹ thuật Cung ứng vật tư sửa chữa, phụ tùng thay thế cho các phương tiện -thiết bị kỹ thuật Nghiên cứu ứng dụng các tiến bộ khoa học - kỹ thuật và công nghệ mới

Phòng Khai thác tàu biển: Tổ chức kinh doanh - khai thác đội tàu vận tải biển của

Công ty Tham mưu cho lãnh đạo về định hướng đầu tư phát triển đội tàu phù hợp với thị trường vận tải biển Tổ chức các hoạt động đại lý và môi giới hàng hải

Phòng quản lý tàu thuê: Tổ chức các hoạt động quản lý tàu thuê cho các chủ tàu

trong và ngoài nước Tìm kiếm khách hàng thuê quản lý, đầu mối chủ trì kết hợp với các phòng ban liên quan giao dịch với chủ tàu, theo dõi và báo cáo định kỳ hoạt động

Phòng Quan hệ quốc tế - Pháp chế: Duy trì , phát triển mối quan hệ giao dịch đối

ngoại nhằm tổ chức thực hiện, phát triển các dự án đầu tư phát triển Quảng bá công ty với các tổ chức, đối tác kinh doanh trong và ngoài nước Phát triển thị trường đầu tư, tích cực hỗ trợ hoạt động SXKD của Công ty Duy trì pháp chế về an toàn hàng hải, an ninh hàng hải, duy trì hệ thống pháp chế doanh nghiệp

Phòng Tài chính - kế toán: Thực hiện, quản lý các hoạt động tài chính - kế toán,

nghiệp vụ kế toán và giám sát việc thực hiện chế độ sử dụng vốn, quỹ, tài sản trong toàn Công ty Hướng dẫn, kiểm tra – đôn đốc các đơn vị thành phần hoặc cá nhân liên quan thực hiện đúng chế độ tài chính - kế toán hiện hành và theo Quy chế tài chính của Công

ty Tìm kiếm, khai thác các nguồn vốn phục vụ nhu cầu đầu tư - phát triển SXKD của toàn Công ty; nghiên cứu các biện pháp huy động vốn góp thông qua phát hành, tái cơ cấu tỷ lệ vốn thông qua thị trường Chứng khoán

Phòng Kế hoạch và phát triển dự án: Nghiên cứu, quy hoạch và thực hiện các dự

án đầu tư, phát triển của Công ty Xây dựng kế hoạch, phân tích – đánh giá hiệu quả hoạt động SXKD định kỳ của toàn Công ty và tình hình thị trường liên quan

Phòng Hàng hải: Thực hiện chức năng giám sát, kiểm tra (superintendent) việc

kiểm tra và duy trì Hệ thống quản lý an toàn (ISM Code), An ninh Hàng hải (ISPS Code) cho các phòng ban Công ty và toàn bộ đội tàu do Công ty quản lý Tham mưu cho Tổng giám đốc về chuyên môn, nghiệp vụ trong việc đánh giá các nguyên nhân sự cố hàng hải Thẩm địng chất lượng thuyền viên trước khi điều động xuống tàu

Phòng Logistics: Tham mưu cho tổng giám đốc về định hướng đầu tư phát triển thị

trường Logistics trong nước và nước ngoài; thị trường du lịch, lữ hành, khách sạn và đầu

tư bất động sản

Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của Công ty Cổ phần Hàng hải Đông Đô được khái quát bằng sơ đồ sau:

1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán và bộ sổ kế toán tại Công ty Cổ phần Hàng hải Đông Đô

Sơ

đồ

số

1:

Sơ

đồ

bộ

máy

quả

n lý

-điều

hàn

h

của

Côn

g ty

Cổ

Phầ

n

Hàn

g

hải

Đôn

g

Đô

1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại Công ty Cổ phần Hàng hải Đông Đô

Bộ máy kế toán của Công ty cổ phần hàng hải Đông Đô được tổ chức theo dạng trực tuyến chức năng và hạch toán kế toán theo hình thức bán tập trung theo phương thức Công ty Mẹ - Con, Công ty mẹ sẽ giao vốn, đầu tư vốn cho các Công ty con (các đơn vị thành phần) và khoán lãi định mức theo kế hoạch hàng năm Các công ty con tự chủ hạch toán kinh doanh độc lập (chỉ chuyển lãi lỗ về Công ty mẹ để nộp thuế thu nhập tập trung),

tổ chức bộ máy kế toán riêng, lập báo cáo tài chính chuyển về Công ty mẹ để lập báo cáo hợp nhất trên cơ sở tuân thủ các Quy chế tài chính và các quy định của pháp luật

Bộ máy kế toán của công ty thực hiện, quản lý các hoạt động Tài chính kế toán, nghệp vụ kế toán, giám sát việc thực hiện chế độ sử dụng vốn, quỹ, tài sản trong toàn công ty Tìm kiếm, khai thác các nguồn vốn phục vụ nhu cầu đầu tư – phát triển và SXKD của toàn Công ty; nghiên cứu các biện pháp huy động vốn thông qua phát hành, tái cơ cấu tỷ lệ vốn thông qua Thị trường Chứng khoán

Phòng tài chính kế toán của công ty có 08 (tám) nhân viên lao động kế toán, trong đó:

Kế toán trưởng: Ông Đoàn Minh An Ông An có nhiệm vụ quản lý chung và chịu trách nhiệm chính về hoạt động bộ máy kế toán của Công ty, thực hiện tổ chức bộ máy kế toán tại công ty mẹ và các công ty con, xét duyệt các hồ sơ, chứng từ thanh toán trước khi làm thủ tục thanh toán, xây dựng kế hoạch tài chính quý, năm và tìm các nguồn vốn để đảm bảo thực hiện các dự án đầu từ, thực hiện việc phân tích tài chính, đưa ra biện pháp

xử lý để thực hiện kế hoạch tài chính hàng năm của công ty, kiểm tra, giám sát hoạt động của các đơn vị thành viên

Phó trưởng phòng kiêm Kế toán tổng hợp: Nguyễn Minh Ngọc Bà Ngọc sẽ thay mặt Kế toán trưởng điều hành mọi công việc chung khi kế toán trưởng vắng mặt đồng thời trực tiếp theo dõi các hoạt động liên quan đến hạch toán nhiên liệu tiêu hao cho các tàu, hạch toán lương và các khoản trích theo lương của đội tàu, văn phòng Công ty và các đơn vị trực thuộc, các khoản chi phí công đoàn, BHXH, BHYT và các khoản phải trả phải nộp khác, hạch toán các khoản trích trước, các chi phí liên quan đến nhiều niên độ

kế toán và chi phí phải trả của công ty., tập hợp quyết toán toàn Công ty

Kế toán thanh toán: Nguyễn Mai Trang Bà Trang có nhiệm vụ trực tiếp theo dõi

và thực hiện các thủ tục liên quan đến công nợ phải thu và đôn đốc việc thu hồi công nợ phải thu, trực tiếp làm công tác thống kê, báo cáo định kỳ, thường xuyên về thu, chi phí,

kế hoạch tài chính cho các cơ quan chức năng (trừ Báo cáo tài chính định kỳ), trực tiếp làm các thủ tục thanh toán thu chi tiền mặt

Kế toán tín dụng và đầu tư: Lê Anh Hùng Ông Hùng trực tiếp thực hiện các thủ tục và theo dõi hạch toán đến vay vốn đầu tư, các khoản vay ngắn hạn và các khoản vay khác, thực hiện các thủ tục và theo dõi hạch toán liên quan đến các khoản hỗ trợ lãi suất sau đầu tư, các khoản thuế được hỗ trợ của các dự án đầu tư, theo dõi phát sinh và hạch toán các TSCĐ, các tài sản đang trong quá trình đầu tư, Trực tiếp quản lý hoạt động kế toán của Chi nhánh Nha Trang, Chi nhánh TP Hồ Chí Minh

Kế toán ngân hàng: Vũ Thị Kim Giang Bà Giang làm công việc theo dõi và thực hiện các thủ tục liên quan đến TGNH của công ty (chuyển tiền, thanh toán séc ), theo dõi các khoản phải trả cho người bán bao gồm phải trả cho người cung cấp hàng hoá dịch

vụ phục vụ cho đội tàu Công ty, phải trả lãi cho các dự án đầu tư và các khoản vay chưa đến kỳ trả lãi, phải trả bảo hiểm thân vỏ, bảo hiểm P&I cho đội tàu Công ty

Kế toán thuế: Trương Thuý Hương Bà Hương có nhiệm vụ theo dõi, kê khai và hạch toán thuế VAT, thuế thu nhập doanh nghiệp, thuế môn bài, thuế trước bạ tài sản và các loại thuế khác , theo dõi và làm các thủ tục thanh toán với các tàu như lương, định lượng, các khoản chi và kháu trừ của tàu, quỹ thuyền trưởng , làm thủ tục thanh toán lương hàng tháng cho cán bộ công nhân viên trong Công ty, trực tiếp quản lý hoạt động của Trung tâm thuyền viên, Chi nhánh Hải Phòng, theo dõi phát sinh công nợ nội bộ Công ty và các quan hệ đối ứng khác với các đơn vị thành viên

Thủ quỹ: Nguyễn Phương Mai Bà Mai làm công việc của thủ quỹ (thu, chi, kiểm tiền, làm sổ quỹ ), làm văn thư trong phòng như phân loại công văn giấy tờ, lưu trữ

Bộ máy kế toán tại công ty có thể khái quát bằng sơ đồ sau:

Kế toán các đơn vị trực thuộc

Tổng giám đốc

kế toán tr ởng

thủ quỹ kế toán

ngân hàng

kế toán tổng hợp

kế toán thanh toán

kế toán thuế

kế toán tín dụng

& đầu t

tr tâm thuyền viên

chi nhánh nha trang

chi nhánh hải phòng

chi nhánh

Tp HCM

S ơ đồ số 2: Sơ đồ bộ mỏy kế toỏn của Cụng ty Cổ phần Hàng hải Đụng Đụ.

1.2.2.Đặc điểm tổ chức bộ sổ kế toỏn tại Cụng ty cổ phần Hàng hải Đụng Đụ

Cụng ty sử dụng phần mềm kế toỏn MISA – SME phiờn bản 7.9 Mỗi phần hành kế toỏn trờn phần mềm được thiết lập thành một phõn hệ nghiệp vụ vừa độc lập vừa liờn hệ chặt chẽ với nhau Mỗi phõn hệ cú thể coi là một chương trỡnh cho phộp nhập số liệu, in chứng từ và toàn bộ bỏo cỏo của phõn hệ đú Vớ dụ với phõn hệ Quản lý kho người sử dụng cú thể nhập phiếu nhập, phiếu xuất kho sau đú in ra: phiếu nhập, phiếu xuất và toàn bộ cỏc bỏo cỏo kho liờn quan: Bỏo cỏo tồn kho (Bỏo cỏo nhập, xuất, tồn), Sổ chi tiết vật tư hàng hoỏ, thẻ kho…Phõn hệ sổ cỏi là phõn hệ trung tõm của chương trỡnh Toàn bộ số liệu đầu ra của cỏc phõn hệ khỏc (bỏn hàng, mua hàng, quản lý kho, tiền