THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH VÀ KIẾN TRÚC HÀ NỘI

Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty • Loại hình doanh nghiệp Công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội hoạt động theo mô hìnhcông ty cổ phần, dựa trên sự đóng góp

THỰC TẾ CÔNG TÁC KẾ TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ HÀNG HÓA TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH

VÀ KIẾN TRÚC HÀ NỘI

2.1 Tổng quan về công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội

2.1.1 Quá trình hình thành và phát triển của công ty cổ phần máy tính

Công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội được thành lập với cácthông tin chính sau:

Tên công ty: Công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội

Tên giao dịch : Artek company

Trụ sở chính: Số 312 C3 Nam Đồng - Đống Đa - Hà Nội

Văn phòng: 4/178 Thái Hà – Đống Đa – Hà Nội

sự phấn đấu nỗ lực không ngừng của toàn bộ cán bộ công nhân viên, công ty

ty có thị trường tiêu thụ rộng lớn hơn không chỉ ở miền Bắc mà còn ở miềnNam, miền Trung và trên khắp cả nước, với các hợp đồng kinh tế bán buôn,đấu thầu các dự án của bạn hàng Vì thế đội ngũ nhân viên, phòng ban củacông ty cũng tăng thêm, hoạt động kinh doanh được mở rộng và doanh số củacông ty cũng nhờ thế mà tăng lên

Từ khởi đầu chỉ có một đội ngũ công nhân viên ít ỏi, năng lực vàchuyên môn còn nhiều bỡ ngỡ cũng như tài chính còn nhiều hạn chế trong bốicảnh đất nước đang tăng tốc trên đà hội nhập khu vực thế giới Hiện nay Công

ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội đã đạt được một số những thành tựuđáng ghi nhận trong đó có một số chỉ tiêu phát triển toàn diện như nguồn nhânlực, tăng vốn trong đầu tư đa kì, thị phần ổn định và đặc biệt là dành đượcngày càng nhiều sự tin cậy của các đối tác kinh doanh cũng như của quýkhách hàng

2.1.2 Chức năng và nhiệm vụ sản xuất kinh doanh của công ty

• Loại hình doanh nghiệp

Công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội hoạt động theo mô hìnhcông ty cổ phần, dựa trên sự đóng góp vốn của các thành viên trong công ty,

có tư cách pháp nhân theo quy định pháp luật Việt Nam, hoạt động theo chế

độ hạch toán kế toán độc lập, có tài khoản riêng tại ngân hàng, có con dấuriêng để giao dịch theo điều lệ tổ chức và hoạt động của công ty, tự chủ vềtình hình tài chính của mình Ban giám đốc là những người đưa ra chiến lượcphát triển của công ty và điều hành chung mọi hoạt động bởi bộ máy quản lýphân cấp chức năng từ trên xuống Công ty hoạt động theo nguyên tắc dânchủ công khai, thống nhất, tôn trọng pháp luật nhằm mục đích phát triển kinhdoanh, bảo toàn và tăng trưởng vốn góp của các thành viên, giải quyết việclàm và đời sống cho người lao động trong công ty, thực hiện đầy đủ nghĩa vụđối với nhà nước theo quy định của pháp luật

• Nhiệm vụ kinh doanh

Qua nhiều thay đổi và thích ứng với tình hình của công ty và thị trường ,hiện nay nghành nghề kinh doanh chính của công ty là:

 Sản xuất và lắp ráp máy tính thương hiệu Artek Power

 Cung cấp máy tính xách tay và thiết bị kỹ thuật số

 Cung cấp linh kiện máy vi tính, thiết bị văn phòng

 Cung cấp và lắp đặt tổng đài, thiết bị viễn thông

 Thiết kế, triển khai lắp đặt hệ thống mạng và công nghệ thông tin

 Tư vấn giải pháp và cài đặt phần mềm tin học

 Dịch vụ bảo trì mạng máy tính

 Cung cấp mực in Laser, mực in phun chính hiệu

 Thiết kế và thi công công trình trang trí nội thất

• Sản phẩm và dịch vụ của công ty

Chuyên cung cấp các loại hàng hoá và dịch vụ sau:

 Máy tính để bàn: Intel, Compaq, HP, IBM, Acer

 Máy chủ: Intel, Compaq, HP, IBM, Acer

 Máy tính xách tay: HP Compaq , IBM, Toshiba, Sony, Acer

 Máy văn phòng: Canon, Recoh, Xerox, Sharp, Brother…

 Máy in Laser: HP, Canon, Epson, Xerox, Samsung

 Máy in phun: HP, Epson, Canon

Máy in kim: Epson

 Plotter: HP

 Mực in: HP

 Thiết bị mạng: Cisco, 3COM, HP, Intel , AMP

 Vật tư, linh kiện : Intel, Gigabyte, A Open, Maxtop, Samsung,…

 Phần mềm: Microsoft

 Tư vấn miễm phí : Máy tính, Máy chủ, Máy in, Hệ thống mạng

 Thiết kế và lắp đặt: Mạng LAN, Mạng WAN

 Dịch vụ phần mềm: Thiết kế theo yêu cầu

2.1.3 Tổ chức bộ máy quản lý tại công ty

Hiện nay, Công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội có một đội ngũnhân viên giỏi về chuyên môn, nghiệp vụ đáp ứng được mọi thách thức củathời đại công nghệ thông tin và yêu cầu của khách hàng ngày càng nhiệt tình,chu đáo với cách phục vụ rất chuyên nghiệp Trong những năm xây dựng và

Để hoàn thiện tốt nhiệm vụ kinh doanh, công ty không ngừng hoàn thiện

và nâng cao bộ máy tổ chức quản lý của mình Để phù hợp với mô hình hoạtđộng, công ty đã lựa chọn mô hình quản lý tập trung theo cơ cấu trực tuyến -chức năng, cơ cấu gọn nhẹ đem lại hiệu qủa công việc cao nhất

• Mô hình tổ chức bộ máy quản lý của công ty thể hiện trên sơ đồ sau:

Quan hệ trực tuyến

Quan hệ chức năng

Sơ đồ 2.1 : Mô hình tổ chức bộ máy quản lý và hoạt động

kinh doanh của công ty

Bộ phận kho – giao - vậnShowroom

2.1.4 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh một số năm gần đây

100 75,4 24,6 100 64,5 35,5

19.114.873.852 14.856.647.586 4.258.226.270 19.114.873.852 12.577.586.990 6.537.286.862

100 77,7 22,3 100 65,8 34,2

Biểu số 2.1: Tình hình tài sản và nguồn vốn của công ty

3.Lợi nhuận gộp về BH&CCDV 4.615.500.840 5.063.604.100 448.103.260 109,7

5 Chi phí hoạt động tài chính

Trong đó: Chi phí lãi vay 138.769.348138.769.348 200.235.253200.235.253 61.465.90561.465.905 144144

12 Tổng lợi nhuận trước thuế 1.359.105.532 1.772.519.447 413.413.915 130,4

17 Thu nhập bình quân đầu người 2,5 triệu/ người 3triệu/người 0,5triệu/người 1,2

Biểu số2.2: Kết quả hoạt động kinh doanh

Qua bảng số liệu trên ta nhận thấy vốn của công ty tiếp tục tăng, quy môngày càng được mở rộng Vì là một công ty thương mại do vậy công ty cómột tỷ lệ về TSCĐ tương đối thấp Tỷ lệ vốn của công ty tập trung tương đốicao ở vốn lưu động, giúp công ty hiệu quả hơn trong việc sử dụng vốn mộtcách linh hoạt Cơ cấu nguồn vốn của công ty cũng được duy trì tương đối ổnđịnh trong đó khả năng tự chủ của công ty đạt mức trên 30% Sở dĩ tỷ trọng

nợ phải trả là tương đối cao (65.8%) là do công ty phải nhập hàng tương đốilớn dẫn đến công nợ phải trả là lớn Tuy nhiên với kết quả hoạt đông kinhdoanh cùng uy tín của công ty, công ty vẫn nhận được sự tin tưởng của bạnhàng Cùng với việc áp dụng các biện pháp làm nâng cao lợi nhuận, hoànthiện cơ chế kinh doanh, cắt giảm chi phí, kết qủa kinh doanh của công tykhông ngừng phát triển Với những kết quả đạt được,trong thời gian tới công

ty hoàn toàn có thể thực hiện được các mục tiêu của mình đó là : Mở rộng thịtrường tiêu thụ, nâng cao tốc độ tăng trưởng, nâng cao lợi nhuận, …

Để có thể đạt được những kết qủa như trên, cùng với những thuận lợi giúpcho sự phát triển của công ty cũng không ít những khó khăn cần vượt qua

 Vốn lưu động bằng tiền mặt thấp do công nợ của các khách lẻ phải để lâu,một số khách mua buôn thanh toán không tốt và đặc biệt là hàng tồn kho ởmức cao Cần có biện pháp giải quyết, quản lý tốt nguồn vốn này

 Vốn tự có là không nhiều dẫn đến không tự chủ về nguồn vốn hiện có Cần bổsung thêm nguồn vốn tự có của công ty

Với những thuận lợi và khó khăn mà công ty đang gặp phải , Công ty cổ

Kế toán trưởng

phần máy tính và kiến trúc Hà Nội cần có một số thay đổi, bổ sung thêm

nhằm tạo điều kiện để công ty ngày một phát triển hơn

2.1.5 Thực tế tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội

2.1.5.1 Tổ chức bộ máy kế toán tại công ty

Xuất phát từ đặc điểm tổ chức kinh doanh và tổ chức quản lý, công tác kếtoán của công ty được tổ chức theo hình thức tập trung Theo mô hình này,công ty chỉ mở một bộ sổ kế toán, tổ chức một bộ máy kế toán để thực hiện tất

cả các giai đoạn hạch toán ở mọi phần hành kế toán Toàn bộ công việc kế toánđược tập trung tại phòng kế toán của công ty Phòng kế toán phải thực hiệntoàn bộ công tác kế toán từ thu thập thông tin, xử lý chứng từ, ghi sổ kế toán vàlên báo cáo tài chính Tổ chức bộ máy kế toán (xem sơ đồ 2.2)

Kế toán vậttư

Kế toán bán

hàng

Kế toán hoáđơn GTGT

Sơ đồ 2.2: Mô hình tổ chức bộ máy kế toán tại công ty cổ phần máy

 Mối quan hệ giữa bộ máy kế toán và các phòng ban khác

Mỗi một phòng ban trong bộ máy tổ chức quản lý được giao một nhiệm vụkhác nhau và phải chịu trách nhiệm trước ban giám đốc của công ty về nhiệm vụcủa mình.Tuy nhiên các phòng ban này có mối quan hệ hữu cơ với nhau tạo nênmột mối thống nhất hỗ trợ, cung cấp các thông tin liên quan để hoàn thànhnhiệm vụ của mỗi phòng ban nói riêng và nhiệm vụ của toàn công ty nói chung

Từ đó thúc đẩy hiệu quả hoạt động của công ty ngày càng cao hơn

Các phòng ban đóng vai trò nòng cốt trong việc tổ chức hoạt động củacông ty, trong đó phải kể đến sự đóng góp đáng kể của phòng kế toán Vớiquy mô hoạt động của công ty, bộ máy kế toán của công ty được tổ chức theokiểu tập chung đã hỗ trợ cho việc kiểm tra, giám sát hoạt động các phòng bancủa lãnh đạo công ty Nhờ vậy ban lãnh đạo của công ty có thể giám sát mộtcách tổng quan hoạt động của toàn công ty, đưa ra các quyết định khenthưởng, phạt tới các phòng ban, cá nhân một cách chính xác cũng như cácquyết định kinh doanh nhanh chóng, kịp thời với nhu cầu thị trường và yêucầu quản trị Thông qua các số liệu kế toán qua các tháng, quý, năm để phòngkinh doanh của công ty có kế hoạch bán hàng, tìm nguồn hàng đảm bảo chấtlượng và giá cả hợp lý Đồng thời, bộ máy kế toán là cánh tay đắc lực hỗ trợ

cho mọi quyết định quản lý của ban giám đốc công ty.

2.1.5.2 Thực tế vận dụng chế độ kế toán tại công ty

Chế độ kế toán hiên nay công ty đang áp dụng là chế độ kế toán banhành theo quyết định 15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 Của Bộtrưởng Bộ Tài Chính đã được cập nhật, bổ sung theo những thay đổi của chế

độ và thiết kế cho phù hợp với đặc thù hoạt động của công ty

• Niên độ kế toán của công ty trùng với năm dương lịch, bắt đầu từ ngày01/01 và kết thúc vào ngày 31/12 hàng năm

• Công ty thực hiện tính thuế GTGT theo phương pháp khấu trừ

• Phương pháp kế toán tổng hợp hàng tồn kho là phương pháp kê khai thườngxuyên

• Phương pháp kế toán chi tiết hàng tồn kho là phương pháp thẻ song song

• Phương pháp xác định giá trị hàng hoá nhập, xuất kho: Giá nhập là giá thực

tế mua hàng và các chi phí trực tiếp đến việc mua hàng, giá xuất kho là giábình quân gia quyền

• Phương pháp tính khấu hao TSCĐ là phương pháp khấu hao nhanh

• Sổ kế toán áp dụng theo hình thức Nhật ký chung

Chế độ chứng từ, chế độ tài khoản, chế độ sổ sách và chế độ báo cáo kếtoán đều được vận hành theo chế độ kế toán hiện hành, luôn được cập nhậttheo những thay đổi mới nhất trong chế độ Hình thức sổ kế toán hiện naycông ty sử dụng là hình thức Nhật ký chung với trình tự hạch toán được thểhiện trên sơ đồ

Hiện nay công ty đang áp dụng phần mềm kế toán máy ASIA Quy trình

kế toán khi áp dụng kế toán máy ( xem sơ đồ 2.3)

Ngiệp vụ kinh tế phát sinh

Sơ đồ 2.3 : Quy trình xử lý số liệu của phần mềm kế toán Asia

Dựa vào các chứng từ kế toán phát sinh, kế toán viên chỉ cần nhập các sốliệu đầu vào phát sinh, máy tính sẽ tự động phân tích tài chính, kết chuyểnvào các báo cáo và sổ sách khi có yêu cầu của người sử dụng Với sự hỗ trợcủa phần mềm kế toán máy, công tác kế toán của công ty mặc dù rất phức tạp

và khối lượng các nghiệp vụ phát sinh nhiều nhưng với bộ máy kế toángọnnhẹ vẫn được tiến hành rất thành công, thuận tiện, cung cấp kịp thời thôngtin cho các đối tượng quan tâm và phục vụ công tác quản lý hoạt động kinhdoanh của đơn vị

Sổ kế toán chi tiết, sổtổng hợp và các báo cáo

kế toán

Hiện nay công ty đang áp dụng hệ thống chứng từ theo quyết định số15/2006/QĐ- BTC ngày 20/03/2006 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính Là mộtcông ty thương mại và dịch vụ, hoạt động theo mô hình công ty cổ phần, nêncông ty sử dụng hệ thống chứng từ về các hoạt động kinh doanh và dịch vụ,các chính sách về tiền lương và các hoạt động khác.

Các chứng từ phát sinh ở đâu sẽ do kế toán của bộ phận đó lập nên vàchứng từ phát sinh ở công ty sẽ do các nhân viên kế toán phần hành chịu tráchnhiệm tổng hợp Việc sử dụng chứng từ trong quá trình hạch toán kế toán tạicông ty đều tuân thủ theo quy định, những hướng dẫn của nhà nước về chế độlập, sử dụng và lưu trữ chứng từ

 Tổ chức hệ thống tài khoản kế toán tại công ty

Nhằm quản lý và thực hiện đúng chế độ kế toán, căn cứ theo tình hìnhthực tế kinh doanh của công ty Công ty đã sử dụng hệ thống tài khoản theođúng quyết định 15/2006/ QĐ- BTC ban hành ngày 20 tháng 3 năm 2006 của

Bộ Tài Chính với hệ thống tài khoản liên quan đến lĩnh vực hoạt động kinhdoanh hàng hoá và dịch vụ của công ty

 Vận dụng hệ thống sổ sách kế toán tại công ty

Công ty sử dụng hệ thống sổ sách kế toán theo hình thức Nhật ký chung

để quản lý các nghiệp vụ kế toán phát sinh và tổ chức ghi sổ theo quy trình xử

lý của phần mềm kế toán ASIA (xem sơ đồ 2.4)

Chứng từ kế toán

Nhật ký chungMáy tính( phần mềm Aisa)

Ghi cuối tháng, cuối kỳ

Quan hệ đối chiếu

Sơ đồ 2.4: Quy trình xử lý sổ sách kế toán theo hình thức

Nhật ký chung theo phần mềm kế toán Asia

Hiện tại sổ sách của công ty được lưu trữ ở hai dạng:

 Lưu trữ trên phần mềm máy tính

 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại công ty

Công ty sử dụng hệ thống báo cáo tài chính theo quyết định15/2006/QĐ-BTC ban hành ngày 20/3/2006 của Bộ Tài Chính, bao gồm 4báo cáo cơ bản là: Bảng cân đối kế toán, Báo cáo kết quả kinh doanh, Báo cáolưu chuyển tiền tệ, Thuyết minh báo cáo tài chính

- Bên cạnh các báo cáo tài chính bắt buộc phải lập, công ty còn xây dựng hệthống báo cáo quản trị để phục vụ công tác quản lý chung của công ty: Báocáo doanh thu, tổng hợp vật tư, bảng kê bán hàng và công nợ, bảng kê muahàng và công nợ, biên bản đối chiếu công nợ,…

2.2 Thực tế công tác kế toán tiêu thụ hàng hóa và xác định kết quả tiêu thụ

tại công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội

2.2.1 Đặc điểm công tác tiêu thụ và quản lý tiêu thụ hàng hoá tại công ty

cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội

2.2.1.1 Đặc điểm hàng hoá và các phương thức tiêu thụ

• Đặc điểm hàng hoá kinh doanh của công ty

Là một công ty thương mại thuần tuý, chuyên cung cấp các loại máy vitính, linh kiện máy vi tính, thiết bị văn phòng, thiết bị kỹ thuật số, thiết kế,triển khai lắp đặt hệ thống mang và công nghệ thông tin Mặt hàng kinhdoanh của công ty chủ yếu bao gồm:

Máy tính, thiết bị tin học, truyền thông như: Máy chủ, máy tính cá nhân,các linh kiện máy tính như loa, chíp, ram, USB, HDD, FDD, Mouse,keyboard, Mainboard, các thiết bị mạng Lan, Wan, giải pháp mạng khôngdây, màn hình,…

Các thiết bị văn phòng như: Máy photo, máy fax, máy in, máy scan,mực in,…

Thiết bị điện tử như: Máy chiếu, máy ảnh số, máy camera,…

Với quan hệ rộng rãi và chặt chẽ với các hãng sản xuất thiết bị tin họcvăn phòng hàng đầu thế giới trong lĩnh vực máy tính, thiết bị mạng, máy tínhvăn phòng, trong nhiều năm qua công ty là đại lý của các hãng máy tính nổitiếng trên thế giới như: IBM, HP, COMPAQ, TOSHIBA, SONY, ACER,…Công ty còn cung cấp các sản phẩm và dịch vụ in ấn, máy in hoá đơn siêu thị,máy in mã vạch lớn trên thế giới như HP, CANON, RECOH, XEROX,SHARP, BROTHER, EPSON,…; là đại lý tiêu thụ các sản phẩm, thiết bịmạng của các nhà sản xuất thiết bị mạng lớn như: 3COM, HP, AMP, CISCO,

… Ngoài ra công ty còn là bạn hàng của các hãng máy tính nổi tiếng như:INTEL, SAMSUNG, LG, KINGTON…

Hàng hoá của công ty chủ yếu là mua về nhập kho trước khi tham giavào quá trình lưu chuyển hàng hoá tiếp theo Vì vậy công tác bảo quản, lưutrữ hàng hoá tại kho cũng được công ty hết sức quan tâm Hiện nay hàng hoácủa công ty được lưu trữ ở nhiều kho khác nhau, mỗi kho đều có đủ sản phẩmkinh doanh để thuận lợi cho việc bốc dỡ, vận chuyển, tiêu thụ Việc quản lýhàng hoá tại các kho của công ty được thực hiện trên máy vi tính thông quaphần mềm kế toán ASIA Khi tiến hành khai báo, kế toán phải mã hoá chotừng danh mục hàng hoá Việc mã hoá các đối tượng quản lý giúp cho người

sử dụng có thể thuận tiện nhận diện, tìm kiếm, không gây nhầm lẫn giữa cácloại hàng hoá với nhau Hàng hoá tại công ty rất phong phú và đa dạng vì vậyviệc mã hóa các hàng hóa được sử dụng theo phương pháp mã hoá gợi nhớ.Theo phương pháp này, ta sử dụng chữ viết tắt của đối tượng cần mã hoá.Trích danh mục hàng hoá của công ty (xem biểu số 2.3)

3 MOAC0006 Acer LCD Monitor 17” Wide

• Phương thức tiêu thụ hàng hoá của công ty

• Thị trường tiêu thụ hàng hoá của công ty

Thị trường các sản phẩm tin học là một thị trường trải rộng, chủng loạisản phẩm đa dạng và phong phú dẫn đến nhu cầu của khách hàng là muônmàu, muôn vẻ Do đó, có nhiều hướng phân bổ thị trường, phương thức bánhàng cũng như chính sách giá cả để thu hút khách hàng mà công ty đề ra

Mua hàng là khâu đầu tiên trong quá trình lưu chuyển hàng hoá,; vì vậy,việc mua hàng được tổ chức tốt hay không sẽ ảnh hưởng rất lớn đến việc tiêuthụ hàng hoá và kết quả của hoạt động sau này Giai đoạn mua hàng kể từviệc tìm kiếm đối tác cung cấp, vận chuyển hàng hóa, lưu kho hàng hoá đềuđược công ty quan tâm đến rất nhiều để sao cho có nguồn cung cấp hàng hoáđảm bảo chất lượng, gía cả hợp lý, chi phí lưu kho, bảo quản hàng hóa là thấpnhất nhưng vẫn phải đảm bảo chất lượng theo yêu cầu

Hàng hóa sau khi đã mua và nhập kho của công ty thì điều quan trọngquyết định đến doanh thu của công ty là tìm được khách hàng để tiêu thụ sảnphẩm đó với lợi nhuận mang lại càng cao càng tốt nhưng phải đảm bảo tínhhợp lý và có thể cạnh tranh cùng các công ty cùng nghành khác Hiện nay thị

trường tiêu thụ của công ty đã mở rộng trên các tỉnh trong cả nước, các kháchhàng của công ty ngày càng phong phú hơn, không chỉ là các cá nhân, các bạnhàng quen thuộc mà nó đã có tiếng nói trên thị trường; các tổ chức, đơn vị đãtìm đến với công ty ngày một nhiều hơn Các khách hàng quen thuộc củacông ty như: Công ty cổ phần thương mại 3C, Công ty cổ phần thương mạiTID, Công ty cổ phần ứng dụng công nghệ HTC, Công ty cổ phần tin học HàViệt, Công ty cổ phần kinh doanh tổng hợp thiết bị điện tử,

• Các phương thức tiêu thụ hàng hoá của công ty

Công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội là một doanh nghiệpthương mại Công việc chủ yếu của công ty là khâu trung gian chu chuyểnhàng hoá từ nhà sản xuất đến tay người tiêu dùng Phương thức kinh doanhcủa công ty là thông qua hệ thống cửa hàng để giới thiệu và tiêu thụ hàng hoá,đồng thời công ty còn có hệ thống quảng cáo sản phẩm qua mạng Internet vàbán hàng qua điện thoại,… Toàn bộ hoạt động kinh doanh của công ty dophòng kinh doanh, phòng kế toán, bộ phận kho, bộ phận giao vận của công tyđảm nhiệm Trong qúa trình kinh doanh hàng hóa, mỗi bộ phận tham gia đều

có chức năng và nhiệm vụ riêng và được phân công phân nhiệm rõ ràng:

 Phòng kinh doanh chủ yếu phụ trách công việc xây dựng kế hoạch và phương

án kinh doanh hàng hoá, tìm kiếm thị trường, giao dịch và ký kết hợp đồngkinh tế với các đối tác; tiến hành nhập hàng hóa, nhận hàng, vận chuyển hàng

về nhập kho, tiến hàng giao hàng hóa tiêu thụ cho khách hàng, kiểm tra chấtlượng mua bán trong quá trình mua bán, đề xuất gía bán phù hợp cho từngmặt hàng

 Phòng kế toán phụ trách các giao dịch thanh toán trong qúa trình kinh doanh

hàng hóa như thanh toán với ngân hàng, với nhà cung cấp, và với khách hàng;hạch toán các nghiệp vụ liên quan trong kinh doanh hàng hoá; tính toán vàphản ánh chính xác đầy đủ giá trị hàng mua và các khoản chi phí phát sinh để

P Kinh doanh P KDP KT Bộ phận kho P KDP KT P Kinh doanh

Ký kết hợp đồng với khách hàng N hập hàng hoá Lưu kho hàng hoá Tiêu thụ hàng hoá Thanh lý hợp đồng với khách hàng

từ đó tính chính xác giá trị của hàng nhập kho và giá vốn của hàng bán; phảnánh doanh thu tiêu thụ, kết quả hoạt động kinh doanh hàng hoá của công ty

 Bộ phận kho hàng hóa của công ty cùng với phòng kinh doanh phụ trách việc

nhập, xuất kho hàng hóa; đảm bảo chất lượng và số lượng hàng hoá trong quátrình lưu kho, cùng với phòng kế toán chịu trách nhiệm theo dõi và phản ánhchính xác đầy đủ, kịp thời số lượng hàng hoá nhập, xuất và tồn kho

 Bộ phận giao vận đảm bảo đem hàng hoá đúng chất lượng, mẫu mã đến tận

người tiêu dùng, cài đặt các phần mềm cần thiết cho khách hàng và hỗ trợ chokhách hàng khi cần thiết

 Quá trình kinh doanh hàng hoá của công ty

Sơ đồ 2.5: Quy trình kinh doanh hàng hoá tại công ty

Hàng năm, phòng kinh doanh xây dựng kế hoạch kinh doanh cho cả năm

và cho từng tháng một Cuối tháng này, phòng kinh doanh sẽ đề ra chỉ tiêu vàdoanh số ước tính cho tháng sau Phòng kinh doanh tìm kiếm, giao dịch và kýkết hợp đồng kinh tế với khách hàng Từ đó cùng với phòng kế toán tiến hànhnhập hàng hoá Hàng hoá sau khi được nhân viên phòng kinh doanh kiểm tra

chất lượng sẽ được nhập kho công ty và sau đó được giao cho khách hàng tạikho của công ty Sau khi hàng hóa của hợp đồng đã giao hết, toàn bộ tiềnhàng cũng như các điều khoản khác của hợp đồng đã được hai bên thực hiệnxong thì hai bên sẽ tiến hành thanh lý hợp đồng và một hợp đồng kinh tế củacông ty đã được hoàn thành.

Hiện tại, công ty đang tiến hành tiêu thụ hàng hóa dưới hai hình thức chủyếu đó là bán buôn và bán lẻ cho khách hàng

• Phương thức bán buôn

Bán buôn là hình thức bán hàng cho người kinh doanh trung gian chứkhông phải là bán thẳng cho người tiêu dùng Đối tượng mua hàng của hìnhthức này không phải là các cá nhân nhỏ lẻ mà là các công ty, công trình dự án,

… ; khối lượng hàng hoá lớn Với hình thức này, việc tiêu thụ hàng hoá thựchiện thông qua đơn đặt hàng hoặc thông qua việc ký kết hợp đồng kinh tế đểtạo cơ sở vững chắc về pháp luật trong quá trình kinh doanh Hoạt động tiêuthụ hàng hoá theo phương thức bán buôn của công ty có tính ổn định khá cao;khách hàng của công ty là những đối tác làm ăn lâu năm, có uy tín

Phương thức bán buôn của công ty được thực hiện dưới hai hình thức làbán buôn qua kho và bán buôn vận chuyển thẳng Trong đó, hình thức chủyếu mà công ty áp dụng là bán buôn qua kho Thủ kho sau khi kiểm tra phiếuxuất kho, kiểm tra chất lượng và số lượng hàng hoá xuất kho mới giao cho bộphận giao vận Hình thức bán buôn này sẽ giúp công quản lý chặt chẽ giá vốnhàng bán, kiểm tra được chất lượng hàng hoá trước khi giao cho khách hàng.Bên cạnh đó còn sử dụng phương thức bán buôn hàng hoá vận chuyểnthẳng: Phương thức này được công ty áp dụng chủ yếu dưới hình thức giaohàng trực tiếp (hay giao tay ba) Căn cứ vào nhu cầu và điều kiện thực tế,công ty sẽ tiến hành ký kết hợp đồng với các nhà cung cấp và thoả thuận địađiểm giao hàng Phương pháp này sẽ giúp giảm được đáng kể chi phí vận

chuyển và chi phí qua kho cho công ty, đồng thời nó đảm bảo đáp ứng kịpthời nhu cầu về hàng cho khách hàng.

• Phương thức bán lẻ tại cửa hàng

Bán lẻ hàng hoá là việc bán thẳng cho người tiêu dùng Khách hàng chủyếu của phương thức này là khách lẻ và khối các công ty, tổ chức, cơ quan cónhu cầu thay thế , sửa chữa hệ thống máy tính, thiết bị máy tính, hệ thốngmạng thông tin của cơ quan mình

• Hình thức xuất hàng để tiêu dùng nội bộ

Trong quá trình kinh doanh, để giới thiệu và khuyến khích khách hàngtiêu dùng sản phẩm của mình, công ty cũng thường xuyên tổ chức các đợtkhuyến mại cho khách hàng bằng hàng hoá của công ty Ngoài ra hàng hoácủa công ty cũng được sử dụng phục vụ cho quá trình kinh doanh và được coi

là hàng hoá tiêu dùng nội bộ

 Như vậy, với các hình thức bán hàng của công ty đã khai thác tối đa thịtrường tiêu thụ, đảm bảo hàng hóa của mình đến được tận tay người tiêu dùng

từ đó mở rộng thị phần của công ty Có thể nói, phương thức bán hàng củacông ty đã và đang góp phần đưa mặt hàng của công ty đến được nhiều thịtrường mới mẻ hơn và giúp công ty dần có tiếng nói trong lĩnh vực công nghệthông tin

2.2.1.2.Các phương thức thanh toán của công ty

Công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội thực hiện phương thứcthanh toán hết sức đa dạng, phụ thuộc vào sự thoả thuận giữa hai bên theohợp đồng kinh tế đã ký kết bao gồm: Tiền mặt hoặc chuyển khoản, trong đóhình thức thanh toán thường sử dụng là chuyển khoản vào tiền gửi ngân hàng.Việc thanh toán có thể là thanh toán toàn bộ, đặt trước tiền hàng đối vớinhững khách hàng mới, mua với số lượng lớn hoặc thanh toán chậm sau mộtthời gian nhất định sau khi người mua nhận được hàng (thời hạn thanh toánchậm tuỳ thuộc vào điều khoản thanh toán trong hợp đồng quy định và tuỳ

thuộc vào mối quan hệ với khách hàng, nhưng thông thường dưới 30 ngày).Công ty luôn tạo điều kiện thuận lợi cho khách hàng trong khâu thanh toánđồng thời không gây thiệt hại về kinh tế cho bản thân doanh nghiệp.

Các phương thức thanh toán cụ thể của công ty như sau:

• Đối với bộ phận khách lẻ

 Mua hàng trực tiếp tại cơ sở Artek:

Đặt cọc tối thiểu 30% khi mua linh kiện (trước khi giao hàng)

Đặt cọc tối thiểu 10% khi mua bộ máy (trước khi giao hàng)

Thanh toán hết số còn lại sau khi giao hàng, lắp đặt

Trường hợp đặc biệt cho nợ là khi có bảo lãnh của nhân viên trong công

ty, có xác nhận của trưởng bộ phận và giám đốc

 Mua hàng gián tiếp qua điện thọai, qua mạng:

Xác định rõ đối tượng khách hàng (đơn vị, tên, điện thoại cố định…)Thanh toán 100% số tiền sau khi giao hàng, lắp đặt

 Đối với khách hàng là công ty lớn, tổ chức, liên doanh, phi chính phủ, nhàmáy, cơ quan nhà nước: Tính giá cộng thêm từ 1% -> 3% tuỳ theo kháchhàng thanh toán nợ nhanh hay chậm và phức tạp hay không phức tạp Việctính giá tăng, thông qua ban giám đốc công ty Đối đa 1 tháng kể từ ngày giaohàng, khách hàng phải thanh toán cho công ty

• Đối với bộ phận bán buôn:

 Tất cả khách hàng được mở tín dụng phải được thông qua trưởng bộ phận vàban giám đốc, mức tín dụng sẽ được căn cứ vào việc thanh toán nhanh haychậm và doanh số của khách hàng

 Khách hàng sẽ phải thanh toán sau 15 ngày kể từ ngày giao hàng

 Đối với các đơn hàng đặc biệt hoặc trị giá 3000$ trở lên phải có hợp đồngkinh tế do giám đốc kí hoặc người được uỷ quyền kí

 Đối với các công ty nhỏ hoặc chưa có mức tín dụng thì phải thanh toán bằngtiền mặt

 Việc áp dụng nhiều hình thức thanh toán tuy làm cho công tác kế toán cóphần phức tạp hơn trong quá trình theo dõi nhưng bù lại tạo điều kiện thuậnlợi cho khách hàng Đây cũng là điều mà luôn đặt ra và thực hiện nhằm thuhút thêm khách hàng đến với công ty.

2.2.2 Kế toán tiêu thụ hàng hoá tại Công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội

Việc quản lý hàng hoá trong khâu tiêu thụ đòi hỏi sự phối hợp công việccủa nhiều bộ phận liên quan để đảm bảo việc quản lý hàng hoá về mặt sốlượng và chất lượng Với đặc thù kinh doanh hàng hoá của công ty, một yêucầu quan trọng là theo dõi được tình hình tiêu thụ hàng hoá theo từng hợpđồng theo dõi được tình hình công nợ của từng khách hàng trong từng lầngiao dịch Trong việc thực hiện các yêu cầu trên thì công tác kế toán của công

ty có một vai trò rất quan trọng Kế toán cần cung cấp thông tin về tiêu thụhàng hoá một cách chính xác, đầy đủ và kịp thời cho các nhà quản lý để cácnhà quản lý có thể theo dõi một cách chặt chẽ mọi vấn đề liên quan đến tìnhhình tiêu thụ hàng hoá, từ đó có các quyết định phù hợp để nâng cao hiệu quảtiêu thụ hàng hoá của công ty

2.2.2.1 Phương pháp kế toán nghiệp vụ xuất kho hàng hoá

Đối với việc xuất kho hàng hoá theo phương thức bán buôn thì cácchứng từ sử dụng là Hợp đồng kinh tế, Bảng báo giá, Hoá đơn GTGT, Phiếuxuất kho, Biên bản thanh lý hợp đồng Đối với bán lẻ thường không có hợpđồng kinh tế, thay vào đó là các đơn đặt hàng qua điện thoại, qua fax, hay cánhân, tổ chức trực tiếp đến tại công ty mua hàng; do đó, chứng từ thường sửdụng trong công tác bán lẻ là Hoá đơn GTGT, Phiếu xuất kho,…

Dưới đây là một ví dụ về hợp đồng kinh tế của công ty (xem biểu số 2.4)

Biểu số 2.4

CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Bên A: Công ty cổ phần ứng dụng công nghệ tin học HTC

Địa chỉ: Số 354 Lê Duẩn – Đống Đa - Hà Nội

Bên B: Công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội

Điạ chỉ: Số 4 ngõ 178 Thái Hà – Hà Nội

Đại diện: Ông Vũ Đức Cường

Chức vụ: Giám đốc

Hai bên thoả thuận ký hợp đồng cung cấp máy tính với những điều khoản sau:

Điều 1: Mô tả hàng hoá

Bên B cung cấp cho bên A các thiết bị sau:

Giá trên chưa bao gồm VAT

Điều 3: Phương thức, điều kiện và thời gian thanh toán

Điều 4: Thời gian, địa điểm và điều kiện giao hàng

Điều 5: Hiệu lực của hợp đồng

Hợp đồng này được lập thành 02 bản có giá trị pháp lý như nhau: Bên A giữ 01 bản, bên B giữ 01 bản.

Đại diện bên A

( Giám đốc ký tên, đóng dấu) Đại diện bên B(Giám đốc ký tên, đóng dấu)

Ngày 3/12/2007, căn cứ vào hợp đồng kinh tế mua hàng của công ty cổphần ứng dụng công nghệ tin học HTC ngày 1/12/2007, phòng kinh doanh sẽbáo lên phòng kế toán lệnh xuất kho; khi đó kế toán sẽ lập Hoá đơn GTGT.Hoá đơn GTGT được lập thành 3 liên có nội dung hoàn toàn giống nhau:

Liên 1: Màu tím, lưu tại quyển hoá đơn, kế toán giữ làm căn cứ vào sổ Liên 2: Màu đỏ giao cho khách hàng

Liên 3: Màu xanh, luân chuyển trong đơn vị để xuất kho hàng hoá, để thủ

kho ghi thẻ kho, để hạch toán nghiệp vụ bán hàng và làm cơ sở để thanh toántiền hàng cho khách hàng

Kế toán lập hoá đơn GTGT đồng thời lập luân cả phiếu xuất kho kiêmbảo hành Phiếu xuất kho kiêm bảo hành được lập thành 02 liên

Liên 1: Giao cho khách hàng làm căn cứ bảo hành sau bán hàng

Liên 2: Lưu và là căn cứ để thủ kho vào thẻ kho

Ví dụ về hoá đơn GTGT (xem biểu 2.5) và phiếu xuất kho kiêm bảohành (xem biểu 2.6) của hợp đồng kinh tế ngày 1/12/2007 trên

Biểu số 2.5

Biểu số 2.6

CÔNG TY CỔ PHẦN MÁY TÍNH VÀ KIẾN TRÚC HÀ NỘI

ARTEK COMPANY Trụ sở: số 4 ngõ 178 Thái Hà - Đống Đa – Hà Nội Điện thoại: 04.5375949 * Fax: 04.5375950 Email: sale@artekjsc.com

artek@fpt.vn

PHIẾU XUẤT KHO KIÊM BẢO HÀNH

Ngày 3 tháng 12 năm 2007 Bên giao: Công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà nội

Địa chỉ: Số 4 ngõ 178 Thái Hà - Đống Đa - Hà Nội

Bên nhận: Công ty cổ phần ứng dụng công nghệ tin học HTC

Địa chỉ: số 354 Lê Duẩn - Đống Đa – Hà Nội

Điện thoại: 04.6645123 Số phiếu: 856

1 Bàn phím samsung

PS/2(PKB-720)

HOÁ ĐƠN GIÁ TRỊ GIA TĂNG

Liên 2: Giao cho khách hàng Ngày 3 tháng 12 năm 2007

Mẫu số:01 GTKT-3LL KH/2007B

29449 Đơn vị bán hàng : Công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội

Địa chỉ : Số 4 ngõ 178 Thái Hà - Đống Đa – Hà Nội

Điện thoại : 04 5375949

Fax : 04.5375950

Mã số thuế : 0101643127

Số tài khoản : 102.010.000.185958 tại Ngân hàng Công thương Hoàn Kiếm

Họ và tên người mua hàng : Phòng kinh doanh

Tên đơn vị : Công ty cổ phần ứng dụng công nghệ tin học HTC

Địa chỉ : 354 Lê Duẩn - Đống Đa – Hà Nội

Hình thức thanh toán : Tiền mặt MS : 0100101273

Tổng cộng tiền thanh toán : 85.960.875

Số tiền viết bằng chữ: Tám mươi năm triệu chin trăm sáu mươi nghìn tám trăm bảy

mươi năm đồng

Người mua hàng

(Ký, họ tên) Người bán hàng(Ký, họ tên) Thủ trưởng đơn vị( Ký, họ tên)

LCD 17”

Điều kiện bảo hành:

1 Chúng tối từ chối bảo hành nếu khách hàng không mang theo phiếu bảo hành của công ty hoặc tem bảo hành bị rách, bóc, tẩy xoá, chữa,

2 Chúng tôi từ chối bảo hành nếu thiết bị mắc các lỗi sau:

 Có hiện tượng móp méo, trầy xước do đánh rơi va đập

 Gẫy, vỡ, nứt do sử dụng sai điện áp, cắm ngược dây, chập điện,

 Hỏng do sử dụng sai, không theo hướng dẫn của nhà sản xuất

 Tất cả các lỗi hỏng về phần mềm

 Biên bản thanh lý hợp đồng: Khi kết thúc một hợp đồng kinh tế, toàn bộ hàng

hoá theo hợp đồng đó, toàn bộ số tiền phải thanh toán theo hợp đồng và cácđiều khoản đã được thực hiện thì hai bên sẽ lập biên bản thanh lý hợp đồng.Biên bản này có thể do một trong các bên ký hợp đồng lập, gửi cho bên đốitác theo như quy định Biên bản thanh lý hợp đồng có nội dung tương tự nhưhợp đồng, chỉ khác là hai bên lúc này đánh giá việc thực hiện hợp đồng kinh

tế đã ký và hai bên nhất trí kết thúc hợp đồng

 Lưu trữ chứng từ: Các biên bản kinh tế, các bản phụ lục hợp đồng được kế

toán bán hàng lưu riêng theo từng năm trong một tập Hoá đơn GTGT đượclưu trong tập chứng từ hàng tồn kho theo từng tháng, được lưu trong tậpchứng từ của tháng đó Nhờ cách lưu chứng từ một cách khoa học và hợp lý,nên việc kiểm tra sử dụng lại chứng từ, nghiệp vụ chứng từ trở nên dễ dànghơn

Khái quát quy trình luân chuyển chứng từ (xem sơ đồ 2.6)

Đề nghị xuất hàng trên cơ sở HĐKT lập phiếu xuất kho kiêm bảo hành Lập hoá đơn GTGT Ký hoá đơn GTGT

Xuất kho, ghi thẻ kho

Thủ kho

Hạch toán nghiệp vụ BH

Kế toán

Sơ đồ 2.6: Quy trình luân chuyển chứng từ trong nghiệp vụ bán hàng tại

công ty cổ phần máy tính và kiến trúc Hà Nội

Căn cứ vào chứng từ gốc, kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào máy tính

Thông qua quá trình xử lý của phần mềm kế toán , kế toán sẽ kết xuất ra các

sổ sách kế toán cần thiết Sau đây là ví dụ về một số nghiệp vụ phát sinh trong

tháng 12 năm 2007

NV1: Xuất bán cho công ty cổ phần ứng dụng công nghệ tin hoc HTC

theo hoá đơn số 29449 như trên đã trình bày Giá vốn của lô hàng này như

sau: 50 bàn phím samsung PS/2 (PKB – 720) giá 5.510.500 đồng ; 20 màn

hình tinh thể lỏng Samsung LCD 17” giá 71.240.000 đồng

NV2: Ngày 3/12, Công ty xuất bán cho công ty cổ phần & thương mại

3C, phát hành hoá GTGT số 29450 gồm: 30 Chuột quang không dây V320,

giá thanh toán là 660.000 đ/ 1C (thuế VAT 10%), giá vốn 520.000 đ/ 1C

NV3: Ngày 5/12 Công ty cổ phần tin học Hà Việt đề nghị trả lại một số

hàng bị lỗi của hoá đơn GTGT số 29320 gồm 2 cái CPU Box Pentium E2140

với giá 1.165.800đ/1c (chưa có thuế VAT 10%); giá vốn 798.000đ/1c; 1 ổ

cứng HDD Samsung 80 GB 5400 rpm giá 738.072đ/1c (chưa có thuế VAT

10%), giá vốn 650.000đ/1c Công ty đã đồng ý nhập lại toàn bộ số hàng đó

và trả lại cho khách hàng bằng cách trừ đi số tiền hàng mà khách còn thiếu.NV4: Ngày 5/12 Công ty xuất bán 3 hộp mực đen cho máy in 720HP45A theo hoá đơn GTGT số 29453, giá thanh toán 495.000đ/ 1h (thuếVAT 10%), giá vốn 430.000đ/1h Tiền công đổ mực là 140.000đ Khách hàng

đã thanh toán bằng tiền mặt

NV5: Ngày 5/12 công ty bán một lô hàng gồm 5 ổ cứng 72GB 15K SAS3.5 Hot Plug, có giá 6.600.000đ/1c (trong đó thuế GTGT 10%), giá vốn570.000 đ/1c theo hoá đơn số 29454

NV6: Ngày 6/12 Công ty cổ phần thương mại Hồng Đức có thuê bảodưỡng toàn bộ hệ thống mạng nội bộ của công ty Tiền công sửa chữa chưa cóthuế VAT là 1.050.000 ( thuế VAT 10%), hoá đơn GTGT số 29456 Toàn bộđược khách hàng thanh toán bằng tiền mặt

Các nghiệp vụ phát sinh sẽ được nhập vào máy tính theo các mẫu biểu

có sẵn trên phần mềm ASIA Máy tính sẽ tự động xử lý thông qua phần mềm

kế toán Từ đó, kế toán có thể kết xuất và in ra được Bảng tổng hợp nhập xuấttồn kho hàng hoá để có thể từ đó đối chiếu với số liệu kế toán tổng hợp (xembiểu số 2.7)

Tên

Tồnđầu kỳ

Nhậptrongkỳ

Xuấttrong

Bàn phím Samsu

ng PS/2(PKB-

C0006

Màn hình tình thể lỏng

LCD 17”

MOULO0008

Chuột quang không dây

88.400

15.600.000 140

72.800.000

15 156

CPUP83

CPU Box Pentiu

m

15.960.000 2

1.596

17.556.000

16 156

HDDSS22

Ổ cứng HDD Samsu

ng 80GB 5400rp

20.401.500 1

680.05

19.721.450Mực

đen cho máy in

720