LỊCH LÀM VIỆCKhi gặp mặt ngày đầu tiên và trao đổi với Trưởng phòng Phòng Logistic, tôi được giới thiệu và làm quen với các nhân viên trong Phòng, biết được thời gian thực tập trong tuần
Trang 1TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VỀ VỊ TRÍ NHÂN VIÊN LOGISTIC
TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH KHẢI MINH GLOBAL
SINH VIÊN THỰC HIỆN: NGUYỄN THỊ KIM SANG
AN GIANG, NGÀY 28 THÁNG 03 NĂM 2018
Trang 2TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH
BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU VỀ VỊ TRÍ NHÂN VIÊN LOGISTIC
TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH KHẢI MINH GLOBAL
SVTH: NGUYỄN THỊ KIM SANG
MSSV: DKQ141971
GVHD: TS ĐẶNG HÙNG VŨ
AN GIANG, NGÀY 28 THÁNG 03 NĂM 2018
Trang 3ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP
Trang 4
MỤC LỤC
1 LỊCH LÀM VIỆC 1
2 GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP 1
2.1 Thông tin cơ bản công ty 1
2.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty 2
2.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của công ty 2
3 BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP 3
3.1 Các nguồn lực của đơn vị thực tập 3
3.2 Môi trường làm việc của công ty 4
3.3 Tìm hiểu vị trí mà sinh viên thực tập 4
4 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 4
5 PHƯƠNG PHÁP CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 5
6 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC SAU ĐỢT THỰC TẬP 6
6.1 Những nội dung và kiến thức đã được củng cố 6
6.2 Những kỹ năng cá nhân, giữa các cá nhân và thực hành nghề nghiệp đã được học hỏi 8
6.3 Những kinh nghiệm, hoặc bài học thực tiễn đã tích lũy được 8
6.4 Chi tiết công việc và đóng góp cho đơn vị thực tập 9
Trang 5DANH MỤC BẢNG
Bảng 1 Lịch làm việc và ý kiến GVHD 10
Trang 61 LỊCH LÀM VIỆC
Khi gặp mặt ngày đầu tiên và trao đổi với Trưởng phòng Phòng Logistic, tôi được giới thiệu và làm quen với các nhân viên trong Phòng, biết được thời gian thực tập trong tuần Tuần đầu được phân công đọc và tìm hiểu các bộ chứng từ, bộ chứng từ bao gồm các chứng từ nào, phân biệt bộ xuất khẩu và nhập khẩu, lưu ý khi đọc và ghi chú lại các điểm quan trọng Những tuần sau được ra ngoài với các nhân viên giao nhận trong Phòng, đi tìm hiểu các quy trình khi làm việc ở Cảng Cát Lái hay Chi cục Hải quan Đầu tư,… Tìm hiểu quy trình làm hàng xuất và hàng nhập như thế nào, mỗi nơi cách làm việc ra sao Những tuần cuối cùng được phân công theo nhân viên trong Phòng Logistic học làm tờ khai hải quan điện tử, được hướng dẫn và thực hành các bước làm tờ khai, các lưu ý thường xuyên xảy ra sai sót, các điểm hay quên Ngoài ra, còn có các công việc khác tôi nêu chi tiết hơn trong bảng
ở phần Phụ lục
2 GIỚI THIỆU ĐƠN VỊ THỰC TẬP
2.1 Thông tin cơ bản công ty
Tên doanh nghiệp: Chi nhánh Công ty TNHH Khải Minh Global
Tên giao dịch: KHAI MINH GLOBAL CO., LTD
Tên viết tắt: KMG
Logo:
Giám đốc: Ông Nguyễn Anh Minh
Địa chỉ: tầng 03, tòa nhà Sovilaco, số 01 Phổ Quang, quận Tân Bình, thành phố Hồ Chí Minh
Ngành nghề kinh doanh: Giao nhận vận tải
Mã số thuế: 0103076466-001
SĐT: +84 28 2268 9696 FAX: +84 28 3997 1570
Email: Info@kmg.vn
Website: www.kmg.vn
Các dịch vụ chính của công ty: vận tải đường hàng không, đường biển, đường
bộ, kho bãi và logistics
Trang 72.2 Quá trình hình thành và phát triển của công ty
Công ty TNHH Toàn cầu Khải Minh được thành lập vào những ngày cuối năm 2008, đặt trụ sở chính tại Hà Nội Sau đó không lâu vào tháng 01 và tháng 06 năm 2009, các chi nhánh tại Hải Phòng và Hồ Chí Minh lần lượt được thành lập Và vào tháng 07 năm 2012 chi nhánh thứ 4 tại Đà Nẵng được thành lập Và hiện nay, với hơn 400 nhân sự chuyên nghiệp và tận tâm làm việc trải rộng từ Bắc vào Nam
Công ty TNHH Toàn cầu Khải Minh là một trong những công ty giao nhận vận tải hàng đầu Việt Nam với các dịch vụ nổi bật như vận tải đường hàng không, đường biển, đường bộ, kho bãi và logistics Với sự hiểu biết sâu sắc về những đặc thù ngành Logistics tại Việt Nam, kết hợp với hệ thống quản trị logistics tiên tiến, hiện đại được xây dựng tiêu chuẩn, KMG tự tin bước từng bước vững chắc và khẳng định vị thế của mình trên thị trường trong nước cũng như quốc tế
Hội nhập với sự phát triển toàn cầu, KMG không ngừng nỗ lực để trở thành đại lý chuyên nghiệp và đáng tin cậy của các đối tác nước ngoài: Hoa
Kỳ, Nhật Bản, Hàn Quốc, Đức, Australia, Hong Kong…
2.3 Cơ cấu tổ chức và nhân sự của công ty
Giám Đốc
Phòng Kế Toán Phòng Logistic
Trang 8Nhiệm vụ của các phòng ban:
Giám đốc:
- Chịu trách nhiệm trước pháp luật và điều hành mọi hoạt động kinh doanh của Công ty
- Đề ra chính sách chất lượng, phương hướng, mục tiêu và kế hoạch kinh doanh
- Trực tiếp điều hành công việc cho các trưởng phòng
Phòng Kế Toán:
- Giúp lãnh đạo Công ty về mặt tài chính
- Viết hóa đơn tài chính, theo dõi thhu chi, hạch toán,…
- Quản lý lao động tiền lương, lập quy chế lương,tính lương cho nhân viên Phòng Logistic:
- Giao dịch với hãng tàu, các dịch vụ vận chuyển, container
- Nhận và hoàn tất bộ chứng từ khai hải quan
- Liên kết với các phòng có liên quan cung cấp đầy đủ các chứng từ, giấy tờ, chi phí để hoàn tất công việc
- Điều hành hoạt động liên quan đến khai hải quan tại cảng và tại sân bay Các hoạt động của đội xe tải sao cho hiệu quả và giao hàng đúng giờ
Phòng Sales:
- Tìm kiếm khách hàng
- Bán dịch vụ với giá cước rẻ, đem lại lợi nhuận cho Công ty
Phòng Import:
- Chịu trách nhiệm hay vai trò của người nhận
- Nhận vận đơn và các giấy tờ cần thiết từ người gửi bên nước ngoài và các thủ tục hải quan theo yêu cầu để nhận hàng khi tàu cập bến đúng kịp thời Phòng FCL và Phòng LCL
- Tiếp nhận các đơn hàng đóng cont hoặc lẻ của đối tác
- Chịu trách nhiệm liên hệ trực tiếp với khách hàng, lấy đầy đủ các thông tin của đơn hàng
3 BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ HOẠT ĐỘNG CHUYÊN NGÀNH VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC CỦA ĐƠN VỊ THỰC TẬP
3.1 Các nguồn lực của đơn vị thực tập
Công ty TNHH Khải Minh Global có trụ sở chính đặt tại Thủ đô Hà Nội và có hai chi nhánh khác nằm ở Hải Phòng và Đà Nẵng
Với việc nắm bắt được xu hướng của ngành vận tải Việt Nam, công ty TNHH Khải Minh Global đã không ngừng phát triển kỹ thuật chuyên môn cũng như năng lực hoạt động để nâng cao chất lượng dịch vụ, tạo lòng tin đối
Trang 9với đối tác để trở thành đại lý chuyên nghiệp hàng đầu, tạo ra nhiều cơ hội hợp tác với các chủ doanh nghiệp nước ngoài
3.2 Môi trường làm việc của công ty
Chi nhánh Công ty TNHH Khải Minh Global làm việc trong một môi trường có nguyên tắc, quy định nghiêm túc, thoải mái và hòa đồng
Vì tất cả các phòng ban đều hoạt động liên quan đến xuất nhập khẩu và giao nhận vận tải nên có mối liên kết, hỗ trợ và giúp đỡ nhau
Các phòng được trang bị đầy đủ các thiết bị chuyên ngành cần thiết và hiện đại
Chính sách ưu đãi của công ty đối với nhân viên tốt, được thưởng lương tháng 13, được tặng vào ngày sinh nhật và được tổ chức đi du lịch với công ty
3.3 Tìm hiểu vị trí mà sinh viên thực tập
Vị trí: thực tập sinh tại Phòng Logistic, người quản lý trực tiếp: Trưởng phòng Logistic Thời gian thực tập: thứ 2 và thứ 4 hằng tuần, bắt đầu từ sáng 8h đến 12h, chiều từ 13h30 đến 17h30 Địa điểm thực tập: tại Phòng Logistic
của công ty
Mô tả công việc của sinh viên:
Tìm hiểu bộ chứng từ xuất nhập khẩu
Quan sát các nhân viên làm việc: làm tờ khai hải quan điện tử, làm báo cáo chi phí làm hàng
Được training về việc làm tờ khai hải quan điện tử
Được theo các nhân viên giao nhận ra ngoài, tìm hiểu các công việc ở Cảng Cát Lái, kho TCS,…
Phẩm chất của sinh viên trong công việc:
Quan sát tỉ mỉ các bước làm việc
Biết lắng nghe
Cẩn thận và ghi nhớ trong khi làm các tờ khai
Nhanh nhẹn, tháo vát, chịu học hỏi
Siêng năng, nhiệt tình, hòa nhã với các nhân viên trong công ty
4 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG
Đọc và tìm hiểu bộ chứng từ xuất nhập khẩu Phân biệt các chứng từ có trong bộ xuất khẩu và bộ nhập khẩu Ghi chép các chi tiết quan trọng trong khi làm chứng từ như thời gian cut off, tên tàu, thời gian hàng đến, cảng,…
Quan sát các nhân viên làm tờ khai hải quan điện tử Được phân công ngồi cạnh quan sát khi mọi người làm chứng từ, có thắc mắc hỏi ngay, lưu ý các ghi chú khi làm, lắng nghe sự hướng dẫn của mọi người
Trang 10Thực hành làm tờ khai hải quan nhập dưới sự hướng dẫn của nhân viên được phân công Dựa vào những gì đã quan sát lúc trước cộng thêm sự hướng dẫn tận tình của nhân viên, tôi có thể tự làm một tờ khai nháp Sau đó nhân viên sẽ kiểm tra và nhắc lại những điểm hay bỏ sót và quan trọng khi làm tờ khai
Giúp các nhân viên làm báo cáo chi phí làm hàng Được training chi tiết các bước làm chi phí, tính toán thế nào, bao gồm các hóa đơn gì Sau đó đem photo các hóa đơn, trình trưởng phòng ký và nộp cho phòng kế toán
Ra ngoài đi Cảng cùng các nhân viên giao nhận Được hướng dẫn nhiệt tình và phổ biến các quy định trong Cảng cũng như ở Sân bay Học hỏi các bước khi đi giao nhận Ví dụ: đối với kho SCSC hàng air, khi nhận được bộ chứng từ sẽ đi đóng thuế, sau đó sẽ đi đóng tiền để lấy hàng Tiếp theo di chuyển qua kho nộp bộ chứng từ để lấy mã vạch, khi có mã vạch sẽ mang đi photo rồi thanh lý cuối cùng đóng tiền rồi lấy hàng
Ngoài ra, còn được học cách photo hay scan một tài liệu Giúp đỡ các nhân viên khi nhờ photo hay scan các chứng từ
5 PHƯƠNG PHÁP CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG
Để làm tốt công việc được giao tôi xem xét tính chất quan trọng sau đó lựa chọn việc nào làm trước, làm sau Đối với các việc như đọc chứng từ hay kiểm tra chứng từ cần tính cẩn thận, tỉ mỉ Ghi chú hoặc làm dấu các dữ liệu quan trọng trong hợp đồng, invoice, packing list,… sau đó chép lại những điều cần nhớ vào sổ tay Thường xuyên đọc chứng từ để quen và biết cách phân biệt đâu là chứng từ nhập và xuất, ngoài ra còn có thể tìm kiếm các thông tin một cách nhanh chóng
Còn việc làm tờ khai phải chú ý những kinh nghiệm mà nhân viên truyền lại, các mục quan trọng trong mỗi thông tin tờ khai Thực hành cẩn trọng, khi có thắc mắc sẽ hỏi ngay, ngoài ra ghi nhớ thêm các mã để phục vụ cho công việc Ví dụ: khi làm hàng nhập, doanh nghiệp có vốn đầu tư nước ngoài thì mã doanh nghiệp là A41 và do Chi cục Hải Quan Đầu tư kiểm soát
mã 02PG Ngoài ra, khi làm tờ khai phải thực hiện từ trên xuống, từng hàng để tránh bỏ sót không thể khai báo tờ khai Thường xuyên xem lại sổ tay nhật ký
để tránh sai sót khi thực hành lần sau
Còn việc làm báo cáo chi phí làm hàng phải đặc biệt chú ý các con số, các loại hóa đơn, các thanh toán, và số bill của mỗi hóa đơn Khi ghi chép và tính phải cẩn thận, phân biệt tiền nào có thuế và chưa thuế, hóa đơn hạ và nâng container, cần tính chính xác mỗi tờ khai, sau đó sắp xếp gọn gàng đem photo
và trình Trưởng phòng ký và nộp cho Phòng Kế toán
Khi làm các công việc được giao như scan hay photo chứng từ, phải hỏi
kỹ các nhân viên photo bao nhiêu bộ hay photo thế nào Nếu không biết có thể hỏi nhờ người giúp đỡ sau đó ghi nhớ và tự thực hiện để có thể hoàn thành công việc được giao vào lần sau
Khi ra ngoài với các nhân viên giao nhận phải thao tác nhanh nhẹn,
Trang 11nghe các hướng dẫn của nhân viên, sau đó xin tự thực hành một lần Ví dụ: khi
được hướng dẫn thanh lý hàng tại cảng Cát Lái như thế nào, xin phép nhân
viên thử thực hiện một lần Ghi chú lại các bước khi làm hàng nhập và hàng
xuất, ở những nơi khác nhau sẽ có những quy định và các bước thực hiện khác
nhau
6 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC SAU ĐỢT THỰC TẬP
6.1 Những nội dung và kiến thức đã được củng cố
Khai báo hải quan điện tử: khai báo hải quan là một trong những bước quan trọng giúp hoàn thành bộ chứng từ và trình báo với hải quan Để làm tờ
khai, nhân viên cần phải có kiến thức về bộ chứng từ, biết đọc bộ chứng từ,
nhận biết các dẫn chứng quan trọng, thao tác thành thạo phần mềm khai báo
hải quan điện tử Tỉ mỉ kiểm tra lại tờ khai khi đã hoàn thành, sau đó gửi cho
khách hàng Sau đây là các bước làm tờ khai nhập tôi đã học và thực hành:
Nhập tên doanh
nghiệp cần khai
báo
Nhập mã loại hình
và cơ quan hải quan
Nhập phân loại cá nhân và mã hiệu phương thức vận chuyển
Nhập các thông tin của nhà xuất khẩu
Tiếp theo là số vận
đơn, số kiện, tổng
số ký hàng hóa
Phương thức vận chuyển và ngày đến
Cảng xếp hàng và
dở hàng
Chọn phương thức thanh toán bằng hóa đơn thương mại và nhập số và ngày invoice
Ghi tổng trị giá
hóa đơn, phương
thức thanh toán,
vận chuyển, đồng
tiền sử dụng
Chọn nộp thuế theo hình thức trả ngay
Chọn người nộp thuế: xuất hoặc nhập khẩu
Ghi số hợp đồng
và ngày hợp đồng
Khai mã hàng hóa
bằng tiếng việt
được khách hàng
cung cấp Tất cả
các mặt hàng đều
thêm dòng "Hàng
mới 100%"
Điền HS code tính của hàng hóa Số lượng, đơn vị hóa, biểu thuế và Điền giá trị hàng
thuế VAT
Trang 12Chi tiết các bước như sau:
-Đầu tiên, sau khi mở phần mềm cần nhập tên doanh nghiệp sau đó xem là tờ khai xuất hay nhập để lựa chọn cho chính xác Theo sơ đồ trên, tôi được thực hành làm tờ khai nhập Các chi tiết khai báo trong tờ khai nhập tương đối đơn giản, ít chi tiết hơn tờ khai xuất Sau khi chọn tờ khai nhập trên thanh công cụ, các chi tiết khai báo được mở, có ba trang cần lưu ý đó là trang thông tin 1, thông tin 2 và trang mục hàng hóa Để có thể khai báo các chi tiết trong ba trang này phải thật cẩn thận, chính xác
-Đối với trang Thông tin 1, liên quan đến thông tin doanh nghiệp xuất nhập khẩu, phương tiện vân chuyển, cảng đến, ngày đến,… Bắt đầu khai báo phải theo trình tự từng hàng và từ trên xuống Đầu trang, có mục mã loại hình và cơ quan hải quan, hầu hết các doanh nghiệp nhập khẩu thông thường sẽ là A11 hoặc A12, còn các doanh nghiệp đặc biệt có vốn đầu tư nước ngoài sẽ là A41 Phân loại cơ quan quản lý, doanh nghiệp đặc biệt như A41 sẽ do Cục Hải quan Đầu tư đảm nhiệm với mã 02PG, còn lại sẽ do cảng lưu kho đảm nhiệm
-Tiếp theo sẽ nhập mã phân loại cá nhân Trong mục có 4 loại và ta thường chọn loại 04: tổ chức với tổ chức Sau đó nhập mã hiệu phương thức vận chuyển, có các loại ví dụ: 01 dành cho hàng không, 02 là đường biển có container, 03 là đường biển không container dành cho hàng lẻ, 04 là đường bộ,… Tùy theo vào hợp đồng đi theo phương thức gì sẽ chọn mã mấy tiếp theo nhập thông tin người xuất khẩu
- Sau đó là điền thông tin số vận đơn, tổng khối lượng và đơn vị có trên giấy báo nhận hàng Tiếp đến là nơi lưu kho, đây là thông tin quan trọng để biết hàng hóa mình lưu ở đâu Kế tiếp là phương tiện vận chuyển, đối với hàng đi bằng đường hàng không sẽ ghi tên chuyến bay/ ngày đến Ví dụ: tên chuyến bay BL252 ngày đến là 15 tháng 03 năm 2018 sẽ khai như sau: BL252/15MAR Còn hàng đi bằng đường biển chỉ cần ghi tên tàu là được Tiếp theo là cảng xếp và dỡ hàng, ngày đến Nếu là hàng cont sẽ thêm số lượng cont còn hàng lẻ thì không
-Tiếp đến trang thông tin 2 nội dung liên quan đến hóa đơn, hợp đồng, phương thức thanh toán Đầu trang, sẽ chọn phân loại hình thức hóa đơn là Hóa đơn thương mại, nhập số hóa đơn, ngày invoice, tổng trị giá hóa đơn, phương thức thanh toán, phương thức vận chuyển, đồng tiền sử dụng vào các cột tiếp theo
Kế tiếp là xácđịnh thời hạn nộp thuế sẽ là trả ngay và chọn người nộp thuế Ở cuối trang điền số hợp đồng, ngày hợp đồng, ở mục ghi chú ghi lại số hợp đồng
- Đến trang mục hàng hóa gồm mã hàng, HS code, số lượng, đơn vị tính, xuất
xứ, đơn giá và trị giá, mã biểu thuế và thuế VAT Đối với mã biểu thuế, nếu hàng không có chứng nhận xuất xứ (CO) sẽ áp dụng biểu thuế B01 và thuế là 10% Khi hoàn thành sẽ ghi và lưu lại tờ khai
-Các bước trên cơ bản cũng đã hoàn thành một tờ khai nháp Và để làm được nhân viên cần hiểu các thông tin trong chứng từ, thao tác thuần thục, cẩn thận