TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI

ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI 1.1.1.. Đến cuối năm 1991, tổng sản phẩm quy ra tờ báo 4 trangkhổ 58x42 là 29 triệu

TÌNH HÌNH THỰC TẾ VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI

MỚI

1.1 ĐẶC ĐIỂM KINH TẾ VÀ TỔ CHỨC BỘ MÁY QUẢN LÝ

HOẠT ĐỘNG SẢN XUẤT KINH DOANH CỦA CÔNG TY

IN BÁO HÀ NỘI MỚI

1.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty In báo Hà nội mới

1.1.1.1.Tổng quan về công ty In báo Hà nội mới

Thành lập từ ngày 24 tháng 10 năm 1957, Công ty In báo Hà nội mới đã

có lịch sử xây dựng và phát triển hơn 50 năm Trải qua nhiều lần tổ chức và

cơ cấu lại doanh nghiệp, công ty In báo Hà nội mới hiện nay là một doanhnghiệp Nhà nước, 100% vốn kinh doanh thuộc chủ sở hữu thành uỷ Hà Nội.Công ty là một đơn vị kinh tế độc lập, hoạt động theo Luật doanh nghiệp, có

tư cách pháp nhân và tự chủ về mặt tài chính

Tên giao dịch của công ty là: Công ty In báo Hà nội mới

Trụ sở giao dịch chính đặt tại số 35 phố Nhà Chung, quận Hoàn Kiếm,thành phố Hà Nội

Vốn điều lệ của công ty là 4.725.365.000 VNĐ ( Bốn tỷ, bảy trăm haimươi lăm triệu, ba trăm sáu mươi lăm ngàn đồng) Trong đó: Vốn cố định là3.927.878.000 VNĐ, vốn lưu động là 797.487.000 VNĐ

Ngành nghề kinh doanh của công ty là: In báo Hà nội mới ( theo giấyphép đăng ký kinh doanh số 200510, quyết định thành lập xí nghiệp In báo

Hà nội mới số 387/QĐ-UB ngày 02/03/1993 của UBND thành phố Hà nội).Đến năm 2000, công ty bổ sung thêm ngành nghề kinh doanh là: In các văn

bản chế độ, chính sách kinh tế, chính trị của Đảng và Nhà nước In các loạisách báo, tạp chí, văn hoá phẩm được phép phát hành Kinh doanh dịch vụxuất nhập khẩu hàng hoá và vật tư ngành in Đầu tư kinh doanh bất động sản.Đồng thời, đổi tên từ xí nghiệp in báo Hà nội mới thành công ty In báo Hà nộimới theo quyết định số 1048/QĐ-UB ngày 15/03/2000 của UBND thành phố

Hà Nội về thay đổi đăng ký kinh doanh lần thứ 1 của công ty

Như vậy, công ty đã có lịch sử hơn 50 năm kinh nghiệm trong lĩnh vực

in báo, trải qua nhiều giai đoạn phát triển thăng trầm khác nhau

1.1.1.2.Các giai đoạn phát triển của công ty In báo Hà nội mới

Ngày 26/2/1957, Thành uỷ Hà Nội quyết định xuất bản tờ báo hàng ngàycủa Hà Nội, làm tiếng nói chính thức của Đảng bộ và nhân dân thủ đô Ngày5/7/1957, cơ sở in Báo Cứu Quốc được chuyển từ Liên khu uỷ III về số nhà17-19 Ngô Văn Sở, quận Hoàn Kiếm, Hà Nội để phục vụ in tờ báo hàng ngàycủa thủ đô Cơ sở ban đầu này bao gồm: 26 người, có 10 là đảng viên, có 20tấn máy móc thiết bị gồm 1 máy Alauzet 16 trang, 1 máy Minier 4 trang, 2máy Minier 2 trang, 1 máy dao xén giấy, 3 tấn chữ và dụng cụ in Đúng 1 giờsáng ngày 24/10/1957, số báo Thủ đô đầu tiên được bắt đầu in, đến 5 giờ sángthì hoàn thành, 2500 tờ báo hàng ngày khổ 30x40cm được phát hành tới các

cơ sở Đảng và nhân dân thủ đô Ngày 24/10/1957 được coi là ngày thành lậpnhà in báo Thủ đô (nay là công ty in báo Hà nội mới)

Năm 1962, chính quyền thành phố trưng mua nhà in Tê-rê-xa giao chotoà soạn và nhà in báo quản lý, sử dụng để in báo Thủ đô Nhà xưởng thờiđiểm này gồm có 1 dãy nhà 2 tầng, 1 dãy nhà ngang cấp 4, 1 dãy nhà khonhỏ, khu vực giữa có 2 dãy nhà mái ngói cấp 4, phần còn lại là sân Địa điểmcủa nhà xưởng này được đặt tại 35 Nhà Chung Đồng thời cũng trong năm

1962, nhà in được chính quyền thành phố cho mua lại 1 máy in cuốn bằngchữ tờ rời kiểu Duplex (Thụy Sĩ chế tạo) của nhà in CTHD Bắc Hà

Trong suốt thời kỳ kháng chiến chống Mỹ, Xí nghiệp in báo Hà nội mớivẫn bám trụ trong nội thành, các thiết bị máy móc được xây tường bao che,đào hầm trú ẩn, bao bọc bê tông kiên cố, tiếp tục phục vụ in báo hàng ngày tạitrụ sở 35 Nhà Chung Năm 1970, Thành uỷ Hà Nội có chủ trương hợp nhấthài nhà in là Xí nghiệp in CTHD Lê Cường ở 73-75 Hàng Bồ và nhà in báoThủ đô Tuy thống nhất nhưng vẫn sản xuất tại hai cơ sở in như cũ là ở 75Hàng Bồ và 35 phố Nhà Chung Trước những khó khăn do có sự tách biệtnày, ngày 3/9/1973, thành phố lại quyết định tách cơ sở in ở 35 Nhà Chungtrở lại thành Xí nghệp in báo Hà nội mới Xí nghiệp gồm có 115 cán bộ côngnhân viên, và trực thuộc ban biên tập báo Hà nội mới.

Sau thắng lợi của cuộc kháng chiến chống Mỹ cứu nước, xí nghiệp inbáo Hà nội mới tiếp tục phát triển và bước đầu đổi mới để đáp ứng những yêucầu nhiêm vụ mới Xí nghiệp tiến hành đầu tư nhiều dây chuyền công nghệhiện đại để đáp ứng yêu cầu của phát triển sản xuất: là nhà in thứ hai tại HàNội in báo bằng máy ốp-sét cuốn Năm 1984, xí nghiệp được ban quản trịTrung ương Đảng cấp vốn cải tạo lại mặt bằng và nhà xưởng Đến thánh10/1987, xí nghiệp đã hoàn thành xây dựng ngôi nhà 4 tầng với tổng diện tích1200m2, dùng vốn tự có xây dựng thêm 400 m2 nữa làm kho vật liệu Đồngthời, xí nghiệp cũng bắt đầu sử dụng máy tính để sắp chữ điện tử, đầu tư trang

bị máy ốp sét Heidelberg 2 màu Bên cạnh đó, xí nghiệp còn chăm lo đếnchiến lược con người: đào tạo và nâng cao tay nghề cho 24 công nhân máy inốp-sét, 13 công nhân sắp chữ vi tính, 9 công nhân chế bản, bình quân cấp bậccông nhân tăng từ 3,5 lên 4,5 Đồng thời, thực hiện chế độ lương khoán sảnphẩm giúp khuyến khích người lao động Do vậy chất lượng in rất được đảmbảo, khách hàng chủ động tìm đến với xí nghiệp Ngoài 2 tờ báo chính, xínghiệp còn nhận in 18-24 các loại báo, tạp chí, tuần báo khác, và số lớn sách,

lịch tờ hàng năm Đến cuối năm 1991, tổng sản phẩm quy ra tờ báo 4 trangkhổ 58x42 là 29 triệu tờ, gấp 7,2 lần so với năm 1981.

Năm 1990, thực hiện chủ trương phân cấp quản lý các doanh nghiệp trựcthuộc về tài chính của Đảng, Thường trực Thành uỷ Hà Nội quyết định tách

xí nghiệp in báo Hà nội mới từ báo Hà nội mới, hạch toán kinh doanh độc lập,hoạt động sản xuất kinh doanh theo Luật doanh nghiệp, trực thuộc Ban Tàichính Quản trị Thành uỷ Hà Nội Sau đó doanh nghiệp đã đầu tư trang bịthêm nhiều máy móc hiện đại như máy in cuốn 4/4 màu Cromoman thế hệ 1,

hệ thống chế bản CTF do CHLB Đức sản xuất Trong 5 năm (1995-1999), xínghiệp đã thực hiện được chỉ tiêu doanh thu tăng 20 lần, nộp ngân sách tănggần 4 lần, lợi nhuận tăng gần 6 lần

Năm 2000, thực hiện chủ trương của Thường trực Thành uỷ Hà Nội, BanTài chính Quản trị Thành uỷ Hà Nội – cơ quan chủ quản, thực hiện việc sápnhập Công ty sản xuất dịch vụ Thăng Long cùng toàn thể cán bộ công nhânviên chức vào Công ty in báo Hà nội mới Công ty đã tiến hành đào tạo lại và

bố trí các lao động một cách hợp lý Đến năm 2002, công ty đầu tư máy incuốn thế hệ 2 - kỹ thuật số Năm 2004, công ty chủ động xây dựng kho hàng

đa năng nay tại 35 Nhà Chung để dự trữ giấy in và báo Do việc chủ độngtrong quá trình sản xuất kinh doanh, trong những năm 2002-2006, mức tăngtrưởng bình quân hàng năm các chỉ tiêu đạt như sau: sản lượng tăng 11%,tổng doanh thu tăng 14%, nộp ngân sách tăng 7%, tổng lợi nhuận tăng 24%,tiền lương bình quân tăng 10%

Đến tháng 8/2007, thực hiện chủ trương của Đảng, Thường trực thành

uỷ Hà Nội quyết định sáp nhập các ban của Đảng, Công ty In báo Hà nội mớitrực thuộc Văn phòng thành uỷ Hà Nội Trong hơn 50 năm hoạt động 1957-

2008, công ty In báo Hà nội mới đã được vinh dự đón nhận những phầnthưởng chủ yếu sau:

- Năm 1962, Huân chương Lao động hạng Ba (cùng với báoHànộimới).

- Năm 1982, Huân chương Lao động hạng Nhất (cùng với báoHànộimới)

- Năm 1992, Huân chương Lao động hạng Ba (cùng với báoHànộimới)

- Năm 1997, Huân chương Lao động hạng Nhì

- Năm 2002, Huân chương Lao động hạng Nhất

( Nguồn số liệu: Phòng Tổ chức hành chính, công ty In báo Hà nội mới )

1.1.2 Đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty In báo Hà nội mới

1.1.2.1.Chức năng, nhiệm vụ

Mỗi doanh nghiệp, tổ chức được thành lập ra đều có những chức năngnhất định Chức năng chủ yếu của công ty In báo Hà nội mới hiện nay là sảnxuất kinh doanh: Công ty nhận gia công in các loại báo và tạp chí

Nhiệm vụ chủ yếu của công ty hiện nay là:

Trước tiên là nhiệm vụ chính trị của công ty là phục vụ in báo Hà nộimới – Cơ quan của Thành uỷ Đảng Cộng sản Việt Nam thành phố Hà Nội,tiếng nói của Đảng bộ, chính quyền và nhân dân thủ đô trong hơn 50 nămqua

Bên cạnh đó công ty còn có nhiệm vụ phát triển sản xuất kinh doanh,nâng cao đời sống của cán bộ công nhân viên trong toàn công ty và kinhdoanh có lãi nộp ngân sách Nhà nước

1.1.2.2 Đặc điểm về sản phẩm và thị trường tiêu thụ của công ty In báo Hà nội mới

1.1.2.2.1 Đặc điểm về sản phẩm của công ty

Sản phẩm của công ty mang những đặc điểm chung của ngành in, đồngthời cũng mang những đặc điểm riêng của in báo

Trước hết, sản phẩm của công ty là các sản phẩm in hết sức đa dạng

và phong phú về chủng loại, màu sắc, kích thước như báo Hà nội mới các loạihằng ngày, Hà nội mới Chủ nhật, Hà nội mới Tin chiều, Hà nội mới cuốituần; các loại báo khác như: Phụ nữ Việt Nam, Công an nhân dân, Pháp luậtViệt Nam, Đại đoàn kết, An ninh Thủ đô, An ninh Thế giới, An ninh HảiPhòng, Giao thông vận tải, Kinh tế đô thị, Thiếu niên tiền phong; các tạp chí:Thế giới trong ta, Dân trí, Sức khoẻ…Các loại báo, tạp chí có yêu cầu cao vềchất lượng, màu sắc đẹp, độ sắc cao do vậy luôn phải đảm bảo việc tuân thủđúng quy trình công nghệ và kỹ thuật

Sản phẩm in được sản xuất từ nguyên vật liệu chính là giấy và mực in

do vậy yêu cầu về điều kiện bảo quản là tương đối cao Sản phẩm cần đượcbảo quản nơi khô ráo, thoáng mát, tránh để ẩm mốc gây hư hại, cũng như cần

có các biện pháp an toàn tránh xảy ra cháy nổ

Các loại vật tư phục vụ sản xuất cũng hết sức đa dạng phong phú dovậy luôn phải đảm bảo việc tổ chức quản lý chặt chẽ về chất lưọng, đảm bảo

về số lượng và có các định mức sử dụng, định mức tiêu hao khác nhau để đảmbảo cho việc sử dụng vật tư tiết kiệm và có hiệu quả

Một số sản phẩm in có yêu cầu đa dạng về màu sắc do vậy phải nhậpkhẩu mực in từ nước ngoài như Nhật Bản, Đức, Trung Quốc Việc nhập khẩumực in đòi hỏi công ty phải sử dụng đến ngoại tệ và giao dịch với nước ngoài

Do vậy việc lựa chọn nguồn hàng đảm bảo, đồng thời đảm bảo uy tín với nhàcung cấp để có được nguồn vật tư chất lượng và có tính ổn định cao là rấtquan trọng

1.1.2.2.2 Đặc điểm về thị trường tiêu thụ của công ty

Công ty In báo Hà nội mới là một trong những doanh nghiệp ra đời sớmnhất và hoạt động lâu năm trong ngành in Với những kinh nghiệm có sẵn vàtinh thần luôn luôn đề cao chất lượng, cải tiến quy trình công nghệ, công tyđạt được uy tín và vị thế nhất định đối với khách hàng Trong môi trườngcạnh tranh gay gắt như hiện nay, công ty vẫn luôn có những đối tác lâu dài.

Do vậy, công ty luôn nhận được những đơn hàng dài hạn Đặc điểm về tiêuthụ của công ty là nhận in và gia công theo đơn đặt hàng có trước Các hợpđồng được ký kết theo năm

Các loại báo, tạp chí khác nhau và các số ra khác nhau (định kỳ: hàngngày, tháng, quý) có yêu cầu về chất lượng khác nhau Do vậy, tuỳ theo yêucầu của bên đặt hàng mà công ty lựa chọn các loại nguyên vật liệu để sản xuấtsản phẩm

Đặc điểm của các loại báo, tạp chí có số lượng phát hành khác nhautheo từng số báo Do vậy, hàng ngày đối với từng loại báo và tạp chí, kháchhàng đưa ra các yêu cầu về số lượng trước một thời điểm được quy định sẵntrong ngày để công ty theo đó mà gia công in một cách chính xác đáp ứng yêucầu của khách hàng

Bên cạnh đó vào những dịp cuối năm, công ty còn có thêm những đơnhàng đặt in về lịch, và báo tết làm cho công việc sản xuất kinh doanh củacông ty vào dịp cuối năm hết sức bận rộn

1.1.2.3 Đặc điểm tổ chức sản xuất – kinh doanh, quy trình công nghệ sản xuất của công ty In báo Hà nội mới

Công ty In báo Hà nội mới được trang bị hệ thống dây chuyền công nghệtiên tiến, với nhiều máy móc thiết bị hiện đại Từ hệ thống máy móc cũ banđầu, khi đất nước chuyển sang nền kinh tế thị trường công ty đã chủ độngtrong việc hiện đại hoá dây chuyền công nghệ, máy móc thiết bị nhằm nângcao tính cạnh tranh của công ty trên thị trường

Năm 1994, công ty đã đầu tư mua 2 máy in phẳng Miller TP 94 củaCHLB Đức, in được khổ 62x93cm, với tốc độ 13.000 tờ/giờ, điều khiển tựđộng, có bộ phận phun bột chống dính khi in mầu Loại máy này có thể inđược khổ 58x84cm.

Đến tháng 10 năm 1994, công ty mạnh dạn đầu tư đổi mới kỹ thuật,đầu tư mua một máy in cuốn ốp-sét Cromoman-“01” có 4 đơn vị do hãngManplamag(CHLB Đức) sản xuất Loại máy này có thể in được 4 màu haimặt cùng một lúc, hoặc 2 màu 2 mặt cho 2 làn giấy Máy có tốc độ 45.000 tờ/giờ, 2 cửa vào giấy để chạy 2 làn giấy cùng một lúc Đây là loại máy in rấthiện đại có trung tâm điều khiển từ xa, có bộ phận gấp tự động, đếm hoànhảo, có bộ phận nối giấy tự động, dung dịch làm ẩm bằng cồn Với mức độhiện đại như trên, máy có thể đáp ứng được việc in nhiều loại báo, tạp chí vàsách giáo khoa

Năm 2002, công ty trang bị thêm máy in cuốn Cromoman-“02” củahãng ManPlamag (CHLB Đức) sản xuất với tốc độ 45.000 tờ/giờ Nhưng cónhiều ưu điểm hơn máy Cromoman-“01” : Thể tích máy khá gọn gàng mà inđược 8 màu mặt trước và 4 màu mặt sau (theo từ chuyên môn, mỗi cụm máy

in 2 màu mặt trước và 1 màu mặt sau = 2/1).Máy được thiết kế 3 cửa vàogiấy, có thể chạy 3 làn giấy, in 12 bản cùng một lúc và có hệ thống đảo trang

tự động in các đề mục trang báo có màu khác nhau Máy có trung tâm điềukhiển từ xa kỹ thuật số, chỉnh màu sắc, chỉnh sai lệch, điều chỉnh áp lực, tốc

độ máy Bên cạnh đó, máy còn được lắp đặt thiết bị máy tính điện tử kiểm traCPC (Computer – Print – Control) Nếu có sự cố xảy ra, máy tự động báo lỗiqua máy tính điều khiển

Dây chuyền CTF (Des Computer to Fim) được công ty lắp đặt vàonăm 2000 là dây chuyền hiện đại sử dụng máy tính sắp chữ trực tiếp, quét

ảnh, dàn trang, xuất trang, khuôn phim hoàn chỉnh để phục vụ cho công tácchế khuôn in cho máy ốp-sét cuốn hoặc máy in ốp-sét tờ rời

Đến tháng 8/2007, trước xu thế hội nhập thế giới và khu vực, công tyquyết định đầu tư lắp đặt hệ thống chế bản với công nghệ CTP (Computer toplate) là sử dụng máy tính trực tiếp chế bản in ốp-sét Đồng thời, công ty cũng

đã nhập, máy ghi bản Suprasetter của Heideberger Druckmachinen AG(CHLB Đức) Máy ghi bản này được bắt đầu đưa vào sử dụng từ tháng10/2007 Loại máy này được thiết kế theo công nghệ ghi bản nhiệt, sử dụnglaser nhiệt, đầu ghi laser mới của Heildelberg Tốc độ ghi trung bình là 20bản/giờ, có thể đạt 30 bản/giờ, chất lượng bản in tốt, điểm tram, đường nétgọn, sắc nét, độ bền của bản in có thể đạt 150.000 bản Máy Suprasetter có ưuđiểm nổi bật là có thể ghi bản đước các khổ máy khác nhau theo hệ máy incủa CHLB Đức, và tuỳ theo khổ báo Ngoài ra, loại máy bản ghi này còn có

độ phân giải cao đục lỗ hết sức chính xác và linh hoạt, hệ thống đèn diodethông minh ( Intelligent Diode System – IDS), bộ phận vận chuyển bản in vớibàn xoay thiết kế gọn nhẹ

Ngoài ra, công ty còn có một hệ thống nhà xưởng và văn phòng gồm:một nhà 4 tầng mái bằng, một nhà 2 tầng mái bằng, một nhà 1 tầng mái bằng,tất cả nằm trên diện tích sử dụng 1500m2; và các thiết bị khác dùng cho vănphòng và nhà xưởng

Để vận hành các máy móc thiết bị hiện đại một cách có hiệu quả nhấtcông ty đã xây dựng một bộ máy tổ chức để điều hành sản xuất phù hợp vớiquy trình công nghệ sản xuất Căn cứ vào đặc điểm quy trình công nghệ và kỹthuật in báo, công ty tổ chức thành 2 phân xưởng: phân xưởng chế bản vàphân xưởng máy in

+ Phân xưởng chế bản bao gồm 5 tổ là : tổ sắp chữ điện tử, tổ sửa bài, tổ

mi phim, tổ phân màu, tổ phơi bản

+ Phân xưởng máy in và gia công bao gồm 11 tổ: tổ máy in cuốn (tổ máyCromoman), tổ KCS cuốn, tổ máy Roland, tổ máy Heidelberg, tổ OTK, tổhoàn thiện sản phẩm (tổ liên hợp), tổ sách, tổ máy gấp, tổ đếm báo ( bó báo),

tổ máy cắt, tổ máy dao

Để quản lý các phân xưởng này, đối với mỗi phân xưởng công ty tổchức ra một ban quản đốc: Ban quản đốc chế bản gồm 3 người Ban quản đốcmáy in và gia công gồm 5 người Các ban quản đốc có nhiệm vụ trực tiếp chỉđạo sản xuất, bao quát tình hình, kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch sảnxuất tại phân xưởng của mình và báo cáo lên phó giám đốc, giám đốc

Ta có thể khái quát mô hình tổ chức sản xuất của công ty In báo Hà nộimới thông qua sơ đồ sau:

Phơi bản

Sơ đồ 1.1: Mô hình khái quát về

tổ chức sản xuất và quy trình công nghệ

Quan hệ trực thuộc

Quan hệ luân chuyển

Cắt giấy

Theo quy trình, khách hàng đến phòng Tổng hợp của công ty để ký hợpđồng Hợp đồng thường được lập theo năm Tại phòng tổng hợp, khách hàngthoả thuận với công ty về những yêu cầu như: giá cả, chất liệu giấy (tuỳ theoloại báo mà có các yêu cầu về chất liệu giấy khác nhau: ví dụ như báo tuần thìchọn giấy có độ trắng và độ mịn không phải quá khắt khe, nhưng đối với cácsản phẩm là báo cuối tháng, số đặc biệt thì chất liệu giấy phải tốt, trắng, mịn

và có độ láng đẹp), kích cỡ khổ giấy, giá cả, thời gian giao hàng và nhữngthông tin khác trong hợp đồng kinh tế

Sau đó, trước mỗi lần in, khách hàng đưa bản thảo và yêu cầu về sốlượng cho công ty Bản thảo được đưa xuống phân xưởng chế bản, yêu cầu về

số lượng và chủng loại giấy được đưa xuống phân xưởng máy in qua banquản đốc của mỗi phân xưởng Tại mỗi phân xưởng, ban quản đốc bố trí sắpxếp thực hiện công việc của phân xưởng mình

Tại phân xưởng chế bản, ban quản đốc nhận bản thảo rồi đưa xuống tổsắp chữ điện tử Tại đây bông bài được đưa lên máy tính gọi là bông bài, sau

đó được tổ sửa bài kiểm tra và sửa chữa những lỗi sai Sau đó bông bài đượcđưa sang tổ phân màu, rồi mi phim để thiết kế khuôn phim và chế bản in Saucùng được đưa sang tổ phơi bản để ghi bản in Nhưng từ tháng 8/2007, công

ty đã lắp đặt công nghệ CTF-CTP là sử dụng máy tính trực tiếp chế bản in sét kết hợp với máy ghi bản nhiệt sử dụng laser nhiệt Tuy nhiên, giá thànhcủa 1 bản in sử dụng công nghệ mới còn cao Do vậy, công ty vẫn kết hợp sửdụng cả hai quy trình để đáp ứng yêu cầu của các khách hàng khác nhau.Tại phân xưởng máy in và gia công Ban quản đốc sau khi nhận yêu cầu

ốp-về số lượng, chất liệu giấy từ khách hàng và bản in do bên chế bản đưa sang,tiến hành chỉ đạo việc thực hiện quy trình in Đối với trường hợp sử dụng máy

in tờ rời, giấy cuộn phải qua tổ máy dao để cắt giấy rồi mới đưa sang máy in.Còn trường hợp sử dụng máy in cuốn thì giấy cuộn được đưa trực tiếp vào,

máy sẽ thực hiện luôn khâu cắt giấy, đầu vào là giấy cuộn cho luôn đầu ra làsản phẩm in Sau khi in xong sản phẩm phải được kiểm tra chất lượng bởi tổKCS để loại bỏ những sản phẩm bị lỗi, sai hỏng Sau đó, đối với trường hợpthành phẩm là các chuyên san, tạp chí thì được đưa sang tổ hoàn thiện sảnphẩm để đóng quyển Còn đối với trường hợp báo tờ cần lồng trang thì đượcđưa sang tổ sách Cuối cùng, thành phẩm in được giao luôn cho khách hàng,không qua nhập kho.

1.1.3 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý sản xuất kinh doanh tại công

ty In báo Hà nội mới

Để tổ chức hoạt động sản xuất kinh doanh một cách có hiệu quả, phù hợpvới quy mô của doanh nghiệp, công ty In báo Hà nội mới đã tổ chức bộ máyquản lý theo mô hình trực tuyến - chức năng, áp dụng chế độ một thủ trưởng

Tổ chức bộ máy quản lý của công ty được mô hình hoá như sau:

Mô hình tổ chức bộ máy theo cơ cấu trực tuyến - chức năng là sự kết hợpgiữa hai mô hình trực tuyến và chức năng Đặc điểm của mô hình này lànhiệm vụ quản trị được phân chia cho các phòng ban chức năng riêng biệt nênđảm bảo được việc chuyên môn hoá lao động Đồng thời các phòng ban nàycũng được tổ chức theo mô hình một thủ trưởng gọn nhẹ nhưng vẫn đảm bảochức năng tư vấn cho quản trị cấp cao, cụ thể ở đây là giám đốc Các phòngban chỉ có chức năng tham mưu, không phải phải bộ phận ra quyết định trựctiếp Việc tổ chức bộ máy quản lý như vậy giúp cho doanh nghiệp hoạt độnghiệu quả, tránh được việc chồng chéo về mặt quyền lực Mỗi bộ phận đều cócác chức năng, nhiệm vụ cụ thể như sau:

Giám đốc công ty: là người được giao trách nhiệm quản trị doanh

nghiệp, là người chỉ huy cao nhất trong doanh nghiệp và là đại diện phápnhân của công ty Giám đốc công ty vừa là người đại diện cho cơ quan chủquản là thành uỷ Hà Nội vừa là người đại diện cho công nhân viên chức quản

lý công ty theo chế độ một thủ trưởng Giám đốc có quyền quyết định việcđiều hành hoạt động của công ty theo đúng kế hoạch, chính sách, pháp luậtcủa Nhà nước và nghị định của đại hội công nhân viên chức, chịu trách nhiệmtrước cơ quan thành uỷ Hà Nội và tập thể lao động về kết quả sản xuất kinhdoanh của công ty

Phó giám đốc: là người giúp việc đắc lực cho giám đốc trong quá trình

thực hiện các nhiệm vụ chính của công ty giao phó Phó giám đốc là ngườitrực tiếp chỉ đạo, quản lý và kiểm tra việc thực hiện các kế hoạch sản xuất, ví

dụ như: quản lý kỹ thuật, chất lượng sản phẩm, quản lý việc thực hiện vệ sinh

an toàn lao động, tham gia giải quyết các sự cố về kỹ thuật vượt quá khả năngcủa phân xưởng…Phó giám đốc là người chịu sự quản lý trực tiếp của giámđốc, có nhiệm vụ báo cáo lên giám đốc việc thực hiện các kế hoạch sản xuất

Đồng thời cùng thảo luận và xin ý kiến giám đốc về các vấn đề vượt quá thẩmquyền quyết định của mình.

Các phòng ban chuyên môn:

Phòng tổ chức hành chính: là phòng ban chuyên môn tham mưu cho

giám đốc về việc xây dựng và tổ chức cán bộ công nhân viên trong toàn công

ty Chức năng chính của phòng là tham mưu cho giám đốc trong việc tuyểndụng, đào tạo, bố trí, đề bạt, đánh giá lao động trong toàn công ty Ngoài ra,phòng còn có nhiệm vụ tổ chức, thực hiện các công việc liên quan đến hànhchính như: tổ chức hội nghị, tiếp khách, bố trí sắp xếp các phòng làm việc,các thiết bị văn phòng…

Phòng tài vụ thống kê: là phòng ban chuyên môn trợ giúp giám đốc

trong lĩnh vực thống kê và kế toán tài chính Chức năng chính của phòng là tổchức quản lý việc thực hiện công tác hạch toán kế toán, tài chính và thống kêtheo quy định của Nhà nước,ví dụ như: chịu trách nhiệm lưu giữ, bảo quảnchứng từ; tổ chức hạch toán, thay mặt công ty thực hiện nghĩa vụ với Nhànước, tổ chức hướng dẫn, bồi dưỡng, nâng cao trình độ của đội ngũ kế toánviên…Đồng thời, tổng hợp phân tích hoạt động kinh doanh của công ty, phântích hiệu quả kinh tế thông qua các chỉ tiêu cụ thể nhằm mục đích đẩy mạnhhiệu quả hoạt động của doanh nghiệp

Phòng vật tư kinh doanh xuất nhập khẩu: Chức năng chính là xây

dựng và thực hiện kế hoạch về vật tư, nguyên nhiên liệu phục vụ yêu cầu sảnxuất và lưu kho, theo dõi việc cung ứng vật tư trong nước và vật tư nhập khẩucho bộ phận sản xuất, bảo quản kho hàng

Phòng tổng hợp: Chức năng chính của phòng là lập kế hoạch kinh

doanh, tiếp thị với khách hàng, thực hiện ký kết các hợp đồng và thực hiệncác nhiệm vụ phục vụ yêu cầu đối ngoại của công ty Đồng thời phân tích, xử

lý, tổng hợp thông tin chính xác và có hiệu quả theo yêu cầu của giám đốc,

tham mưu cho giám đốc trong việc xây dựng các đường lối, chính sách, chiếnlược kinh doanh.

Các phân xưởng sản xuất (bao gồm phân xưởng chế bản và phân xưởng máy in): Đây là nơi trực tiếp thực hiện quy trình công nghệ để sản xuất

ra sản phẩm của công ty

1.1.4 Đặc điểm tình hình tài chính và kết quả kinh doanh của công

ty In báo Hà nội mới

1.1.4.1 Nguồn hình thành tài sản của công ty

Để đáp ứng nhu cầu về vốn cho hoạt động sản xuất kính doanh, công

ty huy động vốn từ các nguồn sau:

+ Vốn ngân sách Nhà nước cấp trước khi Nhà nước giao quyền tự chủ

về tài chính cho công ty

+ Vốn doanh nghiệp tự bổ sung hàng năm vào nguồn vốn kinh doanh:Mức vốn bổ sung tuỳ theo quyết định phê duyệt quyết toán hàng năm của bantài chính quản trị thành uỷ Hà Nội (bắt đầu từ tháng 8/2007 là văn phòngthành uỷ Hà Nội), là cơ quan chủ quản của công ty In báo Hà nội mới Nguồnvốn bổ sung này được huy động chủ yếu từ:

o Quỹ đầu tư phát triển

o Các khoản phải nộp ngân sách thành uỷ nhưng được thành uỷphê duyệt cho phép để lại công ty phát triển sản xuất kinhdoanh

+ Vốn vay: Sau khi công ty được giao quyền tự chủ về vốn, để đápứng nhu cầu phát triển sản xuất kinh doanh, công ty phải vay vốn từ ngânsách thành uỷ

Ngoài ra, công ty có thể huy động vốn thông qua thực hiện việcchiếm dụng vốn hợp pháp như: các khoản phải trả người bán, các khoảnkhách hàng ứng trước, các khoản phải trả ngân sách, các khoản phải trả khác.

1.1.4.2 Kết quả kinh doanh của công ty trong một số năm gần đây

Hoạt động kinh doanh của công ty In báo Hà nội mới trong những nămgần đây là luôn đạt kết quả tốt, các chỉ tiêu như doanh thu, lợi nhuận, thunhập bình quân của một người lao động của công ty luôn tăng trưởng ở mức

ổn định Điều đó được thể hiện thông qua số liệu sau:

Biểu số 1.1: Một số chỉ tiêu về tình hình sản xuất kinh doanh của công ty

In báo Hà nội mới

( Nguồn: Phòng Tài vụ thống kê – Công ty In báo Hà nội mới)

Để đánh giá cụ thể vể tình hình tăng trưởng của các chỉ tiêu ta sử dụngbảng so sánh sau:

Biểu số 1.2: Bảng tốc độ tăng trưởng của các chỉ tiêu qua các năm

Đơn vị: %

Biểu số 1.3 Một số chỉ tiêu phản ánh hiệu quả sản suất kinh doanh của

công ty In báo Hà nội mới

Hệ số lợi nhuận sau thuế so với tổng tài sản

2005 tăng 4,34%, năm 2007 tăng so với 2006 là 36,50%

Bên cạnh đó, các tỷ suất thanh toán của công ty luôn ở mức cao,chứng tỏ tình hình tài chính của công ty rất ổn định, cụ thể như sau:

Biểu số 1.4 Một số chỉ tiêu phản ánh khả năng thanh toán của

công ty In báo Hà nội mới

Hệ số thanh toán nhanh 15,91534743 7,109999708

Hệ số thanh toán tổng quát 3,941764911 4,169995035

Các chỉ tiêu cho thấy công ty luôn đảm bảo khả năng thanh toán cao, các hệ

số thanh toán đều lớn hơn một nhiều lần Các chỉ tiêu này cao chứng tỏ công

ty luôn chủ động về tài chính, và có chính sách an toàn trong kinh doanh Tuynhiên các chỉ tiêu hệ số thanh toán cao như vậy: Hệ số thanh toán nhanh năm

2006 là xấp xỉ 16, năm 2007 là xấp xỉ 7; hệ số thanh toán tổng quát trong cảhai năm là xấp xỉ 4 Điều này làm giảm hiệu quả sử dụng vốn, công ty chưatận dụng được sức mạnh của đòn bẩy tài chính Bên cạnh đó, ta cũng thấy hệ

số thanh toán nhanh của năm 2007 cũng đã giảm đi một nửa so với năm 2006.Điều này là hợp lý và làm tăng hiệu quả sử dụng vốn Tuy nhiên chỉ tiêu nàyvẫn đang ở mức cao Do vậy trong tương lai doanh nghiệp cần có nhữngchính sách để phát huy sức mạnh của đòn bẩy tài chính, làm tăng hiệu quả sửdụng vốn.

Về tình hình sử dụng lao động, ta thấy quy mô lao động của công ty ít

có sự biến động mặc dù công ty đã mở rộng sản xuất Nguyên nhân là docông ty đã hiện đại hoá quy trình công nghệ, cải tiến máy móc từ đó tiết kiệmđược chi phí nhân công, đồng thời tăng năng suất lao động

Công ty cũng từng bước cải thiện đời sống của người lao động: thunhập bình quân một lao động năm 2007 là xấp xỉ 4 triệu đồng Đó cũng lànhân tố để khuyến khích người lao động, góp phần thúc đẩy sự phát triển bềnvững của công ty

Nhìn chung, tình hình tài chính của công ty trong suốt những năm gầnđây là rất khả quan Doanh thu và lợi nhuận tăng trưởng tương đối cao đã gópphần làm tăng nguồn vốn kinh doanh Từ đó giúp công ty mở rộng sản xuất,cải thiện đời sống của người lao động, và tiếp tục phát triển hơn nữa trongtương lai

1.2 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC KẾ TOÁN TẠI CÔNG TY IN BÁO

HÀ NỘI MỚI

1.2.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán tại công ty In báo Hà nội mới

1.2.1.1.Nguyên tắc tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Để có một bộ máy kế toán hiệu quả nhất, công ty In báo Hà nội mới xâydựng bộ máy kế toán dựa trên các nguyên tắc sau:

Đầu tiên là nguyên tắc tập trung: toàn bộ các công tác kế toán đượcthực hiện tập trung tại phòng tài vụ thống kê của công ty, bắt đầu từ khâu ghichép chứng từ ban đầu cho đến hạch toán chi tiết, hạch toán tổng hợp, tổnghợp báo cáo Các phân xưởng không có kế toán riêng Phòng tài vụ thống kê

là phòng ban chức năng chuyên môn thực hiện nhiệm vụ tham mưu cho giámđốc

Nguyên tắc quyền lực thống nhất, áp dụng chế độ một thủ trưởng:Đảm bảo sự lãnh đạo thống nhất của kế toán trưởng Quan hệ giữa các laođộng kế toán trong các phần hành là quan hệ ngang, chỉ có tính chất tácnghiệp, không phải là quan hệ có tính chất trên dưới

Bộ máy gọn nhẹ, đảm bảo việc chuyên môn hoá công việc theo cácphần hành kế toán Đồng thời vẫn phải đảm bảo được sự liên hệ thống nhấtgiữa các phần hành

Toàn bộ cán bộ công nhân viên trong phòng đều đáp ứng yêu cầu vềtrình độ chuyên môn nghiệp vụ, và thường xuyên được tạo điều kiện nâng caotrình độ

1.2.1.1.Tổ chức bộ máy kế toán của công ty In báo Hà nội mới

Dựa trên các nguyên tắc đã được xây dựng, công ty In báo Hà nội mới đã

tổ chức bộ máy kế toán như sau:

Kế toán trưởng

Kế toán thanh toán Kế toán tiền lươngKế toán tổng hợp

Thủ quỹ

Kế toán vật tư, tài sản

Sơ đồ 1.3: Tổ chức bộ máy kế toán của công ty In báo Hà nội mới

Toàn bộ máy kế toán của công ty được đặt trong phòng tài vụ thống kê.Phòng tài vụ thống kê gồm 6 nhân sự đảm trách các công việc của kế toán Cụthể như sau:

Kế toán trưởng (kiêm trưởng phòng tài vụ thống kê): Là người trực tiếp

chỉ đạo bộ phận kế toán, là người trợ giúp đắc lực cho giám đốc về công tácchuyên môn trong lĩnh vực tài chính kế toán và chịu trách nhiệm trực tiếptrước giám đốc Kế toán trưởng là người phân công công việc, đôn đốc nhắcnhở, kiểm tra việc thực hiện các công việc thuộc nhiệm vụ của phòng mình.Đồng thời, hướng dẫn các nhân viên trong phòng thực hiện các chức năng củamình, phổ biến và kiểm tra việc thực hiện các chế độ và luật kế toán Ngoài

ra, kế toán trưởng còn có trách nhiệm kiểm tra tình hình tài chính về vốn vàhuy động vốn, tổ chức sử dụng vốn có hiệu quả, khai thác tối đa các tiềmnăng của tài sản; cung cấp thông tin tài chính một cách trung thực, chính xác,đầy đủ, kịp thời cho ban giám đốc và các cơ quan chức năng có liên quan

Kế toán thanh toán: là nhân viên kế toán phụ trách về những vấn đề

liên quan đến những giao dịch thanh toán của công ty, cụ thể: thanh toán vớikhách hàng, thanh toán với nhà cung cấp, thanh toán với ngân hàng, thanh

toán với ngân sách nhà nước Kế toán thanh toán có nhiệm vụ lập, kiểm tra

và bảo quản các chứng từ liên quan đến thanh toán tiền mặt như phiếu thu,phiếu chi, bảo quản các chứng từ ngân hàng Theo dõi tình hình công nợ phảithu, phải trả đối với từng khách hàng và nhà cung cấp để từ đó báo cáo lên kếtoán trưởng và giám đốc để có những chính sách, quyết định thanh toán hợp

lý đối với nhà cung cấp và thu nợ kịp thời, dứt điểm đối với khách hàng.Hàng tháng, kế toán thanh toán phải in ra sổ chi tiết tiền mặt để đối chiếu vớithủ quỹ

Kế toán vật tư, tài sản, tổng hợp: nhân viên kế toán này kiêm 3 chức

năng

Về vật tư: theo dõi, ghi chép tính toán giá thành thực tế của từng loạinguyên vật liệu, quản lý theo dõi tình hình nhập xuất nguyên vật liệu, xácđịnh tình hình tồn kho thường xuyên theo số lượng và giá trị, thường xuyênkiểm tra đánh giá chất lượng thực tế của vật tư tồn kho, lập các bảng kê, báocác định kỳ để phục vụ cho công tác tổng hợp và quyết toán

Về tài sản: lập sổ sách theo dõi hạch toán tài sản, lập thẻ theo dõi từngloại TSCĐ và phản ánh giá trị hao mòn, giá trị còn lại của TSCĐ Ghi chéptình hình biến động tăng, giảm, mua sắm, xây dụng của từng loại tài sản

Tổng hợp: Tập hợp đầy đủ các chi phí phát sinh trong kỳ để tiến hànhtính giá thành sản phẩm Xác định kết quả các hoạt động kinh doanh trong kỳđồng thời thực hiện các công tác kế toán cuối kỳ, giữ sổ cái tổng hợp cho tất

cả các phần hành và ghi sổ cái tổng hợp, lập báo cáo nội bộ phục vụ yêu cầuquản trị doanh nghiệp và cho bên ngoài đơn vị theo định kỳ báo các và theoyêu cầu đột xuất

2 kế toán tiền lương: Hình thức trả lương của công ty là lương khoán,

và trả lương cho toàn bộ cán bộ công nhân viên trong toàn công ty vào thứ 6hàng tuần Do vậy, công việc của kế toán tiền lương tương đối nhiều, công ty

phải bố trí 2 kế toán tiền lương để đáp ứng yêu cầu của công việc Trong đó,một kế toán phụ trách tiền lương của phân xưởng máy in, một kế toán phụtrách mảng tiền lương của phân xưởng chế bản và lao động gián tiếp Kế toántiền lương có nhiệm vụ nhận bảng chấm công, phiếu giao nhận sản phẩm,phiếu sản xuất, biên bản kiểm tra chất lượng sản phẩm, công việc hoànthành…từ các phân xưởng chuyển lên, sau đó tiển hành ghi chép tổng hợp sốliệu về số lượng, thời gian và kết quả lao động, tính lương và các khoản tríchtheo lương (BHXH, BHYT, KPCĐ), phân bổ chi phí nhân công và lập bảngthanh toán cho người lao động.

Thủ quỹ: Nắm được các nguyên tác quản lý thu chi tiền mặt do nhà

nước và công ty quy định Căn cứ vào các phiếu thu, phiếu chi do kế toán lập,kiểm tra chứng từ, và tiến hành thu chi tiền mặt đảm bảo tuân thủ đúng cácnguyên tắc về quản lý quỹ Thường xuyên tiến hành đối chiếu sổ sách với kếtoán thanh toán và tiến hành kiểm kê quỹ vào ngày cuối tháng

1.2.2 Đặc điểm tổ chức vận dụng chế độ kế toán tại công ty In báo

- Kỳ kế toán năm: Từ 1/1/năm – 31/12/năm

- Đơn vị tiền tệ mà công ty sử dụng là: VNĐ

- Hình thức ghi sổ của công ty tổ chức theo hình thức Nhật ký chung

- Kế toán nguyên vật liệu sử dụng phương pháp kê khai thường xuyên,tính giá xuất theo phương pháp bình quân cuối kỳ

- Tài sản cố định tính khấu hao theo phương pháp đường thẳng

- Kiểm kê quỹ tiến hành hàng tháng vào ngày cuối tháng

- Phương pháp tính thuế GTGT : công ty áp dụng tính thuế GTGT theophương pháp khấu trừ

- Phần mềm kế toán hiện nay công ty sử dụng là phần mềm Misa SME7.9-R3 Phần mềm này bao gồm 11 phân hệ: mua hàng, quản lý kho, ngânhàng, quản lý quỹ, tiền lương, tài sản cố định, thuế, hợp đồng, giá thành, bánhàng, và phân hệ trung tâm là Sổ Cái Phần mềm này được quản trị cơ sở dữliệu bởi hệ quản trị cơ sở dữ liệu SQL Server đảm bảo việc bảo mật cơ sở dữliệu Ta có thể thấy được các phân hệ ngay trên giao diện chính của màn hình,khi ta nhấn vào phân hệ nào, thì máy sẽ tự động truy cập vào phân hệ đó

1.2.2.2.Tổ chức vận dụng hệ thống chứng từ kế toán

Hệ thống chứng từ mà công ty sử dụng hiện nay là tuân theo Quyết định

số 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài chính

Đối với mỗi phần hành có thể thì có một bộ chứng từ tương ứng, cụ thể nhưsau:

Các chứng từ mua hàng như: Hoá đơn GTGT, hợp đồng cung cấp sảnphẩm dịch vụ, giấy báo giá của khách hàng…

Các chứng từ về thu chi tiền mặt như: Phiếu đề nghị chi tiền, giấythanh toán tiền tạm ứng, phiếu thu, phiếu chi…

Các chứng từ về tiền gửi như: Phiếu đề nghị chi séc, uỷ nhiệm chi,séc; giấy báo Nợ, giấy báo Có, bảng sao kê sổ chi tiết tiền gửi của ngânhàng…

Các chứng từ về nguyên vật liệu: Hóa đơn mua hàng, phiếu nhập kho,phiếu xuất kho…

Các chứng từ về tài sản cố định (TSCĐ): Biên bản giao nhận TSCĐ,biên bản đánh giá lại TSCĐ, thẻ TSCĐ, biên bản thanh lý TSCĐ, bảng phân

bổ khấu hao TSCĐ…

Các chứng từ về tiền lương và các khoản trích theo lương như: phiếugiao việc, bảng thanh toán lương, bảng phân bổ tiền lương và các khoản tríchtheo lương, bảng tổng hợp tiền lương…

Các chứng từ bán hàng và thanh toán với khách hàng như: Hợp đồngbán hàng, phiếu giao báo hàng ngày, hoá đơn GTGT, phiếu thu tiền mặt, giấybáo Có của ngân hàng…

Và các chứng từ khác để phục vụ công tác kế toán cũng như công tácquản lý

1.2.2.3.Tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản kế toán

Danh mục hệ thống tài khoản của công ty sử dụng bao gồm 9 loại, các tàikhoản được chi tiết hoá thành các tiểu khoản phù hợp với tình hình thực tiễncủa công ty Các tiểu khoản được chi tiết theo số tự nhiên

Hầu hết các tài khoản và tiểu khoản chi tiết của công ty sử dụng theo hệthống tài khoản ban hành kèm quyết định số 15/QĐ-BTC ngày 20/03/2006của Bộ trưởng Bộ Tài chính Một số tài khoản được công ty chi tiết hoá theotình hình thực tiễn của công ty như sau:

TK 112 : Tiền gửi ngân hàng

TK 1121 : Tiền Việt Nam - Sở giao dịch I – NHCT Việt Nam

TK 334 : Phải trả người lao động

TK 3341 : Tiền lương khoán

TK 3342 : Tiền lương chế độ

1.2.2.4.Tổ chức vận dụng hệ thống sổ sách kế toán

Hình thức ghi sổ mà công ty lựa chọn là hình thức Nhật ký chung Đây làhình thức kế toán đơn giản, rất phù hợp với việc vận dụng các phần mềm kếtoán Công ty sử dụng phần mềm kế toán do vậy công việc ghi sổ kế toán đơngiản đi rất nhiều so với việc ghi sổ thủ công trước đây Với việc sử dụng phầnmềm kế toán, hàng ngày khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinnhânviênkếtoánnhập các chứng từ kế toán vào máy tính, phần mềm kế toán sẽ

xử lý dữ liệu, kết chuyển dữ liệu sang các sổ sách và báo cáo Hàng tháng, kếtoán có thể inra sổ chi tiết, sổ cái để phục vụ yêu cầu của quản lý Cuối kỳ, kếtoán thực hiện các bút toán cuối kỳ và in ra các sổ sách và báo cáo Cụ thểtrình tự ghi sổ kế toán của công ty như sau:

BÁO CÁO TÀI CHÍNH

Sổ kế toán chi tiết

1.2.2.5 Đặc điểm hệ thống báo cáo kế toán

Để phục vụ yêu cầu của công tác quản lý, công ty tổ chức lập một hệthống báo cáo theo quy định của chế độ kế toán và phục vụ công tác quản trịdoanh nghiệp Trước tiên là các báo cáo tài chính theo quy định của chế độbao gồm:

+ Bảng cân đối kế toán;

+ Báo cáo kết quả kinh doanh;

+ Báo cáo lưu chuyển tiền tệ theo phương pháp trực tiếp;

+ Thuyết minh báo cáo tài chính

Ngoài ra, hàng tháng công ty còn lập báo cáo tổng quát về tình hình thựchiện sản xuất kinh doanh của công ty gửi cho văn phòng thành uỷ (cơ quanchủ quản của công ty In báo Hà nội mới), gồm các chỉ tiêu: Sản phẩm chủyếu, doanh thu, lợi nhuận, nộp ngân sách, thu nhập bình quân Hàng năm,công ty lập báo cáo thực hiện sản xuất kinh doanh của năm và dự kiến kếhoạch sản xuất năm tới để phục vụ cho yêu cầu quản trị doanh nghiệp

1.3.KẾ TOÁN LAO ĐỘNG, TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY IN BÁO HÀ NỘI MỚI 1.3.1.Tình hình sử dụng lao động và kế toán lao động tại công ty In báo Hà nội mới

1.3.1.1.Khái quát tình hình sử dụng lao động tại công ty In báo Hà nội mới

Trong nền kinh tế thị trường cạnh tranh gay gắt như hiện nay, công tácnhân sự đóng vai trò hết sức quan trọng để có được nguồn nhân lực cao, gópphần không nhỏ vào những thành công trong sản xuất kinh doanh của mộtcông ty Do vậy, công ty In báo Hà nội mới có một phòng ban chức năngchuyên môn về nhân sự là phòng Tổ chức – Hành chính Hiện nay, toàn bộcông tác tổ chức nhân sự của công ty được thực hiện bởi phòng Tổ chức –Hành chính Phòng tổ chức hành chính có nhiệm vụ tuyển dụng, bố trí, đề bạt,sắp xếp nhân sự

Căn cứ vào tình hình thực tế về nhu cầu lao động, phòng Tổ chức – Hành

chính tổ chức tuyển dụng lao động và ký hợp đồng lao động (phụ lục 1) Lao

động tuyển dụng vào công ty có được từ hai nguồn: Một là từ thị trường laođộng thông qua các phương tiện thông tin đại chúng Nguồn thứ hai là tuyểndụng từ con em công nhân viên trong công ty Quy trình tuyển dụng đượcthực hiện như sau:

Nếu lao động được tuyển dụng từ thị trường thì phải là lao động cónghề đối với lao động trực tiếp, có chứng chỉ, bằng cấp nếu là lao động ở bộphận quản lý hành chính Căn cứ vào hồ sơ xin việc, công ty sẽ lựa chọn ramột số lao động để thử việc, đối với lao động trực tiếp sản xuất thời gian thửviệc là 60 ngày, và 30 ngày đối với lao động ở bộ phận hành chính Sau thời

gian thử việc nếu người lao động đạt yêu cầu công việc thì công ty sẽ tiếnhành ký hợp đồng lao động.

Nếu lao động được tuyển dụng từ con em công nhân viên thì sẽ được

ký hợp đồng luôn và được học nghề tại công ty Đối với những công việc bìnhđơn giản thì thời gian học nghề là 12 tháng, còn đối với công việc có yêu cầu

về kỹ thuật, công nghệ cao như vận hành máy in thì thời gian học nghề là 18tháng Sau thời gian học nghề, nếu đạt yêu thì công ty sẽ tiến hành xếp bậcthợ Trường hợp ngược lại, thì lao động sẽ phải tiếp tục thời gian học nghềcho đến khi đạt yêu cầu công việc

Hiện tại, công ty có 147 lao động và 7 học sinh học nghề Toàn bộ laođộng trong công ty đều được ký hợp đồng không xác định thời hạn Đối vớihọc sinh học nghề, công ty ký hợp đồng lao động một năm, sau đó khi hếtthời gian học nghề thì ký hợp đồng không xác định thời hạn Toàn bộ laođộng được phòng Tổ chức – Hành chính phân chia làm hai bộ phận Một là bộphận công nhân trực tiếp sản suất gồm 17 tổ là Cromoman, Máy gấp, Đếmbáo, OTK, Máy dao, Cắt giấy, Sách, Roland, Heildelbeg, Liên hợp, KCS máycuốn, Điện tử, Sửa bài, Mi phim, Phơi bản, Phân màu điện tử, Vận chuyển.Thứ hai là bộ phận gián tiếp gồm phòng Tài vụ, phòng Tổng hợp, phòng Vật

tư – KDXNK, phòng Tổ chức – Hành chính, Quản đốc chế bản, Quản đốcmáy, và tổ Bảo vệ Để thuận tiện hơn cho việc theo dõi cơ cấu lao động củacông ty, ta có thể theo dõi biểu đồ sau:

Biểu 1.5.Cơ cấu lao động tại công ty In báo Hà nội mới

Để quản lý lao động một cách hiệu quả, công ty đã đề ra nội quy laođộng và các quy định về khen thưởng, xử phạt Trong nội quy lao động cóquy định rõ ràng về thời gian lao động và thời gian nghỉ ngơi, các quy định vềtrật tự trong công ty, an toàn lao động và vệ sinh nơi làm việc, bảo vệ tài sảnnội bộ, bí mật công nghệ kinh doanh của công ty, các hình thức xử lý vi phạm

về kỷ luật lao động và trách nhiệm vật chất Sau đây, em xin trích ra một sốđiểm trong nội quy lao động của công ty:

Trước hết, về thời gian lao động, công ty quy định thời gian lao độngthích hợp cho từng bộ phận:

Biểu số 1.6 Quy định về thời gian lao động

tại công ty in báo Hà nội mới

Bộ phận lao động Thời gian làm việc Số giờ lao độngCác phòng nghiệp vụ Buổi sáng từ 7h30’ đến 12h

Buổi chiều từ 13h đến 16h 7,5 giờ/1ngày

(Nguồn:Nội quy lao động công ty In báo Hà nội mới )

Bên cạnh đó, công ty cũng quy định các mức xử phạt kỷ luật từ khiểntrách cho đến sa thải đối với những hành vi vi phạm kỷ luật lao động Công ty

có quy định rõ ràng về khen thưởng và trách nhiệm vật chất trong các côngđoạn sản xuất Các quy định chung như sau:

Trường hợp gây ra sai sót dẫn đến thiệt hại về vật chất, những người gâysai sót sẽ phải bồi thường 50% tổng giá trị thiệt hại Tỷ lệ bồi thường của mỗingười sẽ tuỳ theo từng trường hợp cụ thể để quy trách nhiệm

Trường hợp ngược lại, nếu người lao động có những sáng kiến tiết kiệmđược vật tư cho quá trình sản xuất, thì cũng được thưởng 50% tổng giá trị vậtchất tiết kiệm được

Ngoài ra, công ty còn khuyến khích người lao động bằng các khoản tiềnthưởng định kỳ Hàng quý, mỗi người lao động sẽ được thưởng 10% tiềnlương căn cứ vào tiền lương thực tế nhận được của mỗi người Như vậy,người lao động nào có kết quả lao động cao thì sẽ nhận được số tiền thưởngtương ứng

1.3.1.2.Kế toán lao động tại công ty In báo Hà nội mới

Kế toán lao động tại công ty In báo Hà nội mới bao gồm kế toán sốlượng lao động, kế toán thời gian lao động và kế toán kết quả lao động.

Kế toán số lượng lao động được tổ chức tại phòng Tổ chức hành chính –phòng ban chức năng chuyên môn về tổ chức nhân sự Để quản lý số lượng

lao động trong toàn công ty phòng lập ra Danh sách lao động (Phụ lục 2).

Đây cũng chính là danh sách để đóng các khoản bảo hiểm xã hội, bảo hiểm y

tế, khám sức khoẻ cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty Bên cạnh

đó, còn có các chứng từ khác như Hợp đồng lao động (phụ lục 1), các quyết

định về bổ nhiệm, thuyên chuyển công tác, nâng bậc, đơn xin thôi việc…

Kế toán thời gian lao động được thực hiện thông qua các bảng chấmcông Các bảng chấm công này được lập và theo dõi ở từng bộ phận lao động.Các trưởng phòng đối với bộ phận hành chính quản lý và các tổ trưởng sảnxuất có trách nhiệm chấm công cho người lao động trong bộ phận của mình.Đối với bộ phận gián tiếp, bảng chấm công chính là căn cứ để tính tiền lương

Do vậy, hàng tuần các trưởng phòng đối với bộ phận quản lý hành chính, và

tổ trưởng tổ quản đốc các phân xưởng đối với bộ phận sản xuất phải chuyển

bảng chấm công tuần (phụ lục 3) sang phòng kế toán để thực hiện việc tính

tiền lương tuần Ngoài ra, bảng chấm công còn là căn cứ để kế toán tính cáckhoản phụ cấp có tính chất tiền lương như tiền giữa ca, ca đêm, độc hại, tiềnlàm thêm giờ và các khoản tiền nghỉ phép chế độ cho cán bộ công nhân viêntrong toàn công ty Chính vì thế, hàng tháng, các trưởng phòng và ban quảnđốc phải tập hợp bảng chấm công tháng của các tổ chuyển sang cho phòng kếtoán để tính các khoản tiền nói trên Ngoài ra, đối với các trường hợp nghỉhưởng bảo hiểm xã hội phải có chứng từ kèm theo như giấy ra viện, giấychứng nhận nghỉ ốm của bệnh viện, giấy chứng sinh đối với trường hợp nghỉchế độ thai sản

Kế toán kết quả lao động nhằm phản ánh số lượng và chất lượng côngviệc của người lao động Kế toán kết quả lao động chỉ được thực hiện tại bộphận sản xuất trực tiếp của công ty Các chứng từ để hạch toán bao gồm phiếu

giao việc (phụ lục 4) , hoặc biểu theo dõi sản lượng in để phục vụ tính lương

(phụ lục 5), biểu theo dõi sản phẩm in do quản đốc các phân xưởng (phụ lục 6) Kế toán sẽ sử dụng các chứng từ này, và căn cứ vào các sản phẩm mẫu

được đưa lên để lấy thông tin về số lưọng, chất lưọng, và một số thông số kỹthuật của sản phẩm để làm căn cứ tính lương khoán cho bộ phận trực tiếp sảnxuất theo quy định của công ty

1.3.2.Chế độ tiền lương tại công ty In báo Hà nội mới

Hiện nay, công ty In báo Hà nội mới thực hiện chế độ lương khoán sảnphẩm Chính việc trả lương theo hình thức khoán sản phẩm đã khuyến khíchngười lao động góp phần không nhỏ vào những thành tích mà công ty đạtđược trong suốt những năm gần đây Việc xây dựng quỹ tiền lương, tính vàtrả lương cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty được thực hiện ởphòng Tài vụ kế toán của công ty, cụ thể như sau:

1.3.2.1.Quỹ tiền lương của công ty In báo Hà nội mới

Quỹ tiền lương của công ty In báo Hà nội mới bao gồm quỹ tiền lươngchính và quỹ tiền lương làm thêm giờ Cách tính các quỹ tiền lương như sau:

1.3.2.1.1.Quỹ tiền lương chính

Quỹ tiền lương của công ty được hình thành từ kết quả sản xuất kinhdoanh thực tế Hàng kỳ, bộ phận kế toán tính ra tổng quỹ lương của toàn công

ty trong kỳ theo công thức như sau:

Quỹ tiền lương

Đơn giá tiền lương được duyệt: Hàng năm công ty phải lập kế hoạch vềtiền lương, nộp lên cơ quan chủ quản là Văn phòng Thành uỷ Hà Nội duyệtmỗi năm một lần vào đầu năm VD: Năm 2007, đơn giá tiền lương đượcduyệt là 0,06732 đồng/1đồng doanh thu.

1.3.2.1.2.Quỹ tiền lương làm thêm giờ

Ngoài quỹ lương chính đã nêu ở trên công ty còn được duyệt thêm quỹlương làm thêm giờ căn cứ vào số giờ làm thêm thực tế phát sinh Quỹ tiềnlương làm thêm giờ được tính như sau:

Tổng quỹ lương làm thêm giờ của cả kỳ = ¿¿¿¿¿ TLTGi

TLTGi : Tiền làm thêm giờ của cả công ty tháng i

SGLTij : Số giờ làm thêm của công nhân viên j trong tháng i

n : Số công nhân trong toàn công ty

ĐGLTi : Đơn giá làm thêm 1 giờ trong tháng i Đơn giá này được tínhnhư sau:

ĐGLTi =

DT i x Đơn giá tiền lương được duyệt x 1,5

Số công nhân viên bìnhquân trong năm của công ty x 22 x 8Trong đó:

DTi : Doanh thu của công ty đạt được trong tháng i