THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM CỦA CÔNG TY CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM HÀ TÂY

Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây được hợp nhất từ toàn bộ các đơn vị sản xuất kinh doanh thuốc chữa bệnh trong toàn tỉnh, với nhiệm vụ chính là sản xuất kinh doanh thuốc phục vụ sức khoẻ

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THÀNH PHẨM VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ THÀNH PHẨM CỦA CÔNG TY

CỔ PHẦN DƯỢC PHẨM HÀ TÂY

2.1 Đặc điểm yêu cầu quản lý thành phẩm và tiêu thụ thành phẩm của công ty.

2.1.1 Đặc điểm yêu cầu quản lý thành phẩm của công ty.

Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây được hợp nhất từ toàn bộ các đơn vị sản xuất kinh doanh thuốc chữa bệnh trong toàn tỉnh, với nhiệm vụ chính là sản xuất kinh doanh thuốc phục vụ sức khoẻ nhân dân trong tỉnh ngoài ra còn bán cho trung ương và các tỉnh bạn, việc bán hàng trải rộng trên phạm vi cả tỉnh và một số đại diện ở một số tỉnh bạn như Hà Nội, Nam Định, Nghệ An, Thanh Hoá, HảI Phòng, Thành phố Hồ Chí Minh

Sản phẩm chính của Công ty là các loại thuốc chữa bệnh như: viên nén, viên bao, viên nang, cáp đóng lọ, vỉ, thuốc tiêm: ống nhọn, ống cổ bồng và các loại thuốc cao, dầu, thuốc mỡ, thuốc nước khác và các loại thuốc khác chủ yếu được nhập từ nước ngoài Kỹ thuật sản xuất mỗi loại sản phẩm là khác nhau nhưng tất cả đều có kỹ thuật chuyên nghành cao, tức là phảI đảm bảo các chỉ tiêu: hàm lượng, khối lượng, thể tích, độ tan rã, độ bóng,…yêu cầu vệ sinh công nghiệp tới mức tuyệt đối vì đây là sản phẩm liên quan trực tiếp đến sức khoẻ của con người, tác dụng cũng như hậu quả của nó ảnh hưởng sâu rộng đến đời sống nhân dân

Quy trình công nghệ sản xuất sản phẩm của Công ty cổ phần dược phẩm

Hà Tây được chia làm các giai đoạn: giai đoạn chuẩn bị sản xuất, giai đoạn sản xuất và giai đoạn kiểm nghiệm, nhập kho thành phẩm

+Giai đoạn chuẩn bị sản xuất: Đây là giai đoạn phân loại NVL, tá dược, bao bì, sử lý xay, rây, cân, đong, đo, đếm, bảo đảm các tiêu chuẩn kỹ thuật trước khi đưa vào sản xuất

+Giai đoạn sản xuất: là giai đoạn sau khi đã chuẩn bị, phân chia NVL, tá dược, bao bì, theo từng lô, mẻ sản xuất và được đưa vào sản xuất thông qua các

công đoạn sản xuất.

+Giai đoạn kiểm nghiệm nhập kho thành phẩm: sau khi thuốc được sản xuất phòng kiểm nghiệm xác định hàm lượng cũng như chất lượng lô hàng đó nếu đủ tiêu chuẩn thì mới nhập kho

Do đặc thù riêng của sản phẩm mỗi loại thuốc có những định mức, tiêu chuẩn kỹ thuật riêng biệt và thời hạn sử dụng nhất định Cho nên quy trình công nghệ sản xuất dược phẩm là sản xuất giản đơn theo kiểu chế biến liên tục, chu kỳ sản xuất ngắng và thuộc loại hình sản xuất khối lượng lớn, dây chuyền sản xuất tại những thời điểm nhất định chỉ sản xuất một loại sản phẩm

Công ty sử dụng chương trình phần mềm E- ACCOUNTTING vào hoạt động, nhân viên kế toán đã tiến hành khai báo danh mục vật tư, sản phẩm, danh mục khách hàng, danh mục kho, danh mục tài khoản ở công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây không thực hiện việc khai báo, mã hóa chứng từ Khai báo danh mục, tức là đã mã hóa cho từng danh mục một Ta có thể hiểu mã hóa là cách thức để thực hiện việc phân loại, xếp lớp các đối tượng cần quản lý Việc mã hóa đối tượng giúp cho việc tìm kiếm một cách nhanh chóng, không nhầm lẫn giữa các đối tượng trong quá trình xử lý thông tin tự động

* Danh mục vật tư sản phẩm :

Được dùng để quản lý chung các lọai vật tư, hàng hóa, theo dõi quá trình nhập, xuất vật tư hàng hóa Mức độ chi tiết của danh mục đến mức độ nào thì ta chọn tiêu thức quản lý đến cấp đó Việc khai báo được đánh theo số thứ tự Trong quá trình sử dụng nếu phát sinh thêm vật tư, sản phẩm mới, phần mềm có thể cho kế toán khai báo thêm Ví dụ mã hóa một số loại vật tư, hàng hóa

01010101 Dolargan 0.1g

01010102 Morphin 0.01g

01010103 Fentanyl 0.5mg

01010104 Tramadol 0.1g

01010105 Seduxen 10mg ống

010001010 Ampicillin 0.25g nén viên

2.1.2 Đặc điểm tiêu thụ thành phẩm của công ty

Công ty đang áp dụng hai phương thức bán hàng chủ yếu là: bán trực tiếp tại công ty với số lượng lớn, và bán lẻ tại các cửa hàng

-Về bán trực tiếp tại công ty với số lượng lớn theo các hợp đồng kinh tế và các đơn đặt hàng Công ty căn cứ vào các hợp đồng đã ký kết với khách hàng để giao cho khách hàng hoặc vận chuyển đến địa điểm giao hàng Khách hàng có thể thanh toán ngay hoặc chấp nhận thanh toán và trả chậm trong một thời gian Khi đó hàng hóa được giao coi là tiêu thụ và kế toán phải phản ánh vào doanh thu tiêu thụ của công ty

Phương thức thanh toán chủ yếu là tiền mặt, séc và ủy nhiệm thu

Chứng từ sử dụng: Hóa đơn giá trị gia tăng

-Về bán lẻ hàng hóa, công ty có các cửa hàng, hiệu thuốc được đặt ở các huyện trong tỉnh, các cửa hàng này có nhiệm vụ bán hàng

Khi giao hàng cho các cửa hàng này, hàng vẫn thuộc quyền sở hữu, quản lý của công ty Do đó công ty chưa ghi nhận doanh thu Doanh thu của công ty chỉ được ghi nhận khi các cửa hàng này bán được hàng, khách hàng đã thanh toán hay chấp nhận thanh toán

Khi công ty giao hàng cho các cửa hàng này, công ty sử dụng chứng từ: Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ

Quản lý khâu bán hàng là một trong những khâu vô cùng quan trọng ở công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây Bởi vì nó có ý nghĩa nhất định, nếu thực hiện tốt khâu bán hàng sẽ giúp doanh nghiệp thu hồi vốn nhanh, tăng tốc độ

vòng quay của vốn, tiết kiệm vốn lưu động, bù đắp chi phí, mở rộng sản xuất, kinh doanh Việc xác định đầy đủ kết quả bán hàng là thước đo đánh giá tình hình hoạt động của doanh nghiệp, nó là cơ sở để doanh nghiệp thực hiện nghĩa

vụ với Nhà Nước Thông qua quá trình tiêu thụ và kết quả tiêu thụ doanh nghiệp

có thể biết được nhu cầu thị trường, thị hiếu tiêu dùng của từng khu vực đối với từng loại sản phẩm, hàng hóa để từ đó xây dựng chiến lược kinh doanh hợp lý

Quản lý khâu bán hàng, đồng nghĩa với việc công ty phải theo dõi cụ thể

và chi tiết từng đối tượng khách hàng một, theo dõi đến từng địa chỉ khách hàng, từng khoản nợ khách hàng, từng thời hạn thanh toán của từng khách hàng Vì có quản lý tốt các đối tượng khách hàng thì công ty mới thu hồi vốn nhanh, tăng tốc độ vòng quay của vốn, tiết kiệm vốn lưu động, bù đắp chi phí, mở rộng sản xuất, kinh doanh

Công ty cũng mã hóa cho các khách hàng của mình

Mỗi khách hàng có một mã hiệu, gọi là mã khách hàng Trong quá trình khai báo, mỗi khách hàng được mô tả chi tiết thông qua tên, địa chỉ, mã số thuế Việc mã hóa này được thực hiện từ khi đưa phần mềm này vào sử dụng.Tuy

nhiên trong quá trình sử dụng vẫn có thể khai báo thêm những khách hàng mới

Ví dụ một số đối tượng khách hàng được mã hóa:

Cũng như phần trên, việc mã hóa các phân xưởng, các quầy, các cửa hàng

sẽ giúp cho doanh nghiệp quản lý tình hình ở từng đối tượng cụ thể một cách nhanh chóng và chính xác Ví dụ

2.2 Hạch toán tiêu thụ thành phẩm của công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây.

2.2.1 Kế toán doanh thu bán hàng.

Công ty cổ phần dược phẩm Hà Tây là đơn vị sản xuất kinh doanh nộp thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ Toàn bộ số sản phẩm, hàng hóa mà công ty tiêu thụ đều thuộc đối tượng nộp thuế GTGT Vì vậy doanh thu bán

hàng của công ty là toàn bộ số tiền bán thành phẩm, hàng hóa không bao gồm thuế GTGT.

-Chứng từ: chứng từ sử dụng liên quan đến tình hình tiêu thụ và doanh thu bán hàng, gồm có: Phiếu thu, hóa đơn GTGT, phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, phiếu thu, giấy báo có, và các chứng từ khác liên quan

2.2.1.1.Đối với phương thức bán buôn trực tiếp.

Khi thực hiện phương thức bán buôn trực tiếp tại kho sản phẩm, Công ty

kế toán Công ty để tiến hành nhập liệu vào máy tính

HÓA ĐƠN Mẫu số 01 GTKT-3LL

Liên 3: Nội bộ Số: 0051889

Ngày 29 tháng 12 năm 2007 Đơn vị bán: Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây.

Địa chỉ : 80 Quang Trung- Hà Đông

Số Tk:

Điện thoại MST: 0500391400

Họ tên người mua hàng: : Ông Huy - Phòng kế hoạch

Tên đơn vị: Cty CP Dược Phú Thọ

Địa chỉ: 2201 Đại lộ Hùng Vương - TP Việt Trì - Phú Thọ

Số TK:

Hình thức thanh toán: Tiền mặt MS 2600303391

STT Tên hàng hóa,dịch vụ Đơn vị

tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng (giá chưa có thuế GTGT) : 12.837.500

Thuế suất GTGT 5 % Tiền thuế GTGT: 641.875

Tổng tiền thanh toán 13.479.375

Số tiền viết bằng chữ: Mười ba triệu bốn trăm bảy mươi chín nghìn ba trăm bảy mươi năm đồng chẵn.

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ, tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ, tên)

( Cần kiểm tra, đối chiếu khi lập, giao, nhận hóa đơn)

Biểu 1: Hóa đơn GTGT khi xuất bán hàng tại Công ty

E- ACCOUNTING 2005 theo đường dẫn trên sẽ xuất hiện màn hình nhập liệu

“Xuất kho bán hàng” tại màn hình này, kế toán tiến hành nhập các yếu tố liên quan đến hóa đơn GTGT này :

Phương pháp tính thuế: giá chưa thuế Thuế suất 5 %

Ở đây, dù khách thanh toán bằng chuyển khoản hay tiền mặt, kế toán viên vẫn sử dụng “TK 131: phải thu khách hàng” làm tài khoản trung gian để hạch toán nghiệp vụ này để tránh xảy ra hiện tượng “Chứng từ trùng” khi thực hiện

kế toán máy

Sau khi kế toán nhập liệu xong, chương trình sẽ tự động phản ánh nghiệp

vụ bán hàng này vào Sổ Chứng từ - Ghi sổ theo mẫu sau:

Sau khi kết chuyển vào Chứng từ Ghi sổ máy sẽ tự động kết chuyển vào

Sổ Cái tài khoản TK 131; TK 5111; TK 33311

Công ty sử dụng phương pháp bình quân cả kì dự trữ để tính giá sản phẩm xuất kho, nên cuối kì kế toán mới tiến hành “chạy giá vốn” trên máy để tính ra giá vốn của lô hàng xuất bán

@ Nghiệp vụ 2: Cty CP Dược Phú Thọ tiến hành thanh toán tiền hàng bằng tiền mặt, Kế toán tiền mặt sẽ viết “Phiếu Thu” và định khoản trực tiếp trên máy thông qua phân hệ “Kế toán tiền vốn” nó cũng tương tự như phân hệ “Kế toán hàng hóa”

Căn cứ vào số tiền thu được khi khách hàng thanh toán, kế toán sẽ tiến hành định khoản như sau:

Sau khi cập nhật số liệu, máy tính sẽ tự động kết chuyển vào các “Báo cáo Chi tiết” Các Báo cáo Chi tiết này làm căn cứ để lên Báo cáo Tổng hợp các tài khoản được thực hiện vào cuối tháng Khi chuẩn bị lên Báo cáo Tổng hợp, các Báo cáo Chi tiết sẽ được in ra để phục vụ yêu cầu quản lý, sử dụng thông tin, kiểm tra, đối chiếu, tính chính xác của các số liệu, lưu trữ số liệu.

BÁO CÁO CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH

Ngày 31 tháng 12 năm2007 Người lập biểu (ký, ghi rõ họ tên)

(nguồn: Phòng Tài Chính – Kế toán)

Biểu 4: Trích Báo cáo chi tiết tài khoản 5111

Báo cáo chi tiết tài khoản 5111 này sẽ được dùng làm căn cứ để lên sổ tổng hợp doanh thu vào cuối tháng

BÁO CÁO CHI TIẾT SỐ PHÁT SINH

TÀI KHOẢN 131

29/12/07 51889 Xuất bán Cty CP Dược Phú Thọ 12.837.500

29/12/07 51889 Xuất bán Cty CP Dược Phú Thọ 641.875

29/12/07 51894 Xbán Công ty cp dược Sông Nhuệ 86.468 483

Từ ngày 01/12/2007 đến ngày 31/12/2007

(nguồn: Phòng Tài Chính – Kế toán)

Người lập biểu Kế toán trưởng Ngày 31 tháng 12 năm2007

Thủ trưởng (nguồn: Phòng Tài Chính – Kế toán)

Biểu 5: Trích Báo cáo Chi tiết TK 131

Báo cáo chi tiết tài khoản 131 dùng để lên sổ tổng hợp vào cuối kì và là căn cứ để đối chiếu với các Chứng từ Ghi sổ có liên quan.

TK131,111,112 TK511 TK911 TK632

TK1561

TK3331

KẾT CHUYỂN GIÁ VỐN KẾT CHUYỂN DOANH THU

TIÊU THỤ

DOANH THU TIÊU THỤ THEO GIÁ BÁN KHÔNG THUẾ

Như vậy, kế toán nghiệp vụ bán hàng và thu tiền hàng đã được hoàn thành

Ta có thể khái quát phương thức bán buôn trực tiếp theo sơ đồ sau:

Sơ đồ4: Trình tự kế toán nghiệp vụ xuất bán buôn sản phẩm

trực tiếp tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

2.2.1.2 Đối với phương thức bán lẻ.

Phương thức bán lẻ của Công ty có một số nét đặc thù riêng biệt vì vậy kế toán phương thức thức bán lẻ có những khác biệt Kế toán các nghiệp vụ tiêu thụ theo phương thức bán lẻ có thể khái quát qua sơ đồ sau:

TK5111 TK131 TK1561 (Cty) 1b

3 5 8 TK3331 7 6c

2

Sơ đồ 5: Trình tự kế toán nghiệp vụ tiêu thụ sản phẩm theo

phương thức bán lẻ tại Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây

Chú giải:

1a: Chênh lệch giữa giá vốn sản phẩm xuất bán tại Công ty với giá bán cho các Cửa hàng Dược

1b: Giá vốn của sản phẩm xuất bán tại Công ty.

2: Giá bán cho các Cửa hàng Dược (Giá này bao gồm cả thuế)

3: Giá bán cho các Cửa hàng Dược (Giá này bao gồm cả thuế)

4a: Doanh thu chưa thuế (Doanh thu của một mặt hàng chính bằng giá bán cho Cửa hàng Dược đã được tách thuế)

4b: Thuế GTGT đầu ra

5: Giá vốn sản phẩm xuất bán tại các quầy bán lẻ (Giá vốn này chính bằng giá bán cho các Cửa hàng Dược)

6a: Chênh lệch giữa giá bán cho các Cửa hàng Dược và giá bán lẻ ở các quầy bán lẻ (chưa thuế) (Giá bán lẻ ở các quầy bán lẻ thường cao hơn giá bán cho Cửa hàng Dược từ 5% – 15%)

6b: Chệch lệch thuế GTGT

6c: Chênh lệch giữa giá bán cho các cửa hàng dược và giá bán lẻ ở các quầy bán lẻ (gồm cả thuế)

7: Kết chuyển doanh thu thuần

8: Kết chuyển giá vốn hàng bán

Đối với phương thức bán lẻ ở các quầy thuốc, các cửa hàng thuốc đặt ở các huyện, khi xuất hàng hóa phòng kế hoạch tiến hành lập phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ cũng được lập thành liên: liên 1lưu lại cuống, liên 2 giao cho cửa hàng, liên 3 làm căn cứ để thủ kho ghi thẻ kho, sau đó chuyển lên cho phòng kế toán, để kế toán nhập liệu cho

phiếu này.

Công ty sử dụng TK 511- doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ để phản ánh doanh thu bán hàng thực tế của công ty trong một kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh Tài khỏan 511 được công ty sử dụng một tài khoản cấp 2 là TK

5111 - doanh thu bán hàng hóa

Phần mềm kế toán thiết kế đối với hình thức thanh toán tiền ngay, để tránh trường hợp nhập trùng giữa hóa đơn GTGT, và phiếu thu tiền mặt, kế toán tiến hành hạch toán thông qua tài khoản 131

Đối với hình thức xuất bán cho các hiệu thuốc, công ty còn sử dụng TK

1368 ghi tăng khoản phải thu nội bộ khác, khi xuất bán theo phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ, công ty sử dụng giá bán nội bộ, giá này bằng tổng giá vốn và tỷ lệ chiết khấu trên mỗi hóa đơn Giá vốn hiện thời chưa có, chỉ cuối tháng sau khi chạy giá vốn thì mới xác định

Số chênh lệch giữa giá bán lẻ tại các quầy bán lẻ và giá bán của Công ty khi xuất cho Cửa hàng Dược sẽ được hạch toán vào TK 632- Giá vốn hàng bán vì phần chênh lệch này là phần lãi mà các quầy bán lẻ được hưởng

Để minh họa cho phương thức bán lẻ tại công ty Cổ phần dược phẩm Hà Tây em xin trình bày kế toán tại quầy trung tâm Hà Đông

@ Nghiệp vụ 3: ngày 1 tháng 12 năm 2007 Công ty xuất bán 1 lô hàng cho quầy trung tâm Hà Đông

Khi đó căn cứ vào phiếu xuât kho kiêm vận chuyển nội bộ

Đơn vị: Công ty Cổ phần Dược phẩm Hà Tây Mẫu số 03 PXK-3LL Địa chỉ 80 Quang Trung- Hà Đông AC/2005 B

PHIẾU XUẤT KHO

KIÊM VẬN CHUYỂN NỘI BỘ

Liên 3: nội bộ Ngày 01 tháng 12 năm 2007 -Căn cứ lệnh điều động số…… ngày… tháng … Năm……

của… về việc………

Họ tên người vận chuyển:………… Hợp đồng số:……

Phương tiện vận chuyển:….

Xuất tại kho: Viên

Nhập tại kho: Quầy trung tâm Hà Đông.

Người lập phiếu Thủ kho xuất Người vận chuyển Thủ kho nhập

Biểu 6 Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ.

Sau khi nhận được Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ , kế toán tiến hành định khoản:

Căn cứ vào Phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ kế toán ghi

Stt Tên nhãn hiệu qui cách phẩm

chất vật tư (sản phẩm) Mã số ĐV tính Số lượngThực Đơn giá Thành tiền

xuất

Thực nhập

(nguồn: Phòng Tài chính Kế toán)

Người lập Kế toán trưởng

BẢNG CÂN ĐỐI TIỀN HÀNG CÁC HIỆU THUỐC

Thuế GTGT (5%)

7,7 6.735.648.003 4.567.187.793,2 7.037.460.893,1 7.632.112.641,2 348.069.161,25

(Nguồn: Phòng Tài chính – Kế toán)

Biểu 8: Bảng cân đối tiền hàng các hiệu thuốc.

Phần doanh thu xuất nội bộ ghi tăng các khoản phải thu: doanh thu này được ghi nhận như sau: doanh thu sản phẩm xuất bán chính bằng giá bán mà Công ty xuất bán cho Cửa hàng Dược trong kì sau khi đã tách thuế GTGT( Thuế suất 5%):

Kế toán tại công ty đinh khoản:

Kế toán tại công ty đinh khoản.

Kèm theo… chứng từ gốc (nguồn: Phòng Tài chính Kế toán)

Người lập Kế toán trưởng

(nguồn: Phòng Tài chính Kế toán)

Người lập Kế toán trưởng

Sổ cái kế toán

TK 5111- Doanh thu bán hàng hoá

Từ ngày 01/12/2007 Đến ngày 31/12/2007

NT Chứng từ ghi sổ Diễn giải TKĐƯ Phát sinh trong kì