THỰC TRẠNG VỀ KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ HOÀNG SƠN

Phơng pháp kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại công ty TNHH thuơng mại - điện tử HoàngSơn 1.1 Thủ tục, chứng từ hạch toán: Để thanh toán tiền lơng, tiền công và các khoản

THỰC TRẠNG VỀ KẾ TO N TI ÁN TI ỀN LƯƠNG V C C KHO À CÁC KHO ÁN TI ẢN TR CH THEO ÍCH THEO LƯƠNG TẠI CễNG TY TNHH THƯƠNG MẠI ĐIỆN TỬ HO NG S À CÁC KHO ƠN

1 Phơng pháp kế toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại công ty TNHH thuơng mại - điện tử HoàngSơn

1.1 Thủ tục, chứng từ hạch toán:

Để thanh toán tiền lơng, tiền công và các khoản phụ cấp, trợ cấp chongời lao động, hàng tháng kế toán doanh nghiệp phải lập bảng “thanh toántiền lơng” cho từng phòng ban căn cứ vào kết quả tính lơng cho từng ngời.Trên bảng tính lơng cần ghi rõ từng khoản tiền lơng (lơng sản phẩm, lơngthời gian), các khoản phụ cấp, trợ cấp, các khoản khấu trừ và số tiền ngời lao

động còn đợc lĩnh Khoản thanh toán về trợ cấp Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm

Y tế cũng đợc lập tơng tự Sau khi kế toán trởng kiểm tra, xác nhận và ký,Giám đốc duyệt y, bảng thanh toán tiền lơng và Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm

Y tế sẽ đợc làm căn cứ để thanh toán lơng và Bảo hiểm xã hội cho ngời lao

động

Thông thờng tại các doanh nghiệp, việc thanh toán lơng và các khoảnkhác sẽ đợc chia làm hai kỳ: kỳ I là tạm ứng và kỳ sau sẽ nhận số còn lại saukhi đã trừ các khoản khấu trừ vào thu nhập Các khoản thanh toán lơng,thanh toán Bảo hiểm Y tế, Bảo hiểm xã hội, bảng kê danh sách những ngờicha đợc lĩnh lơng cùng với các chứng từ và các báo cáo thu, chi tiền mặtphải chuyển kịp thời cho phòng kế toán để kiểm tra, ghi sổ

Các mẫu chứng từ

1.2 Tài khoản sử dụng

Để hạch toán tiền long và các khoản trích theo long kế toán tại công ty

sử dụng các TK

TK 334: Phải trả công nhân viên

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản thanh toán với công nhânviên của doanh nghiệp về tiền lơng, tiền công, phụ cấp, tiền thởng, Bảo hiểmxã hội, Bảo hiểm Y tế, và các khoản khác thuộc về thu nhập của họ.

Bên Nợ:

 Phản ánh các khoản khấu trừ vào tiền công, tiền lơng của công nhânviên

 Tiền lơng, tiền công và các khoản khác đã trả cho công nhân viên

 Kết chuyển tiền lơng công nhân viên cha lĩnh

Bên Có:

- Phản ánh tiền lơng, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công

nhân viên

D Nợ (nếu có): Phản ánh số trả thừa cho công nhân viên

D Có: Phản ánh tiền lơng, tiền công và các khoản khác còn phải trả cho công

nhân viên

TK 338: Phải trả và phải nộp khác.

Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản phải trả phải nộp cho cáccơ quan pháp luật , cho cấp trên về KPCĐ , BHXH , BHYT , các khoản khấutrừ vào lơng ………

 Các khoản phải nộp , phải trả hay thu hộ

 Trích KPCĐ, BHXH , BHYT theo tỷ lệ quy định

 Nộp kinh phí Công đoàn lên cấp trên (1%)

 Chi tiêu KPCĐ tại đơn vị

Bên Có:

 Trích lập quỹ KPCĐ

 KPCĐ vợt chi đợc cấp bù

Số D Có: phản ánh số kinh phí công đoàn cha nộp hoặc cha chi tiêu

Số D Nợ: trong trờng hợp: Số KPCĐ vợt chi cha đợc cấp bù

 TK 3383: Bảo hiểm xã hội

D Có: phản ánh số BHXH còn lại cha nộp, cha chi tiêu

D Nợ: BHXH vợt chi cha đợc cấp bù

 TK 3384: Bảo hiểm Y tế

Bên Nợ: Phản ánh BHYT nộp cho cơ quan quản lý quỹ

Bên Có: phản ánh việc trích lập quỹ BHYT

D Có: Phản ánh BHYT còn cha nộp

1.3 Các nghiệp vụ chủ yếu :

 Tính ra tiền lơng phải trả cho công nhân viên trong kỳ:

Cã TK 1388: KhÊu trõ tiÒn CN ph¹m lçi ph¶i båi thêng

Cã TK 3338: ThuÕ Thu nhËp nép hé c«ng nh©n viªn

Cã TK 3383, 3384: Quü BHXH,BHYT c«ng nh©n viªn ph¶i nép

 Ph¶n ¸nh tiÒn l¬ng, thëng, BHXH, BHYT, ¨n ca… thùc tÕ DoanhnghiÖp ph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn:

* §èi víi doanh nghiÖp s¶n xuÊt thêi vô:

- Doanh nghiÖp tiÕn hµnh trÝch tríc tiÒn l¬ng nghØ phÐp cña c«ng nh©n s¶nxuÊt

Nî TK 622

Cã TK 335

 Khi CN thùc tÕ nghØ phÐp: ph¶n ¸nh sè tiÒn l¬ng nghØ phÐp thùc tÕph¶i tr¶ cho c«ng nh©n viªn trong kú:

Nộp KPCĐ, BHXH, BHYT

cho cơ quan quản lý

Chỉ tiêu KPCĐ tại cơ sở

Số BHXH, KPCĐ chi v ợt đ ợc cấp

Các khoản khấu trừ vào thu nhập của CNVC (tạm ứng, bồi th ờng vật chất, thuế thu nhập…)

Phần đóng góp cho quỹ BHXH, BHYT

Thanh toán l ơng, th ởng, BHXH và các khoản khác cho CNVC

NVBH, QL DN

Tiền th ởng

BHXH phải trả

trực tiếp

Sơ đồ hoạch toán các khoản thanh toán với công nhân viên chức:

TiÒn ®ang chuyÓn

TiÒn ViÖt nam

Ngo¹i tÖ

33313331133312333333343338

ThuÕ GTGT ph¶i népThuÕ GTGT ®Çu raThuÕ GTGT hµng N khÈuThuÕ XNK

ThuÕ thu nhËp DNC¸c thuÕ kh¸c

Ph¶i tr¶ ph¶i nép kh¸c

TS thõa chê xö lýKinh phÝ c«ng ®oµnBHXH

BHYTPh¶i tr¶ kh¸c

156

1561

1562

Hµng ho¸

Gi¸ mua hµng ho¸

Chi phÝ thu mua hµng ho¸

159 Dù phßng gi¶m gi¸ hµng

515 Thu nhập hoạt động tài

711 Các khoản thu nhập bất

bản

1.5 Tổ chức Hệ thống sổ kế toán tại Công ty:

Để phù hợp quy mô cũng nh điều kiện thực tế, Công ty TNHH Thơngmại - điện tử Hoàng Sơn áp dụng hình thức hạch toán Chứng từ ghi sổ và cácloại sổ của hình thức này gồm có: sổ đăng ký chứng từ ghi sổ, Sổ cái và các

sổ chi tiết tài khoản

* Hệ thống sổ kế toán đợc áp dụng tại Công ty:

B¸o c¸o thùc tËp tiÒn l¬ng

Ghi hµng ngµyGhi cuèi k×

§èi chiÕu, so s¸nh

1.6 Tổ chức hệ thống báo cáo kế toán tại Công ty:

Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn sử dụng hệ thống báo cáo kếtoán theo đúng chế độ và quy định của Nhà nớc và thực hiện tốt các báo cáo

về các hoạt động tài chính của Công ty

* Hệ thống báo cáo tài chính của Công ty TNHH Thơng mại - điện tửHoàng Sơn gồm:

- Báo cáo quyết toán (theo quý, năm)

- Bảng cân đối kế toán (theo quý, năm)

- Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (theo quý, năm)

- Bảng cân đối tài khoản (theo quý, năm)

- Tờ khai chi tiết doanh thu, chi phí, thu nhập (theo năm)

- Quyết toán thuế thu nhập Doanh nghiệp (theo năm)

- Quyết toán thuế GTGT (theo năm)

- Thuyết minh báo cáo tài chính (cuối năm)

* Các báo cáo tài chính trên đợc gửi vào cuối mỗi quý của niên độ kế toán và

đợc gửi tới các cơ quan sau:

- Cơ quan cấp chủ quản (Sở Thơng Mại)

- Chi cục Tài chính Doanh nghiệp

- Cục Thống kê

- Cục thuế

- Ngoài ra Công ty còn sử dụng một số loại báo cáo nội bộ nh: Báo cáocác khoản phải thu, phải trả, tình hình công nợ, tình hình xuất nhập khẩucác sản phẩm, hàng hoá, phân tích kết quả về tài chính và các hoạt độngkinh doanh trong xuất nhập khẩu các mặt hàng của Công ty Các báo cáonày sẽ đợc gửi tới Ban Giám đốc Công ty

1.7 Phơng pháp tính tiền lơng và các khoản trích theo lơng tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn

1.7.1 Một số quy tắc hạch toán tiền lơng và các khoản trích theo lơng 1.7.1.1 Một số quy tắc hạch toán tiền lơng

Việc thực hiện hình thức trả lơng thích hợp cho ngời lao động, kết hợpchặt chẽ giữa lợi ích chung của xã hội với lợi ích của doanh nghiệp và ngờilao động sẽ có tác dụng là đòn bẩy kinh tế, khuyến khích ngời lao động chấphành tốt kỷ luật lao động, có trách nhiệm với công việc, không ngừng họchỏi, sáng tạo, nâng cao trình độ về kiến thức cũng nh kỹ năng công việc.Bên cạnh chế độ tiền lơng, tiền thởng, cán bộ, công nhân viên trongCông ty còn đợc hởng các khoản trợ cấp thuộc Quỹ Bảo hiểm xã hội, Bảohiểm Y tế trong các trờng hợp ốm đau, thai sản theo đúng chế độ hiện hànhcủa nhà nớc.

Theo hình thức tính lơng trên, hàng tháng kế toán tiền lơng của Công ty

sẽ tiến hành tính lơng phải trả cho ngời lao động, đồng thời tính các khoản

trích theo lơng nh Bảo hiểm xã hội, Bảo hiểm y tế Bảng thanh toán tiền lơng

sẽ đợc kế toán tiền lơng (ngời lập bảng lơng) ký, ghi rõ họ tên rồi chuyểncho Kế toán trởng kiểm tra, ký xác nhận, sau đó Giám đốc Công ty ký duyệt.Công ty sẽ tiến hành trả lơng cho nhân viên làm hai kỳ:

- Kỳ I: Tạm ứng lơng (Vào các ngày 15 hàng tháng)

- Kỳ II: Cuối tháng căn cứ vào bảng quyết toán lơng và các khoảntrích theo lơng trừ đi số tạm ứng đầu tháng và thanh toán số còn lại cho ngờilao động

Bảng Tạm ứng lơng Kỳ I và Bảng thanh toán lơng Kỳ II sẽ đợc lu tạiPhòng kế toán Mỗi lần lĩnh lơng, nhân viên Công ty phải trực tiếp ký vào cột

“Ký nhận” Nếu có ngời nhận thay thì phải ghi “KT”(ký thay) và ký tên.Bên cạnh đó, để thuận tiện cho việc theo dõi số ngày công làm việc thực

tế, ngày nghỉ việc, ngừng việc, nghỉ BHXH, nghỉ họp, nghỉ phép… để làmcăn cứ thanh toán cho ngời lao động các khoản phụ cấp, tiền thởng, các chế

độ BHXH nh ốm đau, thai sản, BHXH trả thay lơng… Công ty có sử dụngBảng Chấm công theo quy định hiện hành của Nhà nớc

Mỗi phòng ban trong Công ty phải lập bảng chấm công hàng tháng chocác nhân viên trong phòng mình Hàng ngày, ngời đợc phân công công việcchấm công phải căn cứ theo tình hình thực tế của phòng mình để chấmcông cho từng ngời, ghi vào ngày tơng ứng trong các cột từ 1 đến 31 theo kýhiệu quy định trong chứng từ nh sau:

kế toán kiểm tra, đối chiếu quy ra công để tính phụ cấp tiền ăn tra của Công

ty cho công nhân viên và các chế độ BHXH (thai sản), chế độ lơng BHXH(ốm đau, tai nạn rủi ro)

Kế toán tiền lơng sẽ căn cứ vào các ký hiệu chấm công của từng ngời vàtính ra số ngày công theo từng loại tơng ứng của từng cán bộ công nhân viêntrong Công ty

1.7.1.2 Một số quy tắc hạch toán các khoản trích theo lơng

Chứng từ kế toán BHXH trả thay lơng Công ty sử dụng gồm: Phiếu nghỉhởng BHXH và bảng thanh toán BHXH

1.7.1.2 1 Phiếu nghỉ hởng BHXH:

- Trong thời gian lao động, ngời lao động bị ốm đợc Cơ quan Y tế chophép nghỉ, ngời đợc nghỉ phải báo cho Công ty và nộp giấy nghỉ cho ngờiphụ trách chấm công Số ngày nghỉ thực tế của ngời lao động căn cứ theobảng chấm công hàng tháng

- Cuối tháng phiếu nghỉ hởng BHXH kèm theo bảng chấm công kế toáncủa đơn vị chuyển về phòng kế toán Công ty để tính BHXH Tuỳ thuộcvào số ngời phải thanh toán trợ cấp BHXH trả thay lơng trong tháng củatừng đơn vị mà kế toán có thể lập bảng thanh toán BHXH cho từngphòng, ban, bộ phận hay toàn công ty Cơ sở để lập bảng thanh toánBHXH là phiếu nghỉ hởng BHXH Khi lập phải phân bổ chi tiết theo từng

trờng hợp: nghỉ bản thân ốm, con ốm, tai nạn lao động, tai nạn rủi ro, thaisản Trong mỗi khoản phải phân ra số ngày và số tiền trợ cấp BHXH trảthay lơng.

- Mẫu Phiếu nghỉ hởng BHXH

Phiếu nghỉ hởng BHXH (Giấy chứng nhận nghỉ ốm) đợc sử dụng tại

Công ty theo mẫu sau: (Mặt trớc)

Tên Cơ quan Y tế Ban hành theo mẫu CV

Số 90TC/CĐKT ngày 20/7/99 của BTC

Số KB/BA Quyển số: 127

622 Giấy chứng nhận nghỉ ốm Số: 037

Họ và tên: Vũ Lâm Tùng Tuổi: 36

Đơn vị công tác: Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn

Lý do cho nghỉ: Phẫu thuật xơng khớp gối

Số ngày cho nghỉ: 15ngày(Từ ngày15/12đến hết ngày31/12/2005)

Cuối tháng kế toán tính tổng hợp số ngày nghỉ và số tiền trợ cấp cho từng

ng-ời và cho toàn Công ty, bảng này phải đợc nhân viên phụ trách về chế độBHXH của Công ty xác nhận và chuyển cho kế toán trởng duyệt chi Bảngnày đợc lập thành 2 liên: 1 liên gửi cho Cơ quan quản lý Quỹ BHXH cấp trên

để thanh toán số thực chi, 1 liên lu tại phòng kế toán cùng các chứng từ khác

Hiện nay Công ty áp dụng một hình thức trả lơng chính Đó là trả lơngtheo thời gian mà cụ thể là hình thức trả tiền lơng tháng

Việc xác định tiền lơng phải trả cho ngời lao động căn cứ vào bảngchấm công trong tháng , hệ số mức lơng (cấp bậc) , phụ cấp trách nhiệm(nếu có)

N C : ngày công theo quy định ( 26 ngày )

Ngoài ra, tuỳ theo tình hình hoạt động kinh doanh của Công ty, nếuCông ty đạt đợc mức doanh thu theo chỉ tiêu, kế hoạch đề ra thì các cán bộ,

công nhân viên trong Công ty sẽ đợc hởng thêm một hệ số lơng của Công ty,

có thể là 1,5 hoặc 2tuỳ theo mức lợi nhuận đạt đợc

Thời gian để tính lơng, tính thởng, phụ cấp, trợ cấp và các khoản khácphải trả cho ngời lao động là theo tháng

Ví dụ: Anh Trịnh Văn Sơn, Giám đốc Công ty có hệ số lơng là 4,76;

phụ cấp trách nhiệm là 2 , số ngày công thực tế của anh là 27 công Ngoài ra,

do hoạt động kinh doanh năm 2005 đạt lợi nhuận cao, hoàn thành vợt mứcchỉ tiêu đề ra nên toàn bộ các cán bộ công nhân viên trong Công ty đ ợc hởngthêm một hệ số lơng của Công ty là 0,6 Vậy mức lơng tháng 12/2005 củaanh Sơn sẽ là:

(4,76+2+0,6) x 350.000 x 27 : 26 = (đồng/tháng)Ngoài chế độ tiền lơng, Công ty còn tiến hành xây dựng chế dộ tiền th-ởng cho các cá nhân, tập thể có thành tích trong hoạt động kinh doanh nhằmkhuyến khích ngời lao động có nhiều đóng góp hơn cho sự phát triển củaCông ty

1.7.3 Cách tính và trích lập Quỹ BHXH, Quỹ BHYT, KPCĐ

1.7.3.1 Cách tính

Công ty thực hiện theo đúng chế độ hiện hành của Nhà nớc nh trong trờnghợp nghỉ việc vì ốm đau, thai sản, tai nạn rủi ro có xác nhận của cán bộ Y tế.Thời gian nghỉ hởng BHXH sẽ đợc căn cứ nh sau:

* Nếu làm việc trong điều kiện bình thờng mà có thời gian đóngBHXH:

* Tỷ lệ hởng BHXH trong trờng hợp này đợc hởng 75% lơng cơ bản

*Với công thức tính lơng BHXH trả thay lơng nh sau:

lơng 26 ngày BHXH

Ví dụ : Trong tháng 12/2005, anh Vũ Lâm Tùng là nhân viên thuộc

Phòng kinh doanh sửa chữa của Công ty bị bệnh, có xác nhận của Bác sỹ.Theo bảng chấm công số ngày công thực tế của anh là 12 ngày, anh nghỉ ốm

15 ngày Mức lơng cơ bản của anh là 2,98 Theo chế độ hiện hành thì anh

- Dùng để thanh toán cho công nhân viên khi họ bị mất khả năng lao động

-Đợc trích lập theo tỉ lệ 20% so với quỹ tiền lơng trong đó: 15% là

ng-ời sử dụng lao động phải nộp và đợc tính vào chi phí kinh doanh, 5% ngng-ờilao động phải nộp trừ vào lơng

1.7.3.2.2 Quỹ BHYT:

-Dùng để thanh toán các khoản viện phí, thuốc men cho ngời lao độngkhi họ đi khám chữa bệnh

-Đợc trích lập theo tỉ lệ 3% so với quỹ tiền lơng trong đó: 2% là ngời

sử dụng lao động phải nộp và đợc tính vào chi phí kinh doanh, 1% ngời lao

động phải nộp trừ vào lơng

1.7.3.2.3 Kinh phí công đoàn:

- Dùng để thanh toán cho các khoản chi tiêu của tổ chức công đoàn tại

đơn vị và tổ chức công đoàn cấp trên

 Đợc trích lập theo tỉ lệ 2% so với tiền lơng và toàn bộ kinh phí này

ng-ời sử dụng lao động phải chịu và tính vào chi phí kinh doanh trong đó1% giữ lại cho công đoàn đơn vị, còn 1% nộp cho công đoàn cấp trên

2 Thực tế công tác kế toán tiền lơng tại Công ty TNHH Thơng mại - điện tử Hoàng Sơn

2.1 Các chứng từ có liên quan đến việc tính lơng

- Bảng thanh toán tạm ứng của Công ty tháng 12 năm 2005 :

- Phiếu chi số 20 quyển 04

- Bảng chấm công của Công ty tháng 12 năm 2005

- Bảng tính lơng của Công ty tháng 12/2005

- Phiếu chi số 32 quyển 04

Để đảm bảo đời sống sinh hoạt cho các cán bộ, công nhân viên trongCông ty, Công ty đã tạm ứng lơng kỳ I cho các cán bộ, công nhân viên trongCông ty Tuỳ thuộc vào mức lơng cơ bản của từng ngời mà họ có thể ứng l-

ơng theo nhu cầu của mình nhng không đợc vợt quá mức lơng cơ bản của

Cụ thể trong tháng 12/2005 có bảng thanh toán tạm ứng lơng Kỳ I nh sau:

 NguyÔn Duy M¹nh Kinh doanh 300000

 TrÇn V¨n Minh Kinh doanh 200000

 NguyÔn ThÞ Hoa Kinh doanh 200000

 Vò Thanh H»ng Kinh doanh 200000

 NguyÔn Quúnh Chi Kinh doanh 200000

 Vò L©m Tïng Hµnh chÝnh 300000

 Bïi H÷u Hoan Hµnh chÝnh 300000

 §µo Thu H»ng Kinh doanh 200000

 §inh Thanh HuyÒn KÕ to¸n 200000

 TrÇn Quang Huy Kinh doanh 200000

Cộng: 4.700.000

Ngời lập biểu Kế toán Trởng Thủ trởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên)

NợTK 334 CóTK1111

Mẫu số: 02-TT

QĐ số 1141-TC/QĐ/CĐKT Ngày 1tháng 11năm1995 của Bộ Tài chính

Họ tên ngời nhận tiền: Hồ Ngọc Hà

Địa chỉ: Phòng Kế toán

Lý do chi: Thanh toán tạm ứng lơng kỳ I tháng12/2005

Số tiền: 4.700.000 (Viết bằng chữ) Bốn triệu bảy trăm ngàn đồng chẵn

Bảng tính luơng tháng 12 năm 2005

Stt Họ và tên Chức vụ côngSố

Hệ số lơng LơngCB

Hệ số phụ cấp

Hệ số thởng Tổng cộng

Các khoản giảm trừ Còn

đợc lĩnh BHXH BHYT Tạm ứng

1 Nguyễn Thanh Hoà GĐ 27 4.76 350000 2 0.6 2.675.077 133.754 26.751 400.000 2114572

Trong b¶ng tÝnh l¬ng cña C«ng ty th¸ng 12/2005cã sè tiÒn cho :

NîTK 334 CãTK1111

MÉu sè: 02-TT

Q§ sè 1141-TC/Q§/C§KT Ngµy 1th¸ng 11n¨m1995 cña Bé Tµi chÝnh

2.2 Các nghiệp vụ hạch toán tiền lơng ở Công ty:

Nghiệp vụ 1:

Ngày15/12/2005, Công ty đã trả tiền lơng Kỳ I cho công nhân viên Căn cứvào bảng thanh toán tạm ứng lơng kỳ I và phiếu chi số 20 ngày 15/12/05, kế toánghi vào Sổ chi tiết TK 334 theo định khoản:

Nợ TK 334: 4.700.000

Có TK 111: 4.700.000Nhân viên kế toán phản ánh các nghiệp vụ trên ở chứng từ ghi sổ nh sau:

Thanh to¸n tiÒn l¬ng kú II th¸ng 12/05 cho toµn C«ng ty 334 111 16.945.669

Cuèi th¸ng ngµy 31/12/2005, c¨n cø vµo b¶ng tæng hîp thanh to¸n

l-¬ng th¸ng 12/05 vµ phiÕu chi sè 20 ngµy 05/12/05, phiÕu chi sè 32 ngµy 31/12/05,

kÕ to¸n ghi sè tiÒn l¬ng ph¶i tr¶ c¸n bé c«ng nh©n viªn vµo Sæ chi tiÕt Tµi kho¶n