Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu và phần mềm quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học và công nghệ

Trong đề tài này, chúng tôi đã xây dựng thành công một hệ thống thông tin quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học và một cơ sở dữ liệu các đề tài, sản phẩm nghiên cứu khoa học trong ph

i

UBND TỈNH AN GIANG TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG

-oOo -

BÁO CÁO TỔNG KẾT NHIỆM VỤ KHOA HỌC CẤP CƠ SỞ

XÂY DỰNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

VÀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

Chủ nhiệm đề tài:

TS ĐOÀN THANH NGHỊ

An Giang, Năm 2017

ii

UBND TỈNH AN GIANG TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG

-oOo -

BÁO CÁO TỔNG KẾT NHIỆM VỤ KHOA HỌC CẤP CƠ SỞ

XÂY DỰNG HỆ THỐNG CƠ SỞ DỮ LIỆU

VÀ PHẦN MỀM QUẢN LÝ HOẠT ĐỘNG NGHIÊN CỨU KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ

2 Lê Hoàng Anh,

4 Lê Minh Tuấn Lâm,

Chúng tôi xin cám ơn sự cố gắng và nỗ lực của các thành viên, kỹ thuật viên trong suốt thời gian tham gia thực hiện đề tài

Ngoài ra, chúng tôi cũng xin chân thành cảm ơn các giảng viên thuộc Khoa Kỹ thuật - Công nghệ - Môi trường đã hỗ trợ và giúp đỡ chúng tôi trong quá trình kiểm tra

và vận hành hệ thống

An Giang, ngày 10 tháng 05 năm 2017

Chủ nhiệm nhiệm vụ

Đoàn Thanh Nghị

v

TÓM TẮT KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU

Nghiên cứu khoa học là một phần không thể thiếu trong quá trình hoạt động của các trường đại học, cao đẳng Để việc nghiên cứu khoa học ngày càng hiệu quả và mang lại nhiều lợi ích cho cộng đồng và xã hội thì công tác quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học là một nhiệm vụ rất quan trọng và cần được ưu tiên thực hiện

Hiện nay, Trường Đại học An Giang đã ứng dụng những thành tựu công nghệ thông tin vào các hệ thống, bài toán trong lĩnh vực quản lý của trường Tuy nhiên quy trình nghiệp vụ của công tác quản lý thông tin nghiên cứu khoa học hiện nay vẫn chưa được tin học hóa một cách đầy đủ và đồng bộ, nhiều văn bản giấy vẫn còn lưu hành, hoặc một số công tác đã được tin học hóa nhưng chưa thật sự hiệu quả với phần mềm

MS Access Vì vậy, việc nghiên cứu và thực hiện đề tài “Xây dựng hệ thống cơ sở

dữ liệu và phần mềm quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học và công nghệ” là

một yêu cầu mang tính thực tiễn cao

Trong đề tài này, chúng tôi đã xây dựng thành công một hệ thống thông tin quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học và một cơ sở dữ liệu các đề tài, sản phẩm nghiên cứu khoa học trong phạm vi của Trường Đại học An Giang từ năm 2000 đến

2016, trong đó có các đề tài và dự án được Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh An Giang

hỗ trợ kinh phí thực hiện

Việc xây dựng và vận hành hệ thống này đã giúp cho cán bộ, giảng viên có thể

dễ dàng đăng ký trực tuyến các đề tài, sản phẩm nghiên cứu khoa học, cập nhật lý lịch khoa học của cá nhân; giúp cán bộ chuyên trách có thể theo dõi, thống kê, báo cáo chính xác các số liệu về tình hình hoạt động nghiên cứu khoa học và công nghệ của nhà trường Qua đó, có thể tham mưu cho lãnh đạo và các phòng ban chức năng về tiềm lực khoa học và công nghệ của đơn vị, từ đó xây dựng chiến lược, kế hoạch để phát triển trong những năm tiếp theo

Ngoài ra, với việc triển khai và vận hành hệ thống thông tin này, chúng tôi cũng

đã tìm hiểu và chuẩn hóa một số quy trình trong hoạt động quản lý nghiên cứu khoa học và công nghệ Qua đó, giúp việc quản lý được chặt chẽ và khoa học hơn, hệ thống thông tin vận hành được thông suốt và dữ liệu được đảm bảo an toàn hơn

Cuối cùng, mặc dù nhóm nghiên cứu đã có nhiều cố gắng trong việc hoàn thành sản phẩm phần mềm, nhưng chắc chắn không thể tránh khỏi các sai sót, lỗi tiềm ẩn khi phần mềm được triển khai trong thực tế Vì vậy, chúng tôi sẽ tiếp tục thường xuyên theo dõi, kiểm tra và khắc phục các lỗi này trong thời gian sắp tới

vi

ABSTRACT

Scientific research plays an important role in universities and colleges To make scientific research more effective and bring more benefits to the community and society, the management of scientific research activities is a very important task and should be prioritized for implementation

At present, An Giang University has applied the achievements of information technology into the systems and problems in administrative procedures However, the process of management of scientific research information has not been fully computerized, several paper documents are still used in current operators, and some works have been implemented by using MS Access, but not effective Therefore, studying and developing the system “Database system and management software for scientific and technological research activities” is a highly practical requirement

We have successfully built up a management information system for scientific research activities and a database of scientific research to products of An Giang University from 2000 to 2016, including projects funded by the Department of Science and Technology of An Giang province

With this system members of An Giang University can easily register online scientific research topics and products, and update their scientific profiles Assist members to monitor, record and report data on the status of scientific and technological research activities of the university Through this, it can help the leaders and departments develop strategies and plans for developing scientific in the coming years

In addition, with the deployment and operation of this information system, we have also explored and standardized several processes in the management of scientific and technological research This makes the management more tightly and scientifically; the information system operates smoothly and the data is ensured more secure

Finally, although software developers have made great efforts in completing the software system, it is still some unexpected errors or bugs when software is deployed Therefore, we will continue to monitor, inspect and correct these errors soon

vii

MỤC LỤC

DANH MỤC BẢNG BIỂU ix

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT xiii

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU 1

1.1 Tính cấp thiết của nhiệm vụ 1

1.2 Mục tiêu của nhiệm vụ 2

1.3 Phạm vi của nhiệm vụ 2

1.4 Tổng quan tình hình nghiên cứu 3

1.4.1 Đánh giá tổng quan tình hình nghiên cứu 3

1.4.2 Luận giải về việc đặt ra các mục tiêu của nhiệm vụ 4

CHƯƠNG 2: ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU 6

2.1 Đối tượng nghiên cứu 6

2.2 Phương pháp nghiên cứu 6

2.2.1 Khảo sát quy trình nghiệp vụ 6

2.2.2 Khảo sát cấu trúc các biểu mẫu và báo cáo 6

2.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống hướng đối tượng 6

2.3 Kỹ thuật sử dụng 6

2.4 Sơ đồ ngữ cảnh tổng quát của hệ thống 8

CHƯƠNG 3: NỘI DUNG THỰC HIỆN 9

3.1 Khảo sát và thu thập thông tin 9

3.2 Đặc tả yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu 9

3.3 Đặc tả yêu cầu các phân hệ của hệ thống 11

3.3.1 Phân hệ Quản lý hệ thống 11

3.3.2 Phân hệ Quản lý Tạp chí khoa học 12

3.3.3 Phân hệ Quản lý sản phẩm nghiên cứu khoa học 16

3.3.4 Phân hệ Quản lý đề tài và dự án nghiên cứu khoa học 18

3.3.5 Phân hệ Quản lý giáo trình và tài liệu giảng dạy 22

3.3.6 Phân hệ Thống kê và báo cáo 26

viii

3.4 Phân tích thiết kế chi tiết 26

3.4.1 Sơ đồ Use case 26

3.4.2 Mô tả chi tiết Use case 33

3.4.3 Sơ đồ tuần tự 53

3.5 Thiết kế cơ sở dữ liệu 61

3.5.1 Sơ đồ cơ sở dữ liệu quan hệ 61

3.5.2 Thiết kế cơ sở dữ liệu 61

3.6 Một số giao diện chính của phần mềm 75

3.6.1 Phân hệ Quản lý danh mục hệ thống 75

3.6.2 Phân hệ Quản lý Tạp chí khoa học 76

3.6.3 Phân hệ Quản lý đề tài và dự án nghiên cứu khoa học 77

3.6.4 Phân hệ Quản lý giáo trình và tài liệu giảng dạy 77

3.6.5 Phân hệ Thống kê và báo cáo 78

CHƯƠNG 4: KẾT LUẬN VÀ KIẾN NGHỊ 79

4.1 Kết luận 79

4.2 Kiến nghị 84

TÀI LIỆU THAM KHẢO 85

PHỤ LỤC 1: Phiếu thu thập thông tin 86

PHỤ LỤC 2 Hướng dẫn sử dụng phần mềm 98

PHỤ LỤC 3: Mẫu đăng ký sử dụng hệ thống TT cơ sở dữ liệu khoa học 116

ix

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1 Bảng chức năng phân hệ quản lý danh mục 11

Bảng 2 Bảng chức năng phân hệ quản lý Tạp chí khoa học 15

Bảng 3 Bảng chức năng phân hệ quản lý sản phẩm NCKH 17

Bảng 4 Bảng chức năng phân hệ quản lý đề tài và dự án NCKH 20

Bảng 5 Bảng chức năng phân hệ quản lý GT và TLGD 25

Bảng 6 Bảng danh mục chức vụ 61

Bảng 7 Bảng danh mục đơn vị 61

Bảng 8 Bảng danh mục biểu mẫu nghiên cứu khoa học 62

Bảng 9 Bảng danh mục thông báo nghiên cứu khoa học 62

Bảng 10 Bảng danh mục văn bản nghiên cứu khoa học 62

Bảng 11 Bảng danh mục giảng viên 63

Bảng 12 Bảng danh mục quy đổi loại sản phẩm NCKH 64

Bảng 13 Bảng danh mục cấp quản lý đề tài 64

Bảng 14 Bảng danh mục cơ quan chủ trì đề tài 64

Bảng 15 Bảng cơ quan phối hợp thực hiện đề tài 64

Bảng 16 Bảng cơ quan quản lý đề tài 65

Bảng 17 Bảng đề tài nghiên cứu khoa học 65

Bảng 18 Bảng sản phẩm của đề tài 66

Bảng 19 Bảng kinh phí của đề tài 66

Bảng 20 Bảng thành viên tham gia đề tài 66

Bảng 21 Bảng hợp đồng thực hiện đề tài 66

Bảng 22 Bảng theo dõi tiến độ thực hiện đề tài 67

Bảng 23 Bảng các văn bản đính kèm với đề tài 67

Bảng 24 Bảng hội đồng xét duyệt danh mục đề tài 67

Bảng 25 Bảng đánh giá của thành viên hội đồng xét duyệt danh mục đề tài 68

Bảng 26 Bảng hội đồng xét duyệt đề cương chi tiết của đề tài 68

Bảng 27 Bảng đánh giá của thành viên hội đồng xét duyệt đề cương đề tài 68

Bảng 28 Bảng hội đồng nghiệm thu đề tài 68

Bảng 29 Bảng đánh giá của các thành viên trong hội đồng nghiệm thu đề tài 69

Bảng 30 Bảng danh sách các bài báo nghiên cứu khoa học 69

Bảng 31 Bảng quản lý các số xuất bản tạp chí khoa học 69

Bảng 32 Bảng quản lý tác giả của bài báo 70

Bảng 33 Bảng danh sách đề xuất chuyên gia phản biện bài báo 70

Bảng 34 Bảng phiếu bình duyệt bài báo 70

Bảng 35 Bảng chi tiết nhận định và cho điểm bài báo khoa học 70

x

Bảng 36 Bảng tiểu ban phản biện các bài báo 71

Bảng 37 Bảng quản lý giáo trình và tài liệu giảng dạy 71

Bảng 38 Bảng danh sách hội đồng xét duyệt, đánh giá GT và TLGD 72

Bảng 39 Bảng danh sách thành viên tham gia biên soạn GT và TLGD 72

Bảng 40 Bảng đánh giá của thành viên trong hội đồng xét duyệt GT và TLGD 72

Bảng 41 Bảng quá trình công tác của giảng viên 73

Bảng 42 Bảng quá trình đào tạo của giảng viên 73

Bảng 43 Danh sách các văn bằng bảo hộ quyền sở hữu công nghiệp 73

Bảng 44 Bảng công trình NCKH được áp dụng thực tiễn của giảng viên 73

Bảng 45 Bảng danh sách giải thưởng của giảng viên 74

Bảng 46 Bảng danh sách sản phẩm nghiên cứu khoa học của giảng viên 74

xi

DANH MỤC HÌNH ẢNH

Hình 1 Sơ đồ ngữ cảnh tổng quát của hệ thống 8

Hình 2 Quy trình quản lý danh mục 11

Hình 3 Sơ đồ quy trình đăng bài và bình duyệt bài báo khoa học 14

Hình 4 Sơ đồ quy trình quản lý đề tài và dự án NCKH 20

Hình 5 Sơ đồ quy trình quản lý biên soạn giáo trình 24

Hình 6 Sơ đồ Use case tổng quan phần quản lý danh mục hệ thống 27

Hình 7 Sơ đồ Use case quản lý đơn vị 27

Hình 8 Sơ đồ Use case quản lý giảng viên 27

Hình 9 Sơ đồ Use case quản lý ngoại ngữ 28

Hình 10 Sơ đồ Use case tổng quan phân hệ quản lý Tạp chí khoa học 28

Hình 11 Sơ đồ Use case quản lý lĩnh vực nghiên cứu 28

Hình 12 Sơ đồ Use case quản lý tiểu ban phản biện 29

Hình 13 Sơ đồ Use case kiểm tra bài báo trước khi tiếp nhận 29

Hình 14 Sơ đồ Use case quản lý bài báo bị từ chối 29

Hình 15 Sơ đồ Use case quản lý bài báo của tác giả 30

Hình 16 Sơ đồ Use case tổng quan phân hệ quản lý đề tài và dự án NCKH 30

Hình 17 Sơ đồ Use case đề xuất đề tài và dự án NCKH của cá nhân 31

Hình 18 Sơ đồ Use case thành lập hội đồng xét duyệt danh mục đề tài 31

Hình 19 Sơ đồ Use case thành lập hội đồng xét duyệt đề cương của đề tài 32

Hình 20 Sơ đồ Use case thành lập hội đồng nghiệm thu đề tài 32

Hình 21 Sơ đồ Use case đăng ký và quản lý giáo trình/ tài liệu giảng dạy 33

Hình 22 Sơ đồ Use case tổng quan phân hệ thống kê và báo cáo 33

Hình 23 Sơ đồ tuần tự thêm giảng viên 54

Hình 24 Sơ đồ tuần tự gửi thông tin bài báo 54

Hình 25 Sơ đồ tuần tự gửi thông tin tác giả 54

Hình 26 Sơ đồ tuần tự gửi thông tin đồng tác giả 55

Hình 27 Sơ đồ tuần tự gửi thông tin đề xuất phản biện 56

Hình 28 Sơ đồ tuần tự gửi tập tin đính kèm 57

Hình 29 Sơ đồ tuần tự bình duyệt bài báo 58

Hình 30 Sơ đồ tuần tự tiếp nhận bài báo 59

Hình 31 Sơ đồ tuần tự tổng hợp bình duyệt 59

Hình 32 Sơ đồ tuần tự từ chối bài báo 60

Hình 33 Sơ đồ lớp 61

Hình 34 Màn hình chính phân hệ quản lý danh mục hệ thống 75

Hình 35 Màn hình thao tác thêm, xóa, sửa đơn vị 75

Hình 36 Màn hình thao tác thêm, xóa, sửa thành viên 76

xii

Hình 37 Màn hình chính phân hệ quản lý Tạp chí khoa học 76

Hình 38 Màn hình chính phân hệ quản lý đề tài và dự án NCKH 77

Hình 39 Màn hình chính phân hệ quản lý giáo trình và tài liệu giảng dạy 77

Hình 40 Màn hình chính phân hệ thống kê và báo cáo các sản phẩm NCKH 78

xiii

DANH MỤC CÁC CHỮ VIẾT TẮT

QLKH-HTQT Phòng quản lý khoa học và hợp tác quốc tế

GT/TLGD Giáo trình/ tài liệu giảng dạy

HĐKH-ĐT Hội đồng Khoa học và Đào tạo

1

CHƯƠNG 1: MỞ ĐẦU

1.1 Tính cấp thiết của nhiệm vụ

Theo quyết định số 2532/QĐ-UBND về việc “Ban hành Kế hoạch thực hiện Chương trình hành động số 18-Ctr/TU ngày 28/02/2013 của Ban Chấp hành Đảng bộ tỉnh về Phát triển khoa học và công nghệ phục vụ sự nghiệp công nghiệp hóa, hiện đại hóa trong điều kiện kinh tế thị trường định hướng xã hội chủ nghĩa và hội nhập quốc tế” với “Đề án phát triển hệ thống cơ sở dữ liệu về các kết quả nghiên cứu khoa học và phát triển công nghệ”, thì việc xây dựng một hệ thống cơ sở dữ liệu và phần mềm phục

vụ việc quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học là một nhu cầu hết sức cần thiết và cấp bách

Trường Đại học An Giang được thành lập vào năm 1999, sau 15 năm phát triển trường đã đạt được nhiều thành tích đáng kể trong công tác đào tạo và nghiên cứu khoa học Trong đó nghiên cứu khoa học và chuyển giao công nghệ luôn được nhà trường chú trọng và xác định là nhiêm vụ then chốt Từ chỗ chỉ có 190 cán bộ, giảng viên vào năm 2000; với tỷ lệ giảng viên có trình độ sau đại học chiếm 21% nhưng đến nay số lượng cán bộ, giảng viên đã đạt trên 800 và tỷ lệ giảng viên có trình độ sau đại học là trên 70% Số lượng đề tài nghiên cứu khoa học các cấp của giảng viên và sinh viên của trường thực hiện từ năm 2000 đến năm 2015 là 1.183 đề tài, trong đó có 11 sản phẩm đề tài được chuyển giao công nghệ Trong khoảng thời gian đó, giảng viên của trường đã công bố 494 bài báo khoa học trên các tạp chí trong nước và quốc tế Bên canh đó, Trường đã tổ chức 207 hội thảo, hội nghị tập huấn công tác nghiên cứu khoa học cho cán bộ giảng viên trong và ngoài trường Ngoài ra, sự ra đời của Tạp chí Khoa học năm 2013 có mã số chuẩn quốc tế đã đánh dấu một bước phát triển mới của trường

Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh An Giang là cơ quan chuyên môn thuộc Ủy ban nhân dân tỉnh An Giang, có chức năng tham mưu giúp tỉnh quản lý nhà nước về khoa học và công nghệ, bao gồm: hoạt động khoa học và công nghệ; phát triển tiềm lực khoa học và công nghệ; tiêu chuẩn, đo lường, chất lượng; sở hữu trí tuệ; ứng dụng bức xạ và đồng vị phóng xạ; an toàn bức xạ và hạt nhân; các dịch vụ công trong lĩnh vực thuộc sở quản lý trên địa bàn tỉnh theo quy định của pháp luật Hằng năm sở phải quản lý hàng trăm đề tài, dự án, hội thảo trong toàn tỉnh Ngoài ra, với hoạt động của Tạp chí Khoa học và Công nghệ xuất bản định kỳ 02 tháng/số, 06 số/năm, thì số lượng bài báo nghiên cứu khoa học cần được quản lý cũng là rất lớn

2

Tuy nhiên, hiện nay trên địa bàn tỉnh An Giang vẫn chưa có một hệ thống phần mềm hoàn chỉnh nào được xây dựng để quản lý dữ liệu về các hoạt động trong lĩnh vực nghiên cứu khoa học Việc lưu trữ nguồn thông tin này vẫn chưa được thực hiện một cách có hệ thống trên máy tính Rất nhiều công đoạn quản lý vẫn chưa được tin học hóa Điều này đã gây nhiều khó khăn cho các đơn vị chuyên trách trong công tác quản lý, tổng hợp, thống kê và báo cáo các hoạt động liên quan đến nghiên cứu khoa học

Từ nhu cầu thực tế đó, chúng tôi đã mạnh dạn đề xuất áp dụng các thành tựu trong lĩnh vực công nghệ thông tin cho công tác quản lý các hoạt động nghiên cứu khoa học thông qua việc thực hiện đề tài “Xây dựng hệ thống cơ sở dữ liệu và phần mềm quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học và công nghệ”

1.2 Mục tiêu của nhiệm vụ

- Xây dựng cơ sở dữ liệu tập trung lưu trữ các kết quả nghiên cứu khoa học (NCKH) trong phạm vi Trường Đại học An Giang từ năm 2000 đến 2016; và các đề tài của Trường Đại học An Giang được Sở Khoa học và Công nghệ tỉnh An Giang hỗ trợ và cấp kinh phí

- Xây dựng phần mềm trực tuyến giúp cán bộ, giảng viên, lãnh đạo đơn vị có thể cập nhật, cung cấp, thống kê, báo cáo thông tin về hoạt động nghiên cứu khoa học một cách thuận lợi, nhanh chóng, chính xác, và giảm thiểu tối đa thời gian giải quyết công việc

- Chuẩn hóa quy trình quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học thông qua việc tin học hóa

1.3 Phạm vi của nhiệm vụ

Đề tài sẽ xây dựng một hệ thống gồm các phần sau: Quản lý hệ thống, quản lý Tạp chí khoa học, quản lý giáo trình, tài liệu giảng dạy, quản lý đề tài dự án nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ, quản lý các sản phẩm nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên, quản lý thống kê báo cáo các hoạt động nghiên cứu khoa học

Phân hệ quản lý hệ thống bao gồm việc quản lý các danh mục đơn vị, giảng viên, học hàm, học vị, dân tộc, tôn giáo, ngoại ngữ, …

Phân hệ quản lý Tạp chí khoa học cho phép cá nhân nộp bài báo trực tuyến; cán

bộ chuyên trách theo dõi và quản lý toàn bộ quá trình nộp, bình duyệt và xuất bản bài báo khoa học

3

Phân hệ quản lý giáo trình, tài liệu giảng dạy sẽ quản lý quy trình biên soạn tài liệu giảng dạy và giáo trình, bao gồm các giai đoạn: đăng ký, xét duyệt, theo dõi quá trình thực hiện, tổ chức nghiệm thu, báo cáo kết quả

Phân hệ quản lý đề tài, dự án nghiên cứu khoa học và ứng dụng công nghệ sẽ quản lý quy trình thực hiện đề tài, dự án đã đăng ký (trực tuyến) theo quy định 64/QĐ-ĐHAG, kinh phí thực hiện đề tài, các sản phẩm đề tài được chuyển giao công nghệ

Phân hệ quản lý các sản phẩm nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên cho phép cá nhân có thể quản lý cập nhật lý lịch khoa học, kê khai thông tin xuất bản các sản phẩm khoa học hàng năm Cán bộ chuyên trách có thể thống kê, kiểm chứng, xác thực các thông tin được kê khai của các cá nhân

Phân hệ thống kê và báo cáo theo danh mục và tổng hợp số liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau về hoạt động nghiên cứu khoa học

1.4 Tổng quan tình hình nghiên cứu

1.4.1 Đánh giá tổng quan tình hình nghiên cứu

Ngoài nước:

Công nghệ thông tin đã được ứng dụng rộng rãi trong công tác quản lý của các

cơ quan nhà nước ở các nước Các phần mềm quản lý các đề tài dự án đã được ứng dụng hiệu quả trong nhiều dự án nghiên cứu lớn, nhỏ Tuy nhiên, hiện nay các phần mềm này không phù hợp với quy trình, quy định quản lý đề tài nghiên cứu khoa học của Việt Nam

Trong nước:

Hiện nay trong nước đã có một số phần mềm về quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học: Phần mềm quản lý đề tài nghiên cứu khoa học của Công ty cổ phần dịch vụ Tất Thành, Hà Nội; Phần mềm quản lý nghiên cứu khoa học của Công ty Cổ phần Công nghệ HiNet Việt Nam, Hà Nội; Phần mềm quản lý nghiên cứu khoa học của Công ty TNHH Phần mềm Hoàng Hà, Hà Nội; Phần mềm quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học và công nghệ của Đại học Thái Nguyên, Tuy nhiên, chức năng của các phần mềm này hoặc chưa được thiết kế đầy đủ hoặc chưa phù hợp với tình trạng, yêu cầu của quy trình quản lý hiện tại ở Trường Đại học An Giang

Phần mềm quản lý đề tài nghiên cứu khoa học của Công ty Tất thành chỉ tập trung vào việc quản lý đề tài nghiên cứu khoa học, không có các phân hệ quản lý tạp

Phần mềm quản lý nghiên cứu khoa học của Công ty Hoàng Hà có thể quản lý

đề tài nghiên cứu khoa học, lý lịch khoa học của cán bộ, tuy nhiên không có các phân

hệ về quản lý tạp chí, bài viết, giáo trình - tài liệu giảng dạy của các cá nhân Địa chỉ tham khảo: http://www.hhsc.com.vn/sanpham/tabid/58/action/product-detail/spid/7/Default.aspx

Phần mềm quản lý hoạt động nghiên cứu khoa học của Đại học Thái Nguyên có thể quản lý các đề tài nghiên cứu khoa học, công trình nghiên cứu khoa học của các giảng viên Tuy nhiên, hệ thống này vẫn thiếu các phân hệ quản lý tạp chí, xuất bản, giáo trình - tài liệu giảng dạy của các giảng viên Địa chỉ tham khảo: http://qlkh.tnu.edu.vn/

Hiện tại, các phần mềm này đều là phần mềm mã nguồn đóng Do đó, nếu các

cơ sở giáo dục đầu tư mua chúng, sẽ gặp khó khăn trong việc nâng cấp, hiệu chỉnh và phát triển sau này

Trên địa bàn tỉnh An Giang hiện tại vẫn chưa có phần mềm nào được xây dựng một cách hệ thống và đầy đủ để quản lý cơ sở dữ liệu các hoạt động nghiên cứu khoa học và công nghệ Các phần mềm này đa số được xây dựng để giải quyết một số nghiệp vụ nhỏ lẽ, sử dụng công nghệ đơn giản, nên chưa giải quyết tốt yêu cầu của cơ quan, đơn vị

1.4.2 Luận giải về việc đặt ra các mục tiêu của nhiệm vụ

Phòng Quản lý khoa học và Hợp tác quốc tế (QLKH-HTQT), Trường Đại học

An Giang hằng năm quản lý một khối lượng lớn các đề tài, dự án, bài báo nghiên cứu khoa học Tuy nhiên, việc lưu trữ nguồn thông tin này vẫn chưa được thực hiện một cách có hệ thống và tập trung trên máy tính Rất nhiều công đoạn quản lý vẫn chưa được tin học hóa Điều này đã gây nhiều khó khăn cho các đơn vị trong việc chia sẽ thông tin, quản lý, tổng hợp, thống kê và báo cáo các hoạt động liên quan đến nghiên cứu khoa học

5

Vì vậy, đề tài này sẽ xây dựng một cơ sở dữ liệu tập trung, qua đó giúp việc chia sẽ thông tin khoa học giữa các đơn vị, phòng ban chức năng và cá nhân đƣợc dễ dàng và thuận lợi Ngoài ra, với việc xây dựng phần mềm trực tuyến, các cán bộ, giảng viên, lãnh đạo đơn vị có thể quản lý, theo dõi, cập nhật đƣợc tình hình hoạt động nghiên cứu ở mọi lúc mọi nơi Sau cùng, với việc phát triển và ứng dụng phần mềm này các quy trình quản lý có thể đƣợc chuẩn hóa ở mức cao nhất

6

CHƯƠNG 2:

ĐỐI TƯỢNG VÀ PHƯƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU

2.1 Đối tượng nghiên cứu

- Các quy trình, quy định, văn bản, biểu mẫu trong hoạt động quản lý nghiên cứu khoa học tại Trường Đại học An Giang

- Số liệu các công trình nghiên cứu khoa học của các cán bộ, giảng viên của trường từ năm 2000 đến 2016

- Các công nghệ phục vụ việc xây dựng hệ thống thông tin dựa trên mã nguồn

mở được thiết kế để vận hành trên nền tảng Web

2.2 Phương pháp nghiên cứu

2.2.1 Khảo sát quy trình nghiệp vụ

Quy trình nghiệp vụ của hệ thống liên quan đến các đơn vị: (1) Phòng HTQT, (2) Khoa và Bộ môn trực thuộc Trong đó quy trình tác nghiệp chủ yếu ở đơn

QLKH-vị (1) Vì vậy để thiết kế hiệu quả cần khảo sát các quy trình tác nghiệp đang thực hiện

ở (1) và có thể đề nghị cải tiến các quy trình một cách hiệu quả và tối ưu hơn

2.2.2 Khảo sát cấu trúc các biểu mẫu và báo cáo

Các biểu mẫu và báo cáo liên quan đến hoạt động nghiên cứu khoa học được quy định rõ và cụ thể trong các văn bản về quản lý khoa học và công nghệ của nhà trường Vì vậy hệ thống cần được xây dựng để đảm bảo có thể tác nghiệp trực tuyến đồng thời có thể in và kết xuất thành các tập tin văn bản để lưu trữ

2.2.3 Phương pháp phân tích hệ thống hướng đối tượng

Hệ thống mới được tạo ra dựa trên phương pháp phân tích hệ thống hướng đối tượng (OOAD: Object-Oriented Analysis & Design), đi từ việc chú trọng nhu cầu người dùng thể hiện qua xây dựng sơ đồ hoạt vụ (use case diagram), cho đến việc thiết

kế dữ liệu và xử lý, tạo phần mềm, sử dụng, kiểm tra và bảo trì phần mềm Phương pháp này giúp các nhà thiết kế cộng tác với nhau chuyên nghiệp hơn, các nhà lập trình hình dung rõ ràng công việc cần làm và người sử dụng cũng kiểm chứng dễ dàng hơn

sự đáp ứng của thiết kế với nhu cầu nghiệp vụ của mình

2.3 Kỹ thuật sử dụng

* Công cụ thể hiện phương pháp phân tích hệ thống hướng đối tượng

Hiện nay, có khá nhiều phần mềm phân tích hệ thống cho phép thiết kế các sơ

đồ cho hệ thống thông tin ở mức quan niệm và chuyển đổi tự động sang mức logic và vật lý Tuy nhiên, kết quả hai mức sau có thể được bổ sung, chỉnh sửa và tối ưu hóa

7

theo nhu cầu của nhà thiết kế Trong hệ thống thông tin này, chúng tôi sử dụng phần mềm StarUML và Power Designer để thiết kế sơ đồ hệ thống ở mức quan niệm, việc chuyển đổi từ mức quan niệm sang mức vật lý được thực hiện tự động bởi phần mềm

* Hệ quản trị cơ sở dữ liệu

Sử dụng hệ quản trị cơ sở dữ MySQL do hiệu quả của nó về tính bảo mật, khả năng lưu trữ và xử lý khối lượng dữ liệu và tích hợp với các hệ thống của nhà trường MySQL là hệ quản trị cơ sở dữ liệu tự do nguồn mở phổ biến nhất thế giới và được các nhà phát triển rất ưa chuộng trong quá trình phát triển ứng dụng nền Web (Web Application), hiện nay đang được Oracle duy trì và phát triển MySQL rất thích hợp cho các ứng dụng có truy cập cơ sở dữ liệu trên internet

* Ngôn ngữ lập trình:

PHP (viết tắt hồi quy "PHP: Hypertext Preprocessor"), là một ngôn ngữ lập trình kịch bản hay một loại mã lệnh chủ yếu được dùng để phát triển các ứng dụng viết cho máy chủ, mã nguồn mở, dùng cho mục đích tổng quát Nó rất thích hợp với các ứng dụng nền Web và có thể dễ dàng nhúng vào trang HTML PHP có các ưu điểm nổi bật là: (1) Được tối ưu hóa cho các ứng dụng nền Web, tốc độ nhanh, nhỏ gọn; (2) Thời gian xây dựng ứng dụng phần mềm tương đối ngắn hơn so với các ngôn ngữ lập trình khác

Trong đề tài này, chúng tôi sử dụng ngôn ngữ lập trình PHP trên nền tảng Laravel Framework 5.0 Laravel là một framework nguồn mở, dùng để xây dựng các ứng dụng Web, được thiết kế dựa trên mô hình MVC (Model, Controller, View), toàn

bộ source code được đặt trên Github Theo kết quả khảo sát của các Developer vào tháng 12 năm 2013, thì Laravel Framework đứng top 1 của một trong những framework phổ biến nhất Tháng 8 năm 2014, Laravel Framework được xem như là một dự án PHP phổ biến nhất trên Github Vì thế việc lựa chọn Laravel làm nền tảng thực hiện đề tài này sẽ giúp cho việc tối ưu source code, thuận lợi trong việc phát triển

và nâng cấp hệ thống

* Hệ điều hành máy chủ

+ Windows 7 cho máy trạm

+ Linux cho máy chủ

8

2.4 Sơ đồ ngữ cảnh tổng quát của hệ thống

Hình 1 Sơ đồ ngữ cảnh tổng quát của hệ thống

Theo sơ đồ trên, đối tượng quản trị hệ thống sẽ được phép truy cập chức năng quản lý danh mục hệ thống, thống kê báo cáo Ban biên tập tạp chí khoa học của trường được phép quản lý các thành phần liên quan đến xuất bản tạp chí Các nhà khoa học được phép đăng tải bài báo Riêng các nhà khoa học của trường có thể thực hiện

kê khai nghiên cứu khoa học Chuyên gia thực hiện công tác bình duyệt

QUẢN LÝ DANH MỤC HỆ THỐNG

QUẢN LÝ TẠP CHÍ

THỐNG KÊ BÁO CÁO

CƠ SỞ DỮ LIỆU

9

CHƯƠNG 3:

NỘI DUNG THỰC HIỆN

3.1 Khảo sát và thu thập thông tin

- Thiết kế 02 mẫu phiếu điều tra:

(1) Khảo sát quy trình quản lý hoạt động NCKH và công nghệ: Phiếu khảo sát này được thiết kế để tìm hiểu quy trình quản lý hoạt động NCKH và công nghệ hiện tại

ở Trường Đại học An Giang Đối tượng khảo sát là lãnh đạo, nhân viên phòng QLKH-HTQT, nhân viên quản lý khoa học ở các đơn vị trực thuộc Ban Giám hiệu nhà trường

(2) Kê khai lý lịch khoa học và công trình NCKH cá nhân: Phiếu khảo sát này được thiết kế để thu thập thông tin về hoạt động nghiên cứu khoa học của các cán bộ, giảng viên tại Trường Đại học An Giang Đối tượng khảo sát dự kiến là các cán bộ, giảng viên đã kê khai các hoạt động nghiên cứu khoa học hằng năm

- Thu thập phiếu thông tin về tình hình hoạt động nghiên cứu khoa học của Trường Đại học An Giang: Chúng tôi đã tiến hành thu thập phiếu lý lịch khoa học và sản phẩm nghiên cứu khoa học của 500 cán bộ, giảng viên của Trường Đại học An Giang; và 20 phiếu khảo sát quy trình nghiệp vụ của hoạt động quản lý nghiên cứu khoa học

- Việc thu thập phiếu khảo sát được chúng tôi thực hiện trực tuyến trên hệ thống Sau đó, các cán bộ, giảng viên tiến hành in các lý lịch khoa học cá nhân và các kê khai sản phẩm nghiên cứu khoa học, trình lãnh đạo đơn vị ký xác nhận Cuối cùng, các phiếu khảo sát này được tập hợp lưu trữ tại phòng Quản lý khoa học và hợp tác quốc tế của Trường Đại học An Giang

- Kết quả chúng tôi đã thu thập được đầy đủ 504 lý lịch khoa học của các giảng viên và trên 500 công trình nghiên cứu khoa học của các giảng viên từ năm 2000 đến năm 2016 Bên cạnh đó, chúng tôi cũng đã thu thập đầy đủ 20 phiếu khảo quy trình nghiệp vụ tại phòng QLKH-HTQT để phục vụ cho việc thiết kế phần mềm Đối với các phiếu khảo sát quy trình nghiệp vụ, chúng tôi đã tiến hành phỏng vấn trực tiếp để nắm được thống tin một cách chính xác nhất Trong quá trình vận hành thử nghiệm phần mềm chúng tôi cũng đã tiến hành theo dõi việc sử dụng phần mềm, các lỗi phần mềm có thể xảy ra và tiến hành sửa chữa kịp thời

3.2 Đặc tả yêu cầu xây dựng cơ sở dữ liệu

Mô hình cơ sở dữ liệu đảm bảo các tiêu chí của mô hình cơ sở dữ liệu quan hệ

Dữ liệu được lưu trữ và quản lý bằng hệ quản trị cơ sở dữ liệu MySQL CSDL phải

Dữ liệu Tạp chí Khoa học

Gồm các danh mục dữ liệu sau: Các thông tin của tạp chí; Thông tin của hội đồng bình duyệt; Thông tin chi tiết của từng ấn phẩm tạp chí; Thông tin chi tiết của người đăng báo và bài báo; Toàn bộ hồ sơ thủ tục liên quan từ lúc nhận bài đăng cho đến công bố ấn phẩm tạp chí

Dữ liệu Đề tài và Dự án nghiên cứu khoa học

Gồm các danh mục dữ liệu sau: Thông tin đề tài nghiên cứu khoa học; Thông tin dự án được tài trợ; Thông tin chi tiết của đề tài nghiên cứu khoa học của cán bộ, giảng viên; Toàn bộ hồ sơ, thủ tục liên quan trong quy trình đăng ký cho đến khi nghiệm thu đề tài

Dữ liệu Giáo trình và Tài liệu giảng dạy

Gồm các danh mục dữ liệu sau: Toàn bộ thông tin của quy trình đăng ký, biên soạn, bảo vệ và xuất bản giáo trình và tài liệu giảng dạy; Các thông tin hồ sơ nghiệp vụ quản lý liên quan đến quy trình đăng ký biên soạn giáo trình và tài liệu giảng dạy

Dữ liệu các sản phẩm nghiên cứu khoa học

Gồm các danh mục dữ liệu sau: Các thông tin ấn phẩm xuất bản khoa học của giảng viên theo từng giai đoạn thời gian (năm, quí, tháng); Thông tin chi tiết của mỗi loại ấn phẩm như công trình nghiên cứu khoa học, bài báo, sách, giáo trình, …

Ngoài ra, cơ sở dữ liệu cần phải đảm bảo các yêu cầu: Bảo mật và phân quyền

cụ thể với từng nhóm người dùng; Các dạng tập tin được lưu trữ trực tiếp trong cơ sở

dữ liệu; Kết xuất được các báo cáo thống kê đa dạng theo yêu cầu người dùng; Đảm bảo tra cứu thông tin chính xác và nhanh chóng; Đảm bảo tính nhất quán và toàn vẹn

dữ liệu

từ CSDL Là công cụ nhanh nhất giúp quản trị viên quản lý hệ thống và cập nhật CSDL

Người quản trị được cấp tài khoản để đăng nhập vào hệ thống Sau khi đăng nhập thành công, người quản trị có thể thực hiện các thao tác:

Bảng 1 Bảng chức năng phân hệ quản lý hệ thống

1 Quản lý danh mục dữ liệu Quản lý các danh mục dữ liệu như

học hàm, học vị, ngoại ngữ, tôn giáo…

2 Quản lý thông tin về cơ cấu tổ

chức

Quản lý thông tin về cơ cấu danh mục tổ chức đơn vị, thông tin giảng viên

Hình 2 Quy trình quản lý hệ thống

NHÀ QUẢN

TRỊ

Đăng nhập

QL Danh mục dữ liệu NCKH

QL Danh mục tổ chức

QL Thông tin người dùng

CƠ SỞ

DỮ LIỆU

12

3 Quản lý người dùng Quản lý thông tin tài khoản các

người dùng khác trong hệ thống

4 Thống kê, báo cáo Xuất thống kê báo cáo hoạt động

nghiên cứu khoa học theo đơn vị, thời gian,

3.3.2 Phân hệ Quản lý Tạp chí khoa học

Tạp chí Khoa học Trường Đại học An Giang được Bộ Thông tin và Truyền thông cấp Giấy phép số 243/GPBTT-TT ngày 02/07/2013 Tạp chí nhận đăng các công trình nghiên cứu khoa học của các cán bộ, giảng viên, sinh viên, các nhà khoa học trong và ngoài trường Nội dung bài báo thuộc các lĩnh vực theo quy định của tạp chí

và chưa được công bố ở bất kỳ tạp chí nào khác

Phân hệ này được thiết kế theo quy định “Về tổ chức và hoạt động của Tạp chí Khoa học Trường Đại học An Giang (Ban hành kèm theo Quyết định số 311/QĐ-ĐHAG ngày 15/10/2013 của Hiệu trưởng Trường Đại học An Giang)”

Phân hệ đảm bảo cung cấp các chức năng cho phép người dùng đăng tải bài báo, cũng như ban biên tập thông qua phân hệ này thực các quy trình kiểm định, xét duyệt bài báo, các chuyên gia được phép bình duyệt bài báo trong quyền hạn nhất định

Quy trình bình duyệt gồm 4 bước chính:

Bước 1: Tạp chí nhận bản thảo bài báo

Khi nhận được bài viết của tác giả, hệ thống sẽ gửi thư phản hồi cho tác giả bài viết bằng email để xác nhận rằng tạp chí đã nhận được bài viết của tác giả

Trong giai đoạn này, cán bộ phụ trách sẽ công bố danh sách các bài viết đã nhận được trên trang thông báo của hệ thống Đồng thời thông báo thời gian bình duyệt Các thao tác này được thực hiện trên giao diện của cán bộ phụ trách được ủy quyền của ban biên tập tạp chí

Bước 2: Xét duyệt sơ bộ

Ban biên tập tiến hành xem xét và sơ duyệt các yêu cầu về nội dung và hình thức của bài báo Những bài báo có nội dung không phù hợp, không đúng quy cách của một bài báo khoa học theo quy định của tạp chí sẽ bị từ chối và được tòa soạn thông báo cho tác giả trong vòng 01 tuần

13

Cán bộ phụ trách sơ duyệt: Để thực hiện sơ duyệt, cán bộ phụ trách đăng nhập vào màn hình danh sách bài báo chưa sơ duyệt tổng quát Trong màn hình này, người dùng có thể xem được danh sách các bài báo chưa được sơ duyệt và xem được các thông tin cơ bản của bài báo Nếu các bài báo còn thiếu thông tin, chưa phù hợp và đã

có người đăng thì cán bộ phụ trách có thể chuyển trạng thái các bài báo này sang trạng thái “bài báo bị từ chối” đồng thời cập nhập lý do trong màn hình

Trưởng nhóm chuyên gia bình duyệt: Trong hệ thống, mỗi lĩnh vực hẹp được phân công một chuyên gia (hoặc nhóm chuyên gia) Các chuyên gia này sẽ đăng nhập vào màn hình bài báo chờ bình duyệt và sẽ thấy được tất cả các bài báo đã được gửi, kiểm duyệt và chờ bình duyệt thuộc lĩnh vực mà mình được phân công quản lý bình duyệt

Bước 3: Gởi bình duyệt

Phân công bình duyệt: Theo quy định bình duyệt, mỗi bài báo sẽ có 02 chuyên gia bình duyệt Danh sách các chuyên gia bình duyệt sẽ được cán bộ phụ trách thêm vào hệ thống dựa theo tư vấn của các trưởng nhóm chuyên gia của hội đồng bình duyệt

và danh sách đề xuất bình duyệt của tác giả bài báo Trưởng nhóm chuyên gia (hoặc cán bộ được ủy quyền) sẽ truy cập vào giao diện phân công bình duyệt Trong giao diện này, mỗi bài báo sẽ được người sử dụng mời hai chuyên gia bình duyệt theo chuyên môn hẹp phù hợp

Chuyên gia bình duyệt: Sau khi giai đoạn phân công bình duyệt được xác nhận hoàn tất, hệ thống sẽ tự động thông báo bằng email đến các chuyên gia bình duyệt Các chuyên gia bình duyệt sẽ đăng nhập vào màn hình bình duyệt quy định và đánh giá các tiêu chí theo quy định của ban biên tập tạp chí Sau khi đã bình duyệt chuyên gia có thể lưu lại các dữ liệu của phiếu bình duyệt trên hệ thống

Sau giai đoạn bình duyệt, trạng thái bài báo sẽ được với một trong các trạng thái sau: (1) Chấp nhận đăng (không chỉnh sửa); (2) Chấp nhận đăng (có chỉnh sửa); (3) Gửi lại bản thảo bài báo sau khi đã chỉnh sửa các sai sót lớn; (4) Không chấp nhận đăng

Bước 4: Quyết định và duyệt cho phép đăng bài báo

Chuyên gia bình duyệt gửi phiếu bình duyệt đến hệ thống Khi nhận được ý kiến của chuyên gia bình duyệt, Hội đồng biên tập thẩm định, Tổng biên tập xét duyệt

và gửi thông báo kết quả đến tác giả bài báo

Cán bộ phụ trách truy cập vào màn hình danh sách các bài báo đã có kết quả bình duyệt Có 4 dạng quyết định để người dùng chọn lựa: “Chấp nhận đăng (không

14

chỉnh sửa)”, “Chấp nhận đăng (có chỉnh sửa)”, “Gửi lại bản thảo bài báo sau khi đã chỉnh sửa các sai sót lớn” và “Không chấp nhận đăng” Hệ thống sau đó sẽ gửi mail thông báo kết quả đến tác giả

Đối với trường hợp bài báo được đánh giá tốt (không cần chỉnh sửa), Thư ký tạp chí sẽ đưa vào danh mục chọn đăng, gửi cho tác giả hiệu đính lần cuối và xác nhận bản thảo trước khi in

Đối với trường hợp bài báo được yêu cầu chỉnh sửa nhỏ hoặc chỉnh sửa các sai sót lớn thì tác giả bài báo cần chỉnh sửa theo góp ý của các chuyên gia bình duyệt và gửi lại cho tạp chí trong vòng 02 tuần kể từ khi nhận được kết quả bình duyệt

Trong email gửi có kèm thông tin cần chỉnh sửa (nếu có) hoặc theo yêu cầu của chuyên gia bình duyệt Đối với bài báo không đạt sẽ bị xóa bỏ khỏi hệ thống

Sơ đồ quy trình bình duyệt và đăng bài báo được mô tả tổng thể như trong Hình

3

Hình 3 Sơ đồ quy trình đăng bài và bình duyệt bài báo khoa học

Mô tả chi tiết hệ thống

Quy trình quản lý tạp chí

Vòng đời của một tạp chí gồm có các giai đoạn: Tạo mới – Thông báo nhận bài – Bình duyệt bài – Thông báo kết quả - Xuất bản bài báo trên tạp chí

15

Đầu tiên cán bộ được ban biên tập ủy quyền sẽ tạo mới tạp chí với các thông tin chi tiết Sau khi đã tạo xong tạp chí, cán bộ quản lý sẽ soạn thảo thông báo và công bố nhận bài đăng theo kế hoạch

Khi đó tạp chí sẽ chuyển sang trạng thái « nhận bài đăng », tiếp theo các tác giả đăng bài sẽ đăng bài thông qua giao diện tác giả Mỗi bài đăng sẽ được cấp một số ID theo thứ tự đăng

Sau khi kết thúc thời gian gửi bài, tạp chí chuyển sang trạng thái « đang bình duyệt » Trong giai đoạn bình duyệt, hội đồng biên tập sẽ bình duyệt bằng giao diện bình duyệt trực tuyến, các bài báo được bình duyệt và nhận xét theo quy định Kết thúc giai đoạn bình duyệt sẽ có kết quả danh sách các bài báo được chọn đăng Sau đó tạp chí thông báo bằng email đến tác giả bài báo kết quả bình duyệt và yêu cầu tác giả chỉnh sửa (nếu có) theo góp ý của các phản biện Khi đó tạp chí chuyển sang trạng thái

« đang chỉnh sửa »

Tiếp tục giai đoạn tiếp theo, tác giả sẽ đăng bài hoàn chỉnh với giao diện tác giả Ban biên tập sẽ kiểm tra lại một lần nữa các góp ý chỉnh sửa và thông báo chấp nhận nếu bản thảo đáp ứng yêu cầu Cuối cùng tạp chí sẽ chuyển sang trạng thái « xuất

bản », khi đó ban biên tập sẽ tải các bài viết trong tạp chí để xử lý in ấn

Quy trình gửi bài của tác giả

Tác giả bài báo đăng ký tài khoản trong hệ thống hoặc đăng nhập nếu đã có tài khoản Nếu tác giả chưa có tài khoản phải tạo một tài khoản trong hệ thống

Trong giao diện này, tác giả chọn nhóm chuyên ngành của bài báo dự định đăng Sau đó người đăng bài báo cần điền đầy đủ các thông tin chi tiết của bài báo như tên bài báo, tóm tắt, thông tin của tác giả và đồng tác giả Bài báo được tác giả tải lên hệ thống với định dạng MS Word Sau khi hoàn chỉnh các thông tin trên và nộp bài báo thì hệ thống sẽ gửi một email thông báo đến người đăng thông báo kết quả gửi bài báo thành công Trong quá trình chờ tiếp nhận, tác giả có thể chỉnh sửa và cập nhật phiên bản mới nhất cho bài báo

Sau khi bài báo được tiếp nhận thì tác giả không thể thực hiện các thao tác chỉnh sửa hoặc xóa bài báo

Bảng 2 Bảng chức năng phân hệ quản lý Tạp chí khoa học

16

báo gửi, xóa bài báo đã lưu, gửi bài báo đề bình duyệt, xem chi tiết bài báo, sửa thông tin bài báo, sắp xếp bài báo theo các tiêu chí, tra cứu bài báo

hoạt các tiêu chí đánh giá bài báo

viên trong tiểu ban thẩm định

vừa gửi, gửi ý kiến phản hồi, kiểm tra hình thức, nội dung và xác nhận đã sơ duyệt bài báo

thẩm định bài báo

và thẩm định bài báo

hợp kết quả thẩm định, xem chi tiết kết quả thẩm định, In phiếu thẩm định

3.3.3 Phân hệ Quản lý sản phẩm nghiên cứu khoa học

Cho phép cán bộ, giảng viên có thể quản lý, cập nhật lý lịch khoa học, kê khai thông tin sản phẩm nghiên cứu khoa học hàng năm Cán bộ chuyên trách Phòng QLKH-HTQT có thể thống kê, kiểm chứng, xác thực các thông tin được kê khai của

Hằng năm, vào một khoảng thời gian nhất định Phòng QLKH-HTQT sẽ thống báo đến các cá nhân và đơn vị trong toàn trường về việc kê khai các sản phẩm nghiên cứu khoa học Việc kê khai này là tiêu chí quan trọng để đánh giá năng lực nghiên cứu khoa học của các cán bộ, giảng viên và được quy đổi thành số giờ chuẩn theo các quy chế làm việc hiện hành đang áp dụng tại trường

Cán bộ, giảng viên sẽ đăng nhập vào hệ thống và truy cập vào module cập nhật thông tin các sản phẩm nghiên cứu khoa học của cá nhân Trong module này, người dùng có thể cập nhật, thêm, xóa, sửa thông tin các sản phẩm nghiên cứu khoa học, sau

đó các sản phẩm này sẽ được gửi đến cán bộ phụ trách của Phòng QLKH-HTQT xem xét, kiểm duyệt và trình Hiệu trưởng phê duyệt

Các chức năng chính của phân hệ: Quản lý lý lịch khoa học cá nhân, Quản lý kê khai, cập nhật, thống kê thông tin các sản phẩm nghiên cứu khoa học hằng năm của cán bộ, giảng viên

Bảng 3 Bảng chức năng phân hệ quản lý sản phẩm NCKH

NCKH của giảng viên

Cho phép giảng viên tạo mới, cập nhật, tra cứu, xóa, xem chi tiết thông tin các sản phẩm NCKH của cá nhân

2 Quản lý và phê duyệt các sản

phẩm NCKH của giảng viên

Cho phép cán bộ Phòng HTQT xem, chỉnh sửa, tra cứu thông tin và phê duyệt các sản phẩm NCKH của các giảng viên

phẩm NCKH

Xuất thống kê báo cáo danh sách các sản phẩm NCKH của các giảng viên theo nhiều tiêu chí khác nhau

18

3.3.4 Phân hệ Quản lý đề tài và dự án nghiên cứu khoa học

Giúp quản lý quy trình thực hiện đề tài, dự án đã đăng ký (trực tuyến), kinh phí,

cơ sở vật chất thực hiện đề tài, các sản phẩm đề tài được chuyển giao công nghệ theo đúng Quyết định số 64/QĐ-ĐHAG, ngày 05 tháng 03 năm 2014 của Hiệu trưởng Trường Đại học An Giang Tuy nhiên, đối với các đề tài cấp Nhà nước, Bộ, Tỉnh, hệ thống chỉ quản lý thông tin cơ bản (các quy trình cụ thể khác sẽ được quản lý bởi cơ quan quản lý đề tài)

Phân hệ này sẽ cho phép cán bộ quản lý, cập nhật thông tin đề tài, dự án và theo dõi tiến độ thực hiện Toàn bộ các giai đoạn trong quy trình quản lý đề tài, dự án và các tài liệu khác của dự án được thiết kế để thực hiện và lưu trữ theo đúng quy định về quản lý khoa học tại Trường Đại học An Giang Ngoài ra, phân hệ cho phép cán bộ quản lý thống kê các thông tin theo yêu cầu tùy chọn một cách đa dạng

Các chức năng chính của phân hệ: Quản lý thông tin đề tài được đề xuất, xây dựng hồ sơ thuyết minh – giải trình thông tin về đề tài, quản lý tổ chức hội đồng xét duyệt danh mục, đề cương chi tiết, nghiệm thu đề tài, quản lý danh sách đề tài được xét duyệt, quản lý hợp đồng triển khai đề tài, báo cáo định kỳ tiến độ thực hiện đề tài, xem danh sách đề tài chờ duyệt, đã xét duyệt, đang thực hiện và đã được nghiệm thu

Quy trình đăng ký và quản lý đề tài, dự án NCKH gồm 8 bước:

Bước 1 Đăng ký đề tài

Chủ nhiệm đề tài (CNĐT) đăng ký đề tài NCKH theo biểu mẫu đăng ký trực tuyến và gửi đến chuyên viên của Phòng QLKH-HTQT

Bước 2 Tổng hợp danh mục đề tài

Chuyên viên tiến hành sơ duyệt và tổng hợp danh mục đề tài NCKH đã đăng

ký, sau đó trình Hội đồng Khoa học và Đào tạo (HĐKH-ĐT) Trường để xem xét, đánh giá và phê duyệt

Bước 3 Xét duyệt danh mục đề tài

HĐKH-ĐT Trường sẽ tiến hành thành lập hội đồng và xét duyệt danh mục ĐT, khi đó các thành viên trong hội đồng sẽ đăng nhập vào hệ thống để tiến hành cho ý kiến đánh giá từng đề tài Sau đó, Chủ tịch hội đồng sẽ quyết định cho phép thực hiện

đề tài hay không dựa vào số phiếu đánh giá của các thành viên

Bước 4 Xét duyệt đề cương chi tiết đề tài

HĐKH-ĐT Trường sẽ tiến hành xét duyệt đề cương chi tiết của một đề tài, mỗi

đề tài sẽ được thành lập một hội đồng xét duyệt Các thành viên của hội đồng sẽ đăng

19

nhập vào hệ thống đến tiến hành đánh giá và cho điểm đề tài Chủ tịch hội đồng sau đó

sẽ quyết định thông qua đề cương chi tiết đề tài dựa vào đánh giá của các thành viên trong hội đồng

Bước 5 Thực hiện đề tài

CNĐT tiến hành thực hiện ĐT và Phòng QLKH-HTQT sẽ tiến hành soạn thảo hợp đồng thực hiện ĐT với CNĐT

Bước 6 Báo cáo tiến độ đề tài

Chuyên viên của Phòng QLKH-HTQT theo dõi và báo cáo tiến độ thực hiện

ĐT của CNĐT Trong quá trình này CNĐT sẽ đăng nhập hệ thống để báo cáo tiến độ thực hiện đề tài bằng cách upload các văn bản báo cáo theo biểu mẫu quy định của nhà trường

Bước 7 Nghiệm thu đề tài

HĐKH-ĐT Trường đánh giá và nghiệm thu đề tài NCKH, mỗi đề tài sẽ được thành lập một hội đồng nghiệm thu Các thành viên sẽ tiến hành đăng nhập hệ thống để đánh giá và cho điểm để nghiệm thu đề tài Chủ tịch hội đồng sau đó sẽ quyết định nghiệm thu đề tài hay không dựa vào đánh giá và điểm trung bình của các thành viên trong hội đồng

Bước 8 Chuyển giao kết quả nghiên cứu của đề tài

Chuyển giao kết quả nghiên cứu của đề tài thông qua giấy chứng nhận chuyển giao hoặc quyển báo cáo tổng hợp kết quả đề tài

Quy trình quản lý đề tài nghiên cứu khoa học cấp trường, cơ sở được trình bày như trong Hình 4

- Thêm, xóa, sửa, in ấn phiếu đề xuất đề tài

2 Thuyết minh – giải

trình thông tin về đề

tài

- Quản lý chi tiết về thông tin đề tài nhƣ

mã, tên đề tài, dạng đề tài, thời gian nghiên cứu, cấp quản lý, nội dung nghiên cứu…

- Chủ nhiệm đề tài: cập nhật thông tin chủ nhiệm đề tài

- Cơ quan chủ trì: cập nhật thông tin cơ quan chủ trì

- Cơ quan quản lý đề tài: cập nhật thông tin

cơ quan quản lý đề tài

- Quản lý danh sách các cán bộ tham gia đề tài: bao gồm cả chủ nhiệm đề tài và các cán bộ tham gia nghiên cứu

- Quản lý quá trình hợp tác quốc tế, các tổ chức tham gia, phối hợp thực hiện đề tài

21

- Quản lý tiến độ thực hiện đề tài

- Danh sách các công trình nghiên cứu liên quan đến đề tài như tác giả, tên công trình,

…

- Quản lý các dạng kết quả sẽ thu được của

đề tài Tùy theo từng dạng kết quả cụ thể

sẽ có yêu cầu về khoa học, kỹ thuật và chỉ tiêu chất lượng riêng

- Quản lý kinh phí và nguồn kinh phí trong suốt quá trình thực hiện đề tài

- Các kế hoạch sẽ triển khai kết quả nghiên cứu khi đề tài kết thúc

- Cho phép in thuyết minh đề cương NCKH

3 Thành lập hội đồng - Cho phép thành lập hội đồng xét duyệt

danh mục ĐT, hội đồng xét duyệt đề cương chi tiết, hội đồng nghiệm thu ĐT

- Các thành viên trong hội đồng được lựa chọn theo quyết định số 64/QĐ-ĐHAG ngày 05/03/2014

- Thêm, xóa, sửa thông tin các thành viên trong hội đồng

4 Xét duyệt đề tài - Dựa vào thông tin về đề tài từng thành

viên hội đồng có thể đánh giá và cho điểm

đề tài vào phiếu đánh giá thuyết minh đề cương đề tài, tổng hợp các phiếu này sẽ tự động cho ra điểm đánh giá bình quân của

đề tài

- Các thành viên hội đồng có thể đánh giá

đề tài trực tuyến hoặc thư ký hội đồng tổng hợp thông tin từ các phiếu đánh giá bằng giấy, sau đó nhập dữ liệu vào hệ thống

- Cho phép in phiếu đánh giá và in phiếu xét duyệt, biên bản hội đồng

5 Quản lý danh sách đề

tài được xét duyệt

- Xem thông tin đề tài được duyệt

- Thông báo đến chủ nhiệm đề tài kết quả

8 Nghiệm thu đề tài - Dựa theo nhiều tiêu chí thành viên hội

đồng tiến hành cho điểm vào phiếu nghiệm thu, tổng hợp các phiếu này sẽ tự động cho ra điểm bình quân

- Cho phép in phiếu đánh giá và in phiếu nghiệm thu

9 Quản lý danh sách đề

tài được nghiệm thu

- Có thể tiến hành in giấy chứng nhận hoàn thành nhiệm vụ nghiên cứu đề tài nghiên cứu khoa học

3.3.5 Phân hệ Quản lý giáo trình và tài liệu giảng dạy

Giúp quản lý toàn bộ quy trình biên soạn giáo trình/tài liệu giảng dạy (GT/TLGD), bao gồm đăng ký, xét duyệt, theo dõi quá trình thực hiện, tổ chức nghiệm thu, báo cáo kết quả

Phân hệ này được thiết kế dựa theo Quyết định số 66/QĐ-ĐHAG ngày 05 tháng

03 năm 2014 của Hiệu trưởng Trường Đại học An Giang về việc “Quy định biên soạn, lựa chọn, thẩm định, duyệt và sử dụng giáo trình, tài liệu giảng dạy tại Trường Đại học

ký để tác giả tiến hành biên soạn Tác giả biên soạn GT/TLGD phải báo cáo tiến độ

23

thực hiện vào cuối tháng 04, 08 và 12 của năm Báo cáo tiến độ thực hiện gửi về Phòng QLKH-HTQT phải có xác nhận của Trưởng đơn vị

Các chức năng chính của phân hệ: Quản lý danh mục, thông tin GT/TLGD đăng

ký hằng năm, Quản lý hội đồng thẩm định, xét duyệt GT/TLGD, Quản lý, thống kê danh sách GT/TLGD đã được nghiệm thu, xuất bản hằng năm

Quy trình tổ chức biên soạn GT/TLGD

Bước 1 Gửi hồ sơ đăng ký biên soạn GT/TLGD

Tác giả gửi hồ sơ đăng ký biên soạn GT/TLGD đến HĐKH-ĐT đơn vị

Bước 2 Xét duyệt danh mục GT/TLGD

HĐKH&ĐT đơn vị tổ chức xét duyệt danh mục GT/TLGD cần biên soạn

Bước 3 Tổng hợp đăng ký biên soạn GT/TLGD

Cán bộ Phòng QLKH-HTQT tổng hợp danh sách đăng ký trình HĐKH-ĐT Trường

Bước 4 Xét duyệt đề cương chi tiết GT/TLGD

HĐKH-ĐT Trường thành lập Hội đồng xét duyệt đề cương chi tiết môn học và giao nhiệm vụ cho Ban biên soạn hoặc cá nhân nhà khoa học thực hiện biên soạn giáo trình

24

Hình 5 Sơ đồ quy trình quản lý biên soạn giáo trình

Sơ đồ phân hệ quản lý tài liệu giảng dạy gồm 6 bước, được mô tả như Hình 6

Hình 6 Sơ đồ quy trình quản lý biên soạn tài liệu giảng dạy

- Thêm, xóa, sửa, in ấn phiếu đề xuất GT/TLGD

2 Thuyết minh – giải

trình thông tin về

GT/TLGD

- Quản lý chi tiết hơn về thông tin GT/TLGD như mã, tên, thời gian thực hiện, cấp quản lý, nội dung, …

- Chủ biên: Cập nhật thông tin chủ biên

- Quản lý danh sách các thành viên biên soạn

- Quản lý tiến độ biên soạn

4 Xét duyệt GT/TLGD - Dựa vào thông tin về GT/TLGD từng

thành viên hội đồng có thể đánh giá và cho điểm vào phiếu đánh giá đề cương GT/TLGD, sau đó các phiếu này sẽ được tổng hợp tự động để cho ra kết quả đánh giá cuối cùng của GT/TLGD

- Các thành viên hội đồng có thể đánh giá GT/TLGD trực tuyến hoặc thư ký hội đồng tổng hợp thông tin từ các phiếu đánh giá bằng giấy, sau đó nhập dữ liệu vào hệ thống

- Cho phép in phiếu đánh giá và in phiếu xét duyệt

5 Quản lý danh sách

GT/TLGD được xét

duyệt

- Xem thông tin GT/TLGD được duyệt

- Thông báo đến chủ biên kết quả xét duyệt

8 Nghiệm thu GT/TLGD - Dựa theo nhiều tiêu chí thành viên hội

đồng tiến hành cho điểm vào phiếu nghiệm thu, các phiếu này đánh giá này sẽ được tự động để cho ra kết luận cuối cùng

- Cho phép in phiếu đánh giá và in phiếu nghiệm thu

3.3.6 Phân hệ Thống kê và báo cáo

Giúp cán bộ chuyên trách có thể tổng hợp, thống kê số liệu nghiên cứu khoa học của trường, các đơn vị theo yêu cầu cụ thể với nhiều tiêu chí khác nhau

Kết xuất dữ liệu báo cáo được thiết kế theo đúng yêu cầu của phòng HTQT, trong đó có tham khảo các biểu mẫu báo cáo hoạt động nghiên cứu khoa học của Bộ Khoa học và Công nghệ

QLKH-3.4 Phân tích thiết kế chi tiết

3.4.1 Sơ đồ Use case

27

Hình 7 Sơ đồ Use case tổng quan phần quản lý danh mục hệ thống

Hình 8 Sơ đồ Use case quản lý đơn vị

Hình 9 Sơ đồ Use case quản lý giảng viên