Đặc điểm và tình hình chung của Công ty thương mại Phú Bình

Hiện nay cơ cấu tổ chức của Công ty thương mại Phú Bình được xác định như sau: Bộ phận tài chính: Bảo vệ,lái xe Ban kinh doanh: Có 2 ban kinh doanh Ban tài chính: - Kế toán trưởng - Nhân

Đặc điểm và tình hình chung của Công ty thương mại Phú Bình.

1 Quá trình hình thành, xây dựng và phát triển của Công ty thương mại Phú Bình.

Công ty thương mại Phú Bình là Công ty chuyên cung cấp và phân phối các

loại mặt hàng mỹ phẩm LG, sữa Cô gái Hà Lan, sữa Enlin ( New Zealand ) và hàng tiêu dùng các dụng cụ thiết yếu trong gia đình

Công ty là một trong những doanh nghiệp phát triển có doanh thu cao và đóng thuế đầy đủ cho nhà nước Hiện nay Công ty có Văn phòng đại diện đóng tại Vương Thừa Vũ, Thanh Nhàn

1.1 Công ty thương mại Phú Bình thành lập ngày 13/10/1998 theo quyết

định số 446/QP_UB của UBND Thành Phố Hà Nội Địa chỉ Văn phòng : P55 B2 Khu tập thể Kim Liên

1.2 Tổ chức bộ máy quản lý, chức năng nhiệm vụ của các phòng ban.

Hiện nay cơ cấu tổ chức của Công ty thương mại Phú Bình được xác định như sau:

Bộ phận tài chính:

Bảo vệ,lái xe

Ban kinh doanh: Có 2 ban kinh doanh

Ban tài chính:

- Kế toán trưởng

- Nhân viên kế toán bán hàng

- Thủ quỹ kiêm văn thu

Giám Đốc

Phản ánh quan hệ tham mưu, thông tin.

Phản ánh quan hệ chỉ đạo, thông tin

Phản ánh quan hệ phối hợp, thông tin

- Ban giám đốc ( Giám đốc công ty : Đào Đức Chính )

Xây dựng kế hoạch kinh doanh và tổ chức điều hành, quản lý hoạt động tiêu thụ sản phẩm toàn công ty Tổ chức quản lý nhân sự, tài sản, chi phí của công ty đảm bảo hoạt động kinh doanh, đảm bảo doanh thu và đời sống cán bộ thông qua định mức và chỉ tiêu của công ty

- Các ban kinh doanh: Tổ chức phân phối và tiêu thụ sản phẩm

Ban kinh doanh 1: Địa bàn phân công : Hà Nội và khu vự ngoại thành

Ban kinh doanh 2: Địa bàn phân công : Các tỉnh Bắc Ninh, Hưng Yên, Bắc Giang, Việt Trì ( Phú Thọ ), Nam Định

- Ban Tài chính: Quản lý tài sản và chi phí trong Công ty từ văn phòng đến các ban kinh doanh Quản lý tiền hàng lập báo cáo tài chính

- Bộ phận hành chính: Thực hiện các chức năng và nhiệm vụ hành chính của Công ty

1.3 Kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh.

Chỉ tiêu Năm Doanh thu

(triệu đồng ) Chỉ tiêu doanh thu giao KH % thực hiện kế hoạch Quân số Thu nhập bình quân (Nghìn

đồng)

Chỉ tiêu doanh thu của Công ty gần như liên tục có đà tăng trưởng mạnh, và đặc biệt sau năm 2003 Đến năm 2004 Công ty đã củng cố tổ chức, xây dựng chiến lược và kế hoạch kinh doanh tốt, tổ chức quản lý và thực hiện bán hàng tốt nên doanh thu đã tăng trưởng tốt, so với chỉ tiêu đặt ra

1.4 Tổ chức kế toán của Công ty thương mại Phú Bình.

1.4.1 Phòng kế toán của công ty.

- Kế toán trưởng: Chịu trách nhiệm chỉ đạo chung về công tác tài chính của Công ty, lập và thực hiện kế hoạch giúp ban giám đốc công ty

- Kế toán viên: Chịu trách nhiệm chung về các mặt thu tiền mặt, theo dõi lượng nhập xuất, tồn kho, hao hụt, quản lý tình hình bán buôn, bán lẻ hàng hoá,

…

1.4.2 Tổ chức công tác kế toán ở công ty thương mại Phú Bình

Công tác kế toán của công ty thương mại Phú Bình thực hiện theo chế độ kế toán hiện hành của Bộ Tài Chính Các chứng từ áp dụng ở Công ty đều tuân thủ theo đúng quy định của Nhà nước, được lập theo mẫu in sẵn do Bộ Tài Chính phát hành

Căn cứ vào đặc điểm kinh doanh của Công ty thương mại Phú Bình đang tổ chức vận dụng hệ thống tài khoản thống nhất gồm 76 tài khoản thuộc bảng cân đối kế toán, 7 bảng tài khoản ngoài bảng cân đối kế toán So với hệ thống tài khoản mà chế độ ban hành Công ty không sử dụng các TK sau:

+ TK 413 “ Chênh lệch tỷ giá ngoại tệ” do không sử dụng ngoại tệ

+ TK 611 “ Mua hàng” và TK 631 “ Giá thành sản xuất” không được sử dụng vì đơn vị hạch toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên Hiện nay, để phản ánh kịp thời các nghiệp vụ kinh tế phát sinh và tạo điều kiện thuận lợi cho việc ghi chép, phù hợp với yêu cầu quản lý, Công ty áp dụng hình thức sổ kế toán “ Nhật ký chung” Hình thức sổ kế toán này đã tận dụng đuợc ưu điểm: Có mẫu số đơn giản, dễ ghi chép, thuận tiện cho việc phân công lao động đã tiết kiệm được chi phí, thời gian, giảm đuợc khối lương kế toán thủ công rất phù hợp với quy mô kinh doanh của Công ty thương mại Phú Bình Các sổ kế toán cần:

- Sổ nhật ký chung

- Nhật ký mua hàng, bán hàng

- Sổ chi tiết các tài khoản

- Sổ cái các tài khoản

Đến cuối kỳ Công ty lập các báo cáo tài chính:

+ Bảng cân đối kế toán ( Mẫu B01 – DN )

Nhằm phản ánh một cách tổng quát toàn bộ giá trị tài sản hiện có và nguồn hình thành Tài sản đó của Công ty thương mại Phú Bình tại thời điểm lập báo cáo, căn cứ vào bảng cân đối kế toán, các nhà quản lý doanh nghiệp, các nhà đầu tư, các cơ quan chức năng có thể đánh giá được khả năng sử dụng vốn của công ty Phú Bình

+ Báo cáo kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh ( Mẫu B02 – DN )

Được Công ty lập mỗi tháng một lần nhằm phản ánh tình hình doanh thu, các khoản thu nhập, chi phí, kết quả kinh doanh, tình hình thực hiện nghĩa vụ trong háng đó

+ Thuyết minh báo cáo tài chính ( Mẫu B09 – DN )

Hàng tháng cùng với việc lập và nộp báo cáo tài chính:

BCĐKTBCKQHĐSXKD, Công ty đồng thời lập biên bản thuyết minh báo cáo tài chính để thuyết minh và giải thích bằng lời, bằng số liệu nhằm giải thích làm

rõ chỉ tiêu các báo cáo đó Bảng thuyết minh Báo cáo tài chính nhằm cung cấp những thông tin bổ sung cần thiết giúp cho việc đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, thực trạng tài chính của Công ty một cách chính xác cụ thể hơn

1.5 Thực trạng tổ chức công tác kế toán TSCĐ ở Công ty thương mại

Phú Bình.

1.5.1 Đặc điểm TSCĐ của Công ty thương mại Phú Bình.

Công ty thương mại Phú Bình là 1 doanh nghiệp thương mại, mặt hàng kinh doanh chủ yếu là mỹ phẩm, sữa dinh dưỡng và đồ dân dụng trong gia đình Bên cạnh đó công ty còn hệ thống trang thiết bị máy móc dùng để phục vụ cho việc quản lý hàng hoá và hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp Để đảm bảo cho

hoạt động kinh doanh của Công ty có hiệu quả, các phòng ban, cửa hàng cũng như cán bộ được giao sử dụng phải có trách nhiệm quản lý, giữ gìn tài sản của công ty

1.5.2 Phân loại.

Bộ phận kế toán tiến hành phân loại TSCĐ của Công ty thành 3 nhóm:

+ Nhóm 1: Hàng hoá

+ Nhóm 2: Máy móc thiết bị ( máy vi tính, bộ máy tính và máy in pentium, điều hoà nhiệt độ )

+ Nhóm 3: Trụ sở và văn phòng làm việc:

Trụ sở: Văn phòng B2, phòng 55 Khu tập thể Kim Liên

Nhà làm việc 2 tầng: 178 Triệu Việt Vương

Nhà kho Thanh Nhàn

1.5.3 Đánh giá TSCĐ

Để tiến hành hạch toán TSCĐ tính khấu hao và phân tích tình hình hiệu quả

sử dụng TSCĐ ngoài việc phân loại TSCĐ thì kế toán phải xác định giá trị TSCĐ theo nguyên tắc nhất định

- Tại Công ty TSCĐ được đánh giá theo nguyên giá và nguyên giá còn lại Với loại TSCĐ mua sắm công ty đánh giá như sau:

Nguyên giá Giá mua Các loại chi phí Chiết khấu hao TSCĐ = TSCĐ + (thuế nhập khẩu - giảm giá

mua sắm (hoá đơn) nếu có) (nếu có)

TT Tên TSCĐ Ngày tháng tăng giảm Tổng số nguyên giá

TSCĐ

1 Máy điều hoà Samsung 19/02/04 11.487.600

2 Máy vi tính,máy in ĐNA 28/04/00 14.362.701

Ta có thể thấy việc ghi sổ theo nguyên giá cho phép đánh giá đúng năng lực của mình kinh doanh, trang thiết bị cơ sở vật chất, quy mô của công ty, là cơ sở

để tính khấu hao, theo dõi tình hình thu hồi vốn đầu tư và hiệu quả sử dụng TSCĐ Kế toán phải triệt để tôn trọng nguyên tắc ghi theo nguyên giá của từng

đối tượng TSCĐ ghi trên sổ chỉ được xác định một là khi tăng TS và không thay đổi trong suốt thời gian tồn tại ở công ty

1.5.4 Hạch toán chi tiết TSCĐ

Việc chi tiết TSCĐ của công ty được kế toán theo dõi TSCĐ ghi chép hạch

toán trên cơ sở những chứng từ ban đầu như: hợp đồng mua bán TSCĐ hoá đơn ( nếu có - đối với yêu cầu của TSCĐ ) các chứng từ liên quan đến chi phí vận chuyển, bốc dỡ…( nếu có ) biên bản bàn giao, giao nhận TSCĐ, quyết toán được duyệt đưa vào sử dụng và bản thanh lý hợp đồng ( nếu có ) để ghi tăng TSCĐ

- Trường hợp giảm TSCĐ thì căn cứ vào các biên bản thanh lý nhượng bán

và các thủ tục giấy tờ liên quan đến việc ghi giảm TSCĐ

a Hạch toán chi tiết tăng TSCĐ hữu hình

Trên cơ sở những biên bản giao nhận TSCĐ kế toán mở sổ và các chứng từ liên quan đến việc hạch toán chi tiết theo từng đối tượng TSCĐ trong tháng 2 năm 2004 công ty mua một số thiết bị văn phòng của đơn vị bạn đối với tổng giá là 33.450.301 tiền mua hàng công ty thanh toán bằng tiền mặt

Căn cứ vào hợp đồng, hoá đơn bán hàng và biên bản giao nhận TSCĐ và biên bản thanh lý hợp đồng Kế toán hạch toán TSCĐ

HOÁ ĐƠN ( GTGT ) Mẫu số: 01

Đơn vị bán hàng:

Địa chỉ………số tài khoản

Điện thoại… MS

Họ tên người mua hàng:

Đơn vị: Công ty thương mại Phú Bình

Địa chỉ: VP B2, P55, Khu tập thể Kim Liên

TT Tên hàng hoá dịch vụ Đơn vị tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

1 Máy điều hoà Samsung Chiếc 1 11.487.600 11.487.600

2 Máy tính,máy in ĐNA Chiếc 1 15.375.000 15.375.000

Cộng tiền hàng 33.450.301

Thuế xuất GTGT: 10% Tiền thuế GTGT 3.345.030

Tổng cộng tiền thanh toán 36.795.331

Số tiền bằng chữ: Ba sáu triệu bảy trăm chín năm nghìn ba trăm ba mốt đồng

Người mua hàng Kế toán trưởng Thủ trưởng đơn vị

( Ký ghi rõ họ tên ) ( Ký ghi rõ họ tên ) ( Ký đóng dấu ghi rõ họ tên )

Đơn vị: Công ty PHIẾU NHẬP KHO Số: 10 Mẫu số 01 - VT

thương mại Phú Bình Ngày: 2/2004 QĐ 1141-TC/QĐ/CĐKT

1/11/95 Của Bộ Tài Chính NỢ: 211

CÓ: 331

Họ và tên người giao hàng: Phạm Hùng

Theo: CT02 Số 11 Ngày 12/02/2004

Nhập tại kho: KT 14

TT Tên,nhãn hiệu quy

cách phẩm chất

vật tư, sản phẩm,

hàng hoá

Mã số Đơn vị

tính Số lượng Đơn giá Thành tiền

Theo chứng từ

Thực nhập

1 Máy điều hoà

2 Máy tính, máy in

Số tiền bằng chữ : Ba sáu triệu bảy trăm chín năm nghìn ba trăm ba mốt đồng

Nhập ngày … Tháng….Năm 2004

Thủ trưởng ĐV Kế toán trưởng Phụ trách cung liên Người giao hàng Thủ kho

Sau đó tất cả các hoá dơn,phiếu nhập , được lưu vào hồ sơ riêng và sổ nhập vật tư Để làm căn cứ tổ chức hạch toán tổng hợp và hạch toán chi tiết

Căn cứ vào hình thức thanh toán và thủ tục tăng TSCĐ,kế toán hạch toán như sau:

Tháng 2/2004 công ty mua một số máy móc phục vụ công việc văn phòng ở trên đuợc thanh toán bằng tiền mặt, số tiền là:

33.450.301 VNĐ : kế toán ghi

Nợ TK 2113 33.450.301

Có TK 331 33.450.301

Đồng thời ghi:

Nợ TK 331 33.450.301

Có TK 111 33.450.301

b Hạch toán chi tiết giảm TSCĐ hữu hình.

Công ty thương mại CỘNG HOÀ XÃ HỘI CHỦ NGHĨA VIỆT NAM

Phú Bình Độc lập - Tự do - Hạnh phúc

-o0o -

Hà Nội, ngày 20 tháng 12 năm 2004

BIÊN BẢN HỌP THANH LÝ TÀI SẢN CỐ ĐỊNH

Hôm nay ngày 20 tháng 12 năm 2004 Hội đồng thanh lý Tài sản cố định Công ty đã họp bàn về vấn đề thanh lý tài sản cố định

1/ Thành phần cuộc họp gồm có:

+ Ông Đào Đức Chính _ Chủ tịch hội đồng _ Giám đốc công ty

+ Bà Nguyễn Thị Hiền _ Uỷ viên _ Kế toán trưởng

+ Ông Lê Hồng Tiến _ Uỷ viên _ Phó phòng TCHC

+ Bà Cao Thị Bịc _ Uỷ viên _ Kế toán TSCĐ

2/ Nội dung cuộc họp:

- Hội đồng thanh lý họp, xem xét thực tế từng tài sản ( có bảng kê chi tiết đính kèm ) và đi đến kết luận như sau:

+ Toàn bộ tài sản này đã khấu hao hết, không dùng được, hoặc tài sản không cần dùng ( có 24 tài sản )

+ Nhiều tài sản đã hư hỏng không thể bán được

+ Những tài sản cố định có thể bán được ( có bảng kê đính kèm ) thì giao cho phòng kế toán tài chính bán để thu hồi giá trị

+ Tiền bán thu hồi vật tư tài sản thanh lý sẽ được hạch toán vào doanh thu bất thường theo quy định của Nhà nước

+ Phần giá trị còn lại chưa khấu hao hết phòng tài chính kế toán phải phân bổ vào chi phí bất thường là: 306.402.985 đồng

Giám đốc công ty Kế toán trưởng Uỷ viên Kế toán TSCĐ

( ký tên ) ( ký tên ) ( ký tên ) ( ký tên )

Đào Đức Chính Nguyễn Thị Hiền Lê Hồng Tiến Cao Thị Bích

Căn cứ vào biên bản thanh lý TSCĐ ghi giảm nguyên giá TSCĐ và phản ánh giá trị còn lại chưa thu hồi như một khoản chi phí bất thường

Nợ TK 314 1222873117

Nợ TK 821 306402985

Có TK 211 1529276102

Tiền bán được khi thu nhập về thanh lý

Nợ TK 111, 112, 131

Có TK 721

1.5.5 Hạch toán tổng lương TSCĐ

Để hạch toán tổng hợp TSCĐ, công ty dùng hình thức kế toán sổ nhật ký chứng từ Hàng ngày còn căn cứ vào các chứng từ kế toán tiến hành ghi sổ

- Đầu tiên ghi nghiệp vụ phát sinh vào số nhật ký chứng từ sau đó căn cứ vào

số liệu đã cho trên sổ NKCT để ghi vào sổ cái theo các TK kế toán phối hợp Đồng thời với việc ghi sổ NKCT các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào

sổ kế toán chi tiết có liên quan

- Cuối tháng, quí, năm tiến hành cộng số liệu trên sổ cái rồi lập bảng cân đối

sổ phát sinh

- Sau khi kiểm tra khớp đúng số liệu ghi trên sổ cái và bảng tổng hợp chi tiết (được lập từ các sổ kế toán chi tiết), kế toán tiến hành lập báo cáo tài chính

- Về nguyên tắc : Tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên bảng cân đối số phát sinh = tổng số phát sinh nợ và tổng số phát sinh có trên số NKCT Căn cứ vào các chứng từ hợp lệ dùng làm căn cứ ghi số trước hết ghi nghiệp vụ kinh tế phát sinh vào sổ NKCT sau đo căn cứ vào số liệu đã ghi trên số NKCT sau đó căn cứ vào số liệu đã ghi trên sổ NKCT để ghi vào sổ cái theo các tài khoản kế toán phù hợp

SỔ CÁI

TK 211 TSCĐ hữu hình Tháng 12/2004

Sổ chứng

từ Diễn giải TK đối ứng Số phát sinh Số dư

Thanh lý

Số phát sinh 821 306402985

Số dư cuối

kỳ

1700689323

Ngày … tháng … năm…

Kế toán trưởng Giám đốc

( ký,ghi rõ họ tên ) ( ký tên, đóng dấu )

Căn cứ vào những chứng từ gốc kế toán ghi vào sổ nhật ký chứng từ và vào

sổ, sổ cái, cuối quý, cuối năm lên bảng cân đối phát sinh và lập báo cáo tài chính

1.5.6 Hạch toán khấu hao TSCĐ.

- Để đảm bảo hiệu quả cũng như năng lực hoạt động của TSCĐ thì hàng tháng kế toán phải tiến hành tính và trích khấu hao từng TSCĐ

- Căn cứ vào yêu cầu quản lý TSCĐ của công ty để lựa chọn phương pháp

- khấu hao, tỷ lệ thích hợp nhằm hoàn thiện công tác kinh doanh và quản

lý TSCĐ đảm bảo sử dụng vốn có hiệu quả

- Cuối tháng căn cứ theo giá trị trích khấu hao của từng bộ phận kế toán chuyển vào TK 214

Sổ cái TK 2141 hao mòn TSCĐ hữu hình

( từ ngày 01/07/2004 đến ngày 31/12/2004 )

Sổ

chứng

từ

Diễn giải TK đối

ứng Số phát sinhNợ Có Số dưNợ Có

Khấu hao TSCĐ T 7 6414 47115405

Khấu hao TSCĐ T 8 6414 47115405

Khấu hao TSCĐ T 9 6414 47115405

Khấu hao TSCĐ T 10 6414 47115405

Khấu hao TSCĐ T 11 6414 47115405

Khấu hao TSCĐ T 12 6414 48.028.069

Hạch toán điều chỉnh 911 116.000.000

Theo biên bản chống

thất thu thuế

Số dư cuối kỳ

Ngày … tháng … năm…

Kế toán trưởng Giám đốc

( ký, ghi rõ họ tên ) ( ký tên,đóng dấu )