Bài giảng Quản trị sự kiện: Chương 2 - ĐH Thương Mại

Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện - Căn cứ theo không gian + Không gian ngoài trời + Không gian trong nhà + Không gian kết hợp - Căn cứ vào cơ sở vật chất kỹ thuật vốn có của địa điểm t[r]

C1: Tổng quan về quản trị sự kiện

C2: Lập kế hoạch tổ chức sự kiện

C3: Những vấn đề pháp lý và truyền thông marketing sự kiện C4: Tổ chức triển khai hoạt động SK C5: Đánh giá sự kiện

2.1.1 Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sự kiện 2.1.2 Thành lập ban tổ chức sự kiện

2.1.3 Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện

2.2.1 Xác định mục tiêu

2.2.2 Xác định chủ đề sự kiện

2.2.3 Xác định đối tượng đại biểu

2.2.4 Xây dựng chương trình kế hoạch

2.2.5 Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm

2.2.6 Xác định ngân sách

2.2.7 Tài trợ sự kiện

2.1 Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện

2.2 Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện

CHƯƠNG 2

LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DHTM_TMU

2.1 Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện 2.1.1 Nghiên cứu nhu cầu và loại hình TCSK

Một số câu hỏi cần đƣợc trả lời:

- Ai có nhu cầu tổ chức sự kiện?

- Sự kiện thuộc loại sự kiện gì?

- Sự kiện tổ chức khi nào?

- Phạm vi, khu vực diễn ra sự kiện?

- Mục đích chính của sự kiện?

- Quy mô của sự kiện?

- Các nhân tố ảnh hưởng đến sự kiện?

DHTM_TMU

Khái niệm Hợp đồng là một thỏa thuận giữa hai hoặc nhiều bên Trong đó, xác định những nghĩa vụ, quyền lợi cơ bản và mô tả mối quan hệ trao đổi được thực hiện giữa các bên tham gia hợp đồng trước pháp luật

2.1.3 Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện

DHTM_TMU

Nội dung hợp đồng

1 Điều khoản về các thủ tục hành chính

2 Đối tượng của hợp đồng.

3 Chất lượng, chủng loại, quy cách, tính đồng bộ của sản phẩm hàng hoá hoặc yêu cầu kỹ thuật của công việc

4 Giá cả

5 Chế độ bảo hành

6 Điều kiện nghiệm thu, giao nhận

7 Phương thức thanh toán

8 Trách nhiệm do vi phạm hợp đồng kinh tế

9 Thời hạn, hiệu lực của hợp đồng kinh tế

10 Các biện pháp đảm bảo thực hiện hợp đồng kinh tế

11 Các thoả thuận khác

2.1.3 Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện

DHTM_TMU

Xây dựng hợp đồng Bước 1 Bước 2 Bước 3 Bước 4 Bước 5

2.1.1 Nghiên cứu nhu cầu và loại hình tổ chức sự kiện 2.1.2 Thành lập ban tổ chức sự kiện

2.1.3 Ký kết hợp đồng tổ chức sự kiện

2.2.1 Xác định mục tiêu

2.2.2 Xác định chủ đề sự kiện

2.2.3 Xác định đối tượng đại biểu

2.2.4 Xây dựng chương trình kế hoạch

2.2.5 Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm

2.2.6 Xác định ngân sách

2.2.7 Tài trợ sự kiện

2.1 Công tác chuẩn bị tổ chức sự kiện

2.2 Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện

CHƯƠNG 2

LẬP KẾ HOẠCH TỔ CHỨC SỰ KIỆN DHTM_TMU

2.2 Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Xác định

mục tiêu

Xác định chủ đề sự kiện

Xác định đối tượng đại biểu

Xây dựng chương trình kế hoạch

Lập thời gian biểu và lựa chọn địa

2.2 Quá trình lập kế hoạch tổ chức sự kiện

Yêu cầu của mục tiêu

- Mục tiêu phải có ý nghĩa đích thực (chính đáng)

- Mục tiêu cần phải rõ ràng

- Mục tiêu phải linh hoạt và có tính khả thi

- Mục tiêu phải đảm bảo tính thống nhất

2.2.1 Xác định mục tiêu

DHTM_TMU

+ Trang phục nhân viên

+ Người biểu diễn

+ Tiện nghi phục vụ

DHTM_TMU

2.2.3 Xác định đối tƣợng đại biểu

Khách mời (đại biểu) tham gia sự kiện là những

tổ chức, doanh nghiệp hoặc cá nhân được chủ đầu tư sự kiện chủ động mời tham dự vào các diễn biến, hoạt động của sự kiện, họ là đối tượng

Phân loại khách mời

- Lập danh sách khách mời

- Chuẩn bị và gửi giấy mời

- Kiểm tra, xác nhận các thông tin liên quan đến khách mời

- Chuẩn bị các điều kiện để phục vụ khách mời

Công việc chuẩn bị liên quan đến khách mời

2.2.3 Xác định đối tƣợng đại biểu

DHTM_TMU

2.2.4 Xây dựng chương trình kế hoạch

Lập thời gian biểu

Lựa chọn địa điểm 2.2.5 Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm

DHTM_TMU

1 Phân tích bảng danh mục mô tả các hạng

mục công việc trong sự kiện

2 Xác định khoảng thời gian cần thiết để chuẩn

bị cho từng công việc

3 Hệ thống hoá về công việc và thời gian trong

các công tác chuẩn bị

4 Tổng hợp thành bảng tiến độ cho công tác

chuẩn bị sự kiện

2.2.5 Lập thời gian biểu và lựa chọn địa điểm

2.2.5.1 Lập thời gian biểu

DHTM_TMU

- Căn cứ theo không gian

+ Không gian ngoài trời

+ Không gian trong nhà

+ Không gian kết hợp

địa điểm tổ chức sự kiện

+ Địa điểm tổ chức sự kiện chuyên nghiệp

+ Địa điểm tổ chức sự kiện bị động

Phân loại địa điểm tổ chức sự kiện

2.2.5.2 Lựa chọn địa điểm

DHTM_TMU

Tiêu chí lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

- Phù hợp với mục tiêu, chủ đề, khách mời và loại hình tổ chức sự kiện

- Mức độ phù hợp với quy mô sự kiện (sức chứa)

- Khả năng tiếp cận và phương tiện vận chuyển

- Tiện ích và dịch vụ sẵn có

- An ninh, an toàn, bảo hiểm

- Tính mỹ thuật và cảnh quan, ảnh hưởng ngoại lai tiêu cực

- Thời tiết

- Giá cả

2.2.5.2 Lựa chọn địa điểm

DHTM_TMU

Quy trình lựa chọn địa điểm tổ chức sự kiện

Bước 5: Thực hiện đặt chỗ và xác nhận Bước 4: Thống nhất giá cả và các điều khoản

Bước 3: Khảo sát địa điểm Bước 2: Tìm kiếm địa điểm tổ chức sự kiện

Bước 1: Phân tích yêu cầu của sự kiện để chọn

địa điểm phù hợp

2.2.5.2 Lựa chọn địa điểm

DHTM_TMU

2.2.6 Xác định ngân sách

Các nhóm chi phí cơ bản

- Chi phí trực tiếp cho tổ chức sự kiện

- Giá trị trả cho nhà tổ chức sự kiện

- Các khoản thuế, lệ phí

- Chi phí dự phòng

DHTM_TMU

2.2.7 Tài trợ sự kiện

Khái niệm tài trợ

Tài trợ là “một khoản tiền và/hoặc khoản phí bằng hiện vật trả cho một phần tài sản (thường là thể thao, giải trí, sự kiện hay tổ chức) để đổi lại việc khai thác tiềm năng thương mại liên quan đến tài sản đó (trong Cornwell, Weeks and Roy, 2005)

DHTM_TMU

2.2.7 Tài trợ sự kiện

1 Viết bản kế hoạch sơ bộ và liên hệ nhà tài trợ

2 Xác định các nhà tài trợ tiềm năng

3 Tiếp cận các nhà tài trợ

4 Đàm phán và ký kết

5 Thực hiện và theo dõi

Quy trình vận động tài trợ sự kiện DHTM_TMU