Báo cáo thực tập tốt nghiệp thực tập vị trí nhân viên chứng từ vận tải tại công ty trách nhiệm hữu hạn thương mại dịch vụ gia hưng

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP THỰC TẬP VỊ TRÍ NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ-VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƯNG SINH VIÊN TH

KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

THỰC TẬP VỊ TRÍ NHÂN VIÊN

CHỨNG TỪ-VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƢNG

SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN THỊ NGOAN MSSV : DKQ141516

LỚP : DH15KQ NGÀNH : KINH TẾ QUỐC TẾ

An Giang, ngày 05 tháng 04 năm 2018

TRƯỜNG ĐẠI HỌC AN GIANG

KHOA KINH TẾ - QUẢN TRỊ KINH DOANH

BÁO CÁO THỰC TẬP TỐT NGHIỆP

THỰC TẬP VỊ TRÍ NHÂN VIÊN

CHỨNG TỪ-VẬN TẢI TẠI CÔNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƯNG

SINH VIÊN THỰC HIỆN : NGUYỄN THỊ NGOAN MSSV : DKQ141516

LỚP : DH15KQ NGÀNH : KINH TẾ QUỐC TẾ

NGƯỜI HƯỚNG DẪN: ThS NGUYỄN THỊ PHƯỢNG

An Giang, ngày 05 tháng 04 năm 2018

LỜI CẢM ƠN

Để hoàn thành báo cáo thực tập này, xin gửi đến quý thầy cô khoa Kinh tế- Quản trị kinh doanh, trường Đại học An Giang lời cảm ơn chân thành và sâu sắc Thầy cô đã dạy dỗ, hướng dẫn, truyền đạt những kiến thức vô cùng quý giá, không chỉ về lĩnh vực chuyên môn mà còn cả những kiến thức ngoài

xã hội với sự nhiệt tình, tận tụy Các Thầy Cô đã tạo điều kiện cho tác giả bước vào đời bằng việc trang bị những kiến thức vững chắc để tác giả có thể

tự tin bước trên con đường tương lai

Đặc biệt tác giả xin gởi đến Cô–Th.s Nguyễn Thị Phượng, người đã tận tình hướng dẫn, giúp đỡ trong suốt quá trình thực tập, qua đó tác giả đã hoàn thành tốt kì thực tập và bài báo cáo thực tập tốt nghiệp

Xin gửi lời cảm ơn đến Ban Giám Đốc, các Anh Chị trong Công ty TNHH Một Thành Viên Thương Mại Dịch Vụ Gia Hưng đã tận tình hướng dẫn, truyền đạt kinh nghiệm thực tế trong công việc, tạo điều kiện thuận lợi nhất cho tác giả trong suốt thời gian thực tập để tác giả có thể hoàn thành tốt công việc của mình

Với điều kiện thời gian cũng như kiến thức của bản thân còn hạn chế Trong quá trình thực tập, bài báo cáo không thể tránh được những thiếu sót Rất mong nhận được sự đóng góp ý kiến của các thầy cô để tác giả có điều kiện bổ sung, nâng cao kiến thức của mình, phục vụ tốt hơn công tác thực tế sau này

Xin chân thành cảm ơn!

An Giang, ngày 5 tháng 4 năm 2018

Sinh viên

Nguyễn Thị Ngoan

ĐÁNH GIÁ KẾT QUẢ THỰC TẬP

MỤC LỤC

Danh mục bảng biểu vi

Danh mục hình 1

Doanh mục từ viết tắt……… i

Phần 1: Kế hoạch thực tập tại công ty TNHH MTV TMDV Gia Hưng 1

Phần 2: Giới thiệu về công ty TNHH MTV TMDV Gia Hưng 5

2.1 Thông tin chung 6

2.2 Sơ đồ cơ cấu tổ chức Error! Bookmark not defined 2.3 Chức năng và nhiệm vụ các phòng ban Error! Bookmark not defined 2.4 Giới thiệu khái quát về dịch vụ của công ty 6

Phần 3: Hoạt động cung cấp dịch vụ và môi trường làm việc của nhân viên chứng từ tại công ty TNHH MTV TMDV Gia Hưng 11

3.1 Hoạt động cung cấp dịch vụ của công ty 11

3.1.1 Quy trình cung cấp dịch vụ 11

3.1.2 Kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2015-2017 14

3.2 Môi trường làm việc của nhân viên chứng từ 15

3.2.1 Hoạt động của nhân viên chứng từ 15

3.2.2 Môi trường làm việc của nhân viên chứng từ 17

Phần 4: Công việc sinh viên thực tập được giao 19

Phần 5: Phương pháp thực hiện công việc được phân công 21

Phần 6: Kết quả đạt được trong đợt thực tập 25

6.1 Những nội dung kiến thức được củng cố 25

6.2 Những kỹ năng cá nhân, giữa các cá nhân và thực hành nghề nghiệp đã học hỏi được 25

6.3 Những kinh nghiệm và bài học thực tiễn đã tích lũy 26

6.4 Kết quả công việc đã đóng góp cho đơn vị thực tập……….26

DANH MỤC BẢNG BIỂU

Bảng 1: Kế hoạch thực tập 1

Bảng 2: Bảng kết quả hoạt động kinh doanh của Công ty giai đoạn 2015-2017 14 Bảng 3: Công việc sinh viên thực tập được giao 19

Bảng 4: Phương pháp thực hiện công việc được giao 21

DANH MỤC BIỂU HÌNH Hình 1: Dịch vụ vận tải đường thủy của Công ty 7

Hình 2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức Công ty TNHH MTV TMDV Gia Hưng 8

Hình 3: Quy trình cung cấp dịch vụ vận tải đường thủy của Công ty TTHH MTV

TMDV Gia Hưng 12

DANH MỤC CÁC TỪ VIẾT TẮT

Th.s Thạc sĩ

STT Số thứ tự

PHẦN 1

KẾ HOẠCH THỰC TẬP TẠI CÔNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƯNG

Họ tên sinh viên : Nguyễn Thị Ngoan

Mã số SV : DKQ141516 Ngành: Kinh tế quốc tế

Tên đơn vị thực tập: Công ty TNHH MTV TMDV Gia Hưng

Địa chỉ: 874/44, Khóm Bình Đức 2, Phường Bình Đức, Thành phố Long Xuyên, tỉnh An Giang

Vị trí thực tập : Nhân viên chứng từ - vận tải tại Công ty TNHH MTV TMDV Gia Hưng

Người hướng dẫn tại đơn vị thực tập: Nguyễn Hồng Phụng

ty -Tìm hiểu thông tin chung về đơn vị thực tập

Tìm hiểu về doanh nghiệp (các thông tin chung, sơ đồ cơ cấu

tổ chức, chức năng nhiệm vụ các phòng

ban)

Thứ 2 đến thứ 5

-Trực tiếp đến doanh nghiệp

- Tìm hiểu thông tin của doanh nghiệp qua web

:https://infodoanhnghiep.com/thong-tin/Cong-Ty-TNHH-Mot-Thanh-Vien-Tmdv-Gia-Hung-Long-Xuyen-76969.html

Làm quen với cán bộ quản lý và nhân viên

Thứ 6, thứ 7

-Đến doanh nghiệp thực tế

trong Công ty -Giao tiếp với mọi

người -Chia sẽ công việc với các anh (chị) trong công ty

ty

- Phỏng vấn nội dung

và quy định tại công

ty bao gồm : Tổng hợp các nội qui, quy định công ty; quy định về chế độ báo cáo công việc; hướng dẫn làm kế hoạch công việc; hướng dẫn trình bày văn bản;

quy định ra vào công ty; quy định nghỉ việc, thôi việc; tiêu chuẩn vệ sinh cá nhân của nhân viên;

bảng tiêu chuẩn

PCCC

Từ thứ 2 đến thứ 7

Nghe hướng dẫn từ chị Phụng và đọc, hiểu các nội quy, quy định tại công

tài liệu

- Scan tài liệu (hóa đơn, giấy xác nhận) bằng máy scan, nhằm lưu vào máy tính

Từ thứ 2 đến thứ 7

-Quan sát, lắng nghe, học hỏi các lệnh thực hiện

- In tài liệu của phòng Hành chính khi có yêu cầu của các chị từ máy tính lưu trữ dữ liệu

- In các giấy xác nhận đơn hàng khi cần thiết để phòng

Từ thứ 2 đến thứ 7

- Quan sát những tài liệu lưu trữ ở vị trí nào trong máy tính

- Thực hiện theo hướng dẫn của Trưởng bộ phận

kinh doanh kiểm tra

- Photo tài liệu từ

máy tính khi cần xin chữ ký của Ban giám đốc và trưởng phòng kinh doanh

- Photo giấy xác nhận khi có đơn hàng, giao trả lại cho nhân viên kinh doanh

Từ thứ 2 đến thứ 7

- Quan sát và thực hành các lệnh

- Đóng mộc 2/3 trên

chữ ký của Ban giám đốc Đóng mộc khi

có lệnh của trưởng phòng yêu cầu

Từ thứ 2 đến thứ 7

- Lắng nghe và làm theo hướng dẫn

- Sắp xếp các hóa đơn theo thứ tự khay trong tháng

- Tìm hiểu các hóa đơn đã có sẵn, chú ý các đặc điểm như số hóa đơn, ngày hóa đơn, tên hàng hóa, số lượng, số tiền

Từ thứ 2 đến thứ 4

-Lắng nghe, thực hiện lại các hóa đơn nháp trên máy tính

- Làm quen với quy trình giao nhận bao gồm 4 bước

Thứ 6,

7

- Quan sát và ghi chú lại các bước và cách thực hiện

- Gặp nhân viên kinh doanh nhận đơn hàng

và photo giấy xác nhận đơn hàng

- Xin chữ ký nháy của nhân viên kinh

Từ thứ 2 đến thứ 7

-Đọc và áp dụng phương pháp vào làm việc tại công ty -Có sổ ghi chép lại các lưu ý và thao tác làm khi được

doanh

- Ghi vào sổ theo dõi đơn hàng Sau đó, nhờ Trưởng bộ phận kiểm tra

- Xác định lịch tàu,

và chủ tàu cho mỗi đơn hàng Xin chữ ký nháy của Trưởng bộ phận kiểm tra trước khi thông báo cho chủ tàu và khách hàng

-Thông báo cho hãng tàu, khách hàng

-Ngày tàu chạy, xuất hóa đơn cho chủ tàu

để khách hàng thanh toán

tế

- Xuống bãi đậu ghe, tàu và xà lan tại các hãng tàu thuộc hệ thống của công ty

Từ thứ 2 đến thứ 4 -Áp dụng các bước

vào đơn hàng thực tế

-Thực hiện công việc như photo, scan, in tài liệu

Từ thứ 5 đến thứ 7

tế

- Đi đến các cảng tại Long Xuyên: cảng

Mỹ Thới

Từ thứ 2 đến thứ 7

-Quan sát và thực hành các công việc -Sao chép lại các đơn hàng đã làm tại đơn vị

- Làm công việc của các phòng ban khác:

pha nước cho khách, mua trái cây, gửi bưu kiện cho bưu điện,

Từ thứ 2 đến thứ 7

- Nghe hướng dẫn

từ các anh, chị và thực hiện

- Scan, in và photo tài liệu theo sự phân công của mọi người

Từ thứ 2 đến thứ 7

- Quan sát và thực hiện theo lệnh

- Giao lại sổ sách cho Trưởng phòng

Từ thứ 2 đến thứ 7

-Trao đổi trực tiếp với Trưởng bộ phận

Long xuyên , ngày 05 tháng 04 năm 2018

Người hướng dẫn Sinh viên thực tập

PHẦN 2 GIỚI THIỆU VỀ CÔNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƯNG 2.1 THÔNG TIN CHUNG

- Tên Công ty: CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI DỊCH VỤ GIA HƯNG

- Trụ sở: 874/44, Khóm Bình Đức 2, Phường Bình Đức, Thành phố Long Xuyên , An Giang

- Ngày thành lập: 02/07/2015

- Mã số thuế: 01601976969

- Người đại diện theo pháp luật: (Bà) Nguyễn Hồng Phụng

- Lĩnh vực, ngành nghề kinh doanh: Cung cấp dịch vụ vận tải hàng hóa đường thủy nội địa các tuyến đường: Long Xuyên- Thốt Nốt- Ô Môn, Long Xuyên- Châu Đốc- Tịnh Biên- Campuchia, Long Xuyên- Mỹ Luông- Tân Mỹ

- Công ty vận chuyển các hàng hóa chủ yếu như: hàng sản xuất công nghiệp (bao bì, cám, thức ăn gia súc,…; hàng vật liệu xây dựng (xi măng, sắt thép, ống nước, cát,…); hàng nông sản (gạo, bắp, bột mì,…); mặt hàng xuất nhập khẩu

2.2 GIỚI THIỆU KHÁI QUÁT VỀ DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY

Công ty TNHH MTV TMDV Gia Hưng hoạt động lĩnh vực chính là vận tải hàng hóa đường thủy nội địa là hình thức vận chuyển các loại hàng hóa bằng đường thủy với phương tiện là : ghe, tàu và xà lan

Thêm vào đó, công ty chuyên cung cấp hàng hóa theo tuyến đường chủ yếu là Long Xuyên – Tịnh Biên (2 lần/ tháng) và Long Xuyên – Chợ Mới (3 lần/ tháng) với 2 tàu với trọng tải 20 tấn, 1 ghe với trọng tải 10 tấn, 1 xà lan thuê của chủ tàu Trong suốt thời gian hoạt động 3 năm, công ty có số lượng đơn hàng rất ít và đang trong giai đoạn tìm kiếm thêm khách hàng

Vì thế, hình thức vận tải truyền thống nên có ưu điểm, nhược điểm như sau:

Ưu điểm:

- Thời gian vận chuyển nhanh

- Thủ tục đơn giản, nhanh chóng

- Vận chuyển được ở sông, ngòi, kênh, rạch nhỏ với chi phí thấp so với vận chuyển đường bộ.

Nhược điểm:

Vận tải bằng đường thủy là phải phụ thuộc vào điều kiện thời tự nhiên, tốc độ chuyển hàng chậm và dễ gặp rủi ro trong quá trình chuyên chở…

Vận tải bằng ghe Vận tải bằng tàu thủy

Vận tải bằng xà lan Hình 2: Dịch vụ vận tải đường thủy của Công ty

2.3 SƠ ĐỒ CƠ CẤU TỔ CHỨC

Giám đốc có các quyền và nhiệm vụ sau đây:

- Quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động kinh doanh hàng ngày của công ty;

- Tổ chức thực hiện kế hoạch kinh doanh và phương án đầu tư của công ty;

- Ban hành quy chế quản lý nội bộ công ty;

- Bổ nhiệm, miễn nhiệm, cách chức các chức danh quản lý trong công ty

- Kiến nghị phương án cơ cấu tổ chức công ty;

- Kiến nghị phương án sử dụng lợi nhuận hoặc xử lý lỗ trong kinh doanh;

NHÂN VIÊN HÀNH CHÍNH NHÂN VIÊN

CHỨNG TỪ

Nhân viên kinh doanh

- Tìm kiếm khách hàng tiềm năng và duy trì những quan hệ kinh doanh hiện nay, nhận đơn đặt hàng Bên cạnh, lập kế hoạch hàng tuần, tháng trình lên Giám đốc duyệt và thực hiện theo kế hoạch đã hoạch định trước

- Nắm được các quy trình tiếp xúc với khách hàng và ghi nhận tất cả thông tin của khách hàng khi giao tiếp

- Chuẩn bị các thủ tục hoàn thành hợp đồng và ghi nhận theo kiểu mẫu của đơn hàng, lưu giữ giao cho nhân viên chứng từ Mặt khác, nhận và xử lý các khiếu nại của khách hàng về thời gian giao – nhận hàng

- Chăm sóc khách hàng thường xuyên và cập nhật tình hình nhu cầu của khách hàng một cách nhanh nhất

Nhân viên hành chính

- Tiếp nhận các công văn , văn bản và lưu trữ các hồ sơ, dữ liệu và văn bản

- Quản lý hồ sơ, lý lịch của các nhân viên, quản lý văn thư, con dấu; soạn thảo văn bản; theo dõi chấm công nhân viên

- Giải quyết các mặt về công tác liên quan đến nhân sự ( nghỉ việc, nghỉ phép,thai sản,…) và động viên các nhân viên trong công việc, đoàn kết hỗ trợ lẫn nhau để hoàn thành nhiệm vụ được giao

- Lập và theo dõi các chế độ đãi ngộ, nội quy, quy định và văn hóa Công ty

Nhân viên kế toán

- Ghi chép, tính toán, phản ánh số hiện có, tình hình luân chuyển và sử dụng tài sản trong các năm

- Kiểm tra tình hình kế hoạch thu chi tài chính qua việc thu, nộp, thanh toán, giữ gìn và sử dụng tài sản

- Thực hiện công việc báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh chp giám đốc và nộp thuế theo đúng quy định của pháp luật

Nhân viên chứng từ

Khi trưởng bộ phận nhận được đơn hàng thì phân công nhiệm vụ cho nhân viên chứng từ làm

- Photo giấy xác nhận đơn hàng từ nhân viên kinh doanh;

- Theo dõi từng đơn hàg vào sổ ( stt, tên khách hàng, địa chỉ, tên hàng hóa, điểm đi, điểm đến)

- Quản lý tình hình tàu chạy của các chủ tàu nhằm xác định ngày tàu chạy, in hóa đơn cho chủ tàu giao hàng cho các đơn hàng tiếp theo

- Thông báo ngày tàu chạy dự kiến và ngày tàu đến dự kiến qua mail hoặc điện thoại cho khách hàng

- Theo dõi sổ tiền tàu cho từng đơn hàng

- Sắp xếp các chứng từ (giấy xác nhận đơn hàng, hóa đơn tiền tàu) theo từng và báo cáo với trưởng bộ phận

- Xử lý các tình huống xảy ra liên quan đến tàu

PHẦN 3 HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ VÀ MÔI TRƯỜNG LÀM VIỆC

CỦA NHÂN VIÊN CHỨNG TỪ TẠI CÔNG TY TNHH MTV TMDV GIA HƯNG

3.1 HOẠT ĐỘNG CUNG CẤP DỊCH VỤ CỦA CÔNG TY

3.1.1 Quy trình cung cấp dịch vụ

Công ty Gia Hưng thực hiện việc vận chuyển hàng hóa bằng đường thủy cho khách hàng, căn cứ vào nhu cầu từng khách hàng, khối lượng hàng hóa, địa điểm vận chuyển sẽ thực hiện vận chuyển dưới 2 hình thức:

Vận chuyển từ kho – kho: là các đơn vị vận chuyển các hàng hóa với khối

lượng lớn như cát, các vật liệu xây dựng ( sắt, gạch, ), yêu cầu thời gian giao – nhận hàng chậm, tuyến đường thủy dài

Vận chuyển hàng hóa của nhiều đơn hàng cùng thời điểm: là vận chuyển hàng

hóa lẻ ở nhiều điểm khác nhau trên cùng một tuyến đường, với khối lượng hàng hóa nhẹ, không chiếm quá nhiều diện tích như ống nước, bột mì, xi măng,… Do tính chất của hàng hóa nên yêu cầu thời gian giao-nhận hàng nhanh, tuyến đường ngắn hoặc dài tùy theo tuyến đường vận chuyển khách hàng chỉ định

Quy trình cung cấp dịch vụ vận chuyển như sau:

Hình 3: Quy trình cung cấp dịch vụ vận tải đường thủy của Công ty

TTHH MTV TMDV Gia Hưng

Các bước của quy trình như sau:

- Bước 1: Xác nhận đơn hàng từ Nhân viên kinh doanh

Khách hàng có nhu cầu khi đến doanh nghiệp sẽ được Nhân viên kinh doanh tư vấn về dịch vụ ( giá cả đơn hàng, phương tiện vận chuyển) Sau khi, khách hàng

và Nhân viên kinh doanh đồng ý về giá cả cho số lượng hàng hóa và các điều khoản liên quan đến tàu, bảo quản hàng hóa, hình thức thanh toán, địa điểm đến, bốc, dỡ hàng thì hai bên sẽ thiết lập văn bản để chứng nhận đơn hàng thành công- giấy xác nhận Do công ty đang hoạt động với quy mô nhỏ, nên giấy xác nhận tương đương như hợp đồng, có chữ ký hai bên

NHÂN VIÊN KINH DOANH

KHO/ NHIỀU KHO

(4)