Đề cương ngắn gọn, xúc tích, đầy đủ thông tin. Các mục được trình bày rõ ràng theo mục lục câu hỏi ở trang thứ nhất. Nội dung câu trả lời được tổng hợp từ bài giảng của giáo viên và các sách tham khảo cũng như giáo trình.
Trang 1CÂU HỎI ÔN TẬP MÔN XỬ LÝ THÔNG TIN 5
Câu 1: Tóm tắt là gì? Phân tích các đặc điểm của bài tóm tắt. 2
Câu 2: Tóm tắt có tác dụng gì? Phân tích yêu cầu đối với tóm tắt 3
Câu 3: Căn cứ vào đặc điểm nội dung bài tóm tắt, có những thể loại tóm tắt loại nào? Tác dụng và ưu điểm, nhược điểm của mỗi loại 4
Câu 4: Nêu phạm vi áp dụng bài tóm tắt 5
Câu 5: Trình bày bước phân tích nội dung tài liệu 6
Câu 6: Trình bày bước lựa chọn thông tin 8
Câu 7: Trình bày bước biên soạn và hoàn thiện bài tóm tắt 8
Câu 8: Trình bày phương pháp biên soạn bài tóm tắt chỉ dẫn 10
Câu 9: Trình bày phương pháp biên soạn bài tóm tắt thông tin 11
Câu 10: Trình bày phương pháp biên soạn bài tóm tắt hỗn hợp 13
Câu 11: So sánh tác dụng của bài tóm tắt với các thông tin cấp 2 khác trong việc tìm kiếm và lựa chọn thông tin 14
Câu 12: Phân biệt tóm tắt, tóm lược, chú giải, trích dẫn Tác dụng và phạm vi áp dụng của mỗi loại? 15
Câu 13: Tổng quan là gì? Tại sao nói tổng quan là hình thức xử lý thông tin phức tạp và mang tính sáng tạo nhất trong các hình thức xử lý thông tin? 15
Câu 14: Phân tích các đặc điểm của tổng quan 16
Câu 15: Phân tích tác dụng và vai trò của tổng quan 17
Câu 16: Phân tích các yêu cầu đối với tổng quan 18
Câu 17: Trình bày bước lựa chọn đề tài và đặt tên tổng quan? 18
Câu 18: Trình bày bước lựa chọn và xây dựng danh mục tài liệu tham khảo 19
Câu 19: Trình bày bước xây dựng đề cương tổng quan 20
Câu 20: Trình bày công đoạn biên soạn bản thảo bài tổng quan 20
Câu 21: Trình bày bước nghiệm thu bài tổng quan 20
Trang 2Câu 1: Tóm tắt là gì? Phân tích các đặc điểm của bài tóm tắt
Khái niệm: theo tiêu chuẩn ISO 214-1976 “ tóm tắt là quá trình xử lý nội dung
tài liệu, kết quả của quá trình được trình bày 1 cách đầy đủ, chính xác và ngắn ngọn nội dung của tài liệu gốc mà không kèm theo bất kỳ lời bình luận nào từ phía người làm tóm tắt
Ngoài ra còn có một số khái niệm khác như: tóm tắt là việc trình bày ngắn gọn nội dung chính của tài liệu gốc( chủ đề, các phương diện của chủ đề, các kết luận chính) bằng một phương thức tiết kiệm ký hiệu, với cấu trúc ngôn ngữ thống nhất nhằm biểu đạt thông tin cho người dùng tin dễ dàng tiếp thu
Đặc điểm của bài tóm tắt(3 đặc điểm):
• Trình bày nội dug thông tin với dung lượng thông tin lớn nhất so với các thông tin cấp 2 khác( bản mô tả thư mục, ký hiệu phân loại, từ khóa, đề mục chủ đề, bài chú giải)
✓ Ký hiệu phân loại chỉ cho biết tài liệu đó viết về vấn đề gì còn không biết nó được viết như thế nào và các ký hiệu phân loại đều không thân thiện với người sử dụng
✓ Đề mục chủ đề cho biết chủ đề gì và ở phương diện gì còn nó được trình bày như thế nào đều không phản ánh được, tương tự từ khoa cũng vậy
• Hình thức trình bày ngắn gọn tối đa( tiết kiệm ký tự)
Thuận tiện cho việc bảo quản tài liệu lâu dài trên;
✓ Các vật mang tin truyền thống: bản thư mục, tạp chí tóm tắt
✓ Trong các hệ thống lưu trữ và tìm tin tự động hóa: CSDL thư mục, CSDL toàn văn
• Tính khách quan: bài tóm tắt phản ánh một cách khách quan nội dung của tài liệu gốc mà không kèm theo ý kiến chủ quan của người làm tóm tắt dưới bất kỳ hình thức nào
Trang 3Câu 2: Tóm tắt có tác dụng gì? Phân tích yêu cầu đối với tóm tắt Tác dụng của tóm tắt: (3 tác dụng)
• Thông báo, báo cáo: bài tóm tắt thông báo cho người dùng tin những thông tin chính xác về nội dung của tài liệu gốc
- Với cán bộ thư viện: đưa vào bài tóm tắt, cán bộ thư viện sẽ nắm vững được nội dung của tài liệu trong kho, đáp ứng yêu cầu tin của người dùng tin Đồng thời giúp cán bộ thư viện lựa chọn tài liệu cho các hoạt động khác như: trưng bày triển lãm theo chuyên đề, giúp biên soạn tổng quan hoặc biên soạn các thư mục chuyên đề
• Chức năng giao lưu: là hoạt động phổ biến, trao đổi thông tin giữa các cơ quan thông tin: dữ liệu thư mục
Yêu cầu đối với bài tóm tắt: (4 yêu cầu)
• Phản ánh ngắn gọn, đầy đủ, chính xác và khách quan nội dung của tài liệu gốc
✓ Ngắn gọn: đảm bảo lượng thông tin tối đa trong 1 hình thức diễn đạt tối thiểu về khối lượng từ ngữ
✓ Đầy đủ: phản ánh đầy đủ nội dung cơ bản của tài liệu gốc
✓ Chính xác, khách quan: phản ánh đúng nội dung cơ bản của tài liệu gốc, không kèm theo ý kiến chủ quan của người làm tóm tắt
• Văn phong trong sáng, đơn giản dể hiểu
Trang 4• Cấu trúc bài tóm tắt trong ấn phẩm thông tin
Mô tả thư mục - tóm tắt - ngôn ngữ tìm tin
Câu 3: Căn cứ vào đặc điểm nội dung bài tóm tắt, có những thể loại tóm tắt loại nào? Tác dụng và ưu điểm, nhược điểm của mỗi loại
Căn cứ vào đặc điểm nội dung có 3 loại tóm tắt
1 Tóm tắt chỉ dẫn
Nêu những vấn đề chủ yếu của nội dung tài liệu gốc nhằm thông báo sự xuất hiện của tài liệu( bài tóm tắt này giúp NDT xác định nội dung tài liệu gốc)
Mô tả nội dung tài liệu gốc, giúp người dùng tin xác định nội dung tài liệu gốc để lựa chọn tài liệu, tóm tắt chỉ dẫn không cung cấp chi tiết về nội dung tài liệu
Ưu điểm: ngắn gọn, dễ làm, dễ tổ chức thông tin trong các phương tiện lưu
trữ thông tin truyền thống
Nhược điểm: không cung cấp thông tin chi tiết về nội dung tài liệu, do đó
không thể thay thế cho tài liệu gốc, chỉ có tác dụng định hướng, giúp người dùng tin tìm được tài liệu phù hợp
2 Tóm tắt thông tin
Là tóm tắt chi tiết nội dung chính của tài liệu gốc, giúp người dùng tin hiểu sâu về tài liệu gốc, trong 1 số trường hợp bài tóm tắt thông tin có thể được dùng thay thế tài liệu gốc
Trang 5Ưu điểm: cung cấp thông tin chi tiết cho người dùng, trong 1 số trương
hợp có thể thay thế tài liệu gốc
Nhược điểm: dài, khó làm vì muốn làm tóm tắt phải đọc toàn văn tài liệu
và đòi hỏi cao ở người làm tóm tắt
3 Tóm tắt hỗn hợp
Là bài tóm tắt kết hợp 2 loại tóm tắt trên, thông báo đến người dùng tin những vấn đề cơ bản nhất của tài liệu gốc
Vấn đề ít quan trọng=> tóm tắt chỉ dẫn
Vấn đề quan trọng=>tóm tắt thông tin
Ưu điểm: tóm tắt nhanh những vấn đề quan trọng, giảm được khối lượng
so với bài tóm tắt thông tin
Nhược điểm: khó làm, nhất là trong việc lựa chọn vấn đề để làm tóm tắt
thông tin hay hay tóm tắt chỉ dẫn cho phù hợp=> đòi hỏi cao ở người làm tóm tắt phải am hiểu vấn đề, là người có chuyên môn, chuyên gia trong lĩnh vực
Câu 4: Nêu phạm vi áp dụng bài tóm tắt
- Tóm tắt chỉ dẫn thường áp dụng cho tài liệu có dung lượng lớn: sách, luận
án, luận văn=> mô tả nội dung cơ bản, cấu trúc nội dung của tài liệu gốc, chỉ cho người dùng tin biết các vấn đề chung , chỉ có tác dụng định hướng, muốn biết nội dung chi tiết của tài liệu thì phải đọc chính văn
- Tóm tắt thông tin áp dụng cho tài liệu có dung lượng nhỏ: bài báo, báo cáo khoa học=> cung cấp những kết luận chính , thông tin chi tiết về số lượng, thông tin định tính, định lượng nhiều trường hợp giúp người dùng tin không cần sử dụng tài liệu gốc
- Tóm tắt hỗn hợp; áp dụng cho những đối tượng tài liệu gốc, thường dùng cho tài liệu nhiều vấn đề, giá trị thông tin của các vấn đề không đồng đều
Trang 6Câu 5: Trình bày bước phân tích nội dung tài liệu
Mục đích:
- Xác định lượng thông tin chứa trong tài liệu gốc
- Xác đinh nội dung tài liệu gốc theo trình tự từ khái khoát đến chi tiết, từ nông đến sâu, từ thấp đến ca
Để biết được tài liệu này nói về vấn đề gì
- Khi phân tích nội dung tài liệu phải tiến hành đọc tài liệu
Đọc lướt: nắm được 1 cách khái quát cấu trúc nội dung của tài liệu gốc(
hiểu được 1 cách khái quát chủ đề của tài liệu gốc và các vấn đề liên quan Lời nói đầu, lời giới thiệu chỉ rõ phạm vi nội dung tài liệu
Mục lục cho ta biết cấu trúc nội dung của tài liệu
Tuy nhiên những phần ngoài chính văn chỉ có thể làm tóm tắt chỉ dẫn, ngoài
ra muốn làm tóm tắt thông tin phải đọc kỹ phần chính văn
Đọc hiểu: phân tích nội dung tài liệu gốc, xác định lượng thông tin( nắm
được các vấn đề tài liệu gốc được trình bày như thế nào, xác định vấn đề trọng tâm và vấn đề thứ yếu)
Đọc để làm tóm tắt: xác định những thông tin phục vụ cho việc biên soạn
bài tóm tắt
Nên có bên cạnh những từ điển thuật ngữ chuyên ngành khi làm tóm tắt, tổng quan Nó giúp ta hiểu rõ các thuật ngữ chuyên ngành, đưa thuật ngữ vào bài tóm tắt một cách chính xác
- Khi phân tích nội dung tài liệu gốc cần chú ý các yếu tố:
1 Nhan đề tài liệu gốc
2 Mục lục( tên các chương, phần, mục )
3 Văn bản nội dung tài liệu gốc( chính văn)
4 Tóm tắt của tác giả, lời nói đầu, lời giới thiệu
5 Kết luận chung, kết luận sau mỗi chương, phần
=> yếu tố 1,2,4,5 góp phần làm rõ thêm nội dung tài liệu gốc
Trang 7Có những tài liệu muốn giải mã phải dùng tư duy logic or tư duy trừu tượng=> yêu cầu của cán bộ thư viện phải có kiến thức chuyên ngành, kiến thức chung rộng để giải mã được kiến thức chuyên ngành, nội dung thông tin được chuyển thể dưới 1 mã ngôn ngữ nhất định vì vậy yêu cầu ngôn ngữ đối với cán bộ là rất cần thiết, ngoài ra còn có kỹ năng đọc tài liệu( đọc lướt, đọc sơ bộ để bổ sung thêm những thông tin cần thiết)
Tùy từng tài liệu và thể loại thông tin việc đọc chúng có thể thay thế việc đọc toàn văn tài liệu gốc
- Khi đọc chính văn có thể: đọc kỹ nếu các yếu tố 1,2,4,5 chưa cung cấp đầy
đủ thông tin
Chú ý:
- Yêu cầu mục đích của việc làm tóm tắt
- Đặc điểm của tài liệu gốc
- Đặc điểm của đối tượng sử dụng bài tóm tắt
- Thể loại tóm tắt áp dụng đối với tài liệu gốc
Người làm tóm tắt có thể lựa chọn để đọc các thành phần của tài liệu gốc
• Những yếu tố ảnh hưởng tới việc đọc tài liệu gốc:
- Trình độ văn bản học của tác giả
Vấn đề được trình bày khó hiểu hay dễ hiểu thể hiện ở văn phong và kết cấu logic của tài liệu gốc
- Yếu tố chủ quan thuộc về người đọc tài liệu( người làm tóm tắt- CBTV) + trình độ của người đọc
+sự tập trung của người đọc
Nếu không có tư duy rất khó để nắm được nội dung cốt yếu của tài liệu
Làm bất cứ việc gì cũng cần có sự tập trung, có thể 1 người có kiến thức, rất am hiểu nhưng không tập trung thì cũng không đem lại hiệu quả cao
Trang 8Câu 6: Trình bày bước lựa chọn thông tin
Lựa chọn thông tin làm tóm tắt là tách ra khỏi nội dung tài liệu những thông tin phục vụ cho việc xây dựng bài tóm tắt
Những thông tin được lựa chọn bao gồm:
- Thông tin về chủ đề của tác giả
- Thông tin triển khai( thông tin cụ thể liên quan tới chủ đề)
- Có thể trích dẫn thông tin trong chính văn của tài liệu gốc tuy nhiên cần hạn chế dùng cách này vì khối lượng bài tóm tắt sẽ rất là lớn
Đối với thông tin chỉ dẫn chỉ cần trả lời các câu hỏi như: tài liệu đó nói về vấn đề gì? ở những phương diện nào?
Đối với bài tóm tắt thông tin: tài liệu nói đến những vấn đề gì? Phương diện nào? Quá trình nghiên cứu được thực hiện như thế nào? Các kết quả, kết luận chính?triển vọng áp dụng
Bài tóm tắt hỗn hợp: đâu là vấn đề thứ yếu, đâu là vấn đè trọng tâm để sử dụng phương pháp phù hợp
Cuối cùng ghi chép thông tin được lựa chọn theo trình tự nhất định( không phụ thuộc vào pt tài liệu)
- Có thể ghi chép theo cấu trúc hình thức của văn bản gốc: đặt ấn đề, giải quyết vấn đề, kết luận( thông tin về chủ đề, thông tin triển khai vấn đề, thông tin tổng hợp về các vấn đề đã được giải quyết)=> phù hợp với các tài liệu có khối lượng lớn
- Có thể ghi chép theo kết cấu loogic của chính văn tài liệu gốc:
Chủ đề tài liệu=>vấn đề 1=>thông tin triển khai 1=>thông tin triển khai2 Chủ đề tài liệu=>vấn đề 2=>thông tin triển khai 1=>thông tin triển khai 2
Câu 7: Trình bày bước biên soạn và hoàn thiện bài tóm tắt
• Biên soạn:
Trang 9Xây dựng cấu trúc cho bài tóm tắt thông tin gồm:(2 loại)
- Xây dựng cấu trúc logic cho bài tóm tắt
+ là trật tự trình bày những thông tin được chọn ra từ nội dung tài liệu gốc + các dạng cấu trúc có thể áp dụng cho bài tóm tắt là:
✓ Cấu trúc tương hợp( thường được trình bày giống trật tự trình bày trong tài liệu gốc=> thường gặp trong khi làm tóm tắt)
✓ Cấu trúc mang theo
- Cấu trúc thông tin cho bài tóm tắt:
+ là cách lựa chọn và trình bày những thông tin đã được chọn ra từ nội dung tài liệu gốc thành 1 bài viết ngắn gọn( gọi là bài tóm tắt)
+ các dạng cấu trúc có thể áp dụng là:(3 dạng)
✓ Trích đoạn thông tin: là chuyển đoạn nguyên vẹn câu/ đoạn văn có chứa những thông tin được chọn của nội dung tài liệu gốc sang bài tóm tắt( khi đọc tài liệu gốc cần đánh dấu hoặc ghi chép lại những câu đoạn có khả năng thể hiện toàn bộ nội dung của tài liệu gốc, soát xét lại để bỏ những thông tin trùng, thừa rồi chuyển câu đoạn đó sang bài tóm tắt)
Không đòi hỏi người làm tóm tắt phải có trình độ cao, đảm bảo được tính khách quan
✓ Chỉnh đoạn thông tin( trích đoạn và chỉnh sửa câu): là chỉnh sửa lại những câu/ đoạn văn đã được trích ra từ tài liệu gốc, làm giảm độ dài bằng ách biến đổi câu có nhiều mệnh đề thành 1 câu có 1 mệnh đề hoặc kết hợp câu nhưng vẫn giữ nguyên giá trị thông tin của chúng và vẫn giữ nguyên những câu không thể biến đổi theeo cách đó
Kết hợp trích đoạn thông tin và biến đổi câu được lựa chọn từ tài liệu gốc giúp cán bộ thư viện làm giảm khối lượng bài tóm tắt , đòi hỏi cán bộ thông tin phải có trình độ văn bản học cao
Trang 10✓ Diễn giải thông tin(làm cho bài tóm tắt ngắn gọn nhất): là chuyển tải những thông tin được lựa chọn từ tài liệu gốc sang bài tóm tắt bằng kiến thức văn bản học của người làm tóm tắt(sau khi phân tích nội dung tài liệu gốc , xác định khối lượng thông tin đưa vào bài tóm tắt, cán bộ thông tin trình bày những thông tin đó bằng diễn đạt của mình sao cho đảm bảo được các yêu cầu đối với bài tóm tắt
Đòi hỏi cao ở người làm tóm tắt sự hiểu biết về lĩnh vực đề tài được đề cập trong tài liệu gốc: vốn từ vựng, kiến thức văn bản học
• Hoàn thiện:
- Về mặt nội dung: lưu ý tính đầy đủ, chính xác, khách quan( nội dung
đã đầy đủ? Chính xác chưa? Có cần bổ sung không?có ý kiến chủ quan của người làm tóm tắt không?
- Về mặt hình thức: lưu ý tính logic, chặt chẽ, cú pháp( thống nhất), câu văn( ngắn gọn, đơn nghĩa, đơn giản), từ vựng( thuật ngữ thông dụng, khái niệm chính xác, viết tắt đúng quy tắc)
Khi hiệu đính, người hiệu đính phải thực hiện toàn bộ quy trình làm tóm tắt
Không dùng lối nói bóng bẩy khi làm tóm tắt
Câu 8: Trình bày phương pháp biên soạn bài tóm tắt chỉ dẫn
Làm tóm tắt chỉ dẫn là mô tả nội dung tài liệu gốc, nghiac là chỉ ra những khía cạnh cơ bản của nội dung tài liệu gốc, nhằm thông báo cho người dùng tin sự xuất hiện của tài liệu có nội dung phù hợp với yêu cầu của họ
Đối tượng áp dụng: tài liệu có khối lượng lớn như: sách, luận án, luận văn Phương pháp: thực hiện theo quy trình chung
Trang 11- Khi thực hiện phân tích tài liệu gốc cần nắm cấu trúc nội dung của tài liệu gốc, nghĩa là xác định các vấn đề được đề cập trong tài liệu( tài liệu nói về vấn đề gì)
Lưu ý: các đề mục, các yếu tố nhấn mạnh như các đoạn gạch chân, in nghiêng, in đậm
- Mô tả nội dung được chọn sang bài tóm tắt
+ các vấn đề trong nội dung tài liệu gốc có thể được trình bày theo trật tư xuất hiện của chúng trong tài liệu gốc hoặc có thể thay đổi phụ thuộc vào kết cấu logic của bài tóm tắt
+ các vấn đề của nội dung tài liệu gốc thường được trình bày trong bài tóm tắt bằng những câu vô nhân xưng(không có chủ ngữ)
+ bài tóm tắt là bài viết ngắn, liên tục không phân chia thành đoạn hay đề mục
Câu 9: Trình bày phương pháp biên soạn bài tóm tắt thông tin
Làm tóm tắt thông tin là tóm tắt nội dung của tài liệu gốc ( trình bày những thông tin cơ bản về các vấn đề mà nội dung tài liệu gốc đề cập tới)
Bài tóm tắt thông tin giúp người dùng tin hiểu sâu hơn về tài liệu gốc, trong 1 số trường hợp cụ thể có thể sử dụng để thay thế cho tài liệu gốc