Nghiên cứu mô hình dự báo và kiểm soát chi phí cho nhà thầu dựa trên phương pháp trọng số trung bình động (MWM)

Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là dự báo được dòng tiền thực chi của nhà thầu ở từng thời điểm, đường dự báo chi phí có dạng cong và có xét đến nhiều yếu tố mang tính chất thực tế

Đại học Quốc gia Tp Hồ Chí Minh

TRƯỜNG ĐẠI HỌC BÁCH KHOA

-oo -

CÔNG TRÌNH ĐƯỢC HOÀN THÀNH TẠI

ĐẠI HỌC QUỐC GIA TP HỒ CHÍ MINH

Luận văn Thạc sĩ được bảo vệ tại:

KHOA K Ỹ THUẬT XÂY DỰNG Độc Lập - Tự Do - Hạnh Phúc

Tp HCM, ngày 03 tháng 07 n ăm 2009

Họ và tên học viên: PHAN QUỐC BÌNH Giới tính: NAM

Ngày, tháng, năm sinh: 28/03/1981 Nơi sinh: TIỀN GIANG Chuyên ngành: CÔNG NGHỆ VÀ QUẢN LÝ XÂY DỰNG

1- TÊN ĐỀ TÀI:

Nghiên c ứu mô hình dự báo và kiểm soát chi phí cho nhà thầu

d ựa trên phương pháp trọng số trung bình động (MWM).

2- NHI ỆM VỤ LUẬN VĂN:

Nghiên c ứu một mô hình mới giúp nhà thầu quản lý và kiểm soát chi phí trong giai đoạn thi công một cách đơn giản, chính xác, dễ thực hiện và có khả năng ứng dụng thực tế cao Đó là mô hình kiểm soát và quản lý chi phí cho nhà thầu

b ằng phương pháp trọng số trong bình động (Moving weight method – MWM)

3- NGÀY GIAO NHI ỆM VỤ: 02/02/2009

4- NGÀY HOÀN THÀNH NHI ỆM VỤ : 03/07/2009

5- H Ọ VÀ TÊN CÁN BỘ HƯỚNG DẪN: Tiến sĩ ĐINH CÔNG TỊNH

Nội dung và đề cương Luận văn thạc sĩ đã được Hội đồng chuyên ngành thông qua

CÁN B Ộ HƯỚNG DẪN CH Ủ NHIỆM BỘ MÔN KHOA QL CHUYÊN NGÀNH

QU ẢN LÝ CHUYÊN NGÀNH

TS Đinh Công Tịnh

Tác giả cũng xin ghi nhớ công ơn của Quý thầy, cô của bộ môn Thi công thuộc khoa Kỹ thuật xây dựng trường Đại học Bách Khoa Thành phố Hồ Chí Minh đã nhiệt tình giảng dạy, truyền đạt những kiến thức quý báo cho học viên trong suốt khóa học

Ngoài ra, nhằm góp phần hoàn thành Luận văn này, tác giả cũng xin tri ân đối với sự giúp đỡ của các bạn đồng môn, gia đình, những đóng quý báo của quý công ty đã nhiệt tình cung cấp số liệu thực tế nhằm kiểm chứng mô hình nghiên cứu

Với những hiểu biết còn hạn chế và thời gian nghiên cứu có hạn, chắc chắn tác giả không tránh được những sai sót nhất định Kính mong Quý Thầy cô, đọc giả thông cảm và đóng góp ý kiến để tác giả có thể bổ sung, hoàn thiện vốn kiến thức hiện còn hạn hữu của mình

Trân trọng!

Phan Quốc Bình

TÓM LƯỢC NỘI DUNG

Quản lý và dự báo chi phí cho nhà thầu trong giai đoạn thi công là một khâu quan trọng trong quá trình quản lý dự án Ở Việt Nam, các công cụ và biện pháp phục vụ cho công tác này còn nhiều hạn chế, ít được nghiên cứu phát triển nên hiện tại các doanh nghiệp chủ yếu sử dụng các biện pháp mạng tính tự phát, thủ công hoặc quản lý theo kinh nghiệm Hậu quả là các dự án xây dựng hay xảy ra tình trạng vượt chi phí, tiến độ, nhà thầu thường bị động về mặt tài chính làm ảnh hưởng đến mức độ thành công của dự

án

Trên nền tảng đó, tác giả đã nghiên cứu ứng dụng mô hình kiểm soát và quản lý

chi phí cho nhà thầu bằng phương pháp trọng số trong bình động (Moving weight

method – MWM) Đây là một công cụ giúp nhà thầu quản lý và kiểm soát chi phí trong

giai đoạn thi công một cách đơn giản, dễ thực hiện, có khả năng ứng dụng thực tế cao Đặc điểm nổi bật của phương pháp này là dự báo được dòng tiền thực chi của nhà thầu ở từng thời điểm, đường dự báo chi phí có dạng cong và có xét đến nhiều yếu tố mang tính chất thực tế như: khoảng chậm thanh toán, giá trị tạm giữ (tỉ lệ chiếm dụng vốn)…

Thông qua số liệu của hai dự án thực tế, tác giả đã kiểm chứng, đánh giá mức độ tin cậy của mô hình bằng cách so sánh với phương pháp phổ biến hiện nay là phương

pháp giá trị đạt được (Earned value method – EVM)

ABSTRACT

Cost controlling and forecasting in constructing period is an important component

of project management In Vietnam, tools and methods for this management are still limited and rarely fully studied Thus, present construction companies manage their projects by spontaneous and undeliberated tools or by experience As a result, constrution projects in Vietnam are often over budget or behind of schedule Contractors usually do not have active financial plans that affects the success of construction projects

Therefore, a new cashflow forecasting model for contractors during construction

stage named Moving weight method is developed This model proposes a simple, easy

and applicable tool for contractors to control and forecast cashflow

The key point of this model is that actual capital at future time of contractors can

be specified, cumulative forecasted cost represents a curve and many practical fators such as time lag, retention money,… are taken into consideration

With two realistic projects’data, the reliability of the model is evaluated and the deviations of the Earned value method and MWM method are also compared

Đề tài: Nghiên cứu mô hình dự báo và kiểm soát chi phí cho nhà thầu

dựa trên phương pháp trọng số trung bình động (MWM)

MỤC LỤC

LỜI CẢM ƠN I TÓM LƯỢC NỘI DUNG II ABSTRACT III MỤC LỤC IV BẢNG LIỆT KÊ HÌNH ẢNH VII LIỆT KÊ CÁC BẢNG BIỂU VIII PHẦN PHỤ LỤC IX

CHƯƠNG 1 : MỞ ĐẦU 1

1.1 Tổng quan về ngành xây dựng Việt Nam 1

1.2 Đặt vấn đề 1

1.3 Mục tiêu nghiên cứu 2

1.4 Tầm quan trọng của nghiên cứu 2

1.5 Phạm vi nghiên cứu 3

1.6 Phương pháp nghiên cứu 3

CHƯƠNG 2 : LƯỢC KHẢO CÁC VẤN ĐỀ ĐÃ NGHIÊN CỨU 4

2.1 Tổng quan công tác quản lý chi phí của một dự án xây dựng 4

2.2 Qui trình quản lý chi phí của dự án 5

2.2.1 Hoạch định, dự báo (estimating) 6

2.2.1.1 Tổng quan 6

2.2.1.2 Nội dung công tác dự báo 6

2.2.2 Dự trù ngân sách (Budgeting) 16

2.2.3 Theo dõi dự án (monitoring) 18

2.2.4 Phân tích (analyzing) 18

2.2.4.1 Đại lượng phân tích về kết quả: 19

2.2.4.2 Đại lượng phân tích về sai lệch: 19

2.2.4.3 Chỉ số kết quả công việc: 20

2.2.4.4 Dự báo chi phí thực hiện tương lai 21

2.2.5 Lập báo cáo (reporting) 22

2.2.6 Hiệu chỉnh dữ liệu của dự án (Corrective acting) 23

2.2.6.1 Rút ngắn tiến độ dự án 23

2.2.6.2 Kéo dài tiến độ dự án 24

2.2.6.3 Điều hòa nguồn lực cho dự án 25

2.2.7 Kết thúc, đánh giá (Post-evaluating) 25

2.3 Phân loại dự báo 26

2.3.1 Phương pháp xác định 26

2.3.2 Phương pháp xác suất, ngẫu nhiên 26

2.3.3 Phương pháp liên quan đến trí tuệ nhân tạo (AI) 27

2.3.4 Phương pháp dựa vào lý thuyết hành vi 27

2.4 Nhận xét 27

CHƯƠNG 3 : NỘI DUNG NGHIÊN CỨU 29

3.1 Tổng quan về công tác quản lý chi phí dự án xây dựng 29

3.1.1 Khái niệm về lập và quản lý chi phí dự án xây dựng 29

3.1.2 Công cụ quản lý chi phí dự án đầu tư xây dựng 29

3.2 Nhà thầu trong xây dựng 30

3.3 Tổng quan về dòng ngân lưu của dự án 32

3.3.1 Tổng quan về dòng ngân lưu chi (dòng tiền chi) 33

3.3.1.1 Chi phí hoạch định 33

3.3.1.2 Chi phí thực tế 35

3.3.1.3 Năm khoản mục chi phí trong thuật toán MWM 37

3.3.2 Tổng quan về dòng ngân lưu thu (dòng tiền thu) 42

3.3.2.1 Giá trị hợp đồng 42

3.3.2.2 Giá trị đạt được (Earned value – EV) 44

3.3.2.3 Giá trị thanh toán của chủ đầu tư 45

CHƯƠNG 4 : THUẬT TOÁN MÔ HÌNH MWM 49

4.1 Các yếu tố chính trong phương pháp MWM 49

4.1.1 Khái niệm về thời gian chậm thanh toán 49

4.1.2 Tỉ lệ chi phí chậm thanh toán R 49

4.1.3 Mức lợi nhuận của thầu chính khi giao thầu phụ p (%) 51

4.1.4 Trọng số động của các hạng mục chi phí 52

4.2 Thuật toán của mô hình MWM 54

4.2.1 Xác định thông số của dòng tiền chi 54

4.2.1.1 Khoảng chậm thanh toán t g 54

4.2.1.2 Trọng số của các hạng mục chi phí 54

4.2.1.3 Dự báo giá trị dòng tiền chi 55

4.2.2 Xác định thông số của dòng tiền thu 55

4.2.3 Sơ đồ khối xử lý thuật toán mô hình MWM 57

4.2.4 Ví dụ tính toán 60

4.2.4.1 Thông tin chung về dự án 60

4.2.4.2 Bước 1 – Tính toán các thông số đầu vào 63

4.2.4.3 Bước 2 – Cập nhật số liệu, tính lại các trọng số động 75

4.2.4.4 Bước 3 – Tính toán lại các số liệu dự báo và đánh giá dự án 75

4.3 Qui trình phân tích mô hình MWM 81

4.3.1 Phương pháp so sánh độ chính xác của 2 mô hình 81

4.3.2 Bước 1 – Thu thập số liệu thực tế của một số công trình 83

4.3.3 Dự báo chi phí theo phương pháp EVM và MWM 87

4.3.3.1 Phương pháp EVM 87

4.3.3.2 Phương pháp MWM 92

4.3.4 Tính toán các thông số đánh giá 95

4.3.5 Nhận xét chung về phương pháp EVM và phương pháp MWM 100

CHƯƠNG 5 : KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 101

5.1 Tóm lược vấn đề 101

5.2 Nhận xét phương pháp MWM 101

5.3 Hướng nghiên cứu tiếp theo 102

TÀI LIỆU THAM KHẢO 103

LÝ LỊCH TRÍCH NGANG 105

PHẦN PHỤ LỤC 106

BẢNG LIỆT KÊ HÌNH ẢNH

Hình 2.1: Mô hình quản lý dự án 4

Hình 2.2: Các bước trong quản lý chi phí của dự án 5

Hình 2.3: Quy trình hoạch định và lập tiến độ của dự án 10

Hình 2.4: Ví dụ về WBS trong xây dựng nhà ABC 11

Hình 2.5: Ví dụ về sơ đồ ngang 13

Hình 2.6: Ví dụ về sơ đồ mạng AOA 14

Hình 2.7: Sơ đồ mạng AON 15

Hình 2.8: Biểu đồ biểu thị các đại lượng của phương pháp EVM 20

Hình 2.9: Ma trận các chỉ số kết quả công việc 21

Hình 2.10: Quan hệ giữa chi phí và thời gian trong rút ngắn tiến độ 24

Hình 2.11: Mô hình mô tả chức năng điều hòa nguồn lực 25

Hình 3.1: Biểu đồ chi phí hoạch định và giá trị đạt được 35

Hình 3.2: Giá trị hợp đồng và các dạng chi phí của nhà thầu 43

Hình 3.3: Chi phí của nhà thầu và kế hoạch chi trả của chủ đầu tư 47

Hình 4.1: Mối quan hệ giữa giá trị chậm thanh toán và giá trị chiếm dụng 50

Hình 4.2: Đường chi phí dự báo theo xu hướng tuyến tính 52

Hình 4.3: Đường chi phí theo phương pháp MWM 53

Hình 4.4: Sơ đồ khối xử lý mô hình MWM 59

Hình 4.5: Thời gian và chi phí theo hợp đồng 63

Hình 4.6: Đường sản lượng theo hợp đồng 65

Hình 4.7: Thời gian và chi phí dự trù của nhà thầu 66

Hình 4.8: Thời gian và chi phí dự trù của nhà thầu 67

Hình 4.9: Kế hoạch thanh toán của chủ đầu tư 69

Hình 4.10: Dòng tiền chi của nhà thầu 73

Hình 4.11: Đường cân đối thu chi của tổng thầu 74

Hình 4.12: Dòng tiền chi của tổng thầu ở thời điểm t=1 (tháng) 78

Hình 4.13: Đường cân đối thu – chi cảu tổng thầu ở thời điểm t=1 tháng 79

Hình 4.14: Quy trình phân tích mô hình MWM 81

Hình 4.15: Phân tích dự án 1 bằng MS Project 2007 ở thời điểm t=0, PP EVM 88

Hình 4.16: Phân tích dự án 2 ở thời điểm t=0 (tháng), PP EVM 89

Hình 4.17: Phân tích dự án số 1 ở thời điểm t=1 tháng, PP EVM 90

Hình 4.18: Phân tích dự án số 1 ở thời điểm t=1 tháng, PP EVM 91

LIỆT KÊ CÁC BẢNG BIỂU

Bảng 2.1: Mối liên hệ giữa các công tác của dự án X 13

Bảng 2.2: Ví dụ về Bảng dự trù kinh phí 17

Bảng 4.1: Đơn giá theo hợp đồng và đơn giá dự kiến của tổng thầu (ví dụ minh họa) 62

Bảng 4.2: Sản lượng theo hợp đồng (ví dụ minh họa) 64

Bảng 4.3: Chi phí dự kiến của tổng thầu (ví dụ minh họa) 67

Bảng 4.4: Kế hoạch thanh toán của chủ đầu tư (Ví dụ minh họa) 68

Bảng 4.5: Khoảng chậm thanh toán (ví dụ minh họa) 70

Bảng 4.6: Bảng trọng số ban đầu (t=0) (Ví dụ minh họa) 70

Bảng 4.7: Dự báo dòng tiền thu – chi của tổng thầu ở thời điểm t=0 (Ví dụ minh họa) 72

Bảng 4.8: Trọng số trung bình động ở thời điểm t=1 (tháng) (Ví dụ minh họa) 75

Bảng 4.9: Bảng dự trù thu- chi của tổng thầu ở thời điểm t=1 (tháng) (Ví dụ minh họa) 77 Bảng 4.10: Bảng thông tin chung về 2 dự án thực tế 85

Bảng 4.11: Khoảng chậm thanh toán của 2 dự án 86

Bảng 4.12: Chi phí thực tế của dự án 1 86

Bảng 4.13: Chi phí thực tế của dự án số 2 87

Bảng 4.14: Tiến độ và chi phí dự trù ở thời điểm t=0, theo PP EVM 87

Bảng 4.15: Chi phí dự trù của dự án 1, t=0, theo PP EVM 88

Bảng 4.16: Chi phí dự trù cảu dự án 2, t=0, theo PP EVM 88

Bảng 4.17: Chi phí thực tế và dự trù của dự án 1, t=1 tháng, PP EVM 89

Bảng 4.18: Chi phí thực tế và dự trù của dự án 2, t=1 tháng, PP EVM 90

Bảng 4.19: Chi phí dự báo của 2 dự án qua các tháng, PP EVM 91

Bảng 4.20: Trọng số ban đầu của dự án 1, t=0, PP MWM 92

Bảng 4.21: Trọng số ban đầu của dự án 2, t=0, PP MWM 92

Bảng 4.22: Chi phí dự báo của dự án 1, t=0, PP MWM 93

Bảng 4.23: Chi phí dự báo của dự án 1, t=0, PP MWM 94

Bảng 4.24: Tổng hợp giá trị dự báo qua các tháng của 2 dự án, PP MWM 95

Bảng 4.25: Độ lệch MAD theo 2 phương pháp của dự án 1, t=0 96

Bảng 4.26: Độ lệch MAD theo 2 phương pháp của dự án 2, t=0 97

Bảng 4.27: Tổng hợp độ lệch MAD của dự án 1 theo 2 phương pháp 97

Bảng 4.28: Tổng hợp độ lệch MAD của dự án 2 theo 2 phương pháp 98

Bảng 4.29: Bảng sai số MAPE của 2 phương án 99

Bảng 4.30: Bảng tổng hợp sai số dự báo so với giá trị hợp đồng (E) 99

PHẦN PHỤ LỤC

Phụ lục 1: Bảng trọng số động của dự án 1, t=1 tháng, PP MWM 106

Phụ lục 2: Bảng chi phí dự trù tại thời điểm t=1 tháng của dự án 1, PP MWM 107

Phụ lục 3: Bảng tính độ lệch MAD của dự án 1, t=1 tháng 108

Phụ lục 4: Bảng trọng số các hạng mục chi phí, t=1 tháng, PP MWM 108

Phụ lục 5: Bảng chi phí dự trù cho các tháng của dự án 2, t=1 tháng, PP MWM 109

Phụ lục 6: Độ lệch MAD của dự án 2, t=1 tháng 110

Phụ lục 7: Bảng trọng số các hạng mục chi phí của dự án 1, t=2 tháng, PP MWM 110

Phụ lục 8: Bảng dự báo chi phí của dự án 1, t=2 tháng, PP MWM 111

Phụ lục 9: Độ lệch MAD của dự án 1, t=2 tháng 112

Phụ lục 10: Trọng số các hạng mục chi phí của dự án 2, t=2 tháng, PP MWM 112

Phụ lục 11: Bảng dự báo chi phí của dự án 2, t=2 tháng, PP MWM 113

Phụ lục 12: Độ lệch MAD của dự án 2, t=2 tháng 114

Phụ lục 13: Trọng số các hạng mục chi phí của dự án 1, t=3 tháng 114

Phụ lục 14: Chi phí dự báo cho các tháng, t=3 tháng, PP MWM 115

Phụ lục 15: Độ lệch MAD của dự án 1, t=3 tháng 116

Phụ lục 16: Trọng số các hạng mục chi phí của dự án 2, t=3 tháng 116

Phụ lục 17: Chi phí dự báo cho từng tháng của dự án 2, t=3 tháng 117

Phụ lục 18: Bảng độ lệch MAD của dự án 2, t=3 tháng 118

Phụ lục 19: Bảng trọng số động của dự án 1, t=4 tháng 118

Phụ lục 20: Bảng dự báo chi phí của dự án 1, t=4 tháng 119

Phụ lục 21: Bảng độ lệch MAD của dự án 1, t=4 tháng 120

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU

1.1 Tổng quan về ngành xây dựng Việt Nam

Công nghiệp xây dựng là ngành sản xuất ra một khối lượng của cải vật chất rất lớn cho xã hội, có vai trò chủ đạo trong nền kinh tế quốc dân và có tác dụng thúc đẩy sự phát triển của nhiều ngành kinh tế khác Công nghiệp xây dựng không những cung cấp hầu hết các tư liệu sản xuất, xây dựng cơ sở vật chất, kỹ thuật cho tất cả các ngành kinh

tế mà còn tạo ra các sản phẩm tiêu dùng có giá trị, góp phần phát triển nền kinh tế và nâng cao trình độ văn minh của toàn xã hội

Ngày nay, một nước muốn có tốc độ tăng trưởng kinh tế cao và đảm bảo sự phát triển ổn định về kinh tế - xã hội, cần thiết phải chú ý thúc đẩy sự phát triển ngành xây dựng thành một ngành công nghiệp mũi nhọn, vừa hiện đại vừa đa dạng

Ở Việt Nam, từ năm 2007 ngành xây dựng đã có những đổi mới mạnh mẽ để hội nhập WTO Ngành đã có đóng góp đáng kể vào sự tăng trưởng chung của đất nước Năm 2007 là năm đầu nền kinh tế nước ta gia nhập, hội nhập đầy đủ, toàn diện vào nền kinh tế thế giới tạo ra những cơ hội mới, thuận lợi mới cũng như những thử thách mới, sức cạnh tranh mới Sản xuất kinh doanh và đầu tư phát triển của doanh nghiệp xây dựng tăng trưởng cao và bền vững, đạt mức tăng trưởng 30%, (nguồn: Bộ xây dựng, 2008), đóng góp đáng kể vào sự tăng trưởng và ổn định của đất nước

Tuy nhiên, bên cạnh đó, cũng còn một số doanh nghiệp xây dựng gặp nhiều khó khăn trước những biến động giá của thị trường hay do thay đổi chính sách Nguyên nhân chủ yếu là do doanh nghiệp chưa có kế hoạch dự trù và quản lý tài chính cụ thể nên dễ gặp khó khăn về tài chính trước những biến động của thị trường làm ảnh hưởng đến tiến độ và chất lượng công trình xây dựng

1.2 Đặt vấn đề

Tài chính là một trong những nhân tố quan trọng nhất quyết định đến sự thành công của các công ty xây dựng Việc quản lý chi phí có vai trò rất quan trọng nhằm đảm bảo cho dòng ngân lưu của dự án diễn ra đúng như hoạch định ban đầu của nhà thầu để mang lại lợi ích kinh tế cao nhất Mỗi công ty xây dựng đều phải có đầy đủ thông tin về chi phí của dự án nhằm phục vụ công tác lập kế hoạch, tính toán ra quyết định và nhằm

giúp nhà thầu chuẩn bị nguồn vốn hợp lý Muốn vậy, nhà thầu phải có một phương pháp dự báo khoa học và chính xác nhằm phục vụ cho công tác lập kế hoạch và kiểm soát này

Trên thế giới, nhiều nghiên cứu đã được thực hiện nhằm đánh giá mức độ ảnh hưởng của yếu tố tài chính đến sự thành công của dự án Nghiên cứu của Russell (1991) chỉ ra rằng hơn 60% nguyên nhân thất bại của các nhà thầu xây dựng có liên quan đến yếu tố tài chính

Ở Việt Nam, phần lớn các công ty trong lĩnh vực xây dựng đặc biệt là các đơn vị thi công đều không có hệ thống quản lý chi phí hoàn chỉnh hoặc có hệ thống kiểm soát chi phí mang tính tự phát Việc dự trù và lập kế hoạch không đầy đủ hoặc thiếu chính xác nguồn chi phí cần thiết cho dự án ở từng giai đoạn triển khai khác nhau sẽ khiến nhà thầu bị động về vốn Điều này gây ảnh hưởng đến tiến độ và mức độ thành công của dự án

Mặc khác, việc kiểm soát chi phí (bao gồm các nguồn thu, chi) ở ngoài công trường đều không được hệ thống hoá gây khó khăn trong việc kiểm soát tài chính của

dự án Đồng thời, việc kiểm soát chi phí cũng không được tiến hành thường xuyên trong suốt quá trình triển khai dự án và cũng không được cập nhật đầy đủ

1.3 Mục tiêu nghiên cứu

Từ những phân tích trên, mục tiêu của đề tài này nhằm nghiên cứu các yếu tố:

 Nghiên cứu định lượng dòng ngân lưu (dòng tiền thu, chi) của một dự án xây dựng,

 Đề xuất một mô hình dự báo nhằm giúp nhà thầu (hoặc tổng thầu) một công

cụ kiểm soát tốt nguồn chi phí trong suốt quá trình triển khai dự án Đó là

"mô hình dự báo và kiểm soát chi phí cho nhà thầu dựa trên phương pháp

trọng số trung bình động (MWM)" Mô hình này nhằm mục đích cung cấp

cho nhà thầu một phương pháp kiểm soát chí phí xây dựng (bao gồm các khoản mục thu, chi) trong quá trình triển khai dự án một cách đơn giản và có khả năng ứng dụng thực tế

1.4 Tầm quan trọng của nghiên cứu

Hầu hết các nghiên cứu trước đây đều tập trung vào dự báo chi phí dự án nhằm phục vụ cho công tác đấu thầu hoặc ở giai đoạn chuẩn bị triển khai dự án Nghiên cứu này nhằm tập trung vào quá trình dự báo chi phí ở giai đoạn thực hiện dự án dựa trên giá trị đạt được của nhà thầu ở từng thời điểm kiểm soát Ngoài ra, nghiên cứu này cũng

xem xét đến một số các yếu tố thực tế như: độ chậm thanh toán theo hợp đồng (ví dụ

hợp đồng cung ứng vật tự, thanh toán cho thầu phụ…), tỉ lệ thanh toán cho nhà thầu phụ theo từng giai đoạn hợp đồng…Đồng thời, phương pháp này dự báo dòng tiền dựa trên đường xu thế có dạng cong

Do đó, dựa vào số liệu được cập nhật qua các giai đoạn kiểm soát dự án, mô hình này sẽ giúp nhà thầu chủ động được nguồn vốn cho mình nhằm tránh bị thiếu vốn hay

để xảy ra tình trạng vốn nhàn rỗi gây lãng phí

1.5 Phạm vi nghiên cứu

 Nghiên cứu này chủ yếu tập trung vào các dự án xây dựng đang ở giai đoạn triển khai thực hiện,

 Nghiên cứu nhằm phục vụ cho nhà thầu (hoặc tổng thầu) xây lắp

1.6 Phương pháp nghiên cứu

Nhằm đạt được mục tiêu nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu sẽ bao gồm 4 bước sau:

 Bước 1: Tìm hiểu một số mô hình dự báo và kiểm soát chi phí của một số

tác giả trước đây đã và đang được ứng dụng

 Bước 2: Từ một số tồn tại của mô hình hiện hữu, tác giả đề xuất một mô

hình dự báo mới MWM với một thuật toán mới

 Bước 3: Từ số liệu của một dự án thực tế, tính toán kết quả dự báo bằng 2

mô hình: mô hình MWM với một mô hình hiện hữu điển hình

 Bước 4: Từ kết quả phân tích đạt được, tác giả đánh giá mức độ chính xác

và khả năng ứng dụng của mô hình MWM

CHƯƠNG 2: LƯỢC KHẢO CÁC VẤN ĐỀ ĐÃ NGHIÊN CỨU

2.1 Tổng quan cơng tác quản lý chi phí của một dự án xây dựng

Quản lý tốt tài chính giúp nhà thầu tiết kiệm nguồn vốn, chủ động chi phí trong khi tiến hành dự án nhằm đạt mục tiêu về tiến độ, nguồn lực và ngân sách Để thực hiện tốt cơng tác này cần phải cĩ mơ hình kiểm sốt và dự báo chính xác, phù hợp với thực

tế diễn ra của dự án

Quản lý chi phí của dự án là một quá trình thống nhất gồm: đầu vào, quá trình xử

lý và đầu ra Cơng tác quản lý tài chính của một dự án nĩi chung cĩ thể mơ hình hố như sau:

Kế hoạch chuẩn(Baseline plan)

Theo dõi, báo cáo

Phân tích Dự án

Điều chỉnh hoạt động

Dự báo, cập nhật dự án

Kết thúc, đánh giá dự án

Có Không

Hình 2.1: Mơ hình quản lý dự án

2.2 Qui trình quản lý chi phí của dự án

Theo Rabankor (2002) và , quy trình quản lý chi phí dự án bao gồm 07 bước sau:

1 HOẠCH ĐỊNH, DỰ BÁO

- Thiết kế

- Tiêu chuẩn kỹ thuật

- Nguồn lực

- Kinh nghiệm quá khứ

- Tiên liệu rủi ro

- Xác định đầu mục công việc

- Đo bóc tiên lượng

- Dự trù chi phí trực tiếp

- Xác định tổng chi phí

- Dự trù tăng giá

- Lập báo cáo

2 DỰ TRÙ NGÂN SÁCH

- Phân chia công việc (WBS)

- Tiến độ yêu cầu

- Chi phí dự trù

- Cấu trúc tài chính

- Tiên liệu rủi ro

3 THEO DÕI

- Biểu mẫu theo dõi nhân công

- Biểu mẫu theo dõi thiết bị

- Biểu mẫu theo dõi vật tư

- Biểu mẫu theo dõi thầu phụ

- Thông tin về tài chính

- Theo dõi tiến triển công việc

- Theo dõi khối lượng công tác thực tế

- Theo dõi vật tư, nhân công, thiết bị, tổng chi phí, thầu phụ (về các mặt ngân sách, giá trị đạt được, chi phí thực tế)

- Tiến độ thực tế

- Khối lượng thực tế

- Chi phí vật tư nhân công, thiết

bị, thầu phụ

- Xác lập cấu trúc chi phí ( CBS)

- Xác định mã hiệu đơn giá

- Xác định nguồn ngân quỹ

- Cấu trúc chi phí ( CBS)

- Đường chi phí kế hoạch

- Kế hoạch quản lý chi phí

- kế hoạch về nguồn lực

4 PHÂN TÍCH

- Dữ liệu thực tế ngoài công

trường

- Tiến độ theo kế hoạch

- Chi phí theo kế hoạch

- So sánh chi phí thực tế, giá trị đạt được và dự trù ngân sách

- Phân tích sai lệch chi phí

- Xác định nguyên nhân vượt chi phí (nếu có)

- Dự báo chi phí hoàn thành

- Sai lệch chi phí

- Tình hình chi phí

- Kế hoạch quản lý chi phí

5 BÁO CÁO

- Tiến độ, chi phí, nguồn lực và

các thông tin cần thiết khác

- Mối quan hệ giữa các tổ chức

- Quyền và trách nhiệm

- Lựa chọn thông tin cần thiết

- Chuyển thông tin cần thiết đến tùy cấp lãnh đạo

- Tổng hợp báo cáo tổng quát

cho tùy từng cấp Lãnh đạo)

6 HIỆU CHỈNH DỰ ÁN

- Tình hình tiến độ, chi phí,

nguồn lực

- Quyết định của nhóm dự án

- Quyết định của Chủ đầu tư

- Vai trò của các cấp lãnh đạo

- Xác định các sai lệch

- Phân tích nguyên nhân gây sai lệch

- Lên kế hoạch hiệu chỉnh

- Thực thi hiệu chỉnh

- Các yêu cầu thay đổi

- Dự báo lại tổng chi phí

- Cập nhật lại ngân quỹ

- Cập nhật lại tiến độ.

7 KẾT THÚC - ĐÁNH GIÁ

- Kết thúc dự án

- Thông tin dự án

- Kết luận của lãnh đạo

- Lưu trữ thông tin về dự án

- Lưu trữ dữ liệu về chi phí

- Đánh giá mặt được/mất của dự án

- Đánh giá hiệu quả của dự án

- Báo cáo Ban lãnh đạo

- Thông tin lưu trữ

- Hiệu quả của dự án

- Thông tin về chi phí

- Rút bài học kinh nghiệm.

Hình 2.2: Các bước trong quản lý chi phí của dự án

Nguồn: Tổng hợp và hiệu chỉnh từ Ranbankor (2002) và tài liệu PMBok

2.2.1 Hoạch định, dự báo (estimating)

2.2.1.1 Tổng quan

Theo James E Rowings (2003), dự báo là quá trình phức tạp nhằm thu thập thông tin, dữ liệu thực tế liên quan đến diễn biến của dự án, mức độ sử dụng nguồn lực và những biến đổi về chi phí Quá trình này sẽ tổng hợp các thông tin trên nhằm giúp người quản lý dự án hình dung tiến triển của dự án và từ đó giúp ước lượng chi phí cuối cùng của dự án Như vậy, người dự báo phải hệ thống hóa các thông tin thu được và đưa ra những tiên liệu về tiến triển của dự án như: thời gian, nguồn lực, chi phí cho các công tác

Do đó, chất lượng của công tác dự báo phụ thuộc vào năng lực và khả năng của người làm công tác dự báo Theo Calin M Popescu và các tác giả khác (2003), người làm công tác dự báo phải có các đặc điểm sau:

 Có khả năng đọc và hiểu điều khoản hợp đồng, đọc hiểu bản vẽ thiết kế của nhiều chuyên ngành khác nhau cùng với các tiêu chuẩn kỹ thuật liên quan

 Có khả năng bóc tách chính xác khối lượng công tác của hạng mục mà mình phụ trách dự báo chi tiết

 Có thể tổng hợp, hình dung những diễn biến sẽ xảy ra đối với công trình, vốn đòi hỏi nhiều kinh nghiệm thực tiễn công trường

 Có kiến thức về hình học, đại số, các môn về thống kê

 Có khả năng sử dụng một số phần mềm về tiên lượng dự toán

 Có hiểu biết về công nghệ thi công công trình xây dựng

 Hiểu biết về năng suất lao động cùng các yếu tố của công trường ảnh hưởng đến năng suất tổ đội lao động

 Có khả năng quản lý, tổ chức, khả năng xử lý tốt đối với thông tin ảnh hưởng đến chi phí của dự án

 Có khả năng làm việc áp lực cao

2.2.1.2 Nội dung công tác dự báo

Có 2 hình thức dự báo:

a Dự báo sơ bộ (conceptual estimates hay approximate estimate):

Hình thức dự báo này được thực hiện ở giai đoạn đầu với thông tin về dự án còn rất sơ sài Phương pháp này nhằm giúp chủ đầu tư hay đơn vị thiết kế đánh giá tính khả thi của dự án, lập kế hoạch chi phí, đánh giá các phương án thiết kế…

Một số phương án ước tính chi phí trong giai đoạn này như:

 Phương pháp đơn vị (Unit method): ước tính chi phí công trình dựa trên đơn giá cho từng đơn vị sử dụng như: chi phí/m2 sàn xây dựng (cho công trình nhà ở), chi phí/học sinh (trường học), chi phí/ghế ngồi (nhà hát),…

Chi phí công trình = (Qui mô thiết kế ) x (Chi phí đơn vị)

 Phương pháp thể tích (Volume method) : ước tính chi phí công trình thông qua đơn vị khối tích

Chi phí công trình= (Thể tích công trình) x (Chi phí đơn vị thể tích)

 Phương pháp diện tích sàn (Finished Floor Area): dựa vào số liệu thống kê của các công trình trước đó để xác định chi phí xây dựng cho một m2 sàn (tỉ suất đầu tư) từ đó sẽ tính được chi phí của dự án hiện tại nếu biết tổng diện tích sàn xây dựng

Chi phí công trình= (Tổng DT sàn) x (Chi phí đơn vị m2 sàn)

 Phương pháp hệ số chi phí – công suất :

x

2

1 2

1

Q

Q C

 C1, C2: Chi phí xây dựng công trình 1 và 2,

 Q1, Q2: Công suất (qui mô) của công trình 1 và 2,

 X: hệ số hiệu chỉnh tùy thuộc vào loại công trình

 Phương pháp ước lượng phần trăm:

PT 1

EC P

EC TC





 TC: Tổng chi phí xây dựng cơng trình,

 EC: chi phí ước lượng của hạng mục nổi trội của cơng trình (chiếm tỷ chi phí lớn nhất),

 P: tỷ lệ % của hạng mục chi phí nổi trội,

 PT: tỷ lệ % của các hạng mục cịn lại

b Dự báo chi tiết (detailed estimate):

Dự báo chi tiết được tiến hành sau khi dự án được định hình với đầy đủ thơng tin

và cĩ tính hệ thống Dự báo này nhằm phục vụ cơng tác đấu thầu hay chuẩn bị nguồn ngân quỹ trước khi thi cơng của nhà thầu Quá trình này địi hỏi người hoạch định phải xem xét cẩn thận các yếu tố như: yếu tố lợi nhuận, yêu cầu về cơng nghệ của dự án, yêu

cầu về thời gian, nguồn lực, điều kiện hợp đồng, yếu tố rủi ro

Quá trình dự báo chi tiết dự án thường trải qua các quá trình xem xét sau:

 Nhận định tổng quan về dự án: nhằm cung cấp cho nhà thầu cĩ cái nhìn tổng

quan về tính khả thi của dự án, khả năng tham gia của nhà thầu, mức độ đáp ứng về cơng nghệ, ước lượng rủi ro…

 Kiểm tra thiết kế: nhằm xác định các chủng loại vật tư cần thiết, các yêu cầu

đặc biệt về cơng nghệ, nhân lực đồng thời phát hiện ra các sai sĩt về thiết kế

nếu cĩ

 Dự báo chi phí chi tiết : dự báo cho giai đoạn này cần xem xét các yếu tố

sau:

b.1 Dự báo chi phí nhân cơng

Chi phí nhân cơng của dự án được xác định theo cơng thức sau:

số Hệ vị

đơn

công nhân CP tác

công

lượng Khối công

nhân phí Chi

 Hệ số điều chỉnh: dùng để điều chỉnh chi phí nhân cơng do các điều kiện thực tế cơng trường như: điều kiện thời tiết, mức độ phức tạp của cơng việc, kinh nghiệm của cơng nhân, địa hình

b.2 Dự báo chi phí máy thi cơng

số Hệ vị

đơn

bị thiết CP tác

công

lượng Khối bị

thiết

phí Chi

 CP thiết bị đơn vị: là chí phí để thực hiện một đơn vị khối lượng cơng việc, bao gồm chi phí thuê hay mua thiết bị, chi phí vận hành, nhiên liệu, bảo trì, sửa chữa

 Hệ số điều chỉnh: dùng để điều chỉnh do các điều kiện thực tế cơng trường như: điều kiện thời tiết, mức độ phức tạp của cơng việc, thời gian sử dụng, kinh nghiệm điều khiển, địa hình

b.3 Dự báo chi phí vật tư

Đơn giátư

vật

lượng Khối tư

vật

phí Chi

 Đơn giá vật tư: bao gồm đơn giá trực tiếp và các loại chi phí phụ khác như: thuế, chi phí vật chuyển, lắp đặt …

b.4 Dự báo về thời gian, tiến độ dự án

Một trong những nhiệm vụ quan trọng của nhà quản lý dự án là hoạch định và xác định tiến độ của dự án Có các phương pháp lập tiến độ của dự án như: phương pháp sơ

đồ ngang hay phương pháp sơ đồ mạng Quy trình hoạch định và lập tiến độ của dự án thể hiện qua sơ đồ sau (C.H.Thi và N.T.Q Loan, 2004):

Hình 2.3: Quy trình hoạch định và lập tiến độ của dự án

Như vậy, để lập tiến độ dự án cần tiến hành các công việc sau:

b.4.1 Hình thành kết cấu phân chia công việc (WBS) và hệ thống mã hóa công tác:

Work Breakdown Structure (WBS) là một cấu trúc phân chí công tác nhằm tổ chức, mô tả và trình bày các công việc phải hoàn thành của dự án (Popescu và Charoengngam, 1995) WBS là phương pháp xác định có hệ thống các công việc của một dự án bằng cách chia nhỏ dự án thành các công việc nhỏ dần với mục đích:

 Tách dự án thành các công việc với mức độ chi tiết, cụ thể hơn

sơ đồ Gantt, CPM, PERT

- Thời gian hoàn thành dự

án,

- Xác định các công tác găng,

- Thời gian dự trữ các công

Một số nguyên tắc khi thiết lập cấu trúc phân chia cơng việc cần lưu ý một số nguyên tắc sau:

 Hạng mục WBS cĩ chứa nhiều loại cơng việc  xuống cấp thấp hơn

 Nếu việc thêm cấp sẽ giúp làm tăng mức độ chính xác của dự tốn  thêm cấp thấp hơn

 Nếu thời lượng hồn thành hạng mục khơng thể xác định chính xác  xuống cấp thấp hơn

 Nếu khơng ước lượng được nguồn lực riêng dành cho hạng mục WBS  thì xuống cấp thấp hơn

Một ví dụ về dự án xây dựng ngơi nhà ABC dùng mơ hình WBS:

Dự án xây dựng nhà ABC

Phần kết cấu 1.0

Móng 1.1

Phần điện 2.0

Phần nước 3.0

Khung 1.2

Đường dây 2.1

Thiết bị 2.2

Cấp nước 3.1

Thoát nước 3.2

Đào, vận chuyển đất 1.1.1

Ván khuôn móng 1.1.2

Cốt thép móng 1.1.3

Bê tông móng 1.1.4

Đắp đất hố móng 1.1.5

Vật liệu 1.1.2.1

Nhân công 1.1.2.2

Máy thi công 1.1.2.3

Hình 2.4: Ví dụ về WBS trong xây dựng nhà ABC

b.4.2 Xác định mối quan hệ giữa các cơng tác:

Sau khi hình thành kết cấu phân chia công việc thì mối quan hệ giữa các công tác cũng được xác định Có các loại quan hệ ràng buộc giữa các công tác như sau:

 FS (Finish to Start): 1 công tác không thể bắt đầu trước khi công tác đứng trước nó kết thúc VD: Khi xây dựng 1 ngôi nhà, ta phải đào móng, tiếp đó

đổ bêtông lót, sau đó làm móng…

 SS (Start to Start): 2 công tác cùng bắt đầu tại 1 thời điểm VD: bắt đầu lợp ngói nhà bếp, bắt đầu lát gạch trong phòng khách…

 FF (Finish to Finish): 2 công tác kết thúc cùng 1 thời điểm

 SF (Start to finish): công tác này bắt đầu khi công tác kia vừa kết thúc

 Ngoài ra, trong thực tế, các mối quan hệ giữa các công tác có thể phức tạp hơn 4 mối quan hệ đã nêu VD: SS+2 (ngày): công tác A bắt đầu được 2 ngày thì có thể triển khai công tác B; FS+5 (tuần): khởi công công tác D sau khi kết thúc công tác C 5 tuần

b.4.3 Xác định thời lượng của từng công tác:

Thời gian thực hiện các công tác phụ thuộc vào khối lượng công tác, vào nhân lực thực hiện công tác đó và năng suất của tổ đội công nhân Để xác định thời gian này có thể dùng công thức sau:

i i

i i

NP

AD





Trong đó:

 Di: thời gian thực hiện công tác i,

 Ai: khối lượng công tác i,

 Pi: năng suất lao động trung bình của tổ đội công nhân (định mức nhân công),

 Ni: số nhân công thực hiện công tác i

b.4.4 Tổng tiến độ của dự án:

Sơ đồ ngang là một phương pháp giúp cho công tác quản lý và theo dõi tiến độ dự

án theo biểu đồ ngang Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, dễ thực hiện nhưng lại không thể hiện được mối quan hệ giữa các công tác, không thể tích hợp tài nguyên hay chi phí vào từng công tác và khó áp dụng cho các dự án lớn

Ví dụ về một dự án lắp đặt thiết bị kiểm soát ô nhiễm không khí của một nhà máy thép X bằng phương pháp sơ đồ ngang như sau:

đứng trước

Thời gian (tuần)

Bảng 2.1: Mối liên hệ giữa các công tác của dự án X

1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 12 13 14 15

1 A-Xây dựng bộ phận bên trong

2 B- Sửa chữa mái và sàn

3 C- Xây ống gom khói

4 D- Đổ bê tông và xây khung

5 E- Xây cửa lò chịu nhiệt

6 F- Lắp đặt hệ thống kiểm soát

7 G- Lắp đặt thiết bị lọc khí

8 H- Kiểm tra, thử nghiệm

Hình 2.5: Ví dụ về sơ đồ ngang

Sơ đồ mạng là đồ thị gồm có các nút và cung nhằm diễn tả một quá trình gồm

nhiều công việc có liên quan với nhau theo một trình tự nhất định Có 2 dạng sơ đồ mạng:

Ghi chú:

: Công tác găng,

: Công tác không găng

 Sơ đồ mạng xác định (CPM): các thơng số được dùng để tính tốn sơ đồ

mạng là được xác định chính xác và bất biến trong quá trình thực hiện cơng việc Loại sơ đồ này thường cĩ 2 dạng là:

 Sơ đồ AOA: cơng tác được thể hiện bằng mũi tên, sự kiện được biểu thị bằng nút vịng trịn

3

8 4

B(3)

4

1

3 0

15 13

F(3)7 4

13 10

G(5) 138

13 8

Quy ước ký hiệu:

* Thời gian hoàn thành: 15 ngày,

* Đường găng: A-C-E-G-H.

Hình 2.6: Ví dụ về sơ đồ mạng AOA

Trong đĩ:

 NAME: tên cơng tác,

 d: thời gian thực hiện cơng tác,

 ES (LS): thời điểm khởi cơng sớm (muộn) của cơng tác,

 EF (LF): thời điểm kết thức sớm (muộn) của cơng tác,

 S=LS-ES=LF-EF: thời gian dự trữ của cơng tác

 Sơ đồ dạng AON: cơng tác được biểu thị bằng một nút, sự kiện được biểu thị bằng mũi tên

Quy ước ký hiệu:

* Thời gian hoàn thành: 15 ngày,

* Đường găng: A-C-E-G-H.

Hình 2.7: Sơ đồ mạng AON

 Sơ đồ mạng xác suất hay bất định (PERT): các thơng số được dùng để

tính tốn sơ đồ mạng chưa được xác định chính xác, thường chỉ biết được giá trị max, min, trung bình và phân phối xác suất của nĩ Để xác định thời gian thực hiện mỗi cơng tác, ta sử dụng 3 loại thời gian được giả thuyết là tuân theo luật phân phối Beta, đĩ là:

 Thời gian thuận lợi – a: thời gian để hồn thành cơng tác trong điều

kiện tốt nhất Xác suất xảy ra 1%

 Thời gian bất lợi – b: thời gian để hồn thành cơng tác trong điều kiện

xấu nhất Xác suất xảy ra 1%

 Thời gian bình thường – m: thời gian để hồn thành cơng tác trong điều

2.2.2 Dự trù ngân sách (Budgeting)

Theo Halpin (1985), dự trù ngân sách là quá trình phân bổ nguồn lực (bao gồm vật

tư, nhân công, thiết bị, tiền vốn) cho dự án và so sánh mức tiêu hao nguồn lực trong quá trình dự án diễn ra thực tế so với kế hoạch Một cách tổng quát, một cấu trúc ngân sách trong một dự án xây dựng sẽ được phân thành các khoản mục chi phí như: nhân công, vật tư, thiết bị, thầu phụ (nếu có) và các khoản mục chi phí gián tiếp

Trong hệ thống quản lý chi phí, nguồn ngân sách dự trù được dùng làm cơ sở nhằm kiểm soát quá trình chi tiêu diễn ra trong suốt dự án Việc so sánh giữa nguồn ngân sách kế hoạch và chi phí thực tế giúp nhà thầu đánh giá được tình trạng của dự án: vượt chi phí, dưới mức chi phí, vượt tiến độ, chậm tiến độ để từ đó nhà thầu có những điều chỉnh cần thiết

Đối với các dự án lớn, nếu nhà thầu đảm trách hết mọi hạng mục thi công của dự

án thì chi phí quản lý và tổng nguồn vốn cần huy động của nhà thầu sẽ rất lớn Trong trường này, nhà thầu nên thuê thầu phụ để giảm khoản chi phí gián tiếp và nguồn vốn này

Học viên: Phan Quốc Bình Lớp CN&QLXD 2007

Một ví dụ về bảng dự trù chi phí của một dự án xây dựng có dang như sau:

WBS Mã hiệu Tên công việc Đơn

vị

Khối lượng

Đơn giá Thành tiền V.liệu N.công MTC V.liệu N.công MTC

1.4.1 AF.81122 Ván khuôn móng cột vuông, chữ nhật 100m2 0.977 2,254,623 1,172,170 2,202,767 1,145,210 -

1.4.2 AF.81141 Ván khuôn đà kiềng 100m2 1.463 3,585,161 1,461,563 5,245,091 2,138,267 -

1.5 Bê tông móng, đà kiềng - - -

2.2.3 Theo dõi dự án (monitoring)

Trong quá trình triển khai, luôn có những khác biệt giữa diễn biến thực tế của dự án

so với hoạch định ban đầu do những điều kiện thực tế thay đổi như: đơn giá vật tư, nhân công, năng suất lao động, điều kiện thời tiết, thay đổi thiết kế Mức độ khác biệt này sẽ cho biết tình trạng của dự án như: vượt hay dưới mức chi phí, chậm hay vượt tiến độ Do đó, nhà quản lý dự án cần xây dựng qui trình theo dõi dự án để có những hiệu chỉnh cần thiết và kịp thời để đảm bảo cho dự án thành công

Quá trình theo dõi dự án gồm các bước:

 Thu thập thông tin về việc thực hiện dự án và những thay đổi của môi trường,

 So sánh số liệu thu thập được với kế hoạch dự án, tiêu chuẩn thực hiện

Lợi ích của công tác kiểm soát:

 Đảm bảo dự án đạt được mục tiêu đề ra,

 Thấy sớm những vấn đề nảy sinh để có những ứng xử kịp thời,

 Trao đổi thông tin với các bên liên quan của dự án,

 Rút ra bài học kinh nghiệm

Quá trình theo dõi làm cơ sở để nhà quản lý dư án tiến hành bước phân tích để từ

đó có những hiệu chỉnh kịp thời

2.2.4 Phân tích (analyzing)

Phân tích là quá trình so sánh giữa chi phí và thời gian đã được hoạch định so với thực tế của dự án để từ đó nhà quản lý dự án xác định được tình trạng của dự án và có những hiệu chỉnh kịp thời để đưa dự án đến thành công

Phương pháp giá trị đạt được (EVM) là một công cụ kiểm soát tiến triển của dự án dựa trên việc xem xét đồng thời 2 yếu tố là tiến độ và chi phí Phương pháp này phân tích giá trị đạt được với chi phí bỏ ra nhằm đánh giá tiến độ và kiểm soát tài chính của

dự án Phương pháp này dựa trên 3 yếu tố của một dự án là: giá trị hoạch định (chi phí hoạch định, tiến độ hoạch định), giá trị đạt được và giá trị thực tế (chi phí thực tế, tiến

độ thực tế)

Ưu điểm của phương pháp này là đơn giản, cho biết được tình hình tiến độ nhanh, chậm và vượt hay dưới mức chi phí của dự án ở từng thời điểm kiểm soát để từ đó nhà quản lý có những hiệu chỉnh kịp thời

Tuy nhiên, phương pháp này dự báo dựa trên xu thế tuyến tính Ward và Lithfield (1980) cho rằng, dự báo theo xu thế tuyến tính sẽ không chính xác do hoạt động thực tế của dự án luôn có xu hướng thay đổi

Để đánh giá được tiến triển của dự án, phương pháp EVM sử dụng các đại lượng

cơ bản sau: đại lượng phân tích về kết quả, đại lượng phân tích về sai lệch, chỉ số kết quả công việc, dự báo chi phí thực hiện trong tương lai

2.2.4.1 Đại lượng phân tích về kết quả:

 BCWS (Budget Cost for Work Scheduled): Chi phí của công việc theo kế

hoạch hay giá trị công việc theo kế hoạch BCWS được lấy bằng giá trị chi phí tích lũy đến thời điểm cập nhật theo tiến độ ban đầu

 BCWP (Budget Cost for Work Performed): Chi phí dự tính thu được hay giá

trị đạt được cho công việc đã thực hiện

 ACWP (Actual Cost for Work Performed): Chi phí thực tế cho công việc đã

thực hiện

2.2.4.2 Đại lượng phân tích về sai lệch:

 CV (Cost Variance): Chênh lệch chi phí

CV = BCWP – ACWP

 CV > 0: dự án tiến triển với chi phí không bị vượt,

 CV = 0: dự án tiến triển với mức chi phí đúng kế hoạch,

 CV < 0: dự án tiến triển với chi phí vượt kế hoạch

 SV (Schedule Variance): Chênh lệch tiến độ

SV = BCWP – BCWS

 SV > 0: dự án vượt tiến độ,

 SV = 0: dự án tiến triển đúng tiến độ,

 SV < 0: dự án chậm tiến độ

 TV (Time Variance ): Chênh lệch về thời gian, là đại lượng chỉ ra theo đơn vị

thời gian dự án chậm hay nhanh bao lâu so với kế hoạch

TV = SD – BCSP

 SD (Status day): là ngày xem xét hay đánh giá dự án,

 BCSP (Budget Cost of Schedule Performed): là thời điểm mà tại đĩ

BCWS=BCWP

Thời gianChi phí

0

ACWP

BCWS BCWP

Hình 2.8: Biểu đồ biểu thị các đại lượng của phương pháp EVM

2.2.4.3 Chỉ số kết quả cơng việc:

 SPI (Schedule Performance Index): Chỉ số kết quả về tiến độ

BCWS

BCWP SPI 

 SPI > 1: dự án nhanh tiến độ,

 CPI > 1: dự án tiến triển dưới mức chi phí,

 SPI =1: dự án đúng chi phí kế hoạch,

 SPI <1: dự án tiến triển vượt chi phí

Dự án gặp vấn đề về chi phí

Hình 2.9: Ma trận các chỉ số kết quả cơng việc

2.2.4.4 Dự báo chi phí thực hiện tương lai

 ETC (Estimated cost to completion): chi phí để hồn thành phần việc cịn lại của dự án

CPI

BCWPBAC



 EAC (Estimated cost at completion): chi phí dự báo cho toàn bộ dự án

EAC = ETC + ACWP

2.2.5 Lập báo cáo (reporting)

Trong hệ thống quản lý chi phí, công tác báo cáo là quá trình cung cấp thông tin đến các cấp lãnh đạo nhằm phục vụ cho mục tiêu ra quyết định Báo cáo chính xác, đúng thời điểm và đến đúng đối tượng là cơ sở giúp nhà quản lý dự án kịp thời có những điều chỉnh phù hợp, kịp thời nhằm đảm bảo dự án diễn ra theo đúng hoạch định Tuy nhiên, nội dung công tác báo cáo cũng phải được chọn lọc cẩn thận nhằm tránh cung cấp thông tin không cần thiết hay không đúng đối tượng

Nội dung báo cáo dự báo bao gồm các thông tin cơ bản sau:

 Các số liệu hoạch định của dự án:bao gồm các số liệu về chi phí, tài nguyên,

thời gian đã được hoạch định ban đầu của dự án nhằm làm cơ sở so sánh

đánh giá mức tiến triển của dự án

 Các số liệu thực tế: các số liệu thực tế của thời điểm cập nhật dự án

 Số liệu dự báo: nhằm giúp nhà quản lý dự án hình dung bức tranh tổng thể của dự án trong tương lai

 Chênh lệch: thể hiện mức độ sai khác giữa thực tế và dự trù, từ đó nhà quản lý

sẽ điều chỉnh cho phù hợp hơn

 Nguyên nhân sai biệt: nêu lên các nguyên nhân chủ yếu dẫn đến sự sai biệt giữa thực tiễn và dự trù

2.2.6 Hiệu chỉnh dữ liệu của dự án (Corrective acting)

Hoạt động hiệu chỉnh dự án được hiểu là những thay đổi các thông số của dự án về: mục tiêu, nguồn lực, thời gian nhằm mục đích nâng cao hiệu quả cảu dự án, giúp đưa dự án đến thành công Có 2 vấn đề mà các nghiên cứu trước đây thường hay quan tâm là:

 Bố trí thực hiện các công tác song song thay vì nối tiếp trong sơ đồ mạng,

 Phân phối lại tài nguyên: tăng nhân công, tăng giờ lao động, tăng công suất máy móc, thiết bị

 Thay đổi biện pháp kỹ thuật

Các bước rút ngắn tiến độ của dự án:

 Ước tính thời gian và chi phí trong điều kiện bình thường và trong điều kiện rút ngắn của các công tác,

 Tìm đường găng trong điều kiện bình thường, tính tổng chi phí của các công tác trong điều kiện bình thường,

 Tính chi phí rút ngắn đơn vị của các công tác,

 Rút ngắn công tác nằm trên đường găng có chi phí đơn vị nhỏ nhất,

 Xác định lại đường găng và tiếp tục rút ngắn công tác nằm trên đường găng mới có chi phí đơn vị nhỏ nhất

Tuy nhiên, việc rút ngắn thời gian đường găng thường làm tăng chi phí của dự án

Do đĩ, tùy từng hồn cảnh, người quản lý dự án cần xác định mối liên hệ giữa thời gian

và chi phí của dự án sao cho khoảng thời gian được rút ngắn và chi phí phát sinh thêm

là tối ưu nhất

Chi phí

Thời gian

Thời gian rút ngắn

Thời gian bình thường

Hình 2.10: Quan hệ giữa chi phí và thời gian trong rút ngắn tiến độ

(Nguồn: Ngơ Quang Tường, 2008)

2.2.6.2 Kéo dài tiến độ dự án

Trong nhiều trường hợp dự án khơng yêu cầu cấp bách về tiến độ, nhà thầu cĩ thể giảm chi phí thực hiện bằng cách kéo dài thời gian như sau:

 Ước tính thời gian và chi phí bình thường và kéo dài của các cơng việc,

 Tìm đường găng trong điều kiện hiện tại Tính tổng chi phí của các cơng tác trong điều kiện hiện tại

 Tính chi phí kéo dài đơn vị của các cơng việc,

 Kéo dài thời gian các cơng việc khơng nằm trên đường găng cĩ chi phí kéo dài đơn vị lớn nhất

 Thực hiện cho đến khi các cơng tác đều nằm trên đường găng Tiếp tục thực hiện kéo dài các cơng tác cĩ chi phí kéo dài lớn nhất cho đến khi đạt được mong muốn

2.2.6.3 Điều hịa nguồn lực cho dự án

Điều hịa nguồn lực là quá trình lập thời gian biểu cho các cơng tác sao cho việc

sử dụng nguồn lực là cân bằng nhau trong suốt quá trình thực hiện dự án (C.H.Thi và N.T.Q.Loan, 2004) Mục đích của việc cân bằng nguồn lực là:

 Giảm độ dao động trong việc huy động các nguồn lực,

 Sử dụng nguồn lực đều đặn cĩ thể dẫn đến chi phí thấp hơn,

 Việc triển khai dự án sẽ ổn định hơn,

 Giảm bớt cơng sức quản lý

Nguồn lực

Thời gian Nguồn lực chưa được

điều hòa  không tốt.

Nguồn lực

Thời gian Nguồn lực đã được điều

hòa  tốt.

Hình 2.11: Mơ hình mơ tả chức năng điều hịa nguồn lực

2.2.7 Kết thúc, đánh giá (Post-evaluating)

Cĩ 2 nội dung chính trong cơng tác kết thúc dự án là:

 Tổng kết về các mặt đạt được cũng như tồn tại của dự án,

 Rút ra kinh nghiệm, thơng tin phục vụ cho các dự án tương lai

Nhìn chung, mối quan tâm lớn nhất đối với nhà thầu xây dựng là lợi nhuận sau khi kết thúc dự án Thông qua các số liệu kế toán chi tiết, mức lợi nhuận hay thua lỗ sẽ được thể hiện Ngoài ra, thông qua các dữ liệu của dự án, nhà thầu sẽ có thêm kinh nghiệm nhằm phục vụ cho các dự án mới trong tương lai

2.3 Phân loại dự báo

Đã có nhiều nghiên cứu nhằm dự báo chi phí, tiến độ cuối cùng của một dự án xây dựng Một cách tương đối, có thể phân chia thành các PP sau:

2.3.1 Phương pháp xác định

Trong phương pháp này các giá trị thời gian, chi phí là xác định, mô hình dự báo thường đơn giản Một số PP thuộc dạng này như:

 PP Giá trị đạt được (EVM): dự báo dựa trên xu thế tuyến tính bằng cách so

sánh chi phí thực tế với chi phí hoạch định và giá trị đạt được, do nhiều tác giả nghiên cứu như Siler (1983), Christensen et.al (1992, 1995), Fleming và Koppelman (1999)… Ưu điểm: kết hợp đồng thời các yếu tố chí phí và tiến

độ

 PP đường găng (CPM): do Dubont (1950) phát triển Tiến độ tổng thể, thời

điểm bắt đầu, kết thúc của công tác được xác định với giả thuyết thời gian hoàn thành các công tác như kế hoạch bất chấp kết quả của các công việc trước đó

 Ashley và Teicholz (1977): phân tích chi phí thành 3 khoản mục là vật liệu,

nhân công, máy thi công theo tỉ lệ % tổng chi phí Giá trị chi tiêu qua từng giai đoạn sẽ được cộng dồn và tính theo % giá trị hợp đồng PP đơn giản, dự báo nhanh nhưng hạn chế là tỉ lệ % này không thay đổi trong suốt dự án

 PP trung bình động , PP hàm số mũ…

2.3.2 Phương pháp xác suất, ngẫu nhiên

 Phương pháp PERT: thời gian hoàn thành dự án dựa trên lý thuyết xác suất

thông kê Các thông số của sơ đồ Pert chưa được xác định chính xác mà chỉ

biết các giá trị max, min, trung bình và quy luật phân phối

 Mô phỏng Monte Carlo (Hulet (1996), Lee (2005), N.Q.Tuấn (2005): là một

lớp các thuật toán để giải quyết nhiều bài toán theo kiểu xác suất, thường bằng cách sử dụng các dãy số ngẫu nhiên được tạo ra theo một quy luật phân phối Các bước tính toán được lặp lại nhiều lần đến khi đạt được kết quả tin cậy

2.3.3 Phương pháp liên quan đến trí tuệ nhân tạo (AI)

• Logic mờ (Fuzzy logic)

• Mạng Neuron

• Giải thuật tiến hóa

• TTNT dựa trên hành vi…

Có nhiều nghiên cứu như Lotfi Zadeh (1965), J.Holland (1975), Goldberg (1989), ứng dụng nghiên cứu rủi ro: J.H.M.Tah và V.Carr (2000); lựa chọn dự án: Machacha, Bhattacharya (2002); tối ưu hóa tiến độ: L.D.Long (2007), tối ưu hóa nguồn lực: N.Kartam, T.Tongthong (1998), biến động chi phí, thời gian: N.A.Tuan

(2007)…

2.3.4 Phương pháp dựa vào lý thuyết hành vi

 Kỹ thuật Delphi: là một kỹ thuật sử dụng ý kiến của các chuyên gia trong

quản lý rủi ro và lựa chọn dự án Hill (1970)

 Mô hình AHP: giúp sắp xếp và lựa chọn một phương án thỏa mãn các tiêu chí

với mức độ ưu tiên cho trước T.Đ.Xuân (2008): lựa chọn nhà thầu, N.T.Hưng (2008): lựa chọn thầu phụ…

2.4 Nhận xét

Đã có nhiều nghiên cứu được thực hiện nhằm phục vụ cho công tác dự báo và kiểm soat chi phí của dự án Reinschmidt và Frank (1976) đã đề xuất mô hình dự báo chi phí trong giai đoạn đầu của dự án Mô hình này xem xét kết hợp yếu tố tiến độ và giá thành dựa trên thời gian và chi phí ước lượng của từng công tác Tuy nhiên, mô hình

không xem xét đến yếu tố chậm thanh toán của nhà thầu chính đối với một số nhà thầu

phụ hay nhà cung cấp vật tư…

Một nghiên cứu khác của Ashley và Teicholz (1977) cũng đã đưa ra một phương pháp dự báo dòng tiền bằng cách phân tích chi tiết chi phí thành 3 khoản mục là vật liệu, nhân công, máy thi công theo tỉ lệ phần trăm của tổng chi phí Giá trị chi tiêu qua

từng giai đoạn sẽ được cộng dồn và tính theo tỉ lệ giá trị hợp đồng Phương pháp này đơn giản, giúp nhà thầu dự báo nhanh với độ chính xác tương đối Tuy nhiên, hạn chế của phương pháp này là tỉ lệ phần trăm này không thay đổi trong suốt quá trình diễn ra

dự án (Fixed weight method) Ngoài ra, phương pháp này cũng không xem xét đến yếu

tố “độ chậm thanh toán”

Trên thực tế, có rất nhiều yếu tố tác động đến dòng ngân lưu trong suốt quá trình diễn ra dự án như: thi công chậm tiến độ, nhà thầu chậm thanh toán, thay đổi giá vật tư, rủi ro, Nhân tố quan trọng trong công tác dự báo bao gồm: mức độ chính xác, tính uyển chuyển hay không khuôn mẫu, tính bao quát…Nhìn chung các mô hình dự báo đã

đề cập ở trên nói chung còn tồn tại một số các điểm sau:

 Một số mô hình không dựa vào những diễn tiến thực tế của dự án mà chủ yếu dựa trên giai đoạn lập kế hoạch ban đầu của dự án Do đó, những phát sinh của dự án không được kịp thời cập nhật đầy đủ

 Không xem xét đến một số nhân tố thường xảy ra thực tế khi triển khai dự án như: chậm thanh toán của chủ đầu tư, chậm thanh toán của nhà thầu chính cho thầu phụ, chậm thanh toán chi phí vật tư,…

 Mô hình dự báo thường dựa trên xu hướng tuyến tính

Từ đó, tác giả muốn nghiên cứu đề xuất mô hình sử dụng trọng số trung bình

động (Moving weight method - MWM) với việc xem xét đến các yếu tố đã đề cập ở trên

nhằm tạo một công cụ đơn giản, dễ thực hiện nhằm cho phép nhà thầu dự báo, kiểm soát nguồn thu chi trong quá trình triển khai dự án