Tìm hiểu công tác quản lý chi phí tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại sài gòn an giang

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI SÀI GÒN – AN GIANG HU

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI SÀI GÒN – AN GIANG

HUỲNH THỊ PHI ANH

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

TÌM HIỂU CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ TẠI CÔNG TY TRÁCH NHIỆM HỮU HẠN THƯƠNG MẠI SÀI GÒN – AN GIANG

SINH VIÊN THỰC HIỆN: HUỲNH THỊ PHI ANH

MSSV: DTC142228 LỚP: DH15TC NGÀNH: TÀI CHÍNH DOANH NGHIỆP

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: TS NGUYỄN HỮU TRÍ

AN GIANG, 04 – 2018

ĐÁNH GIÁ BÁO CÁO THỰC TẬP

LỜI CẢM TẠ

Trong suốt quá trình học tập và nghiên cứu để hoàn thành Báo cáo Thực tập Tốt nghiệp này, ngoài sự phấn đấu của bản thân, tôi còn nhận được rất nhiều sự giúp đỡ chân thành của thầy cô, bạn bè, cán bộ nhân viên nơi đơn vị thực tập,… Nay tôi xin trân trọng gửi lời cám ơn đến:

Thầy Nguyễn Hữu Trí đã tận tình hướng dẫn và truyền đạt những kiến thức cũng như kinh nghiệm quý báu cho tôi trong suốt thời gian thực hiện bài báo cáo

Chân thành biết ơn Ban Giám hiệu cùng tất cả quý thầy cô trong Khoa Kinh tế - Quản trị Kinh doanh Trường Đại học An Giang đã tạo điều kiện giúp

đỡ cho tôi trang bị đầy đủ kiến thức trong những năm vừa qua, nhờ vậy tôi có thể vận dụng để thực hiện tốt bài báo cáo này

Trân trọng cám ơn Ban lãnh đạo và toàn thể nhân viên tại công ty TNHH Thương mại Sài Gòn – An Giang đã nhiệt tình hỗ trợ, giúp đỡ tôi trong suốt quá trình thực tập, giúp tôi học hỏi nhiều kinh nghiệm quý báu trong công việc thực tế và có thể hoàn thành tốt bài báo cáo này

Xin cám ơn tất cả các bạn sinh viên lớp DH15TC, những người bạn đã nhiệt tình giúp đỡ, động viên và góp ý cho tôi về những kết quả đạt được Xin chúc thầy cô, Ban Giám đốc, anh, chị nhân viên tại Co.opMart, và các bạn được dồi dào sức khỏe

Xin chân thành cám ơn!

An Giang, ngày 10 tháng 04 năm 2018

Huỳnh Thị Phi Anh

LỜI CAM KẾT

Tôi xin cam đoan đây là công trình nghiên cứu của riêng tôi Các số liệu

trong công trình nghiên cứu này có xuất xứ rõ ràng Những kết luận mới về

khoa học của công trình nghiên cứu này chưa được công bố trong bất kỳ công

MỤC LỤC

PHẦN 1 MỞ ĐẦU 1

PHẦN 2 NỘI DUNG BÁO CÁO 2

2.1 LỊCH LÀM VIỆC 2

2.2 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SÀI GÒN – AN GIANG (CO.OPMART LONG XUYÊN) 3

2.2.1 Cơ cấu tổ chức 4

2.2.2 Nhân sự 7

2.3 BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SÀI GÒN – AN GIANG 7

2.3.1 Công tác quản lý chi phí tại công ty TNHH Thương mại Sài Gòn – An Giang 7

2.3.2 Môi trường làm việc 12

2.3.3 Nhận xét 12

2.4 NỘI DUNG CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 13

2.5 PHƯƠNG PHÁP THỰC HIỆN CÔNG VIỆC ĐƯỢC PHÂN CÔNG 13

2.6 KẾT QUẢ ĐẠT ĐƯỢC QUA ĐỢT THỰC TẬP 14

2.6.1 Nội dung kiến thức được củng cố 14

2.6.2 Các kỹ năng giao tiếp và cách ứng xử với đồng nghiệp tại đơn vị và với khách hàng 15

2.6.3 Kinh nghiệm và bài học thực tiễn trong quá trình thực tập 16

2.6.4 Chi tiết các kết quả công việc đã đóng góp cho đơn vị thực tập 17

TÀI LIỆU THAM KHẢO 19

PHỤ LỤC 20

DANH SÁCH BẢNG

Bảng 1: Nhật ký công việc 2

Bảng 2: Cơ cấu vốn của SAGICO phân theo sở hữu 4

Bảng 3: Số lượng nhân viên tại các bộ phận 7

Bảng 4: Bảng số liệu phân tích KQKD 2016 – 2017 8

Bảng 5: Chi phí bán hàng và chi phí QLDN 9

Bảng 6: Nhật ký thực tập 20

Bảng 7: Bảng kế hoạch chi phí 2016 24

Bảng 8: Bảng kế hoạch chi phí 2017 26

DANH SÁCH HÌNH Hình 1: Logo Co.opMart 3

Hình 2 Sơ đồ tổ chức Bộ máy quản lý tại Co.opMart Long Xuyên 6

KQ HĐKD : Kết quả hoạt động kinh doanh

PHẦN 1

MỞ ĐẦU

Trong những năm gần đây, cùng với sự đổi mới, quá trình hội nhập quốc

tế của đất nước, của cơ chế quản lý kinh tế thị trường, nền kinh tế nước ta đã

có những điều kiện thuận lợi để đổi mới, tiến bộ, phát triển, góp phần tích cực

ổn định đời sống xã hội của toàn dân Bên cạnh những thuận lợi có được thì các doanh nghiệp cũng gặp không ít khó khăn vì sự cạnh tranh trong nước và nước ngoài Trong nền kinh tế thị trường đang ngày đêm diễn ra sự cạnh tranh gay gắt như thế đòi hỏi các nhà quản lý cần nâng cao năng lực sản xuất, áp dụng các chiến lược thích hợp để mang về nguồn lợi nhuận tối đa nhất có thể Lợi nhuận doanh nghiệp bao gồm 2 yếu tố là doanh thu và chi phí Trong

đó, chi phí là một trong những vấn đề được các nhà quản trị đặc biệt quan tâm

và việc quản lý chi phí phát sinh trong doanh nghiệp sao cho có hiệu quả cũng luôn là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu được nhiều hay ít chịu ảnh hưởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra Do đó, vấn đề đặt ra là làm sao để có thể hoạch định, kiểm soát và quản lý được tốt các khoản chi phí Nhận thấy đây là điểm mấu chốt quan trọng cần được khai thác để giúp các nhà quản trị có thể quản lý tốt chi phí, vì vậy, tác giả thực hiện thực tập nội dung: “Tìm hiểu công tác quản lý chi phí tại Công ty TNHH Thương mại Sài Gòn – An Giang”

PHẦN 2 NỘI DUNG BÁO CÁO

2.1 LỊCH LÀM VIỆC

Nội dung lịch làm việc bao gồm Nhật ký công việc hàng ngày và Nhật

ký thực tập theo tuần Chi tiết thưc hiện công việc mỗi tuần vui lòng xem phụ lục 1 Trong đó, lịch công việc hàng ngày với vị trí là nhân viên kế toán thanh toán tiền mặt tại công ty TNHH Thương mại Sài Gòn – An Giang như bảng 1 dưới đây:

- Quản lý, theo dõi

các khoản thu tiền

căn cứ vào nghiệp vụ

phát sinh thu tiền

mặt

- Tiếp nhận, tổng hợp bảng kê tiền từ thu ngân

- Đối chiếu số tiền thu ngân thực nộp với chương trình máy tính tại quầy tính tiền tương ứng

- Lập phiếu thu

- Trình ký Kế toán trưởng, Giám đốc

- Đóng mộc phiếu thu

- Chuyển chứng từ cho thủ quỹ thu tiền

- Theo dõi công nợ của khách hàng

- Quản lý, theo dõi

các khoản chi tiền

mặt căn cứ chứng từ

thanh toán của các bộ

phận gửi về

- Tiếp nhận chứng từ thanh toán

- Kiểm tra chứng từ thanh toán từ các bộ phận khác (đa phần là nội bộ)

- Lập phiếu chi các khoản liên quan đến tiền mặt: tạm ứng, thanh toán tiền hàng, chi phí …

- Trính ký Kế toán trưởng, Giám đốc

- Đóng mộc phiếu chi

- Chuyển chứng từ cho thủ quỹ chi tiền

- Hạch toán nghiệp vụ phát sinh Cuối ngày Đối chiếu giữa sổ quỹ của kế toán với sổ quỹ của thủ quỹ và kiểm kê quỹ tiền

mặt

2.2 GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SÀI GÒN – AN GIANG (CO.OPMART LONG XUYÊN)

Hệ thống Co.opMart là chuỗi các siêu thị bán lẻ trực thuộc Saigon Co.op Tính đến nay (2018), hệ thống Co.opmMart có 96 siêu thị bao gồm 35

Co.opMart ở TPHCM và 61 Co.opMart tại các tỉnh (Co.opMart, 2018)

Co.opMart Long Xuyên được thành lập ngày 28/10/2003 và chính thức hoạt động vào ngày 11/02/2007, với diện tích 12.000m2 kinh doanh trên 20.000 mặt hàng khác nhau

Tên tiếng Việt: Công ty TNHH Thương mại Sài Gòn – An Giang

Tên tiếng Anh: Sai Gon – An Giang Trading Company Limited

Tên công ty viết tắt: SAGICO

Tên thường gọi: Co.opMart Long Xuyên

Vốn điều lệ: 16.124.458.409 đồng

Danh sách các thành viên sáng lập góp vốn gồm Công ty Xuất nhập khẩu (XNK) Nông sản Thực phẩm An Giang, Angimex, SATRA và Liên Hiệp Saigon Co.op cụ thể như bảng 2 dưới đây:

Bảng 2 Cơ cấu vốn của SAGICO phân theo sở hữu

(đồng)

Tỉ lệ vốn góp (%)

là 25% vốn góp vào SAGICO

Để kinh doanh hợp pháp tại địa bàn Long Xuyên, An Giang, công ty cũng đã đăng ký giấy phép kinh doanh hợp lệ cụ thể là đã có được giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số 1600674718 do phòng Đăng ký kinh doanh – Sở

Kế hoạch & Đầu tư An Giang cấp ngày 21/02/2009 (đăng ký lại lần thứ 1) Đăng ký lần đầu: ngày 28/10/2003

2.2.1 Cơ cấu tổ chức

Bộ máy quản lý của công ty được mô tả ở Hình 2 Trong đó, đứng đầu là Hội đồng thành viên với nhiệm vụ thông qua các quyết định bổ nhiệm, bãi nhiệm, phương hướng hoạt động và kinh doanh,…bằng biểu quyết tại cuộc họp hoặc lấy ý kiến bằng văn bản và tổ chức thực hiện Hội đồng thanh viên chỉ định chức danh Giám đốc công ty Tại mỗi chi nhánh nói chung và Co.opMart Long Xuyên nói riêng, Giám đốc có quyền hạn cao nhất, là người đại diện theo Pháp luật của công ty, là người điều hành toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty và chịu hoàn toàn trách nhiệm về tình hình hoạt động kinh

doanh của công ty trước Hội đồng thanh viên Dưới vị trí Giám đốc lần lượt là các vị trí như Phó Giám đốc, Kế toán trưởng và Bộ phận hỗ trợ bán hàng được giao các nhiệm vụ, quyền hạn cụ thể như:

Phó Giám đốc quản lý ngành hàng thực phẩm: trực tiếp điều hành các Tổ Thực phẩm Công nghệ - Đông lạnh, Thực phẩm tươi sống – Chế biến – Nấu chín

Phó Giám đốc quản lý ngành hàng phi thực phẩm: trực tiếp điều hành các Tổ May mặc (SPM), Đồ dùng (SPC) và Hóa mỹ phẩm (HMP)

Kế toán trưởng có nhiệm vụ điều hành toán bộ công tác kế toán, tham mưu cho Giám đốc về các hoạt động sản xuất kinh doanh, tổ chức kiểm tra, đôn đốc các phần hành kế toán trong nội bộ công ty, chịu trách nhiệm pháp lý

về các số liệu kế toán và báo cáo tài chính trước cơ quan thuế, Nhà nước Trực tiếp điều hành bộ phận kế toán, bộ phận tổ chức hành chánh, bộ phận vi tính, giám sát kho, bộ phận bảo trì, khu cho thuê – hợp tác

Bộ phận hỗ trợ ngành hàng bao gồm các tổ Thu ngân, Quảng cáo - Khuyến mại – Marketing, Bảo vệ với nhiệm vụ thực hiện các công việc đặc trưng của từng tổ nhằm cung cấp dịch vụ bán hàng, thanh toán, chăm sóc khách hàng, bảo vệ tài sản của công ty, giữ gìn an ninh trật tự tại đơn vị

Nhìn chung, tổ chức Bộ máy quản lý tại công ty TNHH Thương mại Sài Gòn – An Giang khá chặt chẽ, có sự liên kết hệ thống giữa ban lãnh đạo cùng với các bộ phận khác, tạo nên một cơ cấu tổ chức hoàn chỉnh và mang lại hiệu quả trong quá trình hoạt động kinh doanh

Hình 2 Sơ đồ tổ chức Bộ máy quản lý tại Co.opMart Long Xuyên

(Nguồn: Bộ phận hành chánh nhân sự Co.opMart, 2018)

HỘI ĐỒNG THÀNH VIÊN

P Giám đốc Ngành hàng Phi thực phẩm

Kế Toán Trưởng

Nhân viên Chất lượng

Bộ phận

hỗ trợ bán hàng

Tổ May Mặc

Tổ

Đồ Dùng

Tổ Hóa

Mỹ Phẩm

Tổ Thu Ngân

Tổ Quảng cáo Khuyến mại Marketing

Tổ Bảo

Vệ

Nhân

viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Nhân viên

Khu cho Thuê

&

Hợp tác

Kế toán Bảo trì

Vi tính Giám sát kho

Tổ chức hành chánh

Nhân viên

2.2.2 Nhân sự

Tổng số nhân sự của toàn công ty là 141 người, đứng đầu là Giám đốc và

2 phó Giám đốc.Số lượng nhân sự được phân bố cụ thể như bảng 3:

Bảng 3 Số lượng nhân viên tại các bộ phận

Tổ Quảng cáo - Khuyến mại - Marketing 7 người

(Nguồn: Bộ phận Hành chánh nhân sự Co.opMart, 2018)

2.3 BÁO CÁO KẾT QUẢ TÌM HIỂU VỀ CÔNG TÁC QUẢN LÝ CHI PHÍ VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI SÀI GÒN – AN GIANG

2.3.1 Công tác quản lý chi phí tại công ty TNHH Thương mại Sài Gòn – An Giang

2.3.1.1 Tổng quan về hoạt động kinh doanh của công ty 2016 -2017

Dựa vào bảng số liệu phân tích KQKD 2016 – 2017 (bảng 4), có thể nhận xét các chỉ tiêu về doanh thu thuần (DTT), lợi nhuận gộp (LNG), giá vốn

LNG GVHB 2017 tăng là do công ty chưa kiểm soát tốt chi phí trực tiếp và

do thay đổi cơ cấu mặt hàng tiêu thụ, thực hiện bình ổn giá ở một số mặt hàng Nhìn chung với sự gia tăng DT thì cả CPBH và CP QLDN cũng có xu hướng gia tăng nhưng CPBH 2017 chỉ tăng 3,4% so với 2016 thấp hơn tốc độ tăng

DT Cứ trên 100đ DT thì CPBH sẽ giảm 0,05đ so với 2016 Đồng thời CP QLDN lại có sự gia tăng đáng kể ở mức 13,5% so với năm trước Cụ thể là công ty sẽ cần 3,62đ chi phí trên 100đ DT thay vì là 3,32đ như năm 2016 Tóm lại có thể thấy tình hình hoạt động của công ty năm 2017 vẫn thuận lợi và khả quan so với năm trước, đây cũng là dấu hiệu tốt để công ty ngày càng đa dạng hóa sản phẩm hơn đáp ứng nhu cầu, thị hiếu của người tiêu dùng

Bảng 4 Bảng số liệu phân tích KQKD 2016 - 2017

Chỉ tiêu

Số tiền (triệu đồng)

(%) tăng/giảm

2.3.1.2 Tình hình quản lý chi phí bán hàng và chi phí quản lý doanh nghiệp

Hoạt động kinh tế chủ yếu của Doanh nghiệp Thương mại (DNTM) là mua và bán hàng hóa nhằm thu lợi nhuận và thực hiện các mục tiêu kinh tế xã hội khác của Doanh nghiệp Các chi phí phát sinh trong từng ngày, từng giờ ở tất cả các giai đoạn khác nhau của quá trình kinh doanh tại DNTM trong một thời kỳ nhất định Nói đến chi phí thời kỳ thì CPBH và CP QLDN là 2 loại chi phí điển hình và chiếm tỷ trọng khá lớn trong cơ cấu chi phí của Doanh nghiệp Cụ thể là tại công ty TNHH Thương mại Sài Gòn – An Giang trong năm 2016 và 2017, tổng chi phí tại công ty (bao gồm CPBH, CP QLDN, CP tài chính và CP khác) lần lượt là 35.866 triệu đồng và 38.216 triệu đồng Trong đó, CPBH và CP QLDN chiếm tỷ trọng lần lượt qua 2 năm là 98,3% và 98,5% Nhận thấy được tầm ảnh hưởng của 2 khoản chi phí này đối với HĐKD của doanh nghiệp, do đó tác giả bài báo cáo sẽ tập trung tìm hiểu công tác quản lý CPBH và CP QLDN tại công ty TNHH Thương mại Sài Gòn – An Giang để hiểu rõ hơn về cách thức quản lý chi phí mà nhà quản trị tại đơn vị

đã thực hiện

Các khoản chi phí được phân loại theo chi phí bán hàng và chi phí QLDN tại doanh nghiệp được liệt kê cụ thể trong sổ chi tiết tài khoản bao gồm các khoản chi phí như trong bảng 5 sau đây:

Chi phí nguyên vật liệu, bao bì: Phí bao bì CoopMart, bao bì gói quà, bao bì khác

Chi phí dụng cụ, đồ dùng; Chi phí bảo hành

Chi phí khấu hao TSCĐ: máy móc thiết bị, thiết bị dụng cụ quản lý, nhà cửa kiến trúc, phương tiện vận tải, truyền dẫn,TSCĐ

Chi phí

QLDN

Chi phí nhân viên quản lý

Thuế, phí và lệ phí

Chi phí dự phòng: Dự phòng nợ phải thu khó đòi

Chi phí văn phòng phẩm, vật liệu, công cụ Chi phí dịch vụ mua ngoài: CP phần mềm điện toán quản lý,

CP sử dụng thương hiệu, CP bưu điện, viễn thông, điện thoại, Internet, CP sửa chữa nhỏ, bảo trì máy móc thiết bị, CP tư vấn, kiểm toán, công tác phí, CP đào tạo,…

Chi phí bằng tiền khác: phí bảo hiểm xe cộ, phí hành chánh, phí khám sức khỏe, phí tiếp khách, phí đào tạo

(Nguồn: Trích từ sổ chi tiết tài khoản của bộ phận Kế toán, 2017)

Để có thể quản lý nhiều khoản mục CP như thế, bộ phận kế toán tại đơn

vị phân loại, hệ thống và ghi sổ kế toán với các cấp tài khoản khác nhau, ngoài tài khoản cấp 1, cấp 2 thì còn phân thành nhiều tiểu khoản để dễ dàng quản lý

và thống kê Ví dụ như:

Trong tài khoản 64100-Chi phí nhân viên, sẽ bao gồm nhiều tiểu khoản khác nhau như: TK 641-608023 – CP nghỉ việc; TK 641-601101 – CP tiền lương; TK 641-601203 – Kinh phí Công Đoàn…

Hoặc trong tài khoản 6427- CP dịch vụ mua ngoài sẽ gồm có các tiểu khoản như: TK 642-604004 – CP bưu điện, viễn thông, điện thoại, Internet;

TK 642-608003 – CP phần mềm điện toán quản lý…

Dựa vào bảng số liệu phân tích (bảng 4), ta có thể tính được Tỷ suất sinh lời của CPBH năm 2016 là 42,97% và năm 2017 là 82,98%, chỉ tiêu này cho thấy trong kỳ phân tích Doanh nghiệp đầu tư 100đ CPBH thì thu được 42,97đ lợi nhuận 2016 và 82,98đ lợi nhuận 2017.Tương tự với CP QLDN thì công ty thu lại được 83đ lợi nhuận 2016 và 89đ lợi nhuận 2017 khi đầu tư 100đ CP QLDN

Để có được hiệu quả sử dụng chi phí như vậy thì Ban Giám đốc, quản lý các bộ phận khác nói chung và bộ phận Kế toán nói riêng đã vận dụng nhiều chiến lược, kinh nghiệm quản lý, cũng như chấp hành tốt các định mức kế hoạch do Liên hiệp SAIGON CO.OP quy định Mỗi năm Liên hiệp HTX SAIGON CO.OP đều đưa ra các bảng định mức chi phí theo năm cho công ty,

từ đó Kế toán trưởng sẽ dựa vào mức định biên đó để phân bổ chi phí theo từng tháng cho từng bộ phận Bảng kế hoạch chi phí 2016 và 2017 vui lòng xem phụ lục đính kèm (Phụ lục 2)