THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH QUANG DŨNG

- Doanh thu bán hàng đựơc ghi nhận khi hàng hoá đã được xuất kho, phát hànhhoá đơn và người mua đã chấp nhận thanh toán không phân biệt đã thu được hay chưa thuđược tiền.. Hoá đơn này do

THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THỤ VÀ XÁC ĐỊNH KẾT QUẢ TIÊU THỤ

TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH QUANG DŨNG

2.1 ĐẶC ĐIỂM TÌNH HÌNH CHUNG CỦA CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH QUANG DŨNG.

2.1.1 Lịch sử hình thành và phát triển của chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng

Trong nền kinh tế thị trường, việc mỗi nhà kinh doanh nhận thấy được nhu cầu củathị trường và khả năng đáp ứng được nhu cầu là điều vô cùng quan trọng Đây được coi làyếu tố quyết định việc bỏ vốn và huy động vốn để đầu tư vào một lĩnh vực nào đó Đặcbiệt với nền kinh tế nước ta khi tham gia hội nhập kinh tế phát triển theo định hướng CNH-HĐH, thì đây được coi là hướng phát triển ưu tiên của nền kinh tế nước nhà Mặc dù vậyvai trò của nền nông nghiệp vẫn được khẳng định và nhà nước đã và sẽ vẫn có hướng pháttriển ưu tiên nó nhằm phát triển ngành nông nghiệp nói chung và ngành chăn nuôi nói riêng

để đáp ứng tốt nhu cầu thực phẩm của người dân cũng như khả năng chế biến xuất khẩutrong tương lai Nhận thấy được điều đó công ty TNHH Quang Dũng đã thành lập và mởchi nhánh tại miền bắc lấy tên : chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng, có trụ sở tại HàNội

Chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng tại Hà Nội là đơn vị hạch toán độc lập đượcthành lập theo Quyết định số 01/00 HN-CVQĐ ngày 05/06/2000 do sở Kế hoạch và Đầu tư

Hà Nội cấp, tiến hành hoạt động kinh doanh các ngành nghề sau :

- Mua bán lương thực, thức ăn gia súc, nông sản thực phẩm, máy nông nghiệp

- Đại lý ký gửi hàng hoá, dịch vụ thương mại

- Mua bán thiết bị chăn nuôi

Qua quá trình hoạt động kinh doanh, mặc dù mới đi vào hoạt động từ năm 2001 vàmặt hàng của họ chủ yếu được nhập khẩu từ nước ngoài, nhưng chi nhánh công ty TNHHQuang Dũng miền bắc đã dần khẳng định được vai trò của mình trong việc phân phối hànghoá trên thị trường miền bắc, sự mạnh dạn trong đầu tư cũng như khả năng marketing tốt

đã đưa mặt hàng của chi nhánh công ty ngày càng tiến gần đến được với những người nông

dân Việt Nam với mặt hàng chủ đạo là thức ăn gia súc và họ cũng là đại diện duy nhất tạimiền bắc tham gia nhập khẩu thức ăn gia súc từ ACHENTYNA Sau đây là một vài nétchính về chi nhánh :

Thông tin đầy đủ :

Tên chi nhánh : Chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng (gọi tắt là công ty)

Địa chỉ chi nhánh : Phòng A11, tầng 3, khách sạn Horizon, 40 Cát Linh, QuậnĐống Đa - Hà Nội

Điện thoại : (04) 7332471, Fax : (04) 7332470

BẢNG 2.1 TÌNH HÌNH HOẠT ĐỘNG KINH DOANH CỦA CÔNG TY MỘT SỐ

+Thuế tiêu thụ đặc biệt, thuế

xuất khẩu phải nộp

7816910169815644 8353457

304693383304693383

72318044667848445533200

3 Doanh thu thuần 167472227774 176371548865 210263361066

4 Giá vốn hàng bán 164814230407 170926362319 200456462826

5 Lợi nhuận gộp 2657997367 5445186546 9806898240

6 Chi phí bán hàng 4160075662 4560350523 7675260861

7 Chi phí quản lý doanh nghiệp 791967031 1122080563 1606195551

8 Lợi nhuận thuần từ hoạt động kinh

doanh

(2294045326) (237244540) 326751975

9 Thu nhập hoạt động tài chính 20487487 13974100 23222447

10 Chi phí hoạt động tài chính 27202 221912300

11 Lợi nhuận thuần từ hoạt động tài

chính

20460285 13974100 (198689853)

12 Các khoản thu nhập bất thường 16082389 2938416

13 Các khoản chi phí bất thường 1544711 468205

15 Tổng lợi nhuận trước thuế (2273585041) (208732762) (2033182395)

Phòng chỉ đạo(Trưởng chi nhánh )

Văn phòng Phòng kế toán Phòng Kinh doanh Phòng X-NK

2.1.2 Đặc điểm tổ chức bộ máy quản lý của chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng

Công ty tổ chức bộ máy quản lý theo hình thức trực tuyến – chức năng, đứng đầu làtrưởng chi nhánh và được khái quát qua sơ đồ sau :

Sơ đồ 2.1 Cơ cấu tổ chức bộ máy quản lý tại chi nhánh công ty TNHH Quang

- Phòng kế toán : Có nhiệm vụ là thu thập và xử lý thông tin tài chính phát sinh tạidoanh nghiệp theo đúng chế độ kế toán nhà nước quy định, từ đó cung cấp đầy đủ thôngtin cho các phòng ban, giúp nhà quản lý đưa ra các quyết định đúng đắn cũng như đảm bảohoàn thành các nghĩa vụ với nhà nước

- Phòng kinh doanh : Thiết lập các chiến lược kinh doanh cho công ty, tìm kiếmnguồn hàng cũng như nơi tiêu thụ hàng hoá

- Phòng xuất nhập khẩu : Công ty được phép xuất nhập khẩu trực tiếp các mặt hàngthức ăn gia súc nên phòng có nhiệm vụ lập và triển khai kế hoạch xuất, nhập khẩu nhằmcung ứng hàng hoá đủ để đảm bảo yêu cầu tiêu thụ

Kế toán trưởng (kế toán tổng hợp )

Kế toán doanh thu và chi phíKế toán thuế Kế toánTSCĐKế toán tiền và thanh toánKế toán vật tư ,hàng hoáThủ quỹ

- Văn phòng : Chịu trách nhiệm về quản lý nhân sự, các văn bản hợp đồng kinh tế

và các giấy tờ …tổ chức các cuộc họp, hội nghị và các phong trào hoạt động tại chi nhánhcũng như tham gia các hoạt động tại tổng công ty lớn

2.1.3 ĐẶC ĐIỂM TỔ CHỨC BỘ MÁY KẾ TOÁN TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH QUANG DŨNG.

2.1.3.1 Đặc điểm tổ chức bộ máy kế toán

Do đặc điểm kinh doanh của doanh nghiệp và công ty sử dụng kế toán máy tronghạch toán kế toán, điều này không chỉ giúp doanh nghiệp giảm bớt được số lượng nhânviên kế toán mà nó còn rất phù hợp với bộ máy tổ chức quản lý của chi nhánh

Để đáp ứng yêu cầu cung cấp thông tin phù hợp với thực tế, công ty đã sử dụngphần mềm kế toán ACCNET để ghi chép các nghiệp vụ, duy trì số dư tài khoản và chuẩn

bị các báo cáo tài chính Các nhân viên đều được trang bị máy tính và các máy đều đượckết nối với nhau, nhờ vậy mà hiệu quả công việc của các kế toán đã được nâng cao rõ rệt

Mô hình kế toán doanh nghiệp sử dụng là kiểu phân tán

Sơ đồ 2.2 Bộ máy kế toán tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng.

Căn cứ vào mô hình kế toán của công ty cho thấy có sự phân công khá rõ ràng tráchnhiệm của từng bộ phận trong công việc, mà cụ thể là :

- Kế toán trưởng (kiêm kế toán tổng hợp) : Chịu trách nhiệm trước trưởng chi nhánh

về công tác kế toán của công ty, là người phụ trách việc vào sổ và lập báo cáo quyết toán,

đánh giá kết quả hoạt động kinh doanh, thực hiện đầy đủ chức năng, nhiệm vụ của kế toántrưởng chấp hành nghiêm túc các quy định của nhà nước

- Thủ quỹ : làm nhiệm vụ quản lý quỹ, quản lý việc thu chi lập báo cáo quỹ, thựchiện đầy đủ các nội quy, quy định và chịu trách nhiệm trước trưởng phòng về công việccủa mình

- Kế toán tiền và thanh toán có nhiệm vụ theo dõi hạch toán chi tiết các khoản thanhtoán với khách hàng, các khoản vay giao dịch với ngân hàng các khoản khác phát sinhthường xuyên, cung cấp thông tin cho kế toán trưởng (kế toán tổng hợp)

- Kế toán doanh thu và chi phí có nhiệm vụ theo dõi và phản ánh đầy đủ, kịp thờicác khoản doanh thu và chi phí phát sinh trong kỳ có liên quan đến việc thu mua, tiêu thụhàng hoá và các khoản chi phí khác Để từ đó xác định doanh thu thuần và thu nhập thuần

từ các hoạt động khác của công ty

- Kế toán thuế làm nhiệm vụ theo dõi và tính đúng, đủ, hợp lý số thuế mà doanhnghiệp phải nộp nhằm hoàn thành nghĩa vụ với nhà nước cung cấp kịp thời số liệu cho kếtoán trưởng

- Kế toán TSCĐ theo dõi tình hình biến động của TSCĐ trong doanh nghiệp từ đó

có nhiệm vụ phân bổ hợp lý số khấu hao trong kỳ

- Kế toán vật tư, hàng hoá là người theo dõi tổng hợp sự động của hàng hoá trongdoanh nghiệp để từ đó lập bảng tổng hợp nhập-xuất-tồn, định kỳ cung cấp thông tin cho kếtoán tổng hợp

+ Bảng cân đối kế toán, mẫu số B01 – DN

+ Kết quả hoạt động kinh doanh, mẫu số B02 – DN

+ Lưu chuyển tiền tệ, mẫu số B03 – DN.

+ Thuyết minh báo cáo tài chính, mẫu số B09 – DN

Ngoài ra công ty còn sử dụng báo cáo chi tiết doanh thu và công nợ

Và các thông tư hướng dẫn sửa, đổi bổ sung Quyết định 1141TC/QĐ/CĐKT của bộtài chính

- Báo cáo tài chính lập trên cơ sở giá gốc

- Đơn vị tiền tệ được sử dụng để lập báo cáo là đồng Việt Nam

- Các nghiệp vụ phát sinh bằng ngoại tệ trong năm được chuyển đổi sang đồngViệt Nam theo tỷ giá bán do ngân hàng thương mại cổ phần Đông á công bố tại thời điểmphát sinh

* Phương pháp kế toán tài sản cố định

- Nguyên tắc đánh giá

+Tài sản cố dịnh được xác định theo nguyên giá “-“ giá trị hao mòn luỹ kế + Nguyên giá tài sản cố định bao gồm giá mua và những chi phí có liên quantrực tiếp đến việc đưa tài sản vào hoạt động Những chi phí mua sắm, cải tiến và tân trangcủa tài sản cố định, những chi phí bảo dưỡng, bảo trì, sửa chữa được tính vào báo cáo kếtquả hoạt động kinh doanh

+ Khi tài sản được bán hay thanh lý, nguyên giá và khấu hao luỹ kế được xoá

sổ và bất kỳ các khoản lỗ lãi nào phát sinh do việc thanh lý đều được tính vào báo cáo kếtquả hoạt động kinh doanh

- Phương pháp khấu hao áp dụng

+ Tài sản cố định khấu hao theo phươnp pháp đường thẳng để trừ dần nguyêngiá tài sản cố định theo thời gian hữu dụng ước tính, phù hợp với hướng dẫn theo quyếtđịnh số 166/1999/QĐ/BTC ngày 30 tháng 12 năm 1999 của Bộ trưởng Bộ Tài Chính

+Tỷ lệ khấu hao hàng năm của các loại tài sản cố định như sau:

Loại tài sản cố định là phương tiện vận tải thì tỷ lệ khấu hao là 10%

Loại tài sản cố định là thiết bị văn phòng thì tỷ lệ khấu hao là 25%

* Phương pháp kế toán hàng tồn kho

+ Nguyên tắc đánh giá: hàng tồn kho được ghi nhận theo giá gốc

+ Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: phương pháp kê khai thường xuyên + Giá hàng xuất kho được tính theo phương pháp bình quân gia quyền

Giá đơn vị bình Gía thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

quân cả kỳ dự trữ =

Lượng thực tế hàng tồn đầu kỳ và nhập trong kỳ

* Phương pháp ghi nhận doanh thu và chi phí

- Doanh thu bán hàng đựơc ghi nhận khi hàng hoá đã được xuất kho, phát hànhhoá đơn và người mua đã chấp nhận thanh toán không phân biệt đã thu được hay chưa thuđược tiền

- Chi phí phát sinh trong kỳ được ghi nhận phù hợp với doanh thu

* Thuế

Công ty tính thuế giá trị gia tăng theo phương pháp khấu trừ nộp thuế thu nhậptheo tỷ lệ 28% trên thu nhập chịu thuế Các loại thuế phí khác được trích nộp theo qui địnhhiện hành

Tại công ty chỉ áp dụng một hình thức bán hàng là tiến hành hoạt động bán buônthông qua những hợp đồng kinh tế có giá trị lớn

mua hàng hàng qua hợp đồng kinh tế thường là những lô hàng có lớn, có giá trị

* Các phương thức thanh toán của công ty rất đa dạng, điều này phụ thuộc vào sựthoả thuận giữa hai bên trong hợp đồng kinh tế Việc thanh toán có thể được thực hiệnngay hoặc sau một thời gian nhất định vì thế hình thức thanh toán có thể là trả ngay hay trảchậm Việc thanh toán tiền hàng có thể thanh toán bằng tiền mặt, tiền gửi ngân hàng, séchoặc L/C

Tuy nhiên để tránh tình trạng chiếm dụng vốn công ty luôn giám sát chặt chẽ cáckhoản phải thu của khách hàng, phân tích mối quan hệ nợ để đưa ra những biện pháp phùhợp cho các khoản nợ của khách hàng

* Hình thức sổ kế toán áp dụng:

Công ty lựa chọn hình thức sổ kế toán “Nhật ký chung” được khái quát qua sơ đồsau:

Bảng cân đối tài khoản

Báo cáo tài chính

Sơ đồ 2.3 Trình tự hạch toán theo “Nhật ký chung”.

- Hàng ngày căn cứ vào các nghiệp vụ phát sinh kế toán phản ánh vào sổ Nhật kýchung theo thứ tự thời gian Sau đó căn cứ vào Nhật ký chung kế toán lấy số liệu để ghivào sổ cái Mỗi bút toán phản ánh vào sổ nhật ký chung được chuyển vào ít nhất hai sổ cáicủa hai tài khoản có liên quan Đối với các tài khoản chủ yếu, phát sinh nhiều nghiệp vụ,

có thể mở các sổ nhật ký phụ Cuối tháng hoặc định kỳ, kế toán cộng số liệu và ghi vào sổnhật ký chung hoặc vào thẳng sổ cái

- Sổ cái trong Nhật ký chung được mở riêng cho từng tài khoản

* Hệ thống sổ kế toán

- Bảng tổng hợp, sổ chi tiết các tài khoản

- Sổ cái các tài khoản

- Sổ chi tiết thanh toán với người bán, người mua

- Sổ chi tiết sản phẩm, hàng hoá, bảng tổng hợp nhập – xuất – tồn

- Sổ TSCĐ

- Sổ quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi ngân hàng, sổ chi tiết tiền vay

2.2 THỰC TRẠNG HẠCH TOÁN TIÊU THỤ HÀNG HOÁ TẠI CHI NHÁNH CÔNG TY TNHH QUANG DŨNG

2.2.1 Các chứng từ sử dụng và các quy định chung được tuân thủ trong tiêu thụ hàng hoá

* Phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho : được lập thành 03liên, là chứng từ để thủ tho xuất hàng ra khỏi kho và hàng hoá ra khỏi cổng bảo vệ do bộphận theo dõi việc xuất hàng lập khi có yêu cầu xuất hàng hoá ra khỏi công ty và được kýduyệt, đồng thời là phiếu xuất kho

* Hoá đơn bán hàng : là hoá đơn GTGT 3 liên do cục thuế phát hành Hoá đơn này

do phòng kinh doanh lập theo đơn đặt hàng của khách hàng gồm 3 liên: liên 1 lưu tạiphòng kinh doanh, liên 2 do người mua giữ dùng làm chứng từ thanh toán ở đơn vị mình,liên 3 giao cho thủ kho xuất hàng và vào sổ cuối ngày rồi chuyển lên cho phòng kế toánvào sổ và lưu giữ, chứng từ hợp lệ phải có đầy đủ chữ ký của người mua hàng, thủ kho,người viết hoá đơn và trưởng chi nhánh (trưởng phòng kinh doanh) Ngoài ra, hoá đơnGTGT này còn được dùng để theo dõi hàng đang đi đường cho lô hàng hoá xuất bán

Bên cạnh đó thì hàng hoá xuất ra khỏi công ty phải tuân thủ một số qui định sau : + Hàng hoá xuất ra khỏi công ty phải có phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công tykiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt.

+ Thời gian trả chậm đối với khách hàng được áp dụng theo chính sách bán hàngcủa công ty Công ty đã xây dựng chính sách bán hàng cho từng loại khách hàng, từng mặthàng bao gồm: chính sách giá cả, chính sách thanh toán … để dễ dàng cho việc thực hiện

và kiểm tra

+ Kế toán công nợ phải theo dõi công nợ, nhắc nhở khách hàng có nợ quá hạn vàlập báo cáo nợ quá hạn của khách hàng mỗi ngày, gửi cho kế toán trưởng để kiểm tra việcthu nợ và xuất hàng

Các nghiệp vụ thu – chi tiền mặt và chuyển khoản phát sinh hàng ngày được kếtoán tiền và thanh toán tập hợp vào sổ sau đó chuyển chứng từ tiền mặt cho thủ quỹ vào sổlưu giữ, còn chứng từ ngân hàng do kế toán thanh toán giữ

Các nghiệp vụ nhập xuất hàng hoá do kế toán vật tư hàng hoá theo dõi căn cứ trêncác phiếu nhập – xuất do thủ kho gửi lên sẽ được ghi vào sổ và lưu giữ, định kỳ kế toán đốichiếu với thủ kho về số lượng hàng hoá nhập – xuất – tồn kho

Các chứng từ phản ánh các nghiệp vụ về tiền lương của các nhân viên do kế toántổng hợp tập hợp và lưu giữ

2.2.2 Qui trình hạch toán tiêu thụ và kết quả tiêu thụ hàng hoá theo hình thức nhật ký chung tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng

Việc hạch toán tiêu thụ hàng hoá và xác định kết quả tiêu thụ tại công ty được tiếnhành theo trình tự sau:

- Hàng ngày, nhân viên bán hàng nộp các chứng từ gốc (hoá đơn GTGT, phiếuxuất kho, phiếu chi, bảng thanh toán tiền lương, bảng tính khấu hao…) để kế toán phảnánh vào nhật ký chung, sổ chi tiết tài khoản 632, 511, 641, 642 nếu khách hàng nợ thì phảnánh vào sổ chi tiết tài khoản 131 Từ nhật ký chung, kế toán phản ánh vào sổ cái tài khoản

511, 632, 641, 642, 156, 911

Bảng cân đối kế toán

Báo cáo kế toán

Sổ nhật ký chung

- Định kỳ, kế toán lấy số liệu từ nhật ký bán hàng phản ánh vào sổ cái tài khoản

511 Cuối tháng, từ sổ chi tiết tài khoản 632, 511, 131, 641, 642… kế toán lập bảng tổnghợp chi tiết

- Từ sổ cái tài khoản 632, 511, 641, 642, 156,131, 911… kế toán lập bảng cân đốitài khoản Từ bảng cấn đối tài khoản và bảng tổng hợp chi tiết, kế toán lập báo cáo kế toán.Đồng thời, kế toán phải đối chiếu, kiểm tra giữa nhật ký chung và bảng tổng hợp chi tiết,giữa sổ cái tài khoản 632, 511, 641, 642, 156, 911 với bảng tổng hợp chi tiết, giữa bảngcân đối tài khoản với bảng tổng hợp chi tiết

Sơ đồ 2.4 Quy trình hạch toán tiêu thụ và xác định kết quả.

Ghi chú:

Ghi hàng ngày

Ghi định kỳ.

Quan hệ đối chiếu.

2.2.3 Qui trình hạch toán nghiệp vụ bán buôn qua kho sử dụng phương thức thanh toán chậm.

Hiện công ty áp dụng hai hình thức bán buôn là bán buôn qua kho và bán buôn vậnchuyển thẳng có tham gia thanh toán Qui trình bán hàng diễn ra như sau:

- Bộ phận bán hàng tìm khách hàng, thoả thuận giá bán, nhận đơn đặt hàng củakhách hàng và kí kết hợp đồng bán (nếu có)

- Bộ phận bán hàng lập phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuấtkho sau khi được kí duyệt của trưởng bộ phận bán hàng sẽ chuyển cho bộ phận kế toán đểxuất hoá đơn GTGT hoặc lập các chứng từ đi đường Hoá đơn GTGT được lập thành baliên (đặt giấy than viết một lần):

+ Liên một lưu tại quyển gốc

+ Liên hai giao cho khách hàng

+ Liên ba giao cho thủ kho để ghi thẻ kho sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ vàlàm thủ tục thanh toán

- Hoá đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất khođược ký duyệt của kế toán trưởng và trưởng chi nhánh Nếu khách hàng trả tiền hàng ngaythì kế toán trưởng kiểm tra việc thu tiền trước khi kí duyệt phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏicông ty

- Thủ kho căn cứ vào phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuấtkho đã được kí duyệt, ghi nhận số lượng thực xuất, có chữ kí của thủ kho, giao cho ngườinhận và xuất hàng ra khỏi kho Một liên phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêmphiếu xuất kho giao cho khách hàng hoặc người giao hàng để ra cổng

- Một liên GTGT được khách hàng kí nhận khi giao hàng, căn cứ vào hoá đơnGTGT, bộ phận kế toán ghi nhận công nợ của khách hàng (nếu có)

Sổ Nhật ký chung

Khi phát sinh nghiệp vụ bán hàng kế toán sẽ viết hoá đơn và thủ kho xuất hàng tạikho (đối với trường hợp bán buôn qua kho), còn với trường hợp bán buôn vận chuyểnthẳng có tham gia thanh toán thì công ty sẽ chuyển ngay hàng tới cho khách hàng sau khimua hàng hoá của nhà cung cấp Công ty thường bán buôn vận chuyển thẳng với kháchhàng truyền thống Điều này giúp công ty tiết kiệm được chi phí vận chuyển, bốc dỡ, haohụt, tránh ứ đọng hàng hoá.

Sau đây sẽ là ví dụ minh hoạ cho quá trình luân chuyển chứng từ và hạch toánnghiệp vụ bán buôn hàng hoá qua kho tại chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng sử dụngphương thức thanh toán chậm

Ngày 20 tháng 11 năm 2004, chi nhánh công ty TNHH Quang Dũng bán cho công

ty thức ăn Kiên Hà với số lượng lớn mặt hàng khô đậu tương Sau khi thoả thuận giá cả,nhận đơn đặt hàng của khách, bộ phận bán hàng của công ty lập phiếu đề nghị xuất hàng rakhỏi công ty kiêm phiếu xuất kho với các khoản mục chủ yếu sau:

- Loại hàng: khô đậu tương số lượng, đơn giá, tổng giá trị ghi trong hoá đơnGTGT

- Phương thức thanh toán trả chậm sau 10 ngày kể từ ngày giao hàng

Sau khi phiếu này được trưởng bộ phận bán hàng kí duyệt phiếu sẽ được chuyểncho bộ phận kế toán để xuất hoá đơn GTGT theo mẫu số 01/GTKT-3LL Hoá đơn được lậpthành 3 liên, đặt giấy than viết một lần và được luân chuyển như sau: 01 liên lưu tại quyểnhoá đơn, 01 liên đỏ giao cho khách hàng, 01 liên xanh dùng để thanh toán Sau đó, hoá đơnGTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty kiêm phiếu xuất kho phải được kế toántrưởng và trưởng chi nhánh kí duyệt

Sau các thủ tục trên nhân viên bộ phận bán hàng sẽ cầm hai chứng từ này xuốngkho làm thủ tục xuất hàng Tại kho, khi thủ kho nhận hoá đơn và phiếu đề nghị xuất hàngkiêm phiếu xuất kho đã được kí duyệt thì sẽ cùng người nhận hàng kí vào chứng từ sau đóxuất hàng đồng thời ghi vào thẻ kho 01 liên phiếu đề nghị xuất hàng kiêm phiếu xuất khođược giao cho khách hàng để ra cổng

Thẻ kho do thủ kho mở hàng tháng và được chi tiết theo từng loại hàng hoá Sau khighi vào thẻ kho, thủ kho chuyển hoá đơn GTGT và phiếu đề nghị xuất hàng ra khỏi công ty

kiêm phiếu xuất kho của số hàng mình vừa xuất lên phòng kế toán Căn cứ vào đó kế toán

sẽ phản ánh vào sổ nhật kí chung đồng thời vào sổ chi tiết hàng hoá

Cùng với việc ghi sổ nhật kí chung sổ chi tiết hàng hoá, căn cứ vào hoá đơn GTGT

số 0096311 ngày 20 tháng 11 năm 2004 bán cho công ty thức ăn Kiên Hà, kế toán sẽ phảnánh vào sổ Nhật kí chung sau khi đã xác định được giá vốn hàng bán là 532230830 VNĐ

Nợ TK 112 627900000

Có TK 131 (ct thức ăn Kiên Hà) 627900000

BẢNG MINH HOẠ

Bảng 2.2

Công ty Quang Dũng Số phiếu : 56

Địa chỉ : 40 Cát Linh

PHIẾU ĐỀ NGHỊ XUẤT HÀNG RA KHỎI CÔNG TY

KIÊM PHIẾU XUẤT KHO

Người đề nghị(đã ký)

KT trưởng(đã ký)

Tổng giám đốc(đã ký)

Thủ kho(đã ký)

Yêu cầu Thực xuất

Mẫu 2.1: Hoá đơn GTGT của hàng bán ra như sau :

HOÁ ĐƠN Mẫu số: 10/GTKT-3LL

GIÁ TRỊ GIA TĂNG GR/2004B

Liên 3: Dùng để thanh toán 0096311

Ngày 20 tháng 11 năm 2004

2.2.4 Qui trình hạch toán

nghiệp vụ bán buôn hàng hoá vận

chuyển thẳng theo hình thức chuyển hàng sử dụng hình thức

thanh toán ngay.

Saukhi doanhnghiệp mua hàng, nhận hàng mua sẽ tiến hành đi thuê ngoài phương tiện vận chuyển hàng

Đơn vị bán hàng: CN công ty TNHH Quang Dũng

Địa chỉ: Phòng A11- Tầng 3 – khách sạn HORISON – 40 Cát Linh – HN

Số TK:

Điện thoại: Mã số thuế: 0301629955-001

Họ tên người mua hàng: Vũ Đình Tiệp

Đơn vị: Công ty thức ăn Kiên Hà

Địa chỉ: … Số tài khoản: …

Hình thức thanh toán: Trả chậm

STT Tên hàng hoá Đơn vị

tính

Số lượng Đơn gía Thành tiền

Cộng tiền hàng: 598000000

Thuế suất thuế GTGT 5 % Tiền thuế GTGT: 29900000

Tổng cộng tiền thanh toán: 627900000

Số tiền bằng chữ: Sáu trăm năm mươi bảy triệu năm trăm nghìn đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(ký, ghi rõ họ tên) (ký, ghi rõ họ tên) (ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

để giao cho bên mua ở địa điểm đã được thoả thuận Hàng hoá lúc này vẫn thuộc quyền sởhữu của doanh nghiệp Khi đó kế toán sẽ hạch toán

Nợ TK 157 : Trị giá mua thực tế của hàng vận chuyển thẳng

Nợ TK 133: Thuế GTGT của hàng mua được khấu trừ

Có TK 331,111,112…: Tổng giá thanh toán của hàng mua chuyển thẳng

Khi bên mua kiểm nhận hàng hoá và chấp nhận mua, doanh nghiệp sẽ lập hoá đơnGTGT cho lượng hàng đó Căn cứ vào hoá đơn, kế toán sẽ tiến hành ghi nhận doanh thucho lô hàng vừa bán đó:

- BT1: Ghi nhận giá vốn của lô hàng vừa bán

Nợ TK 632: Giá vốn hàng bán

Có TK 157: Trị giá của lô hàng được chấp nhận mua

- BT2: Ghi nhận doanh thu của lô hàng vừa bán

Nợ TK 111,112 : Tổng giá thanh toán của lô hàng vừa bán

Có TK 511: Doanh thu chưa thuế của lô hàng vừa bán

Có TK 3331: Thuế GTGT của lô vừa bán

Ví dụ minh hoạ: Ngày 5 tháng 9, sau khi công ty nhận hàng và thanh toán trực tiếpbằng TGNH tại cảng Hải Phòng của lô hàng Bột Ngô trị giá mua 365420000 VNĐ (giámua chưa có thuế GTGT) thì tiến hành vận chuyển thẳng đến kho của khách hàng là công

ty TNHH Thiên Hùng Anh theo hợp đồng mua hàng đã được nhân viên phòng kinh doanh

- Nợ TK 632 365420000

Có TK 157 365420000

- Nợ TK 112 395010000

Có TK 511 376200000

Có TK 3331 18810000

Mẫu 2.2: Hoá đơn GTGT của hàng bán ra.

HOÁ ĐƠN

GIÁ TRỊ GIA TĂNG MẪU SỐ:01/GTKT-3LL

Liên 1: lưu GR/2004B

Ngày 5 tháng 9 năm2004 0050014

Đơn vị bán hàng: Công ty TNHH Quang Dũng

Địa chỉ: Phòng A11-tầng 3, khách sạn HORISON- 40 Các Linh – Hà Nội

Số tài khoản:

Điện thoại: Mã số thuế: 0301629955-001

Họ tên người mua hàng: Vũ thị Thu Lan

Tên đơn vị: Công ty TNHH Thiên Hùng Anh

Địa chỉ: 31 Hàng Thùng, Hoàn Kiếm, Hà Nội

Số lượng Đơn giá Thành tiền

Cộng tiền hàng: 376200000

Thuế suất GTGT: 5% Tiền thuế GTGT: 18810000

Tổng cộng tiền thanh toán: 395010000

Số tiền viết bằng chữ: Ba trăm chín mươi năm triệu không trăm mười nghìn

đồng chẵn

Người mua hàng Người bán hàng Thủ trưởng đơn vị

(Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, ghi rõ họ tên) (Ký, đóng dấu, ghi rõ họ tên)

2.2.5 Hạch toán các khoản giảm trừ doanh thu.

Tại chi nhánh Công ty TNHH Quang Dũng đã có những biện pháp khá tốt trongviệc thúc đẩy lượng hàng tiêu thụ như: công ty cũng đã xây dựng một chính sách giá mềmdẻo, cũng như các phương thức thanh toán linh hoạt, nên từ đầu năm đến nay khoản giảmtrừ doanh thu tại công ty chiếm một lượng không lớn lắm Các khoản giảm trừ doanh thutại công ty bao gồm: khoản giảm giá hàng bán, hàng bán bị trả lại Khoản này xảy ra khi sốhàng mà công ty bán cho khách hàng gặp sự cố và lỗi thuộc về phía công ty như: vi phạmhợp đồng, hàng kém phẩm chất sai qui cách hoặc không đúng chủng loại ghi trong hợpđồng thì công ty cho phép khách hàng trả lại một phần hoặc toàn bộ lô hàng hay sử dụngchính sách giảm giá nếu khách hàng yêu cầu

2.2.5.1 Hạch toán các khoản giảm giá hàng bán.

- Tài khoản sử dụng: Trị giá hàng bán bị trả lại được tính đúng theo trị giá ghi trênhoá đơn, kế toán sử dụng tài khoản 531 “hàng bán bị trả lại” để theo dõi khoản phát sinhnày Khi phát sinh nghiệp vụ hàng bán bị trả lại, người bán sẽ lập biên lai trả lại hàng, sau

đó kế toán sẽ căn cứ vào hoá đơn đỏ của lô hàng đó để lập phiếu nhập kho cho số hàng bịtrả lại nói trên

- Trong kỳ tại công ty không xảy ra nghiệp vụ hàng bán bị trả lại Đây có thể coi làmột thành công của công ty trong việc kiểm tra chất lượng hàng hoá khi nhập khẩu cũngnhư việc bảo quản hàng hoá khi hàng hoá được chuyển về kho của công ty Điều này giúpcho uy tín của công ty được tăng lên đáng kể từ yếu tố chất lượng hàng hoá

- Trường hợp xảy ra nghiệp vụ hàng bán bị trả lại thì công ty hạch toán như sau: + Căn cứ vào biên bản trả lại hàng, hoá đơn GTGT của hàng bị trả lại, kế toán lậpphiếu nhập kho, chuyển cho thủ kho để thủ kho ghi vào thẻ kho Sau đó, phiếu nhập kho lạiđược chuyển lên phòng kế toán để kế toán ghi sổ chi tiết TK 632, TK 156 và TK 531

+ Hạch toán khoản hàng bán bị trả lại

Nợ TK 511

Có TK 531

2.2.5.2 Hạch toán khoản giảm giá hàng bán.

- Khoản giảm giá hàng bán phát sinh tại công ty là do một số nguyên nhân chủ yếunhư: hàng bán bị kém phẩm chất, không đúng qui cách hoặc không đúng thời hạn ghi tronghợp đồng

- Trình tự hạch toán:

+ Căn cứ vào chứng từ chấp nhận giảm giá cho khách hàng về số lượng hàng đã

bán, kế toán ghi:

Nợ TK 532 : Khoản giảm giá hàng bán

Nợ TK 333: Thuế GTGT của khoản giảm giá hàng bán

Có TK 111,112,131: Tổng số tiền được giảm bao gồm cả thuế

+ Cuối kỳ, kết chuyển toàn bộ khoản giảm giá hàng bán đã phát sinh trong kỳsang TK 511 để xác định kết qủa kinh doanh

- Căn cứ vào chứng từ chấp nhận giảm giá hàng bán cho khách hàng, kế toán ghi

11 01/3 Trả tiền trực tiếp cho

khoản giảm giá