thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty cổ phần thương mại dịch vụ Việt an

* Phòng kinh doanh: nắm bắt thông tin về thị trờng và hàng hoá thôngqua việc lấy thông tin từ các phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng và phòngnghiên cứu thị trờng để tham mu cho giám đốc

thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty cổ phần

thơng mại dịch vụ Việt an 2.1 Đặc điểm chung của công ty cổ phần thơng mại dịch vụ việt an

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An

Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An là doanh nghiệp hoạt độngtrong lĩnh vực xuất nhập khẩu, có t cách pháp nhân, chịu sự quản lý của Nhànớc về hoạt động kinh doanh XNK thông qua Bộ thơng mại

Công ty Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An đợc sở kế hoạch và

đầu t Hà Nội cấp giấy phép kinh doanh và giấy chứng nhận đăng ký kinhdoanh XNK số: 1202000181 ngày 19/08/1999

- Tên giao dịch: Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An

- Trụ sở chính: 135 Thịnh An - Đống Đa – Hà Nội

Tính đến nay Công ty đã đi vào hoạt động đợc 6 năm Tuy lúc ban đầucòn gặp nhiều khó khăn do: Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An làcông ty t nhân, đội ngũ cán bộ còn thiếu kinh nghiệm thị trờng, cha tìm đợcnhng nguồn hàng mong muốn, và công ty cha có nhiều chi nhánh ở các tỉnh,thành phố… nh nhng đến nay, Công ty đã vợt qua đợc những trở ngại và ngàycàng phát triển Uy tín của công ty trên thị trờng đã đợc nâng cao lên rõ rệt,công ty ngày càng nhiều bạn hàng làm ăn và đối tác trong và ngoài nớc Tạithời điểm thành lập Công ty mới chỉ có trụ sở giao dịch tại Hà Nội, ch a có chinhánh nào ở địa phơng khác, nhng đến nay công ty đã có các chi nhánh ở các

địa phơng: Tp Hồ chí Minh, Yên Bái, Phú Thọ Để hoạt động kinh doanh củamình ngày càng lớn mạnh, Công ty còn phải vợt qua rất nhiều khó khăn đặcbiệt là trong điều kiện kinh tế thị trờng cạnh tranh khốc liệt

Chức năng: Công ty nhập khẩu sau đó xuất khẩu trực tiếp hoặc bántrong nớc các mặt hàng Pin va đèn pin các loại phục vụ cho sản xuất và kinhdoanh theo quy định hiện hành của Nhà nớc và Bộ thơng mại

2.1.2 Tổ chức bộ máy quản lý của công ty.

- Với đội ngũ gần 25 nhân viên chuyên giao và nhận hàng năng độngnhiệt tình với nhiều năm kinh nghiệm trong việc tự quản lí, sắp xếp phân công

1

Phòng kinh doanh Phòng TCKT Phòng nhập khẩu

Phòng kinh doanh xúc tiến bán hàngPhòng nghiên cứu thị trườngKế toán tr ởngKế toán viên

* Hội đồng thành viên: là cơ quan quyết định cao nhất của công ty,đứng

đầu là chủ tịch thành viên kiêm giám đốc công ty phải chịu trách nhiệm trớchội đồng thành viên về những việc mình làm

* Phòng kinh doanh: nắm bắt thông tin về thị trờng và hàng hoá thôngqua việc lấy thông tin từ các phòng kinh doanh xúc tiến bán hàng và phòngnghiên cứu thị trờng để tham mu cho giám đốc nắm bắt đợc tình hình tiêu thụ,phân phối sản phẩm của công ty về số lợng, đơn giá, chất lợng,… nh để tìm raphơng hớng đầu t cho các mặt hàng và thăm rò tìm ra các thị trờng mới chosản phẩm của mình

Phòng kinh doanh có chức năng nhiêm vụ là trực tiếp tiến hành hoạt

động kinh doanh của Công ty; đại diện cho Công ty đàm phán với các đối táclàm ăn; quản lý và theo dõi tình hình kinh doanh của các chi nhánh

* Phòng kế toán tài chính: Gồm 5 thành viên

2

Phòng kế toán tài chính có chức năng, nhiệm vụ là thực hiện công tác kếtoán sổ sách chứng từ theo luật định: Quản lý các hoạt động tài chính củaCông ty; quản lý các tài khoản, ngân quỹ; trực tiếp giao dịch với các tổ chứctài chính

*Phòng nhập khẩu: Bằng khả năng và kinh nghiệm của mình tìm ra cácnguồn hàng mới, rẻ, đáp ứng nhu cầu thị trờng trong nớc

2.1.3 Tổ chức công tác kế toán của công ty

2.1.3.1 Tổ chức bộ máy kế toán

Với chức năng nhiệm vụ quản lý tài chính, phòng kế toán tài chính củaCông ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An góp phần không nhỏ vào việchoàn thành kế hoạch SXKD hàng năm của công ty Có thể nói, phòng kế toántài chính là ngời trợ lý đắc lực cho ban lãnh đạo công ty trong việc ra cácquyết định điều hành quá trình SXKD một cách đúng đắn và hiệu quả Phòng

kế toán có nhiệm vụ chính là thu thập, ghi chép, thu thập và tổng hợp thôngtin về tình hình kinh tế, tài chính và phản ánh các hoạt động của công ty mộtcách chính xác, kịp thời Xuất phát từ đặc điểm tổ chức hoạt động SXKD củacông ty mà bộ máy kế toán tài chính đợc tổ chức nh sau:

- Kế toán trởng: Có nhiệm vụ quản lý, điều hành, bao quát chung toàn bộcông việc trong phòng: Tổ chức và chỉ đạo hoạt động của bộ máy kế toán,chịu trách nhiệm chung về toàn bộ công tác kế toán trong công ty, tổ chứckiểm tra việc thực hiện chế độ kế toán, vận dụng sáng tạo hình thức và phơngpháp kế toán phù hợp với điều kiện và đặc điểm hoạt động SXKD của công ty

- Kế toán tổng hợp: Có nhiệm vụ chủ yếu là tổ chức kế toán tổng hợp, lậpBCTC của công ty, giúp cho kế toán tổ chức thông tin kinh tế, phân tích hoạt

động kinh doanh, tổ chức bảo quản hồ sơ tài liệu kế toán, tổ chức tổng hợp vàchi tiết nguồn vốn kinh doanh, các quỹ của đơn vị

- Kế toán doanh thu: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến bán hàng,doanh thu

- Kế toán thanh toán: Theo dõi các nghiệp vụ liên quan đến, công nợ, tiềngửi, tiền vay của công ty,

- Thủ quỹ: theo dõi tình hình thu chi hàng ngày diễn ra tại công ty

Với cách sắp xếp và bố trí nhân viên trong phòng kế toán nh vậy đã tạocho bộ máy kế toán của công ty hoạt động một cách nhịp nhàng, đồng bộ,hiệu quả cao, đảm bảo nguyên tắc bất kiêm nhiệm của kế toán

Sơ đồ tổ chức bộ máy kế toán của công ty

(Sơ đồ số 8)

3

Kế toán tr ởng

Kế toán tổng hợp

Kế toán thanh toán

Kế toán doanh thu Thủ quỹ

2.1.3.2 Hình thức kế toán của công ty.

Chế độ kế toán công ty áp dụng hiện nay theo quyết định số 1441 BTC/CĐKT ban hành ngày 21/12/ 2001 của Bộ Tài Chính có sửa đổi bổ sung chophù hợp với hoạt động SXKD của công ty

- Niên độ kế toán: Từ ngày 1/1 đến ngày 31/12

+ Nguyên tắc đánh giá: Theo giá thực tế nhập

+ Phơng pháp xác định trị giá hàng tồn kho: Theo phơng pháp KKTX

- Phơng pháp tính toán các khoản dự phòng, trích lập và hoàn nhập dựphòng theo chế độ quy định quản lý tài chính hiện hành

4

Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức chứng từ ghi sổ ở Công ty cổ phần

thơng mại dịch vụ Việt An.

(Sơ đồ số 9)

2.2 Tình hình thực tế tổ chức công tác kế toán bán hàng và xác định kết quả kinh doanh ở Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An

2.2.1 Phơng thức bán hàng

Với mục tiêu đẩy nhanh khối lợng hàng hoá bán ra, khách hàng đến vớiCông ty đợc đảm bảo về chất lợng hàng hoá, giá cả phù hợp và có thể lựa chọnhình thức thanh toán thích hợp Công ty chấp nhận cho khách hàng trả lạihàng hoá nếu nh hàng hoá kém phẩm chất, sai về quy cách Do vậy, Công

5

Là một doanh nghiệp kinh doanh XNK nên nghiệp vụ bán hàng trongCông ty luôn đợc chú trọng

2.2.2.Tổ chức công tác kế toán doanh thu bán hàng

2.2.2.1 Tổ chức chứng từ, tài khoản sử dụng

Chứng từ kế toán:

Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An hoạt động trong lĩnh vựcXNK chủ yếu là nhập khẩu Pin, Đèn Pin phục vụ tiêu dùng và sản xuất trongnớc Hoá đơn bán hàng có giá trị nh lệnh xuất kho, đồng thời là cơ sở để kếtoán theo dõi, ghi chép, phản ánh doanh thu bán hàng, theo dõi công nợ cũng

nh việc xuất- tồn kho trên thẻ kho kế toán nh vậy chứng từ ban đầu làm căn

cứ ghi sổ của kế toán doanh thu bán hàng là hoá đơn bán hàng

Công ty nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ vì vậy hoá đơn bánhàng Công ty đang sử dụng là Hoá đơn GTGT mẫu 01- GTKT- 3LL Hoá đơn

đợc lập làm 3 liên:

Liên 1: Lu

Liên 2: Giao cho khách hàng

Liên 3: Dùng để thanh toán

Trên mỗi hoá đơn đợc ghi đầy đủ, đúng các yếu tố: Giá bán cha có thuế,thuế GTGT, tổng giá thanh toán (Xem biểu mẫu số 1)

Ngoài ra, còn sử dụng các chứng từ nh: Phiếu nhập kho, phiếu thu, .Tài khoản kế toán:

Do đặc điểm kinh doanh của Công ty, để theo dõi kết quả kinh doanh củahàng hoá có nguồn gốc khác nhau, Công ty đã sử dụng TK 511- Doanh thubán hàng

Ngoài ra, kế toán bán hàng còn sử dụng các TK liên quan khác nh:

Thực chất là sổ chi tiết bán hàng, kế toán sử dụng để theo dõi tình hìnhbán hàng đối với từng loại hàng hoá theo nguồn gốc hàng bán ra, đồng thờitheo dõi giá vốn hàng bán theo từng mặt hàng, từng lô hàng.

+ Sổ chi tiết phải thu của khách hàng (Bảng số 8):

Để theo dõi việc thanh toán công nợ của từng khách hàng

Cơ sở ghi sổ là: Hoá đơn bán hàng, Thẻ kho kế toán, Phiếu thu tiền, Giấybáo Có Ngân hàng

7

Chứng từ gốc(Hoá đơn, giấy báo Có,… nh)

Chứng từ ghi sổ

Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 131

Bảng cân đối số phát sinh

Báo cáo Tài Chính

Biểu mẫu số 1: Hoá đơn GTGT

Hoá đơn (GTGT)

Ngày 20 tháng 8 năm 2007

Mẫu số: 01 GTKT- 3LLGU/ 2003B

No: 175921

Đơn vị bán hàng: Công ty cổ phần thơng mại dịch vụ Việt An

Địa chỉ: 135 Thịnh An - Đống Đa – Hà Nội

Số Tài khoản: 710B12259 tại Ngân Hàng Công Thơng Đống Đa - HN

Điện thoại: 04 - 7854625 Mã số: 0100839776 - 1 Ngời mua hàng: Chị Nguyễn thị Mai

Đơn vị: Công ty TNHH TM&DV Thăng Long

Địa chỉ:Sơn Tây

Hình thức thanh toán: TMặt Mã số: 0100839776 - 1

STT Tên hàng hoá,dịch vụ Đvị SL Đơn giá Thành tiền ĐVT

1 Pin Đại Eveready Th 2 485.250 970.500 VNĐ

2 Pin đũa

3A-Energize

Th 3 650.320 1.300.640 VNĐ

3 Đèn pin Energize Ch 20 95.200 1.904.000 VNĐThuế suất GTGT: 10% Cộng tiền hàng: 4.175.140

Tiền thuế GTGT: 417.514Tổng cộng tiền thanh toán: 4.592.654

Số tiền viết bằng chữ: bốn triệu năm trăm chín mơi hai nghìn sáu trăm nămmơi t đồng chẵn

Ngời mua hàng Kế toán trởng Thủ trởng đơn vị

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi họ tên)

9

2.2.3 Kế toán doanh thu bán hàng và các khoản giảm trừ doanh thu

- Để kế toán doanh thu bán hàng kế toán căn cứ vào hoá đơn GTGT và

sử dụng TK 511- Doanh thu bán hàng, TK 3331- Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Sổ kế toán sử dụng: Sổ bán hàng nhập khẩu, thẻ kho kế toán hàng nhậpkhẩu, Sổ Cái TK 131, Sổ Cái TK 511, Sổ Cái TK 3331, Bảng kê chứng từ bánhàng, Chứng từ ghi sổ

Phơng pháp kế toán: Khi nhận đợc hoá đơn bán hàng (Hoá đơn GTGT)

do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán căn cứ vào tổng số tiền khách hàngchấp nhận thanh toán để hạch toán doanh thu và các khoản phải thu của kháchhàng Kế toán doanh thu bán hàng ghi vào chứng từ ghi sổ theo bút toán sau:

Nợ TK 131: Tổng giá thanh toán

Có TK 511: Doanh thu bán hàng không bao gồm thuế GTGT

Có TK 3331: Thuế GTGT đầu ra phải nộp

Khi nhận đợc Phiếu thu tiền mặt kế toán mới thực hiện bút toán ghi giảmcác khoản phải thu của khách hàng

Nợ TK 111:Tiền mặt

Có TK 131: Tổng giá thanh toán

Đồng thời, căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán ghi vào Sổ chi tiết bánhàng, Sổ chi tiết công nợ, Thẻ kho kế toán hàng nhập khẩu

Chẳng hạn nh:

Trong kỳ, phòng kinh doanh của Công ty bán Pin và Đèn pin cho Công tyTNHH TM&DV Việt Hng Căn cứ vào Hoá đơn GTGT số 175921 ngày20/8/2007 và phiếu xuất kho có đầy đủ các yếu tố đảm bảo tính hợp lý, hợp lệ

do phòng kinh doanh chuyển sang, kế toán vào Bảng tổng hợp chứng từ bánhàng (xem bảng số 1)

10

Bảng số 1

Bảng tổng hợp chứng từ bán hàng Quý 3/ 2007

Chứng từ

135.800193.000

1.593.8002.123.000

3.716.800

… nh … nh … nh… nh… nh… nh… nh … nh… nh… nh… nh… nh … nh… nh… nh… nh… nh … nh … nh … nh… nh… nh… nh … nh … nh… nh… nh… nh

175921 20/08 Pin Đại Eveready

Pin đũa Energize

3A-Đèn pin Energize

970.5001.300.6401.904.000

97.050130.064190.400

1.067.5501.430.7042.094.400

Cuối kỳ, căn cứ vào Bảng kê chứng từ hàng hoá bán ra để lập Chứng từghi sổ số 10.

1.348.137.191

1.225.579.26

5122.557.926

Tổng cộng 1.348.137.191 1.348.137.19

1

Các chứng từ gốc có liên quan, sau khi dùng để lập Chứng từ ghi sổ làcăn cứ để kế toán ghi vào Sổ chi tiết bán hàng nhập khẩu (Bảng số 3), Thẻ kho kế toán (Bảng số 4)

Sau khi chứng từ ghi sổ số 10 đợc lập (Bảng số 2), kế toán bán hàngchuyển cho kế toán tổng hợp làm căn cứ để kế toán tổng hợp ghi Sổ Cái

TK 511 (Bảng số 5) Đồng thời, kế toán bán hàng tổng cộng số phát sinh trong

kỳ đã tập hợp đợc trên Sổ chi tiết bán hàng để lập Bảng tổng hợp chi tiết sốphát sinh chuyển cho kế toán tổng hợp (Bảng số 6)

(B¶ng sè3)

Sæ chi tiÕt b¸n hµng

Hµng ho¸: Pin tiÓu

1.348.137.191 1.348.137.191

Sè d cuèi quý:

Luü kÕ tõ

®Çu n¨m

Bên cạnh việc theo dõi tình hình tiêu thụ sản phẩm thì việc theo dõi công

nợ đối với khách hàng là rất quan trọng, bởi vì việc đẩy mạnh đợc hàng hoátiêu thụ sẽ trở lên vô nghĩa khi hàng hoá bán ra mà Công ty lại không thu đ ợc

nợ hoặc nếu bị khách hàng chiếm dụng vốn quá nhiều thì sẽ làm giảm hiệuquả kinh doanh

Vì thế, để có thể theo dõi đợc công nợ của khách hàng một cách chínhxác, đáp ứng đợc yêu cầu quản trị thì song song với việc kế toán ghi chép,phản ánh doanh thu hàng nhập khẩu là thực hiện ghi chép phản ánh các khoảnphải thu của khách hàng mua hàng nhập khẩu

- Để tiện cho việc theo dõi công nợ của khách hàng, kế toán Công ty sửdụng các Sổ kế toán sau:

+ Sổ theo dõi thanh toán với khách hàng: Dùng để theo dõi tình hìnhkhách hàng thanh toán tiền hàng cho Công ty Sổ này theo dõi cho các đối t-ợng khách hàng và đợc lập căn cứ vào các Phiếu thu, giấy báo Có Ngân hàng,Hoá đơn GTGT cùng với bảng kê thu tiền mặt, tiền gửi.(Xem bảng số 7)

+ Sổ chi tiết TK 131- Phải thu của khách hàng: Theo dõi tình hình công

nợ của từng khách hàng Sổ này đợc lập căn cứ vào Hóa đơn GTGT, Sổ theodõi thanh toán của khách hàng (Bảng số 8)

+Sổ Cái TK 131: Phản ánh tổng hợp các nghiệp vụ kinh tế phát sinh liênquan đến TK 131 (Bảng số 9)

- Trình tự ghi sổ: Khi bán hàng, căn cứ vào Hoá đơn bán hàng (GTGT),

kế toán ghi vào Sổ chi tiết Phải thu của khách hàng đồng thời, ghi vào Bảngtổng hợp chứng từ bán hàng để theo dõi khoản tiền khách hàng trả ngay (tiềnmặt , tiền gửi ngân hàng), khoản tiền khách hàng chịu ở cột ghi Nợ các tàikhoản

Đối với những khách hàng trả tiền ngay thì kế toán lập Phiếu thu tiền mặt

để thủ quỹ thu tiền hàng Từ Phiếu thu tiền mặt, hàng ngày kế toán ghi số liệuvào cột TK 111 trên sổ quỹ tiền mặt Trên Sổ quỹ, tuỳ theo nghiệp vụ phátsinh mà kế toán ghi TK đối ứng với TK 111 là khác nhau

Đối với những khách hàng nợ tiền hàng, kế toán ghi:

Nợ TK 111,112: Khoản tiền khách hàng trả ngay

Nợ TK 131: Khoản tiền khách hàng chịu

Có TK 511: Doanh thu bán hàng

Có TK 3331: Thuế GTGT phải nộp

Trong kỳ, nếu khách hàng trả tiền khoản đã chịu tiền hàng thì căn cứ vàoPhiếu thu tiền mặt, giấy báo Có Ngân hàng, kế toán ghi vào Sổ theo dõi thanhtoán với khách hàng Cuối kỳ, căn cứ vào Sổ theo dõi thanh toán với kháchhàng, kế toán lập Chứng từ ghi sổ số 13 (Bảng số 10) Đồng thời, kế toán cộngtổng số phát sinh trong kỳ đã tập hợp đợc trên sổ chi tiết phải thu của kháchhàng để lập Bảng tổng hợp chi tiết số phát sinh, chuyển cho kế toán tổng hợp

và chuyển Chứng từ ghi sổ số 13, Chứng từ ghi sổ số 10 cho kế toán tổng hợplàm căn cứ ghi vào Sổ Cái TK 131

Trên cơ sở số liệu trên Sổ tổng hợp công nợ của khách hàng, kế toán đốichiếu với số liệu trên Sổ Cái TK 131; đối chiếu Số liệu trên Sổ tổng hợp chitiết bán hàng với Sổ Cái TK 511

PT 07 13/09 Cty TNHH DV& DL ThuËn

An tr¶ tiÒn hµng

Tæng céng: 120.416.306 120.416.306

(B¶ng sè 8)

sæ chi tiÕt ph¶i thu cña kh¸ch hµng

Sè hiÖu: TK 131Tªn kh¸ch hµng: Cty TNHH TM  DV AN SINH

NGS SèChøng tõNgµy DiÔn gi¶i TK§¦ NîSè ph¸t sinhCã Nî Sè d Cã

2.Sè ph¸t sinh:

175641 05/07 Mua 02 thïng pin tiÓu 511 1.358.000

3331 135.800

175959 25/08 Mua 05 Thïng Pin §òa 3A

Mua 50 chiÕc §Ìn pin Mua 03 thïng pin Lithium

511 13.800.500

3331 1.380.050

3 Céng sè ph¸t sinh: 16.674.350

Cộng PS quý: 110.330.572 120.416.306

Số d cuối quý: 80.870.266

*Kế toán thuế GTGT tại Công ty cổ phần thơng mai dịch vụ Việt An :Thuế GTGT là loại thuế gián thu do ngời tiêu dùng hàng hoá, dịch vụ chịu vàkhông ảnh hởng trực tiếp đến kết quả hoạt động kinh doanh của Doanhnghiệp Tuy nhiên, mỗi nghiệp vụ bán hàng đều liên quan đến việc hạch toánthuế GTGT đầu ra, mặt khác thì thuế GTGT có quan hệ mật thiết với hoạt

động kinh doanh của doanh nghiệp và việc hạch toán thuế GTGT cũng là côngviệc của kế toán

Công ty đăng ký nộp thuế GTGT theo phơng pháp khấu trừ thuế Mứcthuế suất đối với hàng hoá, dịch vụ bán ra của Công ty là 10%

Thuế GTGT

đầu ra =

Giá tính thuế củahàng hoá bán ra x Thuế suất thuế GTGTThuế GTGT phải nộp = Thuế GTGT đầu ra - Thuế GTGT đầu vào.-Các chứng từ mà kế toán sử dụng để hạch toán thuế GTGT là: Hoá đơn

GTGT, Bảng kê hoá đơn chứng từ hàng hoá bán ra, Tờ khai thuế GTGT.Việc hạch toán thuế GTGT đầu ra đợc thực hiện ngay từ khâu viết Hoá

đơn GTGT khi bán hàng cho khách hàng Kế toán khi viết Hoá đơn ghi rõtổng số tiền hàng cha bao gồm thuế, số thuế GTGT phải nộp và tổng số tiềnthanh toán

Rõ ràng, ngay trong quá trình hạch toán, thuế GTGT của hàng bán ra đã

đợc phản ánh riêng, tách khỏi doanh thu bán hàng Đây là điều kiện thuận lợi