ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty khoá Minh Khai

ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công tykhoá Minh Khai i.. Thiết kế và phân tích bài toán kế toán nguyên vật liệu trên máy vi tính 1.. Để có thể quản lý t

ứng dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tại công ty

khoá Minh Khai

i Thiết kế và phân tích bài toán kế toán nguyên vật liệu trên máy vi tính

1 Phân tích

Trong các doanh nghiệp sản xuất, các nghiệp vụ nhập xuất vật liệu diễn ra thờng xuyên, liên tục Để có thể quản lý tình hình nhập xuất vật liệu một cách hiệu quả thì việc áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu là hết sức cần thiết.Việc áp dụng máy vi tính trong công tác kế toán nguyên vật liệu tức là xây dựng bài toán kế toán nguyên vật liệu trên máy vi tính Mục đích của bài toán này là dựa trên các thông tin vào cần thiết nh các hoá đơn, chứng từ

để cho ra một bảng tổng hợp về tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu của công ty

Để đạt đợc mục đích này, thì cần phải có những thông tin vào cần thiết sau:

- Số lợng, giá trị tồn đầu kỳ của nguyên vật liệu

- Số lợng, đơn giá và giá trị của nguyên vật liệu nhập (lấy từ phiếu nhập kho)

- Số lợng, đơn giá và giá trị của nguyên vật liệu xuất (lấy từ phiếu xuất kho) Những thông tin ra của bài toán sau khi máy đã tự động xử lý là:

- Số lợng, chủng loại, giá trị của mỗi loại nguyên vật liệu còn tồn tại

- Bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu

2 Thiết kế hệ thống sổ điện toán kế toán nguyên vật liệu

2.1 Qui định về đánh mã nguyên vật liệu

Để thuận tiện cho công tác kế toán nguyên vật liệu trên máy, trớc khi xây dựng hệ thống các sổ điện toán kế toán ta cần mã hóa các loại nguyên vật liệu của công ty, mỗi loại nguyên vật liệu sẽ mang một mã số nhất định đợc qui định

nh sau (tơng tự sổ danh điểm vật liệu )

xxxx - xx - xx

qui định qui cách NVL ( 2,5x4; x4;  2,5x4; x5x4; ; )

qui định nhóm NVL (thép, bi, thân khoá, )

qui định loại NVL (NVL chính, VL phụ , )

2.2 Thiết kế sổ điện toán kế toán

 Sổ vào dữ liệu (VAOSL.DBF)- có dạng:

CONG TY KHOA Minh Khai Phieu nhap (xuat) kho

PHONG TAI VU thang 02/2001

SCT NT NDUNG MA

N-X

MSO TNVL DGIA SL TT NO

TK

NO ST CO

TK

CO ST 97

196

-

07/02

09/02

-

Nhap kho

niken

duong cuc

Xuat kho

bi than

Xuat kho

bi than

1

2 2

15x4; 21-80-12

15x4; 21-10-01 15x4; 21-10-02

Niken duong cuc

Bi than  2,5x4; x 4

Bi than  2,5x4; x 5x4;

72.000

81.000 81.000

220,7 kg 4,5x4; kg

10 kg

15x4; 890.0 00 364.5x4; 00 810.000

15x4; 21

621 621

15x4; 890.0 00 364.5x4; 00 810.000

331

15x4; 21 15x4; 21

15x4; 890.0 00 364.5x4; 00 810.000

Qui định MANHAP = 1

MAXUAT = 2

Cấu trúc sổ vào số liệu

(xuất) x đơn giá

 Bảng kê nguyên vật liệu (BKENVL.DBF)

Dạng sổ

CONG TY KHOA MINH KHAI BANG KE NGUYEN VAT LIEU

PHONG TAI VU THANG 02/2001

97

196

07/02

09/02

Nhap kho niken duong cuc Xuat bi than  2,5x4; x 5x4;

15x4; 21-80-12

15x4; 21-10-02

15x4; 21

621

15x4; 890.000

810.000

331

15x4; 2

15x4; 890.000

810.000

Cấu trúc

-2 NT D 8

- Thẻ kho nguyên vật liệu (THEKHO.DBF)

Số liệu ghi trong thẻ kho nguyên vật liệu đợc lấy từ phiếu nhập (xuất) kho

t-ơng ứng Thẻ kho có dạng sau:

Dạng sổ

CTY KHOA Minh Khai ThE kho nguyen vAt liEu: BI THAN  2,5x4; X4

PHONG TAI VU THANG 02/ 2001

NHAP

XUAT

TON

T TON

196

139

09/02

16/02

Ton

Xuat cho to Lap

Nhap cua xuong

co khi Duy Linh

81.000 81.000

81.000

10,3

834.300

4,5x4;

364.5x4; 00

5x4; ,5x4;

1 11,3

445x4; 5x4; 00 181.000 915x4; 300

Cấu trúc của thẻ kho có dạng:

Tên cột Kiểu cột Độ rộng SCSTP Ghi chú

 Sổ tổng hợp tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu

(THNVL.DBF)

Đây là sổ tổng hợp phản ánh tình hình nhập-xuất-tồn kho nguyên vật liệu

Số liệu trong sổ này đợc lấy từ sổ VAOSL.DBF

Dạng sổ

CONG TY KHOA MINH KHAI TONG HOP NGUYEN VAT LIEU

PHONG TAI VU THANG 02/2001

ST

T

MSO TENNVL SO

DKY

TDKY SO

NHAP

TNHAP SO

XUAT

TXUAT SO

CKY

TCKY

1

2

15x4;

21-10-01

15x4;

21-20-01

Bi than  2,5x4; x 4

Bi loi 

2 ,5x4; x 3

5x4; ,5x4;

1,2

445x4; 5x4; 00

97.200

70

40

5x4; 670.000

3.240.000

64,2

33,2

5x4; 200.200

2.689.200

11,3

8

915x4; 300

64.800

Cấu trúc sổ tổng hợp nguyên vật liệu :

Tên cột Kiểu cột Độ rộng SCSTP Ghi chú

3 Tạo sổ điện toán kế toán nguyên vật liệu

3.1 Tạo th mục

Đối với từng kế toán viên thực hiện từng nghiệp vụ kế toán trên máy vi tính, cần tạo một th mục làm việc độc lập trên máy vi tính để bảo vệ thông tin (giả sử tạo th mục có tên DTKT)

Qui trình:

Khởi động máy vi tính C:>_

Tạo th mục làm việc độc lập C:> MD DTKT

Sau đó khởi nạp Foxpro :

C:> CD DTKT

C:\ DTKT > FOXPRO

Trờng hợp không tạo th mục riêng thì ta có thể nạp chơng trình FOXPRO

nh sau :

Khởi động máy vi tính C:\>_

Khởi nạp FOXPRO C:\.> CD FOXPRO 26

C:\FOXPRO 26> FOXPRO

Máy vi tính tự động nạp chơng trình FOXPRO

3.2 Tạo sổ

Sau khi đã vào chơng trình FOXPRO ta tiến hành tạo các sổ kế toán nguyên vật liệu nh sau:

CREA VAOSL (sổ vào số liệu)

trong đó tên sổ là ký hiệu để phân biệt sổ đồng thời cũng là tên của tệp dữ liệu FOXPRO (*.DBF) Tên sổ đợc đặt theo qui tắc của tên tệp nói chung, là một dãy liên tiếp dài không quá 10 ký tự chữ và số và phải mở đầu bằng một ký hiệu chữ

Sau đó vào các cột nh cấu trúc sổ đã nêu trên trong đó

- Tên cột : đợc đặt theo qui định của tên sổ

- Kiểu cột : gồm các ký hiệu N, C, L, D trong đó

N - kiểu số

D - kiểu ngày tháng

C - kiểu văn bản

L - kiểu lôgic

- Độ rộng cột : Cột số có độ rộng không quá 20

Cột văn bản có độ rộng không quá 25x4; 4

Cột ngày tháng và lôgic máy tự khai báo là 8 và 1

- Số chữ số thập phân chỉ có ở cột số, không vợt quá 15x4; và phải nhỏ hơn độ rộng cột

Tơng tự ta tạo các sổ còn lại:

CREA BKENVL

CREA THEKHO

CREA THOPNVL

II Soạn thảo các ch ơng trình điện toán kế toán nguyên vật liệu

Để thực hiện bài toán kế toán nguyên vật liệu trên máy vi tính cần xây dựng các chơng trình sau:

- Chơng trình hàm dấu chấm DCHAM.PRG

- Chơng trình vào số liệu VAOSL.PRG

- Chơng trình vào bảng kê NVL BKENVL.PRG

- Chơng trình tổng hợp NVL THOPNVL.PRG

- Chơng trình in bảng kê NVL INBKENVL.PRG

- Chơng trình in thẻ kho INTHEKHO.PRG

- Chơng trình in tổng hợp NVL INTHNVL.PRG

- Chơng trình cài đặt menu MENU.PRG

1.Chơng trình hàm dấu chấm - DCHAM.PRG

MODI COMM DCHAM

> PARA X

> Y = STR (X,12)

> Y1 = SUBS (Y,1,3)

> Y2 = SUBS (Y,4,3)

> Y3 = SUBS (Y,7,3)

> Y4 = SUBS (Y,10,3)

> KQUA = Y1 + IIF (Y1 < > SPAC (3) , ”.” , “ “ ) + Y2 + IIF (Y2 < > SPAC (3) , ”.” , ” “ ) + Y3 + IIF (Y3 < > SPAC (3) , ”.” , ” “ ) + Y4

> RETU KQUA

2 Chơng trình vào số liệu: VAOSL.PRG

MODI COMM VAOSL

> CLOS ALL

> SET ECHO OFF

> SET TALK OFF

> SET STAT OFF

> DKLV = 1

> DO WHIL DKLV = 1

> CLEA

> USE VAOSL

> INPU “NEU VAO TU DAU THANG BAM 1 = ” TO XTTUC

> IF XTTUC = 1

> dele all

> PACK

> ENDI

> APPE BLAN

> BROW

> DELE FOR SLUONG = O

> PACK

> INPU “ NEU LAM VIEC TTUC , BAM 1/0 = “ TO DKLV

> ENDD

> CLOS ALL

> RETU

3 Ch¬ng tr×nh b¶ng kª nguyªn vËt liÖu - BKENVL.PRG

MODI COMM BKENVL

> CLOS ALL

> SET ECHO OFF

> SET TALK OFF

> SET STAT OFF

> DKLV = 1

> DO WHIL DKLV = 1

> CLEA

> SELE 2

> USE BKENVL

> DELE ALL

> PACK

> SELE 1

> USE VAOSL

> GO 1

> DO WHIL.NOT.EOF ()

> XSCT = SCT

> XNT = NT

> XMSO = MSO

> XND = ND

> XNOTK = NOTK

> XNOST = NOST

> XCOTK = COTK

> XCOST = COST

> SELE 2

> IF XSCT < > SPAC (6)

> APPE BLAN

> REPL SCT WITH XSCT , NT WITH XNT , MSO WITH XMSO , ND WITH XND , &NOTK WITH XNOTK , &COTK WITH XCOTK

> ENDI

> SELE 1

> SKIP

> ENDD

> CLOS ALL

> INPU “NEU LAM VIEC TTUC , BAM 1/0 = ” TO DKLV

> ENDD

> RETU

4 Ch¬ng tr×nh tæng hîp nguyªn vËt liÖu - THNVL.PRG

MODI COMM THOPNVL

> CLOS ALL

> SET ECHO OFF

> SET TALK OFF

> SET STAT OFF

> DKLV = 1

> DO WHIL DKLV = 1

> CLEA

> SELE 1

> USE VAOSL

> XTHANG = MONT (NT)

> XNAM = YEAR (NT)

> SELE 2

> USE THOPNVL

> GO 1

> DO WHIL.NOT.EOF ()

> XTENNVL = TENNVL

> SELE 1

> SUM SLUONG , TTIEN TO XSLUONG1 , XTTIEN1 FOR MAXN = 1 AND UPPE (TENNVL) = UPPE (XTENNVL)

> SUM SLUONG , TTIEN TO XSLUONG2 , XTTIEN2 FOR MAXN = 2 AND UPPE (TENNVL) = UPPE (XTENNVL)

> SELE 2

> REPL SNHAP WITH SLUONG 1 , SXUAT WITH XSLUONG 2 ,

TNHAP WITH XTTIEN 1 , TXUAT WITH XTTIEN 2

> SKIP

> ENDD

> CLOS ALL

> USE THOPNVL

> REPL ALL SCKY WITH ( SDKY + SNHAP – SXUAT ) , TCKY WITH (TDKY + TNHAP – TXUAT ) , THANG WITH XTHANG , NAM WITH XNAM

> INPU “NEU LAM VIEC TTUC, BAM 1/0 = “ TO DKLV

> ENDD

> CLOS ALL

> RETU

5.Ch¬ng tr×nh in b¶ng kª nguyªn vËt liÖu - INBKENVL.PRG

MODI COMM INBKENVL

> CLOS ALL

> SET ECHO OFF

> SET TALK OFF

> SET STAT OFF

> SET DEVI TO PRIN

> SET DATE FREN

> DKLV = 1

> DO WHIL DKLV = 1

> CLEA

> USE BKENVL

> XTHANG = MONT (NT)

> XNAM = YEAR (NT)

> @ PROW () + 1,1 SAY “CONG TY KHOA MINH KHAI” + SPAC (20) + “ BANG KE NGUYEN VAT LIEU “

> @ PROW () + 1,1 SAY “ PHONG TAI VU “ + SPAC (30 ) + “ THANG:

“ + “/ “ + STR (XTHANG , 2) + STR (XNAM , 2)

> N = (12 + 10 +10 + 22 +8 + 18 + 8 + 18 ) + 9

> @ PROW () + 1,1 SAY REPL ( “_” , N )

> @ PROW () + 1,1 SAY “! SCT ! NTHANG ! MSO !

NOIDUNG ! NOTK ! NOST ! COTK ! COST ! “

> @ PROW () + 1,1 SAY REPL ( “_” , N )

> GO 1

> DO WHIL.NOT.EOF ()

> @ PROW () + 1,1 SAY “! “ + SCT + “ ! “ + DTOC (NT) + “ ! “ + MSO +

“ ! “ + NOI DUNG + “ ! “ + NOTK + “ ! “ + DCHAM (NOST) + “ ! “ + COTK + “ ! “ + DCHAM (COST) + “ !”

> SKIP

> ENDD

> @ PROW () + 1,1 SAY REPL ( “_” , N )

> SUM NOST , COST TO XNOST , XCOST

> @ PROW () + 1,1 SAY “! “ + SPAC (10) + “ ! “ + SPAC (8) + “ ! “ + SPAC (8) + “ ! “ + SPAC (20) + “ ! “ + SPAC (6) + “ ! “ + DCHAM (XNOST) + “ ! “ + SPAC (6) + “ ! “ + DCHAM (XCOST) + “ !”

> @ PROW () + 1,1 SAY REPL ( “_” , N )

> XNGAY = IIF (XTHANG = 2 , “28/ “ , IIF (XTHANG = 4.OR.XTHANG

= 6.OR.XTHANG = 9.OR.XTHANG =11 , “30/ “ , “31/ “ )) + STR

(XTHANG , 2) + “/ “ + STR (XNAM , 4)

> @ PROW () + 1,1 SAY SPAC (5x4; 0) + “ HA NOI NGAY : “ + XNGAY

> @ PROW () + 1,1 SAY SPAC (60) + “KE TOAN “ + CHR (10)

> INPU “NEU LAM VIEC TTUC , BAM 1/0 = “ TO DKLV

> ENDD

> CLOS ALL

> CLEA

> ? “DA IN BKE XONG”

> RETU

6 Ch¬ng tr×nh in thÎ kho - INTHEKHO.PRG

MODI COMM INTHEKHO

> CLOS ALL

> SET ECHO OFF

> SET TALK OFF

> SET STAT OFF

> SET DEVI TO PRIN

> SET DATE FREN

> DKLV = 1

> DO WHIL DKLV = 1

> SELE 2

> USE THOPNVL

> GO 1

> DO WHIL.NOT.EOF ()

> XTHANG = THANG

> XNAM = NAM

> XMASO = MASO

> SELE 1

> USE VAOSL

> DELE ALL

> PACK

> APPE FROM THOPNVL FOR UPPE (MASO) = UPPE (XMASO)

> IF RECN () = 0

> ? “LOAI NVL NAY KHONG CO CHUNG TU”

> ELSE

> XTENNVL = TENNVL

> @ PROW () + 1,1 SAY “CONG TY KHOA MINH KHAI “ + SPAC (20) + “ THE KHO NGUYEN VAT LIEU” + XTENNVL

> @ PROW () + 1,1 SAY SPAC(5x4; 0) + “THANG : “ + STR (XTHANG , 2) +

“/ ” + STR (XNAM , 4”

> @ PROW () + 1,1 SAY REPL (“_” , 15x4; 6)

> @ PROW () + 1,1 SAY “! SCTU ! NTHANG ! NOI

DUNG ! DON GIA !SLUONG NHAP ! TRI GIA NHAP !

SLUONG XUAT ! TRI GIA XUAT !.SLUONG TON.! TRI GIA TON !”

> @ PROW () + 1,1 SAY REPL (“ _” , 15x4; 6)

> GO 1

> DO WHIL.NOT.EOF ()

> @ PROW () + 1,1 SAY “! “ + SCT + “ ! “ + DTOC (NT) + “ ! “ + ND +

“ ! “ + DCHAM (DGIA) + “ !”

> XSTON = 0

> XTTON = 0

> XSLUONG = SLUONG

> XTTIEN = TTIEN

> IF MANX = 1

> @ PROW () ,PCOL () + 1 SAY DCHAM (SLUONG) + “ ! “ + DCHAM (TTIEN) + “ 1 “ + SPAC (12) + “ ! “ + SPAC (12) + “ !”

> XSTON = XSTON + XSLUONG

> XTTON = XTTON + XTTIEN

> ELSE

> @ PROW () ,PCOL () + 1 SAY SPAC (12) + “ ! “ + SPAC (12) + “ ! “ + DCHAM (SLUONG) + “ ! “ + DCHAM (TTIEN) + “ !”

> XSTON = XSTON + XSLUONG

> XTTON = XTTON + XTTIEN

> ENDI

> @ PROW () , PCOL () + 1 SAY DCHAM (XSTON) + “ ! “ + DCHAM (XTTON) + “ !”

> SKIP

> ENDD

@ PROW () +1,1 SAY REPL (“_” , 15x4; 6)

> XNGAY = IIF (XTHANG = 2 , “28/ “ , IIF (XTHANG = 4.OR.XTHANG

= 6.OR.XTHANG = 9.OR.XTHANG =11 , “30/ “ , “31/ “ )) + STR

(XTHANG , 2) + “/ “ + STR (XNAM , 4)

> @ PROW () + 1,1 SAY SPAC (5x4; 0) + “ HA NOI NGAY : “ + XNGAY

> @ PROW () + 1,1 SAY SPAC (60) + “KE TOAN “ + CHR (10)

> ENDI

> SELE 2

> SKIP

> ENDD

> INPU “NEU LAM VIEC TTUC , BAM 1/0 = “ TO DKLV

> ENDD

> CLOS ALL

> CLEA

> ? “DA IN THEKHO XONG”

> RETU

7.Ch¬ng tr×nh in tæng hîp nguyªn vËt liÖu - INTHOPNVL.PRG

MODI COMM INTHOPNVL

> CLOS ALL

> SET ECHO OFF

> SET TALK OFF

> SET STAT OFF

> SET DEVI TO PRIN

> SET DATE FREN

> DKLV = 1

> DO WHIL DKLV = 1

> CLEA

> USE THOPNVL

> XTHANG = THANG

> XNAM = NAM

> @ PROW () + 1,1 SAY “ CONG TY KHOA MINH KHAI “ + SPAC (20) + “ TONG HOP NGUYEN VAT LIEU”

> @ PROW () + 1,1 SAY “ PHONG TAI VU “ + SPAC (30) + “THANG :

“ + STR (XTHANG , 2) + “/ “ + STR (XNAM , 4)

> @ PROW () + 1,1 SAY REPL (“_” ,171 )

> @ PROW () + 1,1 SAY “!.STT.! MASO ! TEN NVL !.SO DAU KY ! TRI GIA DAU KY !SLUONG NHAP.! TRI GIA

NHAP !SLUONG XUAT.! TRI GIA XUAT !.SLUONG CKY.! TRI GIA CKY !”

> @ PROW () + 1,1 SAY REPL (“ _”,171)

> GO 1

> DO WHIL.NOT.EOF ()

> @ PROW () + 1,1 SAY “! “ + STT + “ ! “ + “ ! “ + MASO + “ ! “ + TEN NVL + “ ! “ + DCHAM (SDDK) + “ ! “ + DCHAM (TDKY) + “ ! “ DCHAM (SNHAP) + “ ! “ + DCHAM (TNHAP) + “ ! “ + DCHAM

(SXUAT) + “ ! “ + (TXUAT) + “ ! “ + DCHAM (SCKY) + “ ! “ +

DCHAM (TCKY) + “ !”

> SKIP

> ENDD

> @ PROW () + 1,1 SAY REPL (“_” , 171)

> SUM SDKY , TDKY, SNHAP , TNHAP , SXUAT , TXUAT , SCKY , TCKY TO XSDKY , XTDKY, XSNHAP , XTNHAP , XSXUAT ,

XTXUAT , XSCKY , XTCKY

> @ PROW () + 1,1 SAY “! “ + SPAC (5x4; ) + “ ! “ + SPAC () + “ ! “ + SPAC (22) + “ ! “ + DCHAM (XSDDK) + “ ! “ + DCHAM (XTDKY) + “ ! “ DCHAM (XSNHAP) + “ ! “ + DCHAM (XTNHAP) + “ ! “ + DCHAM

(XSXUAT) + “ ! “ + (XTXUAT) + “ ! “ + DCHAM (XSCKY) + “ ! “ + DCHAM (XTCKY) + “ !”

> @ PROW () + 1,1 SAY REPL (“_” , 171)

> XNGAY = IIF (XTHANG = 2 , “28/ “ , IIF (XTHANG = 4.OR.XTHANG

= 6.OR.XTHANG = 9.OR.XTHANG =11 , “30/ “ , “31/ “ )) + STR

(XTHANG , 2) + “/ “ + STR (XNAM , 4)

> @ PROW () + 1,1 SAY SPAC (5x4; 0) + “ HA NOI NGAY : “ + XNGAY

> @ PROW () + 1,1 SAY SPAC (65x4; ) + “KE TOAN “ + CHR (10)

> INPU “NEU LAM VIEC TTUC , BAM 1/0 = “ TO DKLV

> ENDD

> CLOS ALL

> CLEA

> ? “DA IN THOP XONG”

> RETU

8 Chơng trình cài đặt menu - MENU.PRG

MODI COMM MENU

> CLOS ALL

> SET ECHO OFF

> SET TALK OFF

> SET STAT OFF

> DO WHIL T

> CLEA

> XCHON = 1

> @ 2 , 6 TO 20 , 70 DOUB

> SET COLO TO RB / B

> @ 4 , 10 SAY “MENU DTKT NGUYEN VAT LIEU “

> @ 4 , 5x4; SAY REPL (“ * ” , 64)

> @ 7, 8 PROMT “ 1 - THUC HIEN CTRINH VAO SO LIEU : DO

VAOSL.PRG”

> @ 9 , 8 PROMT “ 2 - THUC HIEN CTRINH VAO BANG KE NVL : DO BKENVL.PRG”

> @ 11, 8 PROMT “ 3 - THUC HIEN CTRINH TONG HOP NVL : DO THOPNVL.PRG”

> @ 13 , 8 PROMT “ 4 - THUC HIEN CTRINH IN BANG KE NVL : DO INBKENVL.PRG”