Mô tả công việc và yêu cầu chuyên môn của nhân viên phòng kinh doanh nghiệp vụ 1 chi nhánh PJICO an giang

TÓM TẮT Bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn được giải thích qua các thành phần: xác định chức danh công việc, các trách nhiệm, nhiệm vụ, mối quan hệ, quyền hạn và kiến thức, kỹ

NGUYỄN THỊ HOÀNG NGHI

MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ YÊU CẦU CHUYÊN MÔN CỦA NHÂN VIÊN PHÕNG KINH DOANH NGHIỆP VỤ 1

CHI NHÁNH PJICO AN GIANG Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh

CHUYÊN ĐỀ NĂM 3

Long Xuyên, tháng 7 năm 2011

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ- QUẢN TRỊ KINH DOANH

MÔ TẢ CÔNG VIỆC VÀ YÊU CẦU CHUYÊN MÔN CỦA NHÂN VIÊN PHÕNG KINH DOANH NGHIỆP VỤ 1

CHI NHÁNH PJICO AN GIANG

Chuyên ngành: Quản Trị Kinh Doanh

HỌ VÀ TÊN: NGUYỄN THỊ HOÀNG NGHI

Lớp: DH9QT

MSSV: DQT083376

GIẢNG VIÊN HƯỚNG DẪN: NGUYỄN THỊ NGỌC LAN

Long Xuyên, tháng 7 năm 2011

LỜI CẢM ƠN



“ Không thầy đố mày làm nên”! Quả thật là như vậy

Sau ba năm ở giảng đường đại học tôi đã trưởng thành rất nhiều về mọi mặt kiến thức lẫn

kỹ năng cần thiết trong cuộc sống Đạt được kết quả như vậy là nhờ vào công của thầy, cô trường Đại học An Giang, và nhất là thầy cô trong khoa Kinh tế- Quản trị kinh doanh Hôm nay, nhân dịp hoàn thành chuyên đề năm 3 cho tôi được gởi lời cảm ơn đến tất cả các thầy cô

đã từng giảng dạy tôi trong suốt ba năm qua

Đầu tiên, tôi xin gởi lời cảm ơn sâu sắc nhất đến giảng viên đã trực tiếp hướng dẫn tôi đó là

cô Nguyễn Thị Ngọc Lan- người đã dành nhiều thời gian chỉ bảo tận tình và chu đáo để tôi có thể hoàn thành tốt chuyên đề của mình

Tiếp đến, tôi xin được cảm ơn đến Ban lãnh đạo chi nhánh và toàn thể nhân viên trong công

ty, nhất là bà Diệp Thị Kim Chi- Trưởng phòng nghiệp vụ 2, và ông Trần Văn Chính- Trưởng phòng nghiệp vụ 1 đã dành thời gian quý báu của mình để cung cấp những thông tin liên quan trong quá trình tôi thực hiện chuyên đề

Và cuối cùng cho tôi được nói lời cảm ơn tất cả bạn bè của tôi đã nhiệt tình động viên và ủng hộ tôi vượt qua những giây phút khó khăn nhất trong quá trình thực hiện chuyên đề Xin chân thành cảm ơn tất cả mọi người!

Nguyễn Thị Hoàng Nghi

TÓM TẮT

Bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn được giải thích qua các thành phần: xác định chức danh công việc, các trách nhiệm, nhiệm vụ, mối quan hệ, quyền hạn và kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm, thể lực và điều kiện làm việc Một bản câu hỏi với 8 yếu tố khai thác thông tin về công việc của các đáp viên với 4 yếu tố khai thác về vấn đề công việc, và 4 yếu tố khai thác về vấn đề chuyên môn Đề tài được tiến hành nghiên cứu theo hai bước: thu thập thông tin sơ cấp và thông tin thứ cấp, hai bước này nhằm giúp cho tác giả hình thành ban đầu các thông tin cần chuẩn bị Sau khi thu thập và tổng hợp, tác giả tiến hành làm sạch thông tin và đưa ra các kết quả hoàn chỉnh

Hai bản mô tả công việc và yêu cầu chuyên môn là hai tài liệu vô cùng quan trọng đối với doanh nghiệp Hai tài liệu này có thể sẽ giúp cho phòng kinh doanh nghiệp vụ 1 biết được từng vị trí công việc được thực hiện, trách nhiệm, quyền hạn của các vị trí, các yêu cầu chuyên môn cần thiết cho từng công tác nghiệp vụ Từ đó làm cơ sở tiến hành đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên, đồng thời cung cấp các dữ liệu làm nền tảng hoạch định các chương trình tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện sao cho phù hợp và đảm bảo sự công bằng, khách quan trong công tác trả lương, khen thưởng nhân viên

MỤC LỤC i

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1

1.1 Cơ sở hình thành đề tài: 1

1.2 Mục tiêu nghiên cứu: 1

1.3 Phương pháp nghiên cứu: 1

1.4 Phạm vi nghiên cứu: 2

1.5 Ý nghĩa nghiên cứu: 2

1.6 Kết cấu nghiên cứu: 2

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT 3

2.1 Phân tích công việc: 3

2.1.1 Khái niệm công việc: 3

2.1.2 Khái niệm phân tích công việc và các nhiệm vụ khi tiến hành phân tích công việc: 3 2.1.3 Lợi ích của phân tích công việc: 3

2.1.4 Qui trình phân tích công việc: 5

2.2 Bản mô tả công việc: 6

2.2.1 Khái niệm: 6

2.2.2 Các thành phần của bản mô tả công việc: 6

2.2.3 Tại sao cần phải có bản mô tả công việc: 6

2.2.4 Những điểm cần lưu ý khi lập bản mô tả công việc: 7

2.3 Bản yêu cầu chuyên môn: 7

2.3.1 Khái niệm: 7

2.3.2 Các thành phần của bản yêu cầu chuyên môn: 7

2.3.3 Lưu ý khi lập bản yêu cầu chuyên môn: 7

CHƯƠNG 3: GIỚI THIỆU SƠ LƯỢC VỀ PJICO 8

VÀ CHI NHÁNH PJICO AN GIANG 8

3.1 Giới thiệu sơ lược về bảo hiểm PJICO: 8

3.2 Giới thiệu PJICO chi nhánh tại An Giang: 9

3.3 Mục tiêu và định hướng phát triển của PJICO An Giang trong tương lai: 11

CHƯƠNG 4: KẾT QUẢ NGHIÊN CỨU 12

4.1 Giới thiệu Phòng kinh doanh Nghiệp vụ 1: 12

4.2 Kết quả nghiên cứu: 13

4.2.1 Bản mô tả công việc: 13

4.2.2 Bản yêu cầu chuyên môn: 15

CHƯƠNG 5: KẾT LUẬN 18

PHỤ LỤC: BẢN CÂU HỎI 19

TÀI LIỆU THAM KHẢO 21

CHƯƠNG 1: GIỚI THIỆU 1.1 Cơ sở hình thành đề tài:

Trong suốt chặng đường 15 năm hình thành và phát triển (từ năm 1995 đến năm 2011), PJICO đã thực sự “ không ngừng vươn lên” với tư cách là công ty đứng hàng thứ tư trên thị trường Việt Nam về bảo hiểm phi nhân thọ1 Để đạt được những thành tích trên, phải kể đến những đóng góp lớn lao của đội ngũ nhân viên toàn công ty trong suốt 15 năm qua

Do tính chất của sản phẩm bảo hiểm, ngày càng mang tính cạnh tranh cao, để sở hữu cho mình đội ngũ cán bộ- nhân viên có tinh thần làm việc năng động và sáng tạo thì việc xây dựng

có hệ thống các nhiệm vụ và kỹ năng cần thiết để thực hiện các công việc cho mỗi vị trí là rất quan trọng Lãnh đạo của công ty đã gặp phải thách thức không hề dễ dàng chút nào khi thu thập các thông tin có liên quan đến công việc của 1300 nhân viên, 51 chi nhánh, và 3000 đại

lý2 Trong đó có chi nhánh PJICO An Giang

Ban lãnh đạo chi nhánh luôn phải đối mặt với những thắc mắc của nhân viên xung quanh

các câu hỏi về công việc: “Tại sao lại có công việc này?”, “Đảm nhiệm công việc này cần phải

có những trách nhiệm gì?”, “Phải có những yếu tố nào để có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả?”, “ Yêu cầu thực hiện công việc cần phải có những trình độ, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm như thế nào?”, “ Nhân viên trong công ty có quan tâm đến môi trường làm việc không?” 3

Thấy được những khó khăn của chi nhánh nói riêng và của công ty nói chung, nên tôi quyết

định chọn đề tài “ Thiết lập bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn cho nhân viên

Phòng kinh doanh Nghiệp vụ 1- Chi nhánh PJICO An Giang – Công ty Bảo Hiểm PJICO”

1.2 Mục tiêu nghiên cứu:

Thiết lập bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn cho các nhân viên Phòng kinh doanh Nghiệp vụ 1

1.3 Phương pháp nghiên cứu:

Đề tài nghiên cứu được thực hiện qua hai bước: thu thập thông tin sơ cấp và thu thập thông tin thứ cấp

 Bước 1: Thu thập thông tin sơ cấp bằng cách quan sát tại nơi làm việc sau đó ghi chép lại những thông tin đã được quan sát, kết hợp với phỏng vấn trực tiếp từng cá nhân thực hiện công việc để tìm hiểu thêm những điều chưa rõ hoặc bổ sung thêm những điều đã

bỏ sót trong quá trình quan sát

 Bước 2: Thu thập thông tin thứ cấp qua Internet, sách tham khảo của một số tác giả có nội dung liên quan đến mô tả công việc và yêu cầu chuyên môn

Mô tả công việc và yêu cầu chuyên môn của nhân viên phòng Kinh doanh nghiệp vụ 1 chi nhánh PJICO An Giang

1.4 Phạm vi nghiên cứu:

Đối tượng đề tài nghiên cứu: nhân viên Phòng kinh doanh nghiệp vụ 1 Gồm ba vị trí: Trưởng phòng kinh doanh; nhân viên giám định bồi thường và nhân viên khai thác

Thời gian thực hiện đề tài: từ 07/05/2011 đến 15/07/2011

Không gian thực hiện đề tài: Phòng kinh doanh Nghiệp vụ 1- chi nhánh PJICO An Công ty bảo hiểm PJICO

Giang-1.5 Ý nghĩa nghiên cứu:

Đề tài được thực hiện nhằm trả lời tất cả các câu hỏi xoay quanh mô tả công việc và yêu cầu

chuyên môn: “Tại sao lại có công việc này?”, “Đảm nhiệm công việc này cần phải có những

trách nhiệm gì?”, “Phải có những yếu tố nào để có thể thực hiện công việc một cách hiệu quả?, “ Yêu cầu thực hiện công việc cần phải có những trình độ, kiến thức, kỹ năng, kinh nghiệm như thế nào?”, “ Nhân viên trong công ty có quan tâm đến môi trường làm việc không?”

Qua đó, kết quả nghiên cứu của đề tài sẽ cung cấp cho Phòng kinh doanh Nghiệp vụ 1 bản

mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn để làm tài liệu tham khảo

Có được bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn sẽ giúp cho Phòng kinh doanh Nghiệp vụ 1 biết được từng vị trí công việc được thực hiện, trách nhiệm và quyền hạn của các

vị trí, những yêu cầu chuyên môn cần thiết cho công tác thực hiện từng nghiệp vụ Từ đó làm

cơ sở tiến hành đánh giá hiệu quả làm việc nhân viên, đồng thời cung cấp các dữ liệu làm nền tảng để hoạch định các chương trình tuyển dụng, đào tạo, huấn luyện sao cho phù hợp và đảm bảo sự công bằng, khách quan trong việc trả lương, khen thưởng nhân viên

1.6 Kết cấu nghiên cứu:

Kết cấu của đề tài nghiên cứu được chia thành bốn chương

Chương 1 giới thiệu tổng quát về cơ sở hình thành đề tài, mục tiêu nghiên cứu, phương pháp nghiên cứu, phạm vi nghiên cứu, ý nghĩa nghiên cứu và kết cấu của đề tài nghiên cứu

Chương 2 trình bày về lý thuyết của quá trình phân tích công việc, mô tả công việc, yêu cầu chuyên môn

Chương 3 giới thiệu sơ lược về Công ty Bảo hiểm PJICO và chi nhánh PJICO An Giang Chương 4 trình bày về kết quả chính của nghiên cứu gồm bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn hoàn chỉnh

Cuối cùng, chương 5 kết luận của tác giả gồm những kết luận chung về đề tài nghiên cứu

CHƯƠNG 2: CƠ SỞ LÝ THUYẾT

Ở chương 1 đã giới thiệu tổng quan về đề tài nghiên cứu Trong chương 2 này với mục đích giới thiệu các lý thuyết phân tích công việc, mô tả công việc và yêu cầu chuyên môn

2.1 Phân tích công việc:

2.1.1 Khái niệm công việc:

Có các khái niệm về công việc như sau:

 “Công việc được hiểu là một cấp độ trong hệ thống việc làm, thường tương ứng với nhiều vị trí làm việc trong cơ quan Công việc là tập hợp các vị trí gần gũi nhau về phương diện hoạt động cũng như năng lực cần có.”

2.1.2 Khái niệm phân tích công việc và các nhiệm vụ khi tiến hành phân tích công việc:

 Khái niệm phân tích công việc:

“ Phân tích công việc là thu thập các thông tin về công việc một cách có hệ thống Phân tích công việc được tiến hành để xác định các nhiệm vụ thuộc phạm

vi công việc đó và các kỹ năng, năng lực và trách nhiệm cụ thể cần phải có để thực hiện công việc đó một cách thành công.”4

 Các nhiệm vụ khi tiến hành phân tích công việc:

Có 3 nhiệm vụ thiết yếu khi tiến hành phân tích công việc:

- Định nghĩa công việc một cách hoàn chỉnh và chính xác;

- Mô tả các nhiệm vụ, trách nhiệm và các tiêu chuẩn hoàn thành công việc;

- Xác định các yêu cầu của công việc mà mỗi nhân viên ở vị trí công việc đó phải đáp ứng để thực hiện công việc một cách thành công

2.1.3 Lợi ích của phân tích công việc5:

 Dự báo được số lượng và chất lượng nhân sự cần thiết để hoàn thành công việc nhằm đạt được mục tiêu của công việc đề ra

 Tuyển dụng và lựa chọn người phù hợp

 Đánh giá hiệu quả làm việc của nhân viên tốt hơn

 Xây dựng một chế độ lương thưởng công bằng hơn

 Xây dựng các chương trình đào tạo thiết thực hơn

Mô tả công việc và yêu cầu chuyên môn của nhân viên phòng Kinh doanh nghiệp vụ 1 chi nhánh PJICO An Giang

 Phân công công việc rõ ràng và chính xác hơn, tránh sự chồng chéo công việc giữa các bộ phận hoặc cá nhân trong doanh nghiệp

 Tạo cơ sở để cấp quản trị và nhân viên hiểu nhau nhiều hơn

Có thể sơ đồ hóa lợi ích của phân tích công việc thành dạng sơ đồ sau:

Nguồn: Điều chỉnh từ Nguyễn Hữu Thân (2008), Tài liệu đã dẫn

TIÊU CHUẨN KẾT QUẢ CÔNG VIỆC

YÊU CẦU CHUYÊN

MÔN

HOẠCH ĐỊNH NHÂN SỰ

ĐÀO TÀO VÀ PHÁT TRIỂN

AN TOÀN , Y TẾ LƯƠNG BỔNG, PHÚC LỢI

ĐÁNH GIÁ CÔNG TÁC

TUYỂN DỤNG

GIAO TẾ NHÂN SỰ, QUAN

HỆ LAO ĐỘNG

2.1.4 Qui trình phân tích công việc:

Bước 6 Bước 5 Bước 4

Bước 3

Bước 2

Bước 1

Theo nhóm tác giả Business Edge, quy trình phân tích công việc trên bao gồm ba giai đoạn và sáu bước Nhưng trong đề tài nghiên cứu này tác giả chỉ sử dụng bước cuối cùng của qui trình phân tích công việc Đó là bước 6, bước kết quả phân tích “Viết các tài liệu về công việc”

Ta có thể sơ đồ hóa bước 6 “ Viết các tài liệu về công việc” thành dạng sơ đồ sau:

Do mục tiêu của đề tài nghiên cứu chỉ tiến hành thiết lập bản mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn Vì vậy tác giả sẽ đi sâu vào nghiên cứu hai vấn đề chính đó là bản

mô tả công việc và bản yêu cầu chuyên môn

7

Business Edge Phân tích công việc

Xác định mục đích của việc phân tích công việc

Lựa chọn người thực hiện công việc tiêu biểu Xem xét các thông tin có liên quan đến công việc

Thu thập thông tin về công việc Thẩm định thông tin phân tích Viết các tài liệu về công việc

Chuẩn bị phân tích

Tiến hành phân tích

Kết quả phân tích

Tài liệu về công việc

Bản

mô

tả công việc

Bản yêu cầu chuyên môn

Bản tiêu chuẩn kết quả công việc

Mô tả công việc và yêu cầu chuyên môn của nhân viên phòng Kinh doanh nghiệp vụ 1 chi nhánh PJICO An Giang

2.2 Bản mô tả công việc:

2.2.1 Khái niệm:

“Bản mô tả công việc là một tài liệu cung cấp thông tin về các nhiệm vụ và trách nhiệm cụ thể của một công việc Nó xác định cần phải làm gì, tại sao phải làm, làm ở đâu và mô tả ngắn gọn làm như thế nào.”8

2.2.2 Các thành phần của bản mô tả công việc:

 Xác định chức danh công việc: Đặt tên công việc chính xác, ngắn gọn, phân biệt được với các công việc khác

 Các trách nhiệm chính: Ghi rõ chức năng và trách nhiệm chính của vị trí công việc Chú ý khi thiết kế trách nhiệm chính của công việc cần trả lời các câu hỏi sau:

 Tại sao phải có vị trí này?

 Tại sao vị trí này lại quan trọng đối với bộ phận?

 Vị trí này hỗ trợ cho sứ mạng và các mục đích của doanh nghiệp như thế nào?

 Các nhiệm vụ chính: Bao gồm những hoạt động cụ thể tạo nên trách nhiệm hay chức năng cụ thể của công việc Các nhiệm vụ chính là những nhiệm vụ nếu được thực hiện tốt sẽ dẫn đến việc hoàn thành tốt các trách nhiệm và chức năng của công việc đó

 Các mối quan hệ: Xác nhận các mối quan hệ báo cáo và giám sát đối với các vị trí công việc

 Phạm vi quyền hạn: Xác định rõ phạm vi quyền hạn của người thực hiện công việc đối với:

 Các nguồn lực (nhân lực, vật lực, tài lực);

 Các quyết định có liên quan đến việc thực hiện công việc

2.2.3 Tại sao cần phải có bản mô tả công việc:

Có bản mô tả công việc để:

 Mọi người biết họ cần phải làm gì

 Định ra mục tiêu và tiêu chuẩn cho người làm nhiệm vụ đó

 Công việc không lặp lại do một người khác làm

 Tránh được các tình huống va chạm

 Mọi người biết ai làm và làm nhiệm vụ gì

 Mỗi người đều phải có một bản mô tả công việc, thậm chí cả người chủ doanh nghiệp cũng phải có bản mô tả công việc

8

Nguyễn Thị Ngọc Lan Tài liệu giảng dạy Quản trị nhân sự 2010

2.2.4 Những điểm cần lưu ý khi lập bản mô tả công việc:

 Sắp xếp các nhiệm vụ và trách nhiệm theo đúng trình tự thực hiện Bắt đầu bằng nhiệm vụ đòi hỏi thời gian nhiều nhất hay mang trách nhiệm lớn nhất

 Không cố gắng liệt kê tất cả các nhiệm vụ

 Thực hiện các nhiệm vụ riêng biệt một cách rõ ràng và ngắn gọn Không sử dụng

từ ngữ chuyên môn và hãy đưa vào các ví dụ cụ thể về nhiệm vụ bất cứ lúc nào

 Đề cập tới chức danh và vị trí hơn là những người cụ thể

 Khách quan và chính xác trong khi mô tả công việc

 Sử dụng các từ có tính hành động Nhấn mạnh những gì mà người đảm nhiệm công việc cần phải làm mà không cần giải thích qui trình cần được áp dụng

 Đơn giản và ngắn gọn Không nên làm cho bản mô tả công việc quá rườm rà

2.3 Bản yêu cầu chuyên môn:

2.3.1 Khái niệm:

“ Bản yêu cầu chuyên môn công việc là tài liệu trình bày các yêu cầu về kiến thức,

kỹ năng và năng lực mà một cá nhân cần có để thực hiện được các yêu cầu của công việc.”9

2.3.2 Các thành phần của bản yêu cầu chuyên môn:

 Kiến thức bao gồm: trình độ học vấn, văn bằng, chứng chỉ hỗ trợ công tác chuyên môn

 Kỹ năng: các kỹ năng cần thiết trong cuộc sống: kỹ năng đọc, viết; kỹ năng giao tiếp; kỹ năng thuyết phục; kỹ năng phán quyết; kỹ năng thuyết trình trước đám đông; kỹ năng sáng tạo……

 Kinh nghiệm làm việc;

 Thể lực và khả năng thích ứng đối với điều kiện làm việc

2.3.3 Lưu ý khi lập bản yêu cầu chuyên môn:

Khi lập bản yêu cầu chuyên môn, cần đảm bảo rằng các yêu cầu được liệt kê ra là ở mức độ thiết yếu đối với công việc Đôi khi người ta có xu hướng liệt kê các yêu cầu mong muốn hơn là những yêu cầu thực sự cần thiết Điều này ảnh hưởng đến việc thuê nhân công, đề bạt, tính toán tiền lương và thù lao

9

Nguyễn Thị Ngọc Lan Tài liệu giảng day Quản trị nhân sự 2010